Revisionsprotokollat af 20. marts 2013

Transkript

1 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Holmboes Allé 12 Postboks Horsens Telefon Telefax til årsregnskab for / _1.DOC KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er selvstændige og uafhængige medlemmer af.

2 Indhold 1 Konklusion på revision af årsregnskabet for Indledning Konklusion på den udførte revision revisionspåtegning Risikovurdering Risiko for væsentlige fejl og mangler i årsregnskabet Institutionens forretningsgange og interne kontroller Særlige forhold vedrørende revisionen af årsregnskabet for Årets resultat i forhold til budget Fuldmagtsforhold Genberegning af åben uddannelse Økonomiske forventninger til fremtiden Ministeriet for Børn og Undervisnings gennemgang af årsrapport og revisionsprotokol Forvaltningsrevision Sparsommelighed Produktivitet Effektivitet Økonomisk styring Kommentarer vedrørende revisionen af årsregnskabet Omsætning Personaleomkostninger Øvrige omkostninger Anlægsaktiver Tilgodehavender fra salg Andre tilgodehavender og periodeafgrænsningsposter Likvider Egenkapital Kortfristede gældsforpligtelser It-anvendelsen Momskompensation Undervisningsmiljø Sociale klausuler Regnskabsinstruks Indtægtsdækket virksomhed Ledelsesberetningen / _1.DOC 185

3 7 Øvrige forhold Ledelsens regnskabserklæring Ikke-korrigerede forhold Fejlinformation i årsregnskabet som skyldes besvigelser Overholdelse af lovgivningen Begivenheder indtruffet efter balancedagen Afsluttende oplysninger m.v Bestyrelsens formelle pligter Lovpligtige oplysninger Revisortjekliste til indarbejdelse i revisionsprotokollen / _1.DOC 186

4 1 Konklusion på revision af årsregnskabet for Indledning Som institutionens revisor har vi revideret det af bestyrelsen og ledelsen fremlagte udkast til årsregnskab for for 2011, der udarbejdes efter bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen m.v. Årsregnskabet viser følgende hovedtal: tkr Omsætning Årets resultat Pengestrøm fra driften Aktiver i alt Egenkapital Revisionsprotokollatet er alene udarbejdet til brug for bestyrelsen, Ministeriet for Børn og Undervisning samt Rigsrevisionen og forudsættes ikke anvendt af andre eller til andre formål. Interne regnskaber Vi henviser til de interne regnskaber med tilhørende budgetafvigelsesforklaringer og specifikationer, som institutionens daglige ledelse har udarbejdet til bestyrelsen for en nærmere analyse af den finansielle udvikling i institutionen. Dette materiale er ikke omfattet af vores revision. 1.2 Konklusion på den udførte revision revisionspåtegning Revisionens mål og omfang samt ansvaret for regnskabsaflæggelsen er omtalt i vores revisionsprotokollat af 15. juni Revisionen af årsregnskabet og ledelsesberetningen for 2012 er udført i overensstemmelse hermed samt i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge revisorlovgivningen, god offentlig revisionsskik og lov nr. 878 af 8. august 2011 om institutioner for erhvervsrettet uddannelse samt bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Vedtages årsrapporten i den foreliggende form, og kommer der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse af årsrapporten væsentlige nye oplysninger, vil vi afgive en påtegning på årsregnskabet uden forbehold eller supplerende oplysninger samt en udtalelse om ledelsesberetningen uden bemærkninger. Særlige forhold Særlige forhold vedrørende revisionen af årsregnskabet for 2012 fremgår af afsnit 3, som vi henviser til / _1.DOC 187

5 2 Risikovurdering 2.1 Risiko for væsentlige fejl og mangler i årsregnskabet Vi har med ledelsen drøftet risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet og de af ledelsen iværksatte tiltag til styring heraf, herunder med henblik på at forebygge, opdage og korrigere fejl. Vi har i den forbindelse vurderet de overordnede kontroller samt kontrollerne inden for væsentlige specifikke regnskabsområder. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til institutionens aktiviteter, branchen, de etablerede kontroller og forhold i øvrigt har vi identificeret følgende regnskabsposter, hvortil der efter vores opfattelse er knyttet betydelige risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl: Regnskabspost Statstilskud, deltagerbetaling og andre indtægter Revisionsmål Fuldstændighed, tilstedeværelse og periodisering Overarbejds- og feriepengeforpligtelse Fuldstændighed og værdiansættelse Foruden ovenstående regnskabsposter med betydelige risici har vi identificeret følgende områder med risici, der kræver særskilt opmærksomhed: Regnskabspost Revisionsmål Anlægsaktiver Tilstedeværelse og vurdering af levetider og scrapværdi Løn og lønafhængige omkostninger samt øvrige omkostninger Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Økonomirapportering og budgetprocedurer Rettidig udarbejdelse og informationernes pålidelighed It-anvendelsen og generelle it-kontroller Sikkerhed af data og informationers pålidelighed På baggrund af risikovurderingen og vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi fastlagt den overordnede revisionsstrategi og -plan for Vi har udført revisionen i overensstemmelse med den fastlagte revisionsstrategi og -plan / _1.DOC 188

