LeverandørService. Vejledning for kreditorer. Vejledning for kreditorer - LeverandørService. September 2013

Transkript

1 LeverandørService Vejledning for kreditorer September 2013 Nets Denmark A/S Lautrupbjerg Ballerup CVR-nr

2 Indholdsfortegnelse GENERELLE OPLYSNINGER... 3 Nets... 3 Formål... 3 Målgruppe... 3 Mere information... 3 Nets kontakt informationer... 3 KORT BESKRIVELSE AF LEVERANDØRSERVICE... 4 Leverandør-Service... 4 DEFINITIONER OG ORDLISTE... 5 Advisering... 5 Afregnings-konto... 5 Afvisning... 5 Betaling... 5 Betalingsdag... 5 Betalingsdato... 5 Betalings-oplysninger... 5 Betalings-tilladelse... 5 Bogføringsdag... 5 Debitor... 5 Debitorreglerne... 5 Kreditor... 5 Kreditorreglerne... 5 Kvitterings- og anmærknings-oplysninger... 5 Tilbageførsel... 5 Til- og afgangs-oplysninger... 5 SÅDAN BLIVER DU KUNDE... 6 Aftale om LeverandørService... 6 Din registrering i Nets... 7 DINE KUNDER OG LEVERANDØRSERVICE... 8 Din kundes oprettelse af betalingstilladelse til LeverandørService... 8 Hvad er en betalingstilladelse... 8 Oprettelse af betalingstilladelse... 8 Ændring i din kundes betalingstilladelse... 9 Advisering til debitorer Din kundes rettigheder i LeverandørService Pengeinstitutternes rettigheder i forhold til din kunde KRAV TIL DOKUMENTATION ÆNDRINGER AF DIT AFTALEFORHOLD PÅ LEVERANDØRSERVICE BETALINGER TIL LEVERANDØRSERVICE Tidsforløb for betalinger i LeverandørService UDVEKSLING AF DATA MED NETS Modtagelse og levering af data Til- og afgangsoplysninger Leverancekvittering Kvitterings- og anmærkningsoplysninger Indhold i betalings-oplysninger Specificerede betalingsoplysninger Afleveringsfrister for betalingsdata til LeverandørService Datakommunikation Dataleverandøraftale (DL01) Oversigt over regler, vejledninger, aftaler og formularer

3 Generelle oplysninger Nets Denne vejledning er udarbejdet af Nets Denmark A/S, i det følgende benævnt Nets. Formål Det er formålet med denne vejledning at give en gennemgang af LeverandørService, herunder begreber og funktioner. Målgruppe Vejledningen henvender sig til kunder (kreditorer), som bruger LeverandørService, uanset om kreditor der selv er dataleverandør og udveksler datafiler med Nets eller kreditor bruger en underleverandør til at udveksle data med Nets. Der findes særskilte tekniske vejledninger for ind- og uddata på Mere information Alle regler, vejledninger, blanketter mv. findes på Her kan du også finde kontaktoplysninger og åbningstider. Nets kontakt informationer Nets Denmark A/S CS Payment Denmark, Lautrupbjerg 10 Postbox Ballerup Tlf

4 Kort beskrivelse af LeverandørService Leverandør- Service LeverandørService er til virksomheder, der har en tæt og regelmæssig samhandel med deres erhvervskunder, og benyttes til at iværksætte betalinger i danske kroner mellem konti i pengeinstitutter tilsluttet LeverandørService. LeverandørService er et erhvervsprodukt, som er beregnet til tilbagevendende betalinger fra debitorer, men kreditor kan også iværksætte engangsbetalinger eller udbetaling af tilgodehavender til debitorer. Som leverandør giver løsningen dig mulighed for at trække dine tilgodehavender direkte fra din erhvervskundes konto i pengeinstituttet efter aftale med kunden og kundens pengeinstitut. Det er dig som leverandør, der efterfølgende tager initiativ til at opfordre dine kunder til at oprette sig som debitorer. Din kunde (debitor) giver dig (kreditor) tilladelse til selv at trække dit tilgodehavende direkte på den konto kunden har oplyst, forudsat kundens pengeinstitut godkender aftalen. Du skal som kreditor sørge for at advisere debitor inden betalingen bliver gennemført på den aftalte betalingsdag. BEMÆRK: LeverandørService er forbeholdt betalinger imellem erhvervsvirksomheder. Nedenstående figur giver dig et overblik over LeverandørService. 4

