Regionernes indkøbsstrategi. Mål og initiativer for samarbejdet mellem regionerne på indkøbsog logistikområdet

Transkript

1 Regionernes indkøbsstrategi Mål og initiativer for samarbejdet mellem regionerne på indkøbsog logistikområdet

2 Danske regioner, marts 2007 Tryk: Danske Regioner Grafik: Danske Regioner, ULLA HILDEN ISBN: TRYKT UDGAVE isbn: elektronisk UDGAVE

3 Indhold 5 Indledning 7 Begrebsafklaring: Hvad er omfattet af strategien? 8 Udfordringer for regionerne på indkøbsog logitikområdet 12 Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb for hver enkelt region 16 Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet 26 Opfølgning og evaluering 27 BIlag 1

4

5 Indledning Indkøb af varer og tjenesteydelser er en nødvendig forudsætning for al produktion af offentlig service. Med kommunalreformen er der skabt fem store regioner, som giver et godt grundlag for at købe ind bedst og billigst. I alle fem regioner er der etableret én strategisk og centraliseret indkøbsfunktion, der kan håndtere den stadigt mere komplicerede proces, som er forbundet med vareforsyningen. Indkøbsfunktioner, der har mulighed for at optimere processerne og realisere et eventuelt effektiviseringspotentiale. I hver region vil indkøbsfunktionen arbejde efter en politisk vedtaget indkøbspolitik. Regionerne har et godt udgangspunkt. Mange amter var i front med effektive indkøb. Dette skete både gennem en centralisering i det enkelte amt samt gennem et fælles samarbejde på området. På medicinområdet købes der f.eks. samlet ind gennem den fælles indkøbsvirksomhed AMGROS, hvilket bl.a. har resulteret i store besparelser og øget effektivitet på logistikområdet. Samtidig har de amtslige indkøbschefer haft et omfattende samarbejde om f.eks. erfaringsudveksling, fælles landsdækkende udbud og fælles standarder for bl.a. elektronisk handel. Med henblik på at udbygge det hidtidige samarbejde og supplere de initiativer, der foregår i regionerne, har Danske Regioner udarbejdet denne strategi for regionerne på indkøbs- og logistikområdet. Strategien skal understøtte helhedstænkning og samarbejde mellem regionerne (og AMGROS), videreudvikle anvendelsen af fælles løsninger og standarder samt bidrage til at gennemføre flere fælles udbud på relevante områder. Formålet er at sikre de bedste og billigste indkøb af de varer, som er nødvendige for produktionen i regionerne dvs. især på sygehusene. Dette inkluderer, at der bl.a. tages højde for en række krav til f.eks. kvalitet og miljø. Bedre og billigere indkøb bidrager til en større produktivitet og dermed i sidste instans til, at der kan foretages flere behandlinger for de samme penge i sundhedsvæsnet. Det er allerede aftalt med regeringen, at produktiviteten på sygehusene skal stige med to procent i Den foreliggende indkøbsstrategi er således et bidrag til at indfri denne aftale. Strategien er bygget op med følgende afsnit: 1. Begrebsafklaring hvad er omfattet af strategien? 2. Beskrivelse af udfordringer for regionerne på indkøbsområdet. 3. Fælles forretningsprincipper for indkøb i den enkelte region. 4. Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet.

6 Indledning... Strategien indeholder konkrete initiativer inden for en række indsatsområder. Blandt de væsentligste initiativer er: Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb i den enkelte region. Beslutning om fælles udbud på en række udvalgte vareområder, der både kan være generelle og hospitalsspecifikke. Dette sker efter et forudgående analysearbejde. Beslutning om udmelding af samlede mål og tidsplan for implementering af elektronisk handel i regionerne. Samarbejde om markeds-, leverandør- og forbrugsanalyser med henblik på at forbedre beslutningsgrundlaget. Samarbejdet med leverandører, brancheorganisationer og andre eksterne parter intensiveres med henblik på at skabe optimale rammer for samhandlen. Der vil løbende blive fulgt op på implementeringen, og Danske Regioners bestyrelse vil én gang om året få forelagt en status for opfyldelsen af initiativerne. Bestyrelsen får den første statusrapport i november 2007, hvorefter den vil blive offentliggjort.

