Regler, procedurer og en buket af beredskabstilbud

Transkript

1 Dato Dok.nr Sagsnr Ref. kiol Regler, procedurer og en buket af beredskabstilbud Indledning I forbindelse med effektueringen af sparekataloget 2012, har Personale samlet nogle retningslinjer og udarbejdet en række tilbud til de forskellige parter, der bliver involveret. Det følgende gælder i princippet ift. besparelser både i 2010 og Materialet består af: 1. Personalejuridiske aspekter Herudover er beskrevet en buket af tilbud til medarbejdere og ledere: 2. Tiltag til at minimere afskedigelser ved besparelser (Indførelsen af et ansættelsesstop, etablering af jobbank mv.) 3. Forpligtelser og muligheder for de personer der bliver opsagt i opsigelsesperioden 4. Kriterier for opsigelser 5. Ledersparring 6. Oplæg til drøftelse plancher som den enkelte leder kan gøre brug af før og efter udmelding af besparelserne. 7. Guide ved opsigelse 8. Akutberedskab 9. Individuelle samtaler (coaching, jobafklaring, jobparathed mv.) 10. Coaching i grupper for personer i samme situation 11. Konsulentydelser - organisationens fremtid efter ændringer, sammenlægninger opsigelser mv. Vigtigheden af kommunikation Kommunikation og dialog er et vigtigt element i forbindelse med blandt andet besparelserne, så informationerne ikke blot bliver orientering pr. mail. En dialog giver mulighed for at præsentere en tydelig tidsplan, samt begrunde hvorfor besparelserne udmøntes som de gør. I og med at medarbejderne har mulighed for at få afklaret eventuelle tvivlsspørgsmål, forebygger dialogen rygtedannelse og viser seriøsitet. Elementerne i nærværende notat lægges på Intraforum, så alle har mulighed for at orientere sig om procedurer og tilbud. 1/23

2 Bilag 1 Personalejuridiske aspekter ved sparerunden I udmøntning af personalereduktioner som følge af budgetmæssige besparelser, skal de enkelte områders ledere bl.a. være opmærksom på følgende personalejuridiske aspekter: Generelt skal opmærksomheden henledes på, at der muligvis skal ske forhandling/orientering i forhold til Lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang. Staben Personale kan rådgive om dette. Staben Personale skal kontaktes for bl.a. at undersøge, om der er tale om personale, der er TRbeskyttet (ex. TR-repræsentanter, Medudvalgsrepræsentanter eller Arbejdsmiljørepræsentanter), er der særlige (individuelle) aftaler for den givne medarbejder, er der i den enkelte overenskomst særlige krav og er der overordnede krav, der skal holdes fokus på. Nedenfor er listet særlige krav og opmærksomhedspunkter: Område MED organisationen Krav og opmærksomhedspunkter Retningslinier for proceduren for drøftelse af større rationaliserings- og omstillingsprojekter/udlicitering (dok ) 1. Retningslinierne beskriver, hvordan processen med rationaliserings- og omstillingsprojekter samt udlicitering/privatisering gribes an, og hvorledes MEDorganisationen inddrages. 2. Ovennævnte forandringsprocesser kan igangsættes på initiativ af det politiske niveau, Direktion eller virksomheder, og MED-organisationen medvirker i processen. 3. Forinden Byrådet og/eller ledelsen træffer afgørelse om større rationaliserings- og omstillingsprojekter samt udlicitering/privatisering, skal spørgsmålet have været drøftet i MED-organisationen. 4. Medarbejderne skal gives mulighed for at drøfte de arbejdsog personalemæssige konsekvenser af projektets gennemførelse. 5. Ved gennemgribende rationaliserings- og omstillingsprojekter, der har væsentlig indflydelse på arbejds- og personaleforhold, skal medarbejderen involveres før iværksættelsen. Ved eventuel udlicitering/privatisering, skal der af byrådet være fastsat målsætning for arbejdsområdets serviceniveau, således at medarbejderne får mulighed for selv at byde på det område, der eventuelt skal udliciteres. 6. Følgende disposition for procesbeskrivelse i forhold til et gennemgribende rationaliserings- og omstillingsprojekt: Udarbejdelse af projektbeskrivelse Beskrivelse af eventuelle konsekvenser for 2/23

