Facilitatorkursus dag 2. Facilitatorkursus modul 1 dag 2 / februar 2018 / Ved Thorsten Høegsberg

Transkript

1 Facilitatorkursus dag 2

2 Dagens program Torsdag den 8. februar 2018, kl Godmorgen & refleksioner siden sidst Frokost Sætte scenen; det mentale & det fysiske rum Procesforståelse/-design Fokusspørgsmål Divergent & konvergent Jammerzone & Business as usual Introduktion til værktøjer og metoder til at divergere og konvergere ( Det ) Gruppedynamik ( Vi ) Optakt til sandkassen næste gang / hjemmeforberedelse Tak for i dag!

3

4 Nu skal alle ud på gulvet.

5 Sætte Scenen Det mentale rum & Det fysiske rum

6 Faren ved kommunikation er, at vi alle tror, at den har fundet sted Citat fra Bernhard Shaw Sind har det som faldskærme. De virker kun, når de er åbne Citat fra ukendt

7 Bevidsthed & virkelighed!! Carlsberg reklamen Dét vi fokuserer på, bliver vores virkelighed Citat fra Anerkendende Ledelse - skab mod, engagement og bedre resultater, af M.L. Haslebo & D.B. Lyndgaard, p. 5

8 Facilitatoren: Skal iscenesætte den gode kommunikation Handler om at forstå andres kort over verden Handler om at kende til ens egne filtre Handler om at vælge den rette form til budskabet Handler om at sende på den rette kommunikationskanal Handler både om at tale og lytte (også med øjnene)

9 Hvor & Hvordan starte workshoppen/seancen/mødet op? Tænk på det som en psykologisk kontrakt: Motivation Ansvar Anerkendelse

10 Setting the Frame (Sam Kaner, p.114) Det er DIG som facilitator, der sætter scenen & det mentale rum, hvori seancen skal finde sted! The Task: Here s what we re going to do The Outcome: This is what we ll have, when we re done The Process: Here s how we ll do it The Rationale Here s why we re using this process The Expected Time Here s how long this will take

11 Det Fysiske Rum - Hvad betyder det for hele set-uppet?

12

13 Samspillende elementer 1. Formål 2. Proces 3. Værktøjer & Rummet

14 PROCESFORSTÅELSE & -DESIGN

15 En kreativ workshop kræver forberedelse, forberedelse og forberedelse Hvad mener I er de vigtigste elementer i forberedelsen af en kreativ workshop?

16 Formål Procesdesign Metoder & Værktøjer

17 Procesforståelse / -design Model: Ole Striim Kreativ problemløsning og Praktisk Idéudvikling

18 Forberedelse/fokusering Dette er grundlaget for rigtig meget af vores facilitering startstedet Opgavens formulering er afgørende for de idéer og løsninger, der kommer ud af idéudviklingen At vide hvad skal processen bruges til? Hvad ønsker vi at blive klogere på

19 Forberede: Kreativ fokusering (Ole Striim) Spørgsmålets magt! Åbner op for en verden og lukker ned for en anden.. Fokusspørgsmålet skal sammen med rammerne guide ideskabelsesprocessen Hvilke behov er det, den nye idé skal dække? Definition af rammer (creativity through constraints) Hvilket spørgsmål skal jeg stille for at løfte de behov?

20 Fokusering: Fokusspørgsmålet (Ole Striim) Et godt fokusspørgsmål Tager udgangspunkt i formålet med processen Afgrænser og åbner samtidig op for processen (mulighed for fordybelse og udforskning) Er så konkret, at det er muligt at arbejde med det uden at det fastlåser arbejdet Hvordan fyrer vi vores løntunge medarbejdere på de polske fabrikker? Giver mulighed for at producere det udbytte man ønsker af processen Det skal være enkelt og letforståeligt Hvordan kunne man forestille sig at andre ville tænke, at vi som producent kunne løse udfordringerne omkring produktionsomkostninger og leverancelogistik (med særligt fokus på Fjernøsten og Østeuropa) uden at vi brandingmæssigt lider overlast og devaluerer sælgernes motivation?

