KRAVSPECIFIKATION. Kravspecifikation - blanketsystem. januar DATO 2. januar 2014 SAGS NR Kon takt.

Transkript

1 specifikation - blanketsystem DATO 2. januar 2014 SAGS NR januar 2014 Kon takt Sagsansvarlig: Digitalisering og IKT Team.digitalisering@kalundborg.dk Kalundborg Kommune Holbækvej 141 B 4400 Kalundborg Telefon, omstilling: /29

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. specifikation opstilling og struktur 4 3. Generel kravspecifikation Funktionalitet Rapporter Tekniske krav Overblik Integration Integration med Active Directory Standarder og regler Sikkerhed Dokumentation Projektmæssige krav Implementering Prøver, test og uddannelse 27 2/29

3 1. Indledning Kalundborg Kommune har fokus på digitale løsninger, der dels kan modernisere kommunen, dels skabe et incitament til anvendelse af digitale løsninger. ITløsninger der bidrager til at løse kommunens opgaver på nye og smartere måder og samtidig skaber bedre, teknologisk moderne og dermed attraktive arbejdspladser. Herunder hører elektronisk blanketsystem. Baggrunden for yderligere fokus på elektronisk blanketsystem er, at i Kalundborg Kommune bliver kun meget få af de blanketter, som borgerne bruger i deres kontakt med kommunen, hentet og udfyldt på Internettet. Kommunen modtager derfor mange papirblanketter om året, hvilket udgør et problem på to fronter: For borgerne og virksomheder betyder papirblanketterne besvær og længere sagsbehandlingstid. Papirblanketterne lever ikke op til brugernes forventninger om at kunne betjene sig selv på nettet, når det passer dem. For kommunen bevirker papirblanketterne en række rutineprocesser omkring indskanning, kontrol og indtastning af oplysningerne hvilket forsinker og fordyrer sagsbehandlingen. Det er vurderingen, at der er et effektiviseringspotentiale i større fokus på digitale blanketter. Formålet med digitale blanketter er dermed 2-delt, da det både er ønsket: At give borgerne en bedre og mere tidssvarende digital selvbetjening At give medarbejderne i kommunen en bedre, nemmere og hurtigere digital arbejdsproces med behandlingen af digitale blanketter frem for behandling af papirblanketter. Kalundborg Kommune ønsker derfor at indkøbe et tidssvarende og brugervenligt elektronisk blanketsystem, der skal kunne imødekomme ovenstående behov for både kommune, borgere og virksomheder samt let kan integreres med andre systemer. Adgangen til det nye elektroniske blanketsystem skal både kunne ske via kommunens hjemmeside, via borger.dk og virk.dk. 3/29

4 Løsningen skal som udgangspunkt kun håndtere kommunens borger- og virksomhedsrettede blanketter med afsæt i KL standardblanketter med mulighed for hurtigt at kunne tilrette og udvikle nye blanketter specifikation opstilling og struktur Alle krav er opstillet ved brug af følgende skemaform: ene er tildelt et fortløbende nummer, som ikke skal læses som en prioriteringsrækkefølge. Tekst uden for boksene skal ikke ses som udtømmende men alene som vejledende information med henblik på forståelse af de opstillede krav. Selve kravet er beskrevet i cellen under overskriften. Tilbudsgiveren skal for hvert krav beskrive, hvorledes tilbudsgiveren vil opfylde det beskrevne krav. Dette gøres umiddelbart i cellen under Tilbudsgiverens besvarelse af kravet. nævnt med MK er mindstekrav. Tilbudsgiver skal endvidere besvare alle de opstillede krav med angivelse af koderne "A", B, C eller D yderst til venstre i boksen. 4/29