7 1Begrebsafklaring: Hvad er omfattet af strategien? Strategien omfatter alle indkøb af varer og tjenesteydelser i regionerne, samt den logistik som er knyttet til den fysiske håndtering af varekøbet *). Strategisk indkøb er anskaffelse og aftaledækning af varer eller tjenesteydelser samt tilvejebringelse af de rette forudsætninger herfor. Det omfatter bl.a. prioritering af udbud, udarbejdelse af markeds- og leverandøranalyser, kortlægning af indkøbsmønstre, udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder inddragelse af brugergrupper, tilbudsvurdering, valg af leverandør, indgåelse af kontrakt og implementering af aftaler samt efterfølgende kontrakt- og leverandørstyring. Hele processen er omfattet og skal struktureres hensigtsmæssigt ud fra et helhedssyn, hvor der bl.a. tages hensyn til pris og kvalitet (Total Cost of Ownership). Struktureringen kan omfatte segmentering af varegrupper og forskellig fremgangsmåde mellem disse. Logistik defineres som al fysisk håndtering af varer, herunder modtagelse, lagerhold, produktion og distribution på de enkelte institutioner samt eventuel distribution (fragt) institutionerne imellem. Begrebet omfatter også informationssystemer og administrative processer. Logistik er ikke alene håndtering af varer internt i regionen, men omfatter hele processen fra produktionens begyndelse over levering til anvendelse og destruering af affaldsprodukter. Elektronisk handel er digitalisering af indkøbsproces sen. I sin mest vidtgående form betyder det, at hele indkøbprocessen understøttes elektronisk fra udbudsfasen over ordreafgivelsen til bogføring og betaling. *) Det bemærkes, at sygehusapotekerne varetager distributionen og bestillingen af lægemidler på baggrund af aftaler, som er indgået af AMGROS. Sygehusapotekernes organisering og funktion er reguleret af lægemiddelloven, hvorfor de ikke direkte er omfattet af denne strategi.

8 2 Udfordringer for regionerne på indkøbs- og logitikområdet Med den nyetablerede indkøbsstruktur har regionerne et godt udgangspunkt. Samtlige regioner vil dog stå over for en række udfordringer i de kommende år på indkøbs- og logistikområdet. Udfordringerne og deres omfang vil variere, men der er en række fællestræk: o Anskaffe og udbrede ét indkøbssystem i regionen En forudsætning for best practice på indkøbsområdet er implementering af ét indkøbssystem i regionen, som bl.a. understøtter forretningsgange, aftaleoverholdelse og økonomistyring samt et solidt datagrundlag. Det er en udfordring at forankre systemet hos de daglige brugere. Én region har allerede ét indkøbssystem, to regioner er i gang med at implementere ét indkøbssystem, mens to regioner endnu mangler en principiel beslutning herom. Systemerne skal bygge på fælles IT-standarder, som vil smidiggøre samarbejdsmulighederne imellem regionerne. o Logistik Store regioner medfører nye logistiske vilkår og udfordringer. Mulighed for og hensigtsmæssigheden ved dannelse af cetrale lagre skal bl.a. analyseres. Derudover vil sammensætningen af logistiske systemer fra forskellige amter være en udfordring for regionerne.

9 o Sikre fortsat konkurrence På visse områder er der en fare for, at markedet indsnævres som konsekvens af større udbud. Regionerne vil fastholde og udvide konkurrencen på det danske marked ved at tiltrække flere udenlandske leverandører. Udover at fastholde og forbedre konkurrencen kan det også introducere nye og bedre produkter. o Fastholde det ledelsesmæssige fokus på regionernes indkøbs- og logistikaktiviteter At udvikle og implementere nye indkøbs- og logistikpolitikker i hele regionen er en kompliceret proces. Udfordringen er fortsat at fastholde et ledelsesmæssigt fokus og en ledelsesmæssig forankring af implementeringen i hele processen. Dette kan være med til at sikre, at indkøbspolitikken slår igennem i alle institutioner. o Sikre ejerskab for fællesaftaler hos brugerne På udvalgte områder vil regionerne med fordel kunne samarbejde om indkøb og lave fælles udbud. Ved fællesudbud vil det være en udfordring for hver region, at brugerne får ejerskab, da det vil være med til at sikre, at aftalen får en høj anvendelsesgrad. Det samme vil gøre sig gældende for aftaler indgået i samarbejde med kommuner eller myndigheder i andre lande. o Forankre standardiseringen af varer i brugernes adfærd Brugerne fra de sammensatte organisationskulturer i regionerne har i mange tilfælde anvendt forskellige produkter til at løse identiske opgaver. Efter dannelsen af regionerne skal produktporteføljen afgrænses og standardiseres. Dette forudsætter kommunikation, uddannelse og IT-systemer, som understøtter, at forretningsgangen kan slå igennem i den enkelte brugers adfærd med henblik på at sikre et optimalt omkostningsniveau. En større homogenitet på vareområdet vil desuden gøre rokering mellem sygehuse lettere for personalet og i sidste ende øge patientsikkerheden. o Fortsat udvikling af redskaber der letter brugernes anvendelse af indkøbsaftalerne Brugernes anvendelse af aftalerne er en forudsætning for succes for regionens indkøbspolitik. Derfor skal der være fokus på at gøre det nemt og oplagt for brugerne at benytte indkøbsaftaler. Værktøjer skal løbende udvikles til formålet.

