Afrapportering 2017 Intern kontrol. Fællescenter Økonomi og IT

Transkript

1 Afrapportering 2017 Intern kontrol Fællescenter Økonomi og IT

2 Afrapportering 2017 Intern kontrol 1. Indledning Formålet med den interne kontrol er, jfr. Regulativ for økonomisk styring, at sikre at vedtagne procedurer og kontroller efterleves, samt medvirke til at der etableres hensigtsmæssige forretningsgange. Den interne kontrol er udover at være en kontrollerende part også rådgiver eller sparringspartner i forhold til de enkelte institutioner og afdelinger, med det formål at sikre betryggende og hensigtsmæssigt ledelsestilsyn med fokus på at kontroller og rutiner til stadighed effektiviseres. Den interne revision er et supplement til den eksterne revision, og det årlige omfang af den interne revision skal i henhold til Regulativ for økonomisk styring som udgangspunkt omfatte 3-4 institutioner og 1-2 afdelinger, som udvælges i samarbejde med økonomichefen. 2. Den udførte interne kontrol I rapporten for den interne kontrol i 2016 blev der defineret følgende fokusområder for den interne kontrol for 2017: Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn. Opdatere og implementere Regulativ for økonomisk styring, herunder bl.a. færdiggørelse og implementering af beskrivelse og dokumentation for det økonomiske ledelsestilsyn, samt udarbejdelse af mangelfulde dokumenter. Færdiggørelse af arbejdsgange på områder hvor der er mellemkommunale betalinger. Der er i 2017 lavet intern kontrol på følgende områder: Håndtering af kontantkasse på biblioteksområdet, herunder udarbejdelse af procedurer. Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn for hele Rebild Kommune. Mellemkommunale betalinger på førtidspensionsområdet, kontanthjælpsområdet, børn- og unge området samt vedligeholdelsestræning efter 86 i SEL og træning efter 140 i SUL, herunder controlling og udarbejdelse af forretningsgange. FB60 bilag (bilag med en godkender) ledelsestilsyn Håndtering af kontantkasser på biblioteksområdet, herunder udarbejdelse af procedurer. På kommunens biblioteker forefindes der kontantkasser, som typisk bruges i forbindelse med bogsalg, opkrævning af bøder, køb affaldssækkekort og køb af kopi, kaffe m.m. Der forefindes kontantkasser til de nævnte formål på følgende biblioteker: Støvring bibliotek Skørping bibliotek Terndrup bibliotek Nørager bibliotek 2

3 Bogbussen Kontantkasserne er kun til indtægter, og der foretages ikke udbetalinger fra kasserne. Indtil nu er ovennævnte kontantkasser ikke administreret ens, og det har været individuelt hvor ofte kontantkasserne eksempelvis afstemmes og hvor mange penge der må være i kasserne inden de indsættes i bank. Der er nu udarbejdet procedure, så hvert bibliotek håndterer kontantkasserne på samme måde og med ens retningslinjer, samt stillet ens retningslinjer for hvor ofte der sker afstemning, hvordan pengene opbevares og hvor ofte pengene indsættes i banken. Hvert enkelt bibliotek/bogbus bruges nedennævnte skabelon til bogføring af transaktioner i kontantkassen. 3

