Afrapportering af resultatmål for Uddannelsescenter Herning 2007/2008 Generelle bemærkninger

Transkript

1 Afrapportering af resultatmål for Uddannelsescenter Herning 2007/2008 Generelle bemærkninger Året har været præget af en række uforudsete og udefra kommende hændelser, som i væsentlig grad har præget arbejdet med resultatkontrakterne. Dels fratrådte HR-chefen i september måned hvilket, den økonomiske stadig vanskeligere situation for erhvervsskolerne taget i betragtning, medførte, at stillingen ikke blev genbesat, og det betød en ændret opgaveportefølge i direktionen. Endvidere afgik rektor Jørgen Vestergaard Frandsen ved døden på et tidspunkt, hvor der var en hektisk aktivitet på akademiområdet med henblik på at finde en løsning på akademiets fremtidige placering i medfør af den nye lovgivning. Dette satte yderligere pres på direktionens arbejde, idet rektor stillingen heller ikke i henseende til akademisituationen blev genbesat. Dette fik også betydning for kursusområdet, idet dette område var en del af Jørgen Vestergaard Frandsens opgaveportefølje. Mod slutningen af perioden opsagde administrationschef Klaus Brøcker sin stilling på et tidspunkt, hvor der som følge af uddannelsesreform på erhvervsuddannelserne, og nedskæringer og besparelser på finanslovsudkastene, udskillelse af akademierne og etablering af administrationsfællesskaber, og den manglende dækning i forbindelse med de offentlige overenskomster var åbenbart, at skolens økonomi var og i stigende grad ville blive presset, og der var derfor behov for at igangsætte initiativer til sikring af skolens driftsøkonomi. Udefra fik vi fra ministeriet sent i resultatperioden besked om, at skolerne skal danne såkaldte administrationscentre med henblik på at nedbringe omkostninger til administration og forvaltning. Denne besked kom på et meget uheldigt tidspunkt, idet resultatkontraktens indsatsområde "initiativer der effektiviserer den økonomiske og administrative drift" havde udmøntet sig i projekter om lean og elektronisk dokumenthåndtering. For ikke at generere yderligere omkostninger og for at minimere tab på disse projekter, blev de stoppet, der blev iværksat forhandlinger med leverandører med henblik på at komme ud af kontrakter. Når skolen ikke fremadrettet skulle beholde sin administration i den nuværende form, fandt ledelsen det uforsvarligt at binde ressourcer, såvel arbejdsmæssige som økonomiske, i de nævnte projekter. Særlige måleproblemer opstod i forbindelse med de nye obligatoriske indsatsområder studieparathed, gennemførelsesprocenter og frafald. Kravet om at disse parameter skal forbedres betyder, at der nødvendigvis skal fastlægges referencepunkter der kan validere de efterfølgende kvantitative opgørelser, og det skal sikres, at der er styr på hvilke indsatser der medvirker til hvilke resultater. Endvidere er der det teoretiske problem, at medarbejdere og chefer jo kun kan gøres ansvarlig for det,de har indflydelse på, man må derfor søge at isolere de sammenhængende projekter og parametre, der er igangsat med henblik på at måle på om de har haft effekt. Dette kan af gode grunde jo ikke ske over en opgørelsesperiode på et år, men må ses i et flerårligt perspektiv. Det afgørende i resultatevalueringen har derfor været, om der har været arbejdet på at fastlægge valide referencepunkter, og om der er arbejdet fornuftigt og målrettet med processer og initiativer der fremadrettet fører til større studieparathed, højere gennemførelsesprocenter og lavere frafald i henhold til de mål, vi har opstillet og dermed forpligtet os til at realisere. Vi kan dog allerede nu se, at det problem vi har haft i indeværende periode med at have valide referencepunkter vil gentage sig, i og med ændring af erhvervsuddannelsernes indgange og adgangsbegrænsningen betyder ændrede søgemønstre. Man må forvente lavere frafald uden at det skyldes initiativer på skoleniveau, når det bliver sværere at komme ind, må det alt andet lige føre til lavere frafald. Samlet set er det indikatorerne der er problemet og udfordringen, men organisationen har arbejdet seriøst med resultatkontrakterne, hvilket ovenstående målopfyldelsesprocenter vidner om. Der foreligger en fyldig dokumentation for alle resultatkontrakter, og der har været afholdt midtvejssamtaler for alle med resultatkontrakt, hvor der er fulgt op på de enkelte mål. De fleste kontrakter har udover mål, der understøtter institutions/direktørkontrakten yderligere, mål som vi har fundet var centrale for de enkelte områder og som kan være undermål i et overliggende mål hierarki. Det giver decentralt engagement, men betyder på den anden side en vis uoverskuelighed og et stort arbejde med at dokumentere de enkelte måls opfyldelse. Læsning af nedenstående skema skal ske kronologisk sammen med resultatkontrakten, hvor de enkelte indsatsområder er benævnt( oi) for obligatoriske indsatsområder (vi) for valgfrie indsatsområder og (ii) for institutionsspecifikke indsatsområder.

