Til bestyrelsen i Ørnhøj-Grønbjerg Kraftvarmeværk AMBA. Den 3. juli 2015

Transkript

1 Til bestyrelsen i Ørnhøj-Grønbjerg Kraftvarmeværk AMBA Den 3. juli 2015 Uvildig revisorundersøgelse I henhold til indgået aftale med bestyrelsen i Ørnhøj-Grønbjerg Kraftvarmeværk AMBA har vi udført en uvildig revisorundersøgelse af værkets seneste 5 års regnskab. Kontrolperioden er 1/ til 30/ Dog skal det bemærkes, at vi ikke har modtaget bogføringsmateriale for perioden 1/4-30/6 2015, ligesom vi også mangler bilag for perioden 1/1 31/ Kontrollen dække reelt derfor kun frem til 31/ Vi har fokuseret på at gennemgå de væsentligste poster i regnskaberne samt poster, der ud fra medtagne indikation kunne indeholde kritisable forhold. Vores afrapportering af den foretagne undersøgelse er bygget op således: Rapportering om nøgletal for de seneste 5 år Rapportering omkring særlige indsatsområder og eventuelle findings på områderne Rapportering vedrørende generel bilagskontrol mv. Opsamling og konklusion Økonomiske forhold og nøgletalsanalyse Værket har de 3 første år af analyseperioden realiseret underskud og dermed underdækning, se bilag 1. Dette er vendt til en overdækning i 2013/14 på 1,67 mio., således den samlede underdækning til opkrævning pr. 1/ udgør 671 tkr. Analysen viser også, at andre administrationsomkostninger svinger mellem 358 tkr. i 2010/11 til 531 tkr. i 2011/12. Det er få poster i gruppen af administrationsomkostninger, der svinger meget, og disse forhold er omtalt senere i nærværende notat.

2 Analysen viser også at udgiften til service og vedligehold af gasmotorer er forholdsvis høj set hen over undersøgelsesperioden. Således udgør udgiften 383 tkr. i 2013/14, på trods af at produktionen på motorerne har været væsentligt lavere end tidligere af 2 grunde. 1- Der er ikke produceret ret meget strøm i regnskabsåret 2- En del af varmen er produceret på værkets solvarmeanlæg. Det bør derfor undersøges, om udgiften særligt til servicering af motorerne kunne reduceres, da motorerne som nævnt ikke kører så meget længere. Endelig viser analysen, at selskabets afskrivninger er forholdsvis høje i forhold til værkets størrelse. Der er således afskrivninger i 2013/14 for 1,768 mio. eller kr. pr. forbruger. Afskrivningerne er kun ca. 200 tkr. større end afdragene på den langfristede gæld, så med den valgte afdragsprofil er det nødvendigt, at opretholde afskrivningerne på et stort set uændret niveau. Særlige indsatsområder: Vi har særligt undersøgt følgende områder/konto: Aflønning til ansatte Anlægsinvesteringer Tab på tilgodehavender Afholdte udgifter til EDB, telefon, kontorartikler samt porto og gebyrer Øvrige forhold, der bør omtales for bestyrelsen. De foretagne undersøgelser har givet anledning til følgende bemærkninger Aflønning til ansatte Varmemesteren har været eneste fastansatte person i virksomheden i kontrolperioden. Varmemesteren er jf. sin kontrakt (se bilag 2) berettiget til kr. i årsløn, der reguleres med 3% pr. år. Aftalen er gældende fra 1/ Endvidere kan varmemesteren disponere over kr. pr. år til aflønning af ferieafløsere eller til løn under ferie. Af modtaget notat fra RSM Plus dateret 8/ fremgår det, at varmemesteren har accepteret en lønnedgang på 2000 kr. samt en egenbetaling på ca kr. for samtidig at have fået stillet en fri bil til rådighed, der således også måtte anvendes privat. Egenbetalingen skulle dække dieselforbruget. Vi har ud fra det foreliggende materiale konstateret følgende: Vi kan ikke af materialet se, at varmemesteren er gået ned i løn i forbindelse med overgangen til beskatning af fri bil pr. 1/8 2008, som ellers var oplægget jf. notat fra RSM Plus. Således udgør den ferieberettigede løn kr. i juli 2010, hvor den jf. vedlagte oversigt kun burde udgøre - 2 -