21 Fokusspørgsmål Fra Idéværkstedet s facilitatorteam s Værktøjskasse Præcist Åbne op Klart Brændende Retning Motiverende Konkret Udfordrende Fokuseret Relevant

22 Fokusspørgsmål Fra Idéværkstedet s facilitatorteam s Værktøjskasse Åbne op Præcist Horsens Kommune: Klart Hvordan kan vi udnytte EU formandsskabet til erhvervsfremme? Brancheorganisation: Brændende Retning Hvordan ser en event ud der er udviklende for deltagerne? Hvad skal der formidles på denne nye event? Hvordan skal det /elementerne formidles på en ny, anderledes og inspirerende måde? Konkret Motiverende Regionshospitalet i Horsens: Hvordan kan vi skabe en innovationskultur i verdensklasse? Relevant Udfordrende Fokuseret

23 Øvelse ved bordene - Eksempler på fokusspørgsmål Hvordan kunne et godt fokusspørgsmål lyde? Hvilke har du/i oplevet som gav mening, var letforståelige og pirrerede din/jeres kreativitet?

24

25 Procesforståelse og -design mange ideer / vilde ideer / brainstorming / jo længere ud jo større chance for succes opsummere / samle op løsningsforslag / handlingsplan Udenfor egentlig facilitering Udenfor egentlig facilitering Model: Idéværkstedet Innovation & Karriere / VIA UC

26 Procesforståelse og -design Mødediamanten, af Ib Ravn Den faciliterende mødeleder søger for, at mødet får den optimale form 1. Høring Idéudvikling, viden-indsamling, erfaringsudveksling 2. Vurdering Diskussion, overblik 3. Beslutning Beslutning Orientering Kilde: (Artikel) Bedre møder gennem facilitering; Ib Ravn

27 Mødets faser 1. Sætte Scenen Skabe stemning Pace Værtsrolle 2. Meninger Afdække synspunkter Få alle på banen Sikre forståelse Hvad er problemet 4. Beslut! Kriterier for valg Løsninger Handlingsplan 3. Muligheder Idéer / Løsninger Muligheder og barrierer Konsekvenser

28 Divergent & konvergent - holdes adskilt Kilder: S. Kaner, Strimm, Hein, m.fl. Divergent tænkning Konvergent tænkning Skaber alternativer Folder et problem ud Genererer ideer (mange) Åben diskussion (samler forskellige synspunkter) Kritik og selvcensur ikke tilladt! Evaluerer alternativer Opsummerer essenser Opdeler ideer i kategorier Når frem til konklusioner Kritik er velkommen!

29 Fra divergent til konvergent: FALDGRUBER! - Groan Zone bevægelsen, når vi går fra én tænkning til en anden - Business as usual om at blive længe nok i den divergente fase Kilde: Sam Kaner

30 Forberedelse: Perspektiver i processen - Hvem skal med?

31 Forberedelse: Perspektiver i processen - De seks kritiske parametre (ifølge Thiagi) Struktur hvor rigidt eller fleksibelt skal processen gennemføres? Hastighed hvor hurtigt eller langsomt skal processen gennemføres? Interaktion hvordan skal deltagerne arbejde? Fokus hvad er vigtigst, en positiv proces eller et effektivt resultat? Behov er vi mest optaget af individets eller gruppens behov? Kontrol hvor skal deltagerne søge råd og vejledning? Kilde: Innovation for Ildsjæle og Vandbærere p. 144

32 Systematik i procesdesign 1. Formål og baggrund 2. Mål og forventning til resultat 3. Fokusspørgsmål og indhold 4. Deltagere 5. Faciliteter og praktiske forhold 6. Implementering 7. Andre oplysninger

33 Metoder og værktøjer til at divergere og konvergere - samt retningsgivende værktøjer & energizers / icebreakers

34 JEG VI Facilitator- Grupperelationer rollen & gruppedynamik SPIN DET Metoder & værktøjer (Divergere, Konvergere & Energizers / Icebreakers) Model: VIA.UC Innovation og Karriere

35 SCAMPER Impulsteknik Idéforbedring Cirkelmetoden Kreativ fokusering, Kipling, problem omformulering Brainstorm Omvendt Brainstorm Idébålet Rolleperspektiv SCAMPER Visuel Teknik Idébålet Alm. Kategorisering Selektionsmatrix Dot-voting Idé-sien Selektionsmatix Pugh-matrix Dot-voting Model: Ole Striim

