Organisationsbestyrelsesmøde den 22. oktober 2012, kl Hedehusene selskabslokaler v/bollinis, Hovedgaden 437, 2640 Hedehusene

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 22. oktober 2012, kl Hedehusene selskabslokaler v/bollinis, Hovedgaden 437, 2640 Hedehusene Bestyrelse Gæst Formand Birgit Jensen, næstformand Berit Breiner, Bo Nakel, Jan Carstensen og Wendy Erika Bosholdt Suppleant Tommy Egtved Jørgensen Administration Forretningsfører Annemette Bøgh og driftschef Jan Ole Madsen Revisor Lars Rasmussen, Ernst & Young A/S Afbud Wendy Erika Bosholdt 1/24

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning... 4 SAGER TIL BESLUTNING Regnskab 2011/2012 for boligorganisation og afdelinger Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni Styringsdialog Vedtægtsændringer og konsekvensrettelser i forretningsorden for organisationsbestyrelsen Tilbud om KAB s Beboerferier Valg af 2 medlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab Afdeling 3601, Raadhushaven Fysisk helhedsplan Afdeling 3605, Fløngvangen Etablering af altaner byggeregnskab Afdeling 3606, Engvadgård Afvikling af E.ON SAGER TIL ORIENTERING Afdeling 3605, Fløngvangen Vinduer og døre 5-års eftersyn, afslutning Afdeling 3606, Engvadgård Ny varmeforsyning/renovering status Nyt fra afdelingerne Status på udlejning i Investeringsfonden Beboerklagenævnssager Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Eventuelt Mødekalender Bilag 1: Revisionsprotokollat vedrørende regnskabet for 2011/ Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2011/ Bilag 3: Bestyrelsens årsberetning... 6 Bilag 4: Selskabets driftsbudget pr. 1. juni Bilag 5: Notat om vedtægtsændringer... 8 Bilag 6: Notat om KAB s beboerferier Bilag 7: Byggeregnskab etablering af altaner Bilag 8: Statistik for beboerklagenævnssager Bilag 9: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet /24

3 1. Godkendelse af referat Referater fra organisationsbestyrelsens seneste afholdte bestyrelsesmøder den 11. juni 2012 og den 8. august 2012 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Der er indkommet følgende bemærkninger til referatet fra den 11. juni 2012: Punkt 4 Afdeling 3601, Raadhushaven Fysisk helhedsplan. Under beslutning, citat: Bestyrelsen besluttede at deltage i følgegruppen med Jan Carstensen. Derudover deltager 3-4 afdelingsbestyrelsesmedlemmer og beboere fra afdelingen. Ændres til: Bestyrelsen besluttede at deltage i følgegruppen med Jan Carstensen. Derudover deltager 2 afdelingsbestyrelsesmedlemmer og 2 beboere for at få en ligelig repræsentation. Punkt 12 Status på udlejning i Under beslutning tilføjes: Man ønsker en redegørelse fra administrationen på, hvorfor Raadhushavens venteliste var blevet lukket. Referatet fra mødet den 11. juni 2012 med ovennævnte rettelser samt referatet fra den 8. august 2012 godkendes og underskrives af formanden. Referaterne blev godkendt med ændringer og underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol Udskrift af revisionsfirmaet Ernst & Young A/S seneste indførelse i protokollen bliver forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. Bilag 1: Revisionsprotokollat vedrørende regnskabet for 2011/2012 3/24

4 Revisionsprotokollen blev taget til efterretning og underskrevet af organisationsbestyrelsen. 3. Bestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Birgit Jensen Fløngvangen 2012 Næstformand Berit Breiner Kallerupvang 2013 Bestyrelsesmedlem Bo Nakel Engvadgård 2012 Bestyrelsesmedlem Jan Carstensen Raadhushaven 2012 Bestyrelsesmedlem Wendy Erika Bosholdt Thorsgård 2013 Der er følgende suppleanter: Suppleanter Afdeling På valg Anne Oddermose Fløngvangen 2012 Kurt Christensen Kallerupvang 2012 Vakant Engvadgård 2012 Camilla Razak Andersen Raadhushaven 2012 Tommy Jørgensen Thorsgård 2012 Suppleanter vælges for et år ad gangen. Bestyrelsen foreslår vedtægtsændringer, som har betydning for bestyrelsens sammensætning. Ved seneste vedtægtsændring i 2010 var det intentionen, at vedtægterne skal sikre, at alle afdelinger er repræsenteret med et bestyrelsesmedlem. Hvis repræsentantskabet godkender ændringerne i 10 betyder det, at der skal vælges nyt bestyrelsesmedlem for Thorsgård. Taget til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 4. Regnskab 2011/2012 for boligorganisation og afdelinger./. Som bilag fremlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden 1. juni 2011 til 31. maj 2012 samt status pr. sidstnævnte dato. 4/24