3 kr., efter aftalt lønnedgang. (De nævnte beløb fremgår af bilag 2). Der kan foreligge en senere aftale om lønforhøjelse, men vi har ikke kendskab til sådan en aftale. Egenbetalingen vedrørende fri bil er ophørt med virkning fra 1/ Begrundelse herfor savnes, idet firmabilen fortsat bliver benyttet på daværende tidspunkt. Som det fremgår af oversigten, så har værket også betalt lønninger til andre medarbejdere i den undersøgte periode. Navn og modtaget løn til disse medarbejdere fremgår af oversigten. De udførte arbejdsopgaver for lønomkostningen er ukendt. Der er frem til 1/ en fin sammenhæng mellem værkets udgift til brændstof til varebilen og så egenbetalingen herfor jf. varmemesterens lønsedler. (Se udarbejdet oversigt). Anlægsinvesteringer Vi har gennemgået de bogførte anlægsinvesteringer i undersøgelsesperioden. Investeringerne har udgjort følgende beløb: 2010/ / / /14 Ingen tilgang 2014/15 Ingen tilgang Vi har udarbejdet oversigter over de foretagne investeringer fordelt på leverandører og på de enkelte indkøbsår, se bilag 3. Investeringerne er primært i solvarmeanlæg samt nye målere. Efter aftale med den daværende bestyrelse skal det bemærkes, at Idom Motorsave i løbet af perioden 1/ til 10/ har modtaget i alt kr. ekskl. moms for montering af målere samt for montering af overvågning af vand. Bilagene angiver ikke nærmere hvor mange målere, der er installeret. Alle nævnte bilag er godkendt og betalt af varmemesteren. Vi har ikke fundet anledning til at fremhæve andre bilag vedrørende de foretagne anlægsinvesteringer. Tab på tilgodehavender Værket har i den kontrollerede periode tabt i alt kr. på kunder, der ikke har betalt for den modtagne varme. Tabene var størst i starten af den kontrollerede periode med perioden 1/ til 30/ som den værste med et samlet tab på kr. Se oversigt i bilag 4-3 -

4 Vi har med baggrund i det modtagne materiale udarbejdet en specificeret oversigt over de realiserede tab. Af bogholderiet fremgår enten adresse eller personnavn på hvert enkelt tab. Vi har ikke et tilstrækkeligt kendskab til adresserne i byerne eller navnene på listen, men vil anmode bestyrelsen om at gennemgå listen nøje, for eventuelle mærkværdige tab. EDB, telefon, kontorartikler samt porto og gebyrer Med baggrund i modtagne oplysninger fra bestyrelsen har vi undersøgt ovennævnte omkostningsgrupper nøjere for de seneste 5 år. Omkostningerne er specificeret i bilag 5. Følgende punkter fra undersøgelsen bør fremhæves: Udgifter til porto og gebyrer er ekstraordinær høj i 2010/11 og 2011/12. I 2010/11 skyldes den store udgift, at værket har betalt i stiftelsesprovision for forhøjelse af kreditten med 3,5 mio. I 2011/12 skyldes den store udgift til porto og gebyrer i regnskabet en konteringsfejl. Porto og gebyrer udgør jf. regnskabet kr., men heraf er bankrenter, der er posteret forkert. Indkøbet af frimærker har i 2010/11, 2011/12 og 2014/15 været på ca kr. pr. år, mens det tilsvarende indkøb i 2012/13 og 2013/14 kun var på ca pr. år. Vi har ikke en nærmere forklaring på forholdet. På kontoen EDB-udgifter er der anvendt i alt kr. på toner til printer, set over hele undersøgelsesperioden. Indkøbene er primært sket i 2010/11 (6.042 kr.) og i 2013/14 (2.661 kr.) og 2014/15 (2.795 kr.). Det virker umiddelbart som høje udgifter set i forhold til selskabets aktivitet, men det har ikke været muligt at komme en forklaring herpå nærmere. Endelige vil vi lige bemærke, at der er betalt i alt kr. for assistance med hjemmesiden. Beløbene er udbetalt i 2012/13 og 2013/14. Bemærkninger som følge af generel bilagskontrol Vi har gennemgået samtlige bilag i undersøgelsesperioden (se bilag 6) og fundet nedenstående, som vi har valgt at fremhæve i nærværende notat: Aura Rådgivning A/S har i efteråret 2014 udarbejdet energitjek på 7 adresser fordelt i Grønbjerg og ørnhøj. Udgiften til rapporterne udgør ,96 kr. og er betalt af værket - 4 -

