Rettelser/tilføjelser samt skriftlige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet

Transkript

1 Rettelser/tilføjelser samt skriftlige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet Frederiksberg Kommune har følgende rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet: Rettelse/tilføjelse 1: På baggrund af spørgemøderne vedrørende nærværende udbud samt udbuddet på Løn og Personale, er det bragt til Frederiksberg Kommunes opmærksomhed, at optionen vedrørende hosting har den uhensigtsmæssighed, at formuleringen implicit bevirker, at kommunen som udgangspunkt selv skal hoste løsningen. Dette var ikke tiltænkt, men blot at undersøge hvorvidt der evt. var en priseffekt at hente. Derfor foretages følgende ændring til udbudsmaterialet: Kravene TK.14.1 TK ændres fra optionelle til almindelige krav. Hermed udbydes altså en hos leverandøren hostet systemløsning. Hosting udgår desuden af bilag 7 optioner Hosting prisfastsættes fortsat i bilag 12 (nu punkt 5.1 og 5.2). Ændringen vil tildelingsmæssigt have den effekt, at hosting nu indgår under delkriterie 1.a (hovedydelse 70 pct.) til pris. Skulle der være yderligere udfordringer forbundet med materialet i forhold hertil, bedes disse indsendt via. Mercell, hvorefter Frederiksberg Kommune vil tage stilling til dem enkeltvis. Rettelse/tilføjelse 2: Rettelse/tilføjelse 3: Rettelse/tilføjelse 4:

2 Skriftlige spørgsmål og svar Kommunen har modtaget nedenstående skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og udarbejdet følgende svar på dem: Nr. Spørgsmål Svar Svardato 1 I Udbudsbetingelserne afsnit 2, angives der et underbilag leverandørens uddybende besvarelse. Dette dokument er ikke uploaded til Mercell service. Er det et dokument som Frederiksberg vil uploade eller er det et som Leverandøren selv skal sørge for at oprette? Ordregiver uploader underbilag 3.1, som indgår i den samlede bilagssamling 4/ Det fremgår af udbudsbetingelsernes punkt 12, at der ikke kan tages forhold til grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Udbyder bedes i den forbindelse oplyse, om der er dele af kontrakten samt kontraktparadigmerne, der opfattes som grundlæggende elementer, som der ikke kan tages forbehold overfor, og i bekræftende fald meddele, hvilke elementer i dokumenterne, der i så fald er tale om. Forbehold mod mindstekrav vil være at betragte som forbehold mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ved forbehold mod andre dele af materialet, herunder krav i kontrakten og kontraktparadigmerne, vil det bero på ordregivers konkrete vurdering, om der er tale om forbehold mod grundlæggende elementer, herunder ud fra indholdet og konsekvensen af det givne forbehold. Der gøres opmærksom på, at ordregiver i begrænset omfang kan ændre udbudsmaterialet som følge af spørgsmål under udbudsprocessen. Hvis der er elementer i udbudsmaterialet, som tilbudsgiver finder uklare, uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at spørge til muligheden for en ændring, jf. udbudsbetingelsernes punkt Spørgsmål: Ang. Kravspec'en TK 9.2: Adgang til det tilbudte system forudsætter at brugeren har adgang til kommunens intranet. To-faktor login forventes således at foregå når brugere med fjernadgang tildeles adgang til kommunens intranet. Kan FK oplyse om kommunens opkobling via fjernadgang til intranettet er krypteret og anvender to-faktor login? 4 Ang. Kravspec'en TK 11.1 & DE 13.1 Kan udbyder oplyse, om der er indgået en aftale om udfasning af nuværende økonomi- og debitoroplysninger Med udgangspunkt i at brugsscenariet er at medarbejdere skal logge på Løn og HR /Økonomisystemet udenfor Frederiksberg Kommunes netværk og adgang til systemet gives via IDM (2017). Godkendte scenarier: - Hvis adgangen sker fra en privat PC via 2- faktor login til en webflade (systemet). - Hvis adgangen sker fra en FK PC fra et eksternt netværk via 2-faktor login på VPN til vores netværk. Ikke godkendte scenarier: - Hvis adgangen sker fra en privat PC via 2- faktor login på VPN til vores netværk. Med andre ord vil det ikke være acceptabelt at vores interne netværk (VPN) tilgås fra en privat PC for at tilgå systemet. Vedr. TK 11.1: Kravet skal ses som et generelt forretningskrav der fortæller ønsket ansvarsfordelingen mellem Kunde og Leverandør i forbindelse med

3 indeholdende klare ansvarsfordelinger, som muliggør opfyldelse af disse krav (TK 11.1 & DE 13.1) samt evt. tidsfrister (Bilag 1) og i fald om der dels foreligger beskrivelser af data, der muliggør konvertering til et kommende system og dels om der kan ydes konsulentbistand såfremt det anses for nødvendigt? datakonvertering. På de enkelte funktionsområder ligger kun ikke optionelle konverteringskrav under debitor (herunder DE 13.1), og vi antager at det er derfor der spørges til disse i sammenhæng (altså foreligger der ikke nogen aftale om udfasning af nuværende økonomi- og debitoroplysninger). I bilag 1 har Frederiksberg Kommune sat en overordnet tidsramme for konverteringsplan samt prøveog faktisk konvertering, men tilbudsgiver forventes at give en mere præcis definition af aktiviteter og tidsplan i den forbindelse. Vedr Beskrivelser af data: For aktive og inaktive debitorer menes stamdata for debitorer med tilhørende restance/krav (DE 1.13, DE 1.14). Hvis tilbudsgiver har behov for uddybende beskrivelse heraf, bedes behovet for detaljeringsgrad indsendes til Mercell. Opkrævningen i Frederiksberg Kommune vil om nødvendigt stå til rådighed i afklaringsfasen i forhold til at definere og fastlægge de kriterier, der skal ligge til grund for konverteringen. 5 Vedr. Bilag 3 - Kravspecifikation - Faneblad "Tværgående krav" Leverandøren er stødt på at krav TK 3.2 Mangler drop-downliste i kolonne G og H. Ligeledes passer drop-down listerne ikke i kolonne G og H fra krav TK.4 og fremadrettet. Vil Frederiksberg Kommune venligst sende en opdateret udgave af Bilag 3? 6 Vil Udbyder give et eksempel på Punchin? Ordregiver uploader ny version af bilag (svar) Punch-in refererer til situationer, hvor en leverandør, som kommunen har aftale med, får begrænset adgang til at vedligeholde sit eget varekatalog indenfor rammerne af e- handelssystemet Vil udbyder give en vejledning til Kravsopfyldelse hhv Grad & Type for TK 3 - TK 12 inkl? Svar er identisk med svar på spg. 5 Spørgsmål stillet ved informations- og spørgemøde den 13/ Bilag 3 - Excel skema Hvorledes ønsker Ordregiver løsningskomponent illustreret eller beskrevet? Løsningskomponent skal besvares med hvilket system det konkrete krav løses med (f.eks. KMD Opus, ØS-indsigt, Prisme2009, Prisme2015 o.s.v. Det vil sige navnet på det system hvori kravet opfyldes, så Frederiksberg Kommune har en klarhed om antallet af systemer i den samlede tilbudte løsning. 3

