Beretning Boligkontoret Århus

Transkript

1 Beretning Boligkontoret Århus

2 Beretning for perioden Konsolidering Boligkontoret har netop haft 2 års fødselsdag, og år 2 var et konsolideringsår. De praktiske problemer i forbindelse med selve sammenlægningen er blevet lagt bag sig. Der er nu skabt ens og entydige forretningsgange for de fleste områder. Forretningsgangene tilrettes løbende, men man vil ikke længere opleve drastiske omlægninger som det var tilfældet i 2008, hvor man indarbejdede best practise. Organisationsplanen er blevet tilrettet, således at drift og projekt på det tekniske område nu er opdelt i 2 selvstændige afdelinger. År 2 har også vist, at der nu er balance mellem budget og regnskab. Der har ikke som i 2008 været en række etableringsomkostninger, der har trukket regnskabet i negativ retning. Ser man bort fra bruttolønsomkostningerne til kommunikationsrådgiveren, hvis ansættelse ikke var indarbejdet i budgettet, er der tale om et positivt driftsresultat på små kr. Kommunikation har været et nøgleområde i det seneste år. Indledningsvis var vægten lagt på den skrevne (både interne og eksterne) kommunikation men i den sidste halvdel af perioden har der især været fokus på elektronisk kommunikation: intranet, hjemmesider og BKÅ-portal. Udlejningsområdet har ligeledes været i fokus. Der er truffet beslutning om at arbejde hen imod en fælles opnotering for alle boligorganisationerne i Århus. Derudover er der kommet nye udlejningsregler, der indebærer at man for at bevare sin indmeldelsesdato baserede anciennitet på ventelisten, aktivt skal melde tilbage herom. Dette har betydet stor travlhed i Udlejningen. Målsætninger. I forbindelse med arbejdet vedrørende forvaltningsrevision har bestyrelsen udarbejde et målsætningsprogram. Inden for de 5 hovedområder: beboere, beboerservice, organisation, administration og økonomi har man defineret 19 særlige områder som man har opstillet en række mål for. I den kommende tid skal der løbende evalueres på disse mål. Økonomi Regnskabet for år nr. 2 for Boligkontoret Århus viser, at der i modsætning til år 1, hvor der var en række uforudsete etableringsudgifter, nu er balance mellem budget og regnskab. Årets resultat er et underskud på ca kr., men dette resultat skal ses i den sammenhæng, at man forventede et underskud på ca kr., - svarende til bruttolønsudgifterne for kommunikationsrådgiveren, da denne stilling ikke var indarbejdet i budgettet. 2

3 Ny organisationsplan Ved etableringen af Boligkontoret Århus var det forventningen, at der i Teknisk Afdeling kunne frigøres ressourcer til, - udover alm. drift og renoveringsopgaver-, også at have fokus på fremadrettede tiltag såsom: energioptimering, affaldsoptimering, helhedsplaner og opgradering af den eksisterende bygningsmasse, samt andre nye tiltag. Dette skete ikke i tilstrækkelig grad. Og det blev vurderet at en kraftig medvirkende årsag hertil var den oprindelige organisation af Teknisk Afdeling. Inspektørerne varetog både drift og renoverings-/byggeprojekter. Dette var efter eget ønske, men det oplevedes dog, at inspektørerne når de havde gang i projekter periodevis blev overbelastede, hvorved fokus på de almindelige driftsopgaver blev mindsket. Samtidig blev fokus flyttet fra de mere fremadrettede tiltag. Det blev vurderet, at såfremt man organisatorisk adskilte drifts- og projektopgaverne ville man i større grad kunne frigøre og allokere ressourcer til de fremadrettede tiltag. Det blev derfor medio oktober besluttet med øjeblikkelig virkning, at opdele Teknisk Afdeling i en Driftsafdeling og en Projektafdeling. Daværende chef for Teknisk Afdeling fortsatte som Projektchef og indtil videre eneste medarbejder i projektafdelingen. De øvrige medarbejdere fortsatte i driftsafdelingen, hvor de indledningsvis refererede til Direktøren. I samme forbindelse blev Direktøren bedt om at udarbejde et forslag til ny organisation af de to afdelinger. Den nye organisationsplan skulle: Afspejle at driftsopgaver og større renoveringsopgaver er organisatorisk adskilt. Tage højde for det rationale der kan opnås ved indførsel af elektronisk syn og fakturagenkendelse mv.. Tage højde for det rationale der kan opnås ved at Inddrage ejendomsfunktionærerne i synsforretningen i videst muligt omfang. Sikre at allokeringen af driftsressourcer til afdelingerne er ens for alle boligorganisationer i administration. Sikre at der allokeres ressourcer til en tværgående indsats vedrørende opgradering af den nuværende bygningsmasse. Sikre at der allokeres ressourcer til arbejdet med helhedsplaner, - herunder den boligsociale indsats. Sikre at der allokeres ressourcer til en tværgående indsats indenfor energioptimering, - herunder registrering mv. Sikre at der allokeres ressourcer til en tværgående indsats indenfor affaldshåndtering/- optimering. 3

