Indholdsfortegnelse. Projektopgave ved Danmarks Biblioteksskole, Aalborg afd.

Transkript

1 Projektopgave ved Danmarks Biblioteksskole, Aalborg afd. Indholdsfortegnelse 1. DET MODERNE SAMFUND DEN MODERNE ORGANISATION BEHOV FOR ALTERNATIVE REGNSKABER MEDARBEJDERNE PROBLEMFORMULERING METODEAFSNIT EMNEAFGRÆNSNING VALG AF CASE: DET NORDJYSKE LANDSBIBLIOTEK OPGAVESTRUKTUR SØGEMETODE OG BRUGEN AF REFERENCER VIDEN EN FORSTÅELSESRAMME HVAD ER VIDEN? I HVILKE FORMER FINDES VIDEN? Tavs og eksplicit viden HVEM BESIDDER DEN: INDIVIDER, GRUPPER ELLER ORGANISATIONEN? SAMMENFATNING VIDENLEDELSE/ -STYRING VIDENLEDELSENS 1. OG 2. BØLGE Den første bølge viden i individer Den anden bølge intellektuel kapital og videnregnskaber FORMÅL MED VIDENLEDELSE I DAG VIDENREGNSKABER ET VÆRKTØJ TIL VIDENSTYRING NYE REGNSKABSTYPER HVAD KONCEPTUALISERER ET VIDENREGNSKAB? Forskellige organisationsmæssige tilgange Videnregnskabet som videnledelsesværktøj METODETILGANGE TIL ARBEJDET MED VIDENREGNSKABER Skandia Navigator Kommunernes Landsforening Erhvervsfremme Styrelsen VIDENREGNSKABET I TAL, TEKST OG TEGNING Udarbejdelse af Indikatorer AFRUNDING NJL OG VIDENREGNSKABSPROCESSEN RESUMÉ AF CASE : DET NORDJYSKE LANDSBIBLIOTEK INDLEDENDE OVERVEJELSER Bibliotekets særlige rammer Hvad er bibliotekets produkt og serviceydelse VIDENFORTÆLLING Brugsværdi Produktionsvilkår LEDELSESUDFORDRINGER INDSATSOMRÅDER Teamorganisering udvikling af de interne arbejdsprocesser Intern videndeling Opblødning af uddannelsesmæssige og faglige skel Kompetenceudvikling Profilering: udvikling af et udfordrende arbejdsmiljø INDIKATORER...42

2 Projektopgave ved Danmarks Biblioteksskole, Aalborg afd. 7. VIDENREGNSKABETS FUNKTION VIDENREGNSKABET - EN DYNAMISK OG ITERATIV PROCES Generationer af videnregnskaber Videnregnskabet som dialogværktøj Tolkning og sammenligning FORANKRING, DELING OG UDVIKLING AF VIDENRESSOURCER LEGITIMERING OG PROFILERING Biblioteket og medarbejderne Profilering overfor Brugere / Kunder Biblioteket og bevilingsyderne KONKLUSION LITTERATURLISTE BØGER ARTIKLER INTERNETRESSOURCER...57 BILAG 1 CASE: DET NORDJYSKE LANDSBIBLIOTEK...58 BILAG 2 BILAG 3 ANALYSEMODEL...63 MODEL FOR NJLS VIDENREGNSKAB...64

3 Indledning 1. Det moderne samfund Vort samfund er inde i en rivende udvikling; adskillige forskere går så vidt som til at sammenligne denne med den industrielle revolution. Vi taler om den nye økonomi, videnøkonomi og vidensamfund. Der er mange forklaringer på, hvad disse begreber omfatter og hvilke nye krav, udviklingen stiller til mennesker, virksomheder og samfundet. Men uanset hvad vi vælger at kalde udviklingen, så er den kendetegnet ved en større grad af digitalisering, globalisering, dynamik, udlejring, adskillelse af tid og rum samt en stigende betydning af information og viden. Viden er blevet en konkurrenceparameter i informations- /viden- /netværksamfundet, og er afgørende for, hvor godt en virksomhed klarer sig i konkurrencen på markedet. Med overgangen fra industrisamfund til vidensamfund er de vigtigste ressourcer nu blevet viden og tid mod tidligere realkapital og råvarer. Vi har hidtil været vant til, at naturressourcer, teknisk udstyr, maskiner og jord har været grundlaget for værdiskabelse. Udfordringen i vidensamfundet bliver at finde nye måder at skabe materiel og immateriel værdi i alle samfundets processer med udgangspunkt i udvikling, deling og anvendelse af viden. Det betyder, at også virksomhederne står over for en væsentlig udfordring i de kommende år - at kunne udnytte sine videnressourcer optimalt, vil være en afgørende konkurrenceparameter både nu og i fremtiden. 1.1 Den moderne organisation Denne udvikling har betydet, at virksomhedernes position på markedet i dag er markant anderledes end for bare 25 år tilbage. I industrisamfundet var det hårde begreber som fysisk kapital, stordriftsfordele, aktivmassernes forrentning o.l., der stod i centrum for virksomhedernes produktion. Men for virksomhederne i vidensamfundet er der langt mere fokus på de bløde og immaterielle værdier. Denne udvikling er blandt andet et resultat af, at virksomhederne er blevet meget mere afhængige af menneskelige ressourcer, fordi det er mennesker og ikke maskiner, der producerer den viden, som i dag er virksomhedernes vigtigste råstof. I videnssamfundet vil fysisk kapital ikke have den samme afgørende betydning. I stedet vil humankapitalen være den vigtigste ressource. Altså bliver medarbejderne den vigtigste ressource, men medarbejdere binder deres viden op på specifikke virksomheder, hvorved de i lige så høj grad bliver risikotagere i relation til en virksomhed. 1 Stadigt flere virksomheder erfarer i disse år, at vilkårene for at drive konkurrencedygtig forretning er under hastig forandring. En stadig stigende del af produkternes værdi består af de videnressourcer, der er nedlagt i dem. Det forstærker virksomhedernes behov for at kunne udvikle deres videnressourcer i form af medarbejdere, kunder, processer og teknologi. Adskillige teoretikere argumenterer for. at samfundet og produktionen har udviklet sig, så det finansielle regnskab ikke længere alene er en gyldig beskrivelse af virksomhedens vækstpotentiale. Det er derfor væsentligt, at man er i stand til at måle og opgøre videnressourcer. En virksomheds/organisations videnressourcer betegnes som dens intellektuelle kapital eller videnkapital, og består bl.a. af humankapital i form af medarbejdere samt kundekapital og proceskapital, herunder evne til innovation for at kunne leve op til samfundets udfordringer - det gælder først og fremmest om kompetence- og organisationsudvikling. En anden grundsten i den nye globale videnøkonomi er en konstant evne til at lære - livslang læring. 1 Olsen (35); s. 11.