3 Kommunale tjenestemænd medarbejdere Medarbejdergruppers involvering, herunder afsættelse af nødvendige ressourcer hertil Tids- og handleplan for projektets gennemførelse I det henvises til 8, stk. 3 i Lokalaftale om medindflydelse og medbestemme Tjenestemænd kan afskediges uden ansøgning med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Inden en tjenestemand afskediges uden ansøgning, skal der gives adgang til at udtale sig. En tjenestemand, der afskediges fordi ændringer i forvaltningens organisation eller arbejdsform medfører, at stillingen nedlægges, har krav på rådighedsløn. Der udbetales dog ikke rådighedsløn til den, der Overenskomstansatte 1) ansættes i eller får anvist en anden stilling, som den pågældende har pligt til at overtage efter 12 og 13, ( passende stilling ) 2) har nået folkepensionsalderen, jf. 1 a i lov om social pension 3) har opnået den for stillingen fastsatte afgangsalder eller 4) på afskedstidspunktet på grund af sygdom eller uegnethed ikke er i stand til at overtage en stilling, som den pågældende efter 12 og 13 ville have pligt til at overtage. Funktionærlovens opsigelsesbestemmelser: Arbejdsaftalen mellem arbejdsgiveren og funktionæren kan ved opsigelse kun bringes til ophør efter forudgående varsel i overensstemmelse med nedenstående regler. Det samme gælder ved ophør af en tidsbegrænset arbejdsaftale før tidspunktet for arbejdsaftalens udløb. Opsigelse fra arbejdsgiverens side skal ske med mindst 1) 1 måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang i de første 6 måneder efter ansættelsen, 2) 3 måneders varsel til fratræden ved en måneds udgang efter 6 måneders ansættelse. Opsigelsesvarslet forhøjes med 1 måned for hvert tredje ansættelsesår, dog højst til 6 måneder. Såfremt en funktionær, der har været uafbrudt beskæftiget i samme virksomhed i 12, 15 eller 18 år opsiges, skal arbejdsgiveren ved funktionærens fratræden udrede et beløb svarende til henholdsvis 1, 2 eller 3 måneders løn. (Med enkelte undtagelser kontakt Staben Personale) Pædagoger BUPL Inden en overenskomstansat afskediges gives der adgang til at udtale sig (oftest 2 uger). Overenskomstbestemmelse (uddrag): 3/23

4 De kommunale arbejdsgiverparter har erklæret sig enige i, at mulighed for omplacering naturligt bør overvejes forud for evt. opsigelse af en medarbejder af ikke tilregnelig årsag. Den afskedigende myndighed kan kræve forhandlingen afholdt inden for en frist af 3 uger efter afsendelsen af påtænkt afsked. Socialpædagoger og værkstedspersonale (Socialpædagogerne) Overenskomstansatte lærere Lærere i den lukkede gruppe Lokale forflyttelsesregler er under udarbejdelse Overenskomstbestemmelse (uddrag): Der er mellem overenskomstens parter enighed om at henstille følgende til kommunalbestyrelserne: "Når en ansat afskediges, fordi hans stilling inddrages, f.eks. hvis institutionen eller afdelingen nedlægges, skal kommunalbestyrelsen tilstræbe at søge pågældende beskæftiget i anden stilling. Som led i disse bestræbelser henstilles, at personaleorganisationen ved opsigelse af driftsoverenskomster og omstruktureringer af større omfang orienteres, inden der træffes endelig beslutning herom, og at afskedigelser - uanset det i stk. 1, omtalte opsigelsesvarsel - sker med længst muligt varsel i det enkelte tilfælde. Socialpædagogernes Landsforbund kan kræve sagen forhandlet med afskedigelsesmyndigheden forinden afskedigelse finder sted, hvis landsforbundet ikke finder, at afskedigelsen bør finde sted, eller hvis landsforbundet ikke finder sagen tilstrækkeligt oplyst. Den afskedigende myndighed kan kræve forhandlingen afholdt inden for en frist af 3 uger efter afsendelsen af påtænkt afsked. Overenskomstbestemmelse (uddrag): Opmærksomheden henledes på, at Lærernes Centralorganisation skal gives adgang til at udtale sig indenfor en frist på 3 uger (for prøveansatte dog 2 uger) forinden en månedslønnet lærer afskediges Varde Kommunes forflyttelsesregler er under revision Tjenestemænd kan afskediges uden ansøgning med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Inden en tjenestemand afskediges uden ansøgning gives såvel vedkommende centralorganisation som tjenestemanden selv adgang til at udtale sig. Forud for enhver uansøgt afsked, indhentes en udtalelse fra finansministeren om tjenestemandens krav på pension. En tjenestemand, der afskediges, fordi ændringer i forvaltningens organisation eller arbejdsform medfører, at stillingen nedlægges, har krav på rådighedsløn. Der udbetales dog ikke rådighedsløn til den, der 1) ansættes i eller får anvist en anden stilling, som den pågældende har pligt til at overtage efter 12 og 13 ( passende stilling ) 2) har nået folkepensionsalderen, jf. 1 a i lov om social pension 4/23