10

11 2 Udfordringer... o Rekruttering af strategiske indkøbere Med regionernes størrelse og yderligere centralisering af indkøb, stilles større krav til indkøbernes faglige kompetencer. Dygtige indkøbere er en eftertragtet arbejdskraft i dag, og regionerne konkurrerer om arbejdskraften med den private sektor og andre offentlige institutioner. Regionerne skal derfor være en attraktiv arbejdsplads for at kunne tiltrække den nødvendige arbejdskraft. o Kompetenceudvikling Regionernes nuværende indkøbere vil også møde større krav til deres faglige kompetencer. Det er derfor nødvendigt løbende at sikre, at regionernes indkøbere får udviklet deres faglige kompetencer, så de fortsat vil kunne løfte indkøbsopgaverne på en professionel måde. En løbende videreuddannelse bl.a. på det indkøbsfaglige og juridiske område er en forudsætning. o Klagesager og udbudsregler Inden for de sidste par år har der været en klar stigning i antallet af klagesager i forbindelse med udbud. Stigningen er bl.a. et udtryk for en mere liberal klageadgang for virksomheder, samt større udbud der medfører en reduktion i antal af leverandører. Regionernes indkøbsfunktioner skal være forberedt på, at denne tendens vil fortsætte. Flere af disse udfordringer vil den enkelte region skulle løfte alene, men i overensstemmelse med nogle fælles forretningsprincipper (jf. afsnit 3). Andre udfordringer vil regionerne med fordel kunne løfte i fællesskab gennem et udvidet og intensiveret tværregionalt samarbejde (jf. afsnit 4). 11

12 3 Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb for hver enkelt region For at realisere et effektiviseringspotentiale organiserer regionerne indkøbs- og logistikområdet efter nedenstående principper. Denne organisering af indkøb og logistik som et strategisk indsatsområde er desuden en forudsætning for at intensivere samarbejdet mellem regionerne. 3.1 Regionen har en indkøbspolitik Den enkelte region har udarbejdet en samlet indkøbspolitik, der gælder for hele organisationen, og som er godkendt af og forankret hos den øverste politiske ledelse. Indkøbspolitikken beskriver bl.a. organisering, procedurer og retningslinier, kompetenceafgrænsninger og snitflader mellem det centrale og det decentrale niveau samt krav til brugere og leverandører. Formålet med regionens indkøbspolitik er at opnå de bedst mulige betingelser for at sikre de økonomisk mest fordelagtige indkøb af varer og tjenesteydelser ud fra en totalomkostningsbetragtning. Indkøbspolitikken har desuden det formål at præsentere regionen som én storkunde med de dertilhørende fordele. 3.2 Regionen har én central indkøbsfunktion Den enkelte region har én centralt koordineret indkøbsfunktion. Blandt indkøbsfunktionens primære arbejdsopgaver er ansvaret for: at der på varer og tjenesteydelser, som forbruges i regionen, etableres aftaler, der dækker pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed og lignende. implementering og synliggørelse af aftalerne, herunder at der følges løbende op på brugen af aftalerne. at vareforsyningen til institutionerne foregår med en så hensigtsmæssig logistik som muligt. at kommunikation med såvel brugere/institutioner som leverandører altid foregår optimalt, f.eks. gennem elektronisk handel. implementering af elektronisk handel i organisationen. at gældende lovgivning på indkøbsområdet overholdes, så som EU-direktiver, bekendtgørelser, standarder og lignende. leverandørstyring og leverandørsamarbejde. 12

13 3.3 Regionen optimerer logistikken Logistikken skal håndteres optimalt i regionerne. Med den øgede centralisering af det organisatoriske ansvar for indkøb og logistik, er der skabt en forbedret mulighed for at optimere hele forsyningskæden. En mere procesorienteret indgangsvinkel til den samlede logistikopgave har skabt fokus på det effektiviseringspotentiale, der er gemt i de mange ansvarsskift i forsyningskæden. For at kunne optimere logistikken i en kompleks forsyningskæde med institutioner af meget forskellig størrelse og infrastruktur er det vigtigt, at den enkelte region har en overordnet strategi for logistikken. En overordnet strategi sikrer, at forsyningskæder optimeres samlet på tværs af organisatoriske ansvarsområder. Det er væsentligt, at strategien bliver en integreret del af den samlede digitaliseringsstrategi på e-handelsområdet. 3.4 Regionen benytter aftaler der er obligatoriske for brugerne En central indgåelse af obligatoriske aftaler er en betingelse for at opnå økonomiske gevinster samt leve op til forpligtelser over for leverandører. Uden obligatoriske aftaler vil leverandørers manglende sikkerhed for, at der vil blive købt på aftalen være med til at skrue prisen unødigt i vejret. Det er samtidig med til at underminere leverandørernes tillid til den centrale indkøbsfunktion. Indkøbsaftaler er derfor som udgangspunkt obligatoriske for brugerne, med mindre der er tale om helt specielle hensyn, som er godkendt af regionen. 13