5 Alle regnskaber er enkeltvist opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for 2011/2012 og 2012/2013. Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for selskabet og afdelingerne. Selskabets regnskab Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, bidrag fra afdelingerne og ydelser fra udamortiserede lån kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Selskabet har en arbejdskapital på kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr er kr. efter fradrag af den bundne del kr. Til organisationsbestyrelsens godkendelse vedlægges som bilag til bestyrelsens beretning for året 2011/2012. Afdeling 3601, Raadhushaven Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3602, Kallerupvang Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3603, Thorsgård Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3605, Fløngvangen Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 5/24

6 Afdeling 3606, Engvadgård Driftsregnskabet for tiden til balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr. Status balancerer med kr. Regnskaberne er underskrevet af revisionen, samt for afdelingernes vedkommende lagt til godkendelse i afdelingsbestyrelserne. Det indstilles, at - bestyrelsen godkender selskabets regnskab, således at regnskabet efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde, - bestyrelsen godkender årsberetningen, således at årsberetningen efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde, - bestyrelsen godkender afdelingernes regnskaber. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2011/2012 Bilag 3: Bestyrelsens årsberetning Godkendt. 5. Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni 2013 Driftsbudgettet er opstillet således, at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgettet fremgår af noter til budgettet. Driftsbudgettet for tiden 1. juni 2013 til 31. maj 2014 balancerer med kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på kr. Lokalbidraget til boligorganisationen fra afdelingerne er på 953 kr. pr. lejemålsenhed og afdelingernes grundbidrag er på 439 kr. pr. lejemålsenhed. 6/24

7 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, således at det efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde. Bilag 4: Selskabets driftsbudget pr. 1. juni 2013 Godkendt. 6. Styringsdialog Bestyrelsen er løbende blevet orienteret om styringsdialog, der skal være årligt mellem boligorganisationen og Høje-Taastrup Kommune. Til det kommende, tredje møde mellem og Høje-Taastrup Kommune om styringsdialogen, der forventes afholdt februar 2013, udarbejder administrationen dokumentationspakken, som indeholder de faktuelle oplysninger og mindre evalueringer, som kommunen skal bruge til forberedelse af mødet. Materialet vil også indeholde en beskrivelse af de enkelte afdelingers større renoveringssager. Mødet vil tage udgangspunkt i muligheder og udfordringer for boligområdet. Boligorganisationen bør drøfte om der er konkrete emner, man ønsker drøftet på mødet. Relevante emner kan være: Kommunens boligpolitik Anvisningspraksis Mulige samarbejdsflader Informationsbehov Til sidste års styringsdialog besluttede bestyrelsen, hele organisationsbestyrelsen skulle inviteres til styringsdialogen. Samme personkreds fik styringsrapporten til kommentering inden den blev sendt til kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter relevante emner og giver relevant personkreds bemyndigelse til den videre styringsdialog med Høje-Taastrup Kommune for Bestyrelsen besluttede, at formænd for afdelingerne deltager i styringsdialogen. 7/24

