INFORMATIONS- MØDE KOMMUNAL KØRSEL

Transkript

1 INFORMATIONS- MØDE KOMMUNAL KØRSEL 8. november 2013

2 Informationsmøde om kommunal kørsel 2 VELKOMMEN TIL MIDTTRAFIK Midttrafik ejes af 19 kommuner og regionen. Midttrafik har et repræsentantskab med repræsentanter fra alle 19 kommuner, og en bestyrelse med 9 medlemmer 7 fra kommunerne og 2 fra regionen. Midttrafik har ansvaret for buskørsel og privatbaner, men også for handicapkørsel, regionens patientkørsel og nogle kommuners kommunale kørsel. I 2012 var der 76 mio. kunder i busserne, 0,2 mio. i handicapkørsel, 0,4 mio. i patientkørsel og 0,3 mio. i kommunal kørsel. Driften varetages af 50 busselskaber og 200 taxi/minibusselskaber.

3 Informationsmøde om kommunal kørsel 3 VELKOMMEN TIL MIDTTRAFIK (2) Midttrafik har ca. 140 medarbejdere, der arbejder med planlægning, information & markedsføring, udbud, økonomi, kvalitetsopfølgning, trafiksstyring og callcenter. Midttrafik har en effektiv administration og stram økonomistyring, hvor udgifterne byrdefordeles præcist på hver enkelt bestiller: Driftsudgifter og administration for hver enkelt kørselsordning betales af den enkelte bestiller i forhold til aktivitetsomfanget.

4 Informationsmøde om kommunal kørsel 4 KOMMUNALE KØRSELSTYPER I MIDTTRAFIK Handicapkørsel skal varetages af Midttrafik iflg. loven. Handicapkørsel er kørsel med bevægelseshæmmede der skal til fritidsaktiviteter og lign. Kommunen betaler for en del af kørslen, resten betales af kunden. Følgende opgaver kan varetages af Midttrafik for kommunerne: Lægekørsel. Kørsel til læge og speciallæge samt almen eller specialiseret genoptræning. Kørslen betales af kommunen. Skolekørsel. Kørsel med elever og andre brugere der skal i skole, specialskole, SFO, pasningstilbud, beskyttet værksted samt aflastningskørsel. Kørslen betales af kommunen. Aktivitetskørsel. Kørsel til aktivitetscentre (til aktiviteter og vedligeholdende træning). Kørslen betales af kommunen, men der vil ofte være delvis egenbetaling.

5 Informationsmøde om kommunal kørsel 5 KOMMUNALE KØRSELSTYPER I MIDTTRAFIK (2) Kørslen kan tilrettelægges på to måder: Variabel kørsel. Kørsel der varierer fra dag til dag, uden fast binding på en bestemt bil. Det er kørsel, der ikke er bundet op på en køreplan. Kørslen er individuelt baseret, og brugerne kan samkøre med borgere på andre og samme kørselsordninger, fx lægekørsel. Rutekørsel. Kørsel baseret på en køreplan, der kan lægges fast på en bestemt bil. Der kan forekomme ændringer for elever/brugere over tid, men selve bilen og basiskøreplanen kan fastlægges for en længere periode (typisk ½ - 1 år), fx institutionskørsel.

6 Informationsmøde om kommunal kørsel 6 KOORDINERET KØRSEL / FLEXTRAFIK Midttrafik får private vognmænd til at udføre kørslen som flextrafik, som er kørsel, der koordineres mellem forskellige kørselsformer: Handicapkørsel Patientkørsel for regionen Kommunale kørselsformer Flextur Teletaxi Midttrafik samarbejder med Nordjyllands Trafikselskab, Sydtrafik, Fynbus og Movia om flextrafik har fælles it-system, fælles callcenter i ydertimerne.

