Kommunikationsstrategi for Miljø

Transkript

1 Dec 2013 Kommunikationsstrategi for Miljø Indhold Formål. 1 Målgrupper og interessenter 2 Samarbejdsmuligheder... 3 Kommunikationskanaler. 3 Principper for kontakt til pressen Principper for besvarelse af henvendelser.. 6 Principper for opbygning af standardbreve 6 Principper for intern kommunikation. 7 Kommunikationsansvar.. 7 Succeskriterier 7

2 Formål Udarbejdelse af en kommunikationsstrategi til Miljø har overordnet til formål at sikre en prioriteret, velovervejet og koordineret indsats på kommunikationsområdet. Vi ønsker en effektiv kommunikation både internt i Region Midtjylland og eksternt med borgere, kommuner, rådgivere og øvrige interessenter. Det er desuden vigtigt med en effektiv videndeling internt i Miljø. Fokus for vores kommunikationsstrategi er derfor både ekstern og intern kommunikation. Strategien skal læses med udgangspunkt i, at hovedparten af opgaverne i Miljø omhandler jordforurening, men det generelle stof gælder også for råstofområdet. Den måde vi kommunikerer på skal være med til at sikre os et godt omdømme både eksternt og internt i Region Midtjylland. Ekstern kommunikation: Vores dialog med borgerne skal være baseret på åbenhed, indlevelse og troværdighed. Det betyder, at vi skal være fleksible og imødekommende. Vi skal skrive breve, som folk kan forstå. Vi skal fortælle hvad vi ved, og hvad vi ikke ved. Vi er til for borgerne ikke omvendt. Kommunerne er en meget vigtig samarbejdspartner, og det har stor betydning, at kommunikationen fungerer, så opgaverne løses effektivt. Et af de primære mål for vores eksterne kommunikation er at komme i en positiv dialog med ejere og brugere af kortlagte ejendomme. Fokus skal være på oplysning om, hvordan man bedst lever med at bo på en kortlagt ejendom. Herunder nuanceret information om sundhedsrisiko. Det er vigtigt, at kortlægningen afdramatiseres, så vi bidrager til at skabe tryghed. Det er også vigtigt, at Miljø er synlig i den brede offentlighed. Vi skal fremstå som en værdifuld og troværdig samarbejdspartner. Synlighed skaber fokus på vores område, og det giver os de bedste betingelser for at løse vores arbejdsopgaver. Det er vigtigt, at vi forsøger at skabe gode nyheder. F.eks. ved at formidle, hvordan vi sikrer ren jord i alle børneinstitutioner. Eller ved at formidle, hvordan Miljøs indsats sikrer drikkevand til fremtidige generationer. Det er vigtigt, at vi afsøger mulighederne for at levere en værdifuld service til borgerne. F.eks. ved at gå i dialog med kreditforeninger med henblik på at sikre optimal information af borgere om belåning af kortlagte ejendomme. Vi vil også være synlige og på forkant inden for vores fagområde. Både i Danmark og i EU vil vi være aktive medspillere indenfor jordforureningsområdet. Derfor vil vi holde indlæg på konferencer og temadage, gæsteforlæse på uddannelsesinstitutioner og skrive artikler til fagblade mv. Intern kommunikation: Miljø er et lille arbejdsområde i Region Midtjylland. Det er derfor vigtigt, at vi sørger for at være synlige internt i organisationen. Det betyder, at vi internt skal berette om vores arbejde og kompetencer og være opsøgende i forhold til deltagelse i tværgående projekter og arbejdsgrupper.

3 Internt i Miljø skal vi også sikre en god kommunikation, så vi skaber rammerne for et godt samarbejde. Det er vigtigt, at alle føler sig velinformerede.

4 Målgrupper og interessenter Eksternt: Ejere, brugere og mulige købere af en kortlagt grund Kommuner Staten og andre myndigheder Ejendomsmæglere Kreditforeninger Boligadvokater Rådgivere Entreprenører Bygherrer Råstofindvinding Råstofbrancheorganisationer Den brede offentlighed Politikere (Kommuner og Folketinget) Erhvervslivet Vandværker Relevante interesseorganisationer Uddannelsesinstitutioner/studerende Pressen Internt: Medarbejdere i Miljø Politikere (Region) Direktionen Medarbejdere i Region Midtjylland med særlig fokus på Regional Udvikling Kommunikationsafdelingen i Region Midtjylland Kommunikationsmedarbejdere i Regional Udvikling