5 rne er som følger: A Løses med standardfunktionalitet i den tilbudte version. B Løses med konfigurerbar funktionalitet i den tilbudte version. C Kan løses, men der er behov for specialudvikling af funktionaliteten. D Kan ikke løses og er derfor ikke tilbudt 3. Generel kravspecifikation Kalundborg Kommune ønsker så vidt muligt at anskaffe sig et standardsystem frem for et specielt tilpasset system. Ved standardsystem forstås, at et krav opfyldes af standardfunktionalitet i det tilbudte system. Alle krav bør derfor besvares ud fra dette synspunkt. Konfigurationstilpasninger eller moduler anses for konfigurerbar funktionalitet, som automatisk kan opgraderes. Dette bilag indgår som bilag til kontrakten, med øvrige tilhørende bilag til kontrakten. Kontrakt og bilag udgør aftalegrundlaget for levering af de udbudte ydelser, jf. udbudsbetingelsernes pkt Eventuelle forbehold til krav i dette bilag, skal fremgå af Leverandørens kravbesvarelse, jf. bilag 2.1. Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav, jf. de i bilaget markerede krav ("MK") som mindstekrav, jf. udbudsbetingelsernes pkt /29

6 3.1 Funktionalitet Tilbudsgiveren bedes beskrive hvorledes funktionelle krav imødekommes. I forhold til evalueringen af de funktionelle krav vil det blive vurderet, i hvilket omfang og i hvilken grad disse krav er opfyldt. Det vurderes højt jo flere af disse krav, som opfyldes ved brug af standardfunktionalitet eller konfigurerbar funktionalitet. (MK) 1 Løsningen skal som minimum kunne anvendes fra kommunens officielle hjemmeside, borger.dk, virk.dk og andre fællesoffentlige portaler. kravbesvarelse (MK) 2 Løsningen skal kunne tilpasses design og layout på kommunens hjemmeside, således at løsningen ikke opleves som et selvstændigt system, men som en del af helheden på kommunens hjemmeside. Tilsvarende skal gøre sig gældende for publicering af blanketterne på borger.dk og virk.dk. 6/29

7 (MK) 3 Løsningen skal som minimum indeholde det antal borger- og virksomhedsrettede blanketter, som svarer til de enhver tid gældende KL-standardblanketterne. (MK) 4 Vedligeholdelsen af KL-standard blanketterne skal sikres og udføres af tilbudsgiveren. Blanketterne skal til enhver tid udformes efter gældende lovgivning med brug af KL s standard på området. 7/29

8 5 Løsningen skal være web-baseret og skal kunne afvikles på alle gængse internet-browsere (herunder IE, Safari, Google Chrome) samt alle gængse versioner af disse browsere. Der skal som minimum supporteres på 2 versioner bagud. Løsningen skal kunne afvikles fra alle gængse PC- og serverbaserede operativsystemer. 6 Løsningen skal indeholde kontekstafhængige vejledninger og hjælpetekster, dels på overordnet blanket niveau, og dels på feltniveau. Vejledninger skal være tilgængelige mens brugeren udfylder indberetningen og være så sigende og forklarende, at brugerne kan guides af disse vejledninger ved brug af løsningen. Vejledninger, hjælpetekster og fejlbeskeder kunne indsættes som ekstra hjælp til borgeren (kommunespecifikke tilretninger). 8/29

9 7 Udfyldelsen af blanketter skal understøttes af et intelligent og kontekstfølsom workflow, som f.eks.: Dynamiske felter f.eks. hvis borgeren har angivet, at vedkommende er enlig, skal borgeren ikke efterfølgende spørges om ægtefælles navn Forudfyldte relevante felter f.eks. Oplysninger om borger, hvis borgeren er logget ind med NemID. Validering af felterne Borger skal ikke kunne indsende en blanket medmindre alle relevante felter er udfyldte korrekt Det skal være muligt at gemme blanketten og genoptage udfyldelsen senere. 9/29

