Referat af bestyrelsesmøde i Boligselskabet Birkebo på Bistrupvej 103, 3460 Birkerød.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Boligselskabet Birkebo på Bistrupvej 103, 3460 Birkerød. Mandag den 22.august 2016 kl Deltagere: Bent Nielsen Jette Hansen Søren Kristiansen Birgitte Pedersen Morten Wulff- Høyer Anette Seibæk Helle Green Boligkontoret Danmark: Finn Weidekamp 22.august 2016 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat af mødet den 23.maj Revisionsprotokol 3. Status på helhedsplaner og byggesager 4. Regnskab Målsætning om indkøb Aftale omkring effektivisering mellem Regeringen og BL 7. Budget markvandringer i afdelingerne 8. Repræsentantskabsmøde den 24.november Implementering af boligaftalen 10. Status på indsats over for fugt og skimmel 11. Rudersdal kommune tilbygninger afd. 2 og råderetssager (styringsdialog) 12. Kajerød Vænge og legionella 13. Personale 14. Aktivitetsliste og årshjul 15. Formanden orienterer 16. Boligkontoret orienterer 17. Næste møde og kommende sager Side 1 af 16.

2 Ad 0. Godkendelse af dagsorden at selskabsbestyrelsen godkender dagsorden. selskabsbestyrelsen godkendte dagsorden. Ad 1. Godkendelse af referat af mødet den 23.maj 2016 Referatet er udsendt den 23.maj at selskabsbestyrelsen godkender referatet. selskabsbestyrelsen godkendte referatet. Ad 2. Revisionsprotokol Der er ingen tilføjelser siden sidste møde. at selskabsbestyrelsen tager dette til efterretning. selskabsbestyrelsen tog dette til efterretning. Ad 3. Status på helhedsplaner og byggesager Selskabets formand fremsender løbende referater fra de enkelte byggeudvalg samt kopi af væsentlige dokumenter, der har været fremlagt på møderne. Der gives en kort supplerende redegørelse i de sager, hvor der ikke skal træffes beslutninger. Byggesagen i afd. 1 Side 2 af 16.

3 Renoveringssagen Siden bestyrelsesmødet den 29.februar 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 68 afholdt den 21. oktober Der er foretaget afleveringsforretning den 21. oktober Til udbedring af beboermangler er der indgået forlig med BNS med en samlet sum på kr. Anført som beboermangler i og med der er sket aflevering og fejl og mangler påpeget af rådgiver over for BNS er udbedret. Der er den 8. maj 2016 indsendt Skema C som afslutning på renoveringssagen i Kajerød Vænge til Kommunalbestyrelsens godkendelse og videre sendelse til Landsbyggefonden. Brev med oplysninger om budget og regnskab for hele renoveringen er sendt til alle pr. mail den 15. maj Byggeregnskab mm. er nu afsendt til revisor. Byggeregnskab (inkl. fremtidig udgift til MGO-plader) vedlagt indkaldelsen. MGO-plader og udskiftning Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der afholdt byggeudvalgsmøde med udsendelse af referat. Byggeudvalgsmøde nr. 1 afholdt den 14.juli Byggeudvalgsmøde nr. 2 ikke aftalt. På BU-møde nr. 1 blev Pålsson Arkitekter indstillet som rådgiver. Selskabsbestyrelsen har på mail af 14.juli 2016 godkendt Pålsson Arkitekter som rådgiver. Byggesagen i afd. 2 Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der afholdt byggeudvalgsmøde med udsendelse af referat. Byggeudvalgsmøde nr. 35 afholdt den 24.maj Byggeudvalgsmøde nr. 36 afholdt den 21.juni Byggeudvalgsmøde nr. 37 ikke aftalt. Der afholdes ekstraordinært beboermøde den 24.august På mødet behandles projektforslag og finiasieringsskitse fra Landsbyggefonden med huslejestigning på 30 kr. pr. kvm. årligt. Projektforslag udsendt med indkaldelsen til bestyrelsesmøde, sammen med det øvrige materiale, ligsom der foreligger kopi af projektforslag på mødet. Byggesagen i afd. 4 Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde med efterfølgende udsendelse af referater. Side 3 af 16.

