GUIDELINES til handlingsplan. Indslusning af personer med problemer udover ledighed

Transkript

1 GUIDELINES til handlingsplan for samarbejdet mellem jobcenter og virksomheder Indslusning af personer med problemer udover ledighed

2 GUIDELINES til handlingsplan for samarbejdet mellem jobcenter og virksomheder Indslusning af personer med problemer udover ledighed Henvendelse om publikationen kan ske til: Discus A/S Sønderhøj Viby J. Tlf.: discus@discus.dk Hjemmeside: Tekst og idé: Discus A/S i samarbejde med Center for Aktiv BeskæftigelsesIndsats (CABI) Design og layout: Umloud Untd Tryk: Trykkeriet Friheden 1. oplag: 1.000

3 GUIDELINES til handlingsplan for samarbejdet mellem jobcenter og virksomheder Indslusning af personer med problemer udover ledighed

4

5 INDHOLDSFORTEGNELSE Handlingsplan for virksomhedssamarbejdet s.5 Hvorfor udarbejde en handlingsplan for virksomhedssamarbejdet? s.5 Andre publikationer, der kan bidrage til en handlingsplan s.5 Handlingsplanen og den årlige beskæftigelsesplan s.6 handlingsplan for virksomhedssamarbejdet Sådan udarbejdes en handlingsplan s.7 1. Forarbejdet til handlingsplanen s.7 2. Indsamling af viden til handlingsplanen s.8 3. Udarbejdelse af handlingsplanen s Visionsseminar og implementering s.13 sådan udarbejdes en handlingsplan 5. Oversigt over opgaver, metoder og tidsramme s.15 Om guiden s.16

6

7 5 HANDLINGSPLAN FOR VIRKSOMHEDSSAMARBEJDET Denne guide beskriver, hvordan landets jobcentre kan udarbejde en handlingsplan for samarbejdet med lokale virksomheder om indslusning af personer med problemer udover ledighed. Guiden er en del af en række produktioner i initiativet Bro til Arbejdsmarkedet samarbejde om virksomhedernes sociale engagement. Initiativet er igangsat af Arbejdsmarkedsstyrelsen. Det sigter på at styrke samarbejdet mellem virksomheder og jobcentre om indslusning af ledige, som ikke på egen hånd kan finde en plads på arbejdsmarkedet. Der er forslag og anvisninger til: 1. Hvordan der skabes lokal opbakning til handlings planen 2. Indsamling af viden om udbuddet af arbejdskraft i job centret, især om de grupper af borgere, som ikke selv kan finde en plads på arbejdsmarkedet 3. Indsamling af viden om lokale virksomheders efterspørgsel på arbejdskraft, i særlig grad om deres interesse og muligheder for at samarbejde med jobcentret om ledige, der har problemer udover ledighed handlingsplan for virksomhedssamarbejdet Hvorfor udarbejde en handlingsplan for virksomhedssamarbejdet? Svaret ligger lige for. Der er i stigende grad behov for at se på, hvordan arbejdsmarkedet bliver bedre til at indsluse nogle af de grupper, der i dag står uden for arbejdsmarkedet. Det kan fx være personer, der har været på kontanthjælp eller dagpenge i længerevarende perioder eller langvarige sygedagpenge- og ledighedsydelsesmodtagere. Erfaringerne viser, at en virksomhedsnær indsats alt andet lige giver bedre resultater end aktivering i kommunale projekter. Med en handlingsplan for virksomhedssamarbejdet bliver det muligt for jobcentret at udvikle klare strategier for samarbejdet mellem jobcenter og virksomheder og dermed at arbejde systematisk med den del af virksomhedskontakten, som vedrører ovennævnte grupper af ledige. Hensigten med denne guide er at give en introduktion til, hvordan jobcentret kan udarbejde en handlingsplan for virksomhedssamarbejdet. 4. Endelig er der forslag og anvisninger til opbygning af en handlingsplan og til implementering Andre publikationer, der kan bidrage til en handlingsplan Der er lavet en webside med en udvidet udgave af denne guide, som detaljeret beskriver delelementerne i udarbejdelse af handlingsplanen, og som indeholder konkrete forslag til gennemførelse af analyser og interviews. Den udvidede guide er tiltænkt den eller de personer, som i praksis skal udarbejde handlingsplanen, mens denne publikation især henvender sig til beslutningstagere, som skal tage initiativ til en handlingsplan, og som skal følge processen og træffe beslutninger undervejs. Den udvidede guide findes på hvor også denne publikation kan downloades.