5 Samarbejdsmuligheder Eksternt: Vi arbejder løbende med at se muligheder for at øge samarbejdet med de andre regioner i Danmark omkring kommunikation. Regionernes Videncenter for Miljø og Ressourcer (VMR) under Danske Regioner er forum for et sådant samarbejde. Udarbejdelse af pjecer samt landsdækkende kampagner er områder, hvor vi med stor fordel arbejder sammen med de øvrige regioner. Vi vil udnytte de stordriftsfordele, som den tværregionale kommunikationsgruppe under Danske Regioner muliggør. Vi deltager i VMRs mailgrupper, møder og kurser med henblik på at skabe et stærkt fagligt netværk med de øvrige regioner. Kommunerne er oplagte alliancepartnere. Her tænkes især på information til bygherrer og entreprenører i forbindelse med 8 tilladelser og frivillige undersøgelser og oprensninger. Et samarbejde om kampagner rettet mod virksomheder med henblik på forebyggelse af jordforurening er også oplagt. Samarbejde med kreditforeninger om formidling af mulighederne for belåning af kortlagte ejendomme. Det bevirker, at oplysninger om belåningsmuligheder får større gennemslagskraft, og samtidigt får vi en bedre dialog med kreditforeningerne. Undervisning i vores fagområde på uddannelsesinstitutioner både i klasselokalet og i felten. Sådanne initiativer kan medvirke til en større udbredelse af viden om jordforurening. Internt: Den overordnede kommunikationsafdeling i Region Midtjylland og kommunikationsmedarbejdere i Regional Udvikling er vigtige samarbejdspartnere internt.

6 Kommunikationskanaler Valget af medie er meget afhængig af, hvorvidt der kommunikeres internt eller med det omgivende samfund. Ekstern kommunikation Brevet: Vi skriver mange breve. Med brevene kommer vi direkte ind i folks stuer. Vi har derfor stor fokus på, hvordan vi skriver brevene. Vores område er meget komplekst, og det er derfor meget vigtigt, at vores breve er letforståelige. Elektronisk brev: Vi sender rigtig mange e-breve ud til folk i deres e-boks. Det betyder at vi også ser på hvilke sprog vi bør have i de elektroniske breve og hvad der er af muligheder for at kommunikere rapporter og afgørelser ud via den kanal. Vi er meget opmærksomme på at der med tiden vil ske en udvikling af sproget i de elektroniske breve som vi nu udsender. Skal vi fortsat bevare folks opmærksomhed, er der grund til at lytte til de strømninger der sker på området. Hjemmesiden: Er en meget vigtig kommunikationskanal til det omgivende samfund. Derfor er det overordentlig vigtigt, at der konstant foregår en opdatering af indholdet, som f.eks. er: overordnede visioner og mål, strategier, beskrivelser af arbejdsområder, nøgletal, tidsplaner, organisationsdiagram, presseforum med pressemeddelelser og billeder, der kan downloades, nyheder, debat, erhvervsinformationer, publikationer og film som fortæller den gode historie om at få besøg fra os. Dertil kan der være mange flere ting på hjemmesiden. Sociale medier: Kommunikationskanaler som FaceBook, Twetter, LinkedIn m.fl. satser vi nu mere og mere på. JAR: Der udskrives ofte kortlægningsattester i forbindelse med hushandler. Pressemeddelelser: Jo mere interessant nyheden/historien er for mange, des større gennemslagskraft har pressemeddelelser. Men man vil aldrig helt kunne styre den vinkel, aviser m.v. vælger at anlægge en historie på. Miljø har som hovedmål besluttet at udsende minimum 20 pressemeddelelser årligt. Pressemeddelelser skal godkendes i direktion. Artikler: Artiklen kan have et meget konkret fagligt indhold med vægt på faktuelle oplysninger. Målgruppen er snæver. Møder: Sker med kommuner, borgere, rådgivere, bygherrer, interessegrupper, pressen, gennem projekter og internationale projekter. Mødets form og formål afhænger helt af den konkrete målgruppe. Annoncer: Benyttes især, hvor regionen er forpligtet til at høre eller informere offentligheden. Kampagner, plakater, events m.v.: Rundsending af plakater, klistermærker, info-hæfter m.v. til udvalgte grupper kan virke meget inspirerende og motiverende (hvis vi f.eks. ønsker at fremme en bestemt adfærd). Landsdækkende kampagner kan udføres i samarbejde med Danske Regioner. Logo: Regionens logo skal på alle officielle breve, skabeloner, plakater, klistermærker, info-hæfter og ved konferencer såvel som ved internationale konferencer m.v..