5 3) har opnået den for stillingen fastsatte afgangsalder eller 4) på afskedstidspunktet på grund af sygdom eller uegnethed ikke er i stand til at overtage en stilling, som den pågældende efter 12 og 13 ville have pligt til at overtage. Generelle retningsliner i Varde Kommune om genplacering af afskedigede medarbejdere Varde Kommunes forflyttelsesregler er under revision Nedenstående notat er godkendt af Hoved MED-udvalget den 14. maj 2009, og der er sket en orientering af Økonomiudvalget den 27. maj Varde Kommune ønsker at give medarbejdere, der afskediges på grund af nedskæringer, omlægninger og lignede et godt udgangspunkt, for deres videre arbejdsliv. Principperne gælder for samtlige faggrupper ved Varde Kommune. Når Varde Kommune på grund af nedskæringer, omlægninger og lignede, må afskedige en eller flere medarbejdere følges derfor følgende principper: Omplacering: Ved planlægning af nedskæringer, omlægning og lignende undersøges det af virksomhedslederen i samarbejde med administrationen om der er mulighed for genplacering, af medarbejdere, der påtænkes afskediget, i andre virksomheder. De involverede inddrages i planlægningen, så der opnås bedst muligt resultat af omplaceringen. Ledige stillinger i opsigelsesperioden: Hvis en omplacering ikke umiddelbart viser sig mulig, har en afskediget medarbejder i opsigelsesperioden mulighed for at søge relevante opslåede stillinger i kommunen, og skal som den første tages i betragtning, til den ledige stilling, hvis medarbejderen har de faglige kompetencer til at beklæde stillingen. Fratrædelsesforløb: Hvis det hverken viser sig muligt at omplacere eller genansætte en opsagt medarbejder vil Varde Kommune tilbyde et fratrædelsesforløb afpasset efter situationen. Genplacering af medarbejdere ved implementering af Sparekatalog 2012 Personale med TR beskyttelse For at sikre de afskedigede medarbejdere bedst muligt, skal det i den enkelte situation drøftes, hvordan situationen tackles. Det er vigtigt med en ordentlig håndtering, så de involverede medarbejdere oplever, at der bliver taget bedst mulig hånd om dem. I forbindelse med sparekataloget 2012 er der udarbejdet en genplaceringsaftale for alle kommunens ansatte, hele aftalen kan læses i dokument Hovedbudskabet i aftalen er at alle opsagte medarbejdere har mulighed for at komme til jobsamtale til relevante ledige stillinger i 6 måneder efter opsigelsen. En tillidsrepræsentants afskedigelse skal begrundes i tvingende årsager. 5/23

6 Inden en tillidsrepræsentant afskediges, skal sagen være forhandlet mellem kommunen og den personaleorganisation, som tillidsrepræsentanten er anmeldt af. Kommunen kan kræve forhandlingen afholdt inden for en frist af 3 uger efter, at organisationen har modtaget meddelelsen om den påtænkte opsigelse. Hvis personaleorganisationen skønner, at den påtænkte afskedigelse ikke er rimeligt begrundet i tillidsrepræsentantens eller kommunens forhold, kan personaleorganisationen inden en frist på 14 dage over for kommunen (skriftligt) kræve sagen forhandlet mellem parterne i vedkommende overenskomst/aftale. Kopi af begæring om forhandling sendes til KL. Forhandling kan kræves afholdt senest 3 uger efter modtagelse af forhandlingsbegæringen. Forhandlingen har opsættende virkning for den påtænkte opsigelse. Afskedigelse af en tillidsrepræsentant kan ske med den pågældendes individuelle aftale- eller overenskomstmæssige opsigelsesvarsel tillagt 3 måneder. Bestemmelserne gælder tilsvarende for andre medarbejderrepræsentanter, der er valgt i henhold til denne aftale (TR-repræsentanter, Medudvalgsrepræsentanter eller Arbejdsmiljørepræsentanter) 6/23

7 Bilag 2 Tiltag til at minimere afskedigelser ved besparelser Tilgang ved omstruktureringer/besparelser I forbindelse med omstrukturering af en arbejdsplads er udgangspunktet normalt, at medarbejdere flytter med opgaverne, og at de pågældende tilbydes ansættelse på uændrede løn- og ansættelsesvilkår indenfor det område, hvortil opgaverne flyttes. Ved personalereduktion som følge af besparelser bør mulighederne for anden relevant beskæftigelse endvidere undersøges. Der bør her også indgå undersøgelse af mulighederne for relevant efteruddannelse, dvs. at der tilrettelægges efteruddannelse, der kvalificerer de ansatte til andre opgaver inden for kommunen. Såfremt omstrukturering/rationalisering ikke kan opnås ved omflytnings/naturlig afgang kan opsigelser finde sted. Det bør overvejes, om der skal iværksættes tiltag til at minimere omfanget af opsigelser i Varde Kommune. Mindre vidtrækkende muligheder end opsigelse Inden der træffes beslutning om opsigelse af medarbejdere bør det overvejes om der er andre muligheder. Ledelsen er ansvarlig for at undersøge om reduktion kan ske ved: naturlig afgang ved omplacering/forflyttelse til anden stilling i organisationen evt. kombineret med efteruddannelse (Afgrænsning af organisationen må defineres i den konkrete situation). Der kan dels være tale om en anden stilling på samme arbejdsplads eller på en anden arbejdsplads i kommunen. ved frivillig reduktion i arbejdstiden videreuddannelse/uddannelsesorlov Genansættelse af opsagte medarbejdere I forbindelse med sparekataloget 2012 er der udarbejdet en genplaceringsaftale for alle kommunens ansatte, hele aftalen kan læses i dokument Ansættelsesstop Ansættelsesstop er ét af elementerne, der kan bidrage til, at reduktionen i antallet af medarbejdere kan foregå så ordentligt som muligt, og samtidigt kan det bidrage til den hurtigst mulige reduktion i udgifterne. Ansættelsesstoppet har først og fremmest det formål at begrænse omfanget af egentlige afskedigelser mest muligt. Ansættelsesstoppet skal understøtte øvrige aftaler, politikker og strategier for fastholdelse, omplacering, ændring af arbejdstid osv., med det formål at fremme interne omplaceringer og lignende. Der kan indføres ansættelsesstop for særlige overenskomstområder/ virksomheder/virksomhedsområder. Det kunne også blive relevant at indføre ansættelsesstop på udvalgte lederområder. Ansættelsesstop betyder, at ledige stillinger som udgangspunkt ikke genbesættes. Det vil sige, at en ledig stilling kun genbesættes, hvis de manglende kompetencer vurderes at være kritiske for opgaveløsningen, eller fordi det vurderes at have negative, økonomiske konsekvenser for Varde Kommune. 7/23

