Økonomiudvalg - Anlæg

Transkript

1 ØU 100 IT anlægsudgifter Økonomiske konsekvenser i Budget 2012 og overslagsårene Hele kr./ 2010-priser Budgetforslag Udgifter Indtægter Netto Note: -(minus) = indtægt eller mindreudgift og + (plus) = udgift eller mindreindtægt. 1. Beskrivelse af forslaget: Øget digitalisering af Furesø kommunes arbejdsgange og services er en forudsætning for at kommunen kan drives effektivt. Borgerne forventer i højere og højere grad let tilgængelige services, som kan tilgås digitalt. Og medarbejderne forventer, at kommunen råder over den digitale understøttelse af arbejdsgangene, som er forudsætningen for hurtige og smidige sagsforløb. For at kunne leve op til disse krav er det nødvendigt, at Furesø Kommune investerer i modernisering og udvikling af vores IT systemer. Der blev derfor i forbindelse med Budget afsat midler til anlægsudgifter på IT området. Konkret blev der afsat midler til: 1. Investering i øget digital selvbetjening 2. Investering i digitale styringssystemer på økonomiområdet samt området for udsatte børn og unge 3. Investering i digitale work flow systemer I løbet af 2011 har udviklingen på området medført, at der er behov for at revurdere det anlægsbudget, som blev vedtaget i forbindelse med budget 2011 herunder det forventede ressourcebehov i 2012 og frem. Der fremlægges derfor et revideret budgetforslag for 2012 til Det samlede investeringsbehov er angivet i tabel 1 og uddybes i det følgende. Tabel 1. Oversigt over IT anlæg Initiativer Investeringer i øget digital selvbetjening Investering i digitale styringssystemer på økonomiområdet Investering i digitale work flow systemer herunder ESDH Samlede udgifter Investering i øget digital selvbetjening Furesø Kommune vil på en række område styrke mulighederne for digital selvbetjening og digital service i forhold til kommunens borgere. Furesø Kommune har derfor valgt at introducere en min side funktionalitet på den fællesoffentlige platform borger.dk til kommunens borgere, så borgerne kan tilgå alle kommunens digitale selvbetjeningsløsninger ét sted sammen med de øvrige offentlige selvbetjeningsløsninger fx fra SKAT, SU og folkeskolens Forældreintra.

2 Den fællesoffentlige min side løsning på borger.dk er en langt billigere platform end den min side løsning, som kommuner som Gentofte, Rudersdal og Roskilde har valgt. Samtidig sikrer vi, at der sker en automatisk integration med de nye offentlige selvbetjeningsløsninger, som automatisk vil blive integreret på borger.dk. Eksempelvis har Udbetaling Danmark valgt udelukkende at bruge borger.dk som digital kanal til borgerne. Det medfører en mindre behov for investeringer i digital selvbetjening end forventet i det oprindelige anlægsforslag fra budget I tabel 2 er oplistet de forventede investeringer i selvbetjeningsløsninger i 2012 og overslagsårene. Tabel 2: Initiativer vedr. øget digital selvbetjening (beløb i 1000 kr.) Initiativ Nye digitale selvbetjeningsløsninger Der er løbende behov for at investere i nye digitale selvbetjeningsløsninger. En del af disse løsninger udvikles i et tværkommunalt samarbejde (Umbrella), hvor kommuner går sammen om at bære udviklingsomkostningerne. Uddannelse og kampagne Der behov for en øget indsat til uddannelse af medarbejderne som digitale ambassadører, som kan hjælpe borgerne med i højere grad at benytte digital selvbetjening. Der er endvidere behov for en massig markedsføring af de digitale selvbetjeningsløsninger, som kommunen tilbyder borgerne. Optimering af anvendelse af Dokumentboks Udvikling af et hjælpeværktøj, der vil kunne sikre at borgerens sendes til den rigtige postkasse i kommunen. Samtidig arbejdes der på en emne- og sagsstruktur, baseret på KL s emneplan, der gør det muligt automatisk at sagsregistrere i ESDH Samlede udgifter Investering i digitale styringssystemer på økonomiområdet Furesø Kommune er i fuld gang med at implementere nyt styringssystem på økonomiområdet KMD Opus. Implementering løber i hele 2011 og frem til 1. april I budget 2011 forventedes en udgift til systemet på i alt 3 mio. kr. i Denne udgift kommer i stedet til at blive fordelt over 2011 og 2012, således at der til 2012 overføres 1,6 mio. kr. af de oprindeligt afsatte 3 mio. kr. Der bliver således en anlægsudgift i 2012 til KMD OPUS på 1,6 mio. kr. Investering i digitale work flow systemer Furesø Kommune skal sikre at alle arbejdsprocesser understøttes digitalt, så sagsbehandling kan foregå så effektivit og smidigt som muligt. Furesø Kommune er allerede involveret i projekter, som har økonomiske konsekvenser i ESDH