4 Indledning Vidensamfundets stiller endvidere nye krav til ledelsesindsatsen. De værktøjer, metoder og ideer, der strategisk fungerede godt i udviklingen af virksomheder i industrisamfundet, kommer til kort i det nye vidensamfund. Det er nødvendigt med en dialog mellem virksomhed, omverden og medarbejdere for derved at sikre mod meningskløfter samt give mulighed for hurtig tilpasning til forandringer i omverdenen. Den mest effektive organisation er den, der er god til at lære, som er fleksibel, og som hele tiden arbejder med udvikling af den organisatoriske og ledelsesmæssige kompetence. Virksomheder skal ikke blot tage nye initiativer, men de skal samtidig fortsætte med at være gode på områder, der tidligere var i fokus. Dette afspejles med al tydelighed i fremkomsten af en bred vifte af nye ledelsesstrategier og værktøjer, såsom TQM, Den lærende organisation etc. Både for private, offentlige og frivillige organisationer stiller det krav om, at kunne vise, hvordan man bidrager til samfundets nytte, hvordan man varetager aktionærernes, borgernes eller bevillingsydernes interesser gennem den måde, hvorpå organisationen forvalter sin viden, sine ressourcer og immaterielle værdier. Alt sammen for at kunne tiltrække nye medarbejdere, ressourcer og kunder. Denne legitimering er ikke mindre vigtig på biblioteksområdet, hvor økonomisk vækst afhænger af evnen til at kunne profilere og legitimere sig selv over for bevillingsydere. 1.2 Behov for alternative regnskaber Ydermere har denne udvikling medført, at virksomhederne ikke længere kan leve isoleret fra omverden, og nøjes med at optræde i offentligheden en gang om året, når der skal aflægges årsregnskab. I dag kræver en lang række af virksomhedernes interessenter forbrugere, kunder, naboer, myndigheder osv. at virksomhederne udviser troværdig ansvarlighed over for bl.a. sociale, etiske og miljømæssige aspekter. Organisationer og virksomheder er med andre ord nødt til at skabe tillid og troværdighed blandt sine vigtigste interessenter, hvis de vil opnå deres mål. Og derfor er det ikke længere tilstrækkeligt, at der bliver redegjort for de fysiske aktiver og aktiviteter, via det finansielle regnskab. Det traditionelle regnskab er bygget op omkring industrisamfundets organisering af samfund og virksomheder. Da informationsteknologien formentlig kommer til at ændre måden at drive og organisere virksomheder på fundamentalt, giver det grundlag for at overveje hvilke behov regnskaber kan eller skal dække i videnalderen. Perspektiveres disse ændringer i forhold til de behov regnskaber skal løse, og det traditionelle regnskabs karakteristika, er der en del der tyder på, at regnskabet skal udvikles betydeligt for at leve op til videnalderens udfordringer. 2 Mange danske virksomheder har allerede indset, at økonomisk rapportering alene er utilstrækkelig, hvis virksomheden vil opbygge et troværdigt, sundt image i offentligheden, og er derfor begyndt at eksperimentere med alternative rapporteringsmetoder. Blandt større danske virksomheder har interessen især samlet sig om tre nye rapporterings- /regnskabsformer: Videnregnskaber, miljørapporter, sociale- og etiske rapporter (herunder også holistiske regnskaber). Videnregnskabet handler om at redegøre for det, der populært hedder virksomhedens hjernekapital. Videnregnskabet er et forsøg på at udtrykke den immaterielle del af virksomhedernes aktiver, da en stor del af virksomhedernes værdi hænger sammen med medarbejdernes intellektuelle og kreative formåen. De sociale og etiske rapporter handler typisk om virksomhedens sociale ansvar og holdning i forhold til f.eks. 2 Olsen (35); s. 1.

5 Indledning svage medarbejdergrupper, menneskerettigheder, bioetisk ansvar osv. I miljøregnskaberne som for mange danske virksomheder er lovpligtige, i form af de grønne regnskaber informerer virksomhederne dels om, hvordan de lever op til lovgivningens miljøkrav, dels hvilke holdninger, værdier de har i forhold til miljøet. 1.3 Medarbejderne Viden og kompetence bliver altså i vid udstrækning de vigtigste konkurrenceparametre, hvilket gør kompetenceudvikling til et strategisk anliggende. Der kommer øget fokus på at identificere, udvikle og fastholde virksomhedens/organisationens kernekompetencer (medarbejderne, deres viden og evne til at tilegne sig ny viden og nye kompetencer). Konkurrencen om at tiltrække, fastholde og udvikle de bedste medarbejdere skærpes. Samarbejde på alle planer bliver mere og mere nødvendigt, fordi ingen vil kunne besidde viden nok i sig selv til at udvikle de meget videntunge produkter og serviceydelser, der bliver flere og flere af. Tidligere var det afgørende at besidde personlig viden, men nu er det vigtigste, at man forstår at dele sin viden med andre. Traditionelt har man talt om arbejdsdeling, men nu er det mere relevant at tale om decideret videndeling. Begreberne synes måske ikke at være så væsensforskellige, men tankesættene bag dækker over en reduktionistisk og analytisk tænkning, kontra en tænkning, der er rettet mod helheder, netværk og samarbejde. I de senere år er interessen for at udvikle de menneskelige ressourcer i organisationer derfor øget betydeligt. Medarbejdernes kunnen skal konstant udvikles, således at de kan bidrage til organisationens mål. Baggrunden er den ovenfor skitserede brede vifte af ændringer, der påvirker erhvervslivet og dermed også medarbejderne. Disse ændringer er naturligvis kausalt forbundet med de senere års rivende samfundsudvikling, og kommer både fra medarbejderne selv, men også fra kunder, leverandører, lovgivning, lokalsamfund og hele det kulturområde, som organisationen fysisk og samarbejdsmæssigt befinder sig i. Samfundet er gået fra industri til viden-/netværkssamfund, men undervisningen/læringsfilosofien er stadig baseret på industrisamfundets krav. Dette medfører et større behov for efter/videreuddannelse. Femogtyveårsnålen er blevet afskaffet. De unge springer fra virksomhed til virksomhed, da de mener, at det skal være spændende, udfordrende og selvrealiserende at arbejde. Mange erhvervsledere skyder skylden for den høje personaleomsætning på ændringerne i samfundet. Men gør virksomhederne nok for at fastholde deres medarbejdere? Som vi har skitseret i de forgående afsnit kan der være en økonomisk vinding ved at satse på medarbejderne - især for videnstunge virksomheder. "Jeg vil ikke kalde de unge troløse - men de er nok hovedsageligt tro mod sig selv!" 3 Vi mener ikke, at man skal give samfundet hele skylden for fastholdelsesproblemet, da virksomhederne har mange muligheder for at forøge medarbejdernes engagement og derved øge ancienniteten i den enkelte virksomhed. Der er en stor økonomisk gevinst ved at øge gennemsnitsancienniteten med et par år. Medarbejderen har i de sidste par år sat sig mere og mere i centrum. Det skal være rart at arbejde, man skal have det godt med sine nærmeste arbejdskollegaer. Samtidig skal ens arbejde virke udviklende både personligt og fagligt. Medarbejderne er blevet mere bevidste om sig selv og deres muligheder - hvilket stiller nye krav til ledelsen. Den skal være synlig, til at komme i dialog med, og organisationen man er underlagt, skal være til at gennemskue. 3 Jesper Bo Jensen (25)