8 6 Der er udarbejdet en anden publikation i forbindelse med Bro til Arbejdsmarkedet, som ligeledes kan bidrage til at styrke samarbejdet mellem jobcenter og virksomheder. Publikationen er en pjece til den personaleansvarlige i virksomheder og indeholder forslag og gode råd om rekruttering på særlige vilkår. Den beskriver følgende fire modeller for samarbejde mellem jobcenter og virksomheder om indslusning af ledige via praktik: Pjecen er sendt til alle små og mellemstore virksomheder i Danmark med opfordring til at gå i dialog med de lokale jobcentre om at styrke samarbejdet om rekruttering på særlige vilkår. På den måde skal pjecen om rekruttering på særlige vilkår medvirke til, at jobcentret får lettere ved at afklare mulige samarbejdsformer og den skal medvirke til en forøgelse af konkrete aftaler med virksomheder om indslusning. Pjecen er ligeledes sendt til alle landets jobcentre, så de er klædt på til at samarbejde om flere forskellige modeller med virksomheder. Endelig skal de fire modeller, som er beskrevet i pjecen, give inspiration til konkrete indsatsmål for virksomhedssamarbejdet i handlingsplanen. Model 1: En praktikant ad gangen i virksomheden Pjecen til personaleansvarlige kan hentes på hvor der også er en række eksempler fra virksomheder, der har arbejdet med indslusning på særlige vilkår og hvor der er konkrete anvisninger og tjeklister for hver model. Handlingsplanen og den årlige beskæftigelsesplan Handlingsplanen for virksomhedssamarbejdet har mange lighedspunkter med den årlige beskæftigelsesplan, men de er også forskellige. Det vil derfor være naturligt at knytte en kort kommentar til dens relation til beskæftigelsesplanen. handlingsplan for virksomhedssamarbejdet Model 2: En eller flere åbne pladser til praktikanter i virksomheden Som bekendt skal den ansvarlige for beskæftigelsesindsatsen i alle landets kommuner hvert år udarbejde en plan for det kommende års beskæftigelsesindsats. Beskæftigelsesplanen er jobcentrets vigtigste overordnede styringsredskab. Den skal redegøre for de vigtigste beskæftigelsespolitiske udfordringer, og der skal bl.a. opstilles en række mål for den borgerrettede og den virksomhedsrettede indsats. Model 3: Trænings- og rekrutteringsafdeling i virksomheden Der er ikke et tilsvarende formelt krav om, at jobcentret skal udarbejde en handlingsplan for virksomhedssamarbejdet. Handlingsplanen er jobcentrets mulighed for at styrke samarbejdet med virksomhederne dels ved at udfolde og operationalisere de dele af beskæftigelsesplanen, som vedrører virksomhedssamarbejdet om de ikke-arbejdsmarkedsparate, og dels ved, at der med handlingsplanen opstilles nye mål for virksomhedssamarbejdet. Model 4: Virksomheden tager imod praktikanter i hold Det vil derfor være naturligt, at handlingsplanen i lighed med beskæftigelsesplanen forankres i Det Lokale Beskæftigelsesråd (LBR), så den spiller sammen med beskæftigelsesplanen og får størst mulig opbakning fra de relevante aktører.

