Oversigt over præsidie- og udvalgsopgaver.

Transkript

1 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 1 af 14 Oversigt over præsidie- og udvalgsopgaver. Præsidentens opgaver 1. Udarbejde målsætning for klubben til godkendelse af præsidiet/klubben 2. Udarbejde dagsorden og indkaldelse til månedlige præsidiemøder, som har følgende faste dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Opfølgningspunkter fra foregående præsidiemøde 4. Opfølgningspunkter fra foregående klubmøde 5. Orientering siden sidst 6. Klubbens økonomi 7. Gennemgang af udvalgsrapporter 3. Lede præsidiemøder og delegere arbejdsopgaverne 4. Udarbejde dagsorden for udvalgsformandsmøderne, som afholdes i august og januar. På augustmødet afstikkes rammer og mål for udvalgenes arbejde. På januarmødet følges op på udvalgenes mål og arbejde. 5. Løbende følge op på udvalgenes arbejde og sikre, at de beslutninger, der træffes bliver udført 6. Være inspirator for præsidiets og klubbens arbejde 7. Videregive nødvendige meddelelser fra Distriktet/Regionen og andre interessenter til præsidiet/klubben 8. Orientere klubbens medlemmer om præsidiets beslutninger 9. Læse førstkommende søndags prædiketekst på klubmøder 10. Sørge for, at der vises opmærksomhed i f. b. med klubmedlemmers mærkedage. 11. Aflægge skriftlig og mundtlig beretning på klubbens årlige generalforsamling. 12. Repræsentere klubben og aflægge beretning på distriktsrådsmøder (mundtlig) og distriktsgeneralforsamling (skriftlig og mundtlig) 13. Repræsentere klubben på regionens årlige præsidentmøde, regionskonference og regionens generalforsamling. 14. Repræsentere klubben i alle eksterne forhold. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 1 af 14

2 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 2 af 14 Vicepræsidentens opgaver 1. Virke som stedfortræder for præsidenten. 2. Deltage i distriktsrådsmøder, distrikts- og regionskonferencer. 3. Udarbejde oplæg til præsidiet om udvalgssammensætning for det følgende år 4. Ansvarlig for aftaler om mødelokaler og forplejning til klubmøder. 5. Aftale gensidige klubbesøg med andre klubber. 6. Aftale og programsætte besøg af DG. 7. Have sæde i programudvalget. 8. Klubbens program distribueres i 2 eksemplarer til distriktets øvrige klubber. Dette gøres så vidt mulig ved uddeling på distriktsrådsmødet. 9. Generel lokalebestilling, herunder aftale mødedatoer med KFUM-bygningen og køkkenpersonale. Koordineres med præsidiet, idet madpriser, lokalepriser o.l. aftales af præsidiet hvert år i april, så det kan komme med i budgettet. Meddelelse om antal personer til de enkelte møder påhviler fortsat sekretæren. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 2 af 14

3 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 3 af 14 Pastpræsidentens opgaver 1. Ansvarlig for at samle beslutninger og procedurer mv. fra præsidiet og udvalgene, som skal indføres i klubbens beslutnings- og procedureprotokol, og meddele dette til den person, som vedligeholder beslutningskataloget (pt. Aage Mikkelsen). 2. Ansvarlig for at vedligeholde klubbens inventarfortegnelse. Inventarfortegnelsen vedlægges regnskabet som bilag 3. Deltage i Ejendomsudvalget (praktiseres ikke pt.) Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 3 af 14

4 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 4 af 14 Beslutningskatalog Godkendt / ændret: Juni 2009 Skatmesterens opgaver 1. Løbende føre klubbens regnskab (aktivitets- og klubregnskab) på en overskuelig måde med nummererede bilag, let tilgængelig for den årlige revision. 2. Udarbejde klubbens regnskab og status til præsidiets gennemgang og til godkendelse på klubbens generalforsamling. 3. Udarbejde budget for klubkontoen for det kommende klubår, herunder giver forslag til kontingentets størrelse, i samarbejde med præsidiet til efterfølgende godkendelse på klubbens generalforsamling. 4. Afregne bevilgede tilskud og gaver, samt betale regninger mv. 5. Udarbejde løbende liste og saldo over afholdte gaver/tilskud og aktivitetsomkostninger i året til dato forud for hvert præsidiemøde. 6. Opkræve kontingent, bestille bankgirokort med medlemsnumre, således at disse er klar til uddeling på første klubmøde i klubåret. 7. Følge op på og indkræve eventuelle restancer. Forelægge eventuelle restancer over 3. måneder og ved udgangen af et klubår for præsidiet. 8. Som tegningsberettiget for klubbens konti sørge for overdragelse heraf ved skift af skatmester. 9. Indkalde klubbens regnskabsmæssig implicerede til møde inden 1. maj for at drøfte særlige forhold, man skal være opmærksom på inden regnskabet udarbejdes, herunder bl.a. at udgifter/indtægter for de forskellige aktiviteter konteres på de rigtige områder. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 4 af 14