5 Definitioner og ordliste Advisering Betaling Betalingsdag Betalingsdato Afregningskonto Afvisning Betalingsoplysninger Betalingstilladelse Bogføringsdag Debitor Debitorreglerne Kreditor En advisering er en meddelelse fra kreditor til debitor med specificerede oplysninger om, at kreditor iværksætter en betaling fra eller til debitors konto ved brug af LeverandørService. Konto, der skal bruges til afregning af betalinger i LeverandørService. Afvisning af en betaling medfører, at denne ikke gennemføres. Debitor kan før betalingsdagen afvise en kommende betaling. Betalinger i LeverandørService kan enten være opkrævninger, som trækkes på debitors konto eller udbetalinger til debitors konto. Betalingsdagen er den dag, hvor beløbet hæves eller indsættes på debitors konto. Betalinger bliver kun gennemført på bankdage. Den dato, som kreditor angiver, at Nets skal hæve beløbet fra eller udbetale beløbet til debitors konto, og indsætte henholdsvis trække beløbet fra kreditors konto. Betalingsoplysninger indeholder en status på de enkelte betalinger. Når LeverandørService har gennemført betalingen, sender Nets betalingsoplysninger til kreditor. En betalingstilladelse er en aftale mellem debitor og kreditor, hvor debitor giver kreditor ret til via LeverandørService at iværksætte betaling af tilgodehavender fra debitors konto eller udbetale et mellemværende til debitors konto Samme dag som betalingsdatoen og betalingsdagen. Kreditors kunde, som har givet kreditor tilladelse til at trække sine tilgodehavender direkte på sin konto i et pengeinstitut. Med debitorreglerne forstås Generelle regler for debitorer i LeverandørService. En virksomhed, som selv tager initiativ til at trække tilgodehavender på sine kunders konti i et pengeinstitut ved hjælp af LeverandørService. Kreditorreglerne Med kreditorreglerne forstås Generelle regler for kreditorer i LeverandørService. Kvitterings- og anmærkningsoplysninger Tilbageførsel Til- og afgangsoplysninger Kvitteringen indeholder en foreløbig accept af de enkelte betalinger samt eventuelle bemærkninger. Nets sender kvittering og anmærkninger, når LeverandørService har behandlet en leverance med debitoroplysninger. Tilbageførsel af en betaling medfører, at beløbet tilbageføres fra kreditors til debitors konto. Debitor eller debitors pengeinstitut kan anmode om tilbageførsel af en gennemført betaling, hvis betingelserne er opfyldt, Til- og afgangsoplysningerne er en periodisk oversigt over oprettede eller afmeldte betalingstilladelser. 5

6 Sådan bliver du kunde Aftale mellem kreditor og Nets For at blive kreditor i LeverandørService, skal du først indgå en Kundeaftale og en Kreditoraftale med Nets. Kundeaftalen indeholder oplysninger om stamdata relateret til din virksomhed. Ligeledes er der oplysninger om ejerforhold, tegningsregler og fuldmagtsforhold. Dette er samlet de oplysninger Nets Denmark A/S skal bruge for at udføre KYC (Know Your Customer) proceduren, som forskrevet i loven om forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering. Kreditoraftalen indeholder de oplysninger om din virksomhed, som skal bruges til LeverandørService. Det være sig ting som konto -og faktureringsforhold. Aftale om LeverandørService Kreditoraftalen er den aftale, som du skal indgå med dit pengeinstitut og Nets, for at tilslutte dig som kreditor i LeverandørService. Aftalen er en forudsætning for, at du som kreditor kan bruge LeverandørService. Aftalen træder i kraft, når dit pengeinstitut har godkendt at tilknytte en konto til LeverandørService samt din gebyrkonto. Pengeinstituttet er ikke forpligtet til at stille en konto til rådighed for din brug af LeverandørService. Kreditoraftale Kreditoraftalen består af Kreditoraftalen består af: Kundeaftale Payments Aftaleformular LS01 Generelle regler for kreditorer i LeverandørService Herudover skal du udfylde en Dataleverandøraftale DL01. Aftaleformular LS01 Aftaleformular LS01: udfyld hele formularen og underskriv den. dit pengeinstitut skal også underskrive formularen og hermed godkende aftaleforholdet. Nedenstående skema uddyber forklaring til felterne på aftaleformular LS01. Felt CVR-nummer P-nummer Kontaktperson Afregningskonto Gebyrkonto Forklaring Det nummer som din virksomhed har fået tildelt hos Erhvervsstyrelsen. Ud over et CVR-nummer får en virksomhed også tildelt ét såkaldt P-nummer (Produktionsenhedsnummer) for hver fysisk beliggenhed, hvor virksomheden driver virksomhed fra. P- nummeret er et 10-cifret entydigt nummer. Den person i dit firma som Nets kan kontakte i forbindelse med LeverandørService. Din konto som banken har godkendt, at du kan bruge til at afregne betalinger i LeverandørService. Dem konto som Nets skal fakturere sine gebyrer fra. Hvis feltet er tomt bruges afregningskontoen. 6