6 2.2 Institutionens forretningsgange og interne kontroller Forretningsgange og interne kontroller afpasses efter institutionens størrelse og karakter med henblik på at forebygge uforudsete tab i institutionen, understøtte ledelsens tilsyn med institutionen og at sikre en rettidig og pålidelig økonomirapportering. Antallet af ansatte i institutionen er begrænset, hvilket ikke på alle områder muliggør en effektiv funktionsadskillelse og dermed effektive interne kontroller. Ledelsen er bekendt med, at forholdene indebærer en øget risiko for, at tilsigtede og utilsigtede fejl, mangler eller uregelmæssigheder kan opstå og forblive uopdagede. Ledelsen forsøger at kompensere herfor gennem overvågning og kontrol med driften. Vores revision har i det væsentligste været baseret på en gennemgang af institutionens afstemninger, stikprøvevis kontrol af udvalgte transaktioner og analyser af regnskabsmæssige data. 3 Særlige forhold vedrørende revisionen af årsregnskabet for 2012 I forbindelse med revisionen af årsregnskabet skal vi fremhæve følgende særlige forhold: 3.1 Årets resultat i forhold til budget s resultat i 2012 er på tkr., hvilket er tkr. bedre end budgetteret. Nedenfor er resultatet for 2012 sammenholdt med budgettet for 2012 på de væsentlige regnskabsposter: Budget 2013 Realiseret 2012 Budget 2012 Afvigelse Omsætning Personaleomkostninger Afskrivninger Øvrige omkostninger Etablering af Hedeager Resultat før finansielle poster Finansielle poster Årets resultat De realiserede tal er ombrudt i ovenstående sammenligning, og er derfor ikke direkte sammenlignelige med årsrapporten. Som anført i ledelsesberetningen er omsætningen steget som følge af, at frafaldet har ligget på et senere tidspunkt i skoleperioden end budgetteret, hvilket er medvirkende til en meromsætning på 2,2 mio. på den ordinære drift / _1.DOC 189

7 refusioner af udgifter til særlig støtte indtægtsføres nu på omsætningen som andre indtægter og en tilsvarende post under omkostningerne der er indtægtsført 1,7 mio. kr. vedrørende visse GVU-aktiviter på åben uddannelse for perioden Lønforbruget er steget med 620 tkr. I budgettet er der ikke taget højde for at særlige støttemidler indregnes under omkostningerne, hvilket har haft en negativ effekt på lønningerne på ca. 900 tkr. Det realiserede lønforbrug er dermed ca. 300 tkr. lavere end budgetteret. Skolens øvrige omkostninger er tkr. større end budgetteret. Heri er medtaget ikke budgetteret omkostninger på 500 tkr, i forbindelse med nedskrivning af depositum til udlejer af Oluf Palmes Allé 35, i forbindelse med fraflytning i Øvrige besparelser på driften på tkr. er ikke realiseret i 2012 som budgetteret. 3.2 Fuldmagtsforhold Ved gennemgang af skolens fuldmagtsforhold er det konstateret, at fratrådte medarbejdere stadig har fuldmagt til banken. Det skyldes, at medarbejderne efter vores bemærkninger herom i 2011 er slettet i skolens online banksystem, men fejlagtigt ikke i banken. 3.3 Genberegning af åben uddannelse Som omtalt i protokollen for 2011 har der på åben uddannelse været dele af tilskuddene, der ikke var afregnet pr. 31. december Vurderingen var, at korrektionerne ikke havde væsentlig påvirkning af grundlaget for skolens løbende perioderapportering. Ved gennemgangen af differencerne er det konstateret, at der har været anvendt et forkert fag på dele af indberetningen. Fejlen har vist sig at vedrøre også allerede anviste tilskud. Dette har bevirket, at indberetningerne på åben uddannelse i perioden er genberegnet og indberettet. Genberegningen har påvirket årets resultat positivt med tkr. 3.4 Økonomiske forventninger til fremtiden Institutionens budget for 2013 blev vedtaget på bestyrelsesmødet den 20. december Det fremgår af institutionens budget, at institutionen forventer at afvikle 919 årselever med et overskud på tkr. De væsentligste forudsætninger for budgettet er: Tilskud til husleje 2,7 mio. kr. ophører i 2013 Baseret på finanslovsforslaget for 2013 Overskudsgrad på 3 % før etableringsomkostninger Hedeager Lønnen reduceres med 1,0 mio. kr., svarende til den forventede aktivitetsnedgang Omkostninger er budgetteret lavere end realiseret i 2012 Investeringer i ny skole belaster det samlede resultat med ca. 1,8 mio. kr / _1.DOC 190

8 For at sikre en hurtig reaktion på eventuelle afvigelser i driften i forhold til forventningerne er det vigtigt med fortsat stor fokus på løbende budgetopfølgning. Vi har ikke gennemgået budgetmaterialet. 3.5 Ministeriet for Børn og Undervisnings gennemgang af årsrapport og revisionsprotokol Ministeriet for Børn og Undervisning har gennemgået årsrapporten og revisionsprotokollen for 2011 uden bemærkninger, jf. mail af 26. juni Forvaltningsrevision I overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. revisionsbekendtgørelsen 3 har vi for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om har etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning. Vi har endvidere stikprøvevis gennemgået oplysninger i årsregnskabet om resultater. Vores arbejde er udført med henblik på at opnå en begrænset sikkerhed for, at forvaltningen på de udvalgte områder er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde, og at rapporteringen af resultaterne er dokumenterede for s virksomhed i Sparsommelighed Vi har i forbindelse med vores revision stikprøvevis vurderet, om institutionens dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der under hensyntagen til institutionens art og størrelse kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig forvaltning af offentlige midler, herunder hvorvidt goder og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk hensigtsmæssig måde under hensyntagen til pris, kvalitet og kvantitet samt de af bestyrelsen udstukne retningslinjer. Vi har i 2012 haft særlig fokus på følgende: Aflønning efter overenskomstmæssige satser Gennemgang af omkostningsbilag og attestationsprocedurer Vi har ved vores undersøgelser af sparsommelighed ikke fundet anledning til kritiske bemærkninger. Det er vores opfattelse, at institutionen har fokus på at gennemføre en sparsommelig drift. 4.2 Produktivitet Produktiviteten vedrører forholdet mellem anvendelsen af ressourcer og produktionens omfang. Vi har i forbindelse med vores revision analyseret produktiviteten ved undervisningens gennemførelse ved sammenholdelse af følgende centrale nøgletal med tidligere år: / _1.DOC 191

