Rammeaftale. om levering af Stomiprodukter. mellem. Stengade Helsingør CVR.nr (herefter benævnt Kommunen)

Transkript

1 Helsingør Kommune Rammeaftale om levering af Stomiprodukter mellem Helsingør Kommune Stengade Helsingør CVR.nr (herefter benævnt Kommunen) og [Leverandør] [Adresse] [Postnr., by] [CVR.nr.] (herefter benævnt Leverandøren) Side 1 af 23

2 Indholdsfortegnelse Rammeaftale Formål Definitioner Aftalegrundlag Aftaleperioden Rammeaftalens omfang Implementering og krav til samarbejde Kontakt mellem Kommunen og Leverandøren Købsrådgivning og vejledning Bestilling E-handel, kataloger og prislister Leveringsbetingelser Følgeseddel Defekte varer og fejlleverancer Priser Prisregulering Elektronisk fakturering Betaling Ændring af produktsammensætning...13 Nye produkter...13 Erstatningsprodukter Kvalitetssikring Statistik Bevillingshåndteringssystem Erstatningsansvar Produkt-, person- og erhvervsansvarsforsikring...15 Side 2 af 23

3 24. Love, myndighedskrav mm Tavshedspligt, aktindsigt, reference og markedsføring Data og datasikkerhed Underleverandører Konsortium Miljø Socialt ansvar Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Misligholdelse Leverandørens forsinkelse Kommunens forsinkelse Faktisk mangel Retlige mangler Væsentlig misligholdelse Ophør af Rammeaftalen (ophævelse og opsigelse) Konkurs Force majeure Fortolkning af Rammeaftalen og tvistløsning Aftaleændringer Diverse data og informationer Underskrift...23 Bilagsoversigt: Bilag 1 Kravspecifikation overordnede krav Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tilbudslisten Bilag 4 Yderligere sortimentsliste Bilag 5 Implementeringsplan og tilbudt kompetenceprofil Bilag 6 E-handelssystemet i Helsingør Kommune Bilag 7 Helsingør Kommunes inkontinensprodukter Side 3 af 23

4 1. Formål Kommunen bevilliger det bedst egnede og billigste produkt, jf. Hjælpemiddelbekendtgørelsen. Tilbudsgiver skal derfor være i stand til at tilbyde et bredt sortiment af stomihjælpemidler, for at sikre størst mulig valgfrihed for den enkelte bevillingshaver og dennes behov. Nærværende Rammeaftale vedrører indkøb af leverancen af stomihjælpemidler til borgere med bevilling i henhold til 112 i Serviceloven på vegne af Helsingør Kommune. Det vil desuden i et mindre omfang være nødvendigt også at kunne anvende aftalen til indkøb til depot f.eks. i forbindelse med hjemmeplejens opgaver og lignende. Formålet med nærværende Rammeaftale samt tilhørende bilag (herefter samlet benævnt Rammeaftalen) er således at sikre, at Kommunen kan tilbyde borgerne et konkurrenceudsat produkt i forbindelse med bevillingen af det bedst egnede og billigste produkt til den enkelte borger. 2. Definitioner Arbejdsdag Mandag til fredag bortset fra danske helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Bestillere Data Kontaktperson Kontraktansvarlig Leverandøren Leverandørens samlede Tilbud Rammeaftalen Tilbudsliste Udbudsmaterialet Personer, der har ret til at bestille på vegne af Kommunen, herunder borgere med bevilling på området. Al information, alle oplysninger, resultater, undersøgelser og dokumenter m.v., som Leverandøren modtager, tilvejebringer eller udarbejder i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen. Person, som er bindeled mellem Leverandøren og Kommunen i forbindelse med den daglige drift. Person, som er bindeled mellem Leverandøren og Kommunen i forbindelse med kontraktretlige forhold, herunder ændringer til Rammeaftalen. Den juridiske enhed der afgiver tilbud og indgår i et kontraktuelt forhold med Kommunen ved underskrivelse af denne Rammeaftale med tilhørende bilag. Leverandørens tilbud inkl. samtlige dokumenter og bilag, der er indleveret i forbindelse med udbudsforretningen. Nærværende Rammeaftale inkl. bilag med alle senere ændringer og tillæg. Den del af udbudsmaterialet, hvor Leverandøren har udfyldt sit tilbud. Alt materiale, der er udsendt af Kommunen i udbuddet, herunder udbudsbetingelser, kravspecifikation, udkast til Rammeaftale, bilag spørgsmål og svar, eventuelle rettelsesblade og anden information, der er Side 4 af 23