4 2.2 Digitalisering af det økonomiske ledelsestilsyn. I slutningen af 2016 blev der taget hul på implementeringen af den elektronisk bilagskontrol, samt en opkvalificering og ensretning af det økonomiske ledelsestilsyn. I 2016 blev der således implementeret elektronisk bilagskontrol og ny retningslinjer for det øvrige økonomiske ledelsestilsyn i følgende enheder: Fællescenter Økonomi & IT Center Arbejdsmarked Driftsenheden Øster Hornum Børneunivers Formålet med det nye økonomiske ledelsestilsyn er at sikre en høj kvalitet, samt at sikre at ledelsestilsynet foretages på en hensigtsmæssig måde og ud fra ensartede retningslinjer. I henhold til Rebild Kommunes Regulativ for Økonomisk Styring er den budgetansvarlige pligtig til at udøve et overordnet økonomisk ledelsestilsyn, hvor de overordnede rammer for ledelsestilsynet er beskrevet i regulativets bilag 2.2. I regulativet er der ikke fastsat en bestemt metode som det økonomiske ledelsestilsyn skal udføres på, udover at ledelsestilsynet skal udføres effektiv efter en vurdering af væsentlighed og risiko, samt at kontraktholder er forpligtet til at beskrive sit ledelsestilsyn og hvordan det dokumenteres. Den enkelte kontraktholder har således selv, med udgangspunkt i de retningslinjer der er beskrevet i Regulativ for Økonomisk Styring, udformet sit eget økonomiske ledelsestilsyn, herunder manuel stikprøvekontrol af bilag ud fra kriterier om væsentlighed og risiko. De systemmæssige muligheder der har været til rådighed til dette har indtil medio september 2016 ikke været særlig gode, men fra og med medio september 2016 er det systemmæssigt blevet muligt at automatisere bilagskontrollen ud fra centralt definerede kriterier. Planen for den elektroniske bilagskontrol er at systemet automatisk udtager 15% af bilagene til kontrol hver måned, hvor kontraktholder den 1. hverdag i måneden får en systemmail om, at der er udtaget bilag til kontrol. Kontraktholder gennemgår bilagene ud fra de kriterier der er foreskrevet, bl.a. i Regulativ for Økonomisk Styring, og Fællescenter Økonomi & IT følger op på at kontrollen er foretaget. I 2017 er den elektroniske bilagskontrol implementeret i følgende enheder: Center Natur og Miljø Center Plan, Byg og Vej Center Kultur og Fritid (herunder Kulturskolen, Naturskolen, Ungdomsskolen og bibliotekerne) Center Sundhed (herunder Tandplejen, Sundhedsplejen og træning/forebyggelse) Fællescenter Sekretariat (herunder HR og udvikling, Intern service, Rengøring og kantine, Ejendomme samt Erhverv og Turisme) Center Børn og Unge (herunder 8 Skoler, 1 Specialskole, 18 Børnehaver og PPR) Center Pleje og Omsorg (10 Ældrecentre, Sygeplejen, Hjælpemiddeldepot, Hjemmeplejen, Produktionskøkkenet og Borgervisitation og Administration) 4

5 Center Familie og Handicap (Børnecenter Himmerland, Voksne Boformer og Socialfaglige tilbud) Samlet set er der lavet knap 100 elektroniske bilagskontroller i Rebild Kommune, som hver måned automatisk udsendes til centerchefer, kontraktholdere og ledere i kommunen. Den elektroniske bilagskontrol er en del af det overordnede økonomiske ledelsestilsyn. Gennem 2017 er der arbejdet på at opkvalificere og ensrette det økonomiske ledelsestilsyn i alle kommunens centre og institutioner. Der er som et tilbud til den enkelte centerchef eller kontraktholder udarbejdet en skabelon til hvordan det økonomiske ledelsestilsyn kan beskrives og dokumenteres. Skabelonen tager udgangspunkt i følgende punkter fra Regulativ for Økonomisk Styring: 1. Sikring af et retvisende budget og budgetforudsætninger 2. Løbende budgetopfølgning, herunder specifikt bilags- og løn kontrol 3. Sikring af korrekt bogføringsproces 4. Sikring af et tilstrækkeligt internt kontrolniveau ved kasser 5. Afstemning af beholdnings-/mellemregningskonti 6. Betryggende opbevaring af værdier tilhørende andre 7. Registrering af kommunens fysiske aktiver 8. Overholdelse af kommunens vedtagne politikker Som beskrevet i Regulativ for Økonomisk Styring så er det den enkelte kontraktholder der er ansvarlig for at beskrive og dokumentere sit økonomiske ledelsestilsyn under hensyntagen til bl.a. institutionens størrelse, medarbejdernes erfaring og kvalifikationer, områdets karakter, opgavens omfang m.v. Det er dog hensigtsmæssigt at der er en vis ensartethed i afrapporteringen af ledelsestilsynet, og derfor skal hver enkelt kontraktholder/afdeling/center hver måned udfylde skemaet nedenfor, som overordnet dokumentation for at ledelsestilsynet er gennemført. Den udfyldte rapport over udført ledelsestilsyn samt tilhørende dokumentation for stikprøvevis bilagskontrol og andre kontroller skal til enhver tid på forlangende kunne fremlægges. Dokumentationen skal i.h.t. Regulativ for Økonomisk Styring opbevares i 3 år + indeværende år. 5

