Sandkasse og brush up MEAmidt september 2016

Transkript

1 Sandkasse og brush up MEAmidt september 2016

2 Dagens program Morgenmad og velkomst/introduktion Brush up vigtigste pointer fra faciliteringsdagen i marts Forberedelse til sandkassen i 3+4-mands grupper inkl. selvvalgt pause Frokost Facilitering hold Facilitering hold Kaffe & Kage Facilitering hold Afslutning og opsummering

3 Kreativitet & facilitering For at forstå facilitering skal man kende til kreativitet

4 Hjernen er mønsterdanner (reproduktiv tænkning) Reproduktiv tænkning er fint men vær opmærksom på, at der er brug for forskellige tænkninger på forskellige tidspunkter!!!!

5 To typer af tænkning If you always think the way you always thought, you'll always get what you've always got (Michael Michalko) 1. Reproduktiv tænkning På basis af kendte / lignende situationer vi er stødt på før Analytisk udvælgelse af mest lovende tilgang til løsning (rationel) Ekskluderer alle andre tilgange Målrettet mod løsning 2. Produktiv tænkning (kreativ) Hvor mange måder kan jeg anskue dette på? Konstant forbedring af ideer og produkter Udfordrer antagelser

6 Facilitering - indføring i et værktøj

7 Slip potentialet fri hos individet og i gruppen

8 VÆRKTØJSKASSEN JEG Facilitator- rollen VI Grupperelationer & gruppedynamik SPIN DET Metoder & værktøjer (Divergere, Konvergere & Energizers / Icebreakers) Kontekst & procesforståelse Model: VIA.UC Innovation og Karriere

9 Indplacering af facilitering Redskab Spørgsmål Supervision Coaching Vejledning Facilitering Mentoring Rådgivning Svar Instruktion Magtbaseret Magtfri Relation Kilde: Stelter (2002)

10 At være facilitator er at udøve skjult magt. Facilitatorens legitimitet som facilitator er at svæve over processen med overblik og retten til at skubbe processen i en bestemt retning (Citat fra artikel: Facilitering er et buzz word med problemer Fis, fusk og facilitering)

11 Hvorfor facilitere? Ved at have dygtige og erfarne facilitatorer i workshops, projektmøder, teams, afdelinger etc., muliggør man en frigørelse af den viden og erfaring, deltagerne sidder inde med, således at man samlet opnår den synergi, der skal til for at løse en opgave optimalt (Michael Weidner / Den gode idé ligger ofte i ens ikke-viden!

12 Viden og ikke-viden Udvikling af viden (divergente fase) Det endnu-ikkeopdagede eller det endnu-ikke-tænkte ligger som latente muligheder Viden vi ved, vi har Viden vi ved, vi ikke har Viden vi ikke ved, vi ikke har Ikke-viden kan inddeles i 1.noget, som man er bevidst om, at man ikke ved (det er dog se slags viden) 2.Noget, som man ikke er bevidst om, at man ikke ved (også kaldet kognitiv blindhed ) (Lotte Darsø)

13 Facilitering hvornår / hvornår ikke? Åben problemstilling Facilitere Facilitere Lukket problemstilling Diktere Informere Model: VIA UC, AML & USP Forsvarskultur Støttende kultur

14 Facilitator Rollen?

15 JEG Facilitator- rollen VI Grupperelationer & gruppedynamik SPIN DET Metoder & værktøjer (Divergere, Konvergere & Energizers / Icebreakers) Model: VIA.UC Innovation og Karriere

16 Facilitatoren s rolle Facilitator ~ dirigent Spiller ikke selv instrument (selvom han / hun godt kan) Skaber samspil Træder skridt tilbage Frigør energi Bringer relevant viden frem hos deltagerne/gruppen/teamet

17 Facilitatoren s rolle Grundlæggende principper: 1. Forbliv neutral 2. Fokus på proces ikke på indhold 3. Gruppen er eksperten 4. Fasthold en aftagende rolle

18 Kompleks rolle at være facilitator! Kræver parallel, mental tilstedeværelse på to niveauer: Facilitatoren skal både være til stede i workshoppen /seancen / mødet, men også være over det