5 udsendt i processen. Underleverandør med forpligtende deltagelse Underleverandører med hvem Leverandøren har indgået en forpligtende aftale om, at den pågældende stiller sine tekniske og/eller økonomiske ressourcer og kompetencer til rådighed for Leverandøren. Dvs. underleverandører, som Leverandøren helt eller delvist baserer sin egnethed og/eller sit tilbud på. En forpligtende underleverandør vil typisk besidde kompetencer, der er nødvendige for projektets gennemførelse, og som således supplerer Leverandørens kompetencer. 3. Aftalegrundlag Rammeaftalen er indgået efter gennemført EU-udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet med senere ændringer, senest nr. 895 af 17. august Rammeaftalen fastlægger Kommunens og Leverandørens forpligtelser og rettigheder. Aftalegrundlaget udgør følgende i prioriteret rækkefølge, jf. endvidere Rammeaftalens punkt vedr. fortolkning af Rammeaftalen: Rammeaftalen, dateret den [xx.xx.20xx] Bilag 1: Kravspecifikation overordnede krav Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Tilbudslisten, (Leverandørens tilbud) Bilag 4: Yderligere sortimentsliste, (Leverandørens tilbud) Bilag 5: Implementeringsplan og tilbudt kompetenceprofil, (Leverandørens tilbud) Bilag 6: E-handelssystemet i Helsingør Kommune Bilag 7: Helsingør Kommunes inkontinensprodukter Såfremt andet ikke er bestemt i Rammeaftalen, gælder Købelovens regler. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder således ikke anvendelse. Det er en forudsætning for aftalens indgåelse, at Leverandøren er godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder CPR-numre efter lov om behandling af personoplysninger, jf. persondatalovens 43, med virkning fra den 1. juli Aftaleperioden Rammeaftalen gælder fra 1. februar 2016 og udløber automatisk den 31. j Rammeaftalens omfang Rammeaftalen omfatter køb og levering af stomihjælpemidler. Det forudsættes, at Leverandøren til enhver tid er leveringsdygtig i samtlige de produkter, der er omfattet af Rammeaftalen. Leverancernes omfang bestemmes af de bestillinger, som de enkelte Bestillere i Kommunen Side 5 af 23

6 løbende afgiver. For produkter omfattet af frivalgsområdet omfatter Bestillere også borgere i Kommunen med gyldigt betalingstilsagn eller relevant bevilling udstedt af Kommunen. Bestilles der produkter, der ikke er omfattet af betalingstilsagn eller bevilling, faktureres borgeren særskilt for dette. Kommunen er ikke forpligtet til at aftage et vist minimum hos Leverandøren, idet området er et fritvalgsområde, hvorfor Kommunen ikke kan forpligte borgerene til at aftage hos den konkrete leverandør. Antallet af bevillinger kan ligeledes variere under aftalens løbetid. 6. Implementering og krav til samarbejde Leverandøren har i forbindelse med sit tilbud vedlagt en implementeringsplan som Bilag 5. Leverandøren skal deltage aktivt med implementering af Rammeaftalen, bl.a. ved at være behjælpelig med konvertering af tidligere køb 1 til 1 til Tilbudslisten for de bevilligede borgere samt ved evt. køb til depot. Leverandøren og Kommunen vil loyalt samarbejde om Rammeaftalens opfyldelse, herunder loyalt udveksle information, data og dokumentation i det omfang, det er relevant for Rammeaftalens opfyldelse. Leverandøren skal loyalt henvise Kommunens Bestillere til den udbudte Tilbudsliste og er således forpligtet til at søge forbruget placeret på Tilbudslistens varenumre. Leverandøren skal på anmodning af Kommunen kunne redegøre for compliance i forhold til køb på/uden for tilbudslisten. 7. Kontakt mellem Kommunen og Leverandøren I forbindelse med Rammeaftalens underskrivelse aftaler Kommunen og Leverandøren, hvem der er kontaktpersoner under Rammeaftalen, og hvem der således varetager den daglige kontakt i relation til Rammeaftalen. Leverandøren og Kommunen skal gensidigt orientere hinanden ved ændringer i kontaktoplysninger. De af Kommunen og Leverandøren udpegede personer/afdelinger skal sikre formidling af det fornødne samarbejde og den nødvendige kommunikation. Eventuelt besøg på Kommunens adresser skal aftales i forvejen og direkte med Bestilleren, og kan kun ske efter forudgående accept fra den kontraktsansvarlige medmindre andet aftales med den kontraktansvarlige. Leverandørens personale skal agere professionelt i forbindelse med kontakt til Kommunen. Kommunens kontaktperson(er): Udbudskonsulent Annbeth Zøllner azo11@helsingor.dk, tlf.: Leverandørens kontaktperson(er): (stilling og tlf.: Side 6 af 23