8 7. Vedtægtsændringer og konsekvensrettelser i forretningsorden for organisationsbestyrelsen I 2010 foretog selskabet en gennemgribende revision af vedtægterne, hvor den overvejende del af ændringerne skyldes ændret lovgivning og deraf følgende ændringer i normalvedtægterne. Samtidig ønskede repræsentantskabet at præcisere, at hver afdeling i selskabet har en repræsentant i organisationsbestyrelsen. Formuleringen var imidlertid ikke tilstrækkelig skarp. Det betød, at et medlem fra organisationsbestyrelsen, der flytter fra en afdeling til en anden fortsat repræsenterer den afdeling, som han eller hun er flyttet fra. For at rette op på dette forhold og sikre, at hver afdeling til en hver tid er repræsenteret foreslås ændringer af vedtægternes 10. Samtidig foreslås ændring til 6, så indkaldelse af ekstraordinært repræsentantskabsmøde sker, når 1/3 af medlemmerne ønsker det, mod nu 25 % Tilsvarende gælder for indkaldelse af møde i organisationsbestyrelsen, hvor 12 ændres, så det sker, når 3 medlemmer ønsker mod i dag 2 medlemmer. Bestyrelsen er i dag beslutningsdygtig, når formand eller næstformand og yderligere 3 medlemmer er til stede. Dette foreslås ændret til formand eller næstformand og 2 bestyrelsesmedlemmer, hvilket svarer til et flertal af den nuværende bestyrelse. Dette medfører en konsekvensrettelse i forretningsorden for organisationsbestyrelsen i 4, hvor samme beskrivelse af beslutningsdygtigheden er beskrevet. Alle ændringer i eksakt ordlyd er beskrevet i bilaget. Det indstilles, at bestyrelsen indstiller til repræsentantskabet at vedtage at ændre vedtægterne i henhold til forslaget. Bilag 5: Notat om vedtægtsændringer Godkendt, dog uden ændring i 12. 8/24

9 8. Tilbud om KAB s Beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond../. En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 2012 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerferier. I 2013 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i Opholdsprisen i 2013 er for voksne kr. og for børn kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser den vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være kr. pr. plads i I 2012 deltog ingen beboere fra i KAB s Beboerferier. Tilbuddet udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. 9/24

10 Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt, til en pris af kr. pr. plads. Bestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. I 2012 rådede over 5 pladser. Bilag 6: Notat om KAB s beboerferier Bestyrelsen besluttede, i 2013 skal råde over 5 pladser på KAB s Beboerhøjskoler, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af forretningsføreren. 9. Valg af 2 medlemmer til KAB s repræsentantskab På møde den 26. oktober 2011 blev følgende valgt til medlemmer af KAB s repræsentantskab: På valg er: Birgit Jensen Berit Breiner Birgit Jensen Berit Breiner Følgende blev valgt til KAB s repræsentantskab: Jan Carstensen Berit Breiner 10. Valg af 2 suppleanter til KAB s repræsentantskab Følgende suppleanter blev valgt til KAB s repræsentantskab: Jan Carstensen Vivi Brammer Vivi Brammer er fraflyttet pr. 31. juli 2012, hvorfor den ene suppleantplads er vakant. 10/24

11 På valg er: Jan Carstensen Vakant Følgende suppleanter blev valgt til KAB s repræsentantskab: Bo Nakel Birgit Jensen 11. Afdeling 3601, Raadhushaven Fysisk helhedsplan Organisationsbestyrelsen godkendte helhedsplanens økonomi, finansiering og femtedelskapitaltilførslen efter Landsbyggefondens skitse på sit møde den 26. oktober Efter beboermødets godkendelse af det ændrede projekt den 14. juni 2012 indsendte administrationen skema A ansøgning til Høje-Taastrup Kommune med en forventet behandling i udvalg og Byråd i september måned Kommunen vendte dog forinden tilbage med et krav om en fornyet økonomisk skitse fra Fonden, idet tallene i den gamle skitse var baseret på afdelingens økonomi og huslejeniveau fra Kommunen forventede, at afdelingens gæld i mellemtiden var reduceret, og at femtedelsløsningen kunne reduceres fra de beregnede kr. pr. andel. Dette ville være mere acceptabelt for kommunens trængte økonomi. Fonden fremsendte sin økonomiske skitse den 21. august 2012, baseret på afdelingens aktuelle økonomi. Kapitaltilførslen var heri reduceret til kr. pr. andel. Den forventede huslejestigning var indekseret til 902 kr. pr. m 2 /år. I forhold til den aktuelle gennemsnitlige leje på 829 kr. svarer dette til en stigning på 8,8 %, hvilket holder sig under det niveau, der blev vedtaget på beboermødet. Landsbyggefonden opstiller nogle forudsætninger for at kunne fastholde den udmeldte husleje, som kræver boligorganisationens medvirken: 1. Organisationen bidrager med 1/5 af kapitaltilførslen, svarende til kr. i tilskud. 2. Organisationen yder et tilskud på kr. fra egen trækningsret eller lignende, svarende til 1/3 af tilskuddet fra Landsdispositionsfondens tilskud til de ustøttede arbejder. 3. Vedrørende besparelser på udamortiserede ydelser er der behov for en ansøgning fra organisationen om fritagelse for dispositionsfondsforpligtelsen. 4. Vedrørende besparelser ved nedsættelse af G-bidraget er der behov for en ansøgning fra organisationen om fritagelse for den del af bidraget, der overstiger bidraget for /24