19 Intervention ( Interruption ) - en svær balancegang! Stop op med jævne mellemrum (også, når processen går godt) og check / italesæt: HVORDAN GÅR DET?? Check the pace Check the proces Check the pulse (Bens: Facilitating Uphill)

20 Facilitering Personlig Stil Magt & Fokus Workshoppens fokus er på dig!! At være facilitator er at udøve skjult magt (citat, Fis, fusk og facilitering) Dit kropssprog, dine ord og dine handlinger Du har magt over gruppens adfærd brug den konstruktivt! Overvej dine muligheder før indgriben i gruppens adfærd Hav empati! - Undgå at fornærme nogen! Start i det små med behersket indgriben ved forstyrrende adfærd, og eskalér i et tempo, der passer til denne støj Find din egen personlige stil, men glem ikke de 4 grundlæggende principper 1. Forbliv neutral 2. Fokus på proces ikke på indhold 3. Gruppen er eksperten 4. Fasthold en aftagende rolle

21 Facilitatoren s rolle - Kan alle blive en god facilitator? Nyttige egenskaber (personlige og faglige): Imødekommende natur og adfærd med et reelt ønske om at få deltagerne til at føle større selvværd og nå de resultater de stiler efter Tænke hurtigt og logisk med evnen til at analysere dialogen, hvordan den relaterer til emnet og konkretisere denne med relevant svar Kommunikere klart og tydelig ved at give konkrete og præcise kommentarer God til at lytte ved at engagere den enkelte deltager og ved at spørge ind til kernen af dialogen (Inspiration: Anne Weber Carlsen)

22 Facilitatoren s rolle - Kan alle blive en god facilitator? Nyttige egenskaber (personlige og faglige): Bygge sympati og tillid hos gruppen (skabe rapport) Udstråle selvstændighed og lederegenskaber når der arbejdes med andre Have god proces-forståelse med interesse for at finde nye og bedre måder at gøre tingene på Naturlig autoritet (Inspiration: Anne Weber Carlsen)

23 Sætte Scenen Det mentale rum & Det fysiske rum

24 Setting the Frame (Sam Kaner, p.114) Det er DIG som facilitator, der sætter scenen & det mentale rum, hvori seancen skal finde sted! The Task: Here s what we re going to do The Outcome: This is what we ll have, when we re done The Process: Here s how we ll do it The Rationale Here s why we re using this process The Expected Time Here s how long this will take

25 Det Fysiske Rum - Hvad betyder det for hele set-uppet?

26 PROCESFORSTÅELSE & -DESIGN

27 Formål Procesdesign Metoder & Værktøjer

28 Procesforståelse / -design Model: Ole Striim Kreativ problemløsning og Praktisk Idéudvikling

29 Fokusering: Fokusspørgsmålet (Ole Striim) Et godt fokusspørgsmål Tager udgangspunkt i formålet med processen Afgrænser og åbner samtidig op for processen (mulighed for fordybelse og udforskning) Er så konkret, at det er muligt at arbejde med det uden at det fastlåser arbejdet Hvordan fyrer vi vores løntunge medarbejdere på de polske fabrikker? Giver mulighed for at producere det udbytte man ønsker af processen Det skal være enkelt og letforståeligt Hvordan kunne man forestille sig at andre ville tænke, at vi som producent kunne løse udfordringerne omkring produktionsomkostninger og leverancelogistik (med særligt fokus på Fjernøsten og Østeuropa) uden at vi brandingmæssigt lider overlast og devaluerer sælgernes motivation?

30 Procesforståelse og -design Model: Idéværkstedet Innovation & Karriere / VIA UC

31 Divergent & konvergent - holdes adskilt Kilder: S. Kaner, Strimm, Hein, m.fl. Divergent tænkning Konvergent tænkning Skaber alternativer Folder et problem ud Genererer ideer (mange) Åben diskussion (samler forskellige synspunkter) Kritik og selvcensur ikke tilladt! Evaluerer alternativer Opsummerer essenser Opdeler ideer i kategorier Når frem til konklusioner Kritik er velkommen!