5 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 5 af 14 Beslutningskatalog Godkendt / ændret: Oktober 2008 Sekretærens opgaver 1. Føre protokol over og referat fra alle klub- og præsidiemøder. 2. Føre protokol over mødedeltagelse og udregne mødeprocent (klubben samlede mødeprocent og medlemmernes individuelle mødeprocent) (er pt. uddelegeret) 3. Modtage framelding (tilmelding) før klubmøder og give besked om antal til køkkenpersonale og madleverandør. (Er pt. uddelegeret) 4. Udarbejde og udsende klubbreve min. 4 gange i løbet af klubåret. Klubbrevet skal som minimum indeholde væsentlige beslutninger fra klub- og præsidiemøder. 5. Ved klubårets begyndelse udsendes en ajourført oversigt over klubmedlemmers mærkedage. 6. Føre medlemskartotek med navn, stilling, adresse, tlf., fødselsdata og civilstand. 7. Føre kartotek over hvilke poster medlemmer har indtaget i klubben. 8. Sørge for telegram og gave i anledning af klubmedlemmers mærkedage. ( Er pt. uddelegeret) Der ydes opmærksomhed ved medlemmers 50, 60, 70, 75, 80 o.s.v. års fødselsdage samt sølv- og guldbryllup. Der ydes opmærksomhed i form af en gave med Y's Men's logo. Overrækkelse foretages af præsidenten. 9. Føre klubbens korrespondance, hvis ikke andet er aftalt med præsidenten. 10. Besvare ansøgninger. 11. Udarbejde april- og oktoberrapporter, og indsende disse til regionen. 12. Ved medlemmers fraflytning sende meddelelse til nærmeste klubs præsident herom. 13. Sørge for at omdele materiale på klubmøderne og at dette tilstilles fraværende medlemmer. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 5 af 14

6 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 6 af 14 Programudvalget 1. Finde talere/foredragsholdere til det følgende klubår 2. Varetage kontakten til talere/foredragsholdere, herunder aftale indhold og bekræfte aftaler (se bilag 5) 3. Udarbejde program, med toastmasterplan og plan for 3. min. 4. Udarbejde toastmasterplan til hvert klubmøde til udlevering til toastmasteren 5. Fastsætte datoer i programmet for alle faste arrangementer og koordinere disse med relevante udvalg: a. Fest- og turudvalg: Adventsfest, fødselsdagsfest samt udflugt/weekendtur. b. Aktivitetsudvalg: International kirkedag, dyrskuearrangement samt fyrretoppeklipning (2. lørdag i oktober). c. Kontakt & Medlemsudvalg: Virksomhedsbesøg samt plejehjemsbesøg (træffer aftale med plejehjemmene). 6. Koordinere med WO/BF-udvalget vedr. behandling af/finde taler til årets Y's Men's tema og årets regionsprojekt. 7. Ajourføre liste over medlemmer omfattet af seniorordningen, herunder hvilke opgaver vedkommende ønsker at påtage sig. 8. Tage stilling til om "Blå bog" skal være en del af udvalgets klubaften. I givet fald koordineres med Kontakt- og Medlemsudvalget, som er forvalter af den "Blå bog". Formandens opgaver: 1. På første udvalgsmøde i klubåret skal formanden gennemgå udvalgets opgaver. 2. Lede udvalgsmøder og delegere arbejdet 3. Orientere klubben om udvalgets beslutninger 4. Aflægge skriftlig og mundtlig beretning på klubbens generalforsamling 5. Udarbejde og udsende dagsorden i god tid inden udvalgsmøder 6. Holde kronologisk huskeliste og udvalgsmappe ajour 7. Udpege en sekretær for udvalget og sikre, at der udarbejdes fyldestgørende mødereferater til alle udvalgsmedlemmer, præsidium og net. 8. Sætte mål for udvalgets arbejde og deltage i udvalgsformandsmøder med præsidiet 9. Sørge for at længerevarende beslutninger/procedurer meddeles pastpræsidenten til ajourføring af klubbens oversigt herover. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 6 af 14