7 Informationsmøde om kommunal kørsel 7 KOORDINERET KØRSEL / FLEXTRAFIK (2) Koordineret kørsel er samkørsel og kædekørsel: Amalie afhentes A Birthe afhentes B 60 min. 30 min. Direkte: 80 min. Amalie og Birthe er fremme; Chris afhentes C 10 min. 60 min. Garage 20 min. D Chris er fremme

8 Informationsmøde om kommunal kørsel 8 MIDTTRAFIKS ROLLE Midttrafik har flere opgaver i forbindelse med kommunale kørselsopgaver: Rådgivning og kørselsopstart i kommuner. Udbud, kontraktindgåelse og kvalitetsopfølgning. Koordinering og optimering. Driftsovervågning. Afregning og dokumentation. Håndtering af kundehenvendelser.

9 Informationsmøde om kommunal kørsel 9 MIDTTRAFIKS ROLLE RÅDGIVNING OG KØRSELSOPSTART Midttrafik har samarbejde med de øvrige trafikselskaber og har erfaring fra nogle kommuner. På baggrund heraf kan Midttrafik rådgive om de bedste løsninger for kommunerne inden for de forskellige kørselsopgaver herunder om den bedste arbejdsdeling mellem kommunen og Midttrafik. Midttrafik har erfaring med og dedikerer ressourcer til at starte kørselsordninger op i de enkelte kommuner, når kommunen har besluttet sig for at løse opgaven sammen med Midttrafik.

10 Informationsmøde om kommunal kørsel 10 MIDTTRAFIKS ROLLE UDBUD, KONTRAKTER OG KVALITETSOPFØLGNING Midttrafik laver hvert år udbud af variabel kørsel alle vognmænd kan afgive tilbud: Alle konditionsmæssige tilbud medfører kontrakt, og kørslen tildeles løbende i forhold til behovet og den billigste vognmand ift. geografi og øvrig kørsel. Vognmænd kan lave øvrig kørsel, når de ikke kører for Midttrafik. Der indgås også kontrakter med garantivogne, der skal stå til rådighed og er garanteret kørsel. Midttrafik laver også udbud af faste kørselsopgaver, hvor vognmanden har en fast rute til fx en specialskole.

11 Informationsmøde om kommunal kørsel 11 MIDTTRAFIKS ROLLE UDBUD, KONTRAKTER OG KVALITETSOPFØLGNING (2) Midttrafik kan få bud fra vognmænd med forskellige tilladelsestyper - taxibevilling, OST-tilladelser, EP-tilladelser, limousinetilladelser så konkurrencen er størst. De bedste priser fås ved at have et stort kørselsomfang, hvor der stilles ensartede krav til vognene. Midttrafik udbyder sammen med Sydtrafik og Fynbus, så man kan bruge hinandens vogne, hvis fx en vogn fra Sydtrafik er kørt til et hospital i Midtjylland. Midttrafik har kontrakt med ca. 200 vognmænd med vogne.

12 Informationsmøde om kommunal kørsel 12 MIDTTRAFIKS ROLLE UDBUD, KONTRAKTER OG KVALITETSOPFØLGNING (3) Kontrol af vognparken: Alle garantivogne kontrolleres inden kontraktstart. Vogne kaldes ind til løbende kontrol. Uanmeldte vognkontroller, hvor det også tjekkes, at kunderne er korrekt fastspændt ved ankomst. Ekstra kontroller i forbindelse med kundehenvendelser.

13 Informationsmøde om kommunal kørsel 13 MIDTTRAFIKS ROLLE UDBUD, KONTRAKTER OG KVALITETSOPFØLGNING (4) Krav til leverandører: Vogne Røgfri Rene og præsentable Flextrafik skiltning Førstehjælpskasse Ildslukker Håndfri telefon uden medhør Max 8 år. (6 år fra 2015) Chauffører Beklædning Uddannelse

14 Informationsmøde om kommunal kørsel 14 MIDTTRAFIKS ROLLE KOORDINERING OG OPTIMERING Midttrafik kan opnå god udnyttelse af vognene ved at koordinere kørsel på tværs af kørselsopgaver og bestillere. Det betyder bl.a.: Kørslen udføres med vogne fra et stort geografisk område afhængig af pris og øvrig kørsel, så det kan ofte være en fremmed vogn, der udfører lokal kørsel, hvis den er billigst eller i forvejen var i området. Kørslen udføres med nogle fælles valgte serviceniveauer for at opnå effektiv drift og genkendelighed på tværs af ordninger for chaufførerne. Kunder i forskellige ordninger, kan komme til at køre sammen fx kan en kunde på vej til aktivitetscenteret komme til at køre med en patient på vej til sygehuset.