7 Dataleverandørens CVR-nummer. Specificerede betalingsoplysninger ønskes Hvis Nets modtager dine data fra en ekstern dataleverandør, skal du oplyse dataleverandørens CVR-nummer her. Hvis du selv sender data til Nets, skal du oplyse din egen virksomheds CVR-nummer, som skal svare til det CVR-nummer du har angivet i Dataleverandøraftalen (DL01). Specificerede betalingsoplysninger er oplysninger om hvert enkelt betaling, der er blevet gennemført i LeverandørService. Din registrering i Nets Forløbet omkring indgåelse af aftale om LeverandørService: Trin Handling 1 Du udfylder og underskriver Kundeaftalen og vedlægger den relevante dokumentation for oplysningerne 2 Du udfylder og underskriver kreditoraftale i samråd med dit pengeinstitut. 3 Du udfylder og underskriver dataleverandøraftalen, hvis du selv skal være Dataleverandør. 4 Dit pengeinstitut stempler/underskriver kreditoraftalen og sender aftalen sammen med evt. DL01 blanket videre til Nets. 5 Nets tildeler dig et kreditornummer og registrerer aftalen. 6 Du får tilsendt et stamkort, som er din kopi af kreditoraftalens oplysninger. Stamkortet oplyser dig dit kreditornummer i LeverandørService. 7 Du sikrer dig, at oplysningerne på stamkortet er korrekte, og kontakter Nets, hvis der er uoverensstemmelser. 8 Du kan nu kontakte dine kunder (debitorer), og opfordre dem til at tilslutte sig som debitorer i LeverandørService. Oprettelsesforløb Kreditorstamkort Når Nets har registreret din kreditoraftale i LeverandørService, modtager du et stamkort. Stamkortet er baseret på aftalen, og indeholder dine stamoplysninger, herunder kontooplysninger. Det er vigtigt, at du kontrollerer, at oplysningerne på stamkortet er korrekte og registreret i henhold til dine ønsker. Du modtager et nyt stamkort, hver gang du har ændret dine stamoplysninger. Sådan ændrer du oplysninger i kundeaftalen Kreditorregler Ændringer af dine almindelige stamoplysninger, såsom kontaktpersoner og faktureringsadresse kan ske løbende på kreditoraftalen. De generelle stamdata, som navn og adresse opdateres løbende fra Erhvervsstyrelsens CVR register. Som kreditor skal du derfor sørge for at dine oplysninger er korrekte og opdaterede hos Erhvervsstyrelsen. Hvis du ønsker at ændre dine kontooplysninger i kreditoraftalen, fx ved at tilføje nyt kontonummer, skal du indsende en ny kreditoraftale, som er underskrevet af dit pengeinstitut. Du er forpligtet til at meddele eventuelle ændringer i dine virksomhedsoplysninger til Nets. Det er dit ansvar, hvis du ikke modtager vigtige meddelelser fra Nets, fordi du ikke har ajourført dine oplysninger. Du finder kreditorreglerne for LeverandørService på 7

8 Dine kunder og LeverandørService Din kundes oprettelse af betalingstilladelse til LeverandørService Sådan bliver en virksomhed debitor Din kunde bliver debitor i LeverandørService ved, at din kundes virksomhed opretter en betalingstilladelse. Betalingstilladelsen gælder kun over for den kreditor, som betalingstilladelsen vedrører. Når betalingstilladelsen er oprettet hos Nets, består din og debitors relation i LeverandørService af dit kreditornummer og debitors kundenummer hos dig. Hvad er en betalingstilladelse Debitors betalingstilladelse angiver, at du som kreditor må iværksætte betalinger fra debitor til kreditor via LeverandørService fra den angivne konto samt, at debitor har tiltrådt debitorreglerne. Oprettelse af betalingstilladelse Debitors betalingstilladelse Oprettelsesmuligheder Indhold i betalingstilladelse Betalingstilladelser kan oprettes på én af følgende måder: Du kan indgå betalingstilladelsen med din kunde. Her indberetter du betalingstilladelsen elektronisk til Nets i overensstemmelse med vejledningerne for dette, se under afsnittet Regler for egen tilmeldingsformular (s. 9). Debitors pengeinstitut kan på vegne af debitor indhente eller ændre en betalingstilladelse på en særlig formular, som debitor underskriver. Debitors pengeinstitut kan afvise at lade debitor bruge en konto til LeverandørService. Du kan på din hjemmeside opsætte et link til en tilmeldingsformular hos Nets, hvor din kunde kan indgå betalingstilladelse. Denne oprettelsesmulighed forudsætter en særskilt aftale med Nets (via blanket LS04). Betalingstilladelse kan ikke ændres via denne løsning. En betalingstilladelse er en aftale mellem én kreditor og én debitor, og tegnes via en debitorformular og består af flg. oplysninger: Del Funktion Antal karakterer Kreditornummer Kundenummer Registreringsnummer Kontonummer CVR-nummer Du får tildelt et kreditornummer af Nets. Din virksomhed bliver registreret under det nummer i LeverandørService. Det nummer, som du identificerer debitor ved. Kundenummeret kan bestå af både store bogstaver og/eller tal. (Specialtegn samt æ, ø og å kan ikke benyttes) Registreringsnummeret på det pengeinstitut, hvorfra debitor ønsker betalingerne skal ske. Nummeret på den konto, hvorpå debitor tillader dig at trække dit tilgodehavende. Det nummer som virksomheder får tildelt når de bliver registreret hos SKAT eller Selskabsstyrelsen. 5 maksimalt