9 tkr. Ændring i 2012 (%) Realiseret 2012 Realiseret 2011 Undervisningens gennemførelse Omkostninger pr. 100 årselever Løn og lønafhængige omkostninger 5,4 % Afskrivninger -10,0 % Øvrige omkostninger -7, Undervisningens gennemførelse i alt 2, Årselever Årselever i alt 915,0 950,4 Omkostningerne pr. 100 årselever er realiseret med en stigning på 2,7 %. Lønomkostningerne er steget med 5,4 % i forhold til 2011, mens øvrige omkostninger er faldet med 7,1 %. Skolens produktivitet på lønninger er faldet lidt, men udlignes delvist af faldende omkostninger til afskrivninger og øvrige omkostninger. 4.3 Effektivitet Vurdering af effektiviteten omfatter en stillingtagen til, hvorvidt institutionen når sine mål herunder kvalitative set i forhold til de anvendte ressourcer. Vi har som krævet, jf. revisortjeklisten, påset, at resultatlønskontrakten med øverste leder er indgået i overensstemmelse med retningslinjerne udstedt af Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen den 6. december 2011, samt at bestyrelsens resultatvurdering ligeledes er foretaget i overensstemmelse hermed. Resultatlønskontrakten for 2011er udmøntet med 50,5 % efter godkendelse af bestyrelsen på mødet den 24. maj 2012 efter de gamle regler. Resultatlønskontrakten for 2012, der løber fra 1. januar 2012 til 31. december 2012 er den første, der er indgået efter de nye retningslinjer. Institutionen arbejder målrettet med at sikre en effektiv drift. De strategiske målsætninger nedbrydes i mål og handlingsplaner for de enkelte indsatsområder, så der kan følges op på de lagte planer og på institutionens økonomiske udvikling. 4.4 Økonomisk styring Vi har gennemgået skolens tilrettelagte økonomistyring, der skal tilgodese et overordnet ledelsesbehov, herunder rapportering til bestyrelsen / _1.DOC 192

10 Budgetprocedure Institutionens budget udarbejdes efter samme principper som den løbende rapportering. Vi skal anbefale, at budgettet for 2013 suppleres med et balance- og likviditetsbudget, så der fremadrettet kan rapporteres på balance og likviditet i perioderapporteringen. Institutionens bestyrelse godkender årligt institutionens budget for det kommende år. Perioderapportering Vi har stikprøvevis gennemgået institutionens økonomirapportering pr. 30. september 2012, og påset at rapporteringen er udarbejdet på grundlag af en ajourført og afstemt råbalance. Rapporteringen er udarbejdet på baggrund af periodisering af institutionens indtægter i overensstemmelse med institutionens valgte princip. Der er foretaget periodiseringer af væsentlige omkostninger, herunder periodisering af forventet overtid. Det er vores opfattelse, at institutionen har haft en god økonomistyring i Kommentarer vedrørende revisionen af årsregnskabet 5.1 Omsætning Statstilskud Omsætning omfatter statstilskud til institutionens gennemførte uddannelsesaktiviteter, som vi løbende har revideret gennem vores attestation af aktivitetsindberetninger og ved stikprøvevis sammenholdelse med bevillingsskrivelser. Vi har påset, at der er foretaget afstemning af de bogførte tilskud til oversigt fra Ministeriet for Børn og Undervisning, og at modtaget tilskud er efterregnet i forhold til indberettede årselever og gældende satser. Vi har foretaget efterkontrol for at påse, at der ikke er sket ændringer i tilskudsgrundlaget, som ikke er blevet indberettet og revisorattesteret. Revision af periodisering af indtægterne er sket ved kontrol af, at forudbetalt statstilskud for 2012 indgår i posten periodeafgrænsningsposter under passiverne. Periodiseringen af øvrige indtægter er revideret ved stikprøver til bilag omkring statustidspunktet samt forespørgsler om afviklede aktiviteter. Deltagerbetaling og andre indtægter Deltagerbetaling og andre indtægter omfatter primært projekter, indtægtsdækket virksomhed, deltagerbetaling for studerende, samt diverse salg og indtægter. Indtægterne er sandsynliggjort eller stikprøvevis kontrolleret til underliggende dokumentation / _1.DOC 193