7 8. Købsrådgivning og vejledning Når Leverandøren som led i sin forretning måtte tage kontakt til eller blive kontaktet af Bestilleren, skal Leverandøren udvise loyale bestræbelser på vederlagsfrit at rådgive Bestilleren om dennes muligheder for at gøre brug af Rammeaftalen i overensstemmelse med Bestillerens konkrete behov. Leverandøren skal endvidere uden omkostning for Bestilleren loyalt oplyse og vejlede om varerne samt deres anvendelse. Leverandøren må ikke anspore Bestillere til at foretage indkøb udenfor Rammeaftalen. Leverandøren må endvidere ikke opfordre eller anspore Bestillere til at foretage indkøb i strid med gældende udbudsregler eller til at anvende Rammeaftalen i strid med bestemmelserne i denne. Leverandøren må endvidere ikke uopfordret sendes vareprøver og lignende til Bestillere. Leverandøren skal sikre, at der til aftalen knyttes dansktalende konsulent(er) med faglig relevant uddannelse, som omkostningsfrit kan yde vejledning, undervisning mm. for borgere og Kommunens personale. Der skal i særlige tilfælde være mulighed for, at borgeren kan få besøg i eget hjem. Det skal ved bestilling oplyses, hvor mange dage der går fra bestilling til besøg. Hjemmebesøg kun ifølge aftale med Kommunen. Der forventes et meget begrænset antal hjemmebesøg pr. år. Leverandøren skal minimum 1 gange årligt tage initiativ til og afholde informationsmøder for Kommunens kontraktansvarlig. Ved sådanne møder skal Leverandøren blandt andet gennemgå relevant statistik, præsentere nye produkter og informere om borgere med særlige behov. Møderne afholdes for Leverandørens regning, men Kommunen stiller lokaler til rådighed. 9. Bestilling Bestilling sker på baggrund af en udstedt bevilling fra Kommunen. Det er således Kommunen, der i samråd med borgeren afgør tidspunkt for fornyelse, hvorfor borgeren ikke egenrådigt må tage initiativ til at ændre bevilling. Der må kun udleveres de i bevillingen angivne produkter. Bestilling skal fortrinsvist ske ved Leverandørens online e-shop med lukket adgang til Tilbudslisten. Inden for Leverandørens normale åbningstid skal Bestiller endvidere have mulighed for at afgive bestilling pr. telefon. Ved telefonisk henvendelse skal Leverandøren henvise til Kommunens Tilbudsliste med oplysning om prisdifference ved sammenlignelige varer (konvertering) og oplyse Bestiller, hvis vedkommende fortsat kræver varer uden for Tilbudslisten. Leverandøren er forpligtet til at notere på bestillingen, såfremt Bestiller fortsat kræver at bestille vare uden for Tilbudslisten. Ved ikke konverterbare varer skal billigst mulige alternativ tilbydes. Leverandøren skal sammen med den første leverance til borgere med 112-bevilling vedlægge en bestillingsseddel med frankeret svarkuvert. Herefter tager den enkelte borger individuelt stilling til, hvilken bestillingsform der ønskes anvendt. Bestillingssedlen skal layoutmæssigt være udfærdiget, så det tager hensyn til synshandikappede. Side 7 af 23

8 Helsingør Kommune forbeholder sig retten til at tilrette Leverandørens bestillingsseddel i dialog med Leverandøren. Leverandøren skal kunne modtage og gennemføre akutte bestillinger og leveringer, jf. leveringsbetingelser 11, nedenfor. Bestilleren oplyser ved bestilling, navn, adresse (samt EAN-nummer ved bestilling til depot), som Leverandøren er forpligtet til at angive på følgeseddel. Hvis det ikke oplyses af Bestiller selv, skal Leverandøren anmode om det. Såfremt Leverandøren har restordre på de bestilte produkter, og produkterne dermed ikke kan leveres inden for den aftalte tid, skal Leverandøren omgående tilbyde at levere andre tilsvarende eller bedre produkter uden meromkostninger for Bestilleren. 10. E-handel, kataloger og prislister Det er et krav, at Leverandøren kan e-handle med Kommunens e-handelssystem, samt at Leverandøren løbende og efter behov vederlagsfrit stiller tilpassede elektroniske kataloger og prislister til rådighed. Kravet gælder også, såfremt Kommunen i aftaleperioden implementerer e- handel eller overgår til et andet e-handelssystem. Krav til kataloger ifm. Kommunens e- handelssystem fremgår af Bilag 6. Det forudsættes, at Leverandøren i aftaleperioden både i elektronisk form via elektronisk katalog og/eller excel-ark samt i papirform (hvor det er aktuelt) sikrer, at Kommunen til enhver tid er opdateret med de rigtige aftalepriser samt produktsortiment med tilhørende billeder af produkterne. Leverandøren er således ansvarlig for at sikre, at opdaterede prislister er korrekte og fyldestgørende i forhold tilttilbudslisten fra det gennemførte udbud. Leverandøren skal inden Rammeaftalens ikrafttræden have afleveret et elektronisk varekatalog. Såfremt der er fejl og mangler herunder i billederne i det fremsendte varekatalog, vil det blive afvist af Kommunen. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisning uploade et nyt varekatalog tilrettet efter Kommunens anvisninger. Overholdes fristen på de 5 arbejdsdage ikke af Leverandøren, forbeholder Kommunen sig ret til at foretage dækningskøb til anden side, indtil Leverandøren er i stand til at levere et godkendt e-katalog til Kommunens e-handelssystem. Nedenstående felter SKAL være en del af kataloget. leverandør varenummer leverandør udvidet varenummer (hvis det eksisterer) produktbeskrivelse evt. antal evt. enhedsbetegnelse på salgsenheden Pris i DKK med 2 decimaler (inkl. afgifter) Pris i DKK med 2 decimaler (eksl. afgifter) Billede Den oplyste pris skal for begge kolonner modsvare den enhed, der er budt ind med på Tilbudslisten, dvs. er der i ovenstående budt ind med en pris på kr. 0,06 pr. blyant - skal prisen her også være pr. blyant, uagtet at salgsenheden er en æske) Side 8 af 23