9 7 SÅDAN UDARBEJDES EN HANDLINGSPLAN Handlingsplanen er, kort sagt, en plan, der redegør dels for de målgrupper i jobcentret, der har andre problemer end ledighed, dels for de muligheder og den interesse der kan skabes på det lokale arbejdsmarked for disse målgrupper. Desuden indeholder handlingsplanen en række indsatsmål, som vedrører samarbejdet mellem jobcentret og lokale virksomheder om disse målgrupper. En handlingsplan kan udarbejdes med afsæt i forskellige ambitionsniveauer og deraf følgende ressourceforbrug. Nogle jobcentre prioriterer selv at indsamle detaljeret viden om målgrupper og om virksomhedernes ønsker og behov, mens andre jobcentre vælger at benytte sig af eksisterende viden fra fx jobindsats.dk og fra Beskæftigelsesregionen. Om jobcentret vælger den ene eller den anden model får betydning for, hvor mange ressourcer der skal sættes af til at udarbejde handlingsplanen, men også for kvaliteten i handlingsplanens indsatsmål. Hvis et jobcenter har ambitioner om at prioritere en virksomhedsrettet indsats frem for aktivering i kommunale projekter anbefales det, at jobcentret selv kortlægger målgrupperne i jobcentret samt virksomhedernes ønsker og behov, inden handlingsplanens indsatsmål fastlægges. I det følgende er der både forslag og anvisninger til jobcentre, som prioriterer højt selv at samle data ind til handlingsplanen, og til jobcentre, som ved hjælp af få ressourcer ønsker at udarbejde en handlingsplan for virksomhedssamarbejdet. Processen med udarbejdelse af en handlingsplan kan inddeles i følgende faser, som beskrives i detaljer i nedenstående: 1. Forarbejdet til handlingsplanen 2. Indsamling af viden til handlingsplanen 3. Udarbejdelse af handlingsplanen 4. Implementering af handlingsplanen 1. Forarbejdet til handlingsplanen En vigtig del af arbejdet med handlingsplanen ligger i selve forarbejdet. Det er af afgørende betydning, at alle relevante aktører i kommunen er inddraget fra begyndelsen og får den nødvendige indflydelse på udformningen af det færdige produkt. Det skaber ejerskab og opbakning til handlingsplanen. Samtidig letter det implementeringen og den efterfølgende proces med at arbejde med mål og metoder i den nye handlingsplan Drøftelse i LBR Som tidligere nævnt skal handlingsplanen forankres i LBR. Dermed sikres opbakning og bredt ejerskab til handlingsplanen, og der skabes mulighed for, at parterne i LBR efterfølgende arbejder på at aktivere eget bagland i forbindelse med gennemførelse af handlingsplanen. Drøftelserne i LBR skal således medvirke til, at relevante parter bakker op om strategien med at prioritere inddragelse af lokale virksomheder i indsatsen for ledige med andre problemer end ledighed. sådan udarbejdes en handlingsplan

10 8 sådan udarbejdes en handlingsplan Drøftelserne skal tilrettelægges på en sådan måde, at de tilpasses den arbejdsproces, der er i LBR. Det vil være oplagt at fremlægge forslaget om en handlingsplan for LBR sammen med de indledende drøftelser af beskæftigelsesplanen. Endelig bør den årlige revision af mål og indsatsområder i handlingsplanen ske sideløbende med, at LBR årligt godkender beskæftigelses planen Dialog mellem politisk ledelse og forvaltningsledelse Det er tilsvarende nødvendigt, at der er fuld opbakning til at styrke virksomhedssamarbejdet fra politisk hold. Der kan være forskellige traditioner for dialog mellem den politiske ledelse og forvaltningsledelsen i en kommune. Med politisk ledelse menes her formand / medlemmer af relevante stående udvalg såsom socialudvalg, arbejdsmarkedsudvalg, LBR, integrationsråd og evt. erhvervsråd. I forbindelse med udarbejdelse af handlingsplanen bør der som minimum være en drøftelse mellem det politiske niveau og forvaltningsledelsen af, hvordan handlingsplanen skal spille sammen med beskæftigelsesplanen. Det er nødvendigt for at opnå en fælles forståelse af intentioner og indhold i handlingsplanen, men også for at afstemme ambitioner og strategier for den lokale, beskæftigelsesrettede indsats. 1.3 Projektorganisering På baggrund af de indledende drøftelser kan der nedsættes en styregruppe bestående af repræsentanter for ovennævnte parter. Styregruppen holdes orienteret om forløbet og drøfter løbende resultater af de undersøgelser, der gennemføres samt handlingsplanens indsatsmål. Derudover kan der nedsættes en projektgruppe, som lægger en arbejds- og tidsplan for forløbet. Projektgruppen bør bestå af relevante personer med ledelsesansvar på arbejdsmarkedsområdet, samt en eller flere tovholdere på projektet. Projektgruppen skal mødes med faste intervaller i forløbet. Sidst i denne guide er der en liste over opgaverne, som kan bruges til at lægge en konkret tidsplan for forløbet Information om initiativet til medarbejdere og samarbejdspartnere En del af forarbejdet er også at informere om arbejdet med handlingsplanen blandt medarbejderne i jobcentret og blandt samarbejdspartnere. Endelig kan projektgruppen informere lokale virksomheder og organisationer om initiativet via nyhedsmail eller artikler i lokalaviser. En artikel om initiativet i en lokalavis sender et signal til det lokale erhvervsliv om kommunens overordnede beskæftigelsesstrategi og baner vejen for inddragelse af lokale virksomheder i implementeringen af handlingsplanen. Desuden viser erfaringer, at en artikel kan medvirke