36 Hvor mange værktøjer skal jeg kunne bruge aktivt? MIG Perfektionere / Være rigtig god til Værktøj x 5 Viden om Værktøj x 10 Kendskab til Værktøj Værktøj x 10 10

37 Kipling metoden [6H Spørgsmål] I have six honest serving men. They taught me all I knew. I call them What and Where and When and How and Why and Who (Rudyard Kipling poem) 6H spørgsmålene kan bruges til at skabe en god problemformulering (et godt fokusspørgsmål). Brug dem ikke til at begynde at løse det. Hvad er udfordringen? Hvor er det en udfordring? Hvornår er det en udfordring? Hvorfor opleves det som en udfordring? Hvem påvirker det? Hvordan opleves udfordringen?

38 Brainstorming - Alex Osborne, Applied Imagination: Principles and Procedures of Creative Problem Solving, 1953 Fire grundlæggende regler for brainstorming 1. KVANTITET Få så mange ideer som muligt. Forskning viser, at der I gennemsnit skal rå ikke-nedskrevne / 300 opsamlede ideer til én succes. Nedsætter censurbarrieren 2. TILBAGEHOLD KRITIK (ingen kritik eller vurdering!!) Suspending judgement ikke at forveksle med, at hele processen skal være kritikløs 3. GERNE USÆDVANLIGE IDEER Er med til at bryde vanemønstre (reproduktiv tænkning). Sætter nye ideer i gang hos andre 4. BYG VIDERE PÅ ANDRES IDEER = 3 Idéer er kilder til inspiration, der igen leder til nye og endnu bedre idéer (citat fra Innovation for Ildsjæle og Vandbære)

39 Omvendt brainstorming (Ole Striim, pp ) Videreudvikling af almindelig brainstorm. Udnytter evt. negativ energi og vender den konstruktivt Fire arbejdsfaser A. 1 x POSITIV opgaveformulering Hvordan plejer vi flere ældre med færre hænder? B. X x antal NEGATIVE opgaveformuleringer Hvordan sikrer vi at plejesektoren bliver ineffektiv og ressourcetung? C. NEGATIVE ideer D. POSITIVE ideer (Afledte af negative ideer IKKE BLOT MED OMVENDT FORTEGN men som svar på positiv opgaveformulering fra fase A (som indfaldsvinkel til at skabe positive idéer)

40 Rolleperspektiv (Ole Striim pp ) - Anvendelse af forudbestemte synsvinkler, repræsenteret ved forskellige roller Fire arbejdsfaser Fokusering (kreativ fokusering) Rollevalg Spontane idéer Brugbare idéer Rollevalg kan fx være: Kunstner, politibetjent, politiker, barn, ældre, designer, popstjerne, rationaliseringsekspert m.fl. Spontane ideer: Hvordan ville rolle x løse problemet? Brugbare ideer: Hvordan kan idéen ændres så den bliver realistisk og brugbar?

41 Idégenerering/skabelse: Idébål (Jan Hein p ) Bygger på brainstorming-metoden. Gør det muligt at tematisere og udvælge et deltema. Skaber et fælles overblik og gør ideer operationelle. Fremgangsmåde Fokusspørgsmål placeres i midten (oftest på gulvet) Arbejd selv tid på 5-10 minutter (individuelt / to-og-to) / idégenerering Den enkelte (eller to-og-to) skriver egne ideer ned på enkelte papirer (1 idé pr. papir med store bogstaver) Herefter placeres alle idéer rundt om fokusspørgsmålet (heraf navnet: der bæres brænde til bålet ) Ideerne organiseres evt. af deltagerene efter deltemaer og der udarbejdes overskrifter Hvis der skal prioriteres på stedet, stiller alle sig bag den overskrift (m/bunke af idéer), som de helst vil arbejde videre med En fair proces (inkl. indl. instruktioner) ta r minimum 1 time!