12 Det indstilles, at bestyrelsen godkender den opdaterede økonomi fra Landsbyggefonden samt godkender at medvirke til opfyldelsen af de 4 forudsætninger i Fondens skitse. Godkendt. 12. Afdeling 3605, Fløngvangen Etablering af altaner byggeregnskab Projekt og finansiering blev godkendt på afdelingsmøde den 10. februar Arbejdet blev afleveret den 13. april Byggeregnskabet blev godkendt i organisationsbestyrelsen den 22. september 2011 og i Høje-Taastrup Kommune den 5. januar Der foreligger nu revisionsgodkendt endeligt byggeregnskab af den 16. august Det endelige byggeregnskab er som følger: Reserveret Anvendt Udgifter Teknisk rådgivning kr kr. 0 kr. Byggesagshonorar kr kr. 0 kr. Byggelånsrente kr. 0 kr kr. Byggetilladelse 0 kr kr kr. Tryk af tegninger 0 kr kr kr. Stempelomkostninger kr kr kr. Revisionshonorar kr kr. 0 kr. Kørsel 243 kr. 252 kr. 9 kr. 5-års eftersyn kr kr. 0 kr. I alt kr kr kr. Endeligt Finansiering Byggeregnskab Byggeregnskab Difference Realkreditlån, 30 år kr kr kr. Egen trækningsret kr kr. 0 kr. I alt kr kr kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab. Bilag 7: Byggeregnskab etablering af altaner 12/24

13 Godkendt. 13. Afdeling 3606, Engvadgård Afvikling af E.ON En redegørelse for sagens stade oktober 2012 eftersendes eller afgives mundtligt på mødet. Bestyrelsen havde møde 8. august 2012, hvor bestyrelsen blev orienteret om sagens stade. Samtidig behandlede bestyrelsen muligheden for at give afdelingen Engvadgård et tilskud til varmeregnskabet for 2011/2012 svarende til nettoforskellen mellem acontoindbetalingerne og de samlede udgifter i varmeregnskabet. Da bestyrelsen ikke var beslutningsdygtig fremlægges indstillingen fra mødet i august til bekræftelse på dette møde. Nedenstående er gengivet dagsordensteksten, samt referatet af punktet: Baggrund Problemet med meget høje varmeregninger er generelt for alle de afdelinger, der modtager varme fra E.ON. Status på sagen mod E.ON Engvadgårds aftale med E.ON er opsagt således, at varmeleveringen ophører den 31. december E.ON vil formodentlig henvise til, at afdelingen ifølge projekttilladelsen til anlægget er bundet til at aftage varme fra kraftvarmeværket. Vores advokat har talt med Energistyrelsen om dette punkt, og Energistyrelsen mener ikke, at der kan være et krav om, at Engvadgård skal aftage varme fra kraftvarmeværket. Men det er kommunen, der skal afgøre sagen, hvis E.ON klager med henvisning til den oprindelige projektgodkendelse for kraftvarmeværket. Vi forventer at få dette spørgsmål endelig afklaret, så snart sommerferierne er overstået. Varmeudgiften for de sidste år er analyseret og sammenlignet med tilsvarende priser. Vi har rekvireret regnskaber og budgetter for de pågældende lokale kraftvarmeanlæg (LKV), dels fra E.ON, dels fra Energitilsynet. 13/24