4 Seneste byggeudvalgsmøde nr. 16 afholdt den 22.februar Byggeudvalgsmøde nr. 17 ikke aftalt. På basis af udsendt udbudsmateriale, blev resultatet behandlet på møde nr. 16. Byggeudvalget besluttede, at acceptere tilbud fra Byens Tag og facader A/S, der var billigst. Tilbud er under det på beboermødet godkendte budget. Godkendelse af licitation jfr. mail af 26. februar Godkendt den 29. februar Renoveringen er påbegyndt, og det har været fornuftig op start. Der er fremsendt referat af byggemøde nr. 4 af 11. maj, nr. 9 af 15.juni og nr. 10 af 23.juni 2016 til orientering. Byggesagen i afd. 5 Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde. Seneste byggeudvalgsmøde nr. 21 er afholdt den 22. september Bestyrelsen har godkendt at der arbejdes med tilgængelighed i 6 opgange. Byggeudvalgsmøde nr. 22 afventer tilbagemelding fra LBF omkring huslejeniveau og finansiering. Rørudskiftning Afdelingen har på beboermødet den 15.marts 2016 besluttet, uafhængigt af LBF, at foretage rørudskiftning i kælder. Der er afsat kr., der finansieres ved: Lån af egne midler på kr. med årligt afdrag på kr. over 10 år. Brug af egne henlæggelser på kr. Byggeplads etableret og rørudskiftning opstartet den 11.april 2016 med asbestsanering. Tidsplan følges i det store hele, men det har været nødvendigt med stram opfølgning fra bygherre side, og der afholdes fejl-og mangelgennemgang den 17.august 2016 med aftale om efterfølgende afleveringsforretning. Der er fremendt referat af byggemødereferat nr. 5 af 11.maj 2016 til orientering. Byggesager i afd. 6 LBF-sag Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der afholdt byggeudvalgsmøde med efterfølgende udsendelse af referat. Byggeudvalgsmøde nr. 11 afholdt den 19.maj Byggeudvalgsmøde nr. 12 ikke aftalt. Afdelingsbestyrelsen har behandlet emnet omkring sammenlægning af boliger, og det er besluttet, at sammenlægning af boliger udgår af projekt, hvorefter LBF kan fremme sagen. Der skønnes ikke at være det fornødne politiske flertal for sammenlægning af netop den type boliger, der er velegnet til unge under uddannelse, fraskilte og enlige. Side 4 af 16.

5 Inddækning af altaner vil blive forsøgt indarbejdet i projekt, og der var den 8.juni 2016 besigtigelse af altanløsninger i Tibberupparken og Skovparken i Espergærde. Udskiftning af entredøre Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der ikke afholdt byggeudvalgsmøde med efterfølgende udsendelse af referat: Byggeudvalgsmøde nr. 5 afholdt den 27.januar Økonomi gennemgået med huslejeforhøjelse på 0,7 pct. (som godkendt på beboermødet i marts 2015) og med anvendelse af kr. fra egen trækningsret. Udbudsmateriale udsendt, og resultat behandlet på Byggeudvalgsmøde nr. 5 med valg af P. Winther Jespersen. Udskiftning af døre påregnes at starte i uge 14 med forventet afslutning i uge 24 (juni måned 2016). Indstilling om godkendelse af licitationsresultat. Godkendt den 29. februar Udskiftningen af døre starter op i uge 15, og der er projektgennemgangsmøde den 11.april 2016 med formand for afdelingen, rådgiver og byggeleder. Byggeudvalgsmøde nr. 6 afholdt den 26.april Der er fremendt referat af byggemødereferat nr. 5 af 17.maj 2016 til orientering. Byggeudvalgsmøde nr. 7 er ikke aftalt afventer endeligt byggeregnskab. Udskiftning af døre er nu afsluttet, og der er foretaget afleveringsforretning den 29.juni Referat af afleveringsforretning udsendt den 11.juli Byggesagen i afd. 7 Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der afholdt byggeudvalgsmøde med udsendelse af referat. Byggeudvalgsmøde nr. 28 afholdt den 6.juni Byggeudvalgsmøde nr. 29 afholdt den 28.juni Byggeudvalgsmøde nr. 30 er aftalt til den 16.august 2016, hvor dispositionsforslag skal gennemgås der vil på bestyrelsesmøde den 22.august 2016 foreligge kopi af dispositionsforslag, ligesom der sker udsendelse sammen med indkaldelsen. Der er utætte tage begynder at blive et problem. LBF vil ikke som tidligere udmeldt godkende andre løsninger end én partiel løbende reparation. Selve renoveringen forventes først påbegyndt primo januar Afholdt workshop den 31.maj 2016, hvor der blev drøftet skuer, plankeværk, ovenlys og evt. farveopdeling af afdelingen. Byggesagen i afd. 8 Afholdt ekstraordinært beboermøde den 19. november 2015 om renovering af Side 5 af 16.

