Randers Kommune Analyse af vejområdet og det grønne område Effektiviseringskatalog

Transkript

1 Randers Kommune Analyse af vejområdet og det grønne område Effektiviseringskatalog 1

2 Læsevejledning Nærværende effektiviseringskatalog er opbygget i fire sektioner. Efter en præsentation af baggrunden for arbejdet bag effektiviseringskataloget er kataloget inddelt i to sektioner. Den ene sektion indeholder konkrete effektiviseringspotentialer til Randers Kommune og den anden sektion evaluerer forskellige organiseringsformer, der kan være relevante for Randers Kommune at overveje. Slutteligt præsenteres kort COWIs anbefalinger til Randers Kommune på baggrund af arbejdet. 1. Baggrund og opsummering 2. Effektiviseringspotentialer 4. COWIs anbefaling 3. Organiseringsog udbudsformer 2

3 1. Baggrund og opsummering 3

4 Læsevejledning Nærværende sektion indeholder baggrunden for det gennemførte analysearbejde, samt en opsummering af konklusionerne på både effektiviseringspotentialer og organiserings- og udbudsformer. 1. Baggrund og opsummering 2. Effektiviseringspotentialer 3. Organiseringsog udbudsformer 4. COWIs anbefaling 4

5 Baggrund og formål med analysen I en SAMKOM-rapport fra foråret 2016 er der konstateret et efterslæb på vedligeholdelsen af den kommunale vejinfrastruktur i Danmark. Tilstanden af den samlede infrastruktur i Randers Kommune ligger omkring landsgennemsnittet. Randers Kommune har efterfølgende gennemført en mere detaljeret undersøgelse af vej- og stinettets tilstand i kommunen. Samlet tegner der sig et billede af, at en fastholdelse af det nuværende serviceniveau kræver et løft af vedligeholdelsesbudgettet på ca. 9 mio. kr. om året. En del kommuner oplyser, at de i de senere år har opnået meget fordelagtige priser ved at anvende nye opgaveløsninger herunder at indgå særlige vejaftaler, hvor opgaverne overdrages i længere perioder fremfor via enkeltstående udbud. Randers Kommune har på denne baggrund ønsket, at der gennemføres en analyse af mulighederne for at effektivisere vejområdet og det grønne område. Analysen skal både forholde sig til nye effektiviseringstiltag og nye samarbejdsformer herunder funktionsudbud med afsæt i de erfaringer fra andre kommuner, der bl.a. er beskrevet i 'Effektiv vejvedligeholdelse i kommuner et inspirationskatalog', udgivet af Finansministeriet/KL i Baggrunden for analysen er et kommissorium, der er politisk godkendt af Randers Byråd den 6. januar

6 Opsummering af effektiviseringspotentialer Randers Kommune har i forvejen igangsat en række initiativer, som har medført effektiviseringer for vejområdet og det grønne område. Disse initiativer omfatter bl.a. indkøb af mere moderne materiel til klipning af rabatter, græs og hække, som reducerer behovet for mandskab i forhold til tidligere. De initiativer, som Randers Kommune allerede har igangsat i løbet af de sidste to år beløber sig til effektiviseringer svarende til 1,97 mio. kr. som effektueres fra I forlængelse heraf er der mulighed for fuld udrulning af projektet vedr. intelligente skraldespande med en yderligere årlig besparelse på op til 1 mio. kr. mod en engangsinvestering på 3,5 mio. kr. Herudover har Randers Kommune siden 2012 effektiviseret løbende ved bl.a. at reducere sygefraværet. Dette har betydet, at enhedspriserne på mandskabet i Driftsafdelingen ikke er blevet indeksreguleret siden 2012 samt at enhedspriserne er blevet sænket fra 2016 til Disse effektiviseringer svarer tilsammen til 5 mio. kr., hvoraf 4 mio. kr. allerede er indarbejdet i budgetterne. I forbindelse med udarbejdelsen af nærværende effektiviseringskatalog er der fundet en række effektiviseringspotentialer, som er grupperet i 6 forskellige emner. Emnernes effektiviseringspotentialer er vurderet som følger: Bestilling og planlægning på det grønne område: Tiltagene forventes ikke at frigive økonomiske midler, men kan potentielt frigive tid til bedre planlægning og opfølgning og hermed en højere kvalitet i opgaveløsningen samt mulighed for udførelse af flere arbejder. Rute / områdeinddeling: kr. baseret på at 10 specialarbejderes (350 kr./t.) ugentlige transporttid reduceres med gennemsnitligt 1½ time i 48 uger årligt. Ressourceudnyttelse: kr. baseret på at kapacitetsudnyttelsen på materiel kan øges med 29% samt at kørsel ved brug af velfærdsfaciliteter reduceres med 5 minutter dagligt. Vejklasser og serviceniveau: 3,4 mio. kr. ved at omlægge halvdelen af budgettet for konto 050 og 055 til funktionskontakt med 25 % lavere pris. Daglig prioritering og økonomi: Forslaget her handler ikke om at indhente en decideret økonomisk gevinst, men i stedet om at sikre at organisationen er gearet til at skabe en sikker drift. Registreringer: Andre kommuner, der har gennemført opstramning af registreringer og samtidig konkurrenceudsat ydelserne har opnår besparelser på mellem 5 og 8%. En effektivisering i den størrelsesorden vurderes ikke at være realistisk for Randers Kommune at indhente, idet en række af gevinsterne allerede er indhentet. Randers Kommune vurderer selv at den effektivisering, der kan indhentes er mellem 2 og 4%, svarende til til kr. 6

7 Opsummering af organiserings- og udbudsformer Randers Kommune har i dag en velfungerende organisation i Partnering-modellen, der har fungeret som sådan siden Ca. halvdelen af opgaverne inden for vejområdet og det grønne område er udliciteret. Imidlertid viser analysen af vejområdet og det grønne område, at der fortsat er hjørner af driften i Randers Kommune, der med fordel kan justeres for at få en endnu mere effektiv drift og mere smidige arbejdsgange I det omfang justeringerne medfører, at der frigøres ressourcer, der så kan flyttes fra ét arbejdsområde fra et andet, forudsætter det naturligvis, at de frigjorte ressourcer har de relevante kompetencer. Hvis ikke må kommunen imødese en vis tilpasning på medarbejdersiden Det allervigtigste er i denne sammenhæng at sætte gang i en grundig registrering af mængder for både det grønne område og vejområdet og parallelt hermed at der defineres servicemål og ydelser for området En grundig registrering og definition af servicemål og ydelser er begge forudsætninger for en eventuel konkurrenceudsættelse, der kan ske enten som en del af den normale drift i Partnering-modellen, som funktionsudbud på de af kommunens veje, der ligger på landet eller som led i et tværkommunalt samarbejde. Den generelle pris- og lønfremskrivning fra 2012 til 2017 er ifølge KL på 7,6 % for løn. Randers Kommune har fastholdt timepriserne på det samme niveau siden 2012 samtidig med at det samme arbejde er udført, hvilket svarer til en besparelse på 7,6 %. Omregnet til 2017-priser svarer dette til ca. 4 mio. kr. Uanset organisations- og udbudsform kan Randers Kommune styrke borgerinddragelsen i opgaveløsningen. Man kan fx, som i Herning, involvere borgere i lokalsamfund i at definere serviceniveauer eller som i Københavns Kommune spørge borgerne om deres oplevelse af kommunens målopfyldelse inden for f.eks. renhold og parkdrift. 7