9 Regler for egen tilmeldingsformular Hvis du indhenter debitors betalingstilladelse på din egen tilmeldingsformular, så husk at: du indestår for at betalingstilladelsen indeholder debitors gyldige og forpligtende underskrift. du skal opbevare betalingstilladelsen med debitors underskrift i mindst 4 måneder efter, at kundeforholdet er ophørt, da du i tilfælde af indsigelse fra debitor skal kunne dokumentere, at der er indgået en gyldig betalingstilladelse. du skal sørge for at debitor får udleveret et eksemplar af debitorreglerne. Betalingsoplysninger indberettet af debitor Hvis du som kreditor ønsker at udvikle muligheden for at dine kunder selv kan indberette betalingsoplysninger via webformular, skal debitor for hver enkel betaling godkende, at kreditor må iværksætte betaling fra debitors konto. Debitor skal for hver enkelt betaling godkende beløb og betalingsdag. Kreditor skal til enhver tid kunne dokumentere, at debitor har foretaget godkendelserne. Hvem skal oprette betalingstilladelsen? Hvis Nets skal datafange betalingstilladelsen ud fra oplysningerne på tilmeldingsformularen, du selv indberetter betalingstilladelsen elektronisk til Nets, Pengeinstituttet opretter betalingstilladelsen på vegne af debitor så skal debitor sørge for at underskrive at tilmeldingsformularen LS-031, inden Nets modtager formularen til datafangst. skal du følge kreditorreglerne. skal debitor underskrive og pengeinstituttet indsender til Nets. Kreditor skal via internettet give debitor kvittering for modtagelsen af ovenfor nævnte godkendelse fra debitor. Kvitteringen skal være debitor i hænde senest 1 bankdag før betalingsdagen. Kreditor bærer risikoen for, at kvitteringen kommer frem til debitor inden fristens udløb. Ændring i din kundes betalingstilladelse Ansvarlig for indmeldelse af ændringer Det er debitors pengeinstitut, der skal sørge for at indberette ændringer af debitors betalingstilladelse til Nets. Hvis ændringen vedrører kontoforhold CVR-nummer kundenummer så skal debitor i samarbejde med sit pengeinstitut sørge for at indberette de nye oplysninger til Nets, så betalingstilladelsen bliver ajourført i LeverandørService. skal du som kreditor sørge for at indberette ændringen til Nets. BEMÆRK: Det gælder uanset om du, debitor selv eller debitors pengeinstitut har oprettet betalingstilladelsen. Afmelde betalingstilladelse fra debitor Din kunde kan til enhver tid meddele sit pengeinstitut eller direkte til dig som kreditor, at han ønsker at afmelde sin betalingstilladelse. Når Nets har registreret en afmelding af en betalingstilladelse, vil der ikke kunne gennemføres betalinger under betalingstilladelsen. Afmelding af en betalingstilladelse har virkning for betalinger med betalingsdag fra og med bankdagen efter, at debitors afmelding er registreret af Nets. 9

10 Hvis afmeldingen er meddelt pengeinstituttet, skal pengeinstituttet videresende afmeldingen til Nets. Hvis debitor har foretaget afmeldingen direkte til dig, som kreditor, skal du med det samme videresende denne til Nets via transaktion 540. Hvis dit forretningsforhold med debitor ophører, skal du tilsvarende afmelde debitors betalingstilladelse. Nyt pengeinstitut Hvis debitor skifter filial eller pengeinstitut, skal det nye pengeinstitut sørge for at ændre betalingstilladelsen. Du kan som kreditor få brug for at give debitor et nyt kundenummer. Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør, så kontakt Nets CS Payments DK. TIP: Hvis du selv indberetter debitors betalingstilladelse elektronisk til Nets, kan du her ændre kundenummeret. Advisering til debitorer Nyt kundenummer? Advisering til debitor Frister for advisering En advisering til debitor er oplysninger fra dig som kreditor om en forestående betaling. I henhold til kreditorreglerne skal du som kreditor i LeverandørService advisere debitor. 1) Debitor skal modtage adviseringen senest 3 bankdage før betalingsdagen. 2) Hvis debitor selv indberetter betalingsoplysninger via internettet, skal kreditor, via internettet, give debitor kvittering for modtagelsen af ovenfor nævnte godkendelse fra debitor. Kvitteringen skal være debitor i hænde senest 1 bankdag før betalingsdagen. Kreditor bærer risikoen for, at kvitteringen kommer frem til debitor inden fristens udløb Adviseringsindhold Debitor har krav på information omkring de enkelte betalinger, selvom debitor, i kraft af sin betalingstilladelse, giver dig ret til at trække dit tilgodehavende direkte på debitors konto. Adviseringen skal som minimum indeholde oplysninger, så debitor kan identificere den kommende betaling. Det vil sige: hvad betalingen dækker beløbet og datoen for, hvornår betalingen bliver gennemført. EKSEMPEL: En advisering kan være en faktura eller en kreditnota. Hvordan du udformer adviseringen, aftaler du med debitor. Din kundes rettigheder i LeverandørService Debitorregler Afvise eller tilbageføre en betaling Selvom debitor har givet dig tilladelse til at trække dit tilgodehavende direkte på debitors konto, har debitor i henhold til "Debitorreglerne særlige rettigheder omkring betalingstilladelsen og de enkelte betalinger. Find debitorreglerne på Debitor kan afvise en betaling ved at give skriftlig meddelelse til sit pengeinstitut om, at betalingen ikke må gennemføres. Debitor kan altid afvise en betaling, fx hvis vare ikke er modtaget. Debitor kan tilsvarende tilbageføre en betaling ved at give skriftlig meddelelse til sit pengeinstitut om, at betalingen skal tilbageføres. Anmodning om tilbageførsel via pengeinstituttet skal være Nets i hænde 10

