Spørgemøde. Spørgemøde Udbud på informationsløsning d. 25. april 2014, kl mødelokale 620 på Fredericia Rådhus.

Transkript

1 Spørgemøde Spørgemøde Udbud på informationsløsning d. 25. april 2014, kl mødelokale 620 på Fredericia Rådhus. Deltagere fra FK: Bo Østergaard, Per Dahl Rasmussen, Lotte Damsgaard, Kirsten Surlykke Lund, Pia Bergstrøm Rossen, Sofie Klaaborg, Jeppe Bruhn Pedersen (referent) Leverandører: Agreement Consulting og KMD 5. maj 2014 Nummer Spørgsmål Svar Der skal afgives både en årlig driftspris pr. borger og en årlig systempris. Selve udregningen af den samlede pris er angivet i tilbudslisten. 1 Der ønskes en konkretisering af tilbudslisten, hvor det fremgår at der skal angives en årlig driftpris pr, borger og en årlig systempris. Skal der afgives en samlet pris eller både en årlig driftpris pr. borger og en systempris? Hvordan priserne skrues sammen er op til tilbudsgiver. Der kan ikke afgives andre priser end de i tilbudslisten oplistede priser. Med intervallerne giver vi mulighed for at skrue på priserne ved flere borgere. Ved en borger forstås den som står på lejekontrakten til boligen. Der er ingen grænser for, hvor mange pårørende og medarbejdere der har kontaktflade til en borger på systemet. Ligesom der ikke er en begrænsning på antallet af skærme. 1

2 2 Hvad er udbyders holdning til licensbetingelserne bilaget vedr. licensbetingelser er blankt? Er det jeres tankesæt at definere licensbetingelserne afhængig af brugerne der er på eller er det op til os? Har I nogle ideer? Uddyb venligst. Det er op til leverandøren, at bestemme hvad der skal fremgå af bilaget vedr. licensbetingelserne, da der findes forskellige standard betingelser. Der findes mange måder at gøre det på. 3 Det fremgår at leverandøren skal opgive kildekoder og dokumentation til det udviklede ved kontraktens slutning hvad er tankerne omkring dette? Vi har forbehold for hvor meget vi vil udlevere, derfor vil det være formålstjenstligt at præcisere dette. Forbeholdene vil komme i vores licensbetingelser. I pkt. 8 i kontrakten er kildekoder omtalt. Vi præciserer, at det drejer sig om kundespecifikt programmel /elementer. Det er i det omfang hvor vi som kundebetaler for kundespecifik programmering, tilpasning, eller anden konsulentbistand. Kildekoden skal opgives ved leverancen af kundespecifikt programmel/elementer. 4 5 Der ønskes en præcisering af rabatsatserne i Tilbudslisten bliver de to procentsatser adderet? A)Hvordan skal dataudveksling/integrationen foregå herunder integration til hvilke løsninger/snitflader? B) Er det det I skriver eller det som er normalt? C) Det er normalt at data læses over i en mappe, som man Nej, de to procentsatser adderes ikke. Det vi har beskrevet her er en måde at gøre det på. Der er flere måder. Vi skal selvfølgelig leve op til Kombit krav så systemet er fremtidssikret i forhold til dette. Vi stiller ikke krav om bestemte snitflader alene snitfladen til 2

3 gensidigt går ind i og aflæser og henter data i. D) Når der skriftes leverandør, så er det fordyrende. E) Omkring integrationer: Hvilke systemer, hvilke løsninger er det? F) Der ønskes en generel beskrivelse af hvilken løsning, der ønskes uanset hvilken leverandør der tales om. Fint med en generel beskrivelse eller en præcisering, hvilke løsninger henvises der til? EOJ systemet en forudsætning og et MK. I skal selvfølgelig kunne leve op til alle MK. Vi stiller ikke krav til snitfladerne. Snitfladen til EOJ omsorgssystemet, som vi kræver indenfor 3. måneder er en åben snitflade, som FK bistår med data omkring efter kontraktindgåelse. Snitfladen ligger klar i KMDs CSA løsning og er beskrevet. Vi stiller det frit for leverandøren hvordan snitflader opnås og til hvilke 3. parts leverandører. Vores nuværende leverandører Abena (Plejeartikler) og PCD food(madbestilling) har været med i pilotprojektet, men vi kan ikke fremkomme med generelle beskrivelser. Vi ligger vægt på, at det skal være et fleksibelt system, så der nemt kan integreres med eventuelt nye leverandører. 6 I forbindelse med visning af beholdning i køleskab ønskes det præciseret, hvorvidt denne registrering i dag foretages manuelt? Har kommunen intelligente køleskabe? Registreringen foretages manuelt. Kommunen har ikke intelligente køleskabe. 7 Til MK nr. 10 Menes der EDI eller EOJ? EOJ. Det er en trykfejl. 8 Vil vi kunne opdatere og administrere hjemmefra. Vil leverandøren kunne drifte fra egen lokaltion, er der adgang I kan oprette jeres eget remote tool på skærmene. 3

