Benchmarking på Biblioteksområdet

Transkript

1 Benchmarking på Biblioteksområdet Maj 2011 Lis Kristensen, Økonomisekretariatet Lene Jakobsen, Leder af bibliotekerne Natur og Udvikling

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Indledning... 3 Resume... 3 Budget tildeling Politiske budgetreduktioner Administrative budgetreguleringer Benchmarking via økonomiske nøgletal... 7 Vurdering af udgiftsniveauet... 8 Lønudgifter pr. indbygger på biblioteksområdet... 8 Udgifter til bøger og udlånsmateriale... 8 Vurdering af udgiftsniveauet i Halsnæs kommune til bøger og udlånsmateriale... 9 Serviceniveau og effektiviseringer for Bibliotekerne i Halsnæs Kommune...10 Benchmarking af serviceniveau og ressouceudnyttelse

3 Indledning For at skabe et overblik over, hvor biblioteksområdet i Halsnæs kommune ligger i udgifts- og serviceniveau i forhold til andre kommuner, er der foretaget en benchmarking med udvalgte sammenlignelige kommuner. Denne benchmarking er foretaget i samarbejde mellem Økonomisekretariatet og Biblioteket, og kan blandt andet anvendes som baggrundsmateriale for budget Resume Biblioteksområdet er siden kommunesammenlægningen i 2007 blevet effektiviseret og serviceharmoniseret. Der er sket nedlæggelser af 2 filialbiblioteker i Melby og Ølsted, indførelse af selvbetjening, nedlæggelse af Bogen kommer service, reduktion i budget til bogindkøb og forhøjelse af gebyrtakster. Da budgettet til biblioteksområdet hovedsaligt består af lønninger er der sket en reduktion af personalet på 25 %. Set i forhold til de udvalgte sammenligningskommuner har Halsnæs Kommune de laveste biblioteksudgifter pr. indbygger for kommuner under indbyggere. Udgiften til bøger og materialeindkøb blev ved kommunesammenlægningen harmoniseret mellem Frederiksværk og Hundested og blev i 2009 reduceret med 3 %. Sammenlignet med andre kommuner har Halsnæs Kommune den laveste udgift til bøger og udlånsmateriale. Det er set både i forhold til mindre og større kommuner. Bibliotekernes åbningstid er reduceret i perioden , først og fremmest som følge af filiallukningerne. Den samlede åbningstid er reduceret med 29 %. Reduktionen i personalestyrken har betydet en reduceret vagtbemanding i bibliotekernes åbningstid. Således er vagtbemandingen i Hundested reduceret med 1 HK er i hele åbningstiden. I Frederiksværk er den samlede vagtbemanding reduceret fra 4 til 3, således at dele af vagtdækningen er betjent af 1 bibliotekarer og 2 HK ere. Andre kommuner har den modsatte bemanding. Bibliotekerne har siden sammenlægningen haft stigende besøgs- og udlånstal. Udlånet er således steget med ca. 46 % i perioden En del af udlånene kan dog henføres til elektroniske fornyelser af lånte materialer. Besøgstallet er ligeledes steget siden sammenlægningen med ca. 10 %. Når der tages højde for det lavere årsværksforbrug, er produktivitetsforøgelsen pr. årsværk på ca. 74 %

