Bilag 6. Rammeaftale. om levering af Stomiprodukter. mellem. [xx] Kommune [adresse] [postnr., by] [CVR.nr.] (herefter benævnt Kommunen)

Transkript

1 Indkøbsfællesskab Nordsjælland Bilag 6 Rammeaftale om levering af Stomiprodukter mellem [xx] Kommune [adresse] [postnr., by] [CVR.nr.] (herefter benævnt Kommunen) og [Leverandør] [Adresse] [Postnr., by] [CVR.nr.] (herefter benævnt Leverandøren)

2 Indholdsfortegnelse Rammeaftale Formål Definitioner Kontaktpersoner Aftalegrundlag Aftaleperioden Prøveperiode Rammeaftalens omfang Samarbejde/krav til Leverandøren Kontakt mellem Kommunen og Leverandøren Bestilling af produkter E-handel, kataloger og prislister Leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Priser Prisregulering Elektronisk fakturering Betaling Ændring af produktsammensætning Diverse data og informationer Undervisning og rådgivning vedrørende produkterne Konsulentkontakt Indholdsstoffer i produkterne Kvalitetssikring Statistik

3 26. Erstatningsansvar Produkt-, person- og erhvervsansvarsforsikring Love, myndighedskrav mm Tavshedspligt, aktindsigt, reference og markedsføring Datasikkerhed Underleverandører Konsortium Miljø Socialt ansvar Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Misligholdelse Væsentlig misligholdelse Ophør af rammeaftalen (ophævelse og opsigelse) Konkurs Force majeure Fortolkning af rammeaftalen og tvistløsning Aftaleændringer Underskrift Bilag: 1. Generel kravspecifikation 2. Kravspecifikation 3. Leverandørens tilbud 4. Oversigt over E-handel 5. Spørgsmål og svar 6. Oversigt over kontaktpersoner 3

4 1. Formål Formålet med nærværende rammeaftale samt tilhørende bilag 1 6 (herefter samlet benævnt rammeaftalen) er at regulere forholdet mellem Kommunen og Leverandøren i forbindelse med Leverandørens varetagelse af opgaver vedr. salg og rådgivning af stomiprodukter til kommunens bestillere. Aftalen omfatter de stomiprodukter, som fremgår af tilbudslisten, rammeaftalens bilag Definitioner Arbejdsdag Bestillere Data Kontaktperson Aftaleansvarlig Tovholder Leverandørens samlede Tilbud Rammeaftalen Tilbudsliste Udbudsmaterialet Underleverandør med forpligtende deltagelse Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Personer, der har ret til at bestille på vegne af Kommunen. Herunder borgere med bevillinger udstedt af Kommunen. Al information, alle oplysninger, resultater, undersøgelser og dokumenter m.v., som Leverandøren modtager, tilvejebringer eller udarbejder i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Person som er bindeled mellem Leverandør og Kommunen i forbindelse med den daglige drift. Person som er bindeled mellem Leverandøren og Kommunen i forbindelse med kontraktretlige forhold, herunder ændringer til rammeaftalen. Tovholder er IN kommunernes udbudskonsulent der har forestået udbuddet Leverandørens tilbud, inkl. samtlige dokumenter og bilag der er indleveret i forbindelse med udbudsforretningen. Nærværende rammeaftale inkl. bilag med alle senere ændringer og tillæg. Den del af udbudsmaterialet, hvor Leverandøren har udfyldt sit tilbud og pris tilbud. Alt materiale der er udsendt af Kommunen i udbuddet, herunder udbudsbetingelser, kravspecifikation, udkast til rammeaftale, bilag spørgsmål og svar, eventuelle rettelsesblade og anden information der er udsendt i processen. Underleverandører med hvem Leverandøren har indgået en forpligtende aftale om at den pågældende stiller sine tekniske og/eller økonomiske ressourcer og kompetencer til rådighed for Leverandøren. Dvs. underleverandør, som Leverandøren helt eller delvist baserer sin egnethed og/eller sit tilbud på.en forpligtende underleverandør vil typisk besidde kompetencer, der er nødvendige for projektets gennemførelse, og som således supplerer Leverandørens kompetencer. 4

5 3. Kontaktpersoner Kommunens kontaktperson(er): (stilling og tlf.: xxxx, og Leverandørens kontaktperson(er): (stilling og tlf.: xxxx. 4. Aftalegrundlag Rammeaftalen er indgået efter afholdt EU-udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Rådets direktiv nr.2004/18/ef af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Rammeaftalen fastlægger Kommunens og Leverandørens forpligtelser og rettigheder. Aftalegrundlaget udgør følgende i prioriteret rækkefølge, jf. endvidere rammeaftalens punkt 36: Rammeaftalen, dateret den [xx.xx.20xx] Bilag 1: Generel kravspecifikation Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Leverandørens tilbud, dateret den [xx.xx.20xx] Bilag 4: Oversigt over E-handel Bilag 5: Spørgsmål og svar dateret den [xx.xx.20xx] Såfremt andet ikke er bestemt i rammeaftalen, gælder Købelovens regler om forbrugerkøb. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder således ikke anvendelse. 5. Aftaleperioden Rammeaftalen indgås for perioden fra 1. september 2015 til og med 31. august Prøveperiode De første 6 måneder af aftaleperioden er prøvetid. Såfremt samhandlen efter Kommunens vurdering forløber tilfredsstillende, fortsætter aftalen indtil udløb. I modsat fald kan Kommunen opsige aftalen med virkning fra datoen for prøveperiodens udløb. Opsigelse med henvisning til denne bestemmelse skal ske ved skriftlig meddelelse, som fremsendes af Kommunen inden prøveperiodens udløb. 7. Rammeaftalens omfang Rammeaftalen omfatter køb og levering af stomiprodukter. Det forudsættes, at Leverandøren til 5