4 til systemet hjemmefra (fjernadgang til testserver)? Skal Testserveren bevares i driftsperioden? Dvs. skal der bygges en ny til driftsperioden. I forbindelse med kravene til testen fremgår det, at testadgangen skal være anonymiseret, således at det ikke fremgår fra hvilken leverandør løsningen tilbydes. Url adressen skal også laves om. Vi ser det som meget fordyrende i forhold til det er en test forud for tildeling. Det er en upfront investering som ikke helt står mål med udbuddet. Dette kan være et problem at imødekomme, da leverandørnavnet ofte er hardcoded i løsningen og anonymisering kræver omfattende omprogrammering. A)Hvorledes bliver test-casene udformet? Kan dette præciseres nærmere? B) Det er mere til brug for evaluering, hvor er det vi er stærke eller svage. Systemet er en hostet løsning. Det er op til leverandøren at bestemme. Vi lader dette udgå som krav. Testcases omhandler de arbejdsopgaver, der sædvanligvis udføres og som systemet skal anvendes til. Cases er udarbejdet ud fra de MK der er stillet i bilag 3 Kravspecifikation. Testcases udleveres ikke på forhånd. Opgaverne kommer til at afspejle de arbejdsgange, der vil være i systemet. Vi vil tilstræbe mest mulig åbenhed omkring tests. Testresultatet af jeres system kan I selvfølgelig få oplyst efterfølgende, når vi har udført tests af systemet og evalueringen er tilendebragt. 4

5 12 13 Til MK 21:Omkring Offline-mode. Problematiserer det ikke noget i forhold til MK 16, lovgivning og autentifikation i forhold til log-in. Hvis der arbejdes offline i systemet, så sker der ikke en autentifikation af den borgers log-in, hvis det sker noget off-line. A) I forbindelse med projektsamarbejdet, hvilke forventninger har udbyder til møder med leverandøren? Skal alle møder afholdes fysisk i FK eller kan der evt. afholdes møder via Skype? Hvor mange møder tænkes der afholdt? Vi har nemmere ved at beregne cost på det ved konkrete forventninger. B) Introduktion og læring til brugere, hvad med det? Den del af MK 21omkring offline mode omformuleres til et evalueringskrav. Der kommer et RETTELSESBLAD vedrørende Offlinemode. Hvorvidt møder skal afholdes fysisk eller on-line, afhænger af mødeindholdets kompleksitet. Det er på forhånd vanskeligt, at komme et præcist antal møder nærmere, men det bestræbes, at det skal være i begge parters interesse at møder afholdes. Der er i tidsplanen angivet møder i opstartsfasen. Efterfølgende møder aftales mellem parterne. Vi har ikke forventninger der overstiger et rimeligt niveau. Der må påregnes møder i nødvendigt omfang. B) Vi har en forventning om at det er meget brugervenligt og derfor ikke er et tungt system. Vi har en forventning om at det er få videnspersoner der skal viderebringe det i organisationen. Vi forestiller os en lille gruppe pr. plejecenter, som skal uddannes. Vi har givet mulighed for en pris på uddannelseslektioner. 14 MK. 2. Infoskærme, har I infoskærme nu? Nej, det er en fremtidig løsning. 15 Ved den afsluttende test i tidsplanen. Fredericia Kommune vil ikke arbejde med exit-beløb. Hvad hvis vi har misforstået hinanden og testen derfor ikke 5

6 godkendes? Hvad sker der ved en evt. hævelse af kontrakten? Når parterne går hver til sit? Foreligger der en kompensation, såfremt FK trækker sig ud af samarbejdet på tidspunkter før betalingsmilepæl? Der foreslås et EXIT beløb, som et tildelingskriterium. FK kan udskyde fristerne, men det kan have konsekvenser for en leverandør. Vi har en forventning om at samarbejdet bliver godt og har som udgangspunkt en positiv indstilling til projektet. Vi mener, at når der allerede er testet en del af løsningen i evalueringen, så bør den efterfølgende tilpasning i perioden indtil 15. november IKKE blive et spørgsmål om, at Fredericia Kommune trækker sig fra samarbejdet. Udskydelse af fristerne er op til Fredericia Kommune, men vi ser dette som en forenkling af hvem der beslutter, hvornår der er frist og om denne skal udskydes. 16 Kvalitetssikring i forbindelse med IT-miljø/IT-skik. Hvad er overliggeren? Er det standard it-miljø. Det er ikke et domænemiljø, men klientbaseret. Det skal være standard/standard. 17 Det har ikke været i udbud før? Hvor mange plejeboliger har FK? 18 Skal borgere eget hjem i spil? Nej, det har tidligere været et pilotprojekt, som nu skal udbydes. FK har ca. 370 plejeboliger/potentielle brugere og det forventes at systemet udrulles til 80 boliger/brugere om året. I fremtiden kan løsningen eventuelt også udrulles til borgere i eget hjem. 19 Hvor mange brugere har været tilknyttet FK s pilotprojekt på en tilsvarende løsning? borgere/boliger (borgeren er licensen) 6

7 De pårørende er ikke en særskilt licens. 20 Kommentar omkring mulighed for licenser til pårørende. Vi ønsker en borgerpris, som er inkl. de pårørende til denne borger. I må lave en gennemsnitsbetragtning omkring pårørende. I kan ikke tage et forbehold for hvor mange pårørende, der må komme på pr. borger, da priserne så ikke kan sammenlignes. 21 Skal løsningen følge borgeren fra plejebolig til evt. Hospice? Dette er der endnu ikke gjort overvejelser omkring, men FK er åben for udviklingsmuligheder. Systemet må da meget gerne kunne udvikles til at kunne andet. 7