8 2. Effektiviseringspotentialer 8

9 Læsevejledning Nærværende sektion gennemgår de konkrete effektiviseringstiltag. Sektionen er inddelt i følgende dele: 1. Potentialer igangsat af kommunen 2. Benchmarking på det grønne område 3. Gruppering af effektiviseringspotentialer 4. Datablade på effektiviseringspotentialer 5. Opsummering af effektiviseringspotentialer 1. Baggrund og opsummering 2. Effektiviseringspotentialer 4. COWIs anbefaling 3. Organiseringsog udbudsformer 9

10 Potentialerne Randers Kommune har allerede arbejdet med at identificere og gennemføre en række effektiviseringsgevinster. Kommunen har således arbejdet med arbejdsgange og organisering løbende siden kommunesammenlægningen: Der er indkøbt mere effektive maskiner. Der afholdes partnermøder mellem intern bestiller og udfører på vejområdet og på det grønne område, hvor potentialer drøftes og gennemføres. Specielt det grønne område er velbeskrevet. Der arbejdes med mere langsigtet planlægning og registrering i bestillerfunktionen fx på regnvandsledninger, gadefejning mm. Effektiviseringspotentialerne for Randers Kommune er i sin helhed således sammensat af de potentialer, som kommunen allerede har igangsat, og de potentialer der er et produkt af fire analyser i forbindelse med udarbejdelse af nærværende effektiviseringskatalog. Benchmarking af det grønne område Effektiviseringspotentialer afdækket på baggrund af interviews Effektiviseringspotentialer afdækket på baggrund af analyse af registreringsudtræk Effektiviseringspotentialer afdækket på baggrund af økonomiudtræk Potentialer for effektiviseringer, der allerede er gennemført Opsummering af samlede effektiviseringspotentialer 10

11 Potentialer igangsat af kommunen BESKRIVELSE EFFEKTIVISERINGSPOTENTIALE Der er indkøbt robotklippere til græsklip. 100 timer årligt, der kan prioriteres anderledes (svarende til ca kr.). Der er indkøbt hækkeklippere monteret på traktor. 200 timer årligt, der kan prioriteres anderledes (svarende til kr.) Der er indkøbt større rabatklippere. Effektivisering i antal timer svarende til 1,5 mio. kr., der kan kanaliseres andetsteds hen. Der er opstillet indtil videre 20 intelligente skraldespande, som komprimerer affaldet og reducerer behovet for tømning. Fuld udrulning af projekt vedr. intelligente skraldespande. Det overvejes at nedtage pullerter i midtbyen for at spare drift, reparation og vedligeholdelse på disse, som ikke umiddelbart har en funktion. Effektivisering i antal timer svarende til kr., der kan prioriteres anderledes. Leasingpris på skraldespandene er kr. så det samlede potentiale er kr. Effektivisering i antal timer svarende til op mod kr. årligt mod en engangsinvestering på ca kr. Effektivisering svarende til kr. årligt, engangsinvestering på ca kr. for nedtagningen. Timetakster på specialarbejdere reguleret ned fra 2016 til 2017 fra 360 til 350 kr./time ved at nedbringe de faste omkostninger, bl.a. ved at nedbringe sygefraværet Randers Kommune oplyser, at besparelsen modsvarer 1 mio. kr. 11

12 Benchmarking på det grønne område Ved brug af Randers' egne enhedspriser* Kr./m²/år Ved brug af gennemsnitlig enhedspris fra fire andre kommuner (Viborg, Varde, Svendborg og Aabenraa) Kr./m²/år Forskel Kr./m²/år Græsflader Brugsplæne Rabatter græsslåning Bunddækkende buske Busket Pur B NB: Positivt tal betyder en positiv besparelse. * Udbud af pleje for idrætsanlæg (I) Det er vigtigt at være opmærksom på, at en en-til-en sammenligning af enhedspriser mellem forskellige kommuner forudsætter en eksakt viden om, hvad der er dækket under de enkelte elementer. En sammenligning af Randers Kommunes enhedspriser og gennemsnitlige enhedspriser indhentet i fire andre kommuner tyder på, at der på græsflader, bunddækkende buske og Pur B kan opnås besparelser. Der er altså tale om en benchmarking udelukkende på priser og ikke på serviceniveauer. Midlerne til at opnå besparelserne kan findes i de efterfølgende datablade om bl.a. bestilling og planlægning, bedre ressourceudnyttelse, investeringer i nyt materiel og registreringer. Det skal bemærkes, at potentialet også kan afhænge af forskelle i serviceniveauer. 12

13 Gruppering af effektiviseringspotentialer Gruppe Kategori Primær ændring A Bestilling og planlægning Organisering B Ruter / områdeinddeling Organisering C Ressourceudnyttelse Organisering D Vejklasser og serviceniveau Rammevilkår / grundlag E Daglig prioritering og økonomi Arbejdsgange F Registreringer Rammevilkår / grundlag G Investeringer i nyt materiel Arbejdsgange 13

14 Datablade på effektiviseringspotentialer Databladenes opbygning: Opsummering af udfordring(er) og præsentation af effektiviseringspotentialerne overordnet, samt opsummering af potentialets skala. Farvekoderne ved effektiviseringspotentiale, implementeringshorisont samt implementeringsomkostninger indikerer den umiddelbare vurdering jf. følgende: Effektiviseringspotentiale: Grøn ved et højt potentiale, gul ved mellem potentiale og rød ved lavt potentiale. Implementeringshorisont: Grøn ved kort horisont, gul ved mellem horisont og rød ved lang horisont. Implementeringsomkostninger: Grøn ved lave omkostninger, gul ved mellem omkostninger og rød ved højt omkostningsniveau. Gennemgang af styringsmæssige konsekvenser, der bør behandles i forbindelse med beslutning af, om tiltaget skal effektueres, og som kræver handlingsplan i forbindelse med implementering 14

15 KATEGORI A BESTILLING OG PLANLÆGNING DET GRØNNE OMRÅDE Udfordring: Bestillinger til samme type arbejde kommer i dag flere forskellige steder fra og der er risiko for, at planlægning af opgaveløsningen ikke bliver optimal. Effektiviseringspotentialer: Bedre planlægning af opgaverne, tættere samarbejde, med bedre ressourceudnyttelse og højere faglighed og kvalitet som resultat. Formål: At smidiggøre arbejdsgange for bestilling og planlægning af arbejder inden for det grønne område på tværs af forvaltningsområder. Beskrivelse: Der kan med fordel laves et generelt eftersyn af organisering i forhold til naturpleje for at skabe en bedre arbejdsdeling og planlægning mellem bestiller- og udfører-team. Målet hermed er at opnå bedre planlægning og ressourceudnyttelse i forhold til naturplejeteamet. Effekten vil være en mere strømlinet styring af opgaverne og hermed frigivelse af timer til andre opgaver. Over halvdelen af det grønne er i dag konkurrenceudsat, men der kan være et potentiale i at se på, hvordan det grønne bestillerteam kan støtte op om bestillerfunktionen i Kultur & Fritid, der administrerer det konkurrenceudsatte område. Begge bestillerfunktioner varetager ensartede opgaver og der er fælles erfaringer på tværs af de to forvaltningsområder, som vil kunne styrke den samlede bestillerfunktion. Effekten vil forventelig være en højere faglighed og hermed mere kvalitet for borgerne. Effektiviseringspotentiale: Implementeringshorisont: Implementeringsomkostninger: Tiltagets effekt er størst i samspil med tydeliggjorte retningslinjer for prioritering (se kategori E), som benyttes til at sikre opfyldelse af kvalitetsniveau i den daglige planlægning kombineret med reviderede funktionsbeskrivelser for bestiller- og udføreteam. Konsekvenser for organisation: Idet arbejdsopgaverne tænkes sammen kan det eventuelt komme på tale, at de i nogen grad omlægges både internt i bestiller-funktionen men også lægges ud til udførerfunktionen Konsekvenser for arbejdsgange: Planlægningsopgaven vil blive mere struktureret og rammerne for planlægningen vil blive fastlagt mere centralt. En del af planlægningsfriheden vil hermed blive frataget de folk, der varetager den faktiske opgaveløsning. Tiltagets realiserbarhed: Effektiviseringspotentialet vurderes at være relativt let at realisere, idet implementeringen består i en gennemgang af den nuværende organisering og opgavefordeling samt i en omfordeling af opgaver. En evt. omstrukturering med flytning af budget fra en forvaltning til en anden vurderes at være svær at implementere, hvorfor et alternativ, hvor der skabes et større fagligt miljø vurderes lettere at gennemføre. Herudover består opgaven i opstilling af generelle principper for planlægning af arbejder og klare rollefordelinger mellem bestillerne samt afdækning af mulige synergier med Kultur og Fritid. Implementering af forslagene kræver omkostninger i form af den tid, der går med gennemgang af nuværende set-up samt opstilling af fremtidigt set-up. Økonomi: Tiltagene forventes ikke at frigive økonomiske midler, men kan potentielt frigive tid til bedre planlægning og opfølgning og hermed en højere kvalitet i opgaveløsningen samt mulighed for udførelse af flere arbejder. Forudsætninger: 15 -

16 KATEGORI B - RUTER / OMRÅDEINDDELING (geografi) Udfordring: Opgaveløsningen er i forhold til ruter og inddeling i områder ikke optimeret så transporttid minimeres. Der tænkes ikke på tværs af opgavetyperne for eventuelt at minimere transporttid for medarbejdere, der udfører forskellige arbejder på det samme sted. Effektiviseringspotentialer: Opgaveplanlægning baseret på geografi og på tværs af teams for at højne effektivitet. Reorganisering af opgaveløsning i forhold til teams for at højne effektivitet. Bedre planlægning af fejning, især stier for reduktion af spildtid. Formål: At optimere ruter og/eller områdeinddeling så mængden af transporttid nedbringes. Effektiviseringspotentiale: Beskrivelse: Gennemgang af nuværende ruter og områdeinddeling med henblik på at optimere grænser og opgavefordeling, så mængden af transporttid nedbringes. I forlængelse heraf kan overvejes en reorganisering af teamstrukturen for at basere denne på geografi i højere grad end opgaver. Denne reorganisering bør tage højde for behov for kompetencer for løsning af de enkelte opgaver. Implementeringshorisont: Implementeringsomkostninger: Konsekvenser for organisation: Med en reorganisering af teams vil der kunne ske gennemgående ændringer i teamstrukturen, og medarbejderne vil i høj grad kunne blive tildelt ansvar for opgaver, de ikke traditionelt har haft ansvaret for. Konsekvenser for arbejdsgange: Idet medarbejdere vil kunne få tildelt ansvar for opgaver, de ikke hidtil har været ansvarlige for, vil det være nødvendigt med beskrivelser af arbejdsgange (se i øvrige kategori D), og det er således vigtigt at være særligt opmærksom på tilsyn med de opgaver, der ikke længere varetages af de samme medarbejdere hele tiden. Tiltagets realiserbarhed: Effektiviseringspotentialet vurderes at være relativt let realisérbart, idet det, der skal gøres for at realisere tiltaget er, at fagpersoner evt. supporteret at ledelse gennemgår den nuværende opgavesammensætning, arbejdsopgavernes krav til kompetencer og den nuværende organisering. Der kræves implementeringsomkostninger i form af den tid det tager at analysere nuværende organisering og udarbejde samt implementere omstrukturering. Økonomi: Effektiviseringspotentialets økonomi afhænger af, hvor stor en reduktion af transporttid, der opnås (hvilket i høj grad hænger sammen med, hvor mange af opgaverne, der kan løses af forskellige medarbejdere fra gang til gang). Potentialet vurderes at kunne medføre en besparelse på op mod kr. i ren arbejdstid, som således kan kanaliseres over i anden opgaveløsning. Såfremt en yderligere besparelse i transporttid eller antal medarbejdere er mulig øges besparelsen tilsvarende. 16 Forudsætninger: Potentialet er baseret på at 10 specialarbejderes (350 kr./t.) ugentlige transporttid reduceres med gennemsnitligt 1½ time i 48 uger årligt.

17 KATEGORI C RESSOURCEUDNYTTELSE (medarbejdere og materiel) Udfordring: Forudsætningerne for så vidt angår arbejdstider og mangel på samarbejdsaftaler med offentlige instanser medfører en udfordring i forhold til optimering af ressourceudnyttelse af både medarbejdere og materiel. Formål: At opnå en højere mængde effektiv arbejdstid blandt medarbejderne og materiel. Effektiviseringspotentialer: 2-holdsdrift på dyre maskiner med højere kapacitetsudnyttelse som resultat. Indføre flextid/differentieret arbejdstid hen over året for at undgå spildtid ved uhensigtsmæssig afslutning af opgaver før tid. Samarbejdsaftaler vedrørende velfærdsfaciliteter med skoler og børnehaver for at reducere spildtid ifm. transport. Effektiviseringspotentiale: Beskrivelse: Der indføres vilkår for arbejdstider samt samarbejdsaftaler med offentlige institutioner, der muliggør mere fleksibel planlægning. Med de mere fleksible vilkår for planlægning kan denne gennemføres så den samlede mængde effektiv arbejdstid øges. Vilkårene omfatter: Indførsel af 2-holdsdrift på dyre maskiner for at øge kapacitetsudnyttelsen på disse. Indførsel af flextid for at undgå at opgaver afbrydes pga. afslutning af arbejdsdag. Indgåelse af samarbejdsaftaler vedrørende velfærdsfaciliteter for at reducere kørsel. Implementeringshorisont: Implementeringsomkostninger: Konsekvenser for organisation: Medarbejdernes grundlæggende arbejdsvilkår vil blive påvirket, eksempelvis ved indførslen af flextid som kan medføre ændrede krav til arbejdstid. Ændringerne vil medføre, at der er mere fleksibilitet i planlægningen af arbejdsopgaverne. Konsekvenser for arbejdsgange: Med implementering af effektiviseringspotentialerne vil arbejdsgangene kunne fastlægges under større frihed. Fordi der ikke længere vil være begrænsninger i bestemte arbejdstider og problemer under myldretidstrafik vil arbejdsgangene kunne gennemføres i en bedre sammenhæng med en øgning af kapacitetsudnyttelsen af personalet til følge. Tiltagets realiserbarhed: Da implementering af effektiviseringspotentialet omfatter forhandlinger med fagforeninger kan implementeringen trække ud i forhold til de øvrige effektiviseringspotentialer. Implementeringsomkostningerne kan, som følge heraf, også være højere, idet den tidsmæssige investering vil være mere omfattende. Forslagets potentiale afhænger af, i hvor vid udstrækning, de enkelte potentialer implementeres. Eksempelvis vil implementering af 2-holdsdrift på dyre maskiner i fuld skala kraftigt reducere kommunens behov for materiel i det hele taget. I realiteten er en sådan løsning dog svært realisérbar, da praktiske forhold som trafikintensitet, behov for dagslys mv. tæt på umuliggør en faktisk fordobling i antallet af maskintimer på den enkelte maskine. Økonomi: Effektiviseringen er baseret på, at ved at øge kapacitetsudnyttelsen på materiel, deles afskrivningerne på materiellet ud over flere driftstimer, hvorved prisen pr. driftstime falder. Ved at øge kapacitetsudnyttelsen på materiel på én af hver af de tre dyreste stykker materiel, fejemaskine (396,59 kr./t), gummiged (372,51 kr./t) og stribebil (307,51 kr./t), vil effekten, baseret på at disse tre maskiner er i daglig drift 10,5 timer 20 uger om året, vil besparelsen svare til ca kr. Brug af samarbejdsaftaler for vedfærdsfaciliteter vil kunne indbringe op mod kr. årligt. Effektiviseringspotentialerne vil således tilsammen kunne medføre besparelser for kr. årligt. Såfremt besparelsen vedr. materiel kan indhentes på flere stykker materiel og kan projiceres over på andre typer materiel, vil besparelsen øges, ligesom et højere antal driftstimer vil medføre yderligere besparelse. Forudsætninger: Indførsel af flextid og/eller differentieret arbejdstid hen over året samt samarbejdsaftaler vedrørende velfærdsfaciliteter har følgende afledte effekter: Kapacitetsudnyttelsen 17 på materiel kan øges med 29%, svarende til en stigning fra 7,5 timer til 10,5 timer dagligt. Det antages at vedligeholdelsesomkostninger udgør 60 % af de nuværende timepriser, OG og DET at 40% GRØNNE af timepriserne OMRÅDE udgøres af afskrivninger. Det antages at afskrivninger kan reduceres med 29%, idet der er behov for færre stykker materiel. Der er ikke taget højde for antal materielenheder udelukkende driftstimer. Reduktion i kørsel ved brug af velfærdsfaciliteter svarende til 5 minutter dagligt. Besparelsen er baseret på at denne reduktion kan opnås for 50 specialarbejdere (350 kr./t) i 48 uger om året.

18 KATEGORI D VEJKLASSER OG SERVICENIVEAU Udfordring: Primært på vejområdet mangler beskrivelser af servicemål og kobling mellem servicemål og budgetter. Både for det grønne og for vejområdet gælder, at det bør godkendes politisk, hvilke serviceniveauer der skal benyttes i de forskellige vejklasser. Lidt under halvdelen af arbejderne udføres i eget regi. Effektiviseringspotentialer: Definere vejklasser med tilhørende serviceniveauer for at sikre synlig sammenhæng mellem serviceniveau og budget. Optimering af serviceniveau. Afstemning af kvalitetsbeskrivelser / serviceniveauer ift. økonomi. Nedklassificering af boligveje. Eventuel udlicitering til private entreprenører. Formål: At fokusere drift og vedligeholdelse af det grønne område og veje, stier og fortove i henhold til deres vigtighed. At sikre at kommunens midler anvendes hvor der er behov. Definition af vejklasser og serviceniveauer er forudsætninger for de tiltag, der er beskrevet under E og F, herunder en vigtig forudsætning for en eventuel konkurrenceudsættelse. Beskrivelse: Der defineres vejklasser og tilhørende serviceniveauer for alle veje, stier og fortove i kommunen. Herefter optimeres serviceniveauet i overensstemmelse med budgettet og godkendes politisk. Arbejdet ligger her primært i vejområdet, idet det grønne allerede har velbeskrevne serviceniveauer og kobling til budgetter. For både vejområdet og det grønne område gennemføres der herefter en proces for politisk godkendelse. Den politiske godkendelse har til formål at sikre, at serviceniveauer og budget er i overensstemmelse med kommunens overordnede vision og prioritering. Effektiviseringen består i, at kommunen med veldefinerede vejklasser og tilhørende serviceniveauer bedre kan prioritere mellem vigtigt og mindre vigtigt og tildele budgetter derefter. På denne måde vil økonomien blive anvendt, hvor den gør mest gavn. Fx kan veje på landet tildeles et lavere serviceniveau og den økonomi, der afsættes til disse veje, kan eventuelt afsættes til en funktionskontrakt, hvorved kommunen efterfølgende skal bruge mindre tid på disse veje. Midlerne bør anvendes i prioriteret rækkefølge til vejene med det højeste mål for serviceniveau, som bør være trafikveje/industriveje i byer. Den store andel af internt udført arbejde til asfaltreparationer og afstribning/genmarkering kunne eventuelt reduceres gennem udlicitering til privat aktør, som kan udnytte stordriftsfordele. Ved traditionelt udbud af slidlagsarbejder bør det overvejes at indgå i fælles udbud med nabokommuner med henblik på at gøre opgaven stor og attraktiv for entreprenørerne. Effektiviseringspotentiale: Implementeringshorisont: Implementeringsomkostninger: Konsekvenser for organisation: Lettere at beslutte, hvor og hvordan midler skal anvendes. Bedre sammenhæng mellem vigtighed, serviceniveau og budget/regnskab. Mulighed for udlicitering til eksterne leverandører. Konsekvenser for arbejdsgange: Fokus på de vigtigste aktiviteter (veje og grønne områder). Hyppigere drifts- og vedligeholdelsesaktiviteter i høje serviceniveauer i stedet for de lavere. Prioritering sker på objektivt grundlag. Tiltagets realiserbarhed: Brugen af RoSy bliver central. Serviceniveauer skal godkendes politisk. Formidling af serviceniveauer og deres betydning er vigtig. Formidling over for borgerne. Økonomi: Der budgetteres i 2017 med godt 56 mio. kroner til vejvedligeholdelse og belægninger. De 56 mio. kroner fordeler sig med 22 mio. kroner udført i eget regi, mens arbejder for 34 mio. kroner udføres af eksterne entreprenører/leverandører. Cirka 24 mio. kroner anvendes til belægninger (herunder rabatter, stier og fortove og både reparationer og nye slidlag). Dette beløb fordeler sig med 9,7 mio. kroner til interne leverancer, mens eksterne entreprenører/leverandører leverer belægningsrelaterede arbejder for 14,6 mio. kroner. Der er i 2017 afsat 10 mio. kroner til nye asfaltslidlag. Heraf er afsat 9 mio. kroner til nye asfaltbelægninger på veje, hvilket rækker til km slidlag svarende til 2-4% af længden af det samlede vejnet. For cykelstier rækker budgettet på 1 mio. kroner til cirka 20 km nye asfaltslidlag. Det vurderes at der ved konkurrenceudsættelse kan effektiviseres for 3,4 mio. kr. (baseret på en omlægning af halvdelen af budgettet for konto 050 og 055 til funktionskontakt med 25 % lavere pris). Forudsætninger: 18 Det antages, at OG veje DET på GRØNNE landet OMRÅDE udgør halvdelen af kommunens vejnet (500 km) og halvdelen af budgettet. En funktionskontrakt på disse veje vil kunne give en besparelse på 25% i forhold til det 'sædvanlige' budget. Den økonomiske gevinst af dette tiltag hentes ikke alene ved at definere vejklasser og serviceniveau, men dette er en forudsætning for en eventuel efterfølgende konkurrenceudsættelse.

19 KATEGORI E DAGLIG PRIORITERING OG ØKONOMI Udfordring: For det grønne område er de servicemål, der arbejdes med, ikke politisk godkendte, ligesom der ikke er en validering af, at serviceniveauet kan nås med det budget, der er for de enkelte områder. Dette indebærer en risiko for at det bliver svært at lave entydige prioriteringer i den daglige planlægning og en mangel på opfølgning i forhold til økonomi. For vejområdet er der ikke defineret servicemål, hvilket medfører manglende prioritering eller retningslinjer herfor i det hele taget i forhold til den daglige planlægning i DriftsWeb. Der mangler ligeledes på dette område en direkte kobling imellem servicemål og budget for området, med det resultat at det er uklart, hvor langt pengene rækker på forhånd. I stedet arbejdes med udgangspunkt i det budget, der er til rådighed i den daglige planlægning. Effektiviseringspotentialer: Principper for prioritering af bestillingsopgaver i forhold til budget for at sikre, at der ikke udføres opgaver, der ikke er prioriteret i servicemålene. Prioritering/sortering af serviceniveau i forhold til ressourcer og budget. Formål: At sikre, at de politisk godkendte servicemål for både det grønne og vejområdet, kan omsættes og bliver omsat til prioritering i dagligdagen, og at niveauet styres i forhold til det budget, der er for området. Beskrivelse: Med baggrund i fastlagte, politiske godkendte serviceniveauer (kategori D) fastlægges prioriteringer til den daglige planlægning for sikring af overholdelse af både budget og serviceniveau. Potentialet her er at hente i, at der helt fra det politiske niveau til det udførende niveau er fuldstændig enighed om, hvilke opgaver der prioriteres, og hvilke der ikke prioriteres. Denne overensstemmelse imellem niveauerne er med til at sikre fælles ansvar og fælles mål, samt sikring af, at midlerne bliver brugt som forventet. Politikerne, der har ansvaret for kommunens visioner, har de bedste forudsætninger for at sikre, at de serviceniveauer, der ultimativt godkendes af dem, er i overensstemmelse med kommunens strategiske prioriteringer. Viborg Kommune angiver at have opnået en væsentlig besparelse ved at registrere mængder og definere servicemål, hvorved der efterfølgende blev skabt enighed om det fælles arbejdsgrundlag. Erfaringer fra andre kommuner tyder på, at politisk godkendte servicemål øger transparensen i forhold til budgetter, servicemål og ydelser på en måde der bidrager positivt til forståelsen hos såvel forvaltning som borgere og politikere. Effektiviseringspotentiale: Implementeringshorisont: Implementeringsomkostninger: Konsekvenser for organisation: Retningslinjer for prioritering af opgaver i det daglige fastlægges fra centralt sted. Det er således ikke længere driftsassistenternes opgave at forestå den egentlige vurdering, men udelukkende prioritering ud fra på forhånd fastlagte retningslinjer. Dette sker allerede på det grønne område ved hjælp af kvalitetsbeskrivelser, og et tilsvarende system kunne med fordel implementeres for vejområdet. Konsekvenser for arbejdsgange: Udførelsen af driftsopgaverne vil ikke blive påvirket af implementering af forslaget, idet forslaget effektueres i planlægningsleddet. Tiltagets realiserbarhed: Implementering af potentialet vurderes i høj grad at være realiserbart, idet formulering af prioritering af den daglige planlægning samt udarbejdelse af principper for økonomiopfølgning er en opgave, der i høj grad er konkret og ligetil. Realiseringen kræver dog, at politisk godkendte serviceniveauer foreligger inden arbejdet igangsættes. Det bør nævnes, at effekten af ovennævnte effektiviseringspotentiale vil have yderligere positive effekter da det, særligt sammen med en skærpet brug af registreringer (se kategori F) vil være med til yderligere at synliggøre koblingen imellem serviceniveau og faktisk forbrug til brug for løbende opfølgning på budget. Økonomi: Forslaget her handler 11. AUGUST ikke 2017 om at indhente en decideret økonomisk gevinst, men i stedet om at sikre at organisationen er gearet til at skabe en sikker drift, idet forslaget primært handler om at sikre, at det politiske 19 RANDERS godkendte KOMMUNE serviceniveau - ANALYSE efterleves, AF VEJOMRÅDET med overholdelse af budget samt stabilisering af serviceniveau til følge. Forslaget vedrører primært vejområdet, da det grønne område allerede har indført prioriterede OG DET kvalitetsbeskrivelser. GRØNNE OMRÅDE Med implementering af ovenstående er forudsætninger for løbende optimering af serviceniveauer etableret for vejområdet også. Med en tydelig sammenhæng med budget og fastetablerede procedurer for opfølgning af budget vil de økonomiske konsekvenser af en evaluering af en eventuel justering af serviceniveauet inden for et område være nemme at lave. Eksempelvis vil konsekvenserne ved nedklassificeringen af en vej hurtigt og sikkert kunne beregnes.

20 KATEGORI F REGISTRERINGER Udfordring: Brugen af de registreringer, der er i kommunen for så vidt angår mængder og udført arbejde er mangelfuld. For den grønne del bliver udført arbejde registreret, men anvendes ikke systematisk. Der mangler registreringer for mængder for vejområdet, hvilket besværliggør vurdering af enhedspriser på blandt andet belægningsarbejder. Dette forhindrer vurdering af opnåede priser og effektivitet. Effektiviseringspotentialer: Differentieret registrering af udført arbejde for sikring af transparente priser og optimering af disse. Optimering af priser kan ske ved konkurrenceudsættelse. Vurdering af opnåede priser, effektivitet og konkurrencedygtighed. Brug af GPS-baseret dataopsamling på køretøjer til opfølgning af ressourceforbrug. Formål: At sikre retvisende grundlag af registreringer af udført arbejde for planlægning og opfølgning. Effektiviseringspotentiale: Beskrivelse: I forlængelse af kategori D sikres at registreringer af udført arbejde bliver foretaget på et niveau, der sikrer muliggørelse af opfølgning af udført arbejde samt vurdering af prisniveau. Det kan blandt andet anbefales at anvende GPS i bilerne, eks. ved gadefejning, vintertjeneste, skilte og stribearbejder. GPS-registreringerne kan både hjælpe til at analysere arbejdsgangene for optimering samt i forhold til håndtering af borgerhenvendelser. Et godt eksempel på sidstnævnte er vintertjenesten, hvor klager over manglende rydning allerede kan dokumenteres og derfor let afvises eller accepteres. En opstramning af registreringer giver gode forudsætninger for konkurrenceudsættelse, idet kontrolbud kan baseres på et retvisende grundlag. Implementeringshorisont: Implementeringsomkostninger: Konsekvenser for organisation: Udførte mængder, tids- og ressourceforbrug i forbindelse hermed opgøres, hvorved priser for arbejder udført internt såvel som eksternt kan vurderes og sammenlignes. Effektivitet kan vurderes. Konkurrencedygtighed kan vurderes. Borgerhenvendelser bliver håndteret på oplyst grundlag og derfor lettere at håndtere. Konsekvenser for arbejdsgange: Stort arbejde med indhentning af data for priser, mængder, tidsforbrug. Priser på arbejder kan bestemmes på grundlag af mængder og produktionspriser fra faktiske data fra kommunen. Kommunen vil, når registreringen er gennemført, have mulighed for at konkurrenceudsætte arbejderne. Tiltagets realiserbarhed: Forholdsvist enkelt at realisere men det tager tid (og koster dermed penge). Tilsvarende tiltag er gennemført i en række kommuner, så der findes eksempler til efterfølgelse. Økonomi: Andre kommuner, der har gennemført opstramning af registreringer og samtidig konkurrenceudsat ydelserne har opnået besparelser på mellem 5 og 8%. Hvis den tilsvarende øvelse kan gennemføres i Randers vil den samlede besparelse ligge på mellem og kr. på det grønne. En lignende besparelse vil kunne opnås på vejområdet, men denne er omfattet af besparelsen i kategori D og er derfor ikke taget med som besparelse her. En sådan implementering bør dog planlægges og efterkalkuleres, idet gevinsterne ikke nødvendigvis kan opnås på samtlige budgetposter. I Randers Kommune har Driftsafdelingen i samarbejde med bestillerne gennemført for 7,0 mio. kr. effektiviseringer siden Samtidig har Driftsafdelingen i samme periode genoprettet økonomien efter flere år før 2012 med stort mio. underskud samt investeret massivt i udviklingen af afdelingen indenfor eksisterende budget. Det må derfor forventes at driftsafdelingen allerede har høstet en del af den potentielle besparelse. Randers Kommune vurderer selv at effektiviseringspotentialet i Randers Kommune ligger på mellem 2 og 4 % svarende til og kr. Ligeledes kræver implementeringen investeringer i form af etablering af registreringer 11. og sikring AUGUST af 2017 fremtidige korrekte investeringer. I Frederikssund Kommune, som gennemgik samme øvelse, blev der brugt 3,8 mio. kr. i indledende investeringer ved at gennemføre denne øvelse. 20 Forudsætninger: Beregningerne af besparelsespotentialer er baseret på tal fra Randers Kommune, hvor totalbudgettet for det grønne er på

21 Opsummering af effektiviseringspotentialer Randers Kommune har i forvejen igangsat en række initiativer, som har medført effektiviseringer for vejområdet og det grønne område. Disse initiativer omfatter bl.a. indkøb af mere moderne materiel til klipning af rabatter, græs og hække, som reducerer behovet for mandskab i forhold til tidligere. De initiativer, som Randers Kommune allerede har igangsat beløber sig til effektiviseringer svarende til 1,97 mio. kr. som effektueres fra I forlængelse heraf er der mulighed for fuld udrulning af projektet vedr. intelligente skraldespande med en yderligere årlig besparelse på op til 1 mio. kr. mod en engangsinvestering på 3,5 mio. kr. Herudover har Randers Kommune siden 2012 effektiviseret løbende ved bl.a. at reducere sygefraværet. Dette har betydet, at enhedspriserne på mandskabet i Driftsafdelingen ikke er blevet indeksreguleret siden 2012 samt at enhedspriserne er blevet sænket fra 2016 til Disse effektiviseringer svarer tilsammen til 5 mio. kr., hvoraf 4 mio. kr. allerede er indarbejdet i budgetterne. I forbindelse med udarbejdelsen af nærværende effektiviseringskatalog er der fundet en række effektiviseringspotentialer, som er grupperet i 6 forskellige emner. Emnernes effektiviseringspotentialer er vurderet som følger: Bestilling og planlægning på det grønne område: Tiltagene forventes ikke at frigive økonomiske midler, men kan potentielt frigive tid til bedre planlægning og opfølgning og hermed en højere kvalitet i opgaveløsningen samt mulighed for udførelse af flere arbejder. Rute / områdeinddeling: kr. baseret på at 10 specialarbejderes (350 kr./t.) ugentlige transporttid reduceres med gennemsnitligt 1½ time i 48 uger årligt. Ressourceudnyttelse: kr. baseret på at kapacitetsudnyttelsen på materiel kan øges med 29% samt at kørsel ved brug af velfærdsfaciliteter reduceres med 5 minutter dagligt. Vejklasser og serviceniveau: 3,4 mio. kr. ved at omlægge halvdelen af budgettet for konto 050 og 055 til funktionskontakt med 25 % lavere pris. Daglig prioritering og økonomi: Forslaget her handler ikke om at indhente en decideret økonomisk gevinst, men i stedet om at sikre at organisationen er gearet til at skabe en sikker drift. Registreringer: Andre kommuner, der har gennemført opstramning af registreringer og samtidig konkurrenceudsat ydelserne har opnået besparelser på mellem 5 og 8%. En effektivisering i den størrelsesorden vurderes ikke at være realistisk for Randers Kommune at indhente, idet en række af gevinsterne allerede er indhentet. Randers Kommune vurderer selv at den effektivisering, der kan indhentes er mellem 2 og 4%, svarende til til kr. 21

22 3. Organiserings- og udbudsformer 22

23 Læsevejledning Nærværende sektion gennemgår på baggrund af 'Effektiv vejvedligeholdelse i kommuner et inspirationskatalog', udgivet af Finansministeriet/KL i 2016 de organiseringsog udbudsformer, der findes inden for området for vejvedligeholdelse, og evaluerer disse i forhold til potentialer for Randers Kommune. Sektionen følger nedenstående struktur: 1. Nuværende organiseringsform i Randers Kommune 2. Oversigt over organiserings- og udbudsformer 3. Gennemgang og evaluering af udbuds- og organiseringsformer 4. Opsummering af udbuds- og organiseringsformer 1. Baggrund og opsummering 2. Effektiviseringspotentialer 4. COWIs anbefaling 3. Organiseringsog udbudsformer 23

24 Nuværende organiseringsform i Randers Kommune Randers Kommune baserer sig på en Partnering-model, der består af elementer fra både Mål- og rammestyring, BUMmodellen og Helhedsorienteret drift. BUM: Bestiller- og udførerfunktion Konkurrenceudsættelse af dele af vejområdet og det grønne område, hvor Driftsafdelingen afgiver kontrolbud Helhedsorienteret drift: Brugerorientering og borgerinvolvering Faglighed Kvalitet og helhed Effektivitet Mål- og rammestyring: Stærkt og tillidsbaseret samarbejde Visse opgaver prioriteres og styres fra Driftsafdelingen Bestillerfunktionen for vej er placeret i Veje og Trafik og for de grønne områder er den placeret i Natur og Miljø. Driftsafdelingen (udførerenheden) er organisatorisk placeret i 'Ejendomscenter og Driftsafdeling'. Driftsafdelingen består i dag af 105 medarbejdere fordelt på Driftsafdelingen og 2 stillesteder. Samarbejdet understøttes af jævnlige partnermøder og der er udarbejdet en formel partnering-kontrakt. Samarbejdet er kendetegnet ved en høj grad af tillid mellem bestiller og udfører 24

25 Oversigt over organiserings- og udbudsformer Randers Kommune er organiseret efter en Partnering-model, der indeholder elementer fra BUM-modellen, Helhedsorienteret drift og Målog rammestyring 25 Tabel fra "Effektiv vejvedligeholdelse i kommuner Et inspirationskatalog", Finansministeriet og KL, 2016 I de efterfølgende slides gennemgås Tværkommunale samarbejder og Funktionskontrakter for at undersøge, om disse kan være værdifulde supplementer til Randers Kommunes Partnering-model.

26 Tværkommunale samarbejder - I Mål- og rammestyring BUM-model Helhedsorienteret drift TVÆRKOMMUNALE SAMARBEJDER Funktionskontrakter Tværkommunale samarbejder etableres ofte på specifikke faglige områder som vintertjeneste, asfaltindkøb og lignende. De kan etableres uafhængigt af ovenstående styringsmodeller. Der kan ofte opnås besparelser og højere kvalitet ved tværkommunale samarbejder afhængig af om det er indkøb eller fælles organisationsformer der samarbejdes om. Samarbejdsformen vil være lettest at gennemføre i tilfælde, hvor der er enighed om ensartede serviceniveauer i de deltagende kommuner. Ved at indgå i tværkommunale samarbejder kan man opnå kritisk masse med hensyn til vejfaglighed, og man kan høste stordriftsfordele, som en enkelt kommune ikke ville kunne opnå. 26

27 Tværkommunale samarbejder - II Mål- og rammestyring BUM-model Helhedsorienteret drift TVÆRKOMMUNALE SAMARBEJDER Funktionskontrakter Refleksion i forhold til Randers Kommune Randers Kommune deltager i dag ikke i nogen tværkommunale samarbejder. Hverken på det grønne eller vejområdet. Randers kan evt. undersøge muligheden for samarbejde med Syddjurs og Norddjurs Kommuner, der netop overvejer samarbejde på vintertjenesten. Herved er der en potentiel besparelse på udgifter til vintervagter og en mulighed for at sikre en høj faglighed gennem et større fagmiljø. På samme måde kan Randers overveje at etablere fælleskommunale udbud med nabokommuner inden for områderne grøn drift, asfaltslidlag, rabatarbejder mv. Fem nordsjællandske kommuner udførte for 1 år siden et sådant udbud, som nu er iværksat og løber i 4 år. Kommunerne opnår en besparelse på 15%. Flere danske kommuner samarbejder med nabokommunerne om indkøb af materiel (kommune x køber én type maskine, som deles med naboerne, mens kommune y køber en anden type maskine, som også deles). Randers Kommune har i dag en høj kapacitetsudnyttelse på egne maskiner, idet der kun indkøbes maskiner, der forventes at være i brug hele tiden. Øvrigt materiel lejes efter behov. Der er grænser for en kommunes salg af overskudskapacitet til andre kommuner. De eksakte regler bør undersøges nøje i forbindelse med større materielanskaffelser, hvor det planlægges at samarbejde med andre kommuner. 27

28 Funktionskontrakter - I Mål- og rammestyring BUM-model Helhedsorienteret drift Tværkommunale samarbejder FUNKTIONSKONTRAKTER En funktionskontrakt er en længerevarende aftale (typisk år) mellem en kommune og en entreprenør om vedligeholdelse af eks. et vejnet eller dele heraf med udgangspunkt i krav til vejens tilstand (funktion). Kommunen beskriver tilstanden, som vejene skal opfylde, hvilket kan omfatte krav til jævnhed, levetid, antallet af skader, kvaliteten af rabatter og lignende. Funktionskontrakter er egnet til veje på landet, hvor der er begrænset antal opgravninger og grænseflader. Entreprenøren skal til enhver tid leve op til de fastsatte krav, men er ellers fri til at bestemme hvordan og hvornår vejene vedligeholdes. Tilstanden på vejnettet registreres løbende, således at det kan kontrolleres, at kravene overholdes. Denne model kan også anvendes sammen med de første 3 måder at organiserer sig på. Der findes i Danmark ca. 50 funktionskontrakter, der dækker omkring 20% af det samlede kommunale vejnet. Alle funktionskontrakter omfatter veje og stier på landet. Konceptet anvendes ikke i byer, hvor der er mange grænseflader til eksempelvis ledninger, hvilket gør vedligeholdelsen af veje i byer svær at forudsige. Det sidste vil medføre en stor risiko for en entreprenør med høj pris som konsekvens. 28

29 Funktionskontrakter - II Mål- og rammestyring BUM-model Helhedsorienteret drift Tværkommunale samarbejder FUNKTIONSKONTRAKTER Refleksion i forhold til Randers Kommune Udbudsformen er velegnet til Randers Kommune, som har mange veje på landet. Kommunen skal forud for udbud definere mål for belægningernes tilstand og serviceniveau. Dette kobles til data i RoSy. Kommunen kan spare sin løbende vedligeholdelse af veje på landet i kontraktperioden. Rabatter, afvanding, skilte, striber kan indgå i kontrakten efter behov. I kontraktperioden varetager entreprenøren vedligeholdelsen af belægningerne, som skal overholde de funktionskrav, der er formuleret i kontrakten. Entreprenøren vurderer og beslutter, om den rette vedligeholdelse er reparation eller nyt slidlag. Baseret på udbud i Kalundborg (640 km vej/sti over 15 år med kontraktstart i 2011) og Mariagerfjord (766 km vej over 15 år med kontraktstart i 2009) koster en funktionskontrakt kr./km/år. Randers ville således kunne få en 15-årig kontrakt for 500 km vej på landet for i alt ,5 mio. kroner svarende til 5-7,5 mio. kr./år Mariagerfjord rapporterer en besparelse på 25% med funktionskontrakt i forhold til traditionelt asfaltudbud. Vores erfaring er dog, at dette er meget afhængigt af udliciteringstidspunktet og måden kontrakten er skruet sammen på. Den primære gevinst ligger i at binde midlerne til funktionskontrakten og derved bevare vejkapitalsniveauet. Dette kan også være en ulempe, som følgende af den manglende fleksibilitet, fordi budgettet låses fast i en årrække. 29

30 Anbefalinger til Randers Kommune VI Organisering og udbud Randers Kommune er organiseret efter en Partnering-model, der indeholder elementer fra BUM-modellen, Helhedsorienteret drift og Målog rammestyring Ved at tilføje en detaljeret registrering af mængder og definition af servicemål og ydelser til sin nuværende Partnering-model kan Randers Kommune skabe grundlag for eventuelle udbud i form af f.eks. funktionskontrakter på veje på landet eller som tværkommunale samarbejder. På denne måde kan kommunen eventuelt sammen med andre kommuner skabe en større opgavevolumen på udvalgte områder og opnå større konkurrencemæssige fordele. 30

31 4. Anbefalinger 31

32 Læsevejledning Denne sidste sektion indeholder COWIs anbefalinger til Randers Kommune. Sektionen er inddelt i følgende afsnit: 1. Baggrund og opsummering 1. Generelle anbefalinger 2. Anbefalinger til Randers Kommune 2. Effektiviserings potentialer 3. Organiseringsog udbudsformer 3. COWIs vurdering af effektiviseringspotentialer 4. COWIs anbefaling 32

33 Generelle anbefalinger Baseret på Finansministeriet og KLs inspirationskatalog er de generelle, overordnede anbefalinger i forbindelse med effektivisering af vejdrift i kommuner, at man: Får styr på data Udarbejder grundige beskrivelser af servicemål og ydelser Gennemfører opfølgning på målopfyldelse Indgår i tværkommunale samarbejder for at opnå kritisk masse 33

34 Anbefalinger til Randers Kommune I På baggrund af arbejdet med nærværende effektiviseringskatalog anbefales det, at Randers Kommune sætter fokus på følgende aktioner: 1. Registrerer mængder både på vejområdet og det grønne område. 2. Beskriver servicemål og ydelser og indfører procedurer for løbende opfølgning ved registrering af og tilsyn med udført arbejde og mængder for herved at øge budgetgennemsigtigheden. 3. Formulerer en overordnet strategi for eventuelt udbud af vejdrift og grøn drift i en helhed. Anbefalingerne uddybes i de følgende slides. 34

35 Anbefalinger til Randers Kommune II Registreringer For at sikre, at det grundlag, der træffes beslutninger på baggrund af, er retvisende, bør den første aktivitet, der igangsættes være at registrere de mængder, der er i kommunen. For vejområdet synes at være en større opgave, mens der for det grønne område formentlig primært vil være tale om en validering af de registrerede mængder. Registreringsgrundlaget skal løbende opdateres, så kommunen altid har et opdateret billede af mængder og arealer. 35

36 Anbefalinger til Randers Kommune III Servicemål På baggrund af en opstramning af registreringer, bør servicemål for både vejområdet og det grønne område udarbejdes/færdiggøres. I forbindelse med definition af servicemål bør økonomien for områderne udregnes, således at der er en kobling imellem det valgte serviceniveau og det budget, der er til rådighed for området. Det anbefales, at servicemålene godkendes politisk, så der er en ensartet, politisk godkendt definition af serviceniveauerne, som danner grundlag for hele Randers Kommunes arbejde med vejområdet og det grønne område. De daglige registreringer af det arbejde, der udføres, bør være koblet til servicemålene. Ligeledes bør der indføres sikring af opfølgning på, hvorvidt servicemålene faktisk opfyldes. Særligt i forbindelse med den politiske godkendelse af servicemålene kan det være fordelagtigt at regne på flere niveauer for servicemålene, som alle kobles med økonomi, for herved over for politikerne at synliggøre konsekvenserne ved at justere på serviceniveauet. Servicemål Vejområdet Servicemål Grøn drift 36