4 Budget tildeling Budgetgrundlaget ved kommunesammenlægningen i 2007 var som udgangspunkt en sammenlægning af budgetterne fra henholdsvis Frederiksværk og Hundested biblioteker. Der blev ved sammenlægningen foretaget reduktion af budgettet som følge af et ændret ledelsesbehov og tildeling af lønsum. Den følgende figur 1 illustrerer udviklingen i økonomien på biblioteksområdet fra 2006 inden kommunesammenlægningen og til nu i Der er tale om regnskabstal for årene , mens der for årene 2010 og 2011 er tale om budgettal. Figur 1: kr Biblioteksområdet i løbende priser Tjenesteydelser Varekøb Lønninger Regnskab 2011 Budget Tabel 1- Økonomisk oversigt i løbende priser Hele kr * Lønninger Varekøb Tjenesteydelser I alt Regnskab Budget Kilde: Danmarks statistik * Stigningen i budgettet fra 2010 til 2011 skyldes øgede driftsudgifter ved nyt bibliotek og medborgerhus i Hundested. Budgettet er her opgjort i løbende priser, hvilket ikke kan bruges til at måle et serviceniveau. For at give en mulighed at kunne vurdere den økonomiske udvikling på biblioteksområdet, er der foretaget en opgørelse i faste priser niveau. Dette vises i figur 2 og tabel

5 Figur 2: Regnskabs- og budgettal for biblioteksområdet i faste priser niveau. Regnskabs- og budgettal på bibloteksområdet i faste priser Tjenesteydelser Varekøb Lønninger er regnskabstal 2011 er budgettal Tabel 2: Økonomisk oversigt i faste priser Lønninger Varekøb Tjenesteydelser I alt Regnskab Budget Lønninger Budgettet til lønninger udgør den største del af biblioteksbudgettet. Lønsummen er fra 2006 til 2011 blevet reduceret med 2,6 mio. kr. målt i faste 2006 priser. Det svarer til en reduktion på 25 %. Varekøb Der er i 2009 sket en budgetreduktion til indkøb af bøger og andet udlånsmateriale. Budgettet er ikke prisfremskrevet i 2010 og I 2011 er budgettet vedr. fast ejendom m.m. steget på grund af flytningen til nyt bibliotek i Hundested, hvilket skyldes øgede udgifter til el og varme. Tjenesteydelser Budgettet til tjenesteydelser er i 2011 ligeledes øget i forbindelse med nyt bibliotek i Hundested, hvilket skyldes øgede udgifter til rengøring, skatter og afgifter m.m.. Andre forhold der har betydning for udgiftsudviklingen Der er gennem årene sket budgetomplaceringer til andre områder i forbindelse med ændringer i ansvarsområder. Budgettet til rengøring og energi er flyttet fra området i budget 2011, ligesom der gennem årene er fragået budget til barsel, MED, akut sygdom m.m

6 Politiske budgetreduktioner I forbindelse med budgetvedtagelserne over årene er der vedtaget flere politiske budgetbeslutninger. Det er hovedsaligt sket i form af reduktioner på biblioteksområdet. I tabel 3 vises de politiske vedtagne reduktioner, der er truffet i forbindelse med budgetvedtagelserne for årene : Tabel 3: Budgetreduktioner /2007 harmoniseringer i forbindelse med kommunesammenlægningen Budgetår Efterfølgende år 1 leder nedlæggelse af 1 stilling Ny lønsumstildeling anvendelse af gennemsnitlønninger Efterfølgende år Indførsel af selvbetjening reduktion af personale Efterfølgende år Øget selvbetjening reduktion af personale Efterfølgende år Bibliotekets åbningstid reduktion af personale Udlånsmateriale reduktion af varekøb Bogen kommer levering af bøger i hjemmet til svage borgere Forøgelse af gebyrtakster Efterfølgende år Ingen reduktionsforslag i Efterfølgende år Biblioteksfilialer lukket i Ølsted og Melby Administrative budgetreguleringer Der er i samme periode foretaget en række administrative budgetkorrektioner ud over fremskrivninger på lønningerne og på varekøb. Der har dog ikke været prisfremskrivninger på varekøb i 2010 og Tabel 4: Administrative budgetkorrektioner 2007 Budgetår Efterfølgende år Overført til fællesudgifter: Forsikringer Fleksjob (overført til central pulje) Barselsfond Tjenestemandspension Intet særskilt budget til vinduespudsning 2010 Med og sygefravær Genåbning af Barselspulje, MED, Aktivt omsorg, uddannelse, staten afbureaukratisering, indkøbsaftale, pension til tjenestemænd