10 8 Løsningen skal gøre det muligt for brugeren at inddrage andre parter i udfyldelsen af blanketten. F.eks. at flere kan underskrive en blanket (f.eks. ægteskabserklæring), at eksterne parter kan medudfylde blanketten (f.eks. boligselskaber). 9 Det skal være muligt for borgeren/virksomheden at kunne følge blankettens gang bl.a. i forhold til om den er modtaget i kommunen. 10/29

11 10 Løsningen skal understøtte, at der kan tilknyttes betalinger til blanketter. Tilbudsgiveren skal beskrive det valgte betalingsmodul, herunder betingelser og forudsætninger, samt hvilke typer af betalingskort, der understøttes. Løsningen skal overholde den, til enhver tid, af PBS anbefalede standard. (MK) 11 Løsningen skal kunne give borgeren en kvittering for afsendelse af blanketten (kvitteringstekst defineret af Kalundborg Kommune), samt kvittering for gennemførte betalinger. Endvidere skal det være muligt at se, gemme og udskrive den afsendte indberetning. 11/29

12 12 Løsningen skal indeholde muligheder for, at Kalundborg Kommune kan tilkøbe udvikling af nye blanketter og/eller tilpasning af eksisterende blanketter. For så vidt angår Kalundborg Kommunes tilkøb af udvikling og/eller tilpasning af blanketter, skal tilbudsgiveren redegøre for procedurer og tidsrammer for bestilling og levering af specialblanketter. 13 Kalundborg Kommune skal selv kunne styre hvilke blanketter, der udgives på kommunens hjemmeside, borger.dk, virk.dk, mv. Tilbudsgiveren skal redegøre for hvilken funktionalitet administrationsmodulet indeholder for at efterleve ovenstående krav. 12/29

13 (MK) 14 Brugergrænsefladen skal som minimum være på dansk. 15 Løsningen skal kunne distribuere blanketter til forskellige modtagere (fx til virksomheder og borgeres digitale postkasser) 13/29

14 16 Blanketterne skal kunne printes af brugerne, hvis de vælger ikke at fremsende dem elektronisk men aflevere dem personligt. Funktionen skal udfases efterhånden som blanketter bliver en del af obligatorisk selvbetjening. 3.2 Rapporter Nedenstående beskriver Kalundborg Kommunes mest grundlæggende behov for rapportering fra løsningen. 17 Løsningen skal som minimum kunne vise følgende rapporter over benyttelsesstatistik f.eks.: over hvilke og hvor mange blanketter, der indsendes til kommunen, gerne fordelt på fagområde. hvor mange brugere, der er inde på en blanket, og som afbryder indberetningen. (Borger.dks tællerscript) 14/29

15 18 Alle udskrifter og rapporter skal kunne vises på skærm såvel som printes. 19 Det skal være muligt at udtrække en oversigt over medarbejdernes brug af løsningen. 15/29

16 4. Tekniske krav Tekniske krav beskriver de tekniske forudsætninger for at kunden kan anvende løsningen. Hertil kommer integration, sikkerhed, regler & standarder samt dokumentation. 4.1 Overblik Afsnittet beskriver de overordnet tekniske forhold, som er interessant for Kalundborg Kommune. (MK) 20 Kalundborg Kommune ønsker ikke selv at driftsafvikle løsningen. Tilbudsgiveren skal tilbyde at hoste løsningen. Kalundborg Kommune har krav til oppetid jfr. Bilag 3.1. Tilbudsgiveren skal beskrive garanteret oppetider og svartider, som tilbudsgiveren kan tilbyde. 16/29

17 (MK) 21 Tilbudsgiverens supportorganisation skal beskrives i henhold til bilag 5.1. Der skal være mulighed for support til borgere og virksomheder. også uden for normal arbejdstid. 22 Tilbudsgiveren bedes redegøre for løsningens øvrige krav og tekniske forudsætninger, samt redegøre for løsningens krav til nødvendige licenser hos kunden. 17/29