4 2 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Vejledning (Fælles): Række Kravfokus: Kan Ordregiver oplyse, hvorledes disse fokusområder medtages i vurderingen, da det ikke fremgår af tildelingskriterierne? Kan Ordregiver endvidere oplyse, hvad kravfokus bruges til? Kravfokus er beregnet til at give begge parter mulighed for bedre at forstå hvad kravet fokusmæssigt omhandler. Således forventes det, at forståelsesmæssige problemer kan mindskes. Kravfokus er ikke en parameter i vurderingen af tildelingskriterierne. 3 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Økonomi I Række 254 ØK KMD KMF: Kravtype = K Kravfokus = TE Det fremgår ikke af kolonne G: Kravtype, hvilken Kravtype det er. Kan Ordregiver oplyse hvilken Kravtype dette krav har? 4 Bilag 14 Prøver, afsnit 2.2 Beskrivelse af afklaringsproces og udarbejdelse af test cases Er det korrekt at de første 5 linier vedr. Infokrav er i rød tekst? Og kan det oplyses hvilket pkt. der henvises til? 5 Bilag 3 Kravspecifikation, Fanen Vejledning, Kravfokus: I række 24 Kravfokus er angivet: Angiver kravets fokus, og er informativt. Et krav kan kun have ét primært fokusområde, jf. nedenstående 8 fokusområder. Fokusområder fremgår alene af bilag 3 - Kravspecifikation og gælder ikke Generelle Krav. Linje 1-4 bør være sorte, men linje 5 anviser leverandøren til at indsætte beskrivelse af det ovenstående. Der henvises til punkt 2.1 Da bilag 3 ikke indeholder fokustypen generelle krav (GE), er denne formulering slettet. Jf. svar på spg. 2, har kravfokus ikke direkte betydning for evalueringen. Kan Ordregiver oplyse hvordan kravfokus indgår i tilbudsevalueringen? 6 Bilag 3 Kravspecifikation, Fanen Vejledning, Kravfokus: I række 24 Kravfokus er angivet: Angiver kravets fokus, og er informativt. Et krav kan kun have ét primært fokusområde, jf. nedenstående 8 fokusområder. Fokusområder fremgår alene af bilag 3 - Kravspecifikation og gælder ikke Generelle Krav. Der er ikke krav af fokustypen generelle i bilag 3, hvorfor de ikke kan fremsøges her. Jf. udbudsbetingelserne, indeholder øvrige bilag en række krav til tilbudsgivers besvarelse der kan anses som generelle. De kan således have betydning for evalueringen af besvarelsen her. Kan Ordregiver oplyse om der er Generelle krav i 4

5 materialet, og hvorledes disse fremsøges? 7 Bilag 4 Dokumentation 4.3 Øvrig relevant dokumentation Tilbudsgiver opfordres til udover besvarelse af ovenstående - at angive yderligere relevant, nødvendig dokumentation i afsnit 4.4 herunder. 4.4 Tilbudsgivers kravbesvarelse [udfyldes af Tilbudsgiver] Her beskriver Tilbudsgiver løsningen af kravene til dokumentation mere detaljeret, eventuelt suppleret med tabeller, figurer, diagrammer efter behov. Tilbudsgiver bør redegøre for alle nødvendige aktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationen og at der er en overensstemmelse mellem aktiviteterne heri og prissætningen af de enkelte leverancekomponenter i henhold til bilag 12 (Vederlag og Betalingsplan). Der bør også fremgå ansvarsfordeling mellem Tilbudsgiver og Frederiksberg Kommune på de enkelte aktiviteter. Tilbudsgiver bedes synliggøre Frederiksberg Kommunes mulighed for deltagelse i udarbejdelsen af forskellige dokumenttyper. Tilbudsgiver bedes redegøre for procedurerne for vedligeholdelse af den dokumentation, som finder anvendelse efter overdragelsen af den samlede Leverance. Kan Ordregiver oplyse om det er dokumentationen, der skal vedlægges tilbuddet eller om det er processen for at tilvejebringe dokumentationen i implementeringsperioden, der skal beskrives i tilbuddet? 8 Bilag 3 Excel skema Ønsker Ordregiver løsningskomponent angivet ved besvarelsen af kravet med JA? Hvorledes påvirker det tilbudsevalueringen? 9 Hvorledes skal Tilbudsgiver forstå Kravopfyldelse Type S1? Det er processen for tilvejebringelsen af dokumentation der skal beskrives ved tilbudsgivning. Herunder de i afsnit 4.4 oplistede krav til besvarelse, der skal belyse processen sammenholdt med tidsplanen i bilag 1. Løsningskomponent skal besvares med hvilket system det konkrete krav løses med (f.eks. KMD Opus, ØS-indsigt, Prisme2009, Prisme2015 o.s.v.) Det vil sige navnet på det system hvori kravet opfyldes, så Frederiksberg Kommune har en klarhed om antallet af systemer i den samlede tilbudte løsning. Antallet af løsningskomponenter påvirker ikke tilbudsevalueringen direkte, men manglende besvarelse heraf vil ikke blive vurderet positivt. Omkring standardfunktionaltet fra producent skal forstås at kravet opfyldes fuldstændig standard i det 5

6 Der ønskes en uddybende forklaring? 10 Kan Ordregiver uddybe det forhold at kontraktperioden er kortere end perioden for Support- og vedligeholdelsesaftalen? 11 Hvorledes skal sammenhængen mellem de to udbud, henholdsvis økonomi samt løn- og personalesystem, ses? 12 Bilag 6 - Servicemål Hvilke krav stiller Ordregiver? Hvad forventes der af Tilbudsgiver og hvad vægter positivt? system som producenten har udviklet oprindeligt. Så det er Microsoft, SAP, ØS-indsigt, Oracle m.v. Kommunens nuværende løsning Prisme2009 er at forstå som en brancheløsning, hvor flere af kravene kan være opfyldt S1 og andre som S2 eller S3. Dette er en fejl. Drift, Vedligehold og Supportaftale skal periodemæssigt følge kontrakten. Rettet bilag 5 uploades til Mercell. Internt i Frederiksberg Kommune ser vi stadig på det som én Koncernløsning, evt. bestående af to systemløsninger (som i dag). Der vil bl.a. via samarbejdsorganisation være fokus på at skabe et fælles udviklingsforum på tværs af de to løsninger. Frederiksberg Kommune har i bilaget præudfyldt et basisniveau for de servicemål/krav der forventes af tilbudsgiver. Dog nævnes det også, at det vil vægtes positivt, såfremt disse servicemål kan hæves. Vedr. afsnit 8, hvor tilbudsgiver bliver bedt om at udfylde en mere detaljeret besvarelse, er listen en forventning om besvarelsens samlede indhold dog kan der ses bort fra pinden dataload der skulle have været udgået. Altså kan de dele der allerede er dækket i bilagets oplæg betragtes som besvaret når tilbudsgiver har bekræftet eller ændret det angivne serviceniveau. Frederiksberg Kommune opfordre dog stadig til, at tilbudsgiver laver eventuelle tilføjelser/uddybninger eller lignende i afsnit 8, samt giver et bud på øvrige punkter. Vedr. brugertilfredshed: Det forventes, at der med jævne mellemrum gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser hos kommunens brugere. Dertil kunne det være interessant at høre, hvorledes leverandøren binder disse kvalitative data til serviceniveau. Vedr. Referencemåling: Når løsningen er i drift, og brugsdata vokser i størrelse, har Frederiksberg Kommune en forventning om, at 6