9 Leverandørens udgifter forbundet hermed afholdes alene af Leverandøren selv. 11. Leveringsbetingelser Leveringsbetingelserne er frit leveret direkte til den enkelte bevillinghavers adresse både i eget hjem og midlertidig opholdsadresse (indenfor DK). Der skal efter aftale med Leverandøren være mulighed for levering til bevillingshavers arbejdsplads. Levering skal ske maksimalt 2 hverdage efter afgivet bestilling mandag til fredag. Bestillingen skal på ordredagen være afgivet inden kl Leverandøren må ikke levere mere end hvad der svarer til 2 måneders forbrug hos den enkelte borger, medmindre Kommunen har lavet en specialaftale herom ved en given borger. Leveringer svarende til maksimalt 2 måneders forbrug, må ikke ske hyppigere f.eks. på baggrund af det estimerede årsforbrug, hvorfor der eksempelvis ikke må leveres til to gange to måneder inden for en kort periode. Leverandørens distributionsfirma skal selv sørge for aftale om adgangsforhold, dvs. at Kommunen ikke kan være behjælpelig med at fremskaffe nøgler og/eller koder til opgange eller lignende. I tilfælde af restordre skal Bestilleren informeres herom, herunder forventet leveringstid og eventuelt erstatningsprodukt, jf. 18 Ændring af produktsammensætning, erstatningsprodukter. Der skal være mulighed for at foretage akutbestilling i særlige tilfælde. Ved ordre afgivet på arbejdsdage inden kl skal de(t) bestilte produkt(er) herefter leveres frit på den efterfølgende dag. Det skal fremgå specifikt i forbindelse med ordreafgivelsen, at der er tale om en akutbestilling. Levering anses for opfyldt, når leverancen er leveret i rette kvalitet og kvantitet samt på rette tid og sted i henhold til bestillingen. Leverandøren har ansvar for at kunne dokumentere, at korrekt leveringen er sket. Risikoen for leverancens hændelige forringelse eller undergang overgår til Kommunen, når korrekt levering er sket. Leverandøren kan ikke kræve leveringsgebyr, herunder omkostninger til administration, fakturering, forsikring, transport, emballering og pakning, idet dette forudsættes indregnet i Leverandørens priser. Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering, forbeholder Bestiller sig ret til at returnere varen for Leverandørens regning. 12. Følgeseddel Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der for hver pakning nøjagtigt angiver den aftalte leveringsadresse, herunder EAN-nr. (v. bestilling til depot), navnet på Bestilleren, dato, antal, varetype, varenummer samt evt. restordrer. Side 9 af 23

10 Leverandøren skal sikre behørig kvittering på følgesedlen i forbindelse med leveringen af produkterne. 13. Defekte varer og fejlleverancer Defekte produkter og fejlleverancer fra Leverandørens ordreekspedition skal returneres af Bevillingshavere/Kommunen uden udgift for Bestilleren. Til brug for returnering skal Leverandøren fremsende en frankeret forsendelseskuvert eller kasse. Erstatningsleverancer skal fremsendes hurtigst muligt og skal være Bestilleren i hænde senest 2 arbejdsdage fra påpegningen af defekt produkt/fejlleverance over for Leverandøren. Ved forsinkelse kontaktes Bestilleren omgående. Ved returnering af produkter skal de krediterede produkter fremgå af samlefakturaen og indeholde de samme oplysninger som ved fremsendelse af en almindelig faktura, jf. 16 nedenfor. Hvis Leverandøren kræver en kontrol af et påstået defekt produkt, sker dette for Leverandørens regning. Ved fejlbestilling af produkter under Rammeaftalen, giver Leverandøren en 30 dages retur- eller ombytningsret, såfremt produkterne og emballagen er intakt. Ovenstående retur- og ombytningsret gælder ligeledes, hvis produkternes emballage er beskadiget ved levering. Forsendelsesomkostninger mv. ved returnering/ombytning er for Bestillers regning. Ved returnering af produkter sender Leverandøren inden 10 arbejdsdage en særskilt kreditnota, der skal indeholde de samme oplysninger som ved fremsendelse af en almindelig faktura, jf. 16 nedenfor. 14. Priser Priserne er anført i Leverandørens tilbud, jf. Bilag 3 og 4 og er i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. told og øvrige afgifter, som måtte være gældende på tidspunktet for Rammeaftalens underskrivelse. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere end priserne i Leverandørens tilbud, skal det sikres, at produkterne tilbydes Kommunen til laveste pris. Køb på tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne nedenfor. Priserne omfatter alle omkostninger forbundet med produkterne og leverancerne. Såfremt Leverandøren jf. 18 Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Ordregiver have mulighed for at købe disse til de i Tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter eller prisen på erstatningsproduktet, såfremt denne er lavere. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med Side 10 af 23

11 minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris. 15. Prisregulering Regulering af de i Bilag 3 og 4 angivne priser kan ske én gang årligt hver den 1. januar, dog tidligst 12 måneder efter aftaleindgåelse. Prisregulering kan finde sted første gang med virkning pr. 1. januar Prisreguleringen finder tidligst anvendelse på bestillinger, der afgives efter den 1. januar i reguleringsåret. Prisreguleringen skal ske i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Priserne kan således stige med den procentvise stigning i nettoprisindekset fra oktober det foregående år til oktober året før, dog således at prisstigningen ikke kan overstige udviklingen i Kommunernes Landsforenings udmeldte løn- og prisfremskrivning for varekøb. Prisreguleringen sker på Leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles senest 1 måned før ikrafttræden og Leverandøren fremsender i forbindelse hermed også et opdateret e-katalog. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at Leverandøren har gjort e-kataloget tilgængeligt i udbyders e-handelssystem senest en måned før den ønskede prisregulering den 1. januar. Ingen prisregulering kan iværksættes uden Kommunens indkøbsafdelings forudgående skriftlige godkendelse heraf. I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgiver knyttet til de af Rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme Kommunen til gode uden ophold. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning, og der ikke er fremsendt rettidigt/korrekt e-katalog, skal Leverandøren på ugebasis udstede kreditnota til de berørte afdelinger. Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at Rammeaftalen er indgået, om som bliver pålagt Leverandøren i forhold til de af Rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftale priser. 16. Elektronisk fakturering Fakturering kan tidligst fremsendes til Kommunen, når der er sket korrekt levering i henhold til den bestilling, fakturaen vedrører. Leverandøren kan således alene fremsende faktura for leverede produkter. Fakturering sker per måned for bestillinger foretaget indenfor området stomiprodukter, således fakturering for korrekte leveringer foretaget i en måned først fremsendes på en samlet faktura den efterfølgende måned. Fakturering skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura fx via Nemhandel, jf. lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger med senere ændringer, via EAN-nr., og skal indeholde de oplysninger, der fremgår af bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts Yderligere oplysninger om elektronisk faktura findes på VIRK.dk. Side 11 af 23