6 Indledning Grundstenene i enhver virksomhed er dens medarbejdere. Disses professionelles kompetencer er som udgangspunkt ensbetydende med deres læring, det være sig gennem uddannelse på en uddannelsesinstitution eller som lærling i en virksomhed. Både i forbindelse med at tiltrække studerende indenfor en branche og senere til en specifik virksomhed, er begrebet image af stor betydning. Indenfor vores sektor (bibliotekssektoren) har der traditionelt været stor fokus på især første del - Hvilket billede har fremtidens medarbejder af vores branche? Hvilke barrierer og fordomme skal vi overvinde for at få nye medarbejdere? Denne problematik bliver til stadighed diskuteret, men i de senere år er der blevet sat yderligere fokus på den anden del hvordan tiltrækker vi os de mest kompetente personer? Hvordan forbedrer vi netop vores biblioteks image i den almene bevidsthed? Et muligt svar på disse problemstillinger er profilering. Det gælder om offensivt at formidle sine kompetencer og viden promovere sine visioner og mål og vise at man har råmaterialet til at nå frem til disse. Det er altså vigtig at virksomheden, gennem en bevidsthed omkring sociale strukturer, bibeholder evnen til at tolke essentielle udviklingstendenser i samfundet og samtidig formår at identificere egne styrker og svagheder på det kompetencemæssige plan, og bruger det internt for at opnå den bedst mulige videnstyring. Denne opgave tilsigter, på et overvejende teoretisk plan, at være medvirkende til netop dette. 1.4 Problemformulering Målet med opgaven er at se på videnregnskabets funktion som videnledelses- og rapporteringsværktøj. Vores fokus er videnregnskabets betydning i forbindelse med deling, fastholdelse og udvikling af medarbejdernes videnressourcer, legitimering overfor interessenter samt profilering overfor nuværende og kommende medarbejdere. Dette ønskes opnået ved: 1. Dels at lave en videnledelses- og en videnregnskabsteoretisk referenceramme. 2. Dels ved at undersøge hvordan man via et videnregnskab kan arbejde med udvikling, deling og forankring af viden indenfor medarbejderområdet, med Det nordjyske Landsbibliotek som case. Dette gøres ved at udarbejde videnfortælling, ledelsesudfordringer, indsatsområder samt opstille indikatorer, indenfor for videnregnskabets analyseramme. 3. Dels ved en diskussion og en perspektivering af hvordan man på baggrund af ovenstående kan sikre, at den erfaring og viden der oparbejdes i en organisation, kan fastholdes, videreformidles og udvikles. - Dels ved at undersøge hvorvidt videnregnskabet er mere end blot et fysisk dokument, ved at sætte det en i en større organisationel kontekst som cirkulær dynamisk proces. - Dels ved at undersøge hvad videnregnskabet er for en type værktøj, hvorfor vi ønsker at diskutere og vurdere dets rolle i forbindelse med legitimering og profilering overfor interessenter såsom bevillingsydere, nuværende og kommende medarbejdere samt kunder/brugere.

7 Metodeafsnit 2. Metodeafsnit Ovenstående problemformulering rummer en række forhold, der er nødvendige at belyse, hvis vi skal kunne give et fyldestgørende og kvalificeret bud på videnregnskabets funktion som videnledelses- og rapporteringsværktøj i et centralbibliotek. Vi vil derfor i den følgende metoderedegørelse gennemgå hvordan, vi vil nå frem til dette mål. Indledningsvist i projektfasen strukturerede vi vores ideer efter mindmap-metoden. Det er en slags avanceret brainstorm, hvor man nedfælder det centrale begreb i centrum, og derudfra kobler nøgleord om grene på et træ. Hvilket til sidst ender med en slags landkort over ens projektområde, hvilket giver en mulighed for at se nye og overraskende sammenhænge, og er samtidig et godt værktøj til formulering af de indledende problemfelter. Problemformuleringen er eksplorativ, hvilket vil sige, at vi definerede et bredt overordnet spørgsmål som indgang til projektet, og derudfra udledte de forskellige problemstillinger. 4 Vi koncentrerede os om at få rejst de problemstillinger, som vi fandt mest interessante, og der samtidig eksisterede en tilfredsstillende mængde litteratur omkring. Der er således ikke tale om, at hverken teori eller empiri vil få forrang i en ensidigt deduktiv eller induktiv metode, men derimod, at vi gennem de forskellige elementer vil arbejde cirkulært og udnytte den dialektik, der måtte opstå mellem delene. 2.1 Emneafgrænsning For at sikre en struktureret og veldefineret ramme for vores projekt er der blevet foretaget en række emnemæssige afgrænsninger. Den første vedrører valg af organisationstype. Som det kan læses ud af problemformuleringen, har vi valgt beskæftige os med et bibliotek, helt præcist et centralbibliotek, fordi vi mener, det lever op til et kriterium om at være en videnintensiv virksomhed i dynamiske omgivelser 5. Vi er godt klar over, at vi kunne have valgt et bredere udgangspunkt, der f.eks. ville have inkluderet private profitorienteret virksomheder, men vi er af den overbevisning at mange af de krav der stilles til et centralbibliotek, er ækvivalente med de krav, der stilles i det private erhvervsliv, hvorfor analyser og anbefalinger, forhåbentlig, også vil blive bredt anvendelige. Yderligere har vi valgt at fokusere specifikt på medarbejderne som indsatsområde, under vores udarbejdelse af et videnregnskab. Der er flere grunde til dette valg; for det første mener vi ikke, at der kan være tvivl, om at den væsentligste ressource i en moderne videnintensiv organisation er dens medarbejdere. Endvidere vil arbejdsmarkedet i de kommende år være præget at små årgange og en større udskiftning og mobilitet af arbejdsstyrken, hvilket også vil gælde bibliotekssektoren. Hvilket gør det endnu mere væsentligt, at både private og offentlige organisationer finder metoder til at forankre og dele den viden, som deres medarbejdere allerede har oparbejdet, og besidder. En anden afgrænsning gør sig gældende i opgavens værdiforøgende afsnit, nemlig vores analyse og diskussion. Vi har udvalgt nogle enkelte specifikke problemstillinger for, at kunne komme til bunds med vores behandling af dem, frem for en overfladisk gennemgang af alle tænkelige aspekter. Dette betyder naturligvis, at vi har måttet abstrahere fra en del andre problemstillinger ikke fordi de ikke er interessante, men fordi vi gerne vil bevæge os i en anden retning, og det er udenfor denne opgaves formål og rækkevidde at foretage en gennemgribende analyse af alle aspekter. 4 Nielsen (13); s Badstue Pedersen (2) 52