7 13 Slutbrugeruddannelse Hvor mange skal uddannes til Train the Trainer og superbrugere? 14 Bilag 10 Samarbejdsorganisation Hvor skal tilbudsgiver udfylde besvarelse af partnerskab? 15 Underbilag ØK-F Hvad skal der integreres til? 16 Tilbudsgiver mener at TK 10.2 er modstridende med bilag 2.3? man servicemæssigt forholder sig til de referencemålinger der blev foretaget ved svartidsprøver des lige. Altså en synliggørelse af, hvordan leverandøren forholder sig til disse referenceniveauer. Frederiksberg Kommune forventer at antallet af superbrugere tilbudsgives på baggrund af det i bilag 12 angivne antal. Som baseline for tilbudsgivning bør der omfangsmæssigt tiltænkes en superbrugerorganisation på Økonomi 30 personer, Debitor 10 personer og e-handel/indkøb 30 personer. En superbruger, kan dog godt være superbruger på flere områder. Vedr. Train the Trainer, vil personer være det forventede omfang hvis Frederiksberg Kommune selv skal forestå hele undervisningen af slutbrugere, mens det ved delt undervisning bør kunne foretages af 6-7 personer fra Frederiksberg. Det er dog vigtigt for Frederiksberg Kommune at understrege, at optionen på undervisning af slutbrugere lægger op til at leverandøren kan bruge sin erfaring i besvarelsen, til at tilrettelægge et fornuftigt undervisningsforløb. Tilbudsgiver tiltænkes at komme med oplæg til partnerskabsaftale og øvrige dele af samarbejdsorganisationen i afsnit Bilag ØK-F indeholder kommunens nuværende styringsprincipper for det økonomiske ledelsestilsyn. Derfor indeholder nuværende principper også systemnavne på de nuværende leverandører. Tilbudsgiver bør derfor se bort fra nævnte systemer, og i stedet tænke kommende løn- og personaleløsning frem for Silkeborg Data. Frederiksberg Kommune ønsker at præciserer krav 10.2, så der ikke længere er modstrid med underbilag 2.3. Desuden ændres kravstypen fra K til IK. Ny kravsformulering bliver derfor: 7

8 Kopiering af produktionsdata til testmiljøet Der bør være mulighed for, at replikere dele af eller et fuldt produktionsdatasæt til testmiljø, dog uden at konflikte med de i underbilag 2.3 anførte regler herfor. Leverandøren bedes redegøre for mulighederne. 17 I bilag 11 angivet det, at der skal svares med blåt, mens det i øvrige bilag er rødt. Hvilken farve vil Frederiksberg Kommune have besvaret bilaget med? Følgende formulering fremgår af bilag 11, afsnit : Leverandøren bedes indsætte al besvarelse med blå tekst. Alt sort tekst skal bibeholdes i bilaget. Dette er en fejl, og leverandøren bedes besvarer med rød skrift. 18 SAPA krav henvisning virker ikke Link fra krav TK.2.1: umenter/forms/integrationsvilkr.asp x 25/ Bilag 14- Prøver Punkthenvisningen virker ikke? 8 TK.4.11 CVR Oplysninger Systemet skal have integration til CVR-data. Disse skal hentes via den fælles kommunale serviceplatform. MK TK 2.1 IN Vil Udbyder korrigere dette mindstekrav til: Systemet skal have integration til CVR-data. Spørgsmålet stilles, idet vi kan præsentere Udbyder for en omkostningsfri integration direkte til Erhvers- & Selskabsstyrelsens CVRoplysninger. På denne måde kan Udbyder undgå betaling til 3. part.+ 9 Vedr. Bilag 3 kravspecifikationen, kolonne J (løsningsbeskrivelse) Frederiksberg Kommune har angivet at udfyldelse af feltet løsningsbeskrivelse (kolonne J) kun er Hertil kan henvises til Ydelsesindex: umenter/underbilag%202l%20- %20Vilk%C3%A5r%20for%20integr ation%20til%20st%c3%b8ttesystem et%20ydelsesindeks%20version% pdf Der er umiddelbart intet problem i den version der ligger på o:drevet kommunen oprindeligt uploadede. Dog uploades bilaget igen (også i PDF version) Frederiksberg Kommune ønsker fortsat at bruge Serviceplatformen, som også er omkostningsfrit for Frederiksberg Kommune, hvorfor kravet fastholdes. Dette kan yderligere begrundes ved, at Frederiksberg Kommune har erfaringer med, at ikke alle leverandører tilbyder integration til CVR-data omkostningsfrit. Det er korrekt, men vi vil gerne gøre opmærksom på, at det ikke vil trække ned i bedømmelsen at tilbudsgiver udfylder 25/

9 obligatorisk for følgende: IK-krav samt K-krav hvor der er svaret D for delvis opfyldt. Frederiksberg Kommunen bedes oplyse om de dermed ikke ønsker at Leverandørerne udfylder kolonne J Løsningsbeskrivelse for K-krav hvor der er svaret J svarende til fuldt opfyldt? 10 DE. 2.7 Oplysninger til påligning: Systemet bør kunne vise hvilken bank, bankafdeling og telefonnummer som påligningen er sendt til. Vil Frederiksberg uddybe og evt. give eksempler om der fx menes påligninger der er opkrævet via BS-Aftale? løsningsbeskrivelsen. I oversigtsbilledet bør det være muligt at se, hvordan påligningen bliver opkrævet eksempelvis via PBS, Digital post eller elektronisk indbetalingskort m.m. Ved elektronisk indbetalingskort, bør det også være muligt at kunne se bankens navn og registreringsnummer. 25/ Hvad er seneste version af spørgsmål/svar? Bilag 3 Kravspecifikation, Krav-id RE Frederiksberg Kommune bekræfter at der er tale om krav reference Integration til SBSYS: nummer RE Der bør kunne indsættes direkte link til underliggende dokumentation i kommunens ESDH system SBSYS. Reference: RE Kan Frederiksberg Kommune bekræfte at referencehenvisningen i krav RE.1.19 burde være RE og ikke RE ? 13 Bilag 3 Kravspecifikation, Krav-id RE Åben platform: Systemet bør være bygget på en åben platform som kan kommunikere ved hjælp af webbaseret applikationer, så det kan integrere til eksisterende system. Kan Frederiksberg Kommune specificere hvilket eksisterende system som der skal kommunikere med via webbaseret applikationer jf. krav RE.1.5.2? 14 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Debitor. Række 37-38: Her tænkes ikke nogen specifik platform. Systemet bør kunne kommunikere igennem åbne standarder som REST eller SOAP baserede webservices, til at modtage og sende information til eller fra andre systemer. Ordregiver bekræfter hermed at der ikke findes et krav DE.3.3 og DE.3.4. Kan Ordregiver bekræfte, at der ikke er Krav-id DE.3.3 og DE.3.4? 15 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Debitor. Krav-id DE.8.7 Udsøgning: Det bør som minimum være muligt at udsøge på følgende felter: - Debitor - Sag - EFI/Inddrivelsesprocedure Når der i kravet anvendes ordet fordringshaver, menes EFI Fordringer. Frederiksberg Kommune ønsker at have et EFI reference-id, der kan søges på. Det skal anvendes til at søge på de oplysninger som vi får fra Skat, dvs. man kan søge direkte på sagen. 9