14 Vi har ved møde med E.ON stillet krav om at få den overdækning, der er konstateret ved udgangen af 2010, udbetalt i E.ON har på møde oplyst, at de er enige i, at overdækningen tilhører afdelingerne, men de vil p.t. ikke udbetale den. De vil indregne den i en længere periode fremadrettet, og kun hvis afdelingerne accepterer en ny aftale med E.ON. Vi blev lovet, at regnskaber for 2011 ville være klar senest i juni måned i år, men vi har nu fået oplyst, at det er uvist, hvornår de er klar. Vi kender derfor ikke den endelige størrelse af overdækningen. Vi har den 28. juni 2012 indsendt en klage til Energitilsynet med påstand om, at afdelingen skal have overdækningen udbetalt nu. Vores klage til Energitilsynet, der blev afsendt den 28. juni 2012, har E.ON imødegået ved at ansøge Energitilsynet om at få lov til at strække udbetalingen af overdækning over en periode på op til 4 år. Her har vores advokat oplyst Energitilsynet om, at alle de berørte afdelinger skal betragtes som part i sagen, og vi har protesteret mod at give E.ON denne tilladelse, da den akkumulerede overdækning er opsamlet over en længere årrække, og således har været ulovlig i en længere årrække. I sagen, som Energitilsynet selv har startet op, har de givet E.ON et påbud om at nedsætte administrationsgebyret med 50 % med tilbagevirkende kraft samt regulere en række andre ydelser, de leverer til kraftvarmeværkerne i nedadgående retning. Her har E.ON anket sagen til Energiklagenævnet. Det betyder, at denne sag ikke finder sin afslutning lige her og nu. Vi er i gang med en kulegravning af regnskaber og budgetter for E.ON s kraftvarmeværk i Engvadgård. Vi sammenligner tallene med tilsvarende tal fra andre afdelinger, der har kraftvarmeværker. Her støder vi på en række interessante ting. Dette vil resultere i en række spørgsmål til E.ON, og er svarene fra E.ON ikke tilfredsstillende, går vi videre til Energitilsynet. Forventet fremtidig varmeudgift E.ON s leverance af varme stopper den 31. december Varmen vil så blive produceret alene på afdelingens egne kedler med gas købt direkte fra HNM. Det vil betyde en pris på varme, der er lavere end E.ON s pris. Engvadgårds varmeudgift for perioden 1. juni 2011 til 31. maj 2012 er på ,07 kr. inkl. moms for Gj leveret fra E.ON. Den nuværende acontovarme indbetaling fra beboerne forventes at kunne dække varmeudgiften i 2013, med det nuværende varmeforbrug og de nuværende gaspriser. 14/24

15 Da der fremadrettet er udsigt til en lavere varmeudgift, jævnfør ovenstående, foreslås det, at organisationsbestyrelsen bevilger et tilskud til varmeregnskabet for 2011/12 i Engvadgård på forskellen mellem det indbetalte acontobeløb og Engvadgårds varmeudgift på ,07 kr. inkl. moms for Gj leveret fra E.ON. Dvs. et tilskud på ,07 kr ,50 kr. = ,57 kr. Sagens mulige udfald Boligorganisationen har sidste år taget kr. ud af varmeregnskabet, og i år indstilles det, at der tages kr. ud af varmeregnskabet, i alt kr. Hvis det beløb, vi får retur fra E.ON, er mindre end kr., så må boligorganisationen bære tabet. Hvis det beløb vi får retur fra E.ON er større end kr., så skal det overskydende beløb sendes retur til beboerne i varmeregnskabet. For varmeregnskabet for perioden fra 1. juni 2012 til 31. maj 2013, har Engvadgård stadig E.ON som leverandør af varme frem til 31. december Men fra 1. januar 2013 vil vi ikke få flere regninger fra E.ON, da afdelingen da selv køber gas til kedlerne, så der kan således kun komme et problem i perioden fra 1. juni 2012 til 31. december 2012 med store regninger fra E.ON. Vi forventer, at vi har afklaret tingene omkring overdækning, inden næste varmeregnskab skal sendes ud om et år, men for de sidste sager mod E.ON, som Energitilsynet selv kører, sager om for højt administrationsbidrag m.v., vil der nok gå væsentligt længere tid, inden de er afsluttet. Der er over en periode konstateret et stort antal fraflytninger i Engvadgård, delvist på grund af de høje varmeudgifter. Det skønnes derfor mere hensigtsmæssigt, at boligorganisationen har udlægget til udgiften, frem for at den enkelte beboer dækker den uforholdsmæssigt høje varmeudgift. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bevilger et tilskud på kr. til Engvadgårds varmeregnskab 2011/2012, som tilbagebetales til boligorganisationen, såfremt afdelingen modtager et tilsvarende beløb i erstatning fra E.ON. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bevilligede tilskud på kr. 15/24