7 Benchmarking via økonomiske nøgletal Via kommunale Nøgletal er der fortaget en benchmarking af biblioteksudgifterne målt pr. indbygger. Dels af udgiften til lønninger og dels udgifter til bøger og andre udlånsmaterialer. De kommunale nøgletal udgives af Indenrigs- og sundhedsministeriet med baggrund i oplysninger fra Danmarks Statistik. Valg af sammenligningsgruppe Udvælgelsen af sammenligningskommuner er sket ud fra kommunernes størrelse og deres beliggenhed i Nordsjælland og udkanten af hovedstadsområdet. Begrundelsen for at vælge kommuner i samme geografiske område er, at det skønnes, at borgerne forventninger og krav til serviceniveau er anderledes i Nordsjællandsområdet end for eksempel i Jylland. Tabel 5 viser de 11 kommuner, der er valgt ud til at danne sammenligningsgrundlag i denne benchmarking på biblioteksområdet: Tabel 5 Indbyggertal Indbyggertal 1. januar 2011 Allerød Kommune Herlev Kommune Albertslund Kommune Halsnæs Kommune Brøndby Kommune Rødovre Kommune Furesø Kommune Gribskov Kommune Egedal Kommune Frederikssund Kommune Hillerød Lønudgifter pr. indbygger til biblioteksområdet Det kan ikke understreges nok, at nøgletal kun kan bruges som et instrument til at danne overbliksbilleder og ikke som et direkte beslutningsgrundlag. Der kan være konteringsforskelle i forhold til husleje og bygningsvedligeholdelse. Ligesom at der også kan være store forskelle på indtægtssiden gebyrer og brugerbetalinger. For at kunne fortage en så reel benchmarking som muligt, er der i tabel 6 foretaget en sammenligning af kommunernes lønudgifter på biblioteksområdet, opgjort pr. indbygger. Lønudgifterne er regnskabsoplysninger for åren 2008, 2009 og Tabel 6 Lønudgift pr. indbygger Kommune Allerød Herlev Albertslund Halsnæs Brøndby Rødovre

8 Furesø Gribskov Egedal Frederikssund Hillerød Gennemsnit Kilde: Danmarks Statistik Vurdering af udgiftsniveauet Lønudgifterne på biblioteksområdet pr. indbygger i Halsnæs kommune ligger lavest set i forhold til de7 kommuner, der indbyggermæssigt er under indbyggere. Set i forhold til de større kommuner med mulighed for stordriftsfordele, ligger Halsnæs kommune med den næstlaveste udgift pr. indbygger, idet det kun er Gribskov kommune der har en lavere udgift til lønninger pr. indbygger. Lønudgifter pr. indbygger på biblioteksområdet Figur 3 viser grafisk lønudgiften pr. indbygger i de 11 kommuner, der indgår i benchmarkingen på biblioteksområdet. Den vandrette lysrøde linie viser den gennemsnitlige udgift pr. indbygger for alle 11 kommuner. Figur 3 Lønudgifter pr. indbygger på biblioteksområdet Allerød Herlev Albertslund Halsnæs Brøndby Rødovre Furesø Gribskov Egedal Frederikssund 44.3 Hillerød Udgifter til bøger og udlånsmateriale Udgiften til bøger og udlånsmateriale er opgjort i tabel 7. Definitionen på udgiften til bøger og udlånsmateriale er her nettoudgiften på funktion , grp. 003 og 008, iflg. Indenrigsministeriets konteringsvejledning. Grupperingerne vedrører indkøb af bøger og udlånsmateriale