12 Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger: Fakturanummer Udstedelsesdato (fakturadato) Rekvirent/Bestiller (EAN - nummer) Rekvisitionsnummer, som bestillingen angiver Leverandørens navn, adresse og CVR.nr. Betalingsoplysninger Tydelig angivelse af aftalenummer og aftalebetegnelse fakturaen knytter sig til Produktbetegnelse UNSPSC-kode Omfang antal styk i alt, samt angivelse af enhed og enhedsmængde. Varenummer og tekst (som angivet i Leverandørens tilbud) Dato for levering Fakturabeløb (som er fuldstændig identiske med de priser, som er fastsat i aftalen) Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed Gældende momssats Det momsbeløb, der skal betales. Ordregivers adresse Rekvirent hos Ordregiver Rekvisitionsnummer Eventuelle underbilag De elektroniske fakturaer skal sendes til EAN nr. oplyst af Bestilleren i forbindelse med afgivelse af bestillingen ved bestilling til depot. Leverandøren skal opdele fakturaen for produkter, der er købt uden for Rammeaftalen i henhold til fritvalgsordningen. Leverandøren kan ikke som følge af den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. Såfremt oplysningerne på fakturaen ikke er fyldestgørende efter ovenstående anvisning, eller fakturaen ikke er modtaget elektronisk, forbeholder Kommunen sig ret til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende faktura er modtaget korrekt. Leverandøren forpligtes til at fremsende faktura senest 6 uger efter fyldestgørende levering. Modtages fakturaen efter dette tidspunkt, medfører dette ret til afslag i fakturabeløb på 5 %. 17. Betaling Betaling forfalder efter 30 kalenderdage regnet fra det tidspunkt, hvor Leverandøren har afsendt fyldestgørende faktura i overensstemmelse med Rammeaftalens bestemmelser. Hvis der er afvigelser i de leverede produkter i faktura for den ene måned, krediteres betalingen i den efterfølgende måned i en særskilt kreditnota relaterende til den fejlbehæftede faktura. Leverandøren må således ikke fremsende kreditnota, der vedrører flere forhold. Side 12 af 23

13 Betaling med frigørende virkning anses for sket rettidigt ved indbetaling til bank, posthus eller lignende. Hvis den sidste betalingsdag falder på en lørdag, søndag eller helligdag, er sidste rettidige betalingsdag første hverdag herefter. Rentelovens almindelige regler er gældende. Overskrides betalingsfristen kan Leverandøren ikke kræve gebyrer eller morarenter udover den sats, der er fastlagt efter renteloven jf. Lbk. nr. 743 af 4. september 2002 med senere ændringer. 18. Ændring af produktsammensætning Såfremt der som følge af lovgivningsmæssige ændringer mv. foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Leverandøren pligtig til omgående at informere Kommunen herom samt omgående at ændre på produktet, hvor dette følger af lovgivning og/eller myndighedskrav. Nye produkter Ordregiver definerer nye produkter som produkter, hvis indholdsstoffer, sygdomskompenserende effekt og funktionalitet er væsentlig anderledes/forbedret end et tilsvarende produkt inden for sortimentet på Tilbudslisten, jf. Bilag 3 og 4. Produkter, der af producenter/leverandør, bliver tildelt et nyt varenummer, kan ikke alene af den grund betragtes som et nyt produkt. Leverandøren kan ikke af egen drift konvertere eksisterende produkter til nye produkter hos en bevillingshaver. Tilføjelser af nye produkter skal aftales med Kommunen. Nye produkter skal tilbydes med samme rabatsats som de øvrige varer i varegruppen og overholde de til enhver tid gældende mindstekrav, jf. Bilag 1 og 2. Hvis der aftales nye produkter til ordregivers liste over aftalevarer, skal Leverandøren fremsende en ny opdateret og ajourført Tilbudsliste. Listen fremsendes til den kontraktansvarlige ligesom e-kataloget opdateres i overensstemmelse hermed. Erstatningsprodukter Såfremt Leverandøren ved produktudvikling eller på anden måde udvider eller ændrer sit sortiment med tilsvarende produkter af samme kvalitet, skal Leverandøren efter aftale med Kommunen tilbyde sådanne produkter og til samme rabatstruktur som de produkter, de erstatter. Oplæg til ændringer af sortimentet skal meddeles med et varsel på minimum 30 dage til Kommunens kontaktperson, samt Udbud og Indkøb på udbud@helsingor.dk. Godkendelse af substituerende produkter kan alene forventes givet i det omfang, det ikke strider mod gældende ret. Kommunen medvirker som udgangspunkt gerne ved afprøvning af nye produkter i det omfang, disse i alle led lever op til de af Rammeaftalen stillede minimumsbetingelser, dog er det op til den enkelte borger, idet området er omfattet af fritvalgsordningen. Side 13 af 23