16 Referatet fra dette møde sendes til medlemmerne af afdelingsbestyrelsen i Engvadgård til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bekræfter tilskud på kr. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at der bevilges et tilskud på kr. til Engvadgårds varmeregnskab. Tillæg til dagordenens punkt 13 - Afdeling 3606, Engvadgård Afvikling af E.ON Som nævnt i notatet til bestyrelsesmødet den 8. august 2012 har advokaten den 28. juni 2012 indsendt en klage til Energitilsynet. Efterfølgende kan vi konstatere, at E.ON har anmodet Energitilsynet om lov til at udskyde afviklingen af overdækningen på Engvadgård og en lang række andre af deres lokale kraftvarmeværker, hvor der er akkumuleret en stor overdækning over flere år. Samlet ser det ud til, at E.ON har tilbageholdt ca. 116 millioner kr. i overdækning. Advokaten har bedt om aktindsigt i E.ON s anmodning om at måtte udskyde tilbagebetalingen af overdækningen. Vi afventer næste udspil fra Energitilsynet, som må forventes at komme i løbet af en til to måneder. Administrationen i KAB har haft et møde med E.ON medio september 2012, hvor E.ON ønskede at komme med forslag til en fortsat varmelevering til Engvadgård. Administrationens finder det ikke rimeligt at foreslå organisationsbestyrelsen at indgå en ny aftale med E.ON, hvis der ikke er klarhed om tilbagebetalingen af overdækningen. Hvis E.ON skal levere varme efter 1. januar 2013, skal det være ud fra en aftale, der sikrer afdelingen en varmepris, der dels er lavere, end hvis afdelingen selv køber gas på kontrakt via KAB, dels at aftalen skal kunne ophøre uden ekstraudgift for afdelingen, hvis der kommer fjernvarme til afdelingen. Der er ikke p.t. modtaget noget udkast til ny aftale fra E.ON, men det blev aftalt at mødes igen den 22. oktober Det er administrationens vurdering, at E.ON ikke kommer med en aftale, der er acceptabel for afdelingen. 16/24

17 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at forberede, at Engvadgård selv skal købe gas fra den 1. januar 2013 på indkøbsaftale via KAB. Godkendt. SAGER TIL ORIENTERING 14. Afdeling 3605, Fløngvangen Vinduer og døre 5-års eftersyn, afslutning I byggesagen blev der afholdt afleveringsforretning den 26. januar KAB har den 1. september oplyst afdelingen om, at bygherren ifølge AB92 skal have afholdt 5-års eftersynsmøde senest 30 arbejdsdage før udløbet af den 5-årige ansvarsperiode. Desuden skal der, 20 arbejdsdage før mødedatoen, indkaldes skriftligt til dette møde, for at bygherren kan gøre krav gældende overfor rådgiver/entreprenøren om udbedring af eventuelle svigt og skader. Der var i byggeregnskabet afsat 5000 kr. til udarbejdelses af 5-års eftersynsrapport af ekstern rådgiver. KAB afbryder rettidigt forældelsesfristen i skrivelse af den 18. november 2011 til entreprenør og rådgiver på baggrund af termisk rapport foretaget af Dansk Tag og Facadeentreprise, som dog senere viser sig ikke at være fyldestgørende nok. I henhold til aftale med afdelingens bestyrelse udfører Rambøll en yderligere termograferingsundersøgelse, hvor KAB modtager rapporten i primo april 2012 og som konkluderer følgende: De udførte målinger viser generelt, at vinduernes tætningslister eller justeringer ikke er optimale, hvorfor der bør udføres en justering af vinduerne, således at der er fuld tilsikring mellem karm og ramme hele vejen rundt, når vinduerne er lukkede. Beboerne udtalte ved besigtigelsen, at det føltes som træk i lejlighederne. Dette skyldes hovedsagelig, at der ikke er radiatorer i gulvet foran altandørene, hvorfor det ikke helt kan undgås, at der bliver kuldenedfald - til trods for de velisolede termoruder. 17/24