7 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 7 af 14 Kontakt- og Medlemsudvalget 1. Finde emner til nye klubmedlemmer. 2. Forelægge nye emner for klubben. 3. Udpege sponsor/kontaktperson for nye klubmedlemmer. 4. Vedligeholde procedure for invitation af nye medlemmer. 5. Medlemspleje: Drage omsorg for at ingen føler sig udenfor klubbens fællesskab. 6. Finde og udpege kontaktpersoner til KFUM&K og FDF. 7. Kontakt til foreninger m.v. Koordinere med kontaktpersoner for p.t. KFUM&K og FDF 8. Arrangere årlige besøg på plejehjem. 9. Arrangere virksomhedsbesøg. 10. Udlån af klubbens service mv. hører under kontakt- og medlemsudvalget. Det praktiske arbejde kan uddelegeres til enkeltpersoner i klubben. 11. Forvalter af den "Blå bog" og tage stilling til om "Blå bog" skal være en del af udvalgets klubaften. Formandens opgaver: 1. På første udvalgsmøde i klubåret skal formanden gennemgå udvalgets opgaver. 2. Lede udvalgsmøder og delegere arbejdet 3. Orientere klubben om udvalgets beslutninger 4. Aflægge skriftlig og mundtlig beretning på klubbens generalforsamling 5. Udarbejde og udsende dagsorden i god tid inden udvalgsmøder 6. Holde kronologisk huskeliste og udvalgsmappe ajour 7. Udpege en sekretær for udvalget og sikre, at der udarbejdes fyldestgørende mødereferater til alle udvalgsmedlemmer, præsidium og net. 8. Sætte mål for udvalgets arbejde og deltage i udvalgsformandsmøder med præsidiet 9. Sørge for at længerevarende beslutninger/procedurer meddeles pastpræsidenten til ajourføring af klubbens oversigt herover. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 7 af 14

8 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 8 af 14 Aktivitetsudvalget 1. Finde nye givtige og/eller fællesskabsgivende vedvarende aktiviteter 2. Arrangere mindst et fællesskabsgivende arrangement om året ud over klubbens øvrige aktiviteter. Dato koordineres med Programudvalget. 3. Koordinere aktiviteter vedr. arrangementer med eksterne samarbejdspartnere f.eks. julemesse, gademarked, dyrskue o.l. 4. Forestå drift og vedligeholdelse af Købmandsgården i samarbejde med Bygningskonsulenten. 5. Ansvarlig for renholdelse af Købmandsgårdens udenomsarealer mv. 6. Arrangere klubbens årlige internationale kirkedag. 7. Arrangere og forestå fyrretoppeklipning i samarbejde med Fyrretoppekonsulenten. 8. Forestå arbejdet med julekalenderen i samarbejde med Julekalenderkonsulenten. 9. Ansvarlig for afvikling af dyrskueaktivitet. Aktivitetsudvalget kan nedsætte et ad hoc dyrskueudvalg med medlemmer fra hvert udvalg, der forestår det praktiske omkring aktiviteten. Det gamle aktivitetsudvalg forestår afvikling af dyrskueaktiviteten i starten af det nye klubår i august. 10. Medvirke ved ajourføring af Lokal-Håndbogen og Lokalnettet efter nærmere aftale med Lokalhåndbogs- og netudvalget. 11. Ansvarlig for et godt arbejdsmiljø ved alle aktiviteter. "Der må aldrig mangle kaffe". 12. Tage stilling til om "Blå bog" skal være en del af udvalgets klubaften. I givet fald koordineres med Kontakt- og Medlemsudvalget, som er forvalter af den "Blå bog". Formandens opgaver: 1. På første udvalgsmøde i klubåret skal formanden gennemgå udvalgets opgaver. 2. Lede udvalgsmøder og delegere arbejdet 3. Orientere klubben om udvalgets beslutninger 4. Aflægge skriftlig og mundtlig beretning på klubbens generalforsamling 5. Udarbejde og udsende dagsorden i god tid inden udvalgsmøder 6. Holde kronologisk huskeliste og udvalgsmappe ajour 7. Udpege en sekretær for udvalget og sikre, at der udarbejdes fyldestgørende mødereferater til alle udvalgsmedlemmer, præsidium og net. 8. Sætte mål for udvalgets arbejde og deltage i udvalgsformandsmøder med præsidiet 9. Sørge for at længerevarende beslutninger/procedurer meddeles pastpræsidenten til ajourføring af klubbens oversigt herover. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 8 af 14