14 Leverandøren skal i tilfælde af ændringer i sortimentet kunne dokumentere alle specifikationer på mindst samme niveau som for produkter allerede omfattet af nærværende aftale. Som en del af dokumentationen indgår på hvilken måde en ny kvalitet modsvarer kvaliteten af det produkt, der erstattes. Som en del af dokumentationen indgår tillige, at et substituerende produkt som minimum ikke må være mere miljøbelastende i produktets livscyklus, end det produkt der erstattes. Produktdatablade for samtlige varetyper skal på forespørgsel være tilgængelige. Såfremt Leverandøren ophører med salg af produkter under Rammeaftalen, og de herved udgår af Rammeaftalens sortiment, skal Leverandøren senest 30 hverdage før ophør skriftligt underrette Kommunen herom. Hvis et produkt udgår, skal Leverandøren fremende en oversigt til Kommunen med varenumre på mulige erstatningsprodukter, samt en liste til Kommunen over de borgere der bruger det udgåede produkt. Leverandøren skal endvidere som ved implementeringen være behjælpelig med en konvertering af de borgere der benytter det pågældende udgåede produkt til et erstatningsprodukt. Ved udgåede produkter, skal Kommunen have mulighed for at afprøve og godkende erstatningsprodukter hos de berørte borgere. Leverandøren skal stille gratis produkter til rådighed for Bestilleren i forbindelse med afprøvning af erstatningsprodukter for udgåede produkter. 19. Kvalitetssikring Leverandøren skal have en egenkontrol, der sikrer et kvalitets- og serviceniveau i produkterne, der som minimum svarer til Leverandørens tilbud. Leverandøren skal til enhver tid kunne fremsende dokumentation herfor. 20. Statistik Leverandøren fremsender en totalstatstik for Kommunens køb hvert kvartal og i forbindelse med forberedelse til genudbud efter anmodning fra Kommunen i en af Kommunen udarbejdet skabelon. Statistikkerne fremsendes vederlagsfrit for Kommunen. Leverandøren forpligter sig endvidere til at kontakte Kommunen såfremt forbruget hos den enkelte borger afviger betydeligt fra hvad der normalt indkøbes for en tilsvarende stomipatient. Forbrugsgrænsen for hvornår Kommunen skal modtage henvendelse kan reguleres i dialog med Leverandøren. Statistikken skal som minimum kunne oplyse: Detaljerede oplysninger om salget i mængde/antal og kr. fordelt på: Varegrupper Varenumre, jf. Leverandørens tilbud Det skal endvidere være muligt at få en statistik over den enkelte borgers bestilling/indkøb Statistikkerne skal kunne leveres elektronisk og i Excel-form med henblik på bearbejdning i Side 14 af 23

15 gængse elektroniske systemer. 21. Bevillingshåndteringssystem Leverandøren stiller fra kontraktens ikrafttrædelse et elektronisk bevillingshåndteringssystem til rådighed. Systemet er internetbaseret og Leverandøren skal hoste systemet, vedligeholde og sikre opdateringer af informationer. Brugergrænsefladen i systemet er opbygget efter følgende principper om: - Brugeren kan let navigere gennem systemet - Systemet er på dansk - Hjælpefunktioner og vejledninger er på dansk - Samtlige fejlmeddelelser er dansksprogede, kontekstrelevante, handlingsanvisende samt umiddelbare forståelige og anvendelige for brugerne. Systemet skal som min. kunne håndtere: - Elektronisk oprettelse / ændring af bevillinger - Bevillingsoversigt samlet og pr. bevillingshaver - Forbrugsoplysninger samlet og pr. bevillingshaver Senest 6 måneder efter kontraktens ikrafttrædelse skal Kommunen kunne trække statistik mm. fra det elektroniske bevillingshåndteringssystem. Ved kontraktophør og overgang til ny leverandør skal Leverandøren være behjælpelig med at få data overført til ny leverandør. 22. Erstatningsansvar Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, hvor Kommunen dokumenterer et tab udover boden. Kommunen har ret til at modregne erstatningskrav mod Leverandøren i betalingen i henhold til Rammeaftalen, når erstatningskravet enten er anerkendt af Leverandøren eller fastslået ved domstol i Kommunens hjemting. Leverandørens produktansvar følger dansk rets almindelige regler. 23. Produkt-, person- og erhvervsansvarsforsikring Leverandøren skal senest i forbindelse med aftaleindgåelse dokumentere, at Leverandøren har erhvervet forsikringsmæssig dækning af sit produkt-, person- og erhvervsansvar på policenummer [udfyldes ved kontraktunderskrivelse] i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab dækkende tingsskade på minimum kr. 10 mio. kr. og dækkende personskade på minimum kr. 10 mio. kr. pr. skadesbegivenhed. Leverandøren ansvar er dog ikke begrænset hertil, og Leverandørens eventuelle selvrisiko må ikke overstige DDK pr. skade. Leverandøren er forpligtet til i hele Rammeaftaleperioden at opretholde denne forsikringsdækning, og Kommunen forbeholder sig ret til under Rammeaftalens løbetid at Side 15 af 23