6 enhver tid er leveringsdygtig i samtlige de produkter der er omfattet af rammeaftalen, jf. dog pkt. 19. Leverancernes omfang bestemmes af de bestillinger, som de enkelte bestillere i Kommunen løbende afgiver. Enhver udlevering af stomiprodukter uden gyldig betalingstilsagn/bevilling udstedt af kommunen, er uvedkommende for kommunen. Kommunen forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af leveringssteder, eksempelvis i forbindelse med etablering af nye enheder, nedlæggelse/sammenlægning af enheder samt beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Eventuel ændring varsles min. 3 måneder før effektueringen af ændringen. Ved køb af stomi produkter har kommunen således en ret, men ikke en pligt, til at aftage produkterne omfattet af rammeaftalen. Rammeaftalen er eksklusiv, således at kommunen, medmindre andet aftales, i det omfang de konkrete produkter skal anvendes, er forpligtet til at foretage dette køb hos leverandøren. Lov om social service 112 giver dog borgere frit valg til at benytte et andet produkt, og hermed også leverandør, end den af kommunen valgte. 8. Samarbejde/krav til Leverandøren Leverandøren skal deltage aktivt med implementering af rammeaftalen, herunder oprette bevillinger i leverandørens system. Det er leverandøren der sender information ud om ny leverandør herunder nyt bestillingskort, med mindre andet aftales. Leverandøren og Kommunen vil loyalt samarbejde om rammeaftalens opfyldelse, herunder loyalt udveksle information, data og dokumentation i det omfang, det er relevant for rammeaftalens opfyldelse. Kommunen fremsender senest 4 uger efter aftaleunderskrivelse, kopi af personoplysninger og aktuel bevilling Cpr nr., navn, adresse, m.m. til brug for oprettelse i tilbudsgivers system. Implementeringsperioden betragtes først som afsluttet, når alle bevillingerne er omkonverteret tilfredsstillende for det bevillingsansvarlige personale og alle borgere er oprettet i leverandørens elektroniske bevillingssystem. Leverandøren og Kommunen vil loyalt samarbejde om rammeaftalens opfyldelse, herunder loyalt udveksle information, data og dokumentation i det omfang, det er relevant for rammeaftalens opfyldelse. Leverandøren skal loyalt følge den udbudte tilbudsliste og er så vidt muligt forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens varenumre. 9. Kontakt mellem Kommunen og Leverandøren Ved rammeaftaleindgåelse aftales kontaktperson og kontraktansvarlig hos Kommunen og Leverandøren. Leverandøren og Kommunen skal gensidigt orientere hinanden ved ændringer i kontaktoplysninger. De af Kommunen og Leverandøren udpegede personer/afdelinger skal sikre formidling af det fornødne samarbejde og den nødvendige kommunikation. Eventuelt besøg på Kommunens adresser skal aftales i forvejen og direkte med bestilleren. 6

7 Ved generel information fra Leverandøren til samtlige IN kommuner, vil det være Tovholder for udbuddet der modtager information og distribuerer videre til IN. 10. Bestilling af produkter Bestilling skal fortrinsvist ske ved e-handel, , og online web-bestilling, samt portofri bestillingsseddel. Der skal følge en ny bestillingsseddel med alle leverancer, også dem der bestilles online. Inden for Leverandørens normale åbningstid skal bestiller endvidere have mulighed for at afgive bestilling pr. telefon. Kundeservicemedarbejdere skal tale dansk. Leverandøren skal kunne modtage og gennemføre akutte bestillinger og leveringer, jf. pkt. 12. Såfremt Leverandøren har restordre på de bestilte produkter og produkterne dermed ikke kan leveres inden for den aftalte tid, skal Leverandøren omgående tilbyde at levere andre tilsvarende eller bedre produkter uden meromkostninger for Kommunen og borgeren, jf. i øvrigt pkt. 36. I forbindelse med restordrer, hvor alternativt produkt tilbydes, skal produkter, der skal anvendes med det alternative produkt ligeledes medsendes, så borgeren får produkter der passer sammen. Bestilles der produkter der ikke er omfattet af bevillingen, faktureres borgeren særskilt for dette. Leverandøren er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslisten og skal informere borgeren om egenbetaling ved valg af produkt udenfor tilbudslisten jf. 112 i Lov om social service. Bestiller borgeren oftere end en gang om måneden, er Leverandører berettiget til at opkræve betaling for forsendelsesomkostningerne, direkte af borgeren. 11. E-handel, kataloger og prislister Det er et krav, at Leverandøren kan E-handle med Kommunens e-handelssystem samt at Leverandøren løbende og efter behov vederlagsfrit stiller tilpassede elektroniske kataloger og prislister til rådighed. Kravet gælder også, såfremt Kommunen i aftaleperioden implementerer E-handel, eller overgår til et andet E-handelssystem. Det fremgår af bilag 4, hvilket E-handelssystem Kommunen benytter ved rammeaftalens opstart. Det forudsættes, at Leverandøren i aftaleperioden både i elektronisk form (hvor det er aktuelt) og i papirform (hvor det er aktuelt) sikrer, at Kommunen til enhver tid er opdateret med de rigtige aftalepriser samt produktsortiment. Krav vedr. E-handel: Excel-ark: På forlangende skal leverandør senest 1 måned efter underskift af rammeaftalen sende et excel-ark indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, kort varebeskrivelse, salgsenhed (skal findes på IT- og Telestyrelsens enhedsliste vedr. OIOUBL), UNSPSC-kode (commodity niveau) samt pris med og uden afgifter (2 decimaler). Arket må ikke være låst for redigering. Såfremt en kommune måtte ønske at tilføje øvrigt varesortiment til varekataloget, kan kommunen 7