10 - Forældelsesfrist - Fordringshaver Kan Ordregiver oplyse, hvordan en fordringshaver defineres og hvordan disse i dag er opdelt i den nuværende debitorløsning? 16 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Tværgående krav og bilag Krav-id TK.9.1 Udtræk af personoplysninger. Udveksling af personoplysninger og fortrolige oplysninger i form af udtræk fra et system til et andet, skal ske i henhold til instrukser udarbejdet af Frederiksberg Kommune. Der er blevet henvist til et forkert bilag - det skal være bilag 9 Ændringshåndtering. Kan Ordregiver præcisere hvilke afsnit i hvilke bilag der skal overholdes? Hvordan skal henvisningen til bilag i bilag 3 forstås? Kan ordregiver uddybe evt. særlige krav i instrukserne. 17 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Tværgående krav. Krav-id. TK.4.7 Platforme, udlægshåndtering Systemet bør kunne understøtte medarbejderudlæg via mobile enheder. Leverandøren bedes redegøre herfor. Da medarbejdere ikke er indeholdt i Økonomisystemet, bør dette krav så ikke løses i lønsystemet? 18 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Ressourcestying. Krav-id. RE Integration DBD: Det bør være muligt at sende fakturaoplysninger til DBD minimum en gang dagligt. Kan Ordregiver præcisere, om integrationen skal ske som OIOUBL, samt hvilken snitflade der konkret efterspørges. I dag håndteres medarbejderudlæg primært i kommunens økonomisystem, men med flere forskellige arbejdsgange. Dette ønsker Frederiksberg Kommune at digitalisere og ensarte. Da kravet både er en option og et informationskrav, bør tilbudsgiver beskrive mulighederne og forudsætninger for at en medarbejder kan benytte løsningen, herunder brug af applikationer eller oprettelse som bruger i økonomisystemet. Fakturer til DBD sendes i dag igennem en egen oprettet snitflade, hvor det rekvisitionsnummer, som fakturaen er mærket med, valideres igennem en eksisterende Webservice fra DBD. Den endelige faktura sendes af sted som OIOXML. 19 Jf. spørgsmål/svar nr. 10 ændres løbetiden på bilag 5 Drift, vedligehold og support til at følge Kontraktens løbetid. I bilag 12 vederlag og betalingsplan skal vederlaget for Drift vedligehold og support angives for år 1-3, 4-6, 5-9, svarende til den tidligere løbetid for Drift vedligehold og support. Vil dette blive bragt i overensstemmelse med ændringen? Ordregiver har ændret kontraktens pkt vedr. kontraktens varighed. 10

11 20 Jf. Bilag 5 afsnit Udlevering På begæring fra Frederiksberg Kommune eller senest ved Vedligeholdelsesaftalens ophør skal Leverandøren bl.a. udlevere følgende til Frederiksberg Kommune eller evt. af Frederiksberg Kommune udpegede fremtidige Leverandører: Det anførte punkt udgår og ny version af bilag 5 uploades. Enhver kopi af Systemet og data med dertil hørende Driftsdokumentation, anden dokumentation og kildekode, som Leverandøren er i besiddelse af, bortset fra tredjeparts standardprogrammel, hvor Leverandøren er licenstager, og som ifølge de tilhørende li-censbetingelser, der er vedlagt Kontraktens bilag 14, ikke kan overdrages, Ordregiver bedes redegøre for sit behov, i det det samtidig fremgår af kontrakten at enhver ret til systemet bliver hos tilbudsgiver og at Kundens brugsret ophører ved kontraktens udløb, Kontraktens pkt Jf. Kontraktens pkt skal der erlægges bod, såfremt en bodspålagt milepæl, jf. bilag 1 overskrides. Der fremgår ikke bodsbelagte milepæle af bilag 1. Er det korrekt forstået at, der med bodsbelagte milepæle menes henholdsvis godkendelse af Overtagelses- og Driftsprøve? 22 I bilag 14, afsnit 8.2. Prøveplan for overtagelsesprøve, skriver ordregiver, at Leverandøren i forbindelse med afklaringsfasen skal udarbejde et udkast til prøveplan. Dette udkast skal fremsendes til ordregiver senest 20 arbejdsdage inden overtagelsesprøven. I samme afsnit skriver ordregiver, at prøveplanen udarbejdes under afklaringsfasen og godkendes af ordregiver som led i afslutning på afklaringsfasen. I bilag 1 skriver ordregiver, at tilbudsgiver skal indarbejde prøveplan som en del af tidsplanen i fase 2. design og konstruktion. Kan ordregiver præcisere i hvilket omgang og hvornår prøveplanen skal foreligge i hhv. Afklaringsfasen og fase 2 Designs og konstruktion? 23 I bilag 1 beder ordregiver leverandøren om at indarbejde aktiviteter ifm. Accepttest som en del af tidsplanen. Kan ordregiver uddybe indhold samt ansvarsfordeling af Accepttest? Det er korrekt forstået at de bodsbelagte milepæle jf. kontraktens punkt 17.2 er hhv. godkendelse af Overtagelses- og Driftsprøve. I afklaringsfasen laves et udkast til samlet prøveplan, jf. bilag 1 skal dette være en endelig leverance i design- og konstruktionsfasen (ikke udkast). De endelige testcases (prøveplan for den konkrete test) til de forskellige prøver skal fremlægges for kunden senest 20 dage før afholdelse for endelig godkendelse. Indholdsmæssigt er accepttesten en brugertest, hvor brugerne tester løsningen af inden idrifttagning på de punkter som blev vedtaget under afklaringsfasen, og som principielt er kravenes opfyldelse og eventuelle ændringsanmodninger struktureret i en testplan og testcases. Det er FK s brugere som udfører testen, men tilbudsgiver der klargører testmiljø 2/