18 Det kan ikke dokumenteres, at vinduerne er drift og vedligeholdt efter leverandørens anvisning. Rambøll er af den opfattelse, at forhold vedrørende træk bør kunne minimeres omkring vinduer og altandøre ved, at elementerne vedligeholdes retsmæssigt. KAB har derfor ingen juridisk og byggeteknisk hjemmel iht. AB92 til at kunne opretholde reklamationen vedrørende træk. KAB betragter derfor 5-års eftersynet som værende afsluttet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 15. Afdeling 3606, Engvadgård Ny varmeforsyning/renovering status Som bestyrelsen løbende er blevet orienteret om, har Engvadgård siden 2010 arbejdet for at få afdelingen energirenoveret. Administrationen har på denne baggrund udarbejdet oplæg til mulige renoveringsløsninger og herunder eksterne støttemuligheder til projektet, ECO Lifeprojektet. Høje Taastrup Kommune har været involveret, fordi man har ønsket at tilbyde afdelingen en fjernvarmetilslutning. Status Lige efter sommerferien 2012, blev administrationen inviteret til møde med borgmesteren for at diskutere muligheden for en fremdig fjernevarmeløsning til afdelingen. Kommunen har på denne baggrund meldt tilbage, at de vil oplyse priser på fjernvarmetilslutning. Administrationen har flere gange rykket for priser, men på grund af det politiske system i kommunen er der stadig ikke fremkommet priser, som kan præsenteres for afdelingen. Administrationen vil holde afdelingen orienteret, så snart der sker mere i sagen. Der indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning. 16. Nyt fra afdelingerne De månedlige driftsmøder fastholdes ligesom de kvartalsvise møder på tværs af afdelingerne, hvor der behandles forskellige relevante temaer. 18/24

19 I efteråret vil der i alle afdelinger blive foretaget en markvandring, således at vi er forberedt til næste budgetrunde. Bestyrelserne vil blive inviteret til at deltage i disse markvandringer. Alle ejendomskontorer er forsynet med en procedure i tilfælde af skybrud. Denne indeholder bl.a. en Task Force i KAB, men også breve til beboerne med forskellige forholdsregler før, under og efter et eventuelt skybrud. Afdeling 3601, Raadhushaven Følgegruppemøderne i forbindelse med helhedsplanen er igangsat. I september måned blev langtidsbudgettet revideret i samarbejde med bestyrelsen i forbindelse med helhedsplanen. Afdeling 3602, Kallerupvang Der har været afholdt høring vedrørende kommunens afgørelse omkring vedligeholdelsen af Nøddebovej. Parcelhusejerne foreslog, at de og afdelingen selv stod for udførelse af arbejdet, hvorved administrationsbidraget på 9 % til kommunen kunne spares. Dette er blevet afslået af afdelingen, hvilket betyder, at arbejdet udføres af kommunen. Der har været afholdt møde med Høje Taastrup Kommune på stedet med henblik på en ny affaldshåndtering. Gaihede er blevet inddraget i dette arbejde og kommer med forslag til etablering af central affaldsgård. Gaihede har lavet oplæg vedrørende etablering af altaner. Dette arbejde færdiggøres og præsenteres på afdelingsmødet til januar Afdeling 3603, Thorsgård Den nye medarbejder i Thorsgården er kommet godt i gang med arbejdet. Den hidtidige formand er fraflyttet afdelingen, hvilket betyder at der ikke er nogen afdelingsbestyrelse. Derfor har der været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 24. september 2012 med valg af ny afdelingsbestyrelse. Der har den 18. september 2012 været Tryg Bolig gennemgang i afdelingen. Afdeling 3605, Fløngvangen Vi afventer fortsat et møde med en repræsentant fra Ideal Combi mht. gennemgang af træk fra vinduerne. Der er et problem med afløb for regnvand fra de nyetablerede altaner. Problemet er meddelt til Gaihede. Der har den 8. oktober 2012 været foretaget periodisk eftersyn i afdelingen. 19/24