14

15 3 Fælles forretningsprincipper Regionen sikrer brugerindflydelse i forbindelse med indkøb En stigende centralisering af indkøbene i regionerne samt loyalitet over for de indgåede aftaler medfører ikke, at brugerne sættes uden for indflydelse. Det er vigtigt at sikre nærhed mellem indkøbsfunktionen og brugerne i hele indkøbsprocessen. Indkøbsfunktionen er en strategisk servicefunktion, der er til for brugernes skyld. Regionens indkøbsfunktion konsulterer brugerne forud for et udbud, ofte gennem et netværk af brugergrupper. Brugerne skal have indflydelse på hvilke krav, der stilles til et produkt. Det er med til at sikre indkøb af de rigtige produkter, skabe ejerskab over for processen og øge anvendelsen af aftalerne. Der er i den enkelte region en formel brugerorganisering f.eks. inddelt i forhold til specialer, institutionstyper eller varegrupper. Til gengæld er det indkøbsfunktionen, der står for udbudet og aftaleindgåelsen, og brugerne er derefter forpligtede til at overholde de indgåede aftaler (se brugernes indflydelse på indkøbsprocessen i bilag 1). Det er ligeledes vigtigt, at indkøbsfunktionen sikrer en omfattende intern kommunikation for at udbrede kendskabet i regionen til indkøbssystemet og indkøbsaftalerne. 3.6 Regionens indkøbsfunktion har juridisk kompetence Regionerne overholder EU s udbudsregler. EU s udbudsregler skal sikre gennemsigtighed og ligebehandling af alle tilbudsgivere i forbindelse med en udbudsforretning. En professionel indkøbsfunktion sikrer, at det juridiske grundlag er i orden i forbindelse med indkøbsaftaler, sikkerheden om aftalerne og overholdelsen af gældende regler. 15

16 4 Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet 4.1. Målsætning for regionernes samarbejde på indkøbs- og logistikområdet Regionerne har følgende målsætninger for samarbejdet på indkøbs- og logistikområdet: Regionerne vil i fællesskab sikre de bedst mulige betingelser for aftalevilkår for at opnå de økonomisk mest fordelagtige indkøb ud fra en totalomkostningsbetragtning og særligt vægtede dimensioner, eksempelvis kvalitet, miljø og forsyningssikkerhed. Der vil være særlig fokus på ressourcekrævende områder. Regionerne vil i fællesskab forbedre kvaliteten af indkøbsarbejdet, herunder bl.a. processer, materiale, dokumentation og rådgivning. Regionerne vil i fællesskab koordinere dialogen og samarbejdet med leverandørerne og deres brancheorganisationer vedrørende forhold af fælles strategisk interesse. Regionerne vil i fællesskab influere lovgivning inden for indkøbsområdet med henblik på at optimere betingelserne for indkøb og vareforsyning. Regionerne vil i fællesskab arbejde for best practice både regionerne imellem samt mellem regionerne og eksterne samarbejdspartnere. Regionerne vil i fællesskab skabe synlighed og opmærksomhed om indkøb med henblik på at stimulere konkurrencen ved hjælp af samarbejde med både danske og udenlandske leverandører. Regionerne vil i fællesskab sikre videndeling og kompetenceudvikling på relevante områder. Regionerne vil i fællesskab analysere og følge udviklingen på relevante markeder. Regionerne vil i fællesskab skabe indflydelse på markedsog produktudvikling bl.a. inden for områder, der er relevante for sundhedsvæsnet Aktører i det regionale indkøbssamarbejde Regionernes indkøbs- og logistikchefer har i dag et organiseret samarbejde i Regionale Indkøbere, jf. boks 1. Her deltager de fem indkøbschefer, samt en repræsentant for henholdsvis AMGROS og Danske Regioner. Dette forum er omdrejningspunktet for regionernes koordinerede indsats på indkøbs- og logistikområdet. 16