11 senest 3 bankdage efter betalingsdagen. En betaling kan kun afvises eller tilbageføres i sin helhed. Debitors afvisning eller tilbageførsel gælder kun for den eller de betalinger, der udtrykkeligt er angivet i debitors meddelelse. BEMÆRK: En afvisning gælder ikke for andre eller fremtidige betalinger, der er omfattet af betalingstilladelsen. Manglende advisering Du skal selv indhente restancen Indsigelse om uautoriseret betaling Frist for indsigelse Hvis debitor ikke modtager en advisering fra kreditor omkring en forestående betaling senest 3 bankdage før betalingsdagen, kan debitor afvise den pågældende betaling i henhold til proceduren beskrevet under Afvise eller tilbageføre en betaling). Hvis du konstaterer, at en kunde ikke har betalt, fordi kunden har udnyttet sin ret til at afvise eller tilbageføre en betaling, skal du selv sørge for, at din kunde betaler det skyldige beløb. Debitor kan over for sit pengeinstitut fremsætte indsigelse om, at der ikke foreligger en gyldig betalingstilladelse med kreditor om brug af LeverandørService i det pågældende skyldforhold, eller at en betaling er fejlagtigt gennemført. En betaling anses for uautoriseret, hvis det ikke kan dokumenteres, at der foreligger en gyldig betalingstilladelse. En betaling anses for fejlbehæftet, hvis den ikke er korrekt registreret og bogført, eller hvis betalingen er ramt af tekniske svigt eller andre tilsvarende fejl fra Nets eller pengeinstituttets side. Hvis betalingen er uautoriseret eller fejlbehæftet, kan betalingen i sin helhed blive tilbageført via debitors pengeinstitut. Debitor skal fremsætte indsigelsen over for sit pengeinstitut snarest muligt og senest 4 måneder efter betalingsdagen. Pengeinstitutternes rettigheder i forhold til din kunde Godkendelse af betalingstilladelsen Oprettelse af en betalingstilladelse forudsætter, at debitors pengeinstitut godkender aftalen. Debitors pengeinstitut kan til enhver tid trække sin godkendelse tilbage og afmelde debitors betalingstilladelse. Tilbageførsel af en betaling Debitors pengeinstitut kan tilbageføre en gennemført betaling i følgende situationer: - Der er ikke dækning på debitors konto på betalingsdagen - Den anvendte betalingstilladelse er afmeldt af debitor eller debitors pengeinstitut - Debitors pengeinstitut kan ikke godkende debitors betalingstilladelse - Betalingstilladelsen er bortfaldet, fordi debitors kontoforhold med pengeinstituttet er ophørt før betalingsdagen. - Der er fejl ved betalingsdata eller ved behandlingen af disse. BEMÆRK: Du kan også efter udløbet af 3-dages fristen for debitors tilbageførsler blive mødt af krav om tilbageførsel fra debitors pengeinstitut. 11

12 Krav til dokumentation Dokumentation for oprettelse og indhold Kreditor skal på anmodning fra Nets kunne dokumentere, at der foreligger en gyldig betalingstilladelse fra debitor, hvis tilladelsen er indhentet af kreditor. Kan kreditor ikke dokumentere betalingstilladelsen, risikerer kreditor, at betalingen tilbageføres. Kreditor bør opbevare dokumentation for betalingstilladelser i mindst 4 måneder efter, at forretningsforholdet med debitor er ophørt. Hvis debitor har givet betalingstilladelsen via sit pengeinstitut, skal pengeinstituttet dokumentere betalingstilladelsens eksistens. 12

13 Ændringer af dit aftaleforhold på LeverandørService Indledning Det er vigtigt, at dit aftaleforhold som kreditor i LeverandørService altid bliver ajourført i Nets, og du er som kreditor forpligtet til at sørge for at Nets altid har de korrekte oplysninger. Hvis du har ændringer til de oplysninger, som du har angivet på Kundeaftalen skal du ydermere sende en opdateret dokumentation for denne oplysning fx hvis du ændrer bankkonto skal du udover LS01 blanketten, indsende et kontoudtog, der dokumenteret din virksomheds ejerskab af kontoen. Kreditoraftale LS01 Udveksling af data Nyt CVRnummer Ændringer af dine almindelige stamoplysninger, såsom navn, adresse, kontaktpersoner mv. kan ske løbende. Her benytter du formular LS01 på og indsender den til Nets enten pr. mail eller som fax. Bemærk, at virksomhedens navn og officielle adresse ikke kan ændres med mindre disse oplysninger også fremgår af det officielle CVR register fra Erhvervsstyrelsen, da Nets modtager disse oplysninger direkte fra dette register. Du skal derfor sikre dig at din virksomhedsoplysninger er opdateret i CVR registret. Faktureringsadressen er du naturligvis altid velkommen til at ændre ved at indsende en LS01 blanket. Såfremt du har ændringer til din afregningskonto, skal du involvere dit pengeinstitut, som skal underskrive. Hvorefter du indsender de nye oplysninger til Nets, så dit aftaleforhold bliver ajourført i LeverandørService. Du skal endvidere sende et kontoudtog, der dokumenterer din virksomheds ejerskab af kontoen. Hvis du ændrer oplysninger, der vedrører din kommunikation og udveksling af data med Nets, skal du kontakte Nets Service desk Du kan læse mere om ændringer, der vedrører udveksling af data i senere kapitel "Udveksling af data med Nets". Hvis din virksomhed får nyt CVR-nummer skal du oplyse Nets herom. Om ændringen kan registreres på dit nuværende kundeforhold, eller fordrer et nyt kundeforhold afhænger af den enkelte grund for ændringer i CVR oplysningerne. Der er som regel tale om en ny virksomhed, hvis du tildeles et nyt CVR nummer. Hvis der er tale om en ny virksomhed som udslag af et opkøb, salg eller ejerskifte, skal din virksomhed tegne et nyt kundeforhold med Nets. Hvis du er i tvivl om du kan ændre dit CVR nummer hos Nets, så kontakt Nets CS Payment DK Hvis du bruger en ekstern dataleverandør, og denne skifter CVR nummer, skal du melde ændringen på LS01 Blanketten, samt på DL01 blanketten. Fusion Hvis din virksomhed fusionerer med en anden virksomhed, som også er kreditor i LeverandørService, så kontakt Nets CS Payment DK. Nets vil rådgive jer, så I finder en løsning på, hvordan I fremover kan fungere som kreditor i LeverandørService. 13