8 Metodeafsnit Vores opgave har, som det vil fremgå af det følgende, en hovedsageligt teoretisk indledning. Det betyder, at den praktiske detaljeringsgrad kommer til at vige til fordel for den teoretisk. Resultatet er, at projektet befinder sig på et højere abstraktionsniveau, end hvis tilgangen havde været mere konkret og praktisk på et operationelt niveau. Vi føler dog at medtagelsen af en case og det praktiske arbejde med udarbejdelsen af et videnregnskab i vid udstrækning kompensere herfor. Viden, læring og kompetence er nært beslægtede begreber. Opgaven beskæftiger sig kun implicit med begreberne læring og kompetence. Læring er det, der sætter individet i stand til at tilegne sig viden for derved at udbygge den eksisterende mængde af viden. Vi betragter derfor læring som et synonym for skabelse af viden. Vi mener derimod, at kompetence skal forstås som evnen til aktivt at anvende viden for at nå et mål. Begrebet kompetence er således, efter vores opfattelse, evnen til aktivt at anvende viden for at nå et mål. Kompetencebegrebet er således indeholdt i vores forståelse af viden, som noget aktivt og handlingsorienteret. 2.2 Valg af case: Det nordjyske Landsbibliotek I dette projekt har vi valgt at basere vores analyse på et case-study, hvis formål er at beskrive en konstrueret virkelighedsnær situation. Grunden hertil er, at en case efter vores vurdering vil give os den fornødne teoretiske og analysemæssige frihed i forhold til vores problemstilling. Vi har i vores case valgt dels at beskæftige os med et bibliotek, idet denne organisationstype må betragtes som værende videnintensiv og derfor interessant i forhold til vores problematisering. Dels på baggrund af en naturlig egeninteresse for biblioteker og biblioteksudvikling. Ved at have et bibliotek som genstandsområde tager vi ligeledes den udfordring op Camilla Moring fremsætter i hendes artikel Videnregnskaber også for biblioteker. 6 Organisationens størrelse var ydermere et element, som var afgørende for vores valg idet Modellen (videnregnskabet) 7 finder bedst anvendelse hos mellemstore og store virksomheder - såvel offentlige som private. Imidlertid dækker videnregnskabskonceptet over et nyttigt begrebsapparat, hvorfor det vil give små videnstunge virksomheder en god ballast i forbindelse med strategiarbejdet, idet der sikres en mere helhedsorienteret tilgang. 8 På baggrund af ovenstående betragtning valgte vi et centralbibliotek som caseobjekt. Heri lå ligeledes en vurdering af, at denne bibliotekstype råder over de nødvendige menneskelig- og økonomiske ressourcer, som er en forudsætning for gennemførslen samt relevansen af et videnregnskab. Vores case er Det nordjyske Landbibliotek (NjL), hvilket først og fremmest skyldes, at de har igangsat en omfattende omstrukturering af deres organisation gående mod tværfaglighed og hele arbejdsprocesser baseret på team. Derudover er bibliotekets medarbejdergruppe præget af en betragtelig udskiftning, hvorfor forankring og deling af viden må forudsættes at have en høj prioritet. I casen medregnes ikke lokalafdelinger og bogbusser, der fokuseres på selve biblioteket ikke dets funktion som centralbiblioteket. Denne afgrænsning er foretaget på den baggrund, at det flere steder i faglitteraturen beskrives hvordan med udarbejdelsen af et første generations videnregnskab, med fordel kan tage udgangspunkt i en afgrænset del af en organisation og bruge denne som arbejdseksempel. 6 Moring (28); s Forfatters tilføjelse: Der henvises her til videnregnskabet som ledelsesmodel, og senere til Erhvervsfremme Styrelsens model. 8 Center for ledelse (40)

9 Metodeafsnit 2.3 Opgavestruktur Som det fremgår af nedenstående figur, består opgaven overordnet af tre dele. Den første del har til formål at skitsere nogle karakteristika ved det moderne samfund og følge denne tråd ned gennem organisationsniveau for at ende på medarbejderniveau. Dette introducere vores problemfelt, og herefter følger problemformulering, heri indeholdt måden vi vil gribe den an på. I den første del redegør vi ligeledes for vores metodemæssige perspektiv og de forskellige dele af vores arbejdsproces. Anden del udgør den teoretiske baggrund for opgaven, og heri vil vi danne en begrebs- og referenceramme for den analytiske del. Dette leder os hen til opgavens tredje og sidste del, der består af en case (Det nordjyske Landsbibliotek), og er en konkret præsentation af, hvorledes arbejdet på et videnregnskab kan udføres samt en kritisk analyse af samme. Herefter kommer opgavens værdiforøgende afsnit nemlig en diskussion og analyse af videnregnskabet funktion og rolle som rapporterings- og videnledelsesværktøj. Fig. 1 : Model over opgavens struktur og stringens. Del 1 Del 2 Del 3 Introduktion: udvikling indenfor: - Samfund - Organisation - Medarbejdere Problemfelt - Videnledelsesværktøj - Rapporteringsværktøj Metodeapparat - Afgrænsning - valg af case - struktur - Litteratursøgning Videnteori - Hvad er viden, hvilken form har viden og hvem besidder den? Videnledelse - 1. og 2. bølge - Videnledelse i dag Videnregnskab - Baggrund: Fremkomsten af nye regnskabstyper - Hvad er videnregnskaber? - Hvordan er videnregnskabet et videnledelsesredskab - Det fysiske dokument - Forskellige tilgange til arbejdet med videnregnskaber: o Skandias Navigator model o Kommunernes Landsforening o Erhvervsfremme Styrelsen Case: NjL Udarbejdelse og analyse af videnregnskabets indholdselementer - Indledende overvejelser - Videnfortælling - Ledelsesudfordringer - Indsatsområder - Indikatorer Perspektiverende diskussion og analyse. Konklusion Når man skriver en opgave går tanke- og analyseprocesser i ring, krydser hinanden, og med lidt held og dygtighed møder de hinanden igen. Denne proces ligner ikke den stringente struktur, som tilsyneladende ligger i opgaven. Det er nemlig en lineær og ikke en rund proces, hvor ord og afsnit følger efter hinanden. Dette er kun nævnt for at anskueliggøre, at det altid er svært at arbejde sekventielt med et emne, der af natur er mere komplekst. Vi har derfor brugt, hvad man kan kalde en iterativ proces, hvor afsnit er behandlet parallelt, og hvor vi også har måttet vende tilbage til tidligere afsnit og gennemgå dem igen. Indledning Her redegøres der for udviklingen i det moderne samfund, hvad der karakteriserer det, og hvilken afsmittende betydning det har haft på alle aktørerne i det; heriblandt både offentlige og private virksomheder, deres organisation og medarbejdere. Man kan se det, som et

10 Metodeafsnit signalement af den tid vi lever i, hvor vi vil fange de mest markante strømninger bruge det, som en tragt, til at lede ned til vores valgte problem. Metodeafsnit Metoden præciserer opgavens formål, afgrænsninger og struktur. I denne forbindelse lægges der også vægt på hvilke konsekvenser de forskellige metodemæssige valg har haft for arbejdsprocessen og opgaven som helhed. Viden en forståelsesramme Med det formål for øje, at etablere en overordnet forståelsesramme for vores analysefelt, har vi valgt at inddrage en teoretisk basis herfor, idet den måde organisationer håndterer, måler og leder viden på i høj grad afspejles af hvordan viden forstås. Vores mål er mere konkret, at analyserer og konceptualisere viden; hvad er viden? hvilke former antager det, og hvor eksisterer viden med det formål at opnå indsigt i begrebets kompleksitet, samt få en forståelse af hvad det er for en størrelse, der skal ledes og måles samt lægge op til hvilke problemer, der kan være i den sammenhæng. Men vi vil ikke kun analysere viden for at forstå hvad viden er, men også for at analysere, hvordan viden har betydning for ledelse, måling og organisering af virksomheden. Videnledelse/ -styring Formålet med dette afsnit er groft at skitsere udviklingen inden for videnledelse og få den placeret i den nye økonomi, hvor der er fokus på samtlige aktiviteter i virksomheden, i særdeleshed på den menneskelige dimension, og dermed en koordineret ledelsesindsats for at få helheden til at fungere. Det drejer sig bl.a. om at få individuelle og kollektive færdigheder, viden og kompetence til at spille sammen med andre personers viden og færdigheder samt med organisationens teknologier, processer, kunder/brugere m.v.. Videnregnskab et værktøj til videnstyring Et af delmålene i denne opgave er at udarbejde en del af et videnregnskab, hvorfor vi nødvendigvis først må beskæftige os med det på et teoretisk plan. Da videnregnskabet stadig befinder sig på et udviklingsstadie har vi valgt, at lave en konceptualisering af begrebet bygget på forskellige tilgangsvinkler. Vi starter med kort at opridse baggrunden for fremkomsten af alternative regnskabsformer, og hvad formålet ideelt set er med f.eks. et videnregnskab, inden vi bevæger os over i selve konceptualiseringen, hvor vi ser på hvad videnskabsarbejdet indeholder, hvilke tilgangsvinkler der kan være samt forskellige målgrupper. Som en del af belysningen af vores problemfelt vi vil også se på hvad for en slags videnledelsesværktøj videnregnskaber rent faktisk er. For mere præcist at kunne give et indtryk af hvad et videnregnskab er har vi derefter valgt at gennemgå tre forskellige metodetilgange til arbejdet med videnregnskaber; Skandias Navigator Model, Kommunernes Landsforenings tilgang og Erhvervsfremme Styrelsen Guideline. Grunden til at vi har valgt at gøre det, er at der, som sagt, endnu ikke findes en entydig måde at gribe det an på samt at vi dermed både får vist en privat, en offentlig og en overordnet model. Til udarbejdelsen af de valgte videnregnskabselementer på baggrund af vores case har vi valgt at benytte os af Erhvervsfremme Styrelsen Model, hvilket er gjort ud fra flere sæt overvejelser. Først og fremmest fordi det er et forsøg på at danne en dansk standard for videnregnskabsudarbejdelse, dernæst fordi den tager højde for det store behov for forskellighed, specifikke udtryk samt unikke forhold i den enkelte organisation ved at være overordnet og derved give den enkelte organisation mulighed for at tage udgangspunkt i sin