11 Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.2 Personaleomkostninger Vi har gennemgået og vurderet institutionens forretningsgange og interne kontroller på lønområdet på grundlag af regnskabsinstruksen og oplysninger fra institutionens administrative personale. Vi har gennemgået afstemningen mellem lønsystemet Silkeborg Data og finansbogholderiet samt afstemning af indberetningen til SKAT. Vi har revideret institutionens lønudbetaling for november 2012, og har herunder ved stikprøver kontrolleret, at: der er udfærdiget ansættelseskontrakter, og at fastsættelsen af lærernes anciennitet er sket i overensstemmelse med reglerne herom pensionsbidrag er i overensstemmelse med gældende regler aldersbetingede tillæg, anciennitets- og stedtillæg er opgjort korrekt, og at der er dokumentation for forhold af relevans for anciennitetsberegningen variable ydelser er opgjort korrekt, dokumenteret samt attesteret i overensstemmelse med regnskabsinstruksen der foreligger kørselsbemyndigelse ved udbetaling af kørselsgodtgørelse med højeste sats udregning og udbetaling af over- og merarbejde er foretaget i henhold til gældende regler. I forbindelse med statusrevisionen har vi gennemgået institutionens hensættelse til skyldige feriepenge samt skyldig overtid. Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.3 Øvrige omkostninger Vi har gennemgået og vurderet institutionens forretningsgange og interne kontroller vedrørende øvrige omkostninger. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at der ikke afholdes udgifter uden forudgående behørig godkendelse, samt at bogføringsbilag kontrolleres og registreres korrekt og rettidigt. Skolen har i regnskabsåret ændret procedure for godkendelse af omkostningsbilag i forbindelse med implementering af det elektroniske fakturaflow system Ibistic. Systemet understøtter at alle bilag godkendes af modtager og attesteres af en i systemer godkendt person. Vi har ligeledes stikprøvevis kontrolleret, at øvrige omkostninger er behandlet momsmæssigt korrekt, og at der er korrekt periodiseret pr. 31. december / _1.DOC 194

12 Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.4 Anlægsaktiver Vi har påset, at der er sammenhæng mellem anlægskartotekets registreringer og finansbogholderiet samt årsregnskabet. Vi har desuden foretaget en sandsynliggørelse af de førte afskrivninger samt påset, at afskrivningsprincipperne er i overensstemmelse med den gældende regnskabsbekendtgørelse. Vi har stikprøvevis kontrolleret aktivernes tilstedeværelse samt gennemgået skolens egenkontrol af tilstedeværelsen, og stikprøvevis sammenholdt årets tilgang med underliggende bilag. Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.5 Tilgodehavender fra salg Vi har gennemgået den aldersfordelte debitorliste, stikprøvevis påset efterfølgende indbetalinger, og vi har gennemgået nedskrivningen til imødegåelse af tab på tilgodehavender hos elever og kursister, samt at der er sket periodiske afstemning af debitormodulet. Af institutionens overforfaldende tilgodehavender fra salg er de væsentligste tilgodehavender påset til indbetaling. Institutionen har en gruppe af mange mindre tilgodehavende bibliotekserstatninger, en del af disse er overgivet til SKATs inddrivelsesenhed. Der er i året nedskrevet 191 tkr. på debitorer, hvoraf den primære del vedrører bibliotekserstatninger. Det er den daglige ledelses opfattelse, at tilgodehavenderne vil indgå med de regnskabsmæssige værdier efter nedskrivningerne. Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.6 Andre tilgodehavender og periodeafgrænsningsposter Andre tilgodehavender og periodeafgrænsningsposter vedrører hovedsageligt tilgodehavende lønrefusioner, forudbetalte lønninger og øvrige omkostninger samt periodisering af igangværende projekter. Vi har gennemgået andre tilgodehavender og periodeafgrænsningsposter og stikprøvevis sammenholdt disse med modtagelse i nyt år og underliggende dokumentation / _1.DOC 195

13 Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.7 Likvider Likvide beholdninger består af indestående på bankkonti. Vi har påset, at disse er afstemt til eksternt kontoudtog. Beholdningseftersyn Vi har den 5. december 2012 foretaget uanmeldte beholdningseftersyn af likvide beholdninger på institutionen. I forbindelse med beholdningseftersynet har vi gennemgået og vurderet forretningsgangen, fuldmagtsforhold, samt de interne kontroller omkring ind- og udbetalinger. Som led i eftersynet er institutionens likvide beholdninger afstemt til eksterne kontoudtog modtaget fra institutionens bankforbindelser. Vi har påset, at der løbende sker afstemning af likvide beholdninger. Beholdningseftersynet har desuden omfattet afstemning af debitorliste og kreditorliste i forhold til finansbogholderiet. Beholdningseftersynet har ikke givet anledning til bemærkninger. Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.8 Egenkapital Egenkapitalen pr. 1. januar 2012 er afstemt til regnskabet for 2011 for Århus Social- og Sundhedsskole. De eneste posteringer i 2012 har været overførslen af årets resultat. Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling. 5.9 Kortfristede gældsforpligtelser Skyldige beløb Vi har gennemgået skyldige beløb og påset, at alle væsentlige gældsposter er afstemt med oplysninger fra kreditorerne, samt at der er sket periodiske afstemning af kreditormodulet dokumenteres i forbindelse med kvartalsregnskabet / _1.DOC 196