8 vælge at få et særskilt excel-ark med øvrigt varesortiment. Elektronisk varekatalog: På forlangende skal leverandøren senest til rammeaftalens ikrafttræden have afleveret et elektronisk varekatalog Såfremt der er fejl og mangler i det fremsendt varekatalog, vil det blive afvist af kommunen. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisning uploade et nyt varekatalog tilrettet efter kommunens anvisninger. Andet kan aftales med de respektive kommuner. Såfremt varekataloget ikke sendes indenfor den anførte tidsfrist eller der afvises 3 på hinanden følgende kataloger, betragtes aftalen som væsentlig misligholdt, hvorfor aftalen kan opsiges af den/de berørte kommuner uden at det berører de øvrige kommuner. Varekataloget skal på forlangende indeholde: Varenummer Danske varebeskrivelser Pris pr. stk. Pris pr. salgsenhed Salgsenhed Antal i pakning UNSPSC kategorier på indtil commodity niveau, Billeder på samtlige varenumre Søgeord, som dækker varen i såvel faglig som daglig tale. Den enkelte kommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord Varekataloget samt excel-arket skal 100 % modsvare alle de varenumre, som fremgår af tilbudslisten. Såfremt en kommune måtte ønske at tilføje øvrigt varesortiment, skal dette på forlangende kunne sendes i et særskilt e-handelskatalog. Alle priser skal være fratrukket den tilbudte rabat. Ændringer Ændringer i priser/ og eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når leverandøren har fremsendt et opdateret e-handelskatalog til kommunen, og e-handelskataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i de respektive kommuner e-handelssystemer. Leverandøren skal sikre, at e-handelskataloget altid er opdateret, prismæssigt såvel som sortimentsmæssigt. Såfremt en vare ændrer varenummer eller der fra kommunens accepteres erstatningsvarer, skal det gamle varenummer indlæses som søgeord og der skal fremsendes information pr. mail til alle de berørte kommuner. Såfremt en kommune ønsker at ændre e-handelssystem i kontraktperioden skal tilbudsgiver levere et varekatalog til det nye system vederlagsfrit. 12. Leveringsbetingelser Leveringsbetingelse er frit leveret efter konkret bestilling på den i bestillingen anviste plads. Anvist plads gælder kun for depoter og øvrige kommuneadresser. Ved bestilling fra borger, er der frit leveret til borgeres adresse. Borgere skal kunne ændre adresse til sommerhus eller lignende. 8

9 Leveringstiden må maximalt udgøre 3 hverdage. Dvs. at produkter der f.eks. afgives bestilling på mandag inden kl , skal leveres senest om onsdagen. Akutlevering skal ske indenfor 1-2 hverdage. Levering sker på baggrund af en bestilling fra kommunens enheder eller fra en borger, på baggrund af en bevilling, som bevillingsenheden fremsender til leverandøren. Bestilte varer skal leveres direkte til borger, plejehjem, depot eller øvrige af kommunens institutioner og der må max. leveres en karton af gangen med mindre den bevillingsansvarlige udtrykkeligt har ønsket andet, eller max. 3 måneders forbrug. Placering kan anvises af bruger eller kommunens personale på leveringsadressen. Levering anses for opfyldt, når leverancen er leveret i rette kvalitet og kvantitet samt på rette tid og sted i henhold til bestillingen. Leverandøren har ansvar for at kunne dokumentere, at korrekt leveringen er sket. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering finder ikke anvendelse. 13. Følgeseddel Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der for hver pakning nøjagtigt angiver den aftalte leveringsadresse, herunder EAN-nr., navnet på bestilleren, dato, antal, varetype, varenummer samt evt. restordrer. 14. Returvarer Ved fejlbestilling af produkter under rammeaftalen, giver Leverandøren en 30 dages retur- eller ombytningsret, såfremt produkterne og emballagen er intakt. Ovenstående retur- og ombytningsret gælder ligeledes, hvis produkternes emballage er beskadiget ved levering. Forsendelsesomkostninger mv. ved returnering/ombytning af fejlbestillinger, er for Kommunens regning. Ved returnering af produkter sender Leverandøren inden 10 arbejdsdage en særskilt kreditnota. Ved Leverandørens fejllevering af produkter er Leverandøren pligtig til uden ugrundet ophold at afhente eller på anden måde foranledige tilbagetagelse af produkterne uden beregning for Kommunen eller borgeren. 15. Priser Den enkelte bestiller betaler for produkterne i henhold til priserne anført i Leverandørens tilbud, jf. bilag 3. Priserne er i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. told og øvrige afgifter, som måtte være gældende på tidspunktet for rammeaftalens underskrivelse. Ved lejlighedsvis tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere end priserne i Leverandørens tilbud, skal det sikres, at produkterne tilbydes Kommunen til laveste pris. Køb på tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering 9