6 Økonomisk ledelsestilsyn gennemført: Dato: Ledelsestilsynet gennemført af: Navn: Underskrift af den budgetansvarlige Ledelsestilsynet omfattede: 1. Bilagskontrol, herunder sikring af korrekt bogføringsproces (månedsvis) 2. Kontrol af FB60 Bilag (kvartalsvis) 3. Kontrol af medarbejdere med udbetalingsrettigheder gennem fagsystemer (årligt) 4. Sikring af et retvisende budget og budgetforudsætninger (årligt) 5. Budgetopfølgning (kvartalsvis) Sæt kryds ved de emner som er indeholdt i ledelsestilsyn et Sæt kryds hvis emnet ikke er relevant i forhold til ledelsestilsynet 6. Lønopfølgning (månedsvis) 7. Sikring af tilstrækkelig intern kontrolniveau ved kontantkasser (månedsvis) 8. Afstemning af beholdnings-/mellemregningskonti (løbende efter behov) 9. Betryggende opbevaring og administration af værdier tilhørende andre (kvartalsvis) 10. Registrering af kommunens fysiske aktiver (kvartalsvis) Bemærkninger i forbindelse med den udførte kontrol: Denne side opbevares som dokumentation af det gennemførte ledelsestilsyn 6

7 2.3 Mellemkommunale betalinger Som beskrevet i tidligere års afrapportering af den interne kontrol, så har der de sidste 2-3 år været stor fokus på controlling af områder hvor der sker mellemkommunale refusioner. Denne controlling har de senere år indbragt Rebild Kommune adskillige millioner, men også synliggjort at der har været udfordringer med arbejdsgangene indenfor de områder, hvor der sker mellemkommunale refusioner. Derfor har fokus, fra efteråret 2016, været på at få lavet nogle arbejdsgange som sikre, at der sker en løbende fakturering af de ydelser som Rebild Kommune leverer, hvor der er et andet betalingskommune forhold. Der er med udgangen af 2017 lavet arbejdsprocedurer på følgende områder hvor der er mellemkommunale refusioner: Borgere der modtager førtidspension med relaterede udgifter, og som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Borgere der modtager uddannelses-/kontanthjælp med relaterede ydelser, og som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Unge mellem 18 og 23 år, som flytter til Rebild kommune på institution, egen bolig eller lignende hvor der er anden betalingskommune. Unge under 18 år, som flytter til Rebild kommune på institution eller plejefamilie hvor der er anden betalingskommune. Unge under 18 år som går i skole i Rebild Kommune, men bor i anden kommune (grænsekrydsere). Borgere der henvises til vedligeholdelsestræning efter 86 i SEL med anden betalingskommune. Borgere der ønsker at modtage træning efter 140 i SUL med anden betalingskommune Hertil kommer at der én gang årligt laves controlling af de borgere som bor i plejebolig eller ældrebolig og som har anden betalingskommuneforhold, men som modtager boligstøtte betalt af Rebild Kommune. Indeholdt i de udarbejdede arbejdsprocedurer er der også en controlling som foretages 1-2 gange årligt, og på ovennævnte områder er der for 2017 fundet ca. 1,6 mio. kr. til viderefakturering til andre kommuner. Der har ligeledes været fokus på at forbedre arbejdsgange og den interne kontrol på ovennævnte punkter hvor fortegnet er omvendt, det vil sige de borgere som vi anbringer i en anden kommune, men hvor Rebild Kommune er betalingskommune. Der arbejdes løbende på at forbedre den interne kontrol og arbejdsgangene hvor der kan forekomme mellemkommunale betalinger og med udgangen af 2017 er der defineret følgende områder, hvor der i 2018 skal kigges på arbejdsprocedurer: Borgere der ønsker at benytte Rebild Kommunes rusmiddelteam og som har anden betalingskommune. Borgere der anbringes i Rebild Kommune og visiteres til misbrugsbehandling af Rebild Kommune, som har anden betalingskommune. 7