32 Metoder og værktøjer til at divergere og konvergere - samt retningsgivende værktøjer & energizers / icebreakers

33 JEG Facilitator- rollen VI Grupperelationer & gruppedynamik SPIN DET Metoder & værktøjer (Divergere, Konvergere & Energizers / Icebreakers) Model: VIA.UC Innovation og Karriere

34 SCAMPER Impulsteknik Idéforbedring Cirkelmetoden Kreativ fokusering, Kipling, problem omformulering Brainstorm Omvendt Brainstorm Idébålet Rolleperspektiv SCAMPER Visuel Teknik Idébålet Alm. Kategorisering Selektionsmatrix Dot-voting Idé-sien Selektionsmatrix Pugh-matrix Dot-voting Model: Ole Striim

35 Brainstorming - Alex Osborne, Applied Imagination: Principles and Procedures of Creative Problem Solving, 1953 Fire grundlæggende regler for brainstorming 1. KVANTITET Få så mange ideer som muligt. Forskning viser, at der I gennemsnit skal rå ikke-nedskrevne / 300 opsamlede ideer til én succes. Nedsætter censurbarrieren 2. TILBAGEHOLD KRITIK (ingen kritik eller vurdering!!) Suspending judgement ikke at forveksle med, at hele processen skal være kritikløs 3. GERNE USÆDVANLIGE IDEER Er med til at bryde vanemønstre (reproduktiv tænkning). Sætter nye ideer i gang hos andre 4. BYG VIDERE PÅ ANDRES IDEER = 3 Idéer er kilder til inspiration, der igen leder til nye og endnu bedre idéer (citat fra Innovation for Ildsjæle og Vandbære)

36 Omvendt brainstorming (Ole Striim, pp ) Videreudvikling af almindelig brainstorm. Udnytter evt. negativ energi og vender den konstruktivt Fire arbejdsfaser A. 1 x POSITIV opgaveformulering Hvordan plejer vi flere ældre med færre hænder? B. X x antal NEGATIVE opgaveformuleringer C. NEGATIVE ideer Hvordan sikrer vi at plejesektoren bliver ineffektiv og ressourcetung? D. POSITIVE ideer (Afledte af negative ideer IKKE BLOT MED OMVENDT FORTEGN men som svar på positiv opgaveformulering fra fase A (som indfaldsvinkel til at skabe positive idéer)

37 Rolleperspektiv (Ole Striim pp ) - Anvendelse af forudbestemte synsvinkler, repræsenteret ved forskellige roller Fire arbejdsfaser Fokusering (kreativ fokusering) Rollevalg Spontane idéer Brugbare idéer Rollevalg kan fx være: Kunstner, politibetjent, politiker, barn, ældre, designer, popstjerne, rationaliseringsekspert m.fl. Spontane ideer: Hvordan ville rolle x løse problemet? Brugbare ideer: Hvordan kan idéen ændres så den bliver realistisk og brugbar?

38 Idégenerering/skabelse: Idébål (Jan Hein p ) Bygger på brainstorming-metoden. Gør det muligt at tematisere og udvælge et deltema. Skaber et fælles overblik og gør ideer operationelle. Fremgangsmåde Fokusspørgsmål placeres i midten (oftest på gulvet) Arbejd selv tid på 5-10 minutter (individuelt / to-og-to) / idégenerering Den enkelte (eller to-og-to) skriver egne ideer ned på enkelte papirer (1 idé pr. papir med store bogstaver) Herefter placeres alle idéer rundt om fokusspørgsmålet (heraf navnet: der bæres brænde til bålet ) Ideerne organiseres evt. af deltagerene efter deltemaer og der udarbejdes overskrifter Hvis der skal prioriteres på stedet, stiller alle sig bag den overskrift (m/bunke af idéer), som de helst vil arbejde videre med En fair proces (inkl. instruktioner) tager minimum 1 time!

