Til stede: Tom Bosarp, Kirsten Rud, Warny Munch, Jens Thiel, Karen Willadsen, Lise Gustavson, Beate Warberg (referent)

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde nr. 264 i E/F Søllerød Park, torsdag den 11. juni 2015 Til stede: Tom Bosarp, Kirsten Rud, Warny Munch, Jens Thiel, Karen Willadsen, Lise Gustavson, Beate Warberg (referent) 1) Godkendelse af sidste mødereferat 2) Valg af referent 3) Eventuelt a) P-pladser til lejere v/warny - beslutning b) Falck v/beate orientering/beslutning c) Vaskeri v/kirsten d) Status på vurdering af tilbud fra administratorer v/warny, Beate og Tom e) Salg af lejlighed v/tom f) Forretningsorden v/kirsten g) Andet 4) Balance ultimo maj v/tom 5) Orientering fra udvalg, herunder hvem er valgt som formand for de enkelte udvalg a) Beboerkontakt b) Bygningsudvalg c) Anlægsudvalg i. Blok 19 vedligeholdelsesplan og driftshåndbog d) Aktivitetsudvalg e) IT/hjemmeside f) Ejendomsfunktionærer 6) Opgaveliste fra sidste bestyrelsesmøder a) Prioritering og anførelse af status hvis der har været/er aktivitet b) Beslutning om oversigten skal på SP hjemmeside 7) Næste møde afholdes 13. august. Ad 1. Godkendelse af sidste mødereferat Referat fra sidste møde blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg af referent Beate blev valgt som referent. Ad 3. Eventuelt a. Udlejning af p-pladser til lejere En gruppe lejere har bedt om at leje parkeringspladser direkte af ejerforeningen, da udlejer har hævet lejen over for lejerne. Bestyrelsen har rådført sig med administrator, som fraråder det. Konsekvenser blev grundigt diskuteret, og alle var enige om, at bestyrelsen skal varetage ejerforeningens interesser og derfor ikke kan indgå et kontraktligt forhold med ejeres lejere, hvilket også er i overensstemmelse med administrators anbefalinger. Ordlyden i husorden vil blive foreslået ændret senest på næste generalforsamling, idet den nuværende ordlyd alene nævner beboer og ikke ejer og/eller lejer.

2 b. Falck-pakke Beate har modtaget tilbud på 2-årigt abonnement fra Falck på førstehjælpepakke, brandslukkere og kursus til 3 personer. Behovet blev diskuteret og Beate vender tilbage med revideret tilbud snarest. c. Vaskeri Kirsten ønsker, at paneler i vaskeriet samt toilet males. Behov for jævnlig rengøring af vaskeriet blev diskuteret, og Kirsten indhenter tilbud på rengøring af vasker, kundetoilet og bad. Inspektørerne skal selv holde kontoret rent. På opfordring fra beboere vil der som forsøgsordning nu kunne vaskes hele døgnet rundt. d. Tilbud på ejendomsadministration Opgaven med at sammenligne tilbuddene har været meget tidskrævende og har givet anledning til yderligere spørgsmål hos udbyderne. På den baggrund vil det efter sommerferien blive besluttet at fortsætte dialog med to administratorer. e. Salg af lejlighed 14-5 Ejerforeningens lejlighed i blok 14-5 sættes til salg. Der er modtaget bud fra 3 mæglere, og Jesper Nielsen blev valgt som ejendomsmægler. Den nuværende lejer har opsagt lejemålet til 31. august, men lejligheden vil blive sat til salg snarest. f. Forretningsorden for ejerforeningen Kirsten og Lise vil arbejde videre på at lave et udkast til forretningsorden til ejerforeningen. 1. august blev sat som deadline for de enkelte bestyrelsesmedlemmers og suppleanters input. g. Andet Defekte blandingsbatterier Der opstår jævnligt problemer med temperaturen på vandet i nabolejligheder til beboere, der har skiftet blandingsbatteriet med et nyt, men af dårligere kvalitet. Når blandingsbatteriet går i stykker, får naboerne problemer med overløb af lunkent vand. Det kan være et problem, at bestyrelsen ikke har adgang til lejligheder, med defekt batteri, hvis beboeren er bortrejst. Warny vil derfor undersøge mulige ballofix-løsninger. TV Lorry på fodboldbanen Beate blev omkring 21. maj kontaktet af en beboer, der tilfældigvis havde set TV Lorry filme på græsplænen ned imod stråhytten. Beate har kontaktet TV Lorry for at få at vide, hvad evt. indslag handlede om, men har ikke kunnet få et svar. Delebilordning Beate mener, at der kan være grundlag for en delebil-ordning i Søllerød Park. Beate undersøger markedet og vender tilbage med et forslag til næste bestyrelsesmøde.