6 ungdomsboligerne og udskiftning af vinduer og terrassedøre i familieboligerne. Renoveringen finansieres med huslejeforhøjelse på 2,62 pct., og med egen trækningsret på 1 mio. kr. Renoveringssagen enstemmigt vedtaget på beboermødet. Siden bestyrelsesmødet den 23.maj 2016 er der afholdt byggeudvalgsmøde med udsendelse af referat. Byggeudvalgsmøde nr. 7 afholdt den 2.juni Byggeudvalgsmøde nr. 8 ikke aftalt. Udskiftning af vinduer og døre, ligesom renovering af ungdomsboligen foregår efter tidsplanen. Møde med LBF omkring finansiering af byggesager Referat vedlagt indkaldelsen. at selskabsbestyrelsen tager orienteringerne til efterretning. selskabsbestyrelsen tog orienteringerne, byggeregnskab for afdeling1, projketforslag for afdeling 2, referat fra afleveringsforretning i afdeling 6, dispositionsforslag for afdeling 7 og referat fra møde med LBF til efterretning. Ad 4.Regnskab Regnskabsafslutning pågår efter følgende tidsplan: Regnskabsafslutning pr Forventet Forventet Afstemt Udkast 1.Regn- modtag. Udarbej- Bolig- løn,byg til skabs- af des af organisation afd.kontor F.F udkast regnskaber LKRA 723 Boligselskabet Birkebo PWC LKRA 773 E/F Hovedgaden PWC Med forbehold for eventuelle ændringer i forbindelse med endelig afslutning og revision forventes der overskud i alle 10 afdelinger. På møde i selskabsbestyrelsen den 19.januar 2015 blev der afsat kr. til ansættelse af ejendomsservicetekniker elev og besluttet at udgiften afholdes over dispositionsfonden. Afsat beløb var under den antagelse, at der kunne ansættes elev, der ikke skulle aflønnes som voksen lærling ikke tilfældet for nuværende, hvorfor nødvendigt at afsætte årligt kr. inkl. bidrag, feriepenge mm., hvor udgiften fortsat afholdes over dispositionsfonden. Side 6 af 16.