4 Den nye organisationsplan blev godkendt primo 2010 Direktør Sekretariat, IT + kommunikation 4 medarb. + 2 picc. Teknisk Chef Administrationschef Inspektører + tekn. sekretariat 12 medarb. Udlejning + beboerklager 9 medarb. Bogholderi + løn 8 medarb. Oprindelig organisationsplan. De røde markeringer viser placering af ledere i organisationen. Direktør Sekretariat, IT + kommunikation 4 medarb. + 2 picc. Driftschef Projektchef Administrationschef Inspektører + tekn. sekretariat 10 medarb. Projektmedarb. 1 medarb. Udlejning + beboerklager 9 medarb. Bogholderi + løn 8 medarb. Nuværende organisationsplan. De røde markeringer viser placering af ledere i organisationen.. 4

5 Den nye Projektafdeling får primært ansvaret for Nybyggeri Større renoveringsopgaver Opgradering af den nuværende bygningsmasse. Helhedsplaner Den boligsociale indsats Øvrige tværgående indsatsområder Driftsafdelingen skal selvsagt håndtere de løbende driftsopgaver relateret til vores eksisterende ejendomme. På tværs af den formelle opdeling vil der naturligvis være et meget tæt samarbejde de to afdelinger imellem. Driftschef Som det fremgår af organisationsdiagrammet ansættes der en driftschef 1. maj Driftschefen vil udover den ledelsesmæssige opgave også have en samlende og koordinerende opgave. Samtidig vil han skulle indgå i det driftsmæssige arbejde på lige fod med de øvrige inspektører. Driftschefen skal servicere afdelinger svarende til ½ inspektørstilling. Blandt de afdelinger Driftschefen skal servicere, er de afdelinger hvor man erfaringsmæssigt oplever problemer i samarbejdet mellem afdelingsbestyrelse og administration. Derudover vil driftschefen bl.a. have følgende opgaver: Sikre at allokeringen af driftsressourcer til afdelingerne er ens for alle boligorganisationer i administration. Gennemfører en ensartet forretningsgang i forhold til de enkelte afdelinger. Forestå den tværgående indsats indenfor energioptimering, - herunder registrering mv. Forestå den tværgående indsats indenfor affaldshåndtering/-optimering. Samarbejdsudvalg Sikkerhedsudvalg Der var åbnet op for intern interessetilkendelse vedr. stillingen som Driftschef blandt inspektørerne, men ingen har meldt positivt tilbage. Stillingen besættes ved eksternt opslag.. Projektmedarbejder Det blev vurderet især under hensyntagen til de forestående nybyggeriopgaver og større renoveringsopgaver der forestår, at der er behov for teknisk bistand til Projektchefen. Der vurderes at være behov for projektmedarbejderressourcer svarende til 1 inspektørstilling i projektafdelingen. Disse opgaver består i alt lige fra projektgranskning til deltagelse i byggemøder mv. 5