9 Tabel 7: Udgift til bøger og udlånsmateriale Kommune Hillerød Halsnæs Kommune Gribskov Kommune Furesø Kommune Frederikssund Kommune Egedal Kommune Allerød Kommune Brøndby Kommune Rødovre Kommune Albertslund Kommune Herlev Kommune Gennemsnit Vurdering af udgiftsniveauet i Halsnæs kommune til bøger og udlånsmateriale. Halsnæs kommune har den laveste udgift til bøger og udlånsmateriale set i forhold til alle sammenligningskommunerne. Ved kommunesammenlægningen harmoniserede Halsnæs kommune udgiften til gennemsnittet for de to gamle kommuner. Der blev i 2009 reduceret i budgettet i til bøger og udlånsmateriale og i 2010 og 2011 er der ikke foretaget regulering for prisfremskrivninger, hvilket betyder forringet købekraft. Udgiften til bøger og udlånsmateriale er i Halsnæs kommune faldet med 9 kr. pr indbygger siden Hvis dette omregnes til faste priser svarer det til et fald på 16 kr. målt i forhold til prisindekset i 2006, eller til en reduktion af materialekontoen til bøger osv. på 22 %

10 Serviceniveau og effektiviseringer for Bibliotekerne i Halsnæs Kommune Bibliotekerne har siden kommunesammenlægningen ændret serviceniveau, som følge af besparelser, strukturændringer og effektiviseringer. Tabel 8 - Åbningstider Selvbetjening Ja (delvis) Ja(delvis) Ja ja ja Åbningstid Frederiksværk 40 t 40 t 43 t 43 t 43 t Åbningstid - Hundested 39 t 39 t 36 t 36 t 36 t Åbningstid Melby 20 t 20 t 9 t 0 0 Åbningstid - Ølsted 12 t 12 t 6 t 0 0 Åbningstid i alt 111 t 111 t 94 t 79 t 79 t Frederiksværk - åbningstider Mandag kl Tirsdag kl Onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Lørdag kl Hundested - åbningstider Mandag kl Tirsdag kl Onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Lørdag kl Åbningstiderne er ikke reduceret for Frederiksværk og Hundested samlet set. Der er dog den ændring, at åbningstiden er udvidet med 3 timer på hovedbiblioteket og reduceret med 3 timer i Hundested

11 Serviceniveau - åbningstid Bibliotekernes åbningstid er reduceret i perioden , først og fremmest som følge af filiallukningerne. Den samlede åbningstid er reduceret med 29 %. Tabel 9: Bemanding i åbningstiden Bemanding i åbningstiden Serviceniveau bemanding Fr.værk *2BF+2HK Serviceniveau bemanding Hundest Serviceniveau bemanding Melby HK 0 0 Serviceniveau bemanding - Ølsted HK 0 0 Lukning af filialer nej nej nej Ja - * BF=bibliotekarer HK=kontorpersonale Bemanding Reduktionen i personalestyrken har betydet en reduceret bemanding i bibliotekernes åbningstid. Således er bemandingen i Hundested reduceret med 1 HK er i hele åbningstiden. I Frederiksværk er den samlede vagtbemanding reduceret fra 4 til 3, således at dele af vagtdækningen er betjent af 1 bibliotekarer og 2 HK ere og andre har den modsatte bemanding, 2 bibliotekarer og 1 HK er. I Frederiksværk er bemandingen yderligere reduceret i tidsrummet kl (20) til 1 bibliotekar og 1 HK er. Om lørdagen er bemandingen dog fortsat 2 bibliotekarer og 2 HK er i Frederiksværk, da besøgstrafikken er høj. Effektiviseringer Bibliotekerne har i perioden gennemført en række effektiviseringer, som har været medvirkende til, at bibliotekernes serviceniveau ikke er væsentligt forringet på trods af personalereduktioner. Der er desuden lagt vægt på, at der til stadighed anvendes ressourcer på udvikling af Bibliotekerne. Der kan blandt andet peges på følgende effektiviseringstiltag: Elektronisk materialevalg Bøger plastes kun i stedet for en fuld indbinding Flydende bogbestand (materialet bliver i afleveringsfilial, i stedet for at bliver fragtet til tilhørsfilial mindsket kørsel) Automodtagelse af materialer elektronisk overførsel af data mellem leverandør og bibliotek Effektivisering af arbejdsgange Øget selvbetjening Besked til lånere via SMS og mail Nedlæggelse af Bogen kommer-service Ingen udbringning af materialer til børneinstitutioner Strukturtilpasning nedlæggelse af 2 filialer