14 For skyldige og afsatte beløb har vi stikprøvevis gennemgået og vurderet grundlaget for reservationerne. De skyldige omkostninger er væsentlig lavere som følge af at husleje for 2012 er afregnet løbende i året. Opgørelse af over- og undertid Opgørelse af over- og undertid pr. 31. december 2012 er opgjort efter uændrede principper i forhold til sidste år. Skyldig overtid udgør tkr. pr. 31. december 2012 (2011: tkr.). Opgørelsen af overtid er højere end i 2011 som følge af en større hensættelse til resultatløn for 2012 end i Feriepengeforpligtelse Vi har gennemgået opgørelsen af feriepengeforpligtelsen fra Silkeborg Data og sammenholdt den med udviklingen af lønomkostninger. Periodeafgræsningsposter passiver Periodeafgrænsningsposter består primært af forudmodtaget statstilskud for 2013 samt periodisering af igangværende projekter. Vi har stikprøvevis afstemt statstilskud til tilskudsbreve fra Ministeriet for Børn og Undervisning samt gennemgået grundlaget for periodisering af igangværende projekter. Vi kan tilslutte os den regnskabsmæssige behandling It-anvendelsen Vi har gennemgået it-anvendelsen, i det omfang vi har fundet det nødvendigt for vores revision af årsrapporten. Som led i revisionen af de generelle it-kontroller har vi gennemgået modtagne erklæringer fra it-samarbejdspartnere. Drift af it-infrastrukturen, herunder servere og netværk er overdraget til et it-fællesskab med VIA UC som værtsinstitution. Institutionen har modtaget følgende erklæring: "På baggrund af vores revision er det vores sammenfattende vurdering, at de generelle it-kontroller som ITS varetager for Århus Socialog Sundhedsskole i det væsentligste har været hensigtsmæssigt udformet og opretholdt i den reviderede periode." Institutionen har modtaget en ISAE 3402 erklæring uden forbehold fra Silkeborg Data A/S' revisor vedrørende de generelle it-kontroller i tilknytning til drift af applikationer i Silkeborg Løn i perioden 1. januar 31. december Navision Stat hostes hos KMD A/S, og her har institutionen modtaget en ISAE 3402 erklæring uden forbehold vedrørende de generelle it-kontroller for KMD A/S' generelle driftsydelser for perioden 1. januar 31. december / _1.DOC 197

15 Ledelsen har oplyst, at den finder institutionens it-anvendelse passende under hensyntagen til institutionens størrelse. I forbindelse med vores gennemgang af it-anvendelsen har vi ikke konstateret væsentlige mangler i ledelsens etablerede generelle it-kontroller Momskompensation er omfattet af Ministeriet for Børn og Undervisnings momskompensationsordning. Årets samlede momskompensation har udgjort tkr. Vi har i forbindelse med attestation af den årlige momsudgiftsopgørelse påset, at institutionen har foretaget en sandsynliggørelse af det opgjorte og indberettede momskompensationsbeløb for Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger Undervisningsmiljø Institutionen skal i henhold til Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø udarbejde en undervisningsmiljøvurdering af sikkerheds- og sundhedsforholdene, samt forholdene vedrørende det psykiske og æstetiske miljø på institutionen. Undervisningsmiljøvurderingen skal være tilgængelig på uddannelsesstedet og løbende ajourføres, når der sker ændringer, der har betydning for undervisningsmiljøet. Ajourføring skal dog minimum ske hvert 3. år. Vi har påset, at institutionen har udarbejdet en undervisningsmiljøvurdering, og at den revideres i overensstemmelse med loven Sociale klausuler Institutionen skal i henhold til bekendtgørelse om sociale klausuler som betingelse for modtagelse af statstilskud på selvejende uddannelsesinstitutioner udarbejde en handlingsplan for, hvordan institutionen bidrager til at målsætningen om det rummelige arbejdsmarked nås og i den sammenhæng, hvordan institutionen vil beskæftige medarbejdere ansat på særlige vilkår. Institutionens ledelse har oplyst, at der er udarbejdet en skriftlig handlingsplan for området. Vi har påset, at denne foreligger. Vi henviser endvidere til de af ledelsen afgivne nøgletal i årsregnskabet for Det fremgår heraf, at omfanget af medarbejdere ansat under sociale klausuler opfylder kravene i bekendtgørelsen / _1.DOC 198

16 5.14 Regnskabsinstruks Regnskabsinstruksen skal indeholde en beskrivelse af institutionens formål, regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af regnskabsopgaver, herunder oplysning om ansvarsog kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af institutionens medarbejdere ved udførelsen af opgaverne. Regnskabinstruksen er senest opdateret i januar 2012 med virkning fra 1. januar Det er institutionens ansvar, at regnskabsinstruksen vedligeholdes og løbende ajourføres Indtægtsdækket virksomhed En betingelse for at drive indtægtsdækket virksomhed er bl.a., at institutionen afsætter sine produkter på vilkår i overensstemmelse med Finansministeriets budgetvejledning. Det samlede resultat for indtægtsdækket virksomhed på institutionen er 146 tkr. i 2012 og akkumuleret 707 tkr. for de sidste 4 år. Kravet om at det akkumulerede resultat for de sidste 4 regnskabsår skal være positivt, er opfyldt. Alle direkte indtægter og omkostninger ved den indtægtsdækkede virksomhed registreres løbende og særskilt fra institutionens øvrige virksomhed. Vi anbefaler dog, at institutionen opretter ændrer registreringerne, så det tydeligt fremgår hvilke indtægter og omkostninger der hører til de enkelte opgaver, så der kan foretages efterkalkulation på opgaveniveau. 6 Ledelsesberetningen I tilknytning til revisionen af årsregnskabet har vi gennemlæst ledelsesberetningen og sammenholdt oplysningerne heri med oplysningerne i årsregnskabet sammenholdt oplysningerne heri med den viden og de forhold, vi er blevet bekendt med i forbindelse med vores revision ud fra vores viden om regelgrundlaget taget stilling til, om der er fejl eller mangler i ledelsesberetningen Vi har ikke foretaget nye, særskilte arbejdshandlinger i forbindelse med vores udtalelse om ledelsesberetningen. Det udførte arbejde har ikke givet anledning til væsentlige bemærkninger. 7 Øvrige forhold 7.1 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med regnskabsaflæggelsen har vi indhentet en skriftlig erklæring fra den daglige ledelse om forhold af væsentlig betydning for årsregnskabet og ledelsesberetningen / _1.DOC 199

