Referat af møde i planudvalget nr. 2/2006

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Udvalgets medlemmer Hovedbestyrelsen & stab Referat af møde i planudvalget nr. 2/2006 Mødested: Fyntours, Sivmosevænget 4, 5260 Odense S Mødedato: Mandag den 19. juni 2006 kl Mødedeltagere: Afbud: Referat: Lars Olsen (LO) Bendt Frandsen, (BF) Mogens Nielsen, Syd (MN) Tage Baun, Nord (TB) Jan Hausner, Øst (JH) Finn Arildsen (FA) Jakob Ødum Kent Lodberg Preben Schmidt (PS) Dagsorden: A. Godkendelse af referat 1. Referat nr. 1/2006 af mødet den 20. april 2006 Godkendt B. Debatpunkter Fremadrettet 1. Udvalget fremover. 4 funktionsområder - - Skovadgang & kalender på plads med Bendt Frandsen som tovholder - Banelægning tages op på novembermødet, når Kent Lodberg indtræder i udvalget - Løbs IT, Finn Arildsen kan ikke lige overskue opgaven. Aftalt der indkaldes til et møde i Århus, når det nye reglement 2007 er vedtaget. PS indkalder. - Reglement. LO arbejder videre med en løsning, sammen med Gunnar Tamberg, der har givet tilsagn om at løse ad hoc opgaver på området. Indtil denne funktion er besat er LO tovholder. 2. Udkast til nyt reglement LO gav en kort status på sagen. Hovedbestyrelsen har givet svar på en række stillede spørgsmål. Der forestår en proces, hvor høringssvar og input fra klubledermøderne skal gennemgås og så vidt muligt indarbejdes. Reglement vil blive endeligt vedtaget på hovedbestyrelsens møde den 21. september 2006.

2 FA uddybede sit skriftlige indlæg omkring tidtagning og kontrol. Der er flere usikkerheder og fejlkilder i EMIT- og Sportidentsystemerne end vi egentlige er klar over. Det bør overvejes om der til Danmarksmesterskaber og internationale stævner i Danmark, skal stilles særlige krav til løsningen. 3. Uddannelsesforløb i efterår og forår Enighed om at der allerede nu skal fastlægges datoer for kurser på kredsplan i november og januar/februar omkring nyt reglement. Aftenkurser fra , lørdagskurser fra kl PS laver oplæg og koordinere med TB, JH og MN. Datoerne lægges i O-service. De lokale folk sørger for lokaler og det praktiske med forplejning, mens PS skaffer undervisere og sørger for kursusmateriale. C. Status Igangværende opgaver 1. O-service som planlægningsredskab MN kunne berette at stadig flere datoer kommer ind i systemet. Der er vigtig at vi bruger det hver gang. Også langtidsterminslisten skal lægges ind og opdateres her. Ingen løse oversigter men udtræk fra databasen. MN holder kontakten med Carsten Stenberg. Et par småting forsøges rettet. BF og LO skal have adgang til at læse på skovadministratorniveau. PS opretter dem som klub- og stævneadministratorer under DOF. 2. Langtidsterminslisten Listen blev gennemgået. Der er for mange huller i 2008 og 2009 til den kan indsendes til Skov- og Naturstyrelsen. Det er vanskeligt at få klubberne til at forpligte sig flere år frem. TB, MN og JH følger op i hver deres kreds. Listen skal ligge klar for 2008 og 2009 til mødet i november. Enighed om at langtidsterminslisten skal omfatte alle DM er og internationale WRE stævner, samt de regionale mesterskaber, SM og JFM og Nordjysk 2-dages Spring Cup og Påskeløb. Øvrige udgår. BF er tovholder. TB, MN og JH prøver at få lukket hullerne i hver kreds. 3. Elitekalenderen 2007 Der foreligger ikke ændringer siden sidste møde. Der er i udvalget enighed om at det er elitens kalender, der styrer DM planlægningen. I 2007 ligger WOC i august, hvilket betyder DM Mellem dette år er flyttet frem til den 11. august. Det er ikke 100 % godt, da skolernes sommerferie er skubbet en uge, og mange stadig har ferie. Det må vi leve med i 2007 og måske også fremover. Ellers mister vi en weekend i efterårssæsonen, uden vi kan vinde den i foråret. Det skyldes at foråret slutter i maj på grund af yngletiden og efteråret er klemt af jagt. Derfor må der fremover ligge stævner i begyndelsen af august, hvis DM programmet skal kunne afvikles med rimelig afstand imellem stævnerne. I 2007 er DM ultralang, flyttet længere hen på året efter eliteudvalgets ønske og er således lagt den 21. oktober. Det konflikter med skolernes efterårsferie, hvilket vi må leve med, hvis der skal opnås tilstrækkelig spredning. Enighed om at vi fastholder planen for Udvalget vil derimod bede hovedbestyrelsen og repræsentantskabet om at overveje muligheden for flytning af yderligere et DM til foråret fra og med Dette vil skabe lidt mere luft i efterårets tætte kalender. Drøftes på næste møde når JØ er til stede.