18 4.2 Integration Kunden forventer at eksterne systemer (eksisterende som nye) kan integreres med blanketløsningen af tredjepart, fx af et uafhængigt softwarehus. Det er vigtigt for kunden og tillægges høj vægt, at løsningen integrerer med ledende systemer på det kommunale marked, og at løsningen generelt er åben for andre integrationer. 23 Løsningen skal stille sin funktionalitet og data til rådighed via veldefinerede systemgrænseflader, som er baseret på åbne standarder (XML, XSD), således at 3. parts systemer kan integreres. 24 Den tekniske grænseflade til blanketløsningen skal være dokumenteret. Dokumentationen skal kunne forstås af et typisk tredjeparts softwarehus og findes egnet til integrationsformålet. 18/29

19 25 Kalundborg Kommune og tredjepart, bemyndiget af kommunen, skal have ret til at bruge dokumentationen og selve grænsefladerne til videreudvikling og vedligeholdelse af snitflader. 26 Det er endvidere et krav, at blanketsystemet integreres med kommunens ESDH system (KMD Sag EDH) samt digital post. Integrationen skal bestå i, at alle blanketter kan hentes og gemmes uanset om brugeren (medarbejderen) starter fra blanket- eller ESDH-systemet. Blanketterne skal efterfølgende kunne åbnes fra ESDH-systemet. Kalundborg Kommune vil vægte det højt såfremt blanketsystemet ved borgernes brug af systemet - kan levere data direkte i ESDH-system. Link: OIO Snitflade - KMD Sag Blanketter skal kunne sendes direkte til digital post fra blanketsystemet. Tilbudsgiveren skal beskrive, hvorledes løsningens kommunikation foregår fra indberetning af data til aflevering af data i kommunen, herunder beskrive snitflader, der vil være til andre systemer, herunder ESDH-system og digital post. 19/29

20 27 Løsningen skal kunne benytte data fra en række fællesoffentlige basisregistre som minimum (men ikke begrænset til) CPRregistret, CVR-registret, OIS/BBR-registret. Tilbudsgiveren skal redegøre for hvilke basisregistre, der er integration til samt de tekniske forudsætninger og betingelser herfor. 4.3 Integration med Active Directory Afsnittet omhandler Kalundborg Kommunes ønske om at opnå single sign-on til løsningen via kommunens brug af Microsoft Active Directory (MS AD). (MK) 28 Løsningen skal understøtte, at medarbejdere, der allerede er logget på et internt "trusted" Windows netværk, automatisk logges på løsningen uden at blive afkrævet brugernavn og password. (Single Sign-on) Brugeren skal registreres i løsningen med oplysninger, som kan identificere denne fx som sagsbehandler, underskriver el. lign. 20/29

21 29 Løsningen skal kunne håndtere rettigheder for Brugere og brugergrupper på basis af informationer hentet fra AD. 4.4 Standarder og regler Kalundborg Kommune har stort fokus på standarder og regler inden for webapplikationer herunder specifikt De syv sæt af obligatoriske åbne standarder, som er obligatoriske for offentlige myndigheder. (MK) 30 Løsningen skal leve op til WCAG, XHTML og CSS standarderne som beskrevet i De syv sæt af obligatoriske åbne standarder som er obligatoriske for offentlige myndigheder. 21/29

22 31 Løsningen skal kunne afvikles af brugerne uden at de har behov for at downloade yderligere komponenter eller download af særlig afviklingsplatform. Løsningen skal være fleksibel i forhold til platformsafhængige komponenter, hvilket tillægges høj vægt (MK) 32 Løsningen skal understøtte NemID/digital signatur. Når det nye NemID-log-in er lanceret til brug på mobile platforme, skal løsningen ligeledes understøtte dette. 22/29

23 4.5 Sikkerhed Oplysninger om og krav til sikkerhed og logning beskrives i dette afsnit. (MK) 33 Al kommunikation via løsningen skal foregå sikkert (signering og kryptering) dette gælder såvel løsningens kommunikation med basisregistre (cpr., cvr m.v.) og ESDH-system som borgerens aflevering af data ind i kommunen. (MK) 34 Løsningen skal leve op til ISO Tilbudsgiveren bedes beskrive hvordan løsningen efterlever ISO /29