17 Et koordinerende sekretariat i Danske Regioner støtter regionerne i bestræbelserne på at drive strategiske og værdiskabende indkøbsfunktioner. Sekretariatet støtter regionerne i bestræbelserne på at udvikle indkøbene og realisere effektiviseringspotentialet, jf. boks 2. Sekretariatet fungerer samtidig som omdrejningspunkt for fælles aktiviteter på det regionale indkøbsområde i tæt samarbejde med indkøbsfunktionerne i regionerne og AM- GROS. Endelig er AMGROS som indkøber og forhandler af aftaler på lægemiddelområdet og andre fælles områder en integreret del af det regionale indkøbssamarbejde både som udfører og sparringspartner, jf. boks 3. Boks 1 Regionale indkøbere Regionale Indkøbere har bl.a. til formål at: udveksle erfaringer vedrørende indkøb og logistik udvikle indkøbs- og logistikområdet mod best practice-modeller skabe strategisk samarbejde mellem region erne på indkøbsområdet, f.eks. fællesudbud, fælles indkøbsaftaler, standarder for e-handel eller miljøvurdering følge udviklingen i markedssituationen generelt og blandt regionernes primære forsyningskilder etablere fælles indkøb på en række områder varetage kontakt til leverandørerne, deres brancheorganisationer og myndigheder vedrørende spørgsmål af fælles interesse følge udviklingen inden for lovgivning og klagesager BOKS 2 Sekretariatet for det regionale indkøbssamarbejde Sekretariatsfunktionen for det regionale indkøbssamarbejde varetages af Danske Regioner, og har blandt andet til opgave at: varetage regionernes overordnede interesser på indkøbs- og udbudsområdet, herunder i forhold til bl.a. EU-lovgivning koordinere intern og ekstern vidensdeling på indkøbs- og logistikområdet skabe dialog med leverandørernes brancheorganisationer etablere og vedligeholde fælles værktøjer til smidiggørelse af udbudsprocesserne koordinere fælles initiativer vedr. implementering af elektronisk handel herunder drift af fælles elektronisk katalog drive hjemmesiden regionsudbud.dk BOKS 3 AMGROS AMGROS er en virksomhed, som er ejet af de fem regioner. Organisationen er ledende i Danmark inden for udbud og indkøb af lægemidler og høreapparater til det offentlige sundhedssystem. AMGROS afholder udbud og indkøber lægemidler til alle offentlige sygehuse og står dermed for 30% af al offentligt indkøb af lægemidler (omsætning > 3 mia. kr., besparelse > 800 mio. kr.). AMGROS afholder desuden udbud og indkøber høreapparater for alle 98 kommuner (omsætning > 250 mio. kr.). AMGROS er specialist i at afholde udbud, der både sikrer en høj kvalitet i behandlingen og overholder de komplekse juridiske krav til udbud. AMGROS udvikler desuden komplekse internetbaserede styringssystemer, der rationaliserer og forenkler alle dele af processen fra udbud til indkøb. 17

18 4 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 1: Fælles aftaler Regionerne skal i fællesskab udnytte deres samlede indkøbspotentiale optimalt. Dette vil ske gennem fælles udbud på en række udvalgte vareområder, der både kan være mere generelle eller hospitalsspecifikke. Ved på relevante vareområder at købe samlet ind kan regionerne tilbyde en volumen og en loyalitet, der gør det endnu mere attraktivt for leverandører, herunder udenlandske, at indgå en aftale på fordelagtige vilkår. Regionerne vil på en række vareområder relateret til sundhedsvæsnet være den eneste aftager af produkterne. Regionerne er derfor opmærksomme på faren for at ødelægge markedet ved at gennemføre for store udbud. På den anden side vil større udbud på en række områder være attraktive for leverandører, der indtil nu har fundet udbudene for små. Fælles udbud mellem regionerne vil derfor finde sted efter et grundigt analysearbejde og vurdering af det enkelte vareområdes egnethed. Initiativer: 1 Regionerne fastsætter metode og beslutningsgrundlag (inkl. definering af brugergrupper) til at identificere omkostningstunge områder og dermed udvælge fælles udbudsområder (2. kvartal 2007). 2 Regionerne identificerer mulige vareområder og igangsætter indgåelse af fælles aftaler, herunder afklarer organisering, f.eks. om det enkelte udbud hensigtsmæssigt kan gennemføres i én enkelt region på vegne af flere, af AMGROS eller evt. af en ekstern samarbejdspartner (4. kvartal 2007). 3 Regionerne beslutter retningslinier for udbudsprocesser og kontrakter (tildelingskriterier, scoringsmodeller o.lign.) (inden første fællesudbud). 4 Regionerne etablerer fælles juridisk netværk på udbudsområdet (2. kvartal 2007). Netværket skal bl.a.: o Løbende optimere skabeloner for kontrakter og processer (herunder udbudsprocessen). o o Videndele herunder udlede læring af klagesager. Vurdere effekten af nye lovgivningsinitiativer på området. 18