12 Tabel 10: Besøgstal og udlån i alle afdelinger Besøg I alt alle afdelinger * Antal besøg pr. årsværk Udlån I alt alle afdelinger Heraf elektroniske fornyelser via hjemmeside ** Antal udlån pr. årsværk * Besøgstallet for 2010 er fortsat svagt stigende på trods af lukning af de 2 filialer i Melby og Ølsted, og at biblioteket i Hundested har været lukket p.g.a. ombygning i 5 uger. ** Der findes ikke valide statistiktal for 2007, p.g.a. skift til nyt bibliotekssystem midt på året. Bibliotekerne har desuden en effektivitetsstigning, da besøgs- og udlånstal er steget siden sammenlægningen. Udlånet er således steget med ca. 46 % i perioden En del af udlånene kan dog henføres til elektroniske fornyelser af lånte materialer. Besøgstallet er ligeledes steget siden sammenlægningen med ca. 10 %. Når der tages højde for det lavere årsværkforbrug, er produktivitetsforøgelsen pr. årsværk på ca. 74 %. Personaleressourcer Effektiviseringer og besparelser har desuden betydet, at Bibliotekerne i perioden 2007 til 2011 har reduceret det samlede personaleforbrug fra 27,34 årsværk til 21,79 årsværk (2011). I alt en reduktion på 5,55 årsværk, svarende til en reduktion på 20,3 %. Medtages den totale personalereduktion set i forhold til de 2 tidligere kommuner er personalereduktionen på 25,6 %. Benchmarking af serviceniveau og ressouceudnyttelse Tabel 11: Sammenligningskommuner Biblioteksafdelinger, besøg, udlån, åbningstimer og personale Kommune Indbygger tal Antal besøg Antal besøg pr. årsværk Udlån og fornyelser Antal udlån pr. årsværk Antal filialer Åbnings timer Antal åbningst imer pr. årsværk Antal årsværk Albertslund , , ,4 51,2 Allerød , , ,7 25,5 Brøndby , , ,5 23,2 Egedal , , ,9 30,6 Frederikssund , , ,4 35,2 Furesø , , ,5 42 Gribskov , , ,6 29 Halsnæs , , ,9 23,6 Herlev , , ,2 38,8 Rødovre , , kilde: Folkebiblioteksstatistik 2009, Styrelsen for Bibliotek & Medier

13 Til illustration af serviceniveau og ressourceudnyttelse for de udvalgte sammenligningskommuner, vises her udvalgte dele af den seneste tilgængelige biblioteksstatisk fra Tallene viser høj effektivitet og udnyttelse af biblioteksressourcerne i Halsnæs Kommune, idet kommunen generelt har et højt aktivitetsniveau set i forhold til det samlede antal filialer, åbningstimer, udlån og årsværk. Således ligger Halsnæs Kommune i toppen for effektivitet, når man ser på antal besøg pr. årsværk sammen med Furesø Kommune. Ser man på antal udlån pr. årsværk er billedet mere jævnt fordelt, idet de fleste kommuner ligger på mellem 15 og 18 udlån pr. årsværk. I bunden ligger Gribskov Kommune med bare 7 udlån pr. årsværk. Endelig ligger Halsnæs Kommune også i top sammen med Egedal Kommune når man ser på antal udlånstimer pr. årsværk. De 2 biblioteker har 3,9 åbningstimer pr. årsværk, mens biblioteket med den laveste effektivitet er Albertslund, der kun har 1,4 åbningstime pr. årsværk. Med til billedet hører, at Bibliotekerne i Halsnæs har effektiviseret yderligere siden 2009, og at personalet i dag udgør 21,79 årsværk