16 afkræve Leverandøren dokumentation herfor. Såfremt Leverandøren ikke er registreret i Danmark, skal Leverandøren overfor Kommunen udstede en garanti for, at Leverandøren er omfattet af den forsikringsdækning, som er angivet ovenfor, og at Leverandøren - i fald forsikringen opsiges eller bortfalder - forpligter sig til straks at informere Kommunen herom. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse. 24. Love, myndighedskrav mm. Leverandøren er forpligtet til og ansvarlig for at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder, såvel på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen, som i Rammeaftaleperioden. Leverandøren indestår for, at Leverandørens produkter ikke krænker andres rettigheder, og at de leverede produkter er uden fejl og mangler samt i overensstemmelse med kravene og beskrivelserne i Rammeaftalen, herunder at miljøkrav overholdes. 25. Tavshedspligt, aktindsigt, reference og markedsføring Rammeaftalen er fortrolig og må hverken helt eller delvist offentliggøres uden at Leverandøren og Kommunen på forhånd og skriftligt har indgået aftale herom. Dette gælder dog ikke offentliggørelsen af en bekendtgørelse i TED. Leverandøren, dennes ansatte samt tilknyttede personer, har ubegrænset tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen, jf. relevante bestemmelser i hhv. Straffeloven, Forvaltningsloven og Retssikkerhedsloven. Tilsvarende gør sig gældende for evt. underleverandør og dennes personale. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at ansatte, tilknyttede personer samt underleverandører kender og overholder de forpligtelser, der følger af tavshedspligten. Tavshedspligten fortsætter efter Rammeaftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratrædelse fra sin stilling hos Leverandøren. Rammeaftalen er undergivet aktindsigt efter lovgivningen almindelige regler herom. Leverandøren må ikke uden Kommunens forudgående skriftlige tilladelse rette direkte henvendelse til Kommunens borgere, personale mv. omkring Rammeaftalen. Leverandørens brug af Kommunens navn og/eller Kommunens logo i sin markedsføring og eventuel anden brug som reference kræver forudgående skriftlig accept i hvert enkeltstående tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage Kommunens navn på sin generelle referenceliste. Leverandøren forpligter sig i øvrigt til at overholde sikkerhedsforskrifterne mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Side 16 af 23

17 26. Data og datasikkerhed Inden for lovens rammer har Leverandøren brugsret til diverse data og informationer, så længe Leverandøren udfører opgaver beskrevet i Rammeaftalen. Data og informationer må alene anvendes i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen. Alt materiale tilhører Kommunen og skal vederlagsfrit efter konkret anmodning udleveres til Kommunen enten elektronisk eller såfremt dette ikke er muligt i papirform. Leverandøren skal overdrage alt relevant datamateriale til Kommunen ved kontrakt ophør. Overdragelsen skal ske på et alment anerkendt medie. Leverandøren forpligter sig til at overholde sikkerhedsforskrifter mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger (Persondataloven). Leverandøren skal være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder CPR-numre efter lov om behandling af personoplysninger, jf. persondatalovens 43, med virkning fra den 1. juli Godkendelsen skal senest foreligge på tidspunktet for Rammeaftalens ikrafttræden. Leverandøren er ansvarlig for, at godkendelsen er gældende i hele aftaleperioden. Kommunen kan forlange dokumentation for godkendelsen. Leverandøren skal desuden være i stand til at sende og modtage sikker e-post, eksempelvis i forbindelse med meddelelser der indeholder fortrolige oplysninger. Ved sikker e-post forstås meddelelser der er 1) krypteret så andre ikke kan læse dem, og 2) signeret så modtager har sikkerhed, som svarer til en juridisk underskrift. 27. Underleverandører Leverandørens anvendelse af underleverandører skal på forhånd skriftligt godkendes af Kommunen. Leverandøren skal i sit tilbud anføre, hvilke underleverandører der påtænkes anvendt i forbindelse med Rammeaftalen. Kommunen kan kræve, at eventuelle underleverandører skal opfylde samme krav som Leverandøren, og i så fald er det Leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation herfor til Kommunen. Kommunens kontakt foregår altid via Leverandøren. Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af sine forpligtelser under Rammeaftalen, garanterer og hæfter Leverandøren for opfyldelsen af Rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført opgaven. Udskiftning eller anvendelse af ny underleverandør, der ikke er godkendt på tidspunktet for Rammeaftalens indgåelse, forudsætter forudgående skriftlig godkendelse af Kommunen. Såfremt der sker udskiftning af underleverandør uden forudgående skriftlig godkendelse af Kommunen, foreligger der en væsentlig misligholdelse, jf Konsortium Såfremt Leverandøren er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/juridiske Side 17 af 23