12 og planen for testen. Der kan afstedkomme testproblemrapporter under testen, som vil kunne afstedkomme en ny iteration i accepttesten. 24 Er reduktion af vederlag, jf. bilag 6, det samme som bod, således at det er omfattet af ansvarsbegrænsningen i pkt. 19.1? 25 Best practise jf. Kontraktens pkt. 2.5 er ikke defineret. Skal det opfattes som et synonym for god IT-skik? Hvis ikke, bedes Ordregiver redegøre for, hvorledes det skal opfattes. 26 Jf. Kontraktens pkt skal skal Leverandøren tilvejebringe relevante snitflader og interfaces til øvrige af Leverandørens systemer, som Systemet udveksler data med eller er integreret med på anden vis med henblik på fortsat dataudveksling og integration mellem Frederiksberg Kommunes nye Lærer- og Elevadministrationssystem og disse systemer. Tilbudsgiver vil derfor gerne spørge om: 1) Hvordan kommer Frederiksberg Kommunes nye Lærer- og Elevadministrationssystem ind i billedet.? 2) Øvrige af Leverandørens systemer, skal vel forstås som systemer, der er omfattet af nærværende udbud? I modsat fald vil det jo stille tilbudsgiverne forskelligt afhængig af tilbudsgivernes øvrige engagement med Frederiksberg Kommune. 27 Jf. Kontraktens pkt henvises der til bodsbestemmelser i Bilag 10. Der menes vel Underbilag 10.1 Proaktive Handlinger? Nej Ja 1) Ordregiver erkender fejlen og derfor uploades ny version af kontrakt 2) Korrekt Det er korrekt forstået. Ordregiver uploader ny version af kontrakt. 28 Af kontraktens pkt fremgår: Overdragelse fra Frederiksberg kommune: Som led i eventuel udlicitering eller omfordeling af ansvarsområder har Frederiksberg kommune ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter kontrakten til tredjemand, helt eller delvist, uanset hvad der måtte fremgå af bilag 15. Leverandøren opfatter ikke udlicitering som overdragelse af rettigheder, idet Licensen stadig vil være udstedt til Kunden, men med adgang til at tredjepart kan anvende licensen til at løse Kundens opgaver. Ofte vil Licensbestemmelser fra tredjepartsleverandører være prohibitive for at tilbudsgivere kan afgive tilbud med denne bestemmelse. Tilbudsgiver vil derfor foreslå, at bestemmelsen ændres til f.eks. nedenstående: Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og Kontraktens pkt ændres i overensstemmelse med tilbudsgivers forslag og ny version uploades. 12

13 forpligtelser efter kontrakten til en anden offentlig institution, såfremt de opgaver, som Kunden hidtil har varetaget, overgår til denne anden institution, uanset hvad der måtte fremgå af bilag 15. Kunden har i forbindelse med udlicitering ret til på sine vegne at lade tredjepart anvende systemet til at udføre opgaver for Kunden. 29 I Bilag 7 er der angivet 3 scenarier for uddannelse. Der oplyses bl.a. at besvarelse af Bilag 7 foregår ved at besvare bilag 3's krav af typen O. Hvor i Bilag 3 skal Leverandøren besvare optionen vedr. slutbrugeruddannelse (Afsnit 2 i bilag 7)? 32 Er det korrekt opfattet, at underbilag 2.2 svarer til underbilag 2.4's Bilag 11.1 og ditto 2.3 svarer til Bilag 11.2 i underbilag 2.4? 33 Bilag 3, kravspecifikationen, Faneblad "Tværgående krav", krav 12.7 og nedefter indeholder desværre stadigvæk forkerte dropdown lister i kolonne G og H. Vil Frederiksberg udsende en ny version af bilaget eller må leverandøren rette "data validerings" henvisningen således at den er korrekt? 34 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Ressourcestyring. Krav-id RE.1.6.2, RE og RE Konvertering af data Konvertering af data for år 2016: Det bør være muligt at konvertere data for år Leverandøren bedes redegøre for hvordan indeværende års data kan konverteres. Konvertering af data for år 2015: Det bør være muligt at konvertere data for år Leverandøren bedes redegøre for muligheden for konvertering af yderligere 1 år. Da uddannelse ikke kan besvares ud fra den model Frb. har sat til funktionelle krav, indeholder bilag 3 ikke optionelle krav til uddannelse af slutbrugere. Dog indeholder bilag 3 en volumenmæssig beskrivelse af antal brugere til brug for estimering af uddannelsesomfang. Dertil skulle beskrivelsen i bilag 7 give indblik i de ønskede rammer (krav) for uddannelsesscenarierne. Det har været intentionen for Frederiksberg, at give tilbudsgiver mulighed for at trække på erfaringer fra øvrige implementeringer, frem for at vi beskriver præcist hvordan undervisningen skal foregå. Tabel 19-23, Punkt 6.3 i bilag 12 var tiltænkt besvarelse af dette. Dertil kan bilag 8 (punkt 8.3) Metoder og værktøjer indeholde en beskrivelse af selve metoden og værktøjerne i forbindelse med uddannelse af slutbrugere. Ja, tilbudsgivers konklusion er korrekt. Der opstår nogle konverteringsproblemer internt i Frb. Mellem Excel 2009 og Excel Det beklager vi, og håber at nyeste version indeholder korrekte valideringer. Ja det kan Frederiksberg Kommune bekræfte. 13

14 Konvertering af data for år 2014 og 2015: Det bør være muligt at konvertere data for år 2014 og Leverandøren bedes redegøre for muligheden for konvertering af yderligere 2 år. Jf. bilag 7 Optioner Konvertering RE RE Frederiksberg Kommune ønsker jf konvertering af stamdata og brugsdata for 2016 prissat i bilag 12. Dertil ønsker Frederiksberg Kommune synliggjort hvad yderligere konvertering af brugsdata hhv. 1 og 2 år vil koste med en særskilt pris pr. år i bilag 12. Kan Ordregiver bekræfte, at der jf. krav-id RE kun er tale om konvertering af de nævnte stamdata? I modsat fald bedes Ordregiver angive hvilke øvrige data der ønskes konverteret? 35 Bilag 3 Kravspecifikation, Fanen Debitor Krav-id DE Integration til DIBS: Det bør være muligt at kunne integrere til DIBS minimum en gang dagligt. Er den ønskede integration af hensyn til selvbetjeningsløsningen eller er det til andet formål? Er det korrekt, at der kun ønskes opdatering minimum en gang daglig bør det ikke være pr. transaktion? 36 Vil Frederiksberg Kommune venligst oplyse hvor det forventes at Leverandøren indsætter beskrivelse af superbrugeruddannelse? 37 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Debitor. Krav-id DE Integration til NETS: 1. Kan Ordregiver bekræfte, at Integrationen til Nets kan begrænses til håndtering af opkrævninger via Betalingsservice og at Leverandøren må inkluderer egen services til behandling af øvrige opkrævninger? Kravet vedrører selvbetjeningsløsningen for p-afgift systemet. Det bør være muligt at få overført indbetalinger fra DIBS direkte i en kladde i Debitorsystemet. Opdatering ønskes forsat minimum en gang dagligt derfor er pr. transaktion selvfølgeligt acceptabelt. Tabel 2, Punkt 1.3 i bilag 12 var tiltænkt besvarelse af dette. Dertil kan bilag 8 (punkt 8.3) Metoder og værktøjer indeholde en beskrivelse af selve metoden og værktøjerne i forbindelse med uddannelse af superbrugere. 1. Leverandøren kan anvende egen service, hvis denne service gør det muligt at øvrige opkrævninger, opkræves som ønsket. Eksempelvis elektronisk indbetalingskort, digital post og FIK kort på papir. Udgiften til denne service bedes opgjort særskilt i bilag 12 f.eks. i afsnit 4.3 hvis løsningens pris er volumen afhængig. 14