3 Vores nuværende ESDH system fra KMD (Furesag) er indkøbt i Vi skal for at følge udbudsregler mv. genkøbe ESDH systemet eller indkøbe et andet system fx via SKI Processen herfor igangsættes i I den sammenhæng er det besluttet at genkøbe Furesag for et år og samtidig igangsættes en analyse af det fremtidige behov for ESDH systemer i kommunen. Det vurderes at disse aktiviteter vil kræve ressourcer i størrelsesordnen kr. i 2012, kr. årligt i Øvrige investeringer i digitale workflow systemer Der kommer løbende nye muligheder for at investere i digitale workflowsystemer, som kan effektivisere arbejdsgangene i kommunen. For at sikre at kommunen kontinuerligt kan investere i systemer, som skaber effektiviseringer foreslås det, at der afsættes 1 mio. kr. årligt fra 2012 til Midlerne afsættes som en pulje, som de enkelte fagcentre kan søge mod fremvisning af en business case, som viser et positivt afkast på investeringen. Udgifter i forbindelse med udbud En række af de løsninger, som Furesø satte i drift i forbindelse med kommunalreformen, er nu ved at passere 4 års driftsperiode. Hvis ikke andet er aftalt, er 4 år normalt den periode, som kontraktsummen beregnes over. Under hensyntagen til de skærpede kontroller mv. fra Konkurrencestyrelsen skal vi gennemføre flere udbud, end hvad der hidtil har været praksis. Der er derfor skønsmæssigt afsat beløb til gennemførelse af udbud på kr. årligt fra Tabel 3: Initiativer vedr. øget digital selvbetjening (beløb i 1000 kr.) Initiativ ESDH Øvrige investeringer i digitale workflow systemer Udgifter i forbindelse med udbud Samlede udgifter Der blev i forbindelse med vedtagelse af budget afsat penge til afledte driftsudgifter fra anlægsinvesteringer i it. 2. Servicemæssige konsekvenser: Alle aktiviteter indebærer ændrede forretningsgange. Der er i aktiviteterne indbygget forøget selvbetjening for borgere og digital kommunikation mellem kommune og borgere og virksomheder. 3. Personalemæssige konsekvenser: En stor del af aktiviteterne indebærer besparelser på personalesiden. Disse vil blive synliggjort ved udarbejdelse af business-cases på de enkelte aktiviteter. 4. Miljø-, klima- og CO 2 mæssige konsekvenser: Ingen 5. Lovgrundlag og sammenhæng med Furesø Kommunes politikker: Nogle af aktiviteterne udspringer af økonomiaftalerne og offentlige initiativer.

4 Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke implementeret forslag (angiv hvilken) Omfattet af Kvalitetsfonden Behandlet i fagudvalget den Administrativt ansvar Skema udarbejdet af Tidligere fremsat Nej Ulrich Schmidt-Hansen og Erling Jepsen Ulrich Schmidt-Hansen og Erling Jepsen