15 Informationsmøde om kommunal kørsel 15 MIDTTRAFIKS ROLLE KOORDINERING OG OPTIMERING (2) Fælles serviceniveau (variabel kørsel): Gadedør-til-gadedør. Kommunen visiterer til den hjælp, der er behov for. Samkørsel. Omvejskørsel (max 100%). Ventetid. Generel bestillingsfrist: 2 timer. Plan-tid: -15/+45 min, 0/-30 min (senest-fremme) - eksempel: ønsket tid kl Aftalt tid kl Plan-tid/bestillingsfrist ved returkørsel fra læge: +45 min. Aftalt afhentningstid: -5/+15 min. Der lægges tvungne pauser til chaufføren ind i kørslen, så vognmændene overholder pauseregler..

16 Informationsmøde om kommunal kørsel 16 MIDTTRAFIKS ROLLE - DRIFTSOVERVÅGNING Flextrafik har et driftsdøgn, så ture kan starte kl alle ugens dage. Midttrafik har bemanding på indtil kl , så evt. svigt (fx forsinket vogn) bliver løst hurtigst muligt: Kunderne kan ringe til Midttrafik i driftsdøgnet, hvis vognene udebliver. Vognmænd/chauffører kan ringe, hvis vognen er forsinket. Der kan tildeles ekstra køretid, hvis der er trafikproblemer de næste ture omplanlægges, vognmanden får ekstra betaling.

17 Informationsmøde om kommunal kørsel 17 MIDTTRAFIKS ROLLE DRIFTSOVERVÅGNING (2) Alle vogne overvåges live med GPS for at håndtere driftsproblemer, og efterfølgende behandle kundehenvendelser på basis af oplysninger om vognens GPS.

18 Informationsmøde om kommunal kørsel 18 MIDTTRAFIKS ROLLE AFREGNING OG DOKUMENTATION Midttrafik afregner med vognmændene efter den udførte kørsel, inkl. evt. modregning af egenbetaling modtaget i bilen. Midttrafik afregner med kommunerne Afregningsgrundlaget opdelt på de forvaltninger, kommunen ønsker. Afregningsgrundlaget indeholder data om den enkelte brugers ture. Midttrafik laver løbende dokumentation år til dato og tilbyder sammenligning af tal med andre kommuner. Der kan laves specialrapporter i en periode.

19 Informationsmøde om kommunal kørsel 19 MIDTTRAFIKS ROLLE KUNDEHENVENDELSER Med ca. 1 mio. årlige flextrafik-ture vil der opstå kvalitetsbrist, fx: Vognen forsinket/kommer ikke. Chaufføren kan ikke finde kunden. Chaufførens adfærd over for kunden er uhensigtsmæssig. Chaufførens kørsel er uhensigtsmæssig. Utilfredshed med serviceniveau ved Midttrafiks callcenter og trafikstyring. Hvis kundehenvendelsen vedrører driften, kan kommunen altid få Midttrafiks hjælp til at undersøge kundehenvendelsen baseret på fakta - og Midttrafik giver kommunen input til et svar. Kundehenvendelser om visitation og serviceniveau henvises til kommunen.

20 Informationsmøde om kommunal kørsel 20 KOMMUNENS ROLLE Kommunerne vil fortsat have flere opgaver i forbindelse med kommunale kørselsopgaver: Fastlæggelse af serviceniveau. Visitering. Bestilling af ture.