15 2. Kan Ordregiver præcisere, hvad der menes med? Hvis det er afvist bør debitorsystemet undersøge. - Frekvens: Månedligt - Modtager læselinjer - Frekvens: Månedligt 39 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Debitor. Krav-id DE Integration til Netsshare: Kan Ordregiver acceptere, at Leverandøren inkluderer sin egen service til behandling samme type opgaver i stedet for at etablerer integration til Netsshare? 40 Under henvisning til spørgsmål svar nr. 9 Vedr. Bilag 3 Kravspecifikationen, kolonne J (løsningsbeskrivelse) af 25/ : 2. Hvis den månedlige opkrævningskørsel afvises af Nets, bør ordregiver have mulighed for at undersøge fejlen og foretage nødvendige rettelser i Debitorsystemet. 3. Ved den månedlige BS-total kørsel bør læselinjer indlæses til brug for rettelse af eventuelle indbetalinger, der er gået på fejl. Dette for at sikre at indbetalinger kan blive placeret korrekt. Leverandøren kan benytte egen service, såfremt servicen som minimum kan det samme som Netshare. Udgiften til denne service bedes opgjort særskilt i bilag 12 f.eks. i afsnit 4.3 hvis løsningens pris er volumen afhængig. Ja det kan ordregiver bekræfte. Kan Ordregiver bekræfte, at bedømmelsen ikke kan øges ved udfyldelse af kolonnen Løsningsbeskrivelse, når der i forvejen er anført J i Kravopfyldelsesgrad, som betyder at Kravet er fuldt ud opfyldt? 41 Bilag 10: Ordregiver har i krav anført at beskrivelse af leverandørens projektorganisation skal sættes ind i afsnit , men dette afsnit findes ikke. Mener der afsnit ? Dette er en fejl. Tilbudsgiver bedes benytte afsnit Detaljeret samarbejdsorganisering til besvarelse, samt de i bilaget indsatte tabeller med plads til udfyldelse. 42 Bilag 3 - Faneblad Tværgående krav - Krav TK Ja det er korrekt forstået 2/ Overvågning: Brug af diskplads, CPU og RAM overvåges og tildeles løsningen efter behov (uden merbetaling). Krav TK har overskriften Overvågning, men omhandler 3 krav: Overvågning, kapacitets tildeling og betaling. Spørgsmål til den sidste del af kravet: Skal det forstås sådan at Tilbudsgiver skal indregne løsningens fremtidige kapacitets behov i vederlaget? 43 Vedr. Bilag 3 Kravspecifikation - Krav ØK.21.2 Vedrørende standard snitflader mener Frederiksberg Kommune de standard snitflader som benyttes i 2/

16 Vil Frederiksberg Kommune venligst angive hvad der menes med standard snitflader, evt. ved angivelse af eksempler? Standard snitflader: Systemet bør kunne håndtere standard snitflader. Leverandøren bedes beskrive hvilke standard snitflader systemet understøtter. 44 Af hensyn til planlægning, bedes Frederiksberg Kommune venligst oplyse nærmere dato for hvornår de enkelte leverandører kan forvente at skulle foretage demonstration af den tilbudte løsning i uge 3-4? 45 Bilag 3 - Faneblad Ressourcestyring Krav RE Integration til Click-it: Det bør være muligt at kunne integrere FGV's nuværende tidsregistreringssystem "Click-it" Kan udbyder oplyse hvilket ressourcestyringssystem FGV benytter idag og det præcise navn på deres nuværende tidsregistreringssystem? 46 Udbudsbetingelser: Kan Ordregiver definerer, hvad der er mindstekrav. Er f.eks. Kontrakten mindstekrav? Hvilke af bilagene er mindstekrav og hvilke kan der tages forbehold for? Spørgsmål vedr. selvfølgelig ikke konkurrer bare krav. Kan Tilbudsgiver, såfremt kontrakt eller bilag er mindstekrav jf. ovenstående stille spørgsmål om hvilke ændringer Ordregiver kan acceptere? kommunalt regi eksempelvis GQ311001Q (G68/69) snitfladen til finans og kreditorposter, OIOUBL, GQ418001Q til import af fakturaer, Kombits nye snitflader etc. Såfremt der kommer 2-3 konditionelle bud benyttes tirsdag onsdag torsdag i uge 4 til demonstration. Kommer der 4 tages fredag også i brug. Den specifikke dato bestemmes når vi ved hvor mange og hvilke bud der er konditionelle. Frederiksberg Kommune benytter Navision 2009 som ressourcestyringssystem. Det Tidsregistreringssystem FGV benytter i dag er et selvudviklet tidsregistreringssystem, baseret på timesags- styringsmodulet i Navision. Alle data hentes og sendes direkte til Navision enten igennem skrivning til- eller hentning fra Navisions SQL tabeller, eller igennem webservices eksponeret igennem Navision. Forbehold mod mindstekrav vil være at betragte som forbehold mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ved forbehold mod andre dele af materialet, herunder krav i kontrakten og kontraktparadigmerne, vil det bero på ordregivers konkrete vurdering, om der er tale om forbehold mod grundlæggende elementer, herunder ud fra indholdet og konsekvensen af det givne forbehold. Der gøres opmærksom på, at ordregiver i begrænset omfang kan ændre udbudsmaterialet som følge af spørgsmål under udbudsprocessen. Hvis der er elementer i udbudsmaterialet, som tilbudsgiver finder uklare, uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at spørge til muligheden for en ændring, jf. udbudsbetingelsernes punkt 5. 2/ Jf. Bilag Leverandørens driftsorganisation Ja 16