5 ØU 101 Sikring af kommunale ejendomme Økonomiske konsekvenser i Budget 2012 og overslagsårene Hele kr./ 2010-priser Budgetforslag Udgifter Indtægter Netto Afledte driftsudgifter Note: -(minus) = indtægt eller mindreudgift og + (plus) = udgift eller mindreindtægt. 1. Beskrivelse af forslaget: I det oprindelige budget , som blev vedtaget i forbindelse med budgetforliget 2010, blev der bevilget 3,5 mio. kr. i hvert af årene. Ved budgettilpasningen i 2010 blev 2,0 mio. kr. flyttet fra 2010 til 2011, da udgifterne kunne udskydes til Ved kommunesammenlægningen overgik kommunen til at være selvforsikret og herved fik frigivet en væsentlig del af det tidligere forsikringsbudget på 10 mio, som blev lagt som en selvforsikringspulje. Kommunen er derfor kun forsikret overfor brand-, storm- og motoransvarsskader med en selvrisiko på kr. I fremtiden vil forsikringsselskaberne kun forsikre kommunens bygninger mod brandskader, såfremt der er lavet en forsvarlig adgangs- og brandsikring af bygningen og en organisation udover brandvæset som forebygger og risikovurder løbende adfærden i kommunen. For at leve op til forsikringsselskabernes øgede krav på dette område er det nødvendigt at der afsættes 2,7 mio. kr. årligt i 5 år til etablering af automatisk brandalarmeringsanlæg (ABA), tyverisikringsanlæg (AIA) og adgangskontrol (ADK). Målet er at kommunen online kan sikre og overvåge anvendelsen af kommunalebygningerne. Det omkostnings tunge område er brandsikring. Brandsikring af en bygning koster ca. 125 kr. pr. kvm. det kan nævnes, at ud af kommunens 8 skoler mangler 5 skoler (Solvangskolen, Syvstjerneskolen, dele af Søndersøskolen, Ll. Værløse skole og Egeskolen) brandsikring. Lyngholmskolen har fået nyt ABA anlæg i Behovet for brandsikringen af kommunens øvrige bygningejendomme vurderes sammen med skolerne. De seneste par år er nøglesystemer udskiftet fra traditionelle metalnøgler til off-line elektroniske nøgler/nøglekort i mange af kommunens bygninger. Dette har bevirket, at brugerne ikke har haft samme ansvarsfølelse overfor at lukke og låse døre og vinduer efter sig. De tror, at det klarer systemet, hvilket har bevirket at kommunens bygninger har stået åbne. For at imødegå uønsket gæster, er det nødvendigt at etablere on-line låsesystemer suppleret med tyverialarmer i bygningerne.

6 Da disse anlæg i dag ikke kan kommunikere on-line, er en udskiftning til on-lineanlæg en nødvendighed, for at kunne opretholde sikringen af bygningerne. Kommunens forsikringsmægler Willis har allerede varslet at flere forsikringsselskaber vil hæve præmiebetalingen betydeligt eller slet ikke forsikre, såfremt ovenstående ikke er iværksat. Furesø Kommunes forsikringskontrakter udløber pr og skal derefter i udbud. Der skal afsættes 0.8 mio til kvalitetssikring. Som konsekvens af overgangen til selvforsikring og herved centraliseringen af risikovurderingen i kommunen forventer forsikringsselskaberne at kommunen har en kompetent vagthavende funktion uden for normal arbejdstid, en risikokoordinatorfunktion som analysere forholdene og et afhjælpende niveau. Kommunen har i dag en vagthavende funktion som varetages af chefer og leder fra forskellige afdelinger. Denne opgave har udover løsning af konkrete henvendelser til den vagthavende, bevirket at viden om kommunens mange forskellige driftområder er blevet vurderet og evalueret kvalitetsmæssigt. Risikokoordinatorfunktion og servicevagten samarbejder målrettet om at identificere, forebygge og udbedre huller i sikkerhedsniveauet ved anvendelse af kommunens forsikringsmælers kvalitetsstyringssystem (Willis Blue), somkommunens forsikringsmælgeren Willis anvender ved forsikringsudbud. 2. Servicemæssige konsekvenser: Der kan på nuværende tidspunkt ikke garanteres for at uønskede personer kan skaffe sig adgang til kommunens bygninger, og derved have tid til at gennemføre væsentlige forringelse af bygningerne, herunder brandstiftelse. Reaktionstiden for kvalificeret indsats er afhængig af tilfældige meldinger fra forbipasserende. 3. Personalemæssige konsekvenser: Der henvises til driftsforslaget vedr. organisering af Bygningsservice i afdelingen Drift og Anlæg. 4. Miljø-, klima- og CO2 mæssige konsekvenser: Ingen. 5. Lovgrundlag og sammenhæng med Furesø Kommunes politikker: Ingen. Nyt forslag / tidligere fremsat, men ikke Tidligere fremsat implementeret forslag (angiv hvilken) Behandlet i fagudvalget den August 2010

7 Administrativt ansvar Skema udarbejdet af Niels Thygesen Morten Jessen