10 af prisen kan ske uanset bestemmelserne nedenfor. 16. Prisregulering Regulering af de i bilag 3 angivne priser kan ske én gang årligt hver den 1. september med 0,8 %. Prisregulering kan finde sted første gang med virkning pr. 1.september Prisreguleringen finder anvendelse på ordrer, der afgives efter den 1. september i reguleringsåret. Leverandøren fremsender korrekt opdateret prisliste og/eller e-katalog senest den 1. august i året for reguleringen. Såfremt Kommunen ikke har modtaget ny opdateret prisliste og/eller e-katalog senest på denne dato, kan reguleringen først ske efter fremsendelse heraf med frist løbende måned + 30 dage. Fx fremsendelse af korrekt prisliste og/eller e-katalog den 10. oktober i året for reguleringen medfører en ændring af priser fra og med 1. december samme år. Påvirkes Leverandørens direkte omkostninger i nedadgående retning, eksempelvis grundet faldende råvarepriser, skal dette komme Kommunen til gode, således at priserne anført i tilbudslisten reguleres tilsvarende nedad. Leverandøren skal på forlangende kunne dokumentere sine produktionsomkostninger over tid. Er der sket fald i produktionsomkostningerne f.eks. på baggrund af faldende råvarepriser har Kommunen altid ret til en genforhandling af priserne. 17. Elektronisk fakturering Fakturering kan tidligst fremsendes til Kommunen, når der er sket korrekt levering i henhold til den bestilling, fakturaen vedrører. Leverandøren kan således alene fremsende faktura for leverede produkter. Fakturering skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura fx via Nemhandel, jf. lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger med senere ændringer, via EAN-nr., og skal indeholde de oplysninger, der fremgår af bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts Yderligere oplysninger om elektronisk faktura findes på VIRK.dk. Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent/bestiller (EAN - nummer) Cpr. nr. og navn på borger Rekvisitionsnummer, som bestillingen angiver Leverandørens navn, adresse og CVR.nr. Betalingsoplysninger Produktbetegnelse Omfang (den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.) Varenummer og tekst(som angivet i Leverandørens tilbud) Dato for levering Fakturabeløb (som er fuldstændig identiske med de priser, som er fastsat i aftalen.) Hvor muligt UNSPSC-kode De elektroniske fakturaer skal sendes til Kommunen/bestilleren, medmindre andet er angivet ved bestilling. Ved borgerens bestilling af varer udenfor bevillingen, sendes regningen direkte til 10

11 borgeren. Leverandøren kan ikke som følge af den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. Såfremt oplysningerne på fakturaen ikke er fyldestgørende efter ovenstående anvisning, eller fakturaen ikke er modtaget elektronisk, forbeholder Kommunen sig ret til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende faktura er modtaget korrekt. Leverandøren forpligtes til at fremsende faktura senest 4 uger efter fyldestgørende levering. 18. Betaling Betaling forfalder 30 kalenderdage regnet fra det tidspunkt, hvor Leverandøren har afsendt fyldestgørende faktura i overensstemmelse med rammeaftalens bestemmelser. Hvis der er afvigelser i de leverede produkter i faktura for den ene måned, krediteres betalingen i den efterfølgende måned i en særskilt kreditnota relaterende til den fejlbehæftede faktura. Leverandøren må således ikke fremsende kreditnota, der vedrører flere forhold. 19. Ændring af produktsammensætning Såfremt der som følge af lovgivningsmæssige ændringer mv. foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Leverandøren pligtig til omgående at informere Kommunen herom samt omgående at ændre på produktet, hvor dette følger af lovgivning og/eller myndighedskrav. Såfremt Leverandøren ophører med salg af de tilbudte produkter under rammeaftalen, og de herved udgår af rammeaftalens sortiment, skal Leverandøren senest 15 hverdage før ophør skriftligt underrette Kommunen og borgeren herom. Erstatningsprodukter skal være af mindst samme kvalitet og til samme pris, som de produkter de erstatter og skal oplyses samtidigt. Såfremt Leverandøren ved produktudvikling eller på anden måde ændrer sit sortiment med tilsvarende produkter af samme kvalitet, skal Leverandøren efter aftale med Kommunen tilbyde sådanne produkter og til samme rabatstruktur, som de produkter de erstatter. Oplæg til ændringer af sortimentet skal meddeles xx samt indkøbsafdelingen med et passende varsel. Godkendelse af substituerende produkter kan alene forventes givet i det omfang, det ikke strider mod gældende ret. Kommunen medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til de af rammeaftalen stillede minimumsbetingelser. Leverandøren skal i tilfælde af ændringer i sortimentet kunne dokumentere alle specifikationer på mindst samme niveau som for produkter allerede omfattet af nærværende aftale. Som en del af dokumentationen indgår på hvilken måde en ny kvalitet modsvarer kvaliteten af det produkt, der erstattes. Som en del af dokumentationen indgår tillige, at et substituerende produkt som minimum ikke må være mere miljøbelastende i produktets livscyklus end det produkt, der erstattes. Produktdatablade for samtlige varetyper skal på forespørgsel være tilgængelige og skal til en hver tid kunne fremsendes til kommunen. 11