8 Unge under 18 år, som typisk er anbragt i Rebild kommune hvor Rebild Kommune har bevilliget transport (NT eller taxi) til specialundervisning og lignende eller til almindelig undervisning (typisk buskort) hvor der er anden betalingskommune. Der kan komme flere punkter frem, hvor der forekommer mellemkommunale refusioner, og hvor det kan være relevant at kigge på arbejdsgangene sker det så vil det naturvis løbende blive håndteret FB60 Bilag FB60 bilag er bilag der anvendes i forbindelse med straks udbetalinger, og som i modsætning til andre udbetalinger kun kræver én godkender, så denne form for bilag stiller naturligvis større krav til ledelsestilsynet. Af hensyn til fleksibiliteten i hverdagen har kommunen valgt fortsat at give mulighed for at benytte FB60 bilag, om end vi forsøger at begrænse brugen mest muligt. FB60 bilag er i 2017 kun brugt af Arbejdsmarked, og ledelsestilsynet foretages én gang i kvartalet. Ledelsestilsynet foretages af den ansvarlige centerchef på baggrund af manuelle stikprøver foretaget af den interne controller, som har udtrukket 10 15% af bilagene til kontrol. Ledelsestilsynet har i 2017 ikke givet anledning til anmærkninger, dog kan vi konstatere at henstillingen til at begrænse brugen af FB60 bilag mest muligt bliver hørt, og brugen af FB60 bilag er igennem 2017 er faldet med ca. 60%, hvor det i 2016 faldt ca. 70%. 2.5 Garantiprovision forsyningsselskaberne I 2017 er der ændret praksis med hensyn til Rebild Kommunes opkrævning af garantiprovision overfor forsyningsselskaberne. Vi har valgt at tage ændringen af praksis med i rapporten selv om det måske falder lidt udenfor området intern kontrol og så alligevel ikke, da det er en del af den interne kontrol, at sikre at lovgivningen i videst muligt omfang følges. Vestre Landsret har den 25. januar 2016 afsagt dom i tvist mellem Sønderborg Kommune og 2 lokale fjernvarmeselskaber. Dommen betyder, at kommuner der yder garantier til forsyningsselskaber, skal opkræve en årlig markedsmæssig garantiprovision, idet vederlagsfrie garantier kan sidestilles med ulovlig statsstøtte og dermed er ugyldige. Fjernvarmeselskaberne har ønsket at anke afgørelsen til Højesteret, men Procesbevillingsnævnet har den 20. juni 2016 afslået at lade sagen prøve ved 3. instans og Vestre Landsrets afgørelse er derfor definitiv. Rebild Kommune har hidtil kun opkrævet en stiftelsesprovision i forbindelse med garantistillelse for lån til forsyningsselskaber. Denne praksis er med Vestre Landsrets dom ikke længere lovligt, og Byrådet har på møde den 30 marts 2017 derfor besluttet at følge dommen og opkræve en årlig markedsmæssig garantiprovision hos forsyningsselskaberne. Dommen slår fast, at hvis der ikke opkræves en årlig garantiprovision på markedsvilkår så giver det forsyningsselskaberne en konkurrencefordel, der er i strid med Traktat om den Europæiske Unions Funktionsmåde (TEUF) artikel 108, stk. 1. Rebild Kommune har således været nødsaget til at ændre praksis på området, og er ligeledes forpligtet til at lave en individuel vurdering/beregning for hvert enkelt forsyningsselskab. Der kan således ikke bare fastsætte den samme sats for alle forsyningsselskaber, da det vil være i strid med TEUF artikel 107 og 108. I 8

9 kreditvurderingen af hvert enkelt forsyningsselskab er der inddraget følgende elementer: Selskabets soliditetsgrad (egenkapitalens andel af samlede passiver) Kundernes mulighed for at fravælge selskabet (tilslutningspligt) Selskabets evne og mulighed til at sikre at indtægter kan dække udgifter Selskabets evne og mulighed for at betale renter og afdrag på lån Markedsrenten på vurderingstidspunktet Der er i løbet af 2017 lavet en skabelon for hvordan vi fremadrettet håndterer den individuelle kreditvurdering af hvert enkelt forsyningsselskab, således at vi overholder lovgivningen på området. Der er i 2017 faktureret 1,0 mio. kr. i løbende garantiprovision til forsyningsselskaberne Planer for 2018 Ud over den generelle interne kontrol er der fokus på følgende områder i 2018: Konsolidering af det økonomiske ledelsestilsyn herunder sikre at samtlige institutioner og centre følger modellen for det økonomiske ledelsestilsyn på en hensigtsmæssig måde. Opdatere og implementere Regulativ for økonomisk styring, herunder bl.a. færdiggørelse og implementering af beskrivelse og dokumentation for det økonomiske ledelsestilsyn, samt udarbejdelse af mangelfulde dokumenter. Færdiggørelse af arbejdsgange på områder hvor der er mellemkommunale betalinger for at imødegå og forebygge, at Rebild Kommune ikke mister berettigede refusioner. Opgaverne er ret omfattende, og nogle af dem er igangsat i 2017 og fortsætter ind i 2018, men målet er at samtlige fokusområder færdiggøres i