14 Betalinger til LeverandørService Når kreditor danner betalinger til LeverandørService, er der flere ting man skal være opmærksom på. I dette afsnit har vi samlet de vigtigste forhold. Betalingstyper Betalingsdato Afleveringsfrist Debitor er først klar til betaling, når Nets har registreret betalingstilladelsen og kreditor har modtaget til- og afgangsoplysninger, hvor den pågældende debitor figurerer som tilgang. BEMÆRK: Derfor kan kreditor ikke sende en oprettelse af en debitors betalingstilladelse samt en betaling til samme debitor i samme leverance. Der er 2 betalingstyper i LeverandørService. Opkrævning (recordtype 580), som betyder, at du trækker dit tilgodehavende på debitors konto. Udbetaling (recordtype 585), som betyder, at du overfører beløb til debitors konto. Eksempelvis en kreditnota. Beløbet hæves på debitors konto og indsættes på kreditors konto på den betalingsdag, som er angivet i de indsendte betalingsdata. Betalingsdatoen er den bankdag, hvor beløbet bliver bogført på din og debitors konti. VIGTIGT: Afleveringsfristen for betalinger via LeverandørService er senest bankdagen før betalingsdagen kl Hvornår kan du aflevere betalinger? Du kan aflevere betalinger til Nets hver dag op til 90 kalenderdage frem i tiden men kun en opkrævning eller en udbetaling og husk at Betalingsdagen skal være en bankdag betalingsdagen skal være en bankdag det gælder pr. kundenummer pr. betalingsdag. VIGTIGT: Du kan kun gennemføre én betaling pr. kundenummer pr. betalingsdato. Afvent til- og afgangsoplysninger Betalingskvittering Stop af betaling Betaling fra debitors konto via LeverandørService anses som betaling med frigørende virkning for debitor. Debitor er berettiget til at anse en kontoudskrift, hvoraf betalingen fremgår, som kvittering for gennemført betaling. Dette gælder dog ikke, hvis betalingen efterfølgende tilbageføres. Du har ikke mulighed for at stoppe eller slette en hel leverance. I stedet kan du annullere en eller flere betalinger ved at indsende en eller flere nye betaling med 0 kroner som beløb med samme betalingsdato, som den/de betalinger du ønsker at annullere. Herved bliver debitor ikke trukket et beløb. Afhængig af den enkelte banks politik, kan der dog fremgå en 0 kroners transaktion på debitors kontooversigt. BEMÆRK: Sidst indlæste og ajourførte betaling til samme debitor med samme betalingsdato annullerer tidligere ajourførte betalinger. Dette gælder uanset, om du afleverer betalingerne i samme eller i flere leverancer. Når du modtager kvitterings- og anmærkningsoplysninger vil det fremgå, at beløbet er erstattet af en ny betaling. BEMÆRK: Der må ikke være flere betalinger til samme debitor i en leverance. 14

15 Tidsforløb for betalinger i LeverandørService Betalingsforløb Når kreditor sender en betaling til LeverandørService igangsættes en række indbyrdes afhængige processer. Tidsforløbet er beskrevet nedenfor, for bankdag 0-4 med angivelse af de enkelte trin per bankdag. Beskrivelse Bankdag Hos dig sker følgende I Nets eller hos debitor I dag 0 1. Du sender dine betalinger med betalingsdato = næste bankdag til Nets inden kl Du modtager leverancekvitteringen. 6. Du modtager kvittering og anmærkningsoplysninger. 7. Du modtager betalingsoplysninger. 2. Nets indlæser og validerer hver enkelt betaling for eventuelle fejl. 3. Nets sender en leverancekvittering. 5. I løbet af aftenen danner Nets kvitterings- og anmærkningsoplysninger samt betalingsoplysninger. 1. Betalingsdag Dag 2, 3 & 4 2. Din bankkonto bliver krediteret/debiteret for de betalinger, der er blevet gennemført i henhold til betalingsoplysningerne. 1. Din bankkonto bliver debiteret/krediteret, hvis debitor eller pengeinstituttet har tilbageført betalingen. 4. Du modtager yderligere betalingsoplysninger, hvis der er betalinger som er tilbageført. 1. Betalingerne bliver gennemført, 3. Debitors bankkonto bliver debiteret/krediteret. 4. Muligt for debitor eller debitors pengeinstitut at tilbageføre betalingen. 2. Muligt for debitor eller debitors pengeinstitut at tilbageføre betalingen. 3. Nets sender betalingsoplysninger, hvis der er tilbageførte betalinger. Tidslinje Nedenfor ser du tidsforløbet for en betaling illustreret ved hjælp af en tidslinje. Kreditor Dag -3 Dag -2 Vare & advisering afleveres til debitor Dag - 1 Dag 0 Dag 1 Data sendes til Nets Beløb indsættes hos kreditor Dag 2 Dag 3 Dag 4 Debiteres, hvis der har været tilbageførsler Debitor Debitor/ Pengeinstitut Kan afvise Modtager advisering Kan afvise Beløb hæves hos debitor Krediteres, hvis der har været afvisninger/ tilbageførsler Mulighed for at Tilbageføre 15