3 Besluttet at DM kalender 2007 nu ligger fast. Skulle der komme ændringer i elitekalenderen vil der ikke blive foretaget ændringer DOF s kalender. Erfaringerne fra flytningen af SM i år, er ikke gode og vil ikke blive gentaget. 4. Terminslisten 2007 Når vi ser bort fra mindre stævner og serier af natløb etc. ser det fornuftigt ud. Lidt usædvanligt at der stadig savnes arrangører til en række C-løb og divisionsmatcher i Det gælder alle tre kredse. Nord 22. april, 20. maj og 23. september Syd 11. marts, 25. marts og 29. april Øst 19. maj, 26. maj og 1. september alle i TB, HM og JH forfølger i denne uge, så listen kan blive klar til Skov- og Naturstyrelsen inden fristen udløber den 1. juli. Proceduren overfor Skov- og Naturstyrelsen er følgende: Det er aftalt med vores kontaktperson Annegrete Munksgaard, at vi indtaster alle stævnerne i Statsskovdistrikters system. Dette gøres i år af TB, MN og JH (BS) for at sikre ensartethed og at det sker nu. Derudover sender BF den samlede terminsliste til alle Statsskovdistrikterne med et pænt følgebrev til orientering. Endelig vil Annegrete Munksgaard naturligvis få den samlede Terminsliste tilsendt. Listen trækkes i O-service af MN, og lægges i et Excel regneark og medtager kun de relevante kolonner. Der gives en fornuftig overskrift og indlægges filter, så de enkelte skovdistrikter let kan foretage sortering for at finde frem til stævnerne i eget distrikt. BF samt TB, MN og JH følger op. 5. Økonomi Skovadgang 2006 og 2007 Oversigten for 2006 blev omdelt og gennemgået. Tykhøj og Nordjysk 2 dagens er betalt. BF har fået indberetning fra Faaborg. BF anviser og PS sørger for betaling. Der foreligger ikke kontrakter på Langesø, Skjoldnæsholm, Borup og Trelle. MN JH følger op, og sikre de originale kontrakter bliver indsendt til Bogholderiet, Idrættens Hus, Gl. Vardevej 62, 6700 Esbjerg. Udkast til ny vejledning vedrørende administration af konto for skovadgang omdelt. Der er ikke ændringer i principperne i forhold til det hovedbestyrelsen har vedtaget på mødet i januar 2006, men udelukkende en tilpasning til ny struktur i udvalget og forbundet. Den normale procedure bliver: Kredskoordinatorerne skal fremskaffe budgettal inden 1. juli og underskrevet kontrakt inden 1. november. Derefter er de ude af billedet. BF får kopi af alle kontrakter og følger op overfor arrangøren, så anvisning til udbetaling kan finde sted. BF nærlæser udkastet til den nye vejledning og gør den færdig sammen med PS. Når dette er sket lægges vejledningen på udvalgets hjemmeside. Skovaftalen og blanketten ligger allerede på hjemmesiden under: Forbundet -> Blanketter Budgetønsker 2007 skal ligge klar 1. september BF tilskriver i år alle klubber med stævner i private skove i 2007 og anmoder om en tilbagemelding med beløb inden 10.