5 Ørnhøj Smede- og VVS-forretning har den 12/ skrevet en regning til varmemesteren vedrørende arbejde udført for varmemesteren privat. Fakturaen er i første omgang betalt af værket og varmemesteren har så efterfølgende, den 12/ overført beløbet til værket. Regnskabet for 2011/12 indeholder en udgift på kr. til anden rådgivning. Den primære udgift vedrører assistance fra PWC i forbindelse med tilbagesøgning af afgift på forbrug til stilstandsvarme mv. Honoraret udgør 30% af den tilkendte afgiftslempelse og altså en samlet udgift på kr. I løbet af regnskabsåret 2013/14 er der anvendt i alt kr. på rådgivning fra Rambøll. Udgifterne er fordelt på kontiene ekstern assistance og Kontingenter. Af en af fakturaerne fremgår det, at dette vedrører projekt Trehøjevej, men de andre fakturaer beskriver ikke nærmere, hvilke projekter fakturaerne vedrører. Udgiften til kontingenter stiger markant fra 2012/13 til 2013/14. Dette skyldes dels ovennævnte rådgivningsudgifter, men også et abonnement til Kamstrup vedrørende overvågning og drift af målere. Kontingentet udgør i 2013/ kr. og den tilsvarende udgift i 2014/15 er på kr. I løbet af de første 9 måneder af regnskabsåret 2014/15 er der opstået kassedifferencen på i alt ,31 kr. Differencerne har kvartalsvis udgjort 9.236,01 kr., 6.776,45 kr. og 6.533,85 kr. Der er altså ikke tale om enkeltstående fejl, men der imod differencer der løbende opstår hvert kvartal. Opsamling og konklusion Den udførte uvildige revisorundersøgelse har ikke afdækket forhold af kriminel karakter eller lignende overtrædelser, der bør underkastes nogen form for politiundersøgelse. Men undersøgelsen har modsat vist nogle uregelmæssigheder, som bestyrelsen bør forholde sig til. Her ønsker vi særligt af fremhæve følgende: Værkets økonomi er på nuværende tidspunkt påvirket af forholdsvis høje afskrivninger. Dette skyldes dels for lave afskrivning i tidligere regnskabsår, dels at tidligere foretagne investeringer blev dyrere end budgetteret. Den siddende bestyrelse har taget hånd om problemet, og afskrivningerne vil blive normaliseret indenfor en kortere årrække. Uoverensstemmelsen mellem udbetalt løn til varmemesteren og det forelæggende aftalegrundlag herom. Der er således ikke foretaget egenbetaling for dieselforbrug siden 1/7 2014, selvom dette er et krav jf. den indgåede aftale. Den foretagne fakturering fra Idom Motorsave på kr. excl. moms for diverse installationer. De store realiserede debitortab. Rykkerproceduren har været utilstrækkelig og bør forbedres. De opståede kassedifferencer i regnskabsåret 2014/

6 Såfremt nogle af ovennævnte punkter ønskes undersøgt yderligere, vil vi gerne hjælpe hermed. Ligesom nærværende notat bør danne agendaen for et afsluttende møde omkring den foretagne undersøgelse og rapporteringen herom. Vi vil derfor lægge op til et afsluttende møde, hvor indhold og øvrige forhold kan blive drøftet på plads. Med venlig hilsen Ole Jespersen-Skree statsautoriseret revisor Gritt Villadsen Fisker revisor, HA - 6 -