12 20. Diverse data og informationer Inden for lovens rammer har Leverandøren brugsret til diverse data og informationer så længe Leverandøren udfører opgaver beskrevet i rammeaftalen. Data og informationer må alene anvendes i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Alt materialet tilhører Kommunen og skal vederlagsfrit efter konkret anmodning udleveres til Kommunen enten elektronisk eller såfremt dette ikke er muligt i papirform. Kommunen og borgeren skal kunne se bevillinger/bevilling online og Kommunen skal kunne oprette, ændre og lukke bevillinger online. Hvis leverandøren ikke kan dette ved aftalestart, skal det være implementeret i løbet af aftalens først år. Kommunen henstiller til at leverandøren opbygger sin hjemmeside samt elektronisk materiale om produkterne, så disse i størst muligt omfang er tilgængelig for skærmlæser- og andre hjælpeprogrammer, så borgere der er blinde eller svagtseende, kan anvende hjemmeside m.m. 21. Undervisning og rådgivning vedrørende produkterne Ved aftalestart skal leverandøren vederlagsfrit, afholde produktinformation på udvalgte af de aftaledækkede produkter, overfor relevant personale i kommunen. Hvilke produkter det omhandler, aftales ved aftalestart. Der vil være tale om et til to møder. Den nærmere planlægning af møderne aftales mellem parterne efter rammeaftalens indgåelse. Af hensyn til nye medarbejdere forventes denne produktinformation gentaget efter behov, dog mindst én gang om året efter anmodning fra kommunen. 22. Konsulentkontakt Leverandøren forpligter sig til mindst 2 konsulentbesøg pr. år i de respektive kommuner og ved behov. Hver kommune skal tilknyttes en fast konsulent. Leverandøren skal kunne tilbyde faglig vejledning efter behov pr. telefon og mail og skal der ud over kunne formidle kontakten til producenten, ved spørgsmål eller i forbindelse med rådgivning, som leverandøren ikke kan svare på. 23. Indholdsstoffer i produkterne Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at sørge for, at ingen af de tilbudte produkter omfattet af denne aftale, indeholder stoffer der er allergifremkaldende, eller lignende, for borgere eller personale i kommunen. De tilbudte produkter på rammeaftalen må så vidt muligt ikke indeholde pvc-holdige materialer samt ftalater. Kommunen forventer at leverandøren aktivt arbejder på at udfase skadelige ftalater i produkterne, se fx Sundhedsstyrelsens vejledning til regioner og kommuner om reduktion ftalater ved indkøb af medicinsk udstyr 24. Kvalitetssikring Leverandøren skal sikre et kvalitets- og serviceniveau i produkterne og i leverancerne, så det er i overensstemmelse med de krav der stilles i rammeaftalen inkl. bilag. Leverandøren skal have en egenkontrol, der sikrer dette. Leverandøren skal til enhver tid kunne fremsende dokumentation 12

13 herfor. 25. Statistik Leverandøren skal en gang årligt samt i forbindelse med forberedelse til genudbud, efter anmodning fra Kommunen, kunne sende statistik på Kommunens samlede indkøb hos Leverandøren. Kravene til indholdet af disse statistikker aftales med Kommunen. Statistikkerne fremsendes vederlagsfrit for Kommunen. Statistik skal som minimum indeholde: Statistikken skal indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) fordelt på: Varer Varegrupper Bestiller/bruger (inkl. CPR-nummer) For 112 skal de meddelte bevillinger medtages i opgørelsen på en måde, så disse bevillinger nemt kan sammenholdes med det oplyste forbrug. Foruden foregående periodes, skal opgørelsen tillige omfatte årets akkumulerede forbrug med dertil hørende bevilling. Såvel den halvårlige opgørelse som den akkumulerede opgørelse skal være fordelt på: a. Enkeltbruger, tillige med CPR-nummer, navn og adresse. b. Område, evt. gruppe. c. Distrikt. d. Ældreinstitution/depot. Leverandøren skal hvert år inden den 1. august levere en årsopgørelse for det foregående år, som skal indeholde oplysninger om: Antallet af brugere. Totaløkonomi og gennemsnitsøkonomi pr. bruger pr. produktområde. Leverandøren har pligt til at informere Kommunen straks man bliver opmærksom på væsentlige ændringer i brugerens forbrugsmønster. Statistikkerne skal kunne leveres elektronisk i excel-format med henblik på bearbejdning i Kommunens elektroniske systemer. 26. Erstatningsansvar Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, hvor Kommunen dokumenterer et tab udover boden. Kommunen har ret til at modregne erstatningskrav mod Leverandøren i betalingen i henhold til rammeaftalen, når erstatningskravet enten er anerkendt af Leverandøren eller fastslået ved Kommunens hjemting. Leverandørens produktansvar følger dansk rets almindelige regler. 27. Produkt-, person- og erhvervsansvarsforsikring Leverandøren er forpligtet til i rammeaftaleperioden at opretholde sædvanlig erhvervsansvarsforsikring i anerkendt forsikringsselskab dækkende tingskade på minimum kr. 5 mio. og dækkende personskade på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandørens ansvar er dog ikke 13