17 ønskes oplyst samtlige personer ved navns nævnelse og funktion, der indgår i Leverandørens driftsorganisation Leverandørens driftsorganisation indbefatter minimum 200 medarbejdere. Organiseringen er opbygget med kundevendte medarbejdere, således at Ordregiver har få kontaktpersoner hos Tilbudsgiver, hvis opgave er at løse/afklare eventuelle problemstillinger internt i Tilbudsgivers organisation. Således er den samlede viden om kundeforholdet mellem Tilbudsgiver og Frederiksberg Kommune samlet på få hænder, hvilket jf. Tilbudsgivers erfaringer giver det største udbytte for begge parter. Således vil Tilbudsgiver alene oplyse om Frederiksberg Kommunes kontaktpersoner. Kan dette accepteres? 48 Jf. Bilag 5: Test og installation Leverandøren skal i samarbejde med Frederiksberg Kommune eller dennes eventuelle driftsleverandør sikre den nødvendige overførsel af fejlrettelser, vedligeholdelse eller udvikling af ny/ændret funktionalitet til Frederiksberg Kommunes testmiljø med henblik på afprøvning før idriftsættelse. Denne aktivitet skal gennemføres efter fejlrettelsen og/eller den nye/ændrede funktionalitet er testet og dokumenteret af Leverandøren. Leverandøren skal herefter orientere Frederiksberg Kommune eller dennes driftsleverandør, når fejlrettelsen og/eller den nye/ændrede funktionalitet er klar til afprøvning. Efter godkendt afprøvning skal Leverandøren medvirke til, at der sker overførsel til Frederiksberg Kommunes driftssmiljø under hensyn til Frederiksberg Kommunes Ændrings- og Frigivelsesprocedurer. Det er Leverandørens ansvar, at det installerede er testet i en sådan grad, at det fungerer i Frederiksberg Kommunes driftsmiljø, forudsat at der ikke er fejl i de dele Frederiksberg Kommune forstår spørgsmålet således, at ordregiver jf. frafald af option på hosting også er driftsleverandør. Dette vil være tilfældet. Frederiksberg Kommune forventer således, at systemet er testet så det fungerer i det tilbudte driftsmiljø. Hvordan ser Ordregiver disse i forhold til Jf. rettelse 1 om hosting, som option er frafaldet jf. Spørgsmål svar af Bilag 2 Kundens IT-miljø, afsnit 9 : Leverandøren skal i dette afsnit angive sine eventuelle forudsætninger og krav til Kundens ITmiljø, herunder krav til det driftsmiljø, hvori Leverancen skal installeres og afvikles, samt eventuelle krav vedrørende kundens egen Hvis tilbudsgiver ingen krav har til ITmiljø givet det tilbudte, bør der svares, at der ingen krav er til Frederiksberg Kommunes IT-miljø. Det gælder for både punkt 1, 2 og 3. 17

18 levering af licenser og driftsrelaterede ydelser. I det omfang Leverandøren forventer at Kunden stiller udviklingsmiljø til rådighed, skal Leverandørens eventuelle krav i denne forbindelse ligeledes angives her. Leverandøren skal som en del af tilbuddet beskrive den tilbudte løsnings driftsmæssige arkitektur, herunder antal af servere (med basissoftware, ressource) redundant miljø, m.m. og Jf. rettelse 1 om hosting, som option er frafaldet jf. Spørgsmål svar af Kan Ordregiver præciserer hvad der forventes af tilbudsgiver ift. udfyldelse af bilag 2 Kundens ITmiljø, da følgende ikke længere anses for relevante? 1. "herunder krav til det driftsmiljø, hvori Leverancen skal installeres og afvikles, samt eventuelle krav vedrørende kundens egen levering af licenser og driftsrelaterede ydelser". 2. "I det omfang Leverandøren forventer at Kunden stiller udviklingsmiljø til rådighed, skal Leverandørens eventuelle krav i denne forbindelse ligeledes angives her." 3. herunder antal af servere (med basissoftware, ressource) redundant miljø, m.m. 50 Af bilag 5 Drift, vedligehold og support pkt fremgår følgende: Nye Releases og Versioner af henholdsvis tredjepartsprogrammel og Leverandørudviklet Programmel leveres så snart og i det omfang sådant Programmel er frigivet til distribution i Danmark, forudsat Programmellet er omfattet af nærværende vedligeholdelsesordning. Tilbudsgiver ønsker oplyst: a. Hvad menes med omfattet af nærværende vedligeholdelsesordningen? Kan der være programmel leveret under kontrakten, som ikke er omfattet af vedligeholdelsesordningen? b. Vil et forbehold for levering af nye Releases og Versioner således, at det alene er en bestemt udgave af tredjepartsprogrammel og Leverandørudviklet Programmel, der vedligeholdes gøre tilbudsgiver tilbud ikke konditionel? 51 Ifølge pkt i Kontrakt om levering af Økonomisystem skal leverandøren i indtil 12 måneder efter, at Frederiksberg Kommune har a) Her menes support, vedligehold og driftsaftalen og nej, der kan ikke være dele der ikke er omfattet heraf. b) Frederiksberg vurderer at dette ikke er et grundlæggende element og såfremt der tages forbehold mod dette, vil det blive kapitaliseret og lagt til den tilbudte pris. Frederiksberg Kommune ønsker af fastholde kravet dog ikke som mindste krav. Ordregiver anser 18

19 modtaget orientering om en planlagt ændring, på Frederiksberg Kommunes anmodning opretholde den tidligere udgave af Systemet. Henset til at Frederiksberg Kommune har ønsket en servicebureauløsning, som nævnt på orienteringsmødet hos kunden d. 13. november 2015, bedes Frederiksberg Kommune genoverveje dette krav, da et af de kendetegnene elementer ved en servicebureauløsning netop er, at alle kunder til enhver tid serviceres på samme version. 52 I henhold til pkt Kontrakt om levering af Økonomisystem skal Leverandøren uden supplerende beregning sørge for organisering og udførelse af supplerende uddannelse, hvis Leverandørens skift til nye versioner medfører et sådant behov. Kan Frederiksberg Kommune bekræfte, at sådan undervisning holdes på samme niveau, som det der er stillet krav om i implementeringsfasen jf. bilag 3 og 7, og at det kan gennemføres som e-learning el.lign.? 54 I Kontrakt om levering af Økonomisystem er det i pkt angivet, at punkt er gældende i forbindelse med Leverandørens opgradering til en eventuel ny version. Pkt vedrører ophævelse som følge af væsentlig misligholdelse. Skal henvisningen i pkt forstås således, at Frederiksberg Kommune forbeholder sig ret til at hæve aftalen i tilfælde af leverandørens opgradering til en ny version? 55 Frederiksberg Kommune bedes venligst genoverveje størrelsen på den krævede anfordringsgaranti, jf. Kontrakt om levering af Økonomisystem pkt , da 10% af det samlede beløb for Leverancen i Kontraktens løbetid vurderes at være uproportionalt højt i forhold til anfordringsgarantiens formål henset til kontrakternes løbetid. 56 Ordregiver bedes venligst redegøre for sammenhængen mellem i) pkt i såvel Kontrakt om levering af Løn og Personalesystem som Kontrakt om levering af Økonomisystem, ii) TK 5.4 i bilag 3 til begge kontrakter og iii) bilag 5, pkt i begge kontrakter. I henhold til kontrakternes pkt og bilag 3, h.h.v. krav og TK 5.4, ydes Leverandøren ikke særskilt vederlag for løbende tilpasning af Leverancen til ændret lovgivning, heller ikke når det drejer sig om kundespecifikke tilpasninger, mens det fremgår af bilag 5, pkt , at ændringer i Drift, der er en nødvendig følge af ændret lovgivning, håndteres som en ændring i overensstemmelse med kontraktens bilag 9 og altså sker mod særskilt vederlag. Det følger af definitionen på fleksibiliteten internt som højere såfremt kravet opfyldes. Frederiksberg vurderer altså at dette ikke er et grundlæggende element og såfremt der tages forbehold mod dette, vil det blive kapitaliseret og lagt til den tilbudte pris. Ja, såfremt opdateringen medfører undervisningsbehov. Tilbudsgiver bør dog bemærke følgende formulering i bilag 7 (Optioner) om uddannelse af slutbrugere ifm. Implementering. De kommende brugere af systemet skal uddannes i systemet, således at den enkelte slutbruger føler sig ordentligt klædt på til at løse opgaven. Undervisningen kan suppleres med, men ikke løses ved e-learning. Nej, Kontrakten vil kun kunne ophæves ved væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side, jf. kontraktens pkt Punkt ændres således at der indsættes en maksimalbeløb på kr Andet punkt i i bilag 5 udgår, idet Ordregiver ønsker, at ændringer som følge af ændringer i lovgivningen generelt skal ske for Leverandørens regning. Ny version af bilag 5 uploades. 19