42 Sammenfatning: Selektionsmatrix SVÆR Hvor let er ideen at implementere? Vent Planlæg (nice to have) Undersøg Sæt i gang med det samme (lavt hængende frugter) LET LAV Vurderet effekt i forhold til projektets bundlinje-parametre HØJ

43 Idévurdering: Dot voting 1. Hvis de ikke er udvalgt på forhånd, så lav en liste med kriterier for, hvad den gode idé er 2. Prioritér kriterierne (hvis de ikke allerede er prioriterede på forhånd) 3. Giv alle deltagerne en sprit tusch (eller lign) og giv dem 3-5 stemmer, som de må allokere til udvalgte ideer 4. Arrangér ideerne, så de dottede ideer hænger rangeret efter antallet af stemmer 5. Gå ideerne igennem og tjek for skjult utilfredshed o. lign. 6. Giv deltagerne mulighed for at plukke forældreløse ideer ud af mængden 7. Smid resten af ideerne væk eller arkivér dem Kilde: Innovation for Ildsjæle og Vandbærere, af Kollerup & Thorball

44 Og en lang række af andre Tjek bøger, nettet

45 Grafisk facilitering

46 Facilitering Andre hjælpemidler & retningsværktøjer til at holde kursen Flipover Parkeringspladsen Spilleregler Agendaen Drejebogen Synligt UR Facilitator s checkliste

47 Facilitering Andre hjælpemidler Flipover Facilitatorens vigtigste hjælpemiddel Bruges til at dokumentere og præsentere diskussioner og debatter under gruppens fremdrift Fif Skriv stort, tydeligt og gerne med flere farver Stå med siden til, når du skriver (svært i praksis ) Skriv og tal samtidigt Hæng flipperne op på væggen rundt om i lokalet, så alle kan se dem Brug eventuelt skribent

48 Facilitering Andre hjælpemidler Parkeringspladsen Emner uden for fokus Bruges til emner eller diskussioner, der er uden for dagsordenen Bruges til at fokusere gruppens energi på de vigtige temaer Bruges også, hvis der ikke er forudsætninger for at løse et problem her og nu Fif Vær sikker på konsensus før et emne parkeres, så bidragsyderen ikke oplever ignorering af sit indslag Sørg for, at der bliver fulgt op og taget handling på emnerne senere

49 Drejebog (eksempel på intern køreplan) Tidspunkt Emne Hvem Metode Rekvisitter / div. praktisk Punkt 1: Velkomst KESO Kaffe & rundstykker Stole i halvcirkel / front mod storskærm Punkt 2: Netværkets rammer (info) KESO PC / Power Point : Punkt 3: Udfoldning af eksisterende fagområder + definering af nye AML Group- System Computere sat op ved bord x Kort præsentation af fagområderne og formålet med dette dagsordenpunkt KESO Icebreaker kort præsentation af system Brainstorming / flere fagområder? AML Punkter lægges sammen Udfolde fagområderne: 3 kategorier Evt. faglig prioritering? / afstemning AML/KESO Opsamling: hvad er kommet frem?

50 Drejebog (eksempel på intern køreplan)

51 Facilitering Andre hjælpemidler Facilitator s tjekliste (side 1 af 2) Introducér forløbet Byd deltagerne velkommen ved ankomst, uddel navneskilte, vis deltagerne til deres pladser og tilbyd forfriskninger Præsenter herefter dig selv og evt. co-facilitator, introducer team / gruppe samt evt. sponsor / projektleder Lad deltagerne introducere sig selv kort Klargør formålet med mødet (sæt rammen!) Sponsor tilkendegiver arrangement / projekt Projektleder præsenterer omfang af og mål med projekt Facilitator forklarer omfanget af og mål med workshop Introducer dagsorden Hæng den op og gennemgå kort hvert punkt (er delt ud på forhånd) Opnå konsensus for agenda

52 Facilitering Andre hjælpemidler Facilitator s tjekliste (side 2 af 2) Præsenter roller og ansvar Facilitator, Sponsor, Projektleder, Deltagere, Observatører, Referent Praktiske bemærkninger Pauser, måltider, toiletter Beskeder, afslutningstidspunkt Nødudgange ved større forsamlinger Gennemgå møderegler Gør reglerne synlige for alle og gennemgå dem enkeltvis Sørg for yderligere input til regler fra deltagerne Opnå bred enighed om disse regler Gå i gang!!