7 at selskabsbestyrelsen tager orientering til efterretning, og afsætter kr. årligt til ejendomsservicetekniker elev, hvor udgiften afholdes over dispositionsfonden. selskabsbestyrelsen tog orientering til efterretning, og afsætter kr. årligt til ejendomsservicetekniker elev, hvor udgiften afholdes over dispositionsfonden. Ad 5.Målsætning om indkøb Birkebo ønsker at foretage sine indkøb, så den ønskede kvalitet opnås til den billigste pris. Indkøb skal ske uden at gå på kompromis med kvalitet og habilitet. Målet nås bl.a. gennem fælles indkøbsaftaler og periodiske udbud i fællesskab med andre boligorganisationer/afdelinger, samt medlemskab af fælles indkøbsordninger som SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) og lignende. Birkebo prøver løbende pris og kvalitet hos alternative leverandører. Konkurrencedygtige priser for gentagne arbejder (f.eks. istandsættelse af flyttelejligheder og rengøringsservice) sikres gennem løbende konkurrenceudsættelse og brug af rammeaftaler. I forbindelse med regnskabsafslutningen udarbejdes afrapportering over målsætningen indkøb, jf. rapport Birkebo målsætning indkøb at selskabsbestyrelsen drøfter rapport Birkebo målsætning indkøb selskabsbestyrelsen tog rapport Birkebo målsætning indkøb til efterretning. Ad 6. Aftale om effektivisering mellem Regeringen og BL Regeringen har den 7.juli 2016 offentliggjort den aftale, som man har indgået med BL Danmarks Almene Boliger og med kommunernes forening, KL. Aftalen indeholder en målsætning om effektivisering af den almene sektor på halvanden milliard i 2020 set i forhold til regnskaberne for I en pressemeddelelse fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet hedder det blandt andet, at effektiviseringsmålet er et samlet mål for hele den almene boligsektor. Det er altså op til de enkelte boligorganisationer og afdelinger selv at beslutte, hvordan effektiviseringsgevinsterne bedst kan hentes hjem: Målet tvinger ikke den enkelte boligorganisation til at nå et bestemt delmål. Der er nemlig stor forskel på potentialet i de enkelte afdelinger. Afdelingerne har stadig kompetencen til at lægge deres egne budgetter, men regeringen og kommunerne vil hjælpe Side 7 af 16.

8 sektoren til at lave de mest fordelagtige besparelser og de mest lovende investeringer, som det udtrykkes i pressemeddelelsen fra ministeriet. BL s formand, Palle Adamsen, udtrykker tilfredshed med aftalen: Vi har haft fokus på at effektivisere i mange år ved at fusionere og udvikle nye værktøjer. Derfor er det fint, at regeringen signalerer de samme ambitioner for den almene sektor i Danmark. Vi er optimistiske med henblik på at indfri målet på halvanden milliard i 2020 på baggrund i de erfaringer, vi har gjort os i de senere år. Og jeg ser det som noget positivt med et sådan måltal, for det er en måde, hvorpå vi kan synliggøre vores arbejde med at give vores beboere mest værdi for pengene i de almene boliger i Danmark. Han understreger, at BL og de almene boligorganisationer er parate til at gå konstruktivt ind i arbejdet sammen med ministerier og kommuner: Vi håber, at vi kan regne med, at det politiske niveau vil bidrage til processen med at forenkle reglerne og samtidig respektere det beboerdemokrati, som er en hjørnesten i de almene boliger i Danmark. Pressemeddelelse: Større effektivitet skal give lavere husleje i almene boliger Boligorganisationerne i Danmark skal drives bedre, så beboerne kan få en lavere husleje. Frem mod 2020 skal udgifterne reduceres med 1,5 mia. kr. gennem en mere effektiv drift. Der er lavere husleje i vente for landets almene beboere. Regeringen er blevet enig med BL - Danmarks Almene Boliger og Kommunernes Landsforening (KL) om at effektivisere den almene boligsektor for 1,5 mia. kr. frem mod Udlændinge-, integrations- og boligminister Inger Støjberg siger: Når boligforeningerne effektiviserer driften, kommer det lejerne til gode, fordi der så er plads til at sætte huslejen ned. Nu håber jeg, der går sport i den ude i boligforeningerne og i afdelingerne, så de lærer af hinanden, arbejder sammen og konkurrerer i al venskabelighed alt sammen for at effektivisere driften så meget som mulig. Jørn Pedersen, formand for KL s Teknik- og Miljøudvalg siger: Kommunerne har en interesse i lave huslejer i de almene boliger, og vi går gerne ind i en forenklet styringsdialog med de almene boligorganisationer om blandt andet effektiviseringsmuligheder og behovet for billige boliger. Palle Adamsen, formand for BL Danmarks Almene Boliger siger: Vi har haft fokus på at effektivisere i mange år ved at fusionere og udvikle nye værktøjer. Derfor er det fint, at regeringen signalerer de samme ambitioner for den almene sektor i Danmark. Han understreger, at BL og de almene boligorganisationer er parate til at gå konstruktivt ind i arbejdet sammen med ministerier og kommuner: Vi håber, at vi kan regne med, at det politiske niveau vil bidrage til processen med at forenkle Side 8 af 16.