6 For at undgå for stor sårbarhed ved sygdom/ferie/fratræden mv. deler 2 inspektører indledningsvis opgaven som projektmedarbejder, og således skal stå til rådighed for projektchefen tilsammen 37 timer om ugen. Ved udgangen af 2010 revurderes behovet for projektmedarbejdere i Projektafdelingen under hensyntagen til antallet af forestående projekter. Økonomi Den ovenfor beskrevne organisationsplan kræver ikke tilførsel af yderligere ressourcer. De lønmidler der tidligere var afsat til stillingen som Teknisk Koordinator anvendes i stedet til stillingen som Driftschef. Samtidig udløser organisationsændringen et rationale på ca. 0,6 inspektørstilling. Rationalet høstes ikke direkte, da det anvendes til finansiering af projektmedarbejderstillingen, men rationalet kommer alligevel Boligkontoret Århus til gode indirekte, da de projekter som projektmedarbejderen beskæftiger sig med udløser et byggesagshonorar. Samtidig vil det også være berettiget at konkludere at det påviste rationale vil blive brugt til nogle af de tværgående og fremtidssikrende opgaver som den nye organisationsplan skal understøtte. Personaleudskiftninger Administrationen kommer inden for den nærmeste årrække til at opleve en kraftig personaleudskiftning, da en stor del af det administrative personale vil trække sig tilbage fra arbejdsmarkedet på grund af alder. Når man ser på aldersfordelingen blandt personalet i administrationen, kan man se at 9 (svarende til 25 %) medarbejdere enten allerede er fyldt 60 år eller fylder 60 år i Foruden disse har vi i det seneste år taget afsked med 3 medarbejdere som er gået på efterløn. Denne udfordring gør det strengt nødvendigt at Boligkontoret Århus fremstår som en spændende og god arbejdsplads, hvor vi både kan fastholde nuværende medarbejdere på arbejdsmarkedet så længe som muligt, men også så vi kan tiltrække velkvalificerede og kompetente medarbejdere. Hvad angår rekruttering af nye medarbejdere arbejder vi målrettet efter også at rekruttere yngre og nyuddannede medarbejdere. Boligkontoret Århus vil også selv tage ansvar for uddannelse af nye medarbejdere til sektoren, og vil inden for en kort årrække påbegynde egentlig kontorelevuddannelse. På tilsvarende vis er det også besluttet, at der også iværksættes elevuddannelse på ejendomsfunktionærområdet. Vi har i det seneste år måttet tage afsked med: Leif (Teknisk koordinator) gået på efterløn Susanne (løn) fratrådt Vi har i stedet sagt velkommen til: Helle (løn) 6

7 Udlejning På udlejningsområdet er der især to ting der har fyldt meget det seneste år: - fælles opnotering og nye udlejningsregler. Samtlige boligorganisationer i 5. kreds er blevet enige om at arbejde hen imod en fælles opnotering pr. 1. januar Arbejdet med at forberede og planlægge dette fælles udlejningssamarbejde skrider planmæssigt frem, og Boligkontoret Århus har en fremtrædende rolle i dette arbejde, da Direktøren sidder i projektets styregruppe og flere medarbejdere indgår i diverse arbejdsgrupper. Der er kommet nye udlejningsregler, hvilket indebærer, at såfremt man ønsker at bevare den ventelisteanciennitet man tidligere har haft på baggrund af indmeldelsesdatoen i boligorganisationen, skal man aktivt gøre opmærksom herpå og fremadrettet årligt betale et mindre ajourføringsgebyr. På grund af megen sen offentliggørelse af bekendtgørelse mv. blev det en forceret og til tider stressende proces at blive klar til den fastsatte deadline. Lovgivningen indebar at der skulle skrives ud til alle medlemmer både bolighavende og ikke-bolighavende -, med information om de nye regler. Mange af vores medlemmer kender vi ikke adressen på og mange har ændret navn siden indmeldelsen. Derudover er mange også afgået ved døden. For ikke at udsende mange breve forgæves er der gennemført en adressevask hos PostDanmark der samkørte deres database med vores medlemsregister. På baggrund heraf er der udsendt ca breve svarende til ca. 40 % af medlemsregisteret. Dette svarer til gennemsnittet på landsplan. Ved gennemførelse af en adressevask har vi honoreret lovens krav til at udsende brev til alle vores medlemmer. Derudover er der i samarbejde med de øvrige udlejningssamarbejder i kredsen indrykket annoncer i flere trykte medier. Ultimo marts har aktivt tilkendegivet at de ønsker at bevare deres anciennitet. Dertil kommer de der står på ventelisten og som derfor automatisk bibeholder ancienniteten. Der føres ikke en løbende statistik for antallet af personer på ventelisten, men hvad angår antallet af aktive søgende er det tydeligt at effekterne af finanskrisen nu også slår igennem på udlejningssituationen. Dette ses af nedenstående graf, hvor antallet af aktive søgende på ventelisten i Aarhusbo begynder at stige markant i efteråret 2008, hvor finanskrisen rigtigt begynder at udvikle sig. Dog kan den kraftige stigning det seneste år nok ikke alene tilskrives finanskrisen. Den megen snak og usikkerhed der har været omkring de nye udlejningsregler har helt sikkert foranlediget nogen til at skrive sig på ventelisten af sikkerhedsmæssige årsager. Tilsvarende har den øgede kontakt til de ikke-bolighavende medlemmer ved orienteringsbreve og annoncer sikkert også haft en effekt. 7