4 august Kredskoordinatorerne følger op på at få fremskaffet kontrakter inden 1. november. 6. Aftalen med Dansk Skovforening. BF fik undersøgelsen fra 2001 med hjem til gennemsyn. BF beskriver herudfra hvilket materiale der eventuelt skal a jourføres og om der er behov for yderligere baggrundsmateriale. Vi drøftede i tilslutning til dette punkt spørgsmålet om Skov- og Naturstyrelsens administration af B-skov og den manglende aftale om kronvildtarealerne. BF skal have en prioriteret liste fra hver af kredskoordinatorerne over, hvilke B-skove i kredsen man helst vil have bliver åbnet, og modsat hvilke skove man vil afgive Altså statsskove der kunne indgå i en rotation. Der er måske nye toner fra det Vestjyske område omkring stævner i områder med kronvildt. BF tager det med på næste møde i Styrelsen. D. Efterretning sager til orientering 1. Fælles forretningsorden Hovedbestyrelsen har besluttet at alle fagudvalg skal have en forretningsorden. Udvalget kan tilslutte sig den fælles forretningsorden som er blevet blødt en del op eller lave en tilrettet udgave som skal godkendes af Hovedbestyrelsen. Besluttet at vi lige afventer den reviderede fælles forretningsorden inden vi beslutter os. 2. Rømø sagen Læserbrevet har yderligere været bragt i bladet Jæger. Desuden har der været brugerrådsmøde. Hovedbestyrelsen har besluttet ikke at gå ind i en dialog via læserbreve men at følge sagen tæt. 3. Miljøseminar DIF 20. maj PS orienterede om DIF s 1. miljøseminar efter ny kommunal struktur. Det er i fremtiden landets ca. 100 kommuner der står for planlægning og forvaltning af miljøet og derunder naturen. DIF arbejder for at få Idrætsråd i alle kommuner og sikre at der i hvert Idrætsråd er en person, der arbejder med natur og miljø. 4. Danske Skove i oplevelsesøkonomien, Workshop, 31. maj 2006 PS og Dorthe O. Andersen deltog. Der var flere spændende synsvinkler. Der er en tendens til at skovejerne i de større samlede skovområder, har indset det tåbelige i at lade jægerne få en slags eneret for kr. årligt pr. HA. Det betyder at der er større lydhørhed overfor at der skal være plads til andre brugere. På den anden side er der ingen tvivl om at vi vil blive testet på prisen. Altså vores villighed til at betale det der forlanges. Der er skovejere der mener at kr. + moms pr. deltager er en realistisk pris. Det er lidt uklart om det er pr. dag eller for et forløb over en weekend. Prisen er den de tager, når et firma skal lave teambuilding eller overlevelseskurser. Altså aktiviteter hvor betalingen for skovadgang kan trækkes fra i moms og skat! Workshoppen følges op af en konference til efteråret. Bag den står KVL Skov & landskab og Copenhagen Business Scholl.