9 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 9 af 14 Fest- og turudvalget 1. Varetage alle opgaver i forbindelse med klubbens fester og ture, herunder sørge for bespisning, talere, underholdning og træffe aftaler med involverede parter. 2. Koordinere datoer og lokalereservation med Programudvalget 3. Planlægge og afholde årlig adventsfest. 4. Planlægge og afholde årlig fødselsdagsfest i februar 5. Planlægge og afholde sommerarrangement (weekendtur, heldagstur, halvdagstur, aftenarrangement el.lign.) 6. Tage stilling til om "Blå bog" skal være en del af udvalgets klubaften. I givet fald koordineres med Kontakt- og Medlemsudvalget, som er forvalter af den "Blå bog". Formandens opgaver: 1. På første udvalgsmøde i klubåret skal formanden gennemgå udvalgets opgaver. 2. Lede udvalgsmøder og delegere arbejdet 3. Orientere klubben om udvalgets beslutninger 4. Aflægge skriftlig og mundtlig beretning på klubbens generalforsamling 5. Udarbejde og udsende dagsorden i god tid inden udvalgsmøder 6. Holde kronologisk huskeliste og udvalgsmappe ajour 7. Udpege en sekretær for udvalget og sikre, at der udarbejdes fyldestgørende mødereferater til alle udvalgsmedlemmer, præsidium og net. 8. Sætte mål for udvalgets arbejde og deltage i udvalgsformandsmøder med præsidiet 9. Sørge for at længerevarende beslutninger/procedurer meddeles pastpræsidenten til ajourføring af klubbens oversigt herover. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 9 af 14

10 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 10 af 14 World Outlook og BF-udvalget 1. Varetage og udvikle kontakten til broderklubben Tempus i Vievis, Litauen. 2. Orientere klubbens medlemmer om regionens tema det pågældende klubår. 3. Orientere klubbens medlemmer om årets regionsprojekt i samarbejde med DG. 4. Arrangere klubbens årlige TOF-aften og holde klubbens medlemmer orienteret om TOF og øvrige regionale og internationale Y's Men's aktiviteter. 5. Varetage og koordinere klubbens PR-aktiviteter i samarbejde med klubbens PRansvarlige 6. Vedligeholde og varetage kontakten til klubbens fadderskaber 7. Indsamle og klippe frimærker og plastikkort til indsendelse til distriktets BF-assistent og varetage øvrige forhold omkring BF. 8. Revidere foreningsregisteret i Lokalhåndbogen. 9. Afklare om et klubmedlem ønsker at søge BF-delegat, og om der i så fald skal indsendes frimærker/plastikkort/penge, således at klubben kan få en award. 10. Rekvirere ansøgningsblanket til BF-delegat (inden 1.10.), hvis et klubmedlem ønsker at søge. 11. Finde eksterne leverandører af frimærker og plastik-kort. 12. Tage stilling til om "Blå bog" skal være en del af udvalgets klubaften. I givet fald koordineres med Kontakt- og Medlemsudvalget, som er forvalter af den "Blå bog". Formandens opgaver: 1. På første udvalgsmøde i klubåret skal formanden gennemgå udvalgets opgaver. 2. Lede udvalgsmøder og delegere arbejdet 3. Orientere klubben om udvalgets beslutninger 4. Aflægge skriftlig og mundtlig beretning på klubbens generalforsamling 5. Udarbejde og udsende dagsorden i god tid inden udvalgsmøder 6. Holde kronologisk huskeliste og udvalgsmappe ajour 7. Udpege en sekretær for udvalget og sikre, at der udarbejdes fyldestgørende mødereferater til alle udvalgsmedlemmer, præsidium og net. 8. Sætte mål for udvalgets arbejde og deltage i udvalgsformandsmøder med præsidiet 9. Sørge for at længerevarende beslutninger/procedurer meddeles pastpræsidenten til ajourføring af klubbens oversigt herover. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 10 af 14