39 Hvor let er ideen at implementere? Sammenfatning: Selektionsmatrix SVÆR Vent Undersøg Planlæg (nice to have) Sæt i gang med det samme (lavt hængende frugter) LET LAV Vurderet effekt i forhold til projektets bundlinje-parametre HØJ

40 Idévurdering: Dot voting 1. Hvis de ikke er udvalgt på forhånd, så lav en liste med kriterier for, hvad den gode idé er 2. Prioritér kriterierne (hvis de ikke allerede er prioriterede på forhånd) 3. Giv alle deltagerne en sprit tusch (eller lign) og giv dem 3-5 stemmer, som de må allokere til udvalgte ideer 4. Arrangér ideerne, så de dottede ideer hænger rangeret efter antallet af stemmer 5. Gå ideerne igennem og tjek for skjult utilfredshed o. lign. 6. Giv deltagerne mulighed for at plukke forældreløse ideer ud af mængden 7. Smid resten af ideerne væk eller arkivér dem Kilde: Innovation for Ildsjæle og Vandbærere, af Kollerup & Thorball

41 Drejebog (eksempel på intern køreplan) Tidspunkt Emne Hvem Metode Rekvisitter / div. praktisk Punkt 1: Velkomst KESO Kaffe & rundstykker Stole i halvcirkel / front mod storskærm Punkt 2: Netværkets rammer (info) KESO PC / Power Point : Punkt 3: Udfoldning af eksisterende fagområder + definering af nye AML Group- System Computere sat op ved bord x Kort præsentation af fagområderne og formålet med dette dagsordenpunkt KESO Icebreaker kort præsentation af system Brainstorming / flere fagområder? AML Punkter lægges sammen Udfolde fagområderne: 3 kategorier Evt. faglig prioritering? / afstemning AML/KESO Opsamling: hvad er kommet frem?

42 Facilitering Andre hjælpemidler Facilitator s tjekliste (side 1 af 2) Introducér forløbet Byd deltagerne velkommen ved ankomst, uddel navneskilte, vis deltagerne til deres pladser og tilbyd forfriskninger Præsenter herefter dig selv og evt. co-facilitator, introducer team / gruppe samt evt. sponsor / projektleder Lad deltagerne introducere sig selv kort Klargør formålet med mødet (sæt rammen!) Sponsor tilkendegiver arrangement / projekt Projektleder præsenterer omfang af og mål med projekt Facilitator forklarer omfanget af og mål med workshop Introducer dagsorden Hæng den op og gennemgå kort hvert punkt (er delt ud på forhånd) Opnå konsensus for agenda

43 Facilitering Andre hjælpemidler Facilitator s tjekliste (side 2 af 2) Præsenter roller og ansvar Facilitator, Sponsor, Projektleder, Deltagere, Observatører, Referent Praktiske bemærkninger Pauser, måltider, toiletter Beskeder, afslutningstidspunkt Nødudgange ved større forsamlinger Gennemgå møderegler Gør reglerne synlige for alle og gennemgå dem enkeltvis Sørg for yderligere input til regler fra deltagerne Opnå bred enighed om disse regler Gå i gang!!

44 Energizers & Icebreakers også i Det rummet i værktøjskassen

45 Grupperelationer og -dynamik

46 Samspil Idéudvikling og kreativ problemløsning foregår næsten altid i samspil mellem forskellige mennesker. Selv om den første spire til en ny idé normalt kommer fra en enkelt person, sker udviklingen frem til den færdige idé næsten altid i et kreativt samspil mellem personer i en arbejdsgruppe eller en projektgruppe. (Ole Striim, Kreativ problemløsning og praktisk idéudvikling, p.129).

47 Samspil Hvis der ikke opstår et godt samspil i en gruppe, der arbejder med idéudvikling og problemløsning, vil gruppen ikke være i stand til at fungere kreativt. Den vil heller ikke være i stand til at udvikle nye idéer (Ole Striim, Kreativ problemløsning og praktisk idéudvikling, p.129)

48 Sammensætning kreative gruppe? Dem der skal leve af det Dem der skal leve med det Eksperter Wild cards / Ghosts Fra Sejer Jakobsen & Rebsdorf

49 Facilitering i praksis - i sandkassen JEG Facilitator- rollen VI Grupperelationer & gruppedynamik SPIN DET Metoder & værktøjer (Divergere, Konvergere & Energizers / Icebreakers) Model: VIA.UC Innovation og Karriere