11 Metodeafsnit egen virkelighed det være sig både offentlig og privat selvom målgruppen oprindeligt var det private erhvervsliv. 9 Sidst, men ikke mindst, er det også den model vi selv finder mest brugbar, bl.a. brugen af en overordnet standard vil gøre det lettere at sammenligne videnregnskaber i fremtiden. Vi slutter afsnittet med at vise hvad arbejdet med videnregnskabet konkret udmønter sig, herunder det fysiske dokument, herunder overvejelser omkring udarbejdelsen af indikatorer. Hvilket hovedsageligt vil ske på baggrund af Erhvervsfremme Styrelsens Model da det er svært, for ikke at sige umuligt, at generalisere på baggrund af enten teoretiske metodetilgange eller på baggrund allerede udarbejde videnregnskaber, grundet den store forskel på dokumenternes indhold og struktur. NjL og videnregnskabsprocessen I udarbejdelsen er der flere strenge at holde styr på. Til dels vil vi via den valgte model og case søge, at vise hvordan en virksomhed kan måle og derved synliggøre sine immaterielle kompetencer med fokus på medarbejderne. Vi vil her gå ind og diskutere valg af fokusområder og indikatorer på baggrund af vores teoriramme. Formålet med dette afsnit er ikke at ende med et videnregnskab for NjL som et egentligt fysisk dokument, da vi aldrig kommer så langt som til rent faktisk at lave de nødvendige undersøgelser på baggrund af de udvalgte indikatorer. Overordnet vil det være det metodiske forarbejde til videnregnskabsudarbejdelsen, hvor de nødvendige diskussioner og overvejelser vedrørende valg af indikatorer finder sted. Baggrunden herfor vil naturligvis være de første faser af videnregnskabsarbejdet, nemlig konstruktion af; videnfortælling, ledelsesudfordringer og indsatsområder for NjL. Hertil skal lige knyttes den kommentar, at vi allerede har gjort det lettere for os at formulere disse qua vores valg af fokus på medarbejderne. Afsnittet kan således via den praktiske vinkel og de konkrete teoretiske vurderinger give en idé om, hvor brugbart et redskab videnregnskabet egentlig er, samt lægge op til diskussionen af de problemstillinger vi har valgt at gå i dybden med i diskussionsafsnittet. Diskussion, analyse og konklusion Dette afsnits formål er, gennem en diskussion og analyse, at belyse aspekterne omkring de teser vi trak frem i problemformuleringens tredje del med henblik på en overordnet besvarelse af vores problemformulering. Diskussionen vil naturligvis tage sit udgangspunkt i det foregående afsnit og vores teoriramme, men vil også samtidig være perspektiverende, hvorfor vi her vil inddrage vores ikke uanseelige viden om tendenser og udvikling indenfor bibliotekssektoren. Når videnregnskabet og bibliotekets immaterielle kapital bliver analyseret på denne facon, kan det kun blive et generaliserende billede som tegnes, da vi ikke kommer helt i bund i videnregnskabet. Vi vil dog mene, at analysen og det indledende metodiske arbejde med videnregnskabet vil blive tilstrækkelig nuanceret til, at vi får et reelt og brugbart billede af dets funktion som ledelsesværktøj på et centralbibliotek, samt fremkommer med et resultat, der kan overføres til andre organisationer værende offentlige såvel som private. Man skal bare være opmærksom på de nuanceforskelle der er mellem private og offentlige organisationer. 9 Erhvervsfremme Styrelsen bruger deres egen model til udarbejdelse af deres videnregnskab og har i år modtaget prisen for "Bedste Videnregnskab". Bag kåringen står Foreningen af Statsautoriserede Revisorer og Dagbladet Børsen.

12 Metodeafsnit Vi runder projektet af med en konklusion, hvor vi vil bevæge os over i besvarelsen af de problemstillinger, der tonede frem af vores overordnede spørgsmål. 2.4 Søgemetode og brugen af referencer Tilgangsvinklen i vores indsamling af dokumentarisk materiale var funderet i en overordnet betragtning af denne som værende en kontinuerlig proces forankret parallelt med den erkendelsesmæssige proces. For udformningen af søgemetoden har det haft den betydning, at det løbende har været nødvendigt at modificere samt evaluere de valgte metodetilgange, hvilket ligeledes betragtes som en fornødenhed ved udformningen af eksempelvis en søgestrategi. Udgangspunktet for litteraturindsamlingen var selvsagt funderet i projektets problematisering, heri lå vores informationsbehov eksplicit udtrykt, idet denne danner den intentionelle ramme omkring projektopgaven. Med afsæt i materiale benyttet i undervisningen, samt forhånds kendskab til nøgle tidsskrifter indenfor emneområdet, foretog vi de videre søgninger, hvilket resulterede i en række primære samt sekundære kilder. Litteraturlisten er opdelt i tre kategorier: bøger, artikler og internetressourcer. Vi har valgt at opstille vores litteraturhenvisninger alfabetisk under hver emnekategori, efter hovedordningselementet, samt at tildele dem et fortløbende nummer. Når vi benytter kildehenvisninger og referencer i opgaven, vil disse have form af fodnoter, og indeholde forfatterens efternavn, litteraturlistenummeret samt sidetal ved specifikke henvisninger og citater. Tillige vil der enkelte steder være forklarende eller uddybende fodnoter. Disse vil typisk indeholde information, som ikke er umiddelbart nødvendige for at forstå konteksten, men mere er baggrundsviden eller kuriøsiteter.