11 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 11 af 14 Genbrugs- og loppeudvalget 1. Varetager arbejdet omkring de forskellige aktiviteter i Købmandsgården, herunder især genbrugsbutikkens drift og afvikling af loppemarkeder. 2. Sørge for nødvendig offentliggørelse og annoncering om åbningstider og lukkeperioder mv., som foregår både ved opslag i Købmandsgården, annonce i dagspressen og på Lokalnettet. 3. Udbygge og finde nye ideer til aktiviteterne i Købmandsgården, så omsætning og overskud kan øges. 4. Afholde møde med formændene for genbrugsbutikkens forskellige arbejdsgrupper mindst 3-4 gange årlig eller efter behov (pt. klargøringsgruppen, salgsgruppen og indleverings- /afhentnings-/udbringningsgruppen). Se også bilag 20 Organisering af Købmandsgården. 5. Kontaktudvalg for og kontakt til formiddagsholdet, herunder fordeling af arbejdsopgaver mv. som forestås af formiddagsholdet. 6. Aftale og forestå det praktiske vedr. afholdelse af loppemarkeder i samarbejde med formændene for arbejdsgrupperne. 7. Udarbejde arbejds- og vagtplaner for genbrugsbutikken med baggrund i medlemmernes ønsker. Planerne skal så vidt muligt udarbejdes for et halvt år ad gangen, så det tidsmæssigt svarer til klubprogrammerne. 8. Gøre aktivitetsudvalg og ejendomskonsulent opmærksom på nødvendigt bygningsvedligehold og evt. mangler vedr. bl. a. sikkerhed. 9. Sørge for indvendig renholdelse mv. af Købmandsgården. 10. Ansvarlig for et godt arbejdsmiljø ved aktiviteterne i Købmandsgården. "Der må aldrig mangle kaffe". Formandens opgaver: 1. På første udvalgsmøde i klubåret skal formanden gennemgå udvalgets opgaver. 2. Lede udvalgsmøder og delegere arbejdet 3. Orientere klubben om udvalgets beslutninger 4. Aflægge skriftlig og mundtlig beretning på klubbens generalforsamling 5. Udarbejde og udsende dagsorden i god tid inden udvalgsmøder 6. Holde kronologisk huskeliste og udvalgsmappe ajour 7. Udpege en sekretær for udvalget og sikre, at der udarbejdes fyldestgørende mødereferater til alle udvalgsmedlemmer, præsidium og net. 8. Sætte mål for udvalgets arbejde og deltage i udvalgsformandsmøder med præsidiet 9. Sørge for at længerevarende beslutninger/procedurer meddeles pastpræsidenten til ajourføring af klubbens oversigt herover. Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 11 af 14

12 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 12 af 14 Beslutningskatalog Godkendt / ændret: Juni 2009 Bygnings-konsulent Generel beskrivelse af konsulent-opgaver. er udpeges når der er tale om opgaver, som er tilbagevendende og/eller kræver speciel viden eller kræver vedvarende kontakt til eksterne samarbejdsparter. ens opgave er således at sørge for alle de opgaver som kan tænkes, at høre til den pågældende opgave og på den måde råde bod på den svaghed, der ligger i at et udvalgsformand/-medlemmer skifter fra år til år. Udvalg: Aktivitetsudvalget ens navn: Bygning (KB): Niels Hansen Administration (KA): Flemming Dahl Jensen Opgave Tidspunkt Ansvarlig Kontaktperson for lejer, måleraflæsning o.l. Kontakt til og forhandling med lejere (lejlighed og garager) Løbende KA og KB Fastsættelse/forhandling af husleje Modtagelse af post fra bank og offentlige myndigheder m.fl. Løbende KB Regnskab for bygning Løbende KA Disponering af vedligeholdelseskonto Løbende KA og KB Iværksættelse af løsning af almindelige løbende og akut opståede påkrævede vedligeholdelsesopgaver KB Løbende vedligeholdelse af udenomsarealer (p.t. Knud Bak) KB Årlig rengøring af bygninger Udvalg Årlig gennemgang af bygninger for afklaring af vedligeholdelsesopgaver i samarbejde med konsulenterne Aug/sept. Udvalg Iværksættelse af identificerede vedligeholdelsesopgaver - indendørs Oktober Udvalg Iværksættelse af identificerede vedligeholdelsesopgaver - udendørs Oplæg til klubben til beslutning om større vedligeholdelsesopgaver, der ikke kan dækkes af bygningernes vedligeholdelseskonto. September Udvalg Efter Udvalg behov Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 12 af 14