8 jan-06 mar-06 maj-06 jul-06 sep-06 nov-06 jan-07 mar-07 maj-07 jul-07 sep-07 nov-07 jan-08 mar-08 maj-08 jul-08 sep-08 nov-08 jan-09 mar-09 maj-09 jul-09 sep-09 nov-09 jan-10 mar-10 Antal Antal aktivt søgende på ventelisten i Aarhusbo Dato I 2009 har Boligkontoret behandlet flytninger. Fordelingen i forhold til boligorganisationer og lejemål fremgår af nedenstående tabel: Antal lejemål iflg. Flytninger i 2008 Flytninger i 2009 regnskabet for 2009 Højbo (19 %) 312 (18 %) Bo (24 %) 240 (22 %) Fagbo (19 %) 298 (18 %) Vesterbo (18 %) 455 (17 %) Sekretariatet Som nævnt ovenfor er sekretariatet blevet udvidet med en kommunikationsrådgiver. Inden for kommunikationsopgaven er der især taget hånd omkring kommunikationen internt i Boligkontoret og kommunikationen fra Boligkontoret til Beboere, beboerdemokrati og ejendomsfunktionærer. I den forbindelse er der blandt andet afholdt interne kurser i hvordan man skriver mere personligt og vedkommende. Samtidig er der arbejdet med strukturen for et intranet, hjemmesider og BKÅ-portal. Kommunikation Som led i opfyldelse af målsætningen om klar og tydelig kommunikation, valgte man fra 1. januar 2009 at ansætte en kommunikationsrådgiver. Kommunikationsrådgiveren indgår i et team med kommunikationsmedarbejderen og sammen beskæftiger de sig med mange forskellige områder inden for kommunikation. 8