9 reglerne og samtidig respektere det beboerdemokrati, som er en hjørnesten i de almene boliger i Danmark. Foreninger får frihed De 1,5 milliarder kroner er et samlet mål for hele den almene boligsektor. De enkelte boligorganisationer og afdelinger har fortsat deres frihed til selv at beslutte, hvordan effektiviseringsgevinsterne bedst kan hentes hjem. Målet tvinger ikke den enkelte boligorganisation til at nå et bestemt delmål. Der er nemlig stor forskel på potentialet i de enkelte afdelinger. Afdelingerne har stadig kompetencen til at lægge deres egne budgetter, men regeringen og kommunerne vil hjælpe sektoren til at lave de mest fordelagtige besparelser og de mest lovende investeringer. Parterne i aftalen forpligter sig på den måde til at bane vejen for boligorganisationerne: Fakta Regeringen vil sikre at de regler, som almene boligorganisationer er underlagt, understøtter gode rammer for en effektiv drift, herunder rammer for god økonomistyring og egenkontrol. Regeringen vil derfor etablere bedre redskaber i form af benchmarking, forenkling af nøgletal og udmelding af tilsynstemaer til brug for styringsdialogen. BL vil hjælpe boligorganisationerne med at etablere en tæt og systematisk styring af økonomien. Man vil også hjælpe dem med at samarbejde om driften og bruge flere digitale løsninger. KL vil understøtte, at kommunerne styrker deres fokus på produktivitet og effektivitet i den årlige styringsdialog med hver boligorganisation. I forlængelse af boligaftalen 2014 blev der nedsat en arbejdsgruppe med henblik på at etablere et rimeligt og ambitiøst nationalt måltal for effektiviseringer i den almene sektor, der kan danne grundlag for en lavere husleje for beboerne. Måltallet er et makromåltal, der gælder for hele sektoren, og ikke et måltal for hver enkelt boligorganisation- eller boligafdeling. Der er i fastsættelsen af måltallet taget højde for at boligorganisationerne ikke kan påvirke alle driftsudgifter. Fx indgår kapitaludgifter til støttede lån ikke. Konkret er der enighed om, at der fastsættes et mål for effektiviseringen af driften i den almene boligsektor på 1,5 mia. kr. svarende til 8 pct. i forhold til regnskaberne i 2014 (2014-priser). Måltallet skal være indfriet i regnskaberne for Dette skal ses i lyset af, at en del af effektiviseringerne bl.a. forudsættes realiseret gennem ændring af regler, forbedret benchmarking m.v. at selskabsbestyrelsen tager udmelding omkring effektivisering til efterretning og afventer Boligkontorets analyse af Boligselskabet Birkebo, der vil foreligge primo selskabsbestyrelsen tog udmelding omkring effektivisering til efterretning og afventer Boligkontorets analyse af Boligselskabet Birkebo, der vil foreligge primo Side 9 af 16.