18 personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelse af Rammeaftalen. [Eller efter de retningslinjer der er udstukket i den interne konsortium aftale] Leverandøren har i så fald inden Rammeaftalens indgåelse udpeget en fælles befuldmægtiget til hvem Leverandøren er berettiget til at rette direkte henvendelse om ethvert forhold i relation til Rammeaftalen. 29. Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under Rammeaftalen opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mm. På Kommunens forlangende skal Leverandøren, uden udgifter for Kommunen, tilstrækkeligt dokumentere at produkterne overholder ovenstående miljøkrav. 30. Socialt ansvar Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må Leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal endvidere bestræbe sig på at deltage i integration af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne. Kommunen forventer, at Kommunens leverandører og deres underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Kommunen forudsætter, at Kommunens Leverandører og deres underleverandører efterlever de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt, herunder ILO-konventioner om: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention 155) Hvis Kommunen får kendskab til, at Leverandøren ikke leverer produkter, som er produceret i overensstemmelse med ovenstående krav, skal Leverandøren tilbyde et alternativt produkt, uden at Kommunen skal betale for de ekstra omkostninger. Lever Leverandøren ikke op til disse krav, betragter Kommunen det som væsentlig misligholdelse af hele Rammeaftalen med Kommunen. 31. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandørens forpligtelser og rettigheder i henhold til Rammeaftalen kan hverken helt eller delvist uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen overdrages eller på anden måde overføres til tredjemand. Overdragelse af en bestemmende andel af Leverandørens aktier/anparter sidestilles med overdragelse af Rammeaftalen til tredjemand. Såfremt overdragelse sker uden forudgående skriftlig aftale, vil det betragtes som væsentlig Side 18 af 23

19 misligholdelse, jf. pkt. 38 om væsentlig misligholdelse. Kommunen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Rammeaftalen til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. 32. Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver forsinkelse af bestilte produkter eller manglende betaling af vederlag samt faktisk eller retlig mangel ved produkterne. 33. Leverandørens forsinkelse Leveringstidspunktet aftales fra bestilling til bestilling. Overskrides leveringstidspunktet, foreligger der en forsinkelse. Foreligger der risiko for forsinkelse, skal Leverandøren straks give Bestiller/Kommunen meddelelse herom. Ved forsinket eller udeblevet levering er Kommunen berettiget til enten at fastholde eller at ophæve købet efter nedenstående bestemmelser. Kommunen er forpligtet til at meddele Leverandøren, om Kommunen ønsker at gøre en misligholdelsesbeføjelse gældende. Meddelelse herom skal ske inden for rimelig tid. Leverandøren skal ved modtagelse af pågældende meddelelse, straks underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe forsinkelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Såfremt Leverandøren ikke har leveret inden for den aftalte leveringsdato, er Kommunen berettiget til at foretage dækningskøb, dvs. et køb der vedrører genstande af samme art og beskaffenhed som den misligholdte bestilling. Eventuelle meromkostninger herved afholdes af Leverandøren. 34. Kommunens forsinkelse Overskrides betalingstidspunktet, jf. betalingsbetingelserne, foreligger der en forsinkelse. Leverandøren kan alene opkræve morarente i henhold til LBK nr. 743 af 04/09/2002 bekendtgørelse af lov om renter ved forsinket betaling m.v. (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Rykkergebyr mm. kan derfor ikke opkræves. 35. Faktisk mangel Der foreligger en faktisk mangel, hvis der enten på kvalitet eller kvantitet er uoverensstemmelse mellem de bestilte produkter omfattet af Rammeaftalen og det leverede produkt. Der foreligger ligeledes en faktisk mangel, hvis produktet ikke er, som Bestilleren med rette kunne forvente, eller hvis produktet ikke kan anvendes til det af Bestilleren oplyste behov. Side 19 af 23

20 Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. Bestilleren skal inden rimelig tid efter konstateringen af en mangel rette henvendelse til Leverandøren med henblik på at gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende. Meddelelsen om en mangel skal ske skriftligt. Leverandøren skal ved modtagelse af pågældende meddelelse, straks underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Bestilleren kan gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende i produktets estimerede levetid, dog som minimum 3 måneder fra tidspunktet fra fyldestgørende levering af varen. Såfremt Leverandøren har givet en mere fordelagtig garanti, kan misligholdelsesbeføjelser gøres gældende i Leverandørens garantiperiode. Ved konstatering af en faktisk mangel er Bestilleren berettiget til at kræve afhjælpning. Ved afhjælpning forstås udbedring i form af efterlevering, omlevering eller reparation. Leverandøren er forpligtet til at foretage afhjælpning af en mangel inden for en af Kommunen særskilt specificeret tidsfrist, der fastsættes ud fra Bestillerens behov for en funktionel realydelse. Afhjælpningen skal ske uden yderligere vederlag for Kommunen og udføres således, at Kommunens drift forstyrres mindst muligt. Leverandøren er i forbindelse med Kommunens henvendelse forpligtet til at oplyse, hvornår afhjælpningen forventes udført inden for fristen. Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Såfremt Leverandøren enten ikke har afhjulpet inden for den angivne tidsfrist, har meddelt Kommunen at afhjælpning ikke er mulig inden for tidsfristen, eller såfremt det er væsentligt for Kommunen at få leveret produktet hurtigere end Leverandøren kan afhjælpe, kan Kommunen efter eget valg foretage dækningskøb. Eventuelle meromkostninger herved afholdes fuldt ud af Leverandøren. 36. Retlige mangler Leverandøren er forpligtet til at sikre, at der ikke eksisterer retlige mangler ved det leverede i form af materielle eller immaterielle ejendomsrettigheder. Retlige mangler reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. 37. Væsentlig misligholdelse Væsentlig misligholdelse berettiger til hel eller delvis ophævelse af Rammeaftalen uden varsel. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser i henhold til Rammeaftalen, eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, vil det anses som væsentlig misligholdelse Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til, misligholdelsens karakter (antal og omfang), risikoen for gentagelse efter allerede indtrufne misligholdelser, konsekvenser for den berørte part, mv. Side 20 af 23