20 Leverancen, at der herved forstås alt, der i henhold til Kontrakten skal leveres, og således også drift. 57 I bilag 5, pkt , til Kontrakt om levering af Økonomisystem refereres der i brødteksten til en overdragelsesprøve som nærmere beskrevet i bilag 14. Bilag 14 ses ikke at indeholde beskrivelse af en overdragelsesprøve, hvorfor ordregiver bedes bekræfte, at der rettelig skal stå overtagelsesprøve, hvilket tillige harmonerer med punktets overskrift. 58 Bilag 3 Kravspecifikation, Krav-id ØK.21.1 Integration: Systemet bør kunne integrere med Frederiksberg Kommunes nuværende systemer. Kan Ordregiver bekræfte, at de nuværende systemer er nævnte herunder afsnit ØK.21 Integration, altså fra krav-id ØK ØK og er dermed udtømmende? Ja Ja, ØK ØK indeholder de nuværende snitfladesystemer til funktionsområdet Økonomi. Bemærk at der også findes integrationer på tværgående krav, debitor, indkøb, indkøbsanalyse og ressourcestyring. I modsatfald bedes Ordrgiver oplyse, hvor Tilbudsgiver kan finde en udtømmende liste over systemer der skal integreres til? 59 Hvordan påregner Ordregiver at konsekvensrette resultatet af de spørgsmål/svar, der trods betydning ikke umiddelbart har betydet en ændring i udbudsmaterialet? Vil Ordregiver indbygge disse som bilag i Kontrakten, f.eks. som nedenstående. Bilag 16 (spørgsmål og svar fra udbudsprocessen) har forrang frem for Kontrakten og øvrige bilag. Dog opnår vilkår i Bilaget ikke højere rang end det tilsvarende, oprindelige vilkår, som rettelsen vedrører. En rettelse i Bilaget af et vilkår i et bilag opnår således eksempelvis ikke højere rang end Kontrakten ved indbyrdes modstrid. Svar på spørgsmål indarbejdes løbende som versionsændringer af kontrakt og bilag. Der bør på den baggrund ikke være modstrid mellem kontrakt og bilag, og derfor ikke behov for betragtninger om forrang. Det samlede spørgsmål- /svardokument bliver et bilag til kontrakten. 60 Det fremgår af bilag 12 at leverandøren bør angive sin Licens metrik. Indebærer dette at Leverandøren kan angive en begrænsning på Licensen, på områder, der ikke er specificeret i bilag 3. Altså f.eks. en begrænsning på konvertering eller rapportgenererings værktøjer? 61 Jf spørgsmål/svar den punkt 37 vil tilbudsgiver gerne have oplyst hvorledes evaluering af pris ligestilles mellem leverandører der byder med og uden integration til NETS og Netsshare Tilbudsgiver kan sætte begrænsninger, hvis det menes relevant, men det vil selvfølgelig blive afvejet i tilbudsevalueringen, såfremt det afføder konsekvenser kvalitativt og prismæssigt. Licensmetrikken beskriver hvordan softwareprisen er sammensat - f.eks. antal brugere/medarbejdere/borgere, moduler, volumenpriser med indbyggede rabatter osv. Det vil være prisdifferencen mellem de tilbudte løsninger. Altså sammenholdes udgiften til NETS med udgiften hos leverandører der byder med anden løsning. 62 Jf. Spørgsmål/svar den punkt 8 Såfremt der ikke kan svares med én 20

21 Økonomi. Der er en række krav hvis løsning ikke specifik er forankret i en løsningskomponent. Kan ordregiver undlade at udfylde løsningskomponenten på disse spørgsmål. 63 Som følge af spørgsmål/svar nr 20 af (Økonomi), antager tilbudsgiver at bilag 5 pkt in fine skal udgå. Kan det bekræftes? 64 Jf. kontraktens pkt henvises til pkt og Burde den henvisning ikke være til pkt og 22.2? 65 Krav. RE Hvor mange brugere skal tidsregistrere 66 Bilag 7 Option Er den bestående løsning oprindeligt en E&V Sags-/ressourceløsning? 67 Frederiksberg Kommune har angivet at hosting af systemet ikke er en option længere. Bør prissætning af hosting ikke være indeholdt i punkt 4 under drift, vedligeholdelse og support i stedet og samtidig udgå af pkt. 5 i bilag 12? Hvis ikke ovenstående gør sig gældende, så bedes Frederiksberg Kommune tydelig specificere hvad der skal være indeholdt i vederlaget i pkt 4 og i pkt. 5 i bilag 12? 68 Bilag 3 Kravspecifikation, Krav-id TK.2.1 Understøttelse af Ydelsesindex (SAPA): Systemet skal understøtte KOMBITs integrationskrav til SAPA og Støttesystemerne (serviceplatform) Se venligst KOMBITs integrationskrav for Støttesystemerne: kombit.dk/p024/delte%20dokumenter/forms/vejle dninger%20og%20vilkaar.aspx Leverandøren bedes redegøre herfor. eller flere løsningskomponenter på et krav, må dette udelades. Ja, Ordregiver uploader ny version af bilag 5. Jo, det korrekt observeret Rettes og ny version af kontrakt uploades. FGV, Bygningsservice og Renovationen har samlet set ca medarbejdere der tidsregistrerer. Den eksisterende løsning er en Navision 2009, med diverse E&V tilpasninger. Frederiksberg ønsker fortsat at have de to priser adskilt. Alt hvad der vedrører udgifter til hosting bedes prissat under pkt. 5, mens øvrige udgifter til drift, vedligeholdelse og support prissættes i pkt. 4. Forventes besvaret den Jf. det nye link fra spørgsmål svar pkt 18 af 25/ Kan Ordregiver oplyse i hvilke konkrete anvendelsesområder i Ydelsesindexet, der kan have relevans for økonomi eller indkøbssystem? Tilbudgiver forventer (med baggrund i møder med KOMBIT), at integration til KOMBITs anvendersystemer incl. SAPA sker via ØIR (Økonomi I Rammearkitekturen) i serviceplatform. Kan Ordergiver bekræfte dette? 69 Jf. Bilag 5, pkt , 2. bullet fremgår: Leverandøren forpligter sig herunder til at tage initiativ til og ved Frederiksberg Kommunes accept Forventes besvaret den