53 Energizers & Icebreakers også i Det rummet i værktøjskassen

54 Hvorfor og hvornår?

55 Hvorfor Energizers & Icebreakers? Skab en positiv atmosfære i gruppen Hjælp folk med at slappe af Nedbryd sociale barrierer Skab energi & motivation Hjælp deltagerne med at tænke ud-af-boksen Hjælp deltagerne med at lære hinanden at kende Synliggør at de normale spilleregler (kultur) er væk Skærpe koncentrationen Det er ofte sjovt [legende] samtidigt En af de vigtigste opgaver for en facilitator er at sikre en passende stemning og energi i gruppen. Til dette formål er icebreakers meget anvendelige. Kollerup & Thorball [ ] if we start a brainstorming session cold, with a serious, uptight facilitator throwing out questions and problems to a stiff, conservative group, the chances of producing healhty ideas is minimal. Michael Michalko

56 Hvornår Energizers & Icebreakers? Som opvarmning Når energien falder Når gruppen ikke kender hinanden Når gruppen er fastlåst i bestemte roller Når der er brug for nye vinkler Når der er en dårlig stemning Ved sceneskift..

57 Icebreakers & energizers i DIN organisation - refleksionsopgave Kontekst Kultur Komfortzone

58 Udvalgte eksempler Ideer i panden (Michalko) Ting med første bogstav i fornavn Kombinér ting til nye ideer Fokus på hurtig idégenerering Våbenskjold Kompetence Interesse Hemmelighed Symbol Ja men Ja og øvelse: Fokus på kommunikation, der åbner op Baby-billeder (Michalko) Hæng billeder op Match med deltagere Løve-Mur-Gevær Sten-Saks-Papir Inddel i to grupper Fælles strategi Line up

59 Grupperelationer og -dynamik

60 Samspil Idéudvikling og kreativ problemløsning foregår næsten altid i samspil mellem forskellige mennesker. Selv om den første spire til en ny idé normalt kommer fra en enkelt person, sker udviklingen frem til den færdige idé næsten altid i et kreativt samspil mellem personer i en arbejdsgruppe eller en projektgruppe. (Ole Striim, Kreativ problemløsning og praktisk idéudvikling, p.129).

61 Samspil Hvis der ikke opstår et godt samspil i en gruppe, der arbejder med idéudvikling og problemløsning, vil gruppen ikke være i stand til at fungere kreativt. Den vil heller ikke være i stand til at udvikle nye idéer (Ole Striim, Kreativ problemløsning og praktisk idéudvikling, p.129)

62 Tæl til 21!!!!! Formål: Opmærksomhed Samspil Læringspointer: Sammen kan vi nå målet!

63 Samspil Mange forskellige forhold spiller ind, herunder navnlig: Sammensætning af gruppen Ledelse af gruppen Samarbejdet i gruppen Sammensætning af gruppen Ledelse af gruppen Samarbejdet i gruppen Fysiske omstændigheder / rummet (Ole Striim, Kreativ problemløsning og praktisk idéudvikling, p.129+)

64 Sammensætning kreative gruppe? Dem der skal leve af det Dem der skal leve med det Eksperter Wild cards / Ghosts Fra Sejer Jakobsen & Rebsdorf

65 Model: Striim p. 130

66 Gruppestørrelse og effektivitet (Belbin) Teamwork Effektiv intelligens Gruppementalitet Gruppe størrelse

67 Diversitet? Facilitatoren s rolle: At Skabe SAMSPIL

68 Multivers

69 Mange mulige værktøjer til at aflæse / afkode diversitet / forskelligheder Ex: Belbin teamrolle profil, DiSC situationsbestemt adfærdsprofil, e-stimate person / team profil Hvad bruger I, i jeres organisationer?

70 Andet hjælpeværktøj til at planlægge & aflæse: Csikszentmihalyi s flow teori Høj OPLEVET! Frustration Udfordring/ sværhedsgrad Kedsomhed Lav Lav OPLEVET! Kompetence Høj

71 Tuckmann s fasemodel for en gruppes udvikling (1965) Kulturen er bestemt af personerne Tiden betyder også noget Performing Præstationsfasen Forming Orienteringsfasen Storming Markerings-/ konfliktfasen Norming Normdannelses -fasen Adjourning Afslutningsfasen Kilde: Tuckmans fem faser i en gruppes udvikling (her fra Lenneer-Axeldon 1995)

72 Frihjul / Social loafing - Et reelt problem ved gruppearbejde Hvad kan I, som Facilitatorer, gøre for at undgå (eller minimere) det?