14 begrænset hertil. Efter begæring fra kommunen, har leverandøren pligt til at dokumentere, at de nødvendige og relevante forsikringer er tegnet og i kraft. Leverandøren har pligt til at meddele kommunen om eventuelle ændringer eller ophør af disse forsikringer. Såfremt Leverandøren ikke er registreret i Danmark, skal Leverandøren overfor Kommunen udstede en garanti for at Leverandøren er omfattet af den forsikringsdækning, som er angivet ovenfor, og at Leverandøren - i fald forsikringen opsiges eller bortfalder - forpligter sig til straks at informere Kommunen herom. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse. 28. Love, myndighedskrav mm. Leverandøren er forpligtet til og ansvarlig for at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. 29. Tavshedspligt, aktindsigt, reference og markedsføring Leverandøren, dennes ansatte samt tilknyttede personer har ubegrænset tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, jf. relevante bestemmelser i hhv. Straffelov, Forvaltningslov og Retssikkerhedslov. Tilsvarende gør sig gældende for evt. underleverandør og dennes personale. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at ansatte, tilknyttede personer samt underleverandører kender og overholder de forpligtelser, der følger af tavshedspligten. Tavshedspligten fortsætter efter rammeaftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos Leverandøren. Rammeaftalen er undergivet aktindsigt efter lovgivningen almindelige regler herom. Leverandøren må ikke uden Kommunens forudgående skriftlige tilladelse rette direkte henvendelse til Kommunens borgere, personale mv. omkring rammeaftalen. Leverandørens brug af Kommunens navn og/eller Kommunens logo i sin markedsføring og eventuel anden brug som reference kræver forudgående skriftlig accept i hvert enkeltstående tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage Kommunens navn på sin generelle referenceliste. 30. Datasikkerhed Leverandøren forpligter sig til at overholde sikkerhedsforskrifter mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger (persondataloven). Leverandøren skal være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder CPR-numre efter lov om behandling af personoplysninger, jf. persondatalovens 43, med virkning fra den 1. juli Godkendelsen skal senest foreligge på tidspunktet for rammeaftalens ikrafttræden. Leverandøren er ansvarlig for, at godkendelsen er gældende i hele aftaleperioden. Kommunen kan forlange 14

15 dokumentation for godkendelsen. 31. Underleverandører Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af sine forpligtelser under rammeaftalen, garanterer og hæfter Leverandøren for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført opgaven. Desuden forudsætter udskiftning eller anvendelse af ny underleverandør, der ikke er godkendt på tidspunktet for rammeaftalens indgåelse, forudgående skriftlig godkendelse af Kommunen. Kommunens kontakt foregår altid via Leverandøren. 32. Konsortium Såfremt Leverandøren er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelse af rammeaftalen. 33. Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under rammeaftalen opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På Kommunens forlangende skal Leverandøren, uden udgifter for Kommunen, fremskaffe den dokumentation, som Kommunen måtte ønske omkring et produkts miljøegenskaber. 34. Socialt ansvar Leverancerne skal ske under respekt af nationale og internationale love og regler samt internationale konventioner tiltrådt af Danmark, vedrørende menneskerettigheder, børnearbejde, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption m.v. 35. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandørens forpligtelser og rettigheder i henhold til rammeaftalen kan hverken helt eller delvist uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen overdrages eller på anden måde overføres til tredjemand. Overdragelse af en bestemmende andel af Leverandørens aktier/anparter kræver endvidere forudgående skriftlig godkendelse af Kommunen. 36. Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver forsinkelse af bestilte produkter eller betaling af vederlag samt faktisk eller retlig mangel ved produkterne. Forinden misligholdelsesbestemmelsen bringes i anvendelse, har Kommunen og Leverandøren pligt til at søge uoverensstemmelserne løst i mindelighed. Forsinkelser Leverandørens forsinkelse Leveringstidspunktet for leverancerne aftales fra bestilling til bestilling. Overskrides leveringstidspunktet foreligger der en forsinkelse. Foreligger der risiko for forsinkelse, skal Leverandøren straks give bestiller/kommunen meddelelse herom. 15