16 Udveksling af data med Nets Modtagelse og levering af data Opbygning af data Du finder beskrivelse af, hvordan du opbygger data i flg. dokumenter: LeverandørService beskrivelse af elektronisk inddata til Nets LeverandørService beskrivelse af elektronisk uddata fra Nets på Til- og afgangsoplysninger Definition på til- og afgangsoplysninger Til- og afgangsoplysninger er en statusoversigt på, hvilke debitorer, der har fået oprettet eller afmeldt deres betalingstilladelse siden sidste til- og afgangsoplysninger blev dannet. Hvis du selv opretter dine debitorer er til- og afgangsoplysninger en kvittering for dine debitoroplysninger til Nets og udsendes elektronisk dagligt. Indhold i tilog afgangsoplysninger Til- og afgangsoplysninger indeholder: Information om som oplyser dig Debitor tilgang Debitor afgang debitors kundenummer datoen for, hvornår Nets har registreret oprettelsen af betalingstilladelsen. debitors kundenummer datoen for, hvornår Nets har registreret at betalingstilladelsen er blevet afmeldt. Afvent til- og afgangsoplysninger Når Nets modtager en oprettelse eller afmeldelse af en betalingstilladelse i LeverandørService, sker følgende: Tri n Handling 1 Debitorregisteret i Nets bliver ajourført. 2 Du modtager til- og afgangsoplysninger elektronisk fra Nets. 3 Det betyder at: hvis der er tale om en oprettelse af en betalingstilladelse afmelding af en betalingstilladelse Så er LeverandørService klar til, at du sender betalinger til debitor og du kan nu benytte Leverandørservice er betalingstilladelsen afmeldt, og du kan ikke længere opkræve kunden via LeverandørService. Totaloversigt En Totaloversigt er særskilt betalbar ydelse, som indeholder oplysninger om samtlige af dine debitorer, der er oprettet på det tidspunkt oversigten bliver dannet. HENVISNING: Hvis du ønsker en Totaloversigt over dine debitorer, så kontakt Nets CS Payment DK på telefon

17 Leverancekvittering Definition En leverancekvittering er dataleverandørens kvittering for, at Nets har modtaget og indlæst leverancen i LeverandørService. Leverancekvittering Når Nets modtager data til LeverandørService sker følgende: 1. Nets sender en leverancekvittering umiddelbart efter, at vi har modtaget og indlæst din leverance i LeverandørService. a. Hvis du selv fungerer som dataleverandør, sender vi kvitteringen til dig. b. Hvis du benytter en ekstern dataleverandør, sender vi leverancekvitteringen til dataleverandøren. Indhold i leverancekvittering Leverancekvitteringen indeholder oplysninger om: Hvorvidt dine data er accepteret eller ej. Hvorvidt der er fejl i leverancens overordnede indhold, så hele leverancen bliver afvist. Hvorvidt eventuelle enkeltstående fejl som ikke har konsekvenser for hele leverancens indhold. Kvitteringstyper Der findes følgende kvitteringstyper: T-fil (transmissionskvittering), som er kvittering for, at leverancen er modtaget på Nets server. V-fil (valideringskvittering), som angiver, om leverancen er opsat i de korrekte formater eller er fejlbehæftet. V-filen indeholder en angivelse af antal modtagne records og eventuelt beløb. D-fil. Leverancer, der indeholder data til dataleverandøren, fx betalingsoplysninger. Kvitterings- og anmærkningsoplysninger Definition Kvitterings- og anmærkningsoplysninger er en kvittering, som fortæller dig, at Nets har ajourført din leverance med debitoroplysninger i LeverandørService. 17

18 Indhold på kvitteringsog anmærknings -oplysninger Information om Betalingsoplysninger Anmærkning Bemærkning Ændring betalingsdatoen som oplyser dig det totale antal debitorer som vil blive trukket et beløb det totale beløb der vil blive trukket på debitorernes konti det totale antal debitorer som vil få indsat et beløb det totale beløb der vil blive indsat på debitorernes konti hvilken debitoroplysning, der ligger til baggrund for anmærkningen (fx ikke validt kontonummer) og eventuelt: debitors kundenummer debitors CVR-nummer debitors registrerings- og kontonummer betalingsdatoen hvis det vedrører en betaling beløbet hvis det vedrører en betaling fejlnummer eller fejltekst. at en betaling bliver erstattet af en ny betaling samt: debitors kundenummer betalingsdato beløbet på den pågældende betaling fejlnummer eller fejltekst kreditors registrerings- og kontonummer hvor beløbet bliver indsat eller trukket. at Nets på din foranledning har ændret kundenummer og/eller kreditornummer samt: datoen for hvornår ændringen er blevet gennemført tidligere kreditornummer tidligere kundenummer nye kreditornummer nye kundenummer. 18