24 35 Der skal foretages logning af alle transaktioner, og alle relevante data skal kunne udsøges. Tilbudsgiveren bedes redegøre for, hvordan der kan foretages sikkerhedsmæssige udtræk af brugernes transaktioner og opslag. 4.6 Dokumentation Nedenstående indeholder de meste basale krav til tilbudsgiverens dokumentation og det er kundens forventning, at tilbudsgiveren kan bidrage med betydeligt mere dokumentation end krævet. 36 Der skal senest ved overtagelsen være tilstrækkelig dokumentation til at kunden kan varetage sin del af drift og support (herunder brugervejledninger) 24/29

25 37 Tilbudsgiveren skal levere en komplet beskrivelse af dataoverførsel til/fra andre systemer, herunder CPR og ESDH. 38 Al dokumentation skal leveres på maskinlæsbar form, og kunden skal frit kunne modificere den og kopiere den til eget brug 25/29

26 5. Projektmæssige krav Kalundborg Kommune forudsætter som minimum en prøveperiode på 14 dage inden en gennemførelse af driftsovertagelsesprøve. 5.1 Implementering Der lægges vægt på, at tilbudsgiveren har ressourcer til at sikre, at løsningen kan gå i drift på en forsvarlig og kontrolleret måde. Det forventes, at der vil være én medarbejder i Kalundborg Kommune, som skal benytte blanketløsningen til administration af blanketterne. Endvidere forventes det at alle brugere skal have mulighed for at modtage undervisning i løsningen inden opstart. 39 Løsningen skal være implementeret, have bestået driftsovertagelsesprøven og kunne idriftsættes senest den 1. april Tilbudsgiveren skal vedlægge en detaljeret implementeringsplan, hvori der redegøres for workshops, kurser, konsulentydelser og support, samt hvordan medarbejderne vil blive undervist i løsningen. 26/29

27 40 Tilbudsgiveren skal oplyse om det forventede ressourcetræk hos kunden. Kunden stiller følgende ressourcer til rådighed: Projektleder i implementeringsperioden alene til løsning af opgaver som kun kan og skal afklares internt medarbejdere fordelt på tværs af organisationen til test 5.2 Prøver, test og uddannelse Afsnittet omhandler prøver og tests af løsningen samt uddannelse af Kalundborg Kommunes medarbejdere i løsningen. 41 Tilbudsgiveren skal udarbejde en plan for afholdelse af prøver og test - herunder specificere og estimere Kalundborg Kommunes assistance ved afholdelse af disse. Tilbudsgiveren skal ligeledes specificere ansvarsfordelinger mellem tilbudsgiveren og Kalundborg Kommune ved forberedelse til og afholdelse af prøver og test. Kunden stiller med projektleder i implementeringsperioden alene til løsning af opgaver som kun kan og skal afklares internt, og medarbejdere fordelt på tværs af organisationen til test 27/29

28 42 Tilbudsgiveren skal tilbyde et testmiljø, som kan anvendes til test og uddannelse. 43 Tilbudsgiveren skal uddanne et nærmere aftalt antal brugere, dog minimum 50. Uddannelsen skal gøre brugerne i stand til at udføre alle arbejdsopgaverne i forbindelse med løsningen. Pris pr. efterfølgende uddannet bruger/hold bedes nævnt. Kunden forventer at denne uddannelse kan varetages på en ½ dag pr. hold. 28/29

29 44 Tilbudsgiveren skal uddanne en systemejer (administrator), så denne kan varetage kundens del af drift og support. Kunden forventer at denne uddannelse kan varetages på maksimalt 1 dag. 45 Uddannelserne skal gennemføres umiddelbart før overtagelsen, således at medarbejderne straks kan bruge løsningen ved idriftsættelse af løsningen 29/29