3 Papir-container Karen fortalte om beboeres problemer med at bruge papircontaineren korrekt og viste avisartikel, der beskriver papiraffald, som ikke må smides i papircontaineren. Karen foreslog, at det ved papircontaineren klart fremgår, hvad der må smides i. Karen undersøger nærmere og komme med forslag på næste møde. Den gode smag Karen lagde op til en diskussion om, hvordan vi sikrer, at de løsninger, som de enkelte udvalg laver, bliver diskuteret i bestyrelsen, så valg af materialer mv. stilmæssigt ikke stikker ud. Der var enighed om, at der var behov for at konferere udseende af løsninger i bestyrelsen. Lise udarbejder forslag til en skabelon, der skal benyttes ved sådanne arbejder. Overblik over inspektørernes opgaver Tom fortalte, at inspektørerne efterlyser en tavle på kontoret til at få overblik over de mange faste, tilbagevendende opgaver. Tavlen giver også bestyrelsen let adgang til overblik over inspektørernes løbende opgaver. Ad 4. Balance ultimo maj v/tom Tom gennemgik saldobalancen pr. 31. april. Ad 5 Orientering fra udvalg a) Beboerkontakt Tom orienterede om brev fra beboer vedr. grundskyld i forhold til eksklusiv brugsret til terrasser og om voldsom larm fra en stuelejlighed i blok 4. b) Bygningsudvalg Warny formand for udvalget. Warny fortalte, at udvalget onsdag den 10. juni gennemgik facader og tage for notering af kritisk vedligeholdelse. Vedligeholdelsesstanden er noteret i et skema, hvorefter udbedring vil blive prioriteret/ udført. Understrygning af taget i blok 3 er i gang. Skæve fliser ved blok 6 bliver rettet op, og kantsten langs den nyligt asfalterede vej ned til garagerne bliver lagt ultimo august. Warny fortalte desuden om projekt med udskiftning af belysning i kældre til LED-lys med sensorer samt montering af 4 stikkontakter fordelt i kældergangen. Udskiftningen er afsluttet i blok 1. Kældrene i blok 2, 3, 6 og 7 vil få monteret sensorer og stikkontakter inden årets udløb.