20 Afdeling 3606, Engvadgård Afdelingens driftsleder har valgt at opsige sin stilling. I stedet er ansat en ny Driftsleder, Tom Ivan Christiansen, som kommer fra en stilling som driftsassistent i et andet alment boligselskab. Varmeregningerne fra KAB s Energiområde bliver forsat ikke betalt, og der arbejdes på en anden varmeforsyning i samarbejde med Høje Taastrup Kommune. Der er udsendt beboerinformation vedrørende varmeproblematikken. Der indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning. 17. Status på udlejning i På mødet i juni blev bestyrelsen orienteret om, at Engvadgård i en enkel måned har oplevet tomgang i en bolig. Samtidig oplever udlejningsmedarbejderne, at boligerne er vanskelige at leje ud. Der har ikke siden da været tomgang i afdelingen og det er administrationens vurdering at bestyrelsen for nærværende ikke behøver at overveje tiltag som fx regulering af indskuddet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 18. Investeringsfonden Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje 20/24

21 I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB//Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. Tredje kvartal 2012 foreligger endnu ikke. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på +1,77 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på +0,50 %. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,89 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på +1,49 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på +0,60 %. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 8,38 %. I Nykredit Portefølje har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på +1,86 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på +0,60 %. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 8,12 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 28. sept (kurs 100) Indre værdi 31. dec fratrukket udlodn. Indre værdi 28. sept Ændring af indre værdi ,17 104,34 3,17 %-point SEB ,51 105,28 2,77 %-point Nykredit Portefølje 0 102,55 106,01 3,46 %-point Der er pr. den 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra hver af de 2 investeringsforeninger; Danske Capital og SEB. For betød dette en indtægt på i alt kr. I det, der for øjeblikket. ikke opnås en særlig høj renteindtægt af bankindestående, bliver der holdt nøje øje med, om der kan opnås et bedre afkast af boligorganisationens likvide midler. har et betydeligt beløb stående på bankkonti. Vi har derfor i oktober 2012 indskudt 2 mio. kr. i Nykredit Portefølje, og der foretages løbende vurdering af, om der skal foretages yderligere investering. 21/24

22 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 19. Beboerklagenævnssager./. Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag en oversigt over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 8: Statistik for beboerklagenævnssager Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN- D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte den 26. november 2008, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KAB-fællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. 22/24

23 Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Bilag 9: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 21. Eventuelt Intet. 22. Mødekalender 2013 Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger datoer for møderne i juni og oktober Følgende ordinære afdelingsmøder er planlagt i 2013: Afdeling 3601, Raadhushaven torsdag den 24. januar 2013 Afdeling 3602, Kallerupvang tirsdag den 15. januar 2013 Forslag til ordinære afdelingsmøder i 2013: Afdeling 3603, Thorsgård onsdag den 16. januar 2013 Afdeling 3605, Fløngvangen onsdag den 23. januar 2013 Afdeling 3606, Engvadgård onsdag den 30. januar 2013 Organisationsbestyrelsesmøder i 2013 er fastlagt som følger: Tirsdag den 11. juni 2013 kl Mødet afholdes i KAB, mødelokale 3 Mandag den 21. oktober 2013 kl Mødet afholdes i Høje-Taastrup Med efterfølgende repræsentantskabsmøde: 23/24

24 Mandag den 21. oktober 2013 kl Mødet afholdes i Høje-Taastrup Følgende datoer for ordinære afdelingsmøder i 2013 blev fastsat: Afdeling 3601, Raadhushaven torsdag den 24. januar 2013 Afdeling 3602, Kallerupvang tirsdag den 15. januar 2013 Afdeling 3603, Thorsgård onsdag den 16. januar 2013 Afdeling 3605, Fløngvangen onsdag den 23. januar 2013 Afdeling 3606, Engvadgård onsdag den 30. januar /24