21 Informationsmøde om kommunal kørsel 21 KOMMUNENS ROLLE FASTLÆGGELSE AF SERVICENIVEAU Kommunen skal fastlægge sit serviceniveau og praksis for visitering. Inden for lovens rammer er der mulighed for at justere serviceniveauet og dermed spare penge eksempelvis: Have få muligheder at vælge mellem, når børnene skal hjem fra skole, fx kun er kørsel hjem fra en skole lige efter skoletid og ved SFO s lukketid; eller man kan lade forældrene vælge frit i hele perioden. Lave individuel vurdering af ældres behov for at blive fulgt til entredør eller konsekvent tildele servicetid til alle uanset behov. Midttrafiks fælles definitioner af serviceniveau bør ikke ændres i den enkelte kommune, da det udfordrer effektiviseringspotentialet med lokale regler.

22 Informationsmøde om kommunal kørsel 22 KOMMUNENS ROLLE - VISITERING Kommunen har selv kontakten til borgerne og visiterer til lægekørsel, skolekørsel eller aktivitetskørsel ud fra kommunens valgte serviceniveau. Kommunen vælger selv, om den enkelte borger skal visiteres til at have ekstra ydelser, der giver højere udgifter som fx: Servicetid ved afhentning/aflevering, fx hjælp til entredør. Medbringe hjælpemidler (fx kørestol). Ledsager.

23 Informationsmøde om kommunal kørsel 23 KOMMUNENS ROLLE BESTILLING AF TURE Kommunen modtager selv bestillinger fra borgeren og lægger det ind i Midttrafiks system via et særligt program på nettet. Kommunen kan ved hver enkelt bestilling fastlægge særlige forhold, fx ledsager. Ved bestilling kan der enten vælges ønsket afhentningstidspunkt eller ønsket ankomsttidspunkt. På baggrund heraf foreslås et konkret tidspunkt. Kommunen får ved bestillingen oplyst konkret tidspunkt, borgeren bliver hentet og kan være fremme inden for serviceniveauet.

24 Informationsmøde om kommunal kørsel 24 KOMMUNENS ROLLE KAN KOMMUNEN SELV GØRE MERE? Ja! Kommunen kan gøre lige så stor en del af opgaven, den ønsker. Deloitte-rapporten og erfaringer viser, at kommunerne selv kan gøre meget for at nedbringe omkostningerne: Samle opgaven centralt i kommunen. Følge beskrevne retningslinjer for serviceniveau og visitation. Lav god planlægning, herunder evt. justere tidspunkter for kørsel. Varde-modellen er et eksempel på dette. Midttrafik kan især hjælpe med rådgivning, udbud og kontrakter med lavere priser end taxameter, dokumentation samt driftsovervågning. Men det er kommunens valg, om man ønsker at bruge Midttrafik.

25 Informationsmøde om kommunal kørsel 25 UDGIFTER FOR KOMMUNEN Deloitte-rapporten viser, at de fleste kommuner, der ikke har kørslen udført gennem trafikselskaber, har svært ved at fastlægge udgiften til de forskellige kørselstyper. Kørsel udført gennem Midttrafik er kendetegnet ved, at der hver måned kommer en regning for nettoudgiften til hver kørselsordning (med dokumentation). Desuden betales fast administrationsbidrag: 17 kr. pr. tur i variable kommunale kørselsordninger, 4 kr. pr. tur i rutekørsel.

26 Informationsmøde om kommunal kørsel 26 EKSEMPEL PÅ UDGIFTER I EN KOMMUNE Hedensted Kommune analyserede i 2011 deres udgifter til kørsel: Område Udgifter/år/mio. Social Service 4,1 Borgerservice/Rehabilitering 4,6 Dagtilbud 1,7 Undervisning 17,6 Senior 3,8 Teknisk 9,1 Intern/administrativ kørsel 10,8 I alt 52,0

27 Informationsmøde om kommunal kørsel 27 HVAD MAN FÅR FOR ADMINISTRATIONSBIDRAGET Rådgivning og information Projekter og udvikling Udbud Håndtering af kundehenvendelser Bestilling af kørsel Planlægning og optimering af kørsel Trafikstyring og driftshåndtering Kvalitets- og kontraktopfølgning Afregning Rapportering og nøgletal