2 Der er sket enkelte ændringer af kontrakterne undervejs, dette skyldes dødsfald og fratrædelser med deraf ændrede opgaveporteføljer for chefer og ledere. De obligatoriske mål kan ikke kvantitativt bedømmes i indeværende periode, idet det er et flerårigt mål. Det må nødvendigvis bedømmes kvalitativt. Er der fastlagt hensigtsmæssige referencepunkter på studieparathed, frafald og gennemførelsesprocenter? Som ovenfor anført er der arbejdet grundigt hermed, og der er etableret administrative foranstaltninger for at kunne generere data i næste periode. Ministeriet har i dette forår udsendt en skrivelse til høring om begrebet studieparathed. Det er et meget vanskeligt begreb at arbejde med, og det har været udsat for meget stor kritik fra organisationer og skoleledere. Tiden vil vise om der meningsfyldt kan arbejdes med dette begreb i resultatkontrakter, eller der i begrebet er så store definitionsproblemer, og det involverer tunge sociologiske begreber, at det ikke vil kunne anvendes. Gennemgang af de enkelte indsatsområders handleplaner. Merkantil søjle Handleplaner til nedbringelse af frafald Målene er nået. Køkkenet er indviet til tiden, indretningen Sikring af implementering af nyt centralkøkken har vist sig at fungere efter hensigten, og køkkenet er i fuld produktion. Der er udviklet de relevante kurser, men Nyt kursusudbud og uddannelser indenfor grafisk endnu er der ikke afholdt kurser på de område og merkantilt område herunder retail og it nyudviklede områder. Akademi og kursussøjlen(underliggende kontrakter ændret på grund af dødsfald) En langvarig og vanskelig proces er ved at finde sin løsning i et tæt samspil med Holstebro tekniske skole. Det er Sikring af akademidannelsen vurderingen, at der er fundet en god lokal løsning for akademiet og også for Uddannelsescenter Herning Uddannelsescenter Herning har spillet en aktiv rolle i udvikling af de nye uddannelser, akkrediteringslovgivningen er vedtaget i Sikring af akkrediteringsprocessen juni 2008, og det er vurderingen at vore uddannelser forholdsvis let kan akkrediteres, når processen starter i efteråret "Videre nu" er etableret og der er for kursuschefen opstillet en række mål Etablering af kompetencecenter indenfor "Videre nu". Disse mål er afrapporteret. Arbejdet foregår i regi af "Videre nu" og arbejdet er velfungerende i betragtning af det store antal aktører, der skal blive enige om en fælles indsats. I dette program er der en række undermål om Etablering af voksenvejledningscenter virksomhedskontakt til virksomheder af bestemte typer. Der vil i næste periode blive fulgt op herpå idet der fra i år registreres hvilke virksomhedstyper der besøges (under og over 20 medarbejdere). Etablering af efteruddannelsesudvalg indenfor Denne opgave er ikke blevet løst ledelsesområdet Teknisk Erhvervsuddannelsessøjle Afdelingsspecifikke og generelle handlingsplaner der sigter på at minimere frafald Disse handleplaner er udarbejdet og godkendt af ministeriet på institutionsniveau. De enkelte uddannelsesområder har mål på