8 Ansættelsesstop kan indføres midlertidigt dvs. fra en bestemt dato og indtil videre, eller til en bestemt slutdato. Ved stillingsledighed skal det med afsæt i personalepolitikken overvejes eksempelvis: Hvordan de pågældende arbejdsopgaver kan løses på anden vis uden at belaste arbejdsmiljøet Om der er ledige ressourcer/kompetencer andre steder i organisationen Om den ledige stilling kan indgå som led i allerede planlagte reduktioner, effektiviseringstiltag o.lign. Om/hvordan undladelse af genbesættelse har indflydelse på den service, der ydes Om der i forbindelse med orlov mv. skal ansættes vikar, eller om opgaveløsningen i den pågældende periode kan tilpasses de ressourcer, der i øvrigt er til rådighed Om stillingen kan besættes midlertidigt, forudsat at der i øvrigt er et objektivt grundlag herfor, jf. eksempelvis Rammeaftale om tidsbegrænset ansættelse (KL-KTO). Hvis det herefter ikke er muligt at finde en tilfredsstillende løsning, f.eks. fordi stillingen/de manglende kompetencer vurderes at være kritiske for opgaveløsningen, eller fordi det vurderes at have negative, økonomiske konsekvenser for Varde Kommune, kan det blive nødvendigt at træffe beslutning om genbesættelse. 8/23

9 Bilag 3 Muligheder/forpligtelser i forbindelse med opsigelser ved sparerunden 2010 til 2012 Følgende oplæg er et forslag til hvilke muligheder der kan sættes i værk for de medarbejdere der opsiges fra Varde Kommune. Grundlaget for overvejelserne er vores værdigrundlag. Det skal således sikre, at medarbejderne kan sige at opsigelsen var kompetent og at de blev hjulpet godt på vej. Frihed til jobsøgning og jobsamtaler Opsagte medarbejdere har som udgangspunkt fri til jobsamtaler, frihed til jobsøgning aftales på den enkelte arbejdsplads. Kompetenceudvikling herunder betaling af uddannelse/kurser (SVU/VEU godtgørelse) Varde Kommune har en velvillig indstilling til at tilgodese opsagte medarbejderes ønske om korte kurser i opsigelsesperioden, Kurserne skal have relevans for medarbejdernes fremtidige job eller jobmuligheder. Der kan eventuelt laves særskilte aftaler om længere uddannelsesforløb hvis det kan finansieres. En god mulighed for det kan være i forbindelse med SVU/VEU godtgørelse, hvis den pågældende medarbejder er berettiget til det. Pr. 1/ er der trådt nye regler i kraft i forhold til SVU, kort beskrevet betyder reglerne at muligheden for at indgå aftaler om orlov til uddannelse med SVU efter opsigelse falder væk: o I lovforslaget står, at der ikke kan indgås en aftale mellem lønmodtager og arbejdsgiver om orlov til uddannelse med SVU, hvis lønmodtageren enten er sagt op eller selv har sagt op. o Aftalen skal være indgået og uddannelsen påbegyndt inden afskedigelse/opsigelse, hvis man skal kunne afslutte uddannelsen med SVU efter fratræden. o Er orlovsaftalen indgået efter en opsigelse kan lønmodtageren kun deltage med SVU frem til datoen for sin fratræden. Rådgivning om pension, efterløn mv. Der kan afholdes fyraftens møder med fx pensionsselskaber omkring rådgivning i forhold til pension og efterløn. 9/23