13 Viden en forståelsesramme 3. Viden en forståelsesramme I 1990 erne er viden blevet lanceret som et centralt og nærmest uundgåeligt fænomen for ledelse. Det er således ikke længere en nyhed, at viden er den vigtigste ressource i fremtidens virksomhed uanset om der er tale om produktions-, service- eller videnproducerende virksomheder. Det er allerede kendt, at det er evnen til at skabe ny viden samt udnytte og organisere eksisterende viden, der bliver en af de vigtigste kilder til at opnå vedvarende konkurrencemæssige fordele. Med reference til forestillingen om at vi er på vej ind i et vidensamfund hvor betydningen af viden argumenteres at blive endnu større end tidligere, indskrives viden som et objekt for ledelse med stigende strategisk betydning. Viden er blevet noget, der sætter en dagsorden for, hvordan virksomheder organiseres og ledes. 3.1 Hvad er viden? Men inden vi vil komme ind på videnledelsesbegrebet, vil vi først forsøge at udarbejde en kort konceptualisering af begrebet viden. Dette gøres fordi mange af de teoretikere der beskæftiger sig med viden, medarbejdere og virksomheder i det moderne samfund, finder det væsentligt at starte på et dybere niveau og stille os selv spørgsmålet: Hvad er viden? 10 Vi har naturligvis ingen ambitioner om at afdække noget så komplekst som begrebet viden på et par sider, men målet er, som nævnt, konceptuelt at redegøre for begrebet viden. Dette vil ske ved at opridse nogle væsentlige forhold og betragtninger, hvorved der forhåbentlig opnås en vis indsigt i videnbegrebet. Afsnittets formål skal ikke ses kun en fleksning af den akademiske muskel, da vi ikke kun vil se på viden for at få en forståelse af hvad det er men også for at se på dens betydning for ledelse og organisering af virksomheden, bl.a. med det tidstypiske mål at opnå og fastholde konkurrencefordele. Litteraturen om viden, og i særdeleshed videnledelse, er i sin forståelse, indhold og brug af begrebet viden meget fragmenteret. Spørgsmålet om hvad viden er, har da også været diskuteret siden menneskene begyndte at reflektere over sig selv, og kan følges helt tilbage til oldtidens filosoffer. 11 Vi har, i lighed med andre 1, valgt at tage udgangspunkt i en epistemologi, der reflekterer over viden og som fokuserer på tre spørgsmål: Hvad er viden? Kan vi overhovedet have viden? Den klassiske epistemologi beskriver viden som justified true beliefs 12, som kan oversættes til sand berettiget Hvordan opnår vi viden? tro 13 eller begrundet, sand overbevisning 14, men det er dog ikke en endegyldig definition af viden, hvilket skyldes den flerhed, der er indeholdt i begreberne begrundet, sand og overbevisning. Uenigheden går bl.a. på hvilket sandhedsbegreb, som sandheden skal vurderes ud fra samt hvilken begrundelsesform og procedure, begrundelsen gøres gyldig udfra. Men justified true beliefs er det nærmeste filosoffer kommer på en fælles forståelse og definition af viden. Den epistemiske forståelsesramme er meget bred i tilgangen til viden i virksomheder. Den indeholder en mængde forskellige typer af viden, som eksempelvis viden i virksomheden 10 von Krogh (38) 11 Schriber samt Nonaka & Takeuchi 12 Holdt Christensen (11), von Krogh (39) samt Nonaka (14) 13 Schrieber (19); s Holdt Christensen (11); s. 4 52

14 Viden en forståelsesramme forstået som viden mellem medarbejderne, viden mellem virksomheder og viden i den enkelte medarbejder. Vi vil ikke komme nærmere ind på de forskellige måder at arbejde med epistemologier på, men dog nævne at denne forståelsesramme er en statisk forståelse af begrebet viden, og derfor ikke belyser alle aspekter. Siden hen er der fremkommet en mere pragmatisk epistemologi, der forsøger at afhjælpe dette det at understrege, at individet i højere grad skaber viden, end søger at erkende allerede eksisterende viden. 15 Viden eksisterer derfor ikke som noget objektivt (en allerede eksisterende sandhed), men nærmere som noget, der manifesterer sig i handlingen (hvor viden både anvendes og skabes). For at skabe en mere dynamisk forståelse af viden er der behov for at analysere, hvilke rammer der kan skabe nye overbevisninger, som måske kan føre til viden. 3.2 I hvilke former findes viden? Når man beskæftiger sig med videnstyring vil man typisk have opfattelsen af viden som en ressource. En virksomhed skal kunne udnytte sin viden og skabe sig ny viden. 16 I virksomheden kan viden antage mange former, men overordnet skelnes der mellem viden som intellektuel kapital (videnkapital), struktur og som proces. 17 En måde at anskue viden på er altså som intellektuel kapital, hvor viden defineres som en værdi i virksomheden, en form for immaterielle værdier, der i en eller anden grad kan måles, og som udgøres af human kapitalen (alt det, der ikke ejes af virksomheden, men af og mellem medarbejderne) og struktur kapitalen (den kapital, der ejes af virksomheden). 18 Det vigtige kriterium i denne betragtning er, at den intellektuelle kapital kan måles. Der kan f.eks. være tale om forskellen mellem virksomhedens reelle værdi og værdien på aktiemarkedet. Viden i virksomheden kan også forstås som struktur. Denne betragtning tager for det første udgangspunkt i, at viden som input i virksomhedens processer og produkter har større betydning end andet input. For det andet at den viden der bruges som input, i høj grad leveres af professionelle. I denne sammenhæng forudsættes det, at viden allerede eksisterer som en mængde, der skal håndteres med henblik på at fastholde konkurrencefordele, skabe viden 19 eller måle viden og give medarbejderne adgang til denne viden. Perspektivet understreger endvidere at der findes forskellige former for eksisterende viden og analyser, f.eks. tavs og eksplicit viden som vi kommer ind på lidt senere. Den tredje og sidste måde at anskue viden i virksomheden på er som en ramme for processer i eller mellem virksomheder, der fører til skabelse af viden. Der er derfor tale om: A framework that shows how various parts within the organization interact with each other over time to create something new and unique. 20 Viden som proces er aktiv viden. Virksomheden er herved ikke udelukkende rammen om nogle individer, men i lige så høj grad ramme om de processer, hvor enkelte deler viden med hinanden. Der skelnes således mellem tre måder at anskue viden i virksomheden på, nemlig som henholdsvis værdi, struktur og proces. Denne skelnen er ikke entydig, og viden i virksomheden defineres derfor ikke som enten det ene eller det andet, men snarere som en sammenblanding og interaktion mellem de tre tilgange. 15 Holdt Christensen (10) 16 Schrieber (19); s Holdt Christensen (11) 18 Edvinsson (4) 19 Nonaka (14) 20 Nonaka (14); s. 49