3 Ændring af vejlederfunktionen Styrkelse af kollegiets sociale dimension Ledelse og kommunikation/medarbejderinddragelse Udvikling af smedeområdet Udbud af kurser indenfor energiteknisk område afdelingsniveau. Vejledningen er pr. 1. januar 2008 omlagt til fuldtidsvejledning, og der er ansat 2 nye ressourcepersoner med socialpædagogisk og vejledningsfaglig baggrund. Der er ansat ny leder med socialpædagogisk baggrund som også indgår i vejledningsfunktionen. Der iværksættes ændringer på en række områder der vedrører trivsel og misbrug. Denne opgave er ikke løst tilfredsstillende, løsningen er testet af kvalitetsafdelingen ved fokusgruppe interview. Der er igangsat handleplaner der skal revitalisere området, og der har været aflagt en del studiebesøg i relevante virksomheder. Der skal nu investeres et betydeligt beløb i nye maskiner, udstyr og medarbejdere. Denne opgave er ikke løst Administrativ søjle Udvikling af ny budgetmodeller/strukturer og opfølgningssystemer Kampagner og initiativer der skal sikre afdelingernes budgetoverholdelse Etablering af tidstro timeregistrering Værdistrømsanalyse(Lean) af udvalgte afdelinger Implementering af ESDH Udvikling af koncept for "ny løn" Indkøb Service Level Agreement Print Accounting System Dette er implementeret på væsentlige områder: Tidstro registrering, nye rapporter,, nye modeller for IV De økonomiske budgetter er ikke overholdt i 2007, men der har været store overskridelser i enkelte afdelinger på timeforbrug, der er strammet voldsomt op på disse afdelinger, og de følges meget tæt. Det drejer sig i særlig grad om HG, HHX Herning og grafisk afdeling. Dette er iværksat, organisatorisk er lønafdelingen flyttet tilbage i administrationssøjlen. så der er en tættere dialog med økonomiafdelingen, det har styrket opfølgning på tidsregistrering. Dette projekt blev gennemført i løn og økonomi, og flere afdelinger var på vej, projektet er nu standset som følge af kravet om etablering af administrative fællesskaber. Projektet er standset, og vi har betalt for at komme ud af kontrakten. Årsagen er kravet om administrationsfællesskaber, der gør ESDH projektet meningsløst. Der er udviklet et koncept, det er præsenteret for ledere og tillidsrepræsentanter, og der har været afholdt kursus i anvendelsen. Implementeres fra 1. August Der er udarbejdet en indkøbspolitik, og en indkøbshandlingsplan. Centrale indkøbspersoner har implementeret indkøbsprocedurer og samhandelsaftaler. (It og bygningstjenesten) Der er udarbejdet serviceaftaler mellem IT afdelingen og alle øvrige afdelinger, der sikrer optimering af it performance. Dette er ved periodens udløb implementeret

4 på alle printere og kopimaskiner, det er forventet, at det vil betyde store besparelser i kopiforbruget, hvilket sparer på Copydan afgifter og på papir og printudgifter. Gymnasiesøjle Handleplaner for at forbedre studieparatheden Ændring af arbejdstidsaftale Implementering af fælles budgetmodel for HHX og HTX Udvikling af koncept for "ny løn" Der er arbejdet med at skabe referencepunkter på en række områder,som fravær, frafald, frafaldstidspunkt og årsag samt karaktergennemsnit. Poul Erik Lund fik ikke opsagt aftalen i tide, 3 måneder før en 1. januar, det har udsat projektet med et år. En ny arbejdstidsaftale vil have et besparelsespotentiale. Poul Erik Lund har opsagt sin stilling, derfor ligger opgaven til en ny rektor Det er et arbejde uddannelseslederne har udført i samarbejde med økonomiafdelingen, takster er samordnet. Økonomien i HHX er en stor udfordring Opgaven er løst, se under administrationssøjlen Tværgående handlingsplaner Etablering af institutionsspecifik lederuddannelse Indsats for forbedring af kvalitetsperformance Opdatering af dispositionsplan for hele institutionen En forestående fusion med Holstebro Tekniske Skole, etablering af administrative fællesskaber og udskillelse af akademiet giver yderligere usikkerhed om skolens lokalesituation. Intet tyder på at skolen skal i gang med yderligere byggeri, men der bliver behov for ombygninger i de afdelinger, hvor elevnedgang på grund af adgangsbegrænsning giver mange tomme lokaler. Det skal give plads til de afdelinger, der har yderligere pladsbehov. Handlingsplaner der skal søge at minimere undertid med 50% Uddannelse er igangsat indenfor Ny løn, forhandlingsteknik og konfliktløsning. Der er igangsat en særlig indsats og indsat yderligere ressourcer for at kvalitetssikre lokale undervisningsplaner, og dette arbejde forløber tilfredsstillende. Vi har måttet opgive at skabe en ny udgave af dispositionsplanen. Dels har arbejdet med gymnasiebyggeriet krævet mange ressourcer, dels har reformer og adgangsbegrænsninger givet en usikkerhed om skolens fremtidige areal anvendelse og arealbehov. Der er derfor nedsat en arealanvendelsesgruppe, der skal angive veje til en bedre lokaledisponering og en bedre produktivitet. Der er igangsat massiv opfølgning på dette område især HHX Herning og HG Ikast er de store syndere. Imidlertid betyder den store elevnedgang i visse områder på EUD, at der er iværksat afskedigelser af ca. 10 medarbejdere. I ikke alle tilfælde vil der i fratrædelsesperioden være fuld beskæftigelse til medarbejderne i henseende til lange opsigelsesvarsler. Dette vil generere undertid i betydeligt omfang.

5 Herning den 16. juni 2008 John Egebjerg Direktør Indsatsen er derfor koncentreret om afdelingers almindelige driftstilstand, hvor der er en meget tæt opfølgning fra økonomiafdelingen, og hvor de enkelte uddannelsesledere er blevet pålagt minimering af undertid som særligt fokusområde.