9 Der er bl.a. arbejdet med at gøre medarbejderne mere bevidste omkring behovet for rettidig og tydelig kommunikation. Det er et område der er stort fokus på, og der arbejdes hele tiden på at blive bedre til at kommunikere både internt og eksternt. Der er også arbejdet med at forbedre den skrevne information. Det drejer sig både omkring det skrevne sprog og opsætningen af breve mv. Der er truffet beslutning om at fra 1. januar 2011 foregår al kommunikation med beboerdemokratiet elektronisk, så der er også arbejdet med styrkelse af den elektroniske information. Inden for dette område har man arbejdet primært med 3 områder: intranet, BKÅ-portalen og hjemmesider. Intranet og BKÅ Portalen to centrale kommunikationsplatforme I marts 2009 fik Boligkontoret Århus et intranet. Løsningen er udviklet med rent interne ressourcer og bygger på et gratis system. Til trods for at intranettet dermed stort set er gratis, ja så fungerer det rigtig godt i dagligdagen internt i administrationen. Bl.a. oplever vi forbedringer i forhold til Kommunikation: Mere aktuel information og åben dialog på tværs i organisationen Arbejdsprocesser: Flere vejledninger og arbejdsgange er beskrevet på intranettet og derfor nemt at finde og benytte Videndeling: Bedre overblik over vores viden og ansvarsområder, ligesom man nemt kan spørge ude i hele organisationen og få svar. Organisatorisk udvikling: Intranettet synliggør medarbejdere, binder sammen, giver medindflydelse, åben dialog, plads til sociale aktiviteter osv. De gode erfaringer med intranettet gav anledning til at opbygge et tilsvarende ekstranet - et fælles forum for alle folkevalgte og ansatte i Boligkontoret Århus. BKÅ Portalen gik således i luften oktober BKÅ portalen udsprang af et behov hos administrationen for at kommunikere hurtigt, smidigt, og rettidigt med især afdelingsbestyrelserne, ejendomsfunktionærer og hovedbestyrelser. Samtidig er ambitionen at samle og arkivere information centralt så man kan søge tilbage og selv dykke ned efter nyttige informationer især gavnligt for nye medlemmer. BKÅ Portalen er således en værdifuld kommunikationskanal og platform til videndeling mv. Ikke mindst for administrationen, der her har en central, billig og effektiv kanal til at formidle både fælles nyheder og mere specifikke beskeder ud til folkevalgte og ansatte. Visionen er siden vokset og har også et langsigtet beboerdemokratisk sigte: At udvikle BKÅ Portalen til et tværorganisatorisk netværk, der styrker og udvikler vores beboerdemokrati et samlende og åbent forum for alle personer i organisationen med gode muligheder for dialog, deltagelse, debat og deling af ideer, erfaringer, viden... Det særlige ved BKÅ Portalen er nemlig, at vi siger farvel til envejs kommunikation og åbner op for nye muligheder for at komme til orde og deltage. Alle medlemmer har fri taleret og taletid. Alle kan selv oprette nye indlæg og kommentere på andres beskeder, herunder informationer fra administrationen. 9

10 I forhold til de visionære mål står BKÅ Portalen over for en række udfordringer, som man også møder på andre områder. Dels danskeres generelle IT-kompetencer, dels udfordringer med at engagere og motivere brugere til at deltage aktivt. Samtidig lever siden dog fint i forhold til de mere konkrete og praktiske mål (fx nyhedsformidling) med fuld accept af, at mange kun deltager ved at lytte med og holde sig opdateret. Ved at samle informationer på en fælles og døgnåben hjemmeside øger vi tilgængeligheden og aktualiteten. Vi får en mere direkte dialog og erfaringsudveksling, og det er nemt at søge i informationer. Alt sammen supplerende muligheder og tidssvarende rammer for den enkeltes deltagelse og medindflydelse i beboerdemokratiet. Boligkontoret Århus vil løbende udvikle de forskellige aspekter ved BKÅ Portalen med afsæt og indlevelse i folkevalgte og ansattes ønsker, behov og krav. Nye hjemmesider endnu et skridt mod det digitale beboerdemokrati I maj 2009 besluttede repræsentantskabet i Boligkontoret Århus at nedsætte en webarbejdsgruppe. Gruppens opgave er finde og udvikle en optimal og fremtidssikret løsning til håndtering af de mange hjemmesider i den samlede organisation: Boligkontoret Århus, de fire foreninger samt de ca. 100 afdelinger. Efter et par møder, hvor forventningerne blev afstemt på tværs af foreningerne, blev arbejdsgruppen indsnævret til to medarbejdere på Boligkontoret Århus. Vi har valgt et open source system, der sikrer at vi ikke er bundet til det aktuelle webbureau, som hjælper med udvikling og implementering. Desuden er der ingen omkostninger til licenser, opdateringer mv. Projektet kører på fuld tryk og alle sider er i luften senest oktober Grundtanken er at samle de mange sider i ét centralt, drifts- og kvalitetssikkert system forankret hos Boligkontoret Århus. Det giver i første omgang store besparelser i forhold til udvikling og design af sider. Og på længere sigt giver det betydelige fordele i forhold til drift, opdateringer, løbende udvikling mv. Samtidig opbygger Boligkontoret Århus løbende kompetencer og ekspertise om systemet, som vi umiddelbart kan overdrage, når der er udskiftning af redaktører i afdelingerne. Der er altså en indbygget support og backup-sikkerhed i modellen, så siden ikke dør hen, når den lokale redaktør udskiftes. Endelig kan Boligkontoret Århus nemt og effektivt administrere og vedligeholde centrale informationer, der vises ude på de mange afdelingssider. Afdelingssiderne bygges op over samme design-skabelon, som er baseret på input fra folkevalgte, bl.a. afstemning på BKÅ Portalen. Herved kan siderne relativt nemt kopieres ud til de enkelte afdelinger. Afdelingen vælger selv en redaktør, der får tilbud om et kursus i systemet. Herefter får afdelingen selv ansvaret for den indholdsmæssige opdatering og vedligeholdelse livet på hjemmesiden. Der er også mulighed for evt. videreudvikling og tilkøb i dialog med Boligkontoret Århus afhængig af ønsker og ambitioner. 10