15 Viden en forståelsesramme TAVS OG EKSPLICIT VIDEN Det følgende afsnit fokuserer på den klassiske skelnen mellem tavs og eksplicit viden, som kendes bedst fra Nonaka og Takeuchi. Eksplicit, eller kodificeret viden, refererer til viden, der er transportabel i et formelt, systematisk sprog 21. Det er viden, der er håndgribelig, og som umiddelbart deles mellem individer. Den udtrykkes i artikuler- og målbare størrelser, som kan nedfældes og systematiseres i databaser, dokumenter, manualer, produkter og processer. Den tavse viden tilskriver de derimod individet. Der er tale om en personlig kontekst-specifik viden, der er svær at formalisere og kommunikere. 22 Et sprog der intenderer at formulere denne viden, kommer altid til kort, idet det er deres opfattelse at individets personlige tavse viden er for kompleks, til at kunne gengives i sprogform. Tavs viden (knowing how) er altså en abstrakt form for viden, som i en eller anden grad er grundlaget for eksplicit viden (knowing about), og omvendt er eksplicit viden også i en eller anden form grundlaget for tavs viden. 3.4 Hvem besidder den: individer, grupper eller organisationen? Vi vil nu overgå fra at kigge på videnformer til viden på forskellige niveauer. Der skelnes mellem viden på individ og organisatorisk niveau. I denne sammenhæng skal den organisatoriske viden ikke forstås som den samlede viden i virksomheden, men derimod en type af viden, der netop ikke kan findes i individet, men udelukkende i organisationen f.eks. som eksemplificeret og dokumenteret viden eller i kombinationen mellem individet og organisationen. På det individuelle niveau gennemløber et input nogle processer, der er karakteristiske for det enkelte individ, men som samtidig er præget af individets sociale kontekst. På det sociale niveau foregår der en aktivitet, som inddrager en social enhed, f.eks. hele virksomheden eller mindre grupperinger af samme. Begge processer medfører, at individet både handler som enkelt-individ og som en gruppe af individer, idet den sociale proces skaber en form for collective mind, der er kendetegnet ved at only individuals can contribute to a collective mind, but a collective mind is distinct from an individual because it inheres in the pattern of interrelated activities among many people. 23 Fig. 2: Viden på det individuelle og sociale niveau. 24 Socialt niveau Individuelt niveau Den viden som er tilgængelig for individerne indenfor den sociale kontekst Uddannelse, erfaringer og socialisering der gennem processer er årsag til viden Mængde / Knowledge Den sociale aktivitet der involverer de enkelte individer, og som kan betegnes som karakteristisk for den social kontekst De processer som input gennemløber, eksempelvis processerne indenfor individuel kognition som habitus og habits of thought. Proces / Knowing Som udgangspunkt eksisterer viden kun som en mængde og en proces i det enkelte individ. Mængden er passiv, men kan gennem nogle processer føre til en ny og større mængde af viden. Når der tales om viden i virksomheden, er det individuelle niveau præget af det sociale 21 Schrieber (19); s Schrieber (19); s Holdt Christensen (11); s Holdt Christensen (11); s. 11

16 Viden en forståelsesramme niveau og omvendt. Den individuelle mængde af viden er altså indeholdt i individet, mens den sociale mængde er nedskrevet. Man kan sige, at den individuelle proces er en evne til at konvertere et input til et output, mens den sociale proces er relationer, der styrker de tre øvrige felter i tabellen. 3.5 Sammenfatning Diskussionen om forskellige niveauer af viden har betydning for, hvor afhængig virksomheden er af enkelte medarbejdere. Viden knyttet til den enkelte medarbejder kan således svække virksomheden, hvis medarbejderen forlader virksomheden. Modsat er social viden (organisatorisk viden) en fordel for virksomheden, idet dette gør virksomheden mindre afhængig af medarbejdere, som skifter til andre, konkurrerende virksomheder. Organisatorisk viden kan dog i højere grad end individuel viden være eksplicit viden, som er mere tilgængelig for konkurrenterne end den individuelle tavse viden. Sammenfattende kan vi sige, at den måde hvorpå viden defineres på må afspejle, hvordan den skal organiseres og ledes. At bedrive videnledelse handler således om alt fra at ansætte de rigtige medarbejdere med den rigtige mængde af viden og de rigtige evner, og til i virksomheden at skabe nogle rammer for den socialisering, der kan føre til skabelse af mere viden end andre rammer ville være i stand til. Hvilket vi vil se nærmere på i næste afsnit.

17 Videnledelse/ -styring 4. Videnledelse/ -styring Formålet med dette afsnit er at se nærmere på begrebet videnledelse, både i nogle teoretiske perspektiver og på et mere håndgribeligt niveau. Videnledelse betegner den proces og struktur, som danner rammerne om viden som en vigtig ressource i virksomheden, og videnledelse kan både henføre til ledelse af eksisterende viden, og ledelse af den proces der, måske, føre til ny viden. 25 Videnstyring handler om, hvilke aktiviteter, der sættes i værk for at forbedre institutionernes evne til at udvikle, dele og forankre samt anvende viden. Hermed sætter videnstyring bl.a. fokus på hvordan virksomheden sikre en bedre udnyttelse af den eksisterende viden Videnledelsens 1. og 2. bølge Udviklingen inden for videnledelse kan skitseres som to bølger 27, hvor den første bølge fokuserer på det kreative individ og har dermed en teori om, at viden er individuel og personlig, hvorimod anden bølge baserer sig på intellektuel kapital og videnregnskabet, hvormed den er rettet mod virksomheden som et kollektiv. Ikke blot viden, men også ledelse af viden ser ganske forskellig ud i de to bølger DEN FØRSTE BØLGE VIDEN I INDIVIDER Det er ikke helt klart hvor den første bølge begynder, men som ledelsesdisciplin har videnledelse taget en række psykologiske aspekter til sig især i denne bølge, der kom til Danmark i starten af halvfemserne bl.a. som en følge af Nonaka og Takeuchi, der argumenterede for en individualiseret forestilling om videnledelsens objekt. Viden er med andre ord placeret i individer, og videnledelse opfattes stort set synonymt med videndelingsopgaven, hvor viden overføres fra et individ i organisationen til andre individer. Viden er altså individuel, og organisationens problem er at styre denne individbaserede viden. Som Nonaka siger: At a fundamental level, knowledge is created by individuals. An organization cannot create knowledge without individuals. The organization supports creative individuals to create knowledge. Organizational creation, therefore, should be uderstood in terms of a process that organizationally amplifies the knowledge created by individuals, and crystallizes it as a part of the knowledge network of organisation... The prime movers in the process of organisational knowledge creation are the individual members of an organization. 28 Nonaka har som det tydeligt fremgår fokus på individet når han taler om videnledelse, og han mener at al viden, og dermed organisationens evne til at handle, er og udspringer fra individet. Hvis denne evne skal forbedres handler det derfor om at få det enkelte individ til at skabe så meget personlig viden som muligt og derefter få denne viden spredt til de andre individer i organisationen. Denne antagelse danner grundlaget for den berømte SEKI-model der prægede videnlitteraturens første bølge. 25 Holdt Christensen (11); s Finansministeriet (6); s Larsen (27) 28 Larsen (27) 52