7 TV: Kan anvendes til aktuelle historier. TV-indslag kan evt. produceres i samarbejde med Danske Regioner. Måske er det vanskeligt at forestille sig, at Miljø skulle have noget at fortælle offentligheden, som kunne foregå via TV-spots. Intern kommunikation Intranet (MIKI): Lukket forum for medarbejdere og ledere, der kan indeholde erindringer fra ESDH, kalender, flexregnskab, telefon- og adresselister, personalehåndbøger, kørselsafregning, økonomistyring, time-/ sagsstyring, referater, debat, links mv. Udviklingen af portalen sker i samarbejde med IT-afdelingen, Kommunikationsafdelingen og IT og Kommunikationsgruppen i Regional Udvikling. Magasinet MIDT og Dialog: Region Midtjyllands kommunikationsafdeling udgiver et personalemagasin, som også kan læses eksternt. Magasinet udkommer kvartalsvis og indeholder nyheder og orientering fra alle områder i regionen. Møder: Møder giver god mulighed for dialog og afholdes med henblik på planlægning, evaluering og videndeling i større eller mindre fora - fasttømrede eller løst sammensatte, permanente eller tidsbegrænsede, faglige eller tværfaglige etc.

8 Principper for kontakt til pressen Miljø anser det for meget vigtigt at få skabt et godt forhold til journalister og pressen i bred forstand. På den måde kan de hjælpe med til en synliggørelse af områdets arbejde. Miljø arbejder især på at finde frem til og opbygge et godt forhold til journalister med interesse for området. Kontakten til pressen vil oftest være i form af interview til aviser, radio og TV samt udsendelse af pressemeddelelser og artikler til aviser eller fagblade. Alle medarbejdere i Miljø skal løbende være opmærksomme på, om situationer i forbindelse med deres arbejde kunne blive en god historie i pressen. Retningslinier vedrørende interview: Alle ledere og medarbejdere, som udtaler sig til pressen på Miljøs vegne, har et ansvar for at kommunikere og informere i overensstemmelse med såvel områdets som regionens overordnede kommunikationsstrategi. Der er følgende regler for, hvem der udtaler sig: Faktuelle oplysninger og vurderinger: Alle medarbejdere kan give faktuelle informationer og faglige vurderinger til pressen. I princippet er det altid den, der har sagen, som udtaler sig, hvis vedkommende er tilgængelig på det pågældende tidspunkt. Det er en god ide, at orientere sin chef, efter man har givet et interview. Kontroversielle holdninger og kommentarer: Politikere, direktør og afdelingschefer er som udgangspunkt de personer, som pressen skal have fat i, hvis den ønsker kommentarer og holdninger til en kontroversiel sag. Ovenstående retningslinjer skal ikke virke hæmmende på den enkelte medarbejders lyst til at udtale sig. Det er vigtigt, at vi kommer på banen i forhold til pressen. Interview: Det er en fordel, hvis man inden et interview har mulighed for at gøre sig nogle tanker om, hvordan man vil gribe det an, så budskabet kommer bedst muligt frem. Er der tale om interview til radio eller TV, er det vigtigt at gøre sig klart, at budskabet skal frem på sekunder eller minutter. Det skal være i en form, så det kan forstås af alle og på en facon, som vinder seernes og/eller lytternes sympati, uanset hvad sagen drejer sig om. Troværdighed er meget vigtig. Pressemeddelelser: Udsendelse af pressemeddelelser foregår koordineret i Region Midtjylland. Derfor skal Kommunikationsafdelingen og andre relevante parter orienteres, når der udsendes en pressemeddelelse fra Miljø. Det er nødvendigt at fatte sig i korthed. Overskriften er vigtig, den skal ægge (nysgerrighed), vække (identifikation) og dække (indhold). Herefter følger nyheden/budskabet straks, så journalisten ikke mister interessen. Man kan altid uddybe med yderligere beskrivelser, billeder, grafer osv. i bilag til pressemeddelelsen. Sproget skal holdes neutralt, dvs. der må ikke bruges for mange tillægsord. Endelig er det vigtigt at slutte en pressemeddelelse af med en oplysning om, hvem journalisten kan henvende sig til for at få yderligere oplysning også efter almindelig arbejdstid.