19 4 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 2: Digitale indkøb Indførelsen af elektroniske indkøb skal ses i en større sammenhæng som en del af indførelsen af digital forvaltning og mere effektiv økonomistyring, jf. boks 4. Der er allerede vedtaget fælles elektroniske standarder for samtlige regioner, hvilket vil føre til procesbesparelser for både udbydere og leverandører, når implementeringen er afsluttet. Samtidig er der udviklet et fælles elektronisk varekatalog ligeledes baseret på de fælles standarder. Regionernes fælles strategi for implementering af elektronisk handel bygger på følgende overordnede principper: Slutmålet er at understøtte hele indkøbsprocessen elektronisk. Enighed mellem samtlige regioner om brugen af fælles overordnede standarder for elektronisk handel. Elektronisk handel er i lige så høj grad et spørgsmål om organisation som teknik. Tæt samarbejde med leverandørerne og deres brancheorganisationer samt andre eksterne samarbejdspartnere, f.eks. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, om udviklingen af elektronisk handel. I bestræbelserne på at digitalisere så store dele af indkøbsog logistikprocessen som muligt vil regionerne bygge videre på de gode erfaringer man har gjort indtil videre med det formål at digitalisere den samlede indkøbsproces. Gennem fortsat udvikling skal der sikres fortsat opbakning og inddragelse af flere leverandører. Boks 4 gevinster ved indførelse af elektronisk handel: Konkret kan elektronisk handel, når det er implementeret, medføre gevinster som: Bedre mulighed for effektiv indkøbsstyring, da der skabes mulighed for dokumentation, overblik og synliggørelse af regionens indkøbsaftaler. Enklere og mere effektiv varesøgning for de daglige brugere. Elektronisk sagsstyring og elektronisk udveksling af dokumenter f.eks. elektronisk ordreafgivelse og elektronisk fakturering. Systematisk opsamling af information om regionens indkøb. 19

20 Initiativer: 5 Der nedsættes en styregruppe med repræsentanter for samtlige regioner med det formål at intensivere samarbejdet om implementering af elektronisk handel (1. kvartal 2007). 6 Der gennemføres en analyse af investeringsomfang og forventede besparelser i forbindelse med implementering af fuld elektronisk handel i regionerne (3. kvartal 2007). 7 Styregruppen skal melde samlede mål ud for regionernes implementering af elektronisk handel samt en tidsplan (3. kvartal 2007). 8 På baggrund af styregruppens udmeldinger skal hver region melde en samlet plan ud for implementeringen af elektronisk handel (4. kvartal 2007). 9 Styregruppen skal udarbejde en plan for at skabe værktøjer til at gøre den samlede udbudsproces elektronisk (3. kvartal 2007). 10 Det skal være muligt for regionernes leverandører at fremsende standarddokumenter elektronisk i forbindelse med et udbud. En arbejdsgruppe skal analysere muligheden for at oprette en fælles leverandørdatabase (3. kvartal 2007). 11 I forlængelse af det igangværende samarbejde indgås partnerskab med IT- og Telestyrelsen med henblik på at fremme brugen af fælles standarder og den generelle udbredelse af elektronisk handel (2. kvartal 2007). 20

21 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 3: Standardisering En høj grad af standardisering af de redskaber regionerne bruger i forbindelse med indkøb og logistik vil gøre det lettere at udnytte de fordele, der er forbundet med samarbejdet. Samtidig vil det gøre det lettere for leverandørerne at forholde sig til regioner, der i høj grad opererer med standardiserede redskaber. Regionernes indkøbsenheder arbejder for anvendelsen af fælles standarder på relevante områder inden for hele indkøbs- og logistikprocessen. F.eks. med hensyn til standardbetingelser, standardkontrakter og fælles formulerede miljøkrav. Som et led i standardiseringsarbejdet analyseres mulighederne for en fælles varenummerstruktur og evt. generiske varebetegnelser for regionerne. Fælles varenummerstruktur og generiske varebetegnelser vil smidiggøre samarbejdsudfordringer på mange områder f.eks. ved benchmarking. Regionerne vil samtidig arbejde med relevante eksterne samarbejdspartnere for at udbrede de fælles standarder i en bredere kreds. Initiativer: 12 Regionale Indkøbere nedsætter en arbejdsgruppe med en repræsentant for samtlige regioner, der skal kortlægge mulighederne for yderligere standardiseringer. Gruppens konklusioner skal foreligge senest ultimo juni På baggrund af gruppens tilbagemeldinger igangsætter Regionale Indkøbere konkrete standardiseringsinitiativer (4. kvartal 2007). 13 Styregruppen for elektronisk handel i regionerne udarbejder plan over yderligere områder, der skal standardiseres for at fremme implementeringen af elektronisk handel. Gruppen skal desuden undersøge muligheden for standardisering af fælles varenumre og generisk varebe-tegnelse (3. kvartal 2007). 21