11 Boligkontoret Århus får også en ny hjemmeside. Den samler de informationer, der er fælles på tværs af foreninger og afdelinger. Og den fungerer samtidig som samlingspunkt for og port ud til både de nye foreningssider og alle afdelingssider. Bogholderiet Økonomi Der er et underskud på kr. i Det er bedre end forventet, idet det blev besluttet at ansætte en kommunikationsrådgiver længe efter budgettet for 2009 blev godkendt. Til gengæld blev byggesagshonorarer og den årlige bonus fra de større firmaer højere end ventet. Personaleudgifter: De blev kr. højere end budgetlagt. Det er en mindre overskridelse end forventet på trods af ansættelsen af en kommunikationsrådgiver. Det skyldes væsentligt mindre overarbejde og dermed et lavere beløb til periodisering af feriepengeforpligtelse. I 2010 bliver der en del overarbejde i forbindelse med de nye udlejningsregler, hvor der udsendes brev til medlemmerne, således de kan beholde deres anciennitet. Kontorholdsudgifter: Blev kr. højere end budgetlagt. Det skyldes højere udgifter til edb. Til gengæld var udgifter til især tryksager, porto og PBS gebyrer lavere. Kontorlokaleudgifter: Udgiften var kr. højere. Det skyldes især højere fællesudgifter og ombygning af lokaler. Afskrivninger: Afskrivning af både kontorinventar, edb og biler var større end budgetlagt. Det skyldes større investeringer end forventet da budgettet blev lavet. Der blev også indkøbt en bil til direktøren i december Administrationsbidrag: Blev lidt højere end forventet på grund af forbrugsregnskaber. Gebyrer : Indmeldelsesgebyrer, påkravsgebyrer og antenneregnskaber gav en højere indtægt, mens vaskekort gave en mindre indtægt. Samlet set er merindtægt på kr. Byggesagshonorarer: Der var honorar i forbindelse med indretning af nye lejligheder i Højbo samt højere honorarer i forbindelse med forbedringsarbejder. Diverse: Der er i 2009 lavet en aftale med de større kreditorer om en årlig bonus. Det har betyder større indtægter. 11