10 Bilag 4 Kriterier for udvælgelse af medarbejdere ved opsigelser I forbindelse med at der skal opsiges medarbejdere, er det hensigtsmæssigt at få opstillet kriterier for udvælgelse, da det er vigtigt de er synlige. Det henstilles at kriterierne drøftes i det relevante MED-udvalg Mulige kriterier kan være: Faglighed, kvalitet og kompetence i forhold til den fremtidige opgaveløsning Personlige kvalifikationer, herunder samarbejdsevner, engagement, fleksibilitet Organisationsstruktur Ændret jobprofil hvem kan bedst klare opgaverne fremover Mindre erfaring med netop de opgaver som skal varetages Påtaler/advarsler som er givet tidligere Oplistningen af kriterier er ikke udtømmende, og heller ikke i prioriteret rækkefølge. 10/23

11 Bilag 5 Ledersparring - tilbud til ledere ved omorganisering, ændringer og opsigelser Som leder står du ofte alene også med løsningen af store opgaver, der berører eget og andre menneskers liv. I forbindelse med besparelserne 2012, kommer der til at ske mange ting indenfor de forskellige områder. I den forbindelse har du som leder mulighed for at få ledersparring hos HR teamet. Igennem ledersparringen vil du kunne hente hjælp til planlægning, gennemførelse og opfølgning på de vanskelige processer som netop du står i, i den givne situation. Formålet er at kvalificere din (lederens) beslutninger. Konsulenten kan være behjælpelig med at udfordre lederens opfattelse af situationen, understøtte at lederen får øje for flere handlemuligheder end de umiddelbare, og måske gøre det lettere for lederen at prioritere mellem de muligheder, der er. Sparringen kan både foregå forud for gennemførelse eller efter gennemførelsen af besparelserne, hvor resten af medarbejderne skal kunne arbejde fremad. Sparringen kan f.eks. handle om: Organiseringen af teamet og opgaverne fremover Afklaring af egne følelser Muligheder i situationen Konkret forberedelse til vanskelige samtaler hvordan formulerer jeg mig ærligt, konkret og direkte? Hvad kan jeg gøre for at bevare gejsten hos medarbejdergruppen? Tilbuddet gælder både i forhold til den enkelte og lederteams. Ønsker du sparring så kontakt HR-teamet. Du kan desuden få sparring på den juridiske side hos personalekonsulenten for dit område. 11/23

12 Bilag 6 Oplæg til drøftelse plancher som den enkelte leder kan gøre brug før opsigelser HR har udarbejdet tre pakker med forskellige plancher, der er udsendt til lederne i lederforum. Virksomhedslederne kan med udgangspunkt i plancherne skabe en dialog i personalegruppen. Plancherne indeholder et kort oplæg og nogle spørgsmål til drøftelse af de reaktioner der måtte være i personalegruppen som følge af de påtænkte opsigelser. Formålet med pakkerne er at komme bedst mulig igennem besparelsesprocessen, og samtidig sikre trivsel og opretholde effektivitet i opgaveløsningen. 12/23

13 Bilag 7 Guide ved opsigelse Opsigelsesforløbet kan deles op i 4 faser: Inden samtalen (-erne) Samtalen vedr. påtænkt opsigelse Dagen hvor opsigelsen udleveres Efter samtalen (-erne) For at sikre en ensartethed i forbindelse med opsigelser i Varde Kommune som følge af besparelser, følges nedenstående form på opsigelsessamtalerne. Inden samtalen (-erne) Planlæg samtalerne Samtalerne foregår så tidligt på dagen som mulig, og ikke op til en fridag eller til weekenden. TR deltager i samtalen, hvis medarbejderen ønsker det. Offentliggør ikke i forvejen hvem der skal tales med og hvornår, men kald medarbejderen ind umiddelbart før samtalen Vælg et lokale, der er placeret afsides, så medarbejderen kan undgå nysgerrige/ medfølende blikke hvis han/hun ønsker det. Undgå telefoner og andre forstyrrelser Planlæg nok tid til samtalen, samtalen bør være forholdsvis kort, men der skal være tid til at medarbejderen kan sunde sig og eventuelt få afklaret spørgsmål. Samtalen vedr. påtænkt opsigelse Start med den påtænkte opsigelse Afklar, om medarbejderen ønsker TR s eller anden bisidders deltagelse Selve den påtænkte opsigelse skal være klar, tydelig og præcis, således der ikke kan opstå nogen form for tvivl hos medarbejderen. Giv tid til at medarbejderen kan sunde sig Undgå at give tomme løfter eller velmenende råd Hvis medarbejderen kan rumme det, så giv en saglig kort begrundelse for den påtænkte afskedigelse. Husk at begrundelsen skal være den samme som kommer til at stå i opsigelsen. Påtænkt opsigelse udleveres Fortæl om hvad der sker efterfølgende (partshøring, endelig opsigelse mv.) Fortæl om de tilbud som Varde Kommune har til opsagte medarbejdere. Giv eventuel anden information Tilbyd en efterfølgende samtale 13/23