73 Yderligere inspiration Innovation & Kreativitet Kreativ problemløsning og praktisk idéudvikling, Ole Striim Start & Vækst: Idéudvikling, Jan Hein Idéudvikling ved kreativ innovation, Henning Sejer Jakobsen & Simon Olling Rebsdorf Innovation for Ildsjæle & Vandbærere, Finn Kollerup og Jørgen Thorball God innovationsledelse, Finn Kollerup og Jørgen Thorball Thinkertoys: A Handbook of Creative-Thinking Techniques, Michael Michalko Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making, Sam Kaner

74 Yderligere inspiration: Samarbejde & kommunikation Teamwork - metoder til effektivt samarbejde, Michael A. West Anerkendende Ledelse, Haslebo og Lyndgaard

75 Links: Inspiration og viden Kreativitetsteknikker Industrielt design og verdensklasse innovation

76 Optakt til hjemmeopgave til næste gang Facilitering i praksis - afprøvning af rollen som facilitator Sandkasse NB!! Opgaven forberedes hjemmefra og løses i grupperne (DUO/TRIO)

77 Facilitering i praksis - i sandkassen JEG VI Facilitator- Grupperelationer rollen & gruppedynamik SPIN DET Metoder & værktøjer (Divergere, Konvergere & Energizers / Icebreakers) Model: VIA.UC Innovation og Karriere

78 Sandkasse med reflekterende team ( fiskebowle ) Facilitator Facilitator Facilitator Reflekterende team Kreativ gruppe

79 Facilitering i praksis - afprøvning af rollen som facilitator Find en relevant case, som I vil benytte til jeres praktiske afprøvning af rollen som facilitator i sandkassen Forbered jer (DUO/TRIO) på at gennemføre selve faciliteringen (I får stillet en kreativ gruppe på personer til rådighed) Bemærk, at I har begrænset tid til rådighed (men I må gerne spole i processen og lave kunstgreb ) Design jeres lille proces - vælg (kreative) teknikker ( DET ) til afprøvning (1 divergent og 1 konvergent og/eller mødediamanten) (brug facilitatorhjulet & lav en drejebog) Forhold jer kritisk og analyserende til jer selv i rollen som facilitatorer styrker/svagheder, udviklingsområder?

80 DUO Vejledende tidsplan max. 60 minutter pr. facilitering (inkl. briefing & de-briefing!) Facilitatorer introducerer INDEN seancen går i gang: Hvad er set-uppet for faciliteringen (evt. rollefordeling & lysten til modstand ) 5 min. Faciliteringen går i gang Mulighed for time out undervejs Faciliteringen afsluttes 35(-40) min.!! 1. Facilitator kommenterer / reflekterer højt over oplevelsen Hvordan havde jeg det med det? Hvad fik jeg ud af det? (husk: både proces & indhold) 5 min. 2. Gruppen kommenterer 5 min. 3. Det reflekterende team kommenterer 5 min. (4. Plenum snak 5 min.)

81 TRIO Vejledende tidsplan max. 70 minutter pr. facilitering (inkl. briefing & de-briefing!) Facilitatorer introducerer INDEN seancen går i gang: Hvad er set-uppet for faciliteringen (evt. rollefordeling & lysten til modstand ) 5 min. Faciliteringen går i gang Mulighed for time out undervejs Faciliteringen afsluttes 45(-50) min.!! 1. Facilitator kommenterer / reflekterer højt over oplevelsen Hvordan havde jeg det med det? Hvad fik jeg ud af det? (husk: både proces & indhold) 5 min. 2. Gruppen kommenterer 5 min. 3. Det reflekterende team kommenterer 5 min. (4. Plenum snak 5 min.)

82 Tak for i dag! og på gensyn igen den 21. & 22. februar 2018 i Innovatorium i Herning De næste skridt Litteratur fortsat Inddel jer i sandkassegrupper Forberede sandkasseafprøvning

83 Refleksion / check ud Refleksion over dagen: Hvad gjorde mest indtryk på dig i dag? Noter 3 ting i skemaet, og overvej hvorledes det kan relateres til egen praksis/hverdag! OBS: Alle skal huske en Tablet/PC til næste modul!