22 4.3.4 Indsatsområde 4: Kommunikation Regionernes indkøbsfunktioner intensiverer indsatsen for at formidle kendskabet til aktuelle aktiviteter. Der skal skabes større kendskab både hos de interne brugere samt eksterne samarbejdspartnere. Der opstilles klare mål for, hvordan regionerne samlet kan kommunikere til bl.a. leverandører og samarbejdspartnere. En bedre markedsføring skal ud over at udbrede kendskabet til regionernes indkøbs- og logistikvirksomhed være med til at få flere leverandører til at byde på regionernes udbud. Det gælder også for udenlandske virksomheder, der kan være med til at supplere det nuværende danske marked og skabe øget konkurrence. Regionerne vil derfor gøre en række kommunikationsinitiativer tilgængelige på engelsk. Samtidig skal det være nemmere for leverandørerne at benytte de hjælpemidler, der stilles til rådighed. Dette sker bl.a. gennem hjemmesiden Regionsudbud.dk, der er regionernes fælles hjemmeside på indkøbs- og logistikområdet. Hjemmesiden giver et samlet overblik over regionernes indkøbsvirksomhed samt det fælles samarbejde og fungerer som internt arbejdsredskab for indkøberne. Det er samtidig her regionerne annoncerer alle deres udbud ned til kr. på ét samlet sted for at gøre det lettere for leverandørerne. Initiativer: 14 Sekretariatet i Danske Regioner udarbejder en kommunikationsstrategi for Regionale Indkøbere (2. kvartal 2007). 15 Danske Regioner udarbejder analyser, der belyser arbejdet med Regionsudbud.dk, herunder fordele, ulemper, mangler og muligheder, samt afklaring af anvendelse af denne eller et andet medie (1. kvartal 2007). 16 Med baggrund i ovenstående nedsættes en ny udviklingsog redaktionsgruppe for hjemmesiden Regionsudbud. dk med repræsentanter for samtlige regioner, med det formål kontinuerligt at opdatere hjemmesiden og udvikle dens funktioner i overensstemmelse med brugernes ønsker (2. kvartal 2007). 22

23 4.3.5 Indsatsområde 5: Eksternt samarbejde Regionerne lægger vægt på at skabe en konstruktiv dialog med leverandører og brancheorganisationer i både ind- og udland. Samtidig vil regionerne samarbejde med andre relevante aktører på området f.eks. Finansministeriet, IT- og Telestyrelsen, Økonomistyrelsen, KL, SKI og Foreningen af Offentlige Indkøbere (IKA). Regionerne overholder EU s udbudsregler, der skal sikre konkurrence og ligebehandling af alle tilbudsgivere. Samtidig udvider regionerne dialogen med leverandører og andre samarbejdspartnere med det formål at finde løsninger på fælles problemer og udfordringer og skabe optimale rammer for den fælles samhandel. Dette samarbejde skal bygge videre på de gode erfaringer der blev gjort i amterne med hensyn til at skabe offentlig-privat samarbejde på indkøbs- og logistikområdet. Regionerne arbejder med patientsikkerhed i indkøbsprocessen. For at sikre, at der tages hensyn til patientens og personalets sikkerhed vedrørende anvendelsen af medicinsk udstyr, er det nødvendigt at medtage kriterier om patientsikkerhed i udbudsprocessen. Erfaringer fra Dansk Patientsikkerhedsdatabase og relevante brancheorganisationer skal inddrages i den fortsatte udvikling på området. Regionerne vil også se på mulighederne for at anvende Pre-commercial Procurement, der fokuserer på udviklingen af nye produkter gennem offentlig-privat samarbejde. Samarbejdet med den private sektor fokuserer på at udvikle produkter, der rammer udækkede behov i regionerne på områder hvor der på nuværende tidspunkt ikke findes alternativer. Samtidig vil regionerne arbejde for at indsamle internationale erfaringer på området, der kan være med til at optimere processerne samtidig med, at man formidler egne erfaringer. Dette vil bl.a. ske gennem studieture samt skabelse af internationale netværk og deltagelse i konferencer. Der er etableret et samarbejde på indkøbs- og logistikområdet med en region i udlandet. Erfaringerne fra dette pilotprojekt vil danne baggrund for etableringen af tilsvarende samarbejder mellem regionerne og udenlandske indkøbere på sundhedsområdet. Initiativer: 17 Danske Regioner udarbejder en interessent analyse for regionernes indkøbs- og logistik område, der skal danne grundlag for det fremtidige samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. På baggrund af denne tager Regionale Indkøbere stilling til konkrete aktiviteter, der skal sættes i gang (3. kvartal 2007). 18 Regionerne fortsætter samarbejdet med Medicoindustrien om emner af fælles interesse. Der afholdes et møde mellem Regionale Indkøbere 23