14 o Ved en ny samtale, har medarbejderen haft mulighed for at overveje situationen og kan muligvis reagere på en mindre følelsesladet måde, det kan danne grundlag for en bedre samtale. I den forbindelse kan det være nødvendigt at give nogle af informationerne til medarbejderen igen, hvis medarbejderen ikke har haft overskud til at opfange disse i første samtale. Dagen hvor opsigelsen udleveres Efter endt partshøring vil selve opsigelsen skulle afleveres til medarbejderen. Som udgangspunkt afleveres denne direkte i hånden på pågældende medarbejder af lederen på et roligt sted, f.eks. på lederens kontor. Hvis personlig overbringelse ikke er mulig fremsendes den med posten. Efter samtalen (-erne) Lederen skal efter opsigelsen (-erne) have stor opmærksomhed på både opsagte medarbejdere og på blivende kollegaer. I den efterfølgende tid kan der til stadighed komme forskellige reaktioner der kræver handling fra lederens side. Det er vigtigt med et højt informationsniveau. Eventuelle spørgsmål kan være: - Hvad gøres der for den afskedigede i afskedigelsesperioden? - Hvordan vises der forståelse og medfølelse for den afskedigede? - Hvordan har processen været, og kunne den have været bedre? - Hvordan løses arbejdsopgaverne fremadrettet? 14/23

15 Bilag 8 Akut-beredskab ved opsigelser En opsigelse medfører ofte en uønsket og uventet omvæltning i den pågældende medarbejders liv. Opsigelsen vil derfor give sig udslag i en eller anden form for reaktion hos alle, der bliver opsagt. En opsigelse kan være en af de værste psykiske belastninger, et menneske kan komme ud for. Medarbejderens arbejdsidentitet og økonomi kan smuldre. Det kan sammenlignes med et brud med partner, en definitiv diagnose eller tabet af en nærtstående. En medarbejders reaktion kan være meget individuel, for nogle udløser opsigelsen et lettelsens suk, andre glider ind i en krisetilstand, der i værste tilfælde kan ende med en depression Formål: Formålet med at etablere et Akut -beredskab er, at opsagte medarbejdere, kan få en samtale med en krisepsykolog fra eksempelvis Work Life Partners Indhold: Reaktioner på opsigelse Redskaber til at håndtere den aktuelle situation Her og nu afhjælpning af følelsesmæssige reaktioner Kommunikation: Lederen informerer om tilbuddet Mulige udbydere: Work Life Partners Privat praktiserende psykologer Målgruppe: Målgruppen er opsagte medarbejdere. 15/23

16 Bilag 9 Individuelle samtaler HR-teamet tilbyder individuelle samtaler til medarbejdere, der på den ene eller anden måde berøres af besparelserne. Behovet for en eller flere samtaler kan for den enkelte medarbejder eksempelvis opstå i forbindelse med en opsigelse, flytning af arbejdssted, markant ændring af arbejdsopgaverne, eller usikkerhed overfor den givne situation. En god oplevelse og tilbud om hjælp kan for medarbejderen give en grad af overskud, og kan give genlyd internt i virksomheden/organisationen og influerer på medarbejderens omtale af organisationen. Det kan være en mærkbar betydning, hvordan virksomheden hjælper og støtter de medarbejdere, der i høj grad berøres af besparelserne Formålet: Formålet er at hjælpe og støtte medarbejdere til at afklarer fremtiden Indhold: - afklarende samtaler vedrørende fremtiden - coaching - jobafklaring/kompetenceafklaring - Identificering af fremtidige mål og delmål - Afklaring af faglige og personlige kompetencer og ressourcer - Håndtering af den nye situation og tanker omkring dette Mulige udbydere: Rammer og omfang: HR-teamet varetager opgaven Som udgangspunkt er der tale om 1-2 samtaler, men kan udvides efter behov 16/23

17 Bilag 10 Coaching i grupper Efter en opsigelse kan det være hensigtsmæssigt at bearbejde opsigelsen med andre i samme situation. Opsigelsen har betydet at alting er anderledes, og den enkelte sidder måske tilbage med en oplevelse af tab af gode kollegaer, spændende opgaver. Selvværd og selvtillid er reduceret betragteligt. De følelsesmæssige reaktioner som de opsagte udviser, kan bearbejdes i gruppecoaching sammen med andre i samme situation. Formål: At kvalificere den enkelte til, i samarbejde med andre, at kunne tænke konstruktivt og fremadrettet. Indhold: reaktioner på opsigelsen forskellige reaktionsmønstre hvordan ser fremtiden ud oplevelser i forbindelse med opsigelsen Målgruppe: Udbyder: Opsagte medarbejdere HR-teamet varetager opgaven Coaching af andre grupper Coaching i grupper vil også med fordel kunne bruges på medarbejdergrupper, der er ude i større forandringer på baggrund af besparelserne, der kan være tale om sammenlægning af teams/virksomheder, om flytning til nye lokaliteter/arbejdsopgaver mv. 17/23