17 Den skriftlige erklæring omfatter årsregnskabets indhold, herunder kapitalberedskab, oplysninger om pantsætninger og sikkerhedsstillelser, garantistillelser, retssager, besvigelser, transaktioner med nærtstående parter, begivenheder efter balancedagen, oversigt over ikkekorrigerede forhold og andre områder, hvor det er vanskeligt at opnå et revisionsbevis. Endvidere dækker ledelsens regnskabserklæring de forhold, som ledelsesberetningen omhandler. Den modtagne regnskabserklæring har ikke givet anledning til bemærkninger. 7.2 Ikke-korrigerede forhold I forbindelse med regnskabsaflæggelsen har vi ikke konstateret forhold, som ikke er indarbejdet i det foreliggende udkast til årsregnskab og ledelsesberetning. 7.3 Fejlinformation i årsregnskabet som skyldes besvigelser Ledelsen har oplyst, at institutionens forretningsgange og interne kontroller inden for de væsentlige områder efter dens opfattelse anses for dækkende og velfungerende til imødegåelse af risikoen for besvigelser, herunder at der eksisterer passende funktionsadskillelse. Ledelsen har over for os bekræftet: sit ansvar for udformning, implementering og opretholdelse af intern kontrol med henblik på at forebygge og opdage besvigelser og fejl, og at den ikke har kendskab til eller formodning om besvigelser i institutionen Som krævet af de internationale revisionsstandarder har bestyrelsen på vores forespørgsel bekræftet, at den ikke har kendskab til konstaterede eller formodede besvigelser. Vi er ikke i forbindelse med vores revision blevet bekendt med forhold, der indikerer eller vækker mistanke om besvigelser af betydning for årsregnskabet. 7.4 Overholdelse af lovgivningen Vi er ikke i forbindelse med vores revision blevet bekendt med overtrædelser af regnskabslovgivningen og bogføringsloven eller anden lovgivning, der kan have væsentlig indvirkning på årsregnskabet og ledelsesberetningen. 7.5 Begivenheder indtruffet efter balancedagen Vi er ikke under vores gennemgang blevet bekendt med begivenheder, som i væsentlig grad påvirker årsregnskabet pr. 31. december 2012, og som ikke er indarbejdet og tilstrækkeligt oplyst i årsregnskabet / _1.DOC 200

18 8 Afsluttende oplysninger m.v. 8.1 Bestyrelsens formelle pligter Vi har påset, at: der er udarbejdet en forretningsorden for bestyrelsen der føres forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder revisionsprotokollater underskrives af bestyrelsen. Bestyrelsens forhandlingsprotokol Vi har læst bestyrelsens forhandlingsprotokol frem til mødet den 19. december Gennemlæsningen har ikke afdækket forhold, som ikke er medtaget i årsregnskabet. 8.2 Lovpligtige oplysninger I henhold til revisorloven skal vi oplyse, at vi opfylder lovgivningens krav til revisors uafhængighed, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. I henhold til bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse, skal vi endvidere erklære, at de modtagne statstilskud er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, samt at refusion og tilskudsgrundlag er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. Horsens, den KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob Nyborg statsaut. revisor Helle Lorenzen statsaut. revisor / _1.DOC 201

19 Revisionsprotokollat omfattende side er fremlagt på mødet den I bestyrelsen: Leif Støy Kirsten Normann Andersen Thomas Medom formand næstformand Marianne Svenningsen Niels Flade Nielsen Vibeke Sjøgren Leif Lund Palle Herskind Jørgensen Lene Beirholm Eriksen / _1.DOC 202

20 9 Revisortjekliste til indarbejdelse i revisionsprotokollen Institutionsnr.: Institutionens navn: Regnskabsår: 2012 Ministeriet for Børn og Undervisnings forord til Revisortjekliste Revisortjeklisten udarbejdes til brug for Ministeriet for Børn og Undervisnings kontrol af årsrapporter for institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Ministeriet anvender desuden tjeklisten i forbindelse med planlægningen af ministeriets tilsyn samt til statistiske formål. Den egentlige kontrol baseres ikke på besvarelsen af tjeklisten, men på en gennemgang af årsrapporter og revisionsprotokollater. Tjeklisten besvarer spørgsmål af formel karakter. Tjeklisten udfyldes af institutionens revisor i tilknytning til revisionen af årsrapporten. Tjeklisten indarbejdes i revisionsprotokollatet til årsrapporten og indgår i den fortløbende paginering. Institutionens bestyrelse er ansvarlig for, at institutionen foretager elektronisk indberetning til Ministeriet for Børn og Undervisning af revisors besvarelse af revisortjeklisten efter retningslinjer fastsat af ministeriet. Besvarelsen af tjeklistens enkelte spørgsmål kan være baseret på stikprøvevise undersøgelser vedrørende de pågældende forhold, gennemgange af forretningsgange eller af mere overordnede vurderinger af forholdene. Revisionen udføres ikke med henblik på at afgive særskilte konklusioner om enkeltstående forhold i regnskabsaflæggelsen eller om forvaltningen, ligesom revisionen ikke udføres med særlig henblik på besvarelse af tjeklisten. Revisors besvarelse af tjeklisten kan ikke træde i stedet for forbehold eller supplerende bemærkninger i revisionspåtegningen. Revisors besvarelse af tjeklisten kan ikke træde i stedet for revisors omtale i revisionsprotokollen af den udførte revision og konklusion vedrørende risikoområderne, jf. Revisionsstandard (RS) 265 om Revisionsprotokollen og Ministeriet for Børn og Undervisnings bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Vejledning og yderligere bemærkninger til udfyldelse af kolonnerne i tjeklisten samt henvisninger til regelsættet findes efter tjeklisten. Oplysning om revisors påtegning på regnskabet: Blank påtegning Forbehold Supplerende oplysninger / _1.DOC 203