4 c) Anlægsudvalg Kirsten formand for udvalget. Kirsten fortalte om stor mødeaktivitet i udvalget, hvor Johnny også har deltaget. I sommerperioden har inspektørerne travlt med at klippe græs og hække, og disse opgaver er de bedt om at prioritere højest. Udvalget har diskuteret bøde til beboere, der ikke deltager i havedag. Der var enighed om, at det på ingen måde giver mening at indføre sådan en ordning. En beboer har foreslået, at den vestlige havelåge ud til Skodsborgvej genåbnes. Der var enighed om, at man ikke ønsker at åbne adgangen i det hjørne af parkområdet. Lise fortalte, at politiet efter en række indbrud i kælderrum ud til Skodsborgvej i vinter anbefalede, at man præventivt låser de to låger ud til Skodsborgvej (ved blok 15 og 19). Lise vil undersøge, hvilke muligheder der er for at montere lås, evt. en højere låge. Dato for besigtigelse af terrasse- og forhaver samt vedligeholdelse af vinduer døre mm. fastsættes snarest i samarbejde med repræsentant fra bygningsudvalget. I overensstemmelse med den eksisterende plejeplan fra 2010 vil Lise snarest udarbejde en plan for randbeplantning uden for blokkene langs Vangebovej og Skodsborgvej. Lise vil snarest udarbejde kvalitetshåndbog for inspektørerne. Kvalitetshåndbogen sikrer, at inspektørerne præcis ved, hvordan bestyrelsen ønsker, at anlægsopgaverne løses. Inspektørerne ønsker udskiftning af gammel Egholm-maskine/arbejdsvogn med en ny, da den nuværende er ca. 7 år gammel og kræver store udgifter til vedligholdelse. Økonomi og behov blev diskuteret. Indkøb af støjsvage maskiner blev diskuteret. Udvalget vil tale med inspektørerne om prioritering af indkøb af el-drevne hækkeklippere med udgangspunkt i annonce tilsendt af en beboer. Der er konstateret, at nogle beboere stadig sætter haveaffald uden for hækken i forventning om, at inspektørerne bortskaffer affaldet for dem. Udvalget vil igen indskærpe over for inspektørerne, at de kun skal hjælpe svage beboere, der ikke er i stand til at bortskaffe affaldet selv. Alle andre skal selv bære affaldet ned på genbrugsstationen. Næste havedag søndag den 27. september skal der males træværk bl.a. rundt om tørrestativer og affaldsstationer. d) Aktivitetsudvalg Beate formand for udvalget Karen og Beate har mødtes med en beboere mhp at lave et klunselaug. Inspektørerne har foreslået, at der laves en klunsestation i en af inspektørernes garager i stedet for på containerpladsen. Her vil

5 genstandene også kunne stå tørt. Tanken er, at inspektørerne til daglig skal åbne og låse garageporten, og at klunselauget har ansvar for åbning i weekenderne. Klunselauget efterlyser beboere, der vil være med til at drive klunsestationen som forsøgsordning i et halvt år. Arbejdet med at sætte hylder op og indrette garagen vil blive gjort i starten af efteråret, evt. også på havedagen. e) IT/hjemmeside Beate formand for udvalget. Intet at berette. f) Inspektørerne Det blev aftalt, at bygnings- og anlægsudvalgene skal koordinere opgaver i forhold til inspektørerne Lise foreslog, at inspektørerne laver et estimat på tidsforbrug for de faste, tilbagevendende opgaver. Tom vil bede inspektørerne om altid at kvittere for mails, så man ikke er i tvivl om, at beskeden er modtaget. Ad 6. Næste møde Næste møde afholdes torsdag den 13. august kl i Købmandsgården.

6 Udvalg Beskrivelse Forventes udført Afsluttet Bygninger Tilbud fra Majbyg på nedtagning, transport og opsætning fransk altan-gelændere Nej Anlæg Istandsættelse af stråhytten Ja Bygninger Hovedrengøring af vaskeriet Ja Bygninger Gennemgang af sokler, gavle og tagsten Ja Bygninger Navneskabe ved trapper laves om til informationstavler Nej Bygninger Istandsættelse af møbelforretningens facade (pålagt lejer af ejerforeningen) Nej Bygninger Nyt udvalg vedr. badeværelsesvindue ser på mulige alternative løsninger Nej Bygninger Maling af paneler i vaskeri og toilet Nej Bygninger Indkøb af brandslukningsflasker og førstehjælpskasse Nej Bygning Understrygning af tag i blok Nej Anlæg Havevandring med registrering af vedligeholdelsesstand på for- og baghaver Nej IT YouSee-alternativer undersøges af ressourcepersoner Nej Bestyrelsen Udarbejdelse af forretningsorden Nej Anlæg Udarbejdelse af kvalitetshåndbog Nej Vaskeriet Indhentning af tilbud på renholdelse af vaskeri, bad og toilet Nej Bestyrelse Sommerfest i Søllerød Park Nej Bestyrelse Loppemarked i Søllerød Park Nej Anlæg Kantsten lægges på nyligt asfalteret vej ned mod garagerne Nej Anlæg Genopretning af skævt lagte fliser ved blok Nej Anlæg Havedag Nej Bygninger Etablering af klunsestation i garage som forsøgsordning Nej Bygninger Installation af LED-belysning med sensorer i kældrene Nej