18 Bilag 11 Konsulentydelser - organisationens fremtid efter ændringer, sammenlægninger opsigelser mv. Besparelserne og hvad heraf følger kan have stor betydning for alle, såvel medarbejdere som ledere. Der kan ske en forskydning i normdannelsen, som direkte kan influere på gruppedynamikken. Det kan være at nogle medarbejdere bliver følelsesmæssigt berørte, passive, sygemelder sig, resignerer, bliver vrede eller på anden måde viser frustrationer over forandringer og eventuelle opsigelser, det kan betyde at omfanget af konflikter og gnidninger øges i medarbejdergruppen. Ledelsen og kolleger bør være opmærksom på de følelsesmæssige reaktioner som kolleger udviser, og som uhensigtsmæssigt kan forstærkes, hvis ikke ledelsen italesætter beslutningsgrundlag og tager hensyn til den enkelte kollegas følelsesmæssige involvering. Efter forandringer, organisationsændringer eller en opsigelsesrunde er det væsentligt, at organisationen atter kigger fremad. De medarbejdere, der skal blive tilbage eller skal til at samarbejde på en ny måde har brug for at få skabt overblik over den nye organisation og finde deres "nye" rolle. Ofte vil der være tale om ændringer i opgavefordeling, samarbejdsrelationer osv. Det kan være nødvendigt for organisationen at skabe sig "fornyet" overblik over sine visioner for fremtiden, sine kompetenceudviklingsbehov mv. For at komme godt fra land, og få taget hul på de nye udfordringer kan det være nødvendigt at gå ind og iværksætte nogle processer, der kan have en positiv indvirkning på kulturen, på fastlæggelse af arbejdsopgaverne mv. HR-teamet kan tilbyde hjælp til processer i den forandrede organisation. Nedenfor er beskrevet 5 eksempler på processer som kan være relevante i situationen som udgangspunkt vil en proces blive tilpasset den situation som den konkrete virksomhed står i. De 5 processer er: 1. Kulturbearbejdning i forbindelse med besparelserne 2. Rolleafklaring i en ny stilling 3. Sammenlægning/fusion af en virksomhed 4. Bistand til grupper og organisationer udvikling og forandring 5. Forflyttelse af medarbejdere 18/23

19 1. Kulturbearbejdning i forbindelse med besparelserne I forbindelse med ændringer i form af eksempelvis sammenlægninger af virksomheder/teams/ afdelinger, sammenflytning, flytning til nye lokaliteter kan der opstå et behov for at arbejde med virksomhedens kultur og hvilke værdier som virksomheden står for. Støtte til processen i denne opgave kan HR-teamet være behjælpelig med at. Formål: Målgruppe Formålet med processen er at skabe en platform og et afsæt for arbejdet efter ændringerne, og derved være med til at skabe trivsel, godt arbejdsmiljø og ikke mindst effektivitet. Virksomheder, teams eller afdelinger, der er ude i forskellige former for ændringer, der medfører et behov for at arbejde med kulturen. Processens indhold: Processen vil blive tilrettet den konkrete situation, men ville kunne indeholde: Drøftelse og fastlæggelse af forskellige rutiner og eventuelle retningslinjer Arbejde med at se fremad og se mulighederne i det nye Udarbejdelse af værdisæt i gruppen Forskellige elementer af teambulding Arbejde med at lærer hinanden at kende, se nye og andre sider og muligheder af kollegaer Varighed: Processen tilpasses den enkelte situation og tidsforbruget kan derfor variere med alt fra en halv til en hel dag, eller eventuelt en proces der løber over en længere periode ved eksempelvis fælles personalemøder. Udbyder HR-teamet varetager opgaven 19/23

20 2. Rolleafklaring i en ny stilling I forbindelse med besparelserne opstår behovet for at finde ind i nye roller. Der kan eksempelvis være tale om at: Nogen går fra at være virksomhedsledere til at være afdelingsledere Andre skal definere indholdet at en ny stilling Andre igen skal udfylde pladsen i en stilling som en anden tidligere har besat. Det er ikke altid let at finde ud af hvordan man tager den nye rolle på sig, HR-teamet vil kunne være behjælpelig at kører en proces, der gør det nemmere at finde ind i rollen. Formål: Formålet med processen er at skabe en klarhed og sikkerhed om fordelingen af de forskellige opgaver og roller, der opstår på baggrund af organisationsændringerne som følge af besparelserne. Målgruppe Målgruppen er ledere og medarbejdere i Varde Kommune, der i forbindelse med besparelserne har brug for at få afklaret egen og andres roller i virksomheden/organisationen. Processens indhold: Processen vil blive tilrettet den konkrete situation, men ville kunne indeholde: Samtaler med leder om rollen Samtaler med medarbejdere/egen leder/sideordnede ledere/kolleger om forventninger Forventningsafstemning Afklaring af snitflader/grænser Arbejde med hvordan man tager rollen/træder ind i rollen Varighed: Processen tilpasses den enkelte situation og tidsforbruget kan derfor variere. Udbyder HR-teamet varetager opgaven 20/23