10 Ad 7. Budget markvandringer i afdelingerne Som led i udarbejdelsen af budget for gennemføres markvandringer/bygningsgennemgang som følger: Afdeling Dato og tidsrum Dato og tidsrum godkendt 1 Mandag den kl Mandag den kl Mandag den kl Mandag den kl Mandag den kl Mandag den kl Tirsdag den kl Torsdag den kl Onsdag den kl Onsdag den kl Tirsdag den kl Torsdag den kl Torsdag den kl Tirsdag den kl Tirsdag den kl Torsdag den kl Torsdag den kl Tirsdag den kl inkl. driftsmøde Tirsdag den kl inkl. driftsmøde Rudersdal kommune har særlig opmærksomhed på DV-planer, hvorfor der sammen med afdelingsbestyrelserne skal udarbejdes endnu skarpere og mere beskrivende DV-planer. Uddrag fra referat af styringsdialogmøde den 25.maj 2016: Kommunen oplyser, at der er stor interesse og opmærksomhed fra kommunens side på vedligeholdelsen af de almene boligselskaber i kommunen. Derfor er der et klart ønske om at modtage kopi af de 10-års vedligeholdelsesplanerne i de enkelte afdelinger Bemærkes, at DV-planer er eftersendt til kommunen. at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 8. Repræsentantskabsmøde den 24.november 2016 Boligselskabet Birkebo afholder repræsentantskabsmøde den 24.november Sekretær Line Kokholm Hatting vil forestå arbejdet med at få navne på repræsentanter fra de enkelte afdelinger, sørge for at få de godkendte og underskrevne regnskaber, sørge for indkaldelse og tilmeldinger. at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 10 af 16.

11 selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 9. Implementering af boligaftalen Boligaftalen med Ruderdal kommune er trådt i kraft pr. 1.januar 2016 og løber til og med udgangen af Rudersdal kommune har godkendt fortrinsret for børnefamilier. Referat af den 20.juni 2016 fra den administrative styregruppe udsendt til Selskabsbestyrelsen sammen med indkaldelsen. Der blev afholdt temadag for bestyrelser den 9. juni 2016, kl , Bistrupvej 103. Referat udsendt den 13.juni 2016 til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. at selskabsbestyrelsen tager orienteringen og referat af 13. og 20.juni 2016 til efterretning. selskabsbestyrelsen tog orienteringen og referat af 13. og 20.juni 2016 til efterretning. Ad 10. Status på indsats over for fugt og skimmel Birkebo har sammen med Miljøafdelingen udarbejdet kursus i sundhedstjek og materiale til brug for sundhedstjek. Medarbejdere fra Birkebo var på kursus den 22.juni 2016 i gennemførelse af sundhedstjek og der gennemføres i dag sundhedstjek i Skolebakken, som den første afdeling i Birkebo. Sundhedstjek er led i Birkebos strategi omkring sunde boliger og sunde boliger med fokus på indeklima, og ikke mindst det at gøre beboere ansvarlige (også økonomisk) for indeklimaet og ikke mindst tilsikre, at vi kan pålægge beboerne omkostningen ved dårligt indeklima ved forkert beboeradfærd meget passende er billede med Jura Henriette og gennemgang af hvad der skal til for at gøre beboer ansvarlig. Ikke nem øvelse at skulle dokumentere beboer ansvar (og lejere er rent lovgivnings- og domsmæssigt den svage part ) det medgiver alle (men også krav fra Rudersdal kommune). Med på at det er lang og besværlig proces men information, opsætning af fugtmålere og sundhedstjek er et vigtigt skridt i den rigtige retning. Derudover har Birkebo medvirket i arbejdet med at oversætte 10 energiråd til arabisk, tyrkisk og engelsk. Der er afholdt sundhedstjek den 23. og 24.juni 2016 i afdeling 3, Skolebakken. Side 11 af 16.