16 Ved forsinket eller udeblevet levering er Kommunen berettiget til enten at fastholde eller at ophæve købet efter nedenstående bestemmelser. Kommunen er forpligtet til at meddele Leverandøren, om Kommunen ønsker at gøre en misligholdelsesbeføjelse gældende. Meddelelse herom skal ske inden for rimelig tid. Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe forsinkelse, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Vælger Kommunen at kræve produktet leveret trods forsinkelsen og dermed fastholde købet, er Kommunen berettiget til at fastsætte en ny frist, hvor Leverandøren skal sikre fyldestgørende levering. Såfremt Leverandøren ikke har leveret inden for en fornyet tidsfrist, kan Kommunen herefter gøre de øvrige misligholdelsesbeføjelser gældende: Dækningskøb: Kommunen er berettiget til dækningskøb, dvs. et køb der vedrører genstande af samme art og beskaffenhed som den misligholdte ordre. Eventuelle meromkostninger herved afholdes af Leverandøren. Kommunen er berettiget til at hæve bestillingen uanset, om leverancen er leveret efter udløb af ny frist, eller at leveringen ikke har fundet sted. Kommunen er foruden ovennævnte misligholdelsesbeføjelser ligeledes berettiget til erstatning. Kommunens forsinkelse Overskrides betalingstidspunktet, jf. betalingsbetingelserne, foreligger der en forsinkelse. Leverandøren kan alene opkræve morarente i henhold til LBK nr. 743 af 04/09/2002 bekendtgørelse af lov om renter ved forsinket betaling m.v. (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Der kan ikke opkræves gebyrer e.lign. i forbindelse med en overskridelse af betalingstidspunktet. Mangler Faktisk mangel Der foreligger en faktisk mangel, hvis der enten på kvalitet eller kvantitet er uoverensstemmelse mellem de bestilte produkter omfattet af rammeaftalen og det leverede produkt. Der foreligger ligeledes en faktisk mangel, hvis produktet ikke er, som Kommunen/borgeren med rette kunne forvente, eller hvis produktet ikke kan anvendes til det af Kommunen/borgeren oplyste behov. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. Kommunen skal inden rimelig tid efter konstateringen af en mangel rette henvendelse til Leverandøren med henblik på at gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende. Meddelelsen om en mangel kan ske skriftligt, herunder per mail, eller mundtligt. Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Kommunen kan gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende i produktets estimerede levetid, dog som minimum to år fra tidspunktet fra fyldestgørende levering af varen. Såfremt Leverandøren har givet en mere fordelagtig garanti, kan misligholdelsesbeføjelser gøres gældende i Leverandørens garantiperiode. 16

17 Ved konstatering af en faktisk mangel er Kommunen berettiget til at kræve afhjælpning. Ved afhjælpning forstås udbedring i form af efterlevering, omlevering eller omlevering. Leverandøren er forpligtet til at foretage afhjælpning af en mangel inden for en af Kommunen særskilt specificeret tidsfrist, der fastsættes ud fra Kommunens behov for en funktionel realydelse. Afhjælpningen skal ske uden yderligere vederlag for Kommunen og udføres således, at Kommunens drift forstyrres mindst muligt. Leverandøren er i forbindelse med Kommunens henvendelse forpligtet til at oplyse, hvornår afhjælpningen forventes udført inden for fristen. Såfremt Leverandøren enten ikke har afhjulpet inden for den angivne tidsfrist, har meddelt Kommunen at afhjælpning ikke er mulig inden for tidsfristen, eller såfremt det er væsentligt for Kommunen at få leveret produktet hurtigere end Leverandøren kan afhjælpe, kan Kommunen efter eget valg foretage dækningskøb. Eventuelle meromkostninger herved afholdes fuldt ud af Leverandøren. Der foreligger derudover en misligholdelse, såfremt Leverandøren ikke sikrer indkøb på tilbudslisten herunder konvertering af løbende bestillinger til tilbudslisten. Manglende overholdelse heraf medfører, at Kommunen kan opkræve en bod svarende til prisdifferencen på den fakturerede pris ift. tilsvarende el.lign. produkt på tilbudslisten. Ved 112 vil det være bevillingen der har forrang. Retlige mangler Leverandøren er forpligtet til at sikre, at der ikke eksisterer retlige mangler ved det leverede i form af materielle eller immaterielle ejendomsrettigheder. Kommunen skal uden ugrundet ophold efter konstateringen af en retlig mangel rette henvendelse til Leverandøren med henblik på at gøre sin misligholdelsesbeføjelse gældende. Meddelelsen herom skal ske skriftligt, herunder pr. mail. Ved konstatering af en retlig mangel er Kommunen berettiget til uden varsel helt eller delvist at hæve rammeaftalen og kræve erstatning. Rejser tredjemand krav mod Kommunen om krænkelse af tredjemands ret ved Leverandørens leverance til Kommunen, skal Kommunen skriftligt meddele Leverandøren dette. Leverandøren er herefter forpligtet til at overtage en eventuel tvist og holde Kommunen skadesløs for krav fra tredjemand. Hvis den misligholdende part ikke kan bringe en misligholdelse til ophør inden for den i påkravet anførte frist, har den krænkede part ret til at tilbageholde betaling eller til at ophæve rammeaftalen uden yderligere varsel. Kommunen er ligeledes berettiget til at modregne evt. udestående i forhold til bl.a. bod, forholdsmæssigt afslag mv., såfremt Leverandøren ikke fremsender kreditnota. 37. Væsentlig misligholdelse Væsentlig misligholdelse berettiger til hel eller delvis ophævelse af rammeaftalen uden varsel. Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til, misligholdelsens karakter (antal og omfang), risikoen for gentagelse efter allerede indtrufne gentagelser mv. Nedenfor er anført liste over mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse. Listen er ikke udtømmende: 17