21 3. Sammenlægning/fusion af en virksomhed I forbindelse med ændringer i form af eksempelvis sammenlægninger af virksomheder/teams/ afdelinger, sammenflytning, og flytning til nye lokaliteter kan der opstå et behov for at arbejde med virksomhedens opgaver, kultur og hvilke værdier som virksomheden står for. I den sammenhæng, kan der være behov for at den enkelte medarbejder i de involverede virksomheder inddrages, og dermed får klarhed over, hvad ændringerne kommer til at betyde for de daglige arbejdsopgaver på arbejdspladsen. HR-teamet kan være behjælpelig med at arbejde for at skabe en fælles platform som virksomheden kan arbejde udfra. Formål: Formålet med processen er at få skab en fælles platform for det fremtidige samarbejde i en virksomhed med flere lokationer og adresser. Målgruppe og hyppighed: Medarbejdere og ledere fra virksomheder der har lokationer på forskellige adresser. Temadagens indhold: Afklaring Hvordan arbejder vi i dag. Hvad er vi fælles om Hvad gør vi forskelligt Fremtiden Rammerne for vores fælles fremtid. Vision, mål og strategi for virksomheden. Hvad skal vi være fælles om/ gøre ens. Hvad kan vi gøre forskelligt Handlingsplan Hvad betyder det for gruppen Hvad betyder det for den enkelte Hvilke elementer skal vi arbejde med og i hvilken rækkefølge Varighed: Kan afvikles på en dag, men også fordeles over en længere periode, hvor man langsomt kommer igennem processen. Mulige udbydere HR-teamet 21/23

22 4. Bistand til grupper og organisationer i udvikling og forandring I forbindelse med opbrud i virksomheder, flytning af medarbejdere, ændrede opgaveløsninger og roller, kan det være nødvendigt at bistå og lede grupper og organisationer i udviklings- og forandringsfaser. Medarbejdergrupper vil i denne forbindelse kunne have behov for at få afklaret spørgsmål som: Passer jeg ind i gruppen? Hvordan bliver min rolle får jeg gennemslagskraft, eller bliver jeg marginaliseret? Vil man kunne lide mig, og hvor tæt vil vi komme på hinanden? Ved dannelse af nye grupper er nøgleordene selvorientering og forbehold. Man vil reagere anspændt, passe på sig selv og holde fast i sig selv. Følelsesmæssige udbrud sker i andre sammenhænge end i gruppen. Gruppens etablering er, fremadrettet set, en vigtig proces, hvor gruppens relationer etableres, arbejdsrutiner og roller udbygges og opgaverne præciseres og udvikles. Formål: Målgruppe: Bistå og lede grupper og organisationer i udvikling og forandringer. At øge indsigten i individers og gruppers adfærd, i de psykologiske processer mellem individ, gruppe og organisation og se på de forskellige roller og rollekonflikter, der kan være i en organisation. Sammenlægning af personaler fra forskellige virksomheder. Indhold: Gruppens etablering - Gruppekulturer - Gruppens grænser - Relationer i grupper - Opgaveorientering Mulige udbydere HR-teamet varetager opgaven 22/23

23 5. Forflyttelse af medarbejdere Mange medarbejdere kommer til at opleve forflyttelser i forbindelse med udmøntningen af besparelserne. For at giver disse medarbejdere en god start på den nye arbejdsplads, tilbydes en proces hvor den enkelte får et overblik over egne kompetencer og bliver bekendt med de kompetencer og daglige arbejdsopgaver der kan komme i spil på den kommende arbejdsplads. Formål: Formålet med processen er at få medarbejderen afklaret omkring egne kompetencer og arbejdssituation. Skabe grundlag for nyorientering omkring egen arbejdssituation Målgruppe og hyppighed: Temadagens indhold: Medarbejdere der skal forflyttes. Kompetenceafklaring Hvem er jeg, hvad er mine styrker og hvad skal jeg udvikle på. Fremtiden Rammerne for min kommende arbejdsplads. Vision, mål og strategi for arbejdspladsen. Hvilke forventninger er der til mig. Hvad forventer jeg af min kommende arbejdsplads. Hvilke aftaler skal der indgås omkring tiden fra beslutningen om forflytning er truffet til medarbejderen starter på den nye arbejdsplads. Handlingsplan Hvem er min nye leder og kollegaer, og hvordan kan de hjælpe mig i gang på arbejdspladsen. Hvad kan jeg bidrage med på min kommende arbejdsplads Hvordan får jeg informationer om min kommende arbejdsplads. Varighed: Kan afvikles som en dag hvor flere er i samme situation, eller som individuelle samtaler. Mulige udbydere HR-teamet 23/23