12 Der var adgang til 40 ud af de 51 boliger eller 78,43 pct. Den foreløbige vurdering fra medarbejder var at det var pæne og velholdte boliger som udgangspunkt 2 boliger, der kræver opfølgning ud over de 11 hvor der ikke var adgang. Medarbejder oplyste, at han alle steder blev modtaget positivt og at det samlet set var god oplevelse af møde afdelingens beboere. Der er varslet nyt eftersyn den 5.september 2016 for de elleve boliger hvor der ikke var adgang. Der udarbejdes delrapport for de 40 boliger, med udarbejdelse af endelig rapport efter den 5.september Opfølgning sker i tæt samarbejde med Rudersdal kommune, og der har været opfølgning i boliger hvor der har været andre opmærsomhedspunkter. Der arbejdes på digital løsning omkring udfyldning af skema, og afdeling 10, Sjælsø Vænge er udtaget som afprøvningsafdeling. Det skal bemærkes, at indsatsen er et langt og sejt træk ofte til frustration for de enkelte afdelinger, hvor der er et stort ønske om at lejere i højere grad gøres ansvarlige også økonomisk. Men med øget information, sundhedstjek og opsætning af fugtmålere er Boligselskabet Birkebo på rette vej og der vil ske afprøvning af ansvar i flere tilfælde. Men det skal entydigt kunne påvises at det er lejers adfærd, der er årsag til fugt og skimmel. Uddrag fra referat af styringsdialogmøde den 25.maj 2016: Boligselskabet har haft flere sager, hvor der har været skimmelsvamp i lejemålene. Det efterlyses fra boligselskabets side om det vil være lovligt, at ophæve en lejer, når der gentagende gange har været skimmelsvamp - formentlig som følge af forkert adfærd i lejemålet. Hertil tilkendegav kommunen, at det kan være meget svært at dokumenterer, at det nu også er den forkerte adfærd fra lejer, der gør, at der kommer skimmelsvamp i lejemålet. Lejer er jo som udgangspunkt ansvarlig for den indvendige vedligeholdelse. Manglende vedligeholdelse eller forkert brug af lejemålet fører ofte til, at det er misligholdelse i en alvorlig grad med efterfølgende ophævelse af lejemålet. Men det vil altid være en konkret vurdering i hver enkelt sag. Det er meget svært at opstille konkrete kriterier, der vil medfører ophævelse af et lejemål. Men det kræver, at boligselskabet kan bevise, at det er lejeres adfærd, der har gjort, at der kommer skimmelsvamp at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 12 af 16.

13 selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 11. Rudersdal kommune og styringsdialog tilbygninger afdeling 2 og råderetssager generelt Referat fra møde den 25.maj 2016 udsendt den 28.juli Uddrag af referat med under pkt. 7 og 10. Godkendelse og proces for råderetssager under drøftelse, ligesom der afventes kommunal godkendelse af lånoptagelse i afdeling 5 og 6. Derudover skal særligt bemærkes tilbygninger i afdeling 2, Bellisbakken m.fl. Uddrag af referat: Boligselskabet/afd. 2 Bellisbakken har skrevet til Byplan, da man er uforstående over, hvorfor man skal have tilladelse til opførelse af skure. Boligselskabet ønsker dialog med Byplan herom. Byplan har efterfølgende oplyst til sagen, at der ikke kan opføres flere skure inden for det nuværende plangrundlag. Endvidere er der på nuværende tidspunkt en række skure, der ikke umiddelbart er i overensstemmelse med det nuværende plangrundlag At selskabsbestyrelsen tager referat til efterretning. At formanden tager kontakt til afdeling 2 og Byplan om hvordan plangrundlag kan opfyldes/ændres. Af formanden bemyndiges til at opsige aftale med Rudersdal kommune omkring 100 pct. anvisning til ungdomsboligerne i afdeling 7, således at ungdomboliger indgår i Boligaftalen med anvisning af 33 pct. Selskabsbestyrelsen tog referat til efterretning. Formanden tager kontakt til afdeling 2 og Byplan om hvordan plangrundlag kan opfyldes/ændres. Formanden blev bemyndiget til at opsige aftale med Rudersdal kommune omkring 100 pct. anvisning til ungdomsboligerne i afdeling 7, således at ungdomboliger indgår i Boligaftalen med anvisning af 33 pct. Ad 12. Kajerød Vænge og legionella I forbindelse med den løbende kontrol af temperaturer på koldt og varmet vand er der konstateret for høje temperaturer på det kolde vand og for lave temperaturer på det varme vand. Indtil videre har afdelingen afholdt udgifter for ,63 kr. der er udgifter til prøver af Side 13 af 16.