21 Revisions- og kontrolområde 1. Formelle forhold vedrørende regnskabsaflæggelsen 1 Er årsrapporten udarbejdet i overensstemmelse med Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen paradigme for årsrapport? 2 Er årsrapporten uden væsentlige fejl og mangler? (BEK nr ) 2. Revision og revisionsarbejde 3 Har revisor fulgt op på eventuelle kritiske bemærkninger omtalt i sidste års protokollat? 4 Har revisor vurderet, at institutionens dispositioner er inden for institutionens formål? (BEK nr ) 5 Har revisor fået de oplysninger og den bistand, som revisor har fundet nødvendig? (BEK nr ) 6 Kan revisor bekræfte, at revisor ikke er udlejer eller revisor for udlejer af de ejendomme m.m., som institutionen anvender, eller for fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der kontrollerer udlejer (LBK nr ) 3. Revision af forretningsgange og interne kontroller 7 Har revisor vurderet, at institutionen efter forholdene har tilstrækkelige og opdaterede interne disponerings- og godkendelsesregler? (BEK nr ) 8 Har revisor vurderet, at de gældende interne disponerings- og godkendelsesregler er fulgt? (BEK nr ) 9 Er der den fornødne personelle adskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktioner på institutionen? (BEK nr ) 10 Har revisor vurderet, at institutionens regnskabsinstruks er opdateret og er i overensstemmelse med Økonomistyrelsens bek. nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen m.v.? 4. Finansiel revision 11 Har revisor vurderet, at institutionen har etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger til sik- Resultat af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritis ke bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA / _1.DOC 204

22 Revisions- og kontrolområde ring af institutionens aktiver? (BEK nr ) 12 Har revisor vurderet, at institutionen har etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger til sikring af en korrekt registrering af alle indtægter og udgifter? (BEK nr ) 13 Er der foretaget uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn mindst 1 gang i løbet af regnskabsåret? (BEK nr ) 14 Er institutionens likvide midler anbragt i overensstemmelse med 11 i loven? (LBK nr. 951) 15 Har revisor vurderet, at institutionens anlægskartotek er ajourført, og at den bogførte værdi af aktiverede aktiver i henhold til reglerne herom, er i overensstemmelse med finansbogholderiet? 16 Har revisor i årets løb foretaget tilstedeværelseskontrol af institutionens anlægsaktiver? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 3) 17 Har revisor, som led i sin revision af årsrapporten vurderet, at institutionens bygninger m.v. er afskrevet i overensstemmelse med reglerne regnskabsbekendtgørelsen(bek nr ) 5. Indtægtsdækket virksomhed 18 Kan revisor bekræfte, at institutionens akkumulerede resultat ikke har været negativt de seneste fire år i træk? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 4.2) 19 Har revisor påset, at der foreligger for- og efterkalkulationer? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 4.2) 20 Har revisor vurderet, at alle direkte indtægter og omkostninger ved den indtægtsdækkede virksomhed registreres løbende og særskilt fra institutionens øvrige virksomhed? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 4.2) 21 Afsætter institutionen efter revisors vurdering sine produkter på vilkår i overensstemmelse med Finansministeriets Budgetvejledning 2011, så private udbydere ikke påføres ubillig priskonkurrence? (LBK nr. 878, 36) Resultat af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritis ke bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA / _1.DOC 205

23 Revisions- og kontrolområde 6. Særlige kontrolopgaver 22 Er institutionen efter revisors vurdering i sit virke uafhængig og kommer institutionens midler alene institutionens undervisningsvirksomhed til gode? (LBK nr ) 23 Har revisor, som led i sin revision af årsrapporten vurderet, at institutionens tilskudsgrundlag er uændret i.f.t. de erklæringer, der er afgivet i årets løb (efterkontrol i forbindelse med revision af årsrapporten)? (BEK nr ) 24 Har institutionen udarbejdet en handlingsplan vedrørende sociale klausuler? (BEK nr nr. 1293, bilag 1, nr.10) 25 Har institutionen oplyst om antallet af ansatte i årsrapporten vedrørende sociale klausuler? (BEK nr ) 26 Har institutionen udarbejdet en skriftlig undervisningsmiljøvurdering? (LOV nr og 7 samt BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 9) 27 Har revisor vurderet, at evt. indgåede driftsoverenskomster om forberedende voksenundervisning (FVU) indeholder de krævede vilkår for varetagelsen af undervisningspligten? (BEK nr , stk. 1) 7. Løn- og ansættelsesforhold 28 Har revisor vurderet, at de ansattes løn - og ansættelsesvilkår følger finansministeriets aftalte eller fastsatte bestemmelser? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 2) 29 Har revisor vurderet, at de ansatte har ansættelsesbreve i overensstemmelse med gældende regler og aftaler, samt at institutionens personalesager er ajourførte? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 2) Resultat af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritis ke bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA / _1.DOC 206