18 a) Væsentlig tilsidesættelse af hele eller dele af rammeaftalens grundlag herunder forpligtelser hertil eller væsentlige ændringer af opgavens indhold uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen. b) Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, når Leverandørens udførelse af opgaven i henhold til rammeaftalen er behæftet med så alvorlige mangler, at Kommunen ikke med rimelighed fortsat kan forventes at ville overlade leveringen af de i rammeaftalen omfattende ydelser eller dele heraf til Leverandøren. c) Ved gentagne konstateringer af mangler. d) Enhver misligholdelse, som ikke er afhjulpet inden for 14 dage regnet fra datoen for Kommunens påkrav. e) Leverandøren kan ophæve rammeaftalen, hvis Kommunen væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse over en længere periode uden kontraktretligt grundlag herfor. f) Det betragtes som væsentlig misligholdelse, hvis der er dokumentation for, at der er sket fald i produktionsomkostningerne f.eks. på baggrund af faldende råvarepriser, men dette, efter dialog med Leverandøren, ikke kommer Kommunen til gode. g) Manglende forsikringsdækning, jf. pkt. 24 h) Overtrædelse af pkt. 28 om underleverandører i) Overtrædelse af pkt. 32 om overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ved Kommunens konstatering af en væsentlig misligholdelse, retter Kommunen skriftlig henvendelse til Leverandøren med meddelelse om, at rammeaftalen er ophæves straks samt baggrunden herfor. 38. Ophør af rammeaftalen (ophævelse og opsigelse) Ved ophævelse af rammeaftale, og uanset årsagen hertil, er Leverandøren i en overgangsperiode fastsat af Kommunen forpligtet til at varetage leverancerne, som er omfattet af rammeaftalen, indtil rammeaftalen med rimeligt varsel kan overdrages til tredjemand. Kommunen kan opsige rammeaftalen med 6 måneders varsel uden angivelse af nærmere begrundelse. Leverandøren er ved rammeaftalens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Leverandøren er i den forbindelse forpligtet til at overdrage alle relevante materialer, informationer, data mv. med henblik på at sikre, at opgaven kan videreføres uden gener for Kommunen. Kommunen er berettiget til at opsige rammeaftalen med en måneds forudgående skriftligt varsel, hvis en administrativ myndighed eller domstol afsiger kendelse/dom om eller Kommunen selv bliver opmærksom på, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er blevet overtrådt i forbindelse med gennemførelse af udbudsforretningen på en måde, der indebærer, at tildelingsbeslutningen hel eller delvis er ulovlig efter gældende regler og praksis. En myndighed i denne bestemmelse er ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud. I tilfælde heraf er Leverandøren ikke berettiget til at modtage nogen form for kompensation, erstatning eller godtgørelse. Det samme gør sig gældende, hvis rammeaftalen erklæres for uden virkning. Kommunens ret til at opsige rammeaftalen i henhold til denne bestemmelse gælder, uanset om en afgørelse, kendelse eller dom appelleres. 18

19 39. Konkurs I tilfælde af Leverandørens rekonstruktionsbehandling, konkurs, insolvens, likvidation eller anden manglende økonomisk rådighedsevne forbeholder Kommunen sig ret til uden varsel at ophæve rammeaftalen og alle hertil forbundet ydelser i det omfang, Konkursloven ikke hindrer dette. Hvis konkursboet måtte have ret til at indtræde i aftalen i medfør af Konkurslovens regler, skal konkursboet efter forespørgsel inden for en frist af 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Hvis Leverandøren er et kapitalselskab eller virksomhed med begrænset ansvar kan Kommunen ophæve rammeaftalen, hvis selskabet/virksomheden kræves opløst af Erhvervsstyrelsen. 40. Force majeure Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. 41. Fortolkning af rammeaftalen og tvistløsning Såfremt der er modstrid mellem rammeaftalens ordlyd og de til rammeaftalen knyttede bilag, går rammeaftalens ordlyd forud for bilagene. Ligeledes er bilagene oplistet i prioriteret rækkefølge, således at bilag 1 går forud for bilag 2 etc. Ved fortolkning prioriteres kravspecifikationen dermed forud for Leverandørens tilbud, dog således at, hvor Leverandørens tilbud stiller Kommunen bedre end krav som fremgår af kravspecifikationen, har dette forrang. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammerammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt en tvist ikke kan løses ved forhandling eller mægling, kan parterne lade tvisten afgøre ved domstolene. Værneting er Kommunens hjemting. Rammeaftalen er undergivet dansk ret og skal således udfyldes og fortolkes i overensstemmelse hermed. CISG finder dog ikke anvendelse. 42. Aftaleændringer Rammeaftalen kan kun ændres ved, en af begge parter underskrevet allonge, der vedlægges rammeaftalen. 19

20 43. Underskrift Rammeaftalen underskrives i 2 eksemplarer, hvor Kommunen og Leverandøren hver beholder ét eksemplar. Dato [Leverandøren ved xx].. [Xx Kommune ved xx] 20