24 4Samarbejdsstrategi... og repræsentanter for Medicoindustriens bestyrelse for at fastlægge rammerne for det fortsatte samarbejde (2. kvartal 2007). 19 Regionerne vil udarbejde en struktureret procedure for at indarbejde hensyn til patientsikkerhed i indkøbsprocessen på relevante områder. Processen skal tage højde for inddragelse af eksterne parter (3. kvartal 2007). 20 Regionerne vil udtrykke interessere i at deltage i Pre-commercial Procurement-projekter med interesse for både regioner og potentielle leverandører. Derudover vil regionerne tage direkte kontakt til potentielle leverandører, når der identificeres behov, som ikke dækkes af eksisterende produkter (4. kvartal 2007). 21 Regionerne vil undersøge mulighederne for at etablere et netværk i EU for offentlige indkøbere på sundhedsområdet. Netværket skal bl.a. bruges til at finde udenlandske partnere med henblik på formelt samarbejde på indkøbsog logistikområdet (4. kvartal 2007) Indsatsområde 6: Benchmarking og best practice Regionale Indkøbere vil foretage systematisk sammenligning af indsatsen på indkøbs- og logistikområdet til at identificere best practice i regionerne. Herved blotlægges, hvilke processer, der bør kortlægges, så erfaringer fra de bedste processer og metoder kan videregives til de andre regioner. Regionerne vil i fællesskab lave analyser (markeds-, leverandør- og forbrugsanalyser m.m.) med henblik på at opnå kvalificeret beslutningsgrundlag i relation til alle indkøbsbeslutninger. Analyserne skal danne grundlag for benchmarking. Der fokuseres på at få lavet analyser med både nationalt- og internationalt perspektiv med det formål at sammenligne regionerne indbyrdes samt i forhold til udenlandske aktører og markeder. Initiativer: 22 Regionerne vil på indkøbs- og logistikområdet foretage benchmarking af bl.a. priser og øvrige aftalekonditioner samt logistik med henblik på at optimere processerne. Der skal afklares metode for hver benchmarkingsområde, samt hvilke faktorer, der skal med i analyserne. Projektstart for benchmarking af priser og øvrige aftalekonditioner fastsættes i forbindelse med planlægning af samarbejde om fælles aftaler, mens de øvrige projekter om benchmarking påbegyndes i 2008 (Primo 2008). 24

25 4 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 7: Målstyring Målstyring ved anvendelse af KPI (Key Performance Indicators målepunkter) bruges af regionerne som et redskab til at vurdere, om fastsatte målsætninger opfyldes. Regionerne identificerer målstyringspunkter for målsætninger, hvor denne tilgangsvinkel findes relevant. Det gøres ved målsætning om Minimering af omkostninger Forbedring af kvalitet (dokumenter og datagrundlag) Arbejdet mod best practice Kommunikation og synlighed Målstyring med fælles fastsatte KPI er skal være med til at identificere best practice i regionerne på indkøbsområdet. Der skal findes best practice inden for digitalisering, logistik og andre processer inden for indkøb. Initiativer: 23 Regionale Indkøbere fastsætter KPI er og målemetode for fællesaftaler (inden første fællesudbud). 24 Arbejdsgruppen for elektronisk handel fastsætter KPI er og målemetoder for digitalisering (4. kvartal 2007). 25 Regionale Indkøbere fastsætter KPI er og målemetoder for logistiske processer (1. kvartal 2008). 25

26 Opfølgning og evaluering5 I det ovenstående er skitseret en strategi for regionerne på indkøbs- og logistikområdet. Strategien hviler på en række overordnede principper, der bl.a. skal fungere som pejlemærker for regionernes interne organisering samt den fælles indsats på området. Strategien er samtidig en invitation til samarbejde med interesserede parter. Som potentiel ekstern samarbejdspartner kan man ved hjælp af strategien forholde sig til, hvordan man bedst kan samarbejde med regionerne. Med hensyn til implementeringen af handlingsplanen vil denne løbende blive opdateret med flere initiativer i takt med, at nye behov og ideer opstår. Regionernes økonomidirektører vil løbende blive holdt orienteret om implementeringen. Samtidig vil Danske Regioners bestyrelse én gang om året få en status for opfyldelsen af initiativerne for at sikre fremdriften. Bestyrelsen vil få den første statusrapport i november

27 Bilag 1. Proces for strategisk indkøb UDBUDSPROCES Strategi / prioritering af udbud Udarbejde udbudsmateriale Tilbudsbehandling Valg af lev./aftaleindgåelse Centralt Centralt Centralt Centralt med brugerinvolvering med brugerinvolvering IMPL. DRIFT/LOGISTIK Implementering af aftale Intern rekvirering Lagerstyring/ ordreafgivelse (disponering) Distribution internt Centralt/decentralt Decentralt Decentralt Decentralt med brugerinvolvering 27

28 Dampfærgevej 22 Postboks København Ø T F E regioner@regioner.dk