24 Revisions- og kontrolområde 30 Har revisor vurderet, at variable ydelser i form af over/merarbejde, timeløn samt særlige ydelser m.v. er korrekt opgjort og dokumenteret ved specifikation af præstationerne og attesteret af dertil bemyndigede personer? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 2) 31 Har revisor vurderet at tillæg, vederlag og udgiftsdækkende ydelser er ydet i overensstemmelse med fastlagte regler herunder regler for lokal- løn? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 2) 32 Har revisor vurderet, at udbetalte lønninger og honorarer er indberettet korrekt i SLS-systemet? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 2) 33 Har revisor vurderet, at afskedigelsesproceduren i forbindelse med evt. uansøgte afskedigelser i året er sket i overensstemmelse med organisationsaftalerne og/eller ansættelsesbekendtgørelsen herunder at evt. godtgørelse er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler og aftaler? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 2) 34 Er resultatlønskontrakten, efter revisors vurdering, indgået i overensstemmelse med retningslinjerne udstedt af Kvalitets-og Tilsynsstyrelsen 6. december 2011? 35 Er bestyrelsens resultatvurdering, efter revisors vurdering, foretaget i overensstemmelse med retningslinjerne udstedt af Kvalitets-og Tilsynsstyrelsen 6. december 2011? 36 Kun for Landbrugsskoler: Har revisor vurderet, at skat, pension, bidrag m.v. vedrørende de ansatte er beregnet og indbetalt korrekt? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 2) 8. Forvaltningsrevision økonomistyring 37 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af skolens økonomistyring herunder om der udarbejdes og løbende følges op på drifts- og likvi- ditetsbudgetter? (BEK nr. 1293, bilag 1, nr. 6.4) 38 Er der en konklusion i revisionsprotokollen ved- Resultat af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritis ke bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA / _1.DOC 207

25 Revisions- og kontrolområde rørende skolens økonomistyring? (BEK nr , stk. 3) 9. Forvaltningsrevision - sparsommelighed 39 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af sparsommelighed? (BEK nr , stk. 3) 40 Er der en konklusion i revisionsprotokollen vedrørende sparsommelighed? (BEK nr , stk. 3) 10. Forvaltningsrevision - produktivitet 41 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af skolens produktivitet? (BEK nr , stk. 3) 42 Er der en konklusion i revisionsprotokollen vedrørende skolens produktivitet? (BEK nr , stk. 3) 11. Forvaltningsrevision effektivitet 43 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af skolens effektivitet? (BEK nr , stk. 3) 44 Er der en konklusion i revisionsprotokollen vedrørende skolens effektivitet? (BEK nr , stk. 3) Resultat af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritis ke bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA / _1.DOC 208

26 Vejledning til udfyldning af afkrydsningskolonnerne I kolonnen Resultat afkrydses JA rubrikken, hvis revisions- eller kontrolopgaven er udført og revisor kan svare bekræftende på spørgsmålet. Hvis der er væsentlige/kritiske bemærkninger til punktet, skal der foretages afkrydsning i kolonnen beregnet hertil og forholdet skal omtales i revisionsprotokollen. Dersom revisor svarer ja i resultatkolonnen vil der oftest ikke skulle foretages afkrydsning i kolonnen væsentlige/kritiske bemærkninger. Der skal afkrydses i Nej rubrikken i resultatkolonnen, når revisions- eller kontrolopgaven er udført, og revisor kan svare afkræftende på spørgsmålet. Hvis revisions- eller kontrolopgaven ikke er udført, må der ikke foretages afkrydsning i resultatkolonnen. Afkrydsning skal i stedet ske i enten kolonnen Punktet udskudt, jf. revisionsplanen eller i kolonnen punktet ikke relevant. En bekræftende besvarelse angiver ikke noget om grundlaget for og graden af sikkerhed i besvarelsen, og er ikke nødvendigvis udtryk for, at de besvarede forhold er anset for fuldstændige. Revisor har vurderet, at de konstaterede forhold må anses for forsvarlige under hensyntagen til de foreliggende omstændigheder, såsom institutionens aktiviteter, forretningsgange og administrative forhold i øvrigt. En afkræftende besvarelse forventes at give anledning til en omtale af forholdet i revisionsprotokollen, men er ikke nødvendigvis udtryk for, at forholdet er anset for at være kritisabelt under hensyntagen til de foreliggende omstændigheder. Regelhenvisning Paragrafhenvisningerne i denne tjekliste refererer til følgende regelsæt: LBK nr. 878: Bekendtgørelse af lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse, jf. LBK nr. 878 af 8. august BEK nr. 973: Bekendtgørelse om undervisning m.v. inden for forberedende voksenundervisning, jf. BEK nr. 973 af 19. juli 2007 med senere ændringer. LOV nr. 166: Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø, jf. LOV nr. 166 af 14. marts BEK nr. 1274: Bekendtgørelse om sociale klausuler som betingelse for modtagelse af statstilskud på selvejende uddannelsesinstitutioner, BEK nr af 4. december BEK nr. 70: Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen m.v., jf. BEK nr. 70 af 27. januar BEK nr. 1293: Bekendtgørelse om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelse, jf. BEK nr af 12. december ØAV-vejledningen: / _1.DOC 209