9 Artikler: Hvor pressemeddelelser udsendes bredt i håbet om, at så mange medier som muligt vælger at bringe historien, er en artikel målrettet et enkelt fagblad eller eventuelt en avis. I en pressemeddelelse kan historien vinkles af journalisten, i en artikel er historien vinklet af artiklens forfatter, som også lægger navn til indholdet. Benyt gerne direkte kontakt til en eller flere journalister og fortæl dem om en historie, som egner sig til netop deres medie. Principper for besvarelse af henvendelser Henvendelser fra borgere mv. sker i form af s, telefonopringninger og breve. Der er udviklet værktøjer, så borgere og kunder kan få svar eller søge den rette kontaktform via hjemmesiden. Professionelle brugere som ejendomsmæglere mv. opfordres til at søge oplysninger på hjemmesiden. Det er via hjemmesiden muligt at fremsøge og udskrive en attest på en ejendoms kortlægningsstatus. På hjemmesiden er det muligt at udskrive ansøgningsskemaer til f.eks. 1 års undersøgelse og værditabsordningen. Der bør også være mulighed for at udfylde ansøgningsskemaer til elektronisk afsendelse. Der er oplysninger om arbejdsopgaver og medarbejdere på hjemmesiden, så brugerne kan kontakte den rette medarbejder. Der er mulighed for at skrive en mail til Miljøafdelingen eller den medarbejder, der har ansvaret for et specifikt emne. Telefonopringninger til regionens hovednummer går til Service. Forespørgsler om ejendommes kortlægningsstatus besvares af Service. Er ejendommen kortlagt, stilles samtalen videre til den kommuneansvarlige medarbejder. Hvis vedkommende ikke træffes, er der mulighed for at tale med en anden sagsbehandler eller få lagt en besked. Alle nye medarbejdere får hjemmeopkobling og mobiltelefon/smart Phone. Der er desuden mulighed for omstilling mellem stationær telefon og mobiltelefon. Principper for opbygning af standardbreve Vi gør udbredt brug af skabeloner til breve. Standardbreve skal være så korte som muligt, med gode overskrifter og skal udformes i et letforståeligt, men juridisk holdbart sprog. Lange tekniske udredninger medsendes som bilag. Kortillustration indgår i selve brevet eller vedlægges som bilag. Sproget i brevene skal være direkte, klart og præcist. Sætningerne skal være korte og verberne aktive. I brevet kommunikerer vi i øjenhøjde med borgeren og tiltaler vedkommende du.

10 Brevene som hovedregel før ibrugtagning vurderes af en kommunikationsmedarbejder og en miljøjurist. Principper for intern kommunikation Kommunikation følger mediedækningen og orienterer løbende hele afdelingen Fællesmøder for Miljø holdes ca. hvert halvår Årligt afholdes mindst ét stormøde (inkl. overnatning) for medarbejderne i Miljø. Mødet holdes i november og der udarbejdes årsprogrammer for det kommende år Sociale arrangementer i Miljø omfatter som minimum sommerudflugt og julefrokost Vi skal hele tiden støve kommunikationen af internt i Miljø: Hvad fungerer godt, og hvad kan gøres bedre? Kommunikationsansvar Miljøs kommunikationsgruppe har ansvaret for at holde fokus på både den eksterne og den interne kommunikation. Gruppens arbejde er af koordinerende karakter, så alle i Miljø deltager i kommunikationsarbejdet. Arbejdet er organiseret, så vi kan trække på Regional Udviklings journalist. En fast kontaktperson betyder, at personen opbygger en viden om vores arbejdsområde. Samtidigt kan en fast kontaktperson medvirke til, at vi bedre kan holde fingeren på pulsen mht., hvad der sker på kommunikationsområdet centralt i Region Midtjylland. Efter behov kan der rekvireres ekstern rådgivning. Miljøs kommunikationsgruppe udarbejder hvert år en årsopgørelse over kommunikationsarbejdet. Internt i gruppen evalueres gruppens arbejde kvartalsvis. Succeskriterier Det er vigtigt, at vores kommunikation virker internt og eksternt. Vi skal skrive og tale klart og forståeligt. Vi skal hele tiden justere kommunikationen i bred forstand med henblik på at optimere det interne samarbejde og kontakten med vores omverden. Der udføres brugerundersøgelser til vurdering af kvaliteten af vores kommunikation. F.eks. interview af personer, som har modtaget kortlægningsbreve. Den kommuneansvarlige holder mindst ét møde pr. kommune pr. år. Der holdes et årligt fællesmøde med kommunerne, hvor overordnede og aktuelle emner er på dagsordenen. JordERFAMidt er her et vigtigt omdrejningspunkt.

11 Hjemmesiden gennemgås løbende, så den er opdateret. Medarbejderne er i det daglige arbejde altid opmærksomme på den gode historie. Der bør være en liste på medarbejderportalen, hvor der fortælles små historier om det daglige arbejde. Målet er, at der kommer mindst én historie pr. kontor pr. uge. Ved mindst ét stormøde for jordforurenings- og råstoffolk sidst på året sker udarbejdelse af aktivitetsplan for kommende år.