12 Bogholderiet Der er kun sket en enkelt ændring i bogholderiet. Helle Ikkala blev ansat til primært at arbejde med løn og kreditorer. Bogholderiet fortsætter processen med løse arbejdsopgaverne så vidt muligt ens i de 4 boligorganisationer. Det er vi kommet ret langt med og kan tydeligt mærke forskellen til da vi startede. Opgaverne løses hurtigere end før. Vi arbejder stadig på der er flere der kan løse de samme arbejdsopgaver. Så mindsker vi sårbarheden i forbindelse med ferie og sygdom. Driftsafdelingen Som det fremgår ovenfor har det tekniske område undergået en organisationsændring. I forbindelse hermed blev det undersøgt om man kunne optimere indsatsen i forbindelse med fraflytningssyn. Fraflytningssyn blev oprindeligt udelukkende foretaget af inspektørerne, men det er blevet vurderet at disse i større omfang kan gennemføres af ejendomsfunktionærerne, da disse i stort omfang er uddannet hertil, og alligevel deltager i synet. Det er derfor blevet besluttet at lade ejendomsfunktionærerne foretage fraflytningssyn. For den nuværende medarbejdergruppe vil der være tale om en frivillig ordning, men ved nyansættelser vil det være et krav at man skal gennemføre fraflytningssyn. Selv om ejendomsfunktionæren har synsopgaven i en afdeling, vil der være situationer hvor der kan være behov for at inspektøren enten gennemfører eller bistår ved synet. Umiddelbart vurderes det på baggrund af de modtagne tilbagemeldinger, at % af de fremtidige fraflytningssyn kan gennemføres af ejendomsfunktionæren. Der vil i starten af 2010 blive lavet særlige forretningsgangsbeskrivelser for de syn hvor ejendomsfunktionærerne deltager, således ansvarsfordelingen er præcist beskrevet. Der vil i foråret 2010 blive afholdt de nødvendige opgraderings- og opfriskningskurser for ejendomsfunktionærerne. Inspektørerne skal overdrage synsopgaven til ejendomsfunktionærerne igennem gradvis overdragelse og følordning. Det forventes at ejendomsfunktionærerne efter sommerferien 2010 vil kunne løfte opgaven selv. Projektafdelingen Konkrete (større) projekter afsluttet det seneste år: BO 83: Afd. 1 og 2: Projektering af vinduesudskiftning, udføres i Afd. 5,7 og 8: Udskiftning af tag, vinduer og etablering af altaner i taglejligheder. Vesterbo: Afd. 5: Projektering af bad og køkkenrenovering i 2009, opstart marts Afd. 1-2: Individuel modernisering af ca. 14 køkkener. Afd. 10: Individuel modernisering af ca. 50 køkkener. Afd. 14: Beslutning truffet om vinduesudskiftning, udføres i Afd. 21: Vinduesudskiftning afsluttet i

13 Fagbo: Afd. 7: Individuel modernisering af ca. 30 køkkener. Afd. 14: Individuel modernisering af ca. 22 køkkener. Højbo: Afd. 1 og 3: Projektering af vinduesudskiftning, udføres i Afd. 3: Tidligere institutioner ombygget til 4 handicapvenlige boliger. Afd. 6: Projektering af bad og køkkenrenovering i 2009, udføres fra januar Afd. 11: Ombygning og indretning af nye beboerlokaler. Nybyggeri. Efter en længere tids dødvande, er der endelig kommet gang i byggeriet. Inden for kort tid forventes der at kunne tages første spadestik ved 2 nye byggerier. Vesterbo opfører 23 familieboliger i Sabro (afd. 29) på Rønnevangen. Licitation i totalentreprisekonkurrence, energiklasse 1. Forventet byggeperiode maj 2010 juni Bo83 opfører 21 familieboliger i Mårslet (afd. 30) på Damgårdstoften. Licitation i totalentreprisekonkurrence, energiklasse 1. Forventet byggeperiode juni 2010 juli2011. For begge byggeriers vedkommende er der tale om tæt-lav bebyggelse. Senere på året forventes der at kunne ske byggestart på et projekt i Hjortshøj (Virup Skovvej), hvor Højbo har fået kvote til 65 familieboliger. Også her er der tale om tæt-lav bebyggelse og energiklasse 1. De 5 foreninger i Aarhusbo har i fællesskab indsendt en ansøgning om 300 familieboliger i Lisbjerg. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som videreudvikler på ansøgningen for så vidt angår boligtype, arkitektur, driftsfællesskab mv. Det er tanken at alle 5 foreninger skal bygge i Lisbjerg såfremt der tildeles en kvote på 300 boliger over en årrække. Såfremt ansøgningen imødekommes og der udmeldes kvote til Lisbjerg i 2010 vil Fagbo skulle bygge først. Den boligsociale indsats I samarbejde med Fællessekretariatet er der gennemført en beboerundersøgelse vedr. trivsel i de fire foreningers afdelinger i det såkaldte vandtårnsområde. Det drejer sig om: Højbos afd. 7 (Illerupvej) & afd. 11 (Kalmargade) Fagbos afd. 5 (Illerupvej) Vesterbos afd. 8 (Nydamsparken), afd. 9 (Reginehøj) & afd. 11 (Lindholmparken) Undersøgelsesrapporten er netop blevet færdig, og fremsendes til de relevante afdelinger. Rapportens konklusioner vil blive brugt til at afhjælpe og forebygge boligsociale problemstillinger i de berørte afdelinger. Dette vil ske i tæt dialog mellem afdeling, boligorganisation og Boligkontoret Århus. 13