28 Informationsmøde om kommunal kørsel 28 Kommune Handicap Læge Skole Favrskov NØGLETAL Hedensted Herning Holstebro Horsens NETTOUDGIFT OG ADMINISTRATION JANUAR-AUGUST 2013, KR. Ikast-Brande Lemvig Norddjurs Odder Randers Ringkøbing-Skjern Samsø Silkeborg Skanderborg Skive Struer Syddjurs SE FAKTAARK Viborg Aarhus I alt

29 Informationsmøde om kommunal kørsel 29 NØGLETAL RETTIDIGHED, OMVEJSKØRSEL, KOORDINERING, DIREKTE REJSEPRIS Nøgletal for januar-september 2013: Rettidig afhentning/aflevering: 93 % / 96 % Omvejskørsel og ventetid ved samkørsel: 36 % Koordinering/kædekørsel: 54 % / 35 % Kørselsomkostning inkl. servicetid (brutto): Pr. direkte rejseminut: 7,08 kr./min. Pr. direkte rejsekilometer: 9,37 kr./km. I alt ture, ca. 13,4 mio. km. direkte kørsel for ca. 125,7 mio. kr.

30 Informationsmøde om kommunal kørsel 30 FORDELE FOR KOMMUNERNE Kommunens fordele ved koordineret kørsel gennem Midttrafik: Lavere driftsomkostninger ved bedre udnyttelse af vognene. Lavere driftsomkostninger ved fælles udbud, hvor vognmænd byder med lavere priser. Præcis oversigt over kørselsudgifter fordelt på brugere og kørselsformer. Driftsovervågning kl alle ugens dage. Faktabaseret besvarelse af kundehenvendelser.

31 Informationsmøde om kommunal kørsel 31 OVERVEJELSE I KOMMUNEN Hvilken kørsel skal med og hvornår ift. udbud og eksisterende kontrakter (evt. foranalyse)? Analyse af omfattede kørselsordninger og detaljeret beskrivelse af kørselsbehov. Fast eller variabel kørsel (eller kombination). Fastlæggelse af serviceniveau. Organisering i kommunen. Intern og ekstern information. Oplæring af kommunale medarbejdere. Oprettelse af grunddata (fx specialadresser). Oprettelse af posteringssteder (hvordan ønskes regningen fordelt).

32 Informationsmøde om kommunal kørsel 32 MIDTTRAFIK OG DEN ENKELTE KOMMUNE Hvis kommunen er interesseret i at indgå samarbejde med Midttrafik om alle/nogle af de kommunale kørselsformer, indgår Midttrafik gerne i en dialog. Midttrafik kan rådgive om, hvordan de enkelte kørselsformer bedst løses i forhold til lokale ønsker herunder om nogle opgaver kan løses med kollektiv trafik. Hvis den bedste samfundsøkonomiske løsning er at overdrage opgaven til Midttrafik, kan Midttrafik stå for udbud, kontraktstyring, afregning, dokumentation, kvalitetsopfølgning og driftsovervågning.

33 Informationsmøde om kommunal kørsel 33 MIDTTRAFIK OG DEN ENKELTE KOMMUNE (2) Midttrafik effektiviserer løbende, så nye opgaver kan optages uden tilsvarende stigning i administrationen. Midttrafik må planlægge overtagelsen af nye opgaver ift. ressourcerne, så alle opgaver kan overtages uden at gå på kompromis med kvalitet og driftssikkerhed ventetid kan opstå! Midttrafik skal have nye kørselsordninger indarbejdet i et af de årlige udbud for at kunne inddrage nye opgaver i koordineret kørsel. Undervejs vil Midttrafik rådgive kommunen om organisering i kommunen, information og afvikling af nuværende vognmænd osv. Inden opstart bliver kommunens medarbejdere oplært i systemet.

34 Informationsmøde om kommunal kørsel 34 NÆSTE SKRIDT Kontakt Midttrafik for en drøftelse af den enkelte kommunes kørselsbehov. Gruppeleder Jesper Staberg Thomsen, , Fra nytår ansættes en dedikeret rådgiver inden for kommunal kørsel, der står til rådighed for kommunerne.