18 Videnledelse/ -styring Fig. 3: SEKI-model. 29 Tacit Knowledge Explicit Knowledge Tacit Knowledge Socialization Externalization Explicit Knowledge Internalization Combination Som det fremgår af modellen skabes og deles ny viden gennem en transformering fra tavs til eksplicit viden og omvendt, og der fremkommer i alt fire former for videnkonvertering på henholdsvis individ, gruppe og organisatorisk niveau. Vi kan også se at en af kategorierne for ledelsesindsats, nemlig kombinering, fokusere på deling og transformation af eksplicit. Her tænkes hovedsageligt på intranet og andre teknologiske remedier. En anden kategori drejede sig mere om omdannelsen af tavs viden hos et individ til tavs viden hos et andet individ. Her fokuseres på afslappende miljøer, kaffepauser og klassiske amerikanske water coolers til at katalyserer videndeling. De to sidste kategorier er kombinationer heraf. Med hovedtesen at viden er individuel lader det sig altså skinne igennem at hovedopgaven med for ledelsesindsatsen går på at sikre, at denne individuelle viden spredes fra individ til individ, og videnledelse bliver derfor et spørgsmål om at skabe rammer for individets kreative udfoldelse samt for at viden kan deles mellem individer DEN ANDEN BØLGE INTELLEKTUEL KAPITAL OG VIDENREGNSKABER Den anden bølge er allerede godt undervejs i Danmark, idet opfattelsen af, hvad objektet for videnledelse egentlig er og bør være, har ændret sig inden for de seneste år. Den nye tilgang til videnledelse har sit udspring i diskussionerne omkring intellektuel kapital og videnregnskaber, hvor udfordringen med at sætte tal på organisationens evne til at handle er central. 30 Videnledelsesproblematikken betragtes som en noget bredere problemstilling end blot videndeling, og fokus er, som nævnt, rettet mod intellektuel kapital og kollektive kompetencer. 31 Objektet for ledelse er ikke en blok af viden, som ligger i individer, men snarere viden og videnressourcer i et perspektiv, der er en bevægelse eller en komposition af komplementære aktiviteter. Viden er en proces, der væves af og gennem forskellige typer af ressourcer, som optræder i bundter. Individuel viden er ikke en separat kategori, men er orienteret mod noget andet f.eks. noget teknologisk og optræder dermed altid i en sammenhæng. Dette bevirker, at viden ikke er en klump, men en praksis. Det at have indsigt er altså mindst lige så væsentligt som at kunne gøre noget. Ligeledes er der kommet meget større fokus på virksomheders eksterne rapportering, altså udfordringen og evnen til at sætte tal på såvel objekterne for ledelsesindsatsen som selve indsatsen og effekterne heraf. Samlet skaber det nogle nye dimensioner i virksomhedens videnledelse. Objektet er ikke længere hovedsageligt viden som et individuelt og tavst fænomen (Nonaka), men derimod er videnledelse overgået til at omhandle en samlet indsats i forbindelse med sammensætningen, anvendelsen og udviklingen af virksomhedens ressourcer. Videnressourcer er alle de ledelsesbare ressourcer, der spiller en rolle i skabelsen af den 29 Nonaka (33); s Larsen (27) 31 Roos (36)

19 Videnledelse/ -styring brugsværdi, virksomhedens produkter eller serviceydelser leverer til brugerne. 32 Disse ressourcer kan være både medarbejdere, processer, teknologier og kunder. Medarbejderne er i denne sammenhæng interessante i videnledelsesindsatsen netop som videnressourcer. Det er ikke alle deres kompetencer og al deres viden der er interessante i videnledelsesperspektiv, men kun den delmængde der er central i tilvejebringelse af brugsværdi. Videnledelse kommer til at handle om at finde ud af, hvad det er, man som organisation skal være god til og systematisere sin indsats for at blive bedre til det. Altså en koordineret ledelsesindsats med det formål at få helheden til at fungere og få alle elementerne til at orientere sig mod en aktivitet, der i en tid kan udgøre det fælles. Intellektuel kapital og med det videnledelsen handler i den anden bølge om at skabe denne form for komplementaritet, hvilket i sig selv ikke er helt nyt. Det nye er, at det ikke er nok at beskrive mission og strategi; de skal også formuleres på en sådan måde, at deres fremdrift skal kunne måles. 33 Derfor tilknytter man i den anden bølge et nyt ledelsesværktøj, nemlig videnregnskabet, der gør det muligt at sætte organisationens videnressourcer på tal. Virksomhedens videnledelse drejer sig altså om at udvikle, dele og forankre organisationens videnressourcer. 34 Det drejer sig bl.a. om at få personers individuelle og kollektive færdigheder og viden til at spille sammen med andre personers viden og færdigheder samt med virksomhedens teknologier, processer og kunder. Frem for at fokusere på individet fokuseres på de kollektive kompetencer. Hovedformålet for ledelsesindsatsen i den anden bølge går på at sikre, at organisationen sammensætter, anvender og udvikler et kollektiv af videnressourcer på en sådan måde, at den maksimale brugsværdi for brugeren af virksomhedens ydelser skabes. Videnledelse centreres om kollektive processer og procedurer, hvorved ledelsesindsatsen er koncentreret om at integrere teknologier, evner, relationer og processer Formål med videnledelse i dag Som vi har skitseret i ovenstående afsnit er der sket et skift i måden videnledelse opfattes på. Den første bølge fokuserer på at gøre den tavse viden eksplicit, hvorimod anden bølge fokuserer på at sætte en samlet indsats i værk i forbindelse med sammensætningen, anvendelsen og udviklingen af virksomhedens videnressourcer. Virksomhederne har i dag en rimelig veludviklet praksis omkring, hvordan eksplicit viden skal ledes og udbredes i organisationen, men derimod en mindre sofistikeret praksis hvad angår den tavse viden, hvilket kan være problematisk da virksomheden dermed er afhængig af videnmedarbejderne. 36 Der ligger tre centrale skift mellem første og anden bølge. For det første er der et skift fra et snævert syn på videnledelsesopgaven fra at handle om videndeling til at se på ledelsesindsatsen over for alle virksomhedens ressourcer. For det andet er forestillingen om viden skiftet fra at handle om sand viden til at handle om evnen til at gøre en forskel for brugeren at virksomhedens produkter. Det tredje skift, der finder sted, er skiftet fra Intranet og kontorlandskaber til at fundere videnledelsesindsatsen omkring et arbejde med at sætte organisationens videnressourcer og dets videnledelsesaktiviteter i tal. 32 Larsen (27) 33 Larsen (27) 34 Grant (24) 35 Larsen (27) 36 Larsen (26)

20 Videnledelse/ -styring Ovenstående skift flytter videnledelsesopgaven fra et personaleledelsesniveau til et strategisk niveau med et samlet mål for virksomhedens koordinerende arbejde med at sammensætte, anvende og udvikle alle virksomhedens videnressourcer. Videnledelse handler i anden bølge, for det første om at finde ud af hvilken brugsværdi, man har som mission at producere, samt hvilke videnressourcer og kompetencer, der er fundamentet for at producere denne brugsværdi. Dernæst handler videnledelse om af få klarhed over hvilke ledelsesmæssige udfordringer, der er forbundet med at sikre, at organisationen råder over netop de videnressourcer, der er fundamentet for at producere brugsværdien. Herefter består arbejdet i at finde ud af hvilke indsatser og aktiviteter, der kan fremme tilvejebringelsen af disse videnressourcer samt hvilke indikatorer, der kan levere information om indsatserne og resultaterne i forbindelse med denne tilvejebringelse. 37 Brugsværdi Ledelsesudfordringer Indsatser og indikatorer Rapportering: Tal, tale og tegninger Fig. 4: Videnledelseselementer i 2. bølge. 38 Videnledelse er således ikke kun ledelse af en mængde viden, der er lagret i mapper eller databaser videnledelse er ledelse af individer i en social kontekst, og det er disse individer og relationerne mellem dem, der er årsag til den viden, som kan give virksomheden en vedvarende konkurrencefordel. 39 Som opsummering kan vi sige at den måde, der bedrives videnledelse på afspejler i høj grad opfattelsen af begrebet viden. Videnledelse betegner den proces og struktur, som danner rammerne om viden som en vigtig ressource i virksomheden og kan både henføre til ledelse af eksisterende viden og ledelse af den proces, der måske skaber ny viden. I den anden bølge er det blevet centralt at blive bedre til at udvikle, dele, forankre og anvende virksomhedens videnressourcer, samt at kunne identificerer ledelsesudfordringer, indsatsområder og være i stand til at måle og evaluere på disse. 37 Larsen (27) 38 Larsen (27); s Holdt Christensen (11)