14 vand, eftergang af rør på lofter og ikke mindst leje mm. af anlæg. Fremtidig udgift er svær at spå omkring men får vi ikke løst problemet permanent vil det vil være omkring kr. pr. måned (i så fald løbende driftsudgift for afdelingen). Men der vil komme nye udgifter til vandprøver og rapport omkring disse. Udgiften er af en størrelse, at der det er nødvendigt, at Selskabet understøtte økonomien i afdeling 1. Det må undersøges om at der er mulighed for at få udgifterne dækket via 1 års mangelgennemgangen som skal afholdes i efteråret at selskabsbestyrelsen giver lån fra dispositionsfonden med afdrag på 10 pct. første gang 1.juli 2017 til udgiften på kr. selskabsbestyrelsen giver lån fra dispositionsfonden med afdrag på 10 pct. første gang 1.juli 2017 til udgiften på kr. Ad 13. Personale I forbindelse med afskedigelse skal der vælges ny tillidsrepræsentant. Bemanding fremgår herefter som følger: Afdeling 1, 2, 4, 7, 9 og 10 har 2 medarbejdere på Lokalkontoret, og derudover er der tilknyttet 5 funktionærer og én ejendomsserviceteknikerelev. Afdeling 3 har deltidsfunktionær og én deltids kontohjælp. Afdeling 5 og 6 har hver 2 funktionærer. Afdeling 8 har én funktionær og én deltids kontorhjælp. Derudover er der yderligere én ejendomsserviceteknikerelv tilknyttet alle afdelinger. Kommende aktiviter: Møde i LSU den 14.september 2016 Årligt driftsmøde den 28.november 2016 Temadag omkring arbejdsstillinger Temadag omkring optimering af driften i forbindelse med TASK FORCE primo 2017 Temadag omkring boligaftalen primo 2017 at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 14 af 16.

15 Ad 14. Aktivitetsliste Aktivitetsliste udsendt med dagsorden. at selskabsbestyrelsen tager aktivitetslisten til efterretning. selskabsbestyrelsen tog aktivitetslisten til efterretning.. Revisionsprotokol Ad 15. Formanden orienterer Formanden orienterer om følgende sager: Information om husordensager Gennemgang den 3. juli 2016 i afdeling 1,4 og 7 med Michael Demsitz Digitalt beboerdemokrati den 30. august 2016 Anette deltager. Afdeling 4 og El Paso (tidl. Birkerød Værkstøjsmagasin) Ejendomsvurderingssag i afd. 9 sag kører i retssystemet. Tinglysning af deklaration på boringer i afd. 4 Ejerlejlighedsforeningen Hovedgaden referat fra møde den 15. august BDK og LBF afholder møde den 14. september 2016 med politikere i Rudersdal Kommune omkring renoveringssager. Beboerundersøgelse og workshop i afdeling 8 pris kr. tilskud fra selskabet på kr. iværksat af formanden i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. Flere boliger i Birkerød Bymidte Bent Nielsen og Erik Andreasen fra BDK deltager i møde den 30.august. at selskabsbestyrelsen tager orienteringen og referat fra møde i Ejerforeningen i Hovedgaden til efterretning, og godkender tilskud på kr., der afholdes over dispositionsfonden. Selskabsbestyrelsen tog orienteringen og referat fra møde i Ejerforeningen i Hovedgaden til efterretning. Selskabsbestyrelsen godkendte tilskud på kr., der afholdes over dispositionsfonden. Ad 16. Boligkontoret orienterer Boligkontoret orienterer om følgende sager: Tilfredshedsundersøgelse Afgørelse i beboerklagenævn Side 15 af 16.

16 at selskabsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Selskabsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 17. Næste møde og kommende sager Næste møde er den 19.september 2016 kl Kommende sager: Frit valg på TV-området. Digitalisering af beboerdemokratiet. Fremtidig brug af ledigt erhvervslokale i Kajerødvej Referent Finn Weidekamp Bent Nielsen Jette Hansen Søren Kristiansen Birgitte Pedersen Morten Wulff- Høyer Anette Seibæk Helle Green Side 16 af 16.