19 Indhold i betalingsoplysninger Information om Betalingsinformation Gennemført opkrævning (hvis du modtager specificerede betalingsoplysninger) Gennemført udbetaling (hvis du modtager specificerede betalingsoplysninger) Afvist/tilbageført betaling Afmeldt betalingstilladelse som oplyser dig det totale beløb, der er overført til din konto det totale beløb, der er hævet på din konto det totale beløb på afvigelser, du har fået oplyst i kvitterings- og anmærkningsoplysningerne nummeret på den afregningskonto, hvorpå beløbene er blevet afregnet debitors kundenummer betalingsdato beløbet, som er blevet hævet på debitors konto nummeret på den afregningskonto, hvorpå beløbet er blevet indsat. debitors kundenummer betalingsdato beløbet, som er blevet indsat på debitors konto nummeret på den afregningskonto, hvorpå beløbet er blevet trukket. at debitor har afvist/tilbageført betalingen, og du får oplyst: debitors kundenummer betalingsdatoen, for den afviste/tilbageførte betaling fandt sted beløbet for betalingen nummeret på den afregningskonto, hvorpå beløbet er blevet afregnet. at debitor eller debitors pengeinstitut har afmeldt betalingstilladelsen, og betalingen derfor er afvist. Du får oplyst: debitors kundenummer datoen for, hvornår betalingstilladelsen er afmeldt beløbet for den afviste betaling nummeret på den afregningskonto, hvorpå beløbet bliver afregnet. Specificerede betalingsoplysninger Definition Specificerede betalingsoplysninger er en kvittering til kreditor, som oplyser hvilke betalinger, der er blevet gennemført i LeverandørService. Betalingerne vises enkeltvis med kundenummer og beløb. Hvis der er betalinger, som ikke er blevet gennemført, får du oplyst årsagen til det. Når du sender betalinger til LeverandørService angiver du en betalingsdato, og Nets sender specificerede betalingsoplysninger i løbet af aftenen dagen før betalingsdagen. Afleveringsfrister for betalingsdata til LeverandørService Hvornår sender Nets specificerede betalingsoplysninger? Afleveringsfrister for data Afleveringsfristen for betalingsdata til LeverandørService. Afleveringsfristen for data er, dagen før betalingsdagen inden kl. 16:00 Vi anbefaler, at du sender dine betalingsdata så tidligt på dagen som muligt. Særligt i de tilfælde, hvor du sender betalinger med betalingsdato næste bankdag. 19

20 Hvis du sender dine data i god tid, giver det dig mulighed for at rette eventuelle fejl og sende en ny leverance inden for tidsfristen. Datakommunikation Nets Service desk Hvis du har spørgsmål i forbindelse med hvilken form for kommunikation du skal vælge Test af data transportvejen kan du skrive til it-servicedesk@nets.eu eller kontakte Nets Service desk Du kan også læse om datakommunikation på Dataleverandøraftale (DL01) Definition Dataleverandøraftale indbefatter En dataleverandøraftale er den aftale du indgår med Nets om valg af kommunikationsform og udveksling af data. Aftalen anvendes til at indgå, ændre og opsige aftale om kommunikation. Hvis du selv ønsker at være dataleverandør skal dataleverandøraftalen udfyldes med dit eget CVR-nr. som dataleverandørnummer. Ønsker du, at kommunikationen skal foregå mellem Nets og en selvstændig dataleverandør, skal du sikre dig, at dataleverandøren er kendt af Nets. Dataleverandøraftalen består af: Aftaleformular DL01 Aftaleformularen udfyldes og underskrives af både dig og dataleverandøren. Formularen sendes til: Nets A/S CS Payment Denmark, Lautrupbjerg 10 Postbox Ballerup Ændring af dataleverandøraftalen Du kan få brug for at ændre din dataleverandøraftale. Hvis du ønsker at skifte kommunikationstype, Så benytter en ekstern dataleverandør: skifter til ny dataleverandør eller vælger selv at udveksle data til Nets Gå ind på og hent en ny dataleverandørblanket får nyt CVR-nummer skifter adresse, kontaktperson, 20

21 Oversigt over regler, vejledninger, aftaler og formularer Regler Generelle regler for kreditorer i LeverandørService Generelle regler for debitorer i LeverandørService Vejledninger Vejledning for kreditorer LeverandørService LeverandørService beskrivelse af elektronisk inddata til Nets LeverandørService beskrivelse af elektronisk uddata fra Nets Formularer Kreditoraftale (LS01) Dataleverandøraftale (DL01) Tilmelding til oprettelse af betalingsaftaler via internettet til brug for oprettelse af betalingstilladelser via kreditors interne og/eller eksterne website. Brochure og salgsmateriale Salgsmateriale og brochurer kan du finde på vores hjemmeside: 21