13 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 13 af 14 Beslutningskatalog Godkendt / ændret: Juni 2009 Fyrretoppe-konsulent Generel beskrivelse af konsulent-opgaver. er udpeges når der er tale om opgaver, som er tilbagevendende og/eller kræver speciel viden eller kræver vedvarende kontakt til eksterne samarbejdsparter. ens opgave er således at sørge for alle de opgaver som kan tænkes, at høre til den pågældende opgave og på den måde råde bod på den svaghed, der ligger i at et udvalgsformand/-medlemmer skifter fra år til år. Udvalg: Aktivitetsudvalget ens navn: Bent Risum Opgave Tidspunkt Ansvarlig Fyrretoppeklipning afholdes hvert år lørdag i uge 41 Start fra Aulum kl eller efter behov Finde aftagere til fyrretoppe Afklare antal, pris, leveringstidspunkt og -sted Finde sted til klipning Aftale pris Aftale afvikling af arrangement med konsulenten Indbydelse Medbring : kaffe og kopper + bestik og tallerken til gule ærter + ørnenæb Toastmaster på klippedagen = organiserer arbejdet på klippedagen Formiddagsrundstykker m pålæg Gule ærter Finde transportmidler fra klippested til afleveringssteder Maj-juli August Primo september Primo september Udvalg Udvalg Udvalg Udvalg Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 13 af 14

14 Afsnit: 3 Bilag: 03 Side 14 af 14 Beslutningskatalog Godkendt / ændret: Juni 2009 Julekalender-konsulent Generel beskrivelse af konsulent-opgaver. er udpeges når der er tale om opgaver, som er tilbagevendende og/eller kræver speciel viden eller kræver vedvarende kontakt til eksterne samarbejdsparter. ens opgave er således at sørge for alle de opgaver som kan tænkes, at høre til den pågældende opgave og på den måde råde bod på den svaghed, der ligger i at et udvalgsformand/-medlemmer skifter fra år til år. Udvalg: Aktivitetsudvalget ens navn: Klaus H. Jensen Opgave Tidspunkt Ansvarlig Julekalender sælges af lokale foreninger hvert år i november måned. Overskuddet ved salg af kalendere tilfalder sælgende forening. Kontakte foreninger for at få deres bestilling af antal kalendere April-maj Afgive bestilling på antal til Randers YMC Juni Finde gevinstafhentningssted og regnskabsfremlæggelsessted (p.t. er det Sparekassen) Maj Materiale vedr. bagsiden modtages fra trykkeri. Tekstændringer afklares med præsidiet og sendes til trykkeriet. Juli Ansøgningsblanket om tilladelse til afholdelse indsendes til det lokale Politi Juli Korrektur vedr. bagsiden modtages. Der læses korrektur Uge 36 Kalendere og gevinster modtages. Antal kalendere og gevinster kon- Uge 41 trolleres Faktura og udkast til pressemeddelelse modtages fra Randers YMC. Faktura tjekkes og sendes til Skatmesteren. Pressemeddelelse afklares med klubbens PR-mand og sendes til Herning Folkeblad, Holstebro Dagblad og Lokalavisen Kalendere afleveres til sælgende foreninger Gevinster afleveres til gevinstafhentningsstedet p.t. Sparekassen (kun relevant hvis ikke leveret direkte til Sparekassen) Regnskab udarbejdes og fremlægges (pt. i Sparekassen) Kopi af regnskab fremsendes til Politimesteren Annonce i Lokalavisen: Oplysning om antal solgte kalendere og gevinster Ultimo oktober November Primo november Januarfebruar Februar Bilag 03 Udvalgs- og præsidieopgaver - side 14 af 14