14 Beboerdemokratiet Det demokratiske samarbejde mellem de fire foreninger har ikke fundet nogen fælles platform. To udvalg er opløst og fælles kursus/møde aktiviteter er på et absolut lavpunkt. Det må konstateres, at bestyrelsen ikke har kunnet leve op til egen målsætning om udvikling af det demokratiske samarbejde mellem foreningerne. Der er et behov for at for debatteret om der mellem de firer organisationer er et ønske om fælles møder/aktiviteter og i hvilket omfang. Den mundtlige beretning vil i stor udstrækning lægge op til denne debat. Bestyrelsen har fortsat ambition om etablering af en mere permanent debat om den fælles politik. Redaktionsudvalg fællesmøde. Udvalget har siden sidste repræsentantskabsmøde afholdt to møder. På mødet i november 2009 blev det besluttet at flere tiltag skulle undersøges nærmere. Gruppen har forsøgt at finde nogle samarbejdsområder f.eks.: - Fælles artikler - Fælles billedarkiv - Fælles journalist - Fælles layout og produktionssted Den 25/3 var der indkaldt til møde for alle medlemmer af bladredaktionerne i Højbo, Bo83 og Vesterbo (aftalt i nov. 2009), men kun tre mødte op! Konklusionen blev, at det er slut med den form for møder i dette regi. Gruppen opløses øjeblikkelig og gruppen på portalen nedlægges efter repræsentantskabsmødet i BKÅ den 4/ Ovennævnte initiativer bliver altså nu lagt i skuffen, ligeledes må det forventes at et tættere samarbejde med BKÅ's kommunikationsmedarbejder om bladene også mindskes betydeligt. Det er skuffende, at det ikke har været muligt, at finde sammen om ovennævnte initiativer, men hverken vilje eller engagement har været tilstede hos flertallet af gruppens medlemmer. Endelig må det konstateres, at et fælles blad for BKÅ ikke kan etableres på nuværende tidspunkt IT-udvalget IT-udvalget blev nedlagt som stående udvalg. Det er besluttet at det kan nedsættes ad-hoc. Kursusudvalget Udvalget har i det forløbne regnskabsår afholdt et møde hvor vi drøftede behov for kursusaktivitet i Boligkontoret Århus samt mødeaktivitet i kursusudvalget. Bestyrelsen i Boligkontoret Århus mener, at repræsentantskabet skulle indkaldes til et orienteringsmøde om den nye styringsreform og de konsekvenser det havde for Boligkontoret samt de individuelle foreninger. Sådant et møde blev der indkaldt til af Niels Sørensen, Boligselskabernes Landsforenings 5. kreds, som foredragsholder. Udover dette var der enighed i udvalget om, at det ikke var nødvendigt at indkalde til flere møder i udvalget, da møderne sagtens kan klares på . 14

15 Vi har siden hen indkaldt til introduktionsmøde for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt de afdelingsbestyrelsesmedlemmer der havde brug for en genopfriskning i rettigheder og forpligtelser i arbejdet som bestyrelsesmedlem. Kursusudvalget havde et forslag om, at repræsentantskabet i Boligkontoret Århus kunne tage på en weekendtur til Brussel i bus, hvor vi kunne lære hinanden bedre at kende samt få en faglig orientering om boligpolitik set fra en EU-politiker. På grund af økonomien i Boligkontoret Århus blev dette forslag skrinlagt. Bestyrelse og direktør, Boligkontoret Århus Robert W Thorsen Søren Høgsberg Olav Bertelsen Formand Næstformand Bestyrelsesmedlem Chris Cully Lars Hansen Margrethe Skou Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Steen M Andersen Direktør 15