5 5. Friluftsrådet Regionalvalg og bestyrelser. PS følger op, så listen i O-service holdes a jour. Møde for skovkontakter er kalendersat til lørdag den 6. Friluftsrådet Generalforsamling 26. april 2006 MN deltog som repræsentant fra forbundet. Mens på en lytter. Der blev talt meget om byens grønne og blå miljø. 7. Friluftsrådet IO Idræt i nationalparker. Intet nyt. 8. DIF Folder om færdsel. Vi har afleveret vores stof. Afventer blot DIF gør arbejdet færdigt. 9. Breddeudvalget Poster i skoven Skov- og Naturstyrelsen er vendt tilbage. De er positive, hvis B-skove friholdes og afmærkningerne indpasses i deres skiltepolitik. PS følger op. BF tager debatten om B- skovene op med Annegrethe Munksgaard. Punkter taget til efterretning E. Kommunikation Hvad og hvordan 1. Hjemmesiden Udvalget hjemmeside er under flytning til DIF s server. Alle medlemmer af udvalget kan få skriveadgang. PS lægger referat ind og laver nyhed omkring terminslisten Orientering.dk. Skovlukninger bør offentliggøres her. BF skriver et indlæg om planlægning af terminslisten og proceduren omkring betaling for skovadgang. F. Eventuelt Mødeplanen Juni Tirsdag den 6. juni 2006 Fagudvalgsmøde, Børn & Unge Odense Onsdag den 7. juni 2006 Klubledermøde, Øst Roskilde Reglement 2007 Mandag den 12. juni 2006 Klubledermøde, Syd Reglement 2007 Torsdag den 15. juni 2006 Klubledermøde, Nord Reglement 2007 Fredag den 16. juni 2006 Stabsmøde 1/2006 Esbjerg Lørdag den 17. juni 2006 Hovedbestyrelsesmøde 5/2006 Brøndby Kort/reglement 2007 Mandag den 19. juni 2006 Fagudvalgsmøde, Plan Odense Tirsdag den 20. Juni 2006 Fagudvalgsmøde, Kort Odense Onsdag den 21. juni 2006 Fagdvalgsmøde, Bredde Herning Juli Lør/lør 29. juli 5. august 2006 IOF Congress XXIII Århus WOC2006 WOCtour

6 August Onsdag den 16, august 2006 Fagudvalgsmøde, Børn & Unge Odense Fredag den 18. august 2006 Fagudvalgsmøde, Elite Jelling Onsdag den 23. august 2006 Fagudvalgsmøde, Bredde Herning September Onsdag den 6. september 2006 Kredsuvalgsmøde, Øst Torsdag den 21. september 2006 Hovedbestyrelsesmøde 6/2006 Nyborg Budget 2007 (1) Tirsdag den 26. september 2006 Fagudvalgsmøde, Kort Odense Oktober Onsdag den 11. oktober 2006 Fagudvalgsmøde, Bredde Herning Lørdag den 14. oktober 2006 Fagudvalgsmøde, Elite Brøndby November Mandag den 13. november 2006 Klubledermøde, Syd Lørdag den 18. november 2006 Hovedbestyrelsesmøde 7/2006 Nyborg Budget 2007 (2) Onsdag den 22. november 2006 Klubledermøde, Øst Roskilde Torsdag den 23. november 2006 Klubledermøde, Nord Mandag den 27, november 2006 Fagudvalgsmøde, Plan Odense Tirsdag den 28. november 2006 Fagudvalgsmøde, Kort Odense Torsdag den 30. november 2006 Fagudvalgsmøde, Børn & Unge Odense Torsdag den 30. november 2006 Kredsudvalgsmøde, Nord December Fredag den 1. december 2006 Stabsmøde 2/2006 Herning Onsdag den 6. december 2006 Kredsudvalgsmøde, Øst Onsdag den 6. december 2006 Fagudvalgsmøde, Bredde Herning Januar 2007 Lørdag den 13. januar 2007 A-stævnekursus Odense Lørdag den 20. januar 2006 Skovkontakter Odense Lør/søn januar 2007 NORD-møde Stockholm Lørdag den 27. januar 2007 Klubledermøde, Nord Onsdag den 31. januar 2007 Hovedbestyrelsesmøde 1/2007 Nyborg Budget 2007 (3) Februar Marts Fredag den 2. marts 2007 Hovedbestyrelsesmøde 2/2007 Vejlefjord Staben kl. 21. Lørdag den marts 3. marts 2007 Repræsentantskabsmøde Vejlefjord Lørdag den 3. marts 2007 HB-møde 3/2007 Vejlefjord En times eftersnak Juni Torsdag den 14 juni 2007 Klubledermøde, Nord

7 November Torsdag den 22. november 2007 Klubledermøde, Nord