50 Sandkasse med reflekterende team ( fiskebowle ) Facilitator Facilitator Kreativ gruppe Reflekterende team - Thorsten

51 Facilitering i praksis - afprøvning af rollen som facilitator Find en relevant case, som I vil benytte til jeres praktiske afprøvning af rollen som facilitator i sandkassen Forbered jer (TRIO) på at gennemføre selve faciliteringen (I får stillet en lille kreativ gruppe på 6 personer til rådighed) Bemærk, at I har begrænset tid til rådighed (men I må gerne spole i processen og lave kunstgreb ) Design jeres lille proces - vælg (kreativ) teknik ( DET ) til afprøvning (brug facilitatorhjulet & drejebog) Forhold jer kritisk og analyserende til jer selv i rollen som facilitatorer styrker/svagheder, udviklingsområder?

52 DUO Vejledende tidsplan max. 60 minutter pr. facilitering (inkl. briefing & de-briefing!) Facilitatorer introducerer INDEN seancen går i gang: Hvad er set-uppet for faciliteringen (evt. rollefordeling & lysten til modstand ) 5 min. Faciliteringen går i gang Mulighed for time out undervejs Faciliteringen afsluttes 35 min.!! 1. Facilitator kommenterer / reflekterer højt over oplevelsen Hvordan havde jeg det med det? Hvad fik jeg ud af det? (husk: både proces & indhold) 5 min. 2. Gruppen kommenterer 5 min. 3. Det reflekterende team kommenterer 5 min. (4. Plenum snak 5 min.)

53 TRIO Vejledende tidsplan max. 70 minutter pr. facilitering (inkl. briefing & de-briefing!) Facilitatorer introducerer INDEN seancen går i gang: Hvad er set-uppet for faciliteringen (evt. rollefordeling & lysten til modstand ) 5 min. Faciliteringen går i gang Mulighed for time out undervejs Faciliteringen afsluttes 45 min.!! 1. Facilitator kommenterer / reflekterer højt over oplevelsen Hvordan havde jeg det med det? Hvad fik jeg ud af det? (husk: både proces & indhold) 5 min. 2. Gruppen kommenterer 5 min. 3. Det reflekterende team kommenterer 5 min. (4. Plenum snak 5 min.)

54 Regler for kommunikationen i time out HVEM kan bede om time out? Facilitatorerne, der ønsker observationer udefra (reflekterende team) for at komme videre Det reflekterende team (Thorsten som underviser er en del af det- ellers normalt aldrig når man arbejder med reflekterende teams!), der ønsker at give facilitatorerne nogle brugbare observationer på, hvad der er ved at ske Der tales om og til ( fiskebowlen ) men ikke med (ingen dialog eller diskussion!!) Kommunikationen skal også gå på data / fakta / konkrete observationer må ikke alene være vurderende / fortolkende Efter time out gives faciliteringen tilbage til facilitatorerne

55 LÆRING!

56 - og ikke fed bask

57 Feedbackteknik Sandwich-/burgermodellen 1. Hvad var specifikt godt begrund hvorfor? 2. Hvad kan gøres bedre/anderledes eksemplificér hvordan? 3. Styrke gaven jeg ser i dig. Giv en gave! Du vil gerne servere et stykke kød / en burger med substans i Det skal dog ikke serveres direkte, men skal være spiseligt for modtageren så servér både grønt og bolle til også (dvs. også noget positivt) Feedback bør altid gives konstruktivt! Så tænk både over, hvad du siger og hvordan!

58 Feedback Data = en præcis iagttagelse Hvad er det positive? Gaven? Hvad kan gøres bedre / anderledes? eksemplificér, vær konkret Fortolkning & vurdering Din oplevelse & Din reaktion Din vurdering vær klar i spyttet på, at det jo altså kun er DIN Det oplever jeg sådan Jeg tror/oplever, at det har den virkning, at Konstruktive forslag ud fra din kritiske iagttagelse Resumér det positive...

59 Der ER svært at give og modtage feedback Feedback eren Der tages altid afsæt i handlingen! Ikke fortolkning!! Vær specifik, konstruktiv og eksemplificer Vælg evt. et særligt fokus for din feedback Feedback-modtageren Betragt feedback en som en mulighed for læring! Du må ikke sige noget eller kommentere det sagte! Tag imod og sig TAK!