EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING søndag den 10. august 2014 kl i fælleshuset Lersøstien 16

Transkript

1 EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING søndag den 10. august 2014 kl i fælleshuset Lersøstien 16 DAGSORDEN 1. Åbning af generalforsamlingen 2. Valg af dirigent, referent og stemmetællere 3. Beretning/orientering om forsikringssagen, som følge af kontorbranden 11. maj Forslag fra bestyrelsen om, at forsikringssummen kan anvendes til reetablering af grunden, hvor kontorbygningen lå, samt forbedringer af fælleshuset, i stedet for at genopføre en kontorbygning 5. Forslag om, at bestyrelsen bemyndiges til at igangsætte og udføre forbedringerne af fælleshuset og reetablere grunden for forsikringssummen 6. Eventuelt REFERAT 1. Åbning af generalforsamlingen Foreningens formand Carina Galli bød velkommen og oplyste, at generalforsamlingen var inkaldt som følge af, at foreningens kontorbygning brændte ned den 11. maj 2014 og at forsamlingen skulle tage stilling til anvendelse af erstatningssummen. 2. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg Max Katzenelson have 198 blev valgt som ordstyrer. Max konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og at forslagene i dagsordenen kunne vedtages ved simpelt flertal, jf. vedtægterne. Helga Henriksen blev valgt som referent. Eva Norup have 186 og Karen Plaschke have 208 blev valgt som stemmetællere. 3. Beretning/orientering om forsikringssagen, som følge af kontorbranden Allan Norup orienterede om forløbet i forsikringssagen, herunder at erstatningsbeløbet udgør kr. Heraf er ca kr. af beløbet allerede anvendt og/eller reserveret til indkøb af værktøj, flag, trillebører osv., rydning af kontorpladsen, renovering af 2 brandskadede bænke, opsætning af hegn ind mod have 104 samt indkøb af PC, printer og lamineringsmaskine. Det er aftalt med forsikringsselskabet Codan, at den resterende sum på kr. kan anvendes til retablering af kontorgrunden og til forbedringer af fælleshuset. Bestyrelsen har vurderet, at der ikke er behov for at genopføre en kontorbygning, som kun anvendes 1 time hver anden uge i kontortiden og ellers kun anvendes til opbevaring af værktøj, papirarkiv og lignende. Dette er baggrunden for at bestyrelsen foreslår, at anvende hovedparten af forsikringssummen til forbedringer i fælleshuset, og opfordrer generalforsamlingen til at give bestyrelsen mandat til at gøre dette, jf. dagsordenens punkt 4. Flere i forsamlingen rejste tvivl om hvorvidt foreningen kan undvære en kontorbygningherunder følgende: 1

2 Kaj have 64 stillede som modforslag til punkt 4 på dagsordenen, at kontorbygningen genopføres, for at holde fælleshusets aktiviteter og kontorfunktionerne adskilt. Charlotte have 52 stillede spørgsmål ved, hvor vi kan opbevare redskaber og lignende, hvis kontorbygningen ikke genopføres. Marianne have 96 mente, at vi er pligtige til at have et offentligt toilet, som der var i den gamle kontorbygning. Allan oplyste, at redskaber og lignende kan opbevaret i det tilbageværende redskabskur, som tænkes renoveret. Helle have 108 foreslog hertil, at der opføres et halvtag i relation til redskabsskuret til genbrugscentral og andre formål. Inge Andersen medgav, at bestyrelsen fortsat har behov for plads til kontorfunktioner, men at disse kan etableres på en mere hensigtsmæssig måde i et aflåst skab eller lignende i fælleshuset. Der er ikke behov for så meget arkivplads, da mere og mere efterhånden opbevares digitalt. Med hensyn til offentlige toiletter mente Allan ikke der er regler for hvor mange foreningen skal have. I forvejen er der offentlig toiletter i afdeling 2 og 3. Kirsten have 44 talte for, at toiletforholdene i fælleshuset bliver udbygget og forbedret, da dette er hårdt tiltrængt. Flere fra forsamlingen udtrykte behov for at blive orienteret nærmere om bestyrelsens ideer og overvejelser vedrørende forbedringer i fælleshuset, før der blev stemt om dagsordenens punkt 4. Endvidere blev der rejst spørgsmål ved, om og i hvilket omfang medlemmerne vil blive medinddraget. Dette førte til, at Allan suppleret af Inge orienterede om, at bestyrelsen har indsamlet de ideer og forslag, som er fremkommet i tiden efter kontorbranden og har sammenfattet disse i 4 projekter: Renovering af kontorpladsen med redskabsskur Sanitære forhold (toiletter, fællesbad, vaskeri, kloakforhold) Køkkenrenovering Husets opholdsrum Inge og Allan bekræftede, at bestyrelsen gerne vil inddrage medlemmerne, blandt andet gennem gruppearbejde, som der lægges op til i idefasen. Formålet med idefasen er, at få mere substans og realisme ind i de enkelte projekter, som skal gøre det muligt at foretage prioritering af, hvad der kan lade sig gøre inden for de økonomiske rammer. På spørgsmål fra Birte have 60 vedrørende tidsplan oplyste Allan, at vi nok ikke kan nå ret langt inden sæsonslut i år, og at det store arbejde realistisk set snarere kommer til at ligge fra foråret Dog har bestyrelsen ambitioner om at genopbygge kontorpladsen i år. Max (ordstyrer) spurgte herefter Kaj, om han ønskede modforslag til punkt 4 til afstemning, hvilket ikke var tilfældet. Herefter lagde Max op til afstemning om forslaget i følgende punkt Forslag fra bestyrelsen om, at forsikringssummen kan anvendes til reetablering af grunden, hvor kontorbygningen lå, samt forbedringer af fælleshuset, i stedet for at genopføre en kontorbygning Forslaget blev vedtaget med overvejende flertal. 5. Forslag om, at bestyrelsen bemyndiges til at igangsætte og udføre forbedringerne af fælleshuset og reetablere grunden for forsikringssummen Allan Norup fremlagde bestyrelsens forslag om, hvordan den resterende forsikringsbeløb kr. jf. dagsordenens punkt 3, kan anvendes til ombygning af fælleshuset og genetablering af kontorpladsen. Allan gennemgik desuden ved hjælp af plancher - de ideer og forslag, der er kommet frem om, hvad man kunne forestille sig inden for de enkelte 2

3 projekter, et foreløbigt bud hvordan erstatningssummen kan fordeles, samt hvordan bestyrelsen forestiller sig, at gruppearbejdet kan gennemføres. Inge Andersen uddybede oplægget til økonomisk fordeling, idet vi kan komme i den situation, at pengene ikke rækker til alt det vi kan ønske os. Dette kan bevirke, at nogle ideer og forslag må vige for andre og/eller at antallet af projekter må reduceres. Det bliver her bestyrelsens opgave at lave en fornuftig prioritering. Det betyder også, at de foreslåede rammebeløb er cirka-beløb, som kan ændre sig. Nina: roste bestyrelse og aktive medlemmer for oplægget og det arbejde der allerede er udført i sagen, hvilket udløste applaus fra forsamlingen. Ordstyrer satte herefter forslaget til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Herefter opfordrede Allan og Carina de, der er interesserde, til at melde sig til gruppearbejde og/eller at komme med supplerende ideer og forslag og opfordrede de bestyrelsesrepræsentanterne i de enkelte grupper til hurtigt at indkalde til 1. møde. Se skemaet side 4 i referatet med oversigt over projekter og ideforslag, tilmeldte til gruppearbejder i idefasen og foreløbige rammebeløb på de enkelte projekter. Oplysningerne ligger også på Aldersros hjemmeside Det blev poienteret især i relation til gruppearbejdet i idefasen at de angivne rammebeløb er foreløbige, og at ingen af grupperne kan påregne sig at råde over beløbene, før der er foretaget en prioritering af projekterne i forhold til den samlede økonomi. John have 14 opfordrede til at løfte i flok og deltage i arbejdet - på den måde rækker pengene længere. Bestyrelsen rejste spørgsmålet om, hvordan generalforsamlingen vil stille sig til et forslag om, at bruge en del af foreningens formue, såfremt dette kan være gavnligt for projektet. Max (ordstyrer) foreslog forsamlingen, at forholde sig til følgende ordlyd: Vi vil ikke afvise, at bestyrelsen kan komme med forslag til at bruge en del af foreningens formue, hvis det kan være til gavn for projektet. Et flertal af forsamlingen tilsluttede sig dette. 6. Eventuelt Allan Arp oplyste, at flere har modtaget bøder for at parkere på græsset ud for den store låge i afdeling 1, på grund af at kommunen har fået nye parkeringsregler. De p-bøder, som er givet til dato, har de respektive fået eftergivet. Men får man en bøde fremover for at holde på græsset, vil bøden ikke bliver eftergivet. Herefter takkede ordstyreren for god ro og orden. Generalforsamlingen sluttede kl Carina Galli formand Max Katzenelson ordstyrer Helga Henriksen sekretær 3

4 Følgende projekter og gruppearbejder blev vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 10. august Flere ideer modtages også gerne i postkassen ved "Huset". PROJEKT indkomne ideer RENOVERING AF PLADSEN Skydebane Petanque-bane Dart- bane Opholdsplads for børn og voksne Aktivitetsplads for børn: hinkerude, sandkasse, klatretræ, hule/legehus Skur: genopbygning/ombygning (ny beklædning) Containerplads Havebruser/udendørs bruser Cykelstativer Beplantning SANITÆRE FORBEDRINGER Nye toiletter Vaskeri/fælles medlems vaskeri Fællesbad/bruser Vandfaste gulve/vægge fliser Direkte adgang fra plads til toiletter via fællesnøgle/portnøgle Kloakering af "Huset" (tilslutning til kloaksystemet) Gruppearbejde John have 14 Marianne have 96 Peter have 116 Jette have 48 Helle have 108 Dorthe have 102 Erik have 100 Otto have 120 Allan have 186 Helga have 196 Tine have 24 Karen have 208 Jan have 52 Nikolaj have 76 Lisa have 12 Nina have 104 Marianne have 190 Joe have 50 Jan have 138 Foreløbigt rammebeløb kr. KØKKENRENOVERING Fliser på gulve og vægge (rengøring/hygiejne) Flere skabe/nyt køkken 2 opvaskemaskiner Nye køleskabe Flere køkkenredskaber Opdateret service til 50 personer Køleskabe/ bure til foreningens øl/vand aflåseligt Charlotte have 52 Vibeke have 194 John have 14 Carina have 124 Susan have 114 HUSETS OPHOLDSRUM/FÆLLESRUM Kaffekøkken nedlægges og nedrivning af væg mellem stue og kaffekøkken, for at skabe større rummelighed Loft til kip Nyt lysere gulv Isolere veranda/udestue samt lukke åbning mellem væg og tag, for at gøre den mere brugbar i ydersæsoner Male hele huset i lyse farver Nye møbler i veranda/udestue Rigtig glas i vinduer i veranda/udestue Garderobe nedlægges/bruges til toilet/aflukke til overskydende møbler. Kontorfunktioner Kirsten have 44 Nina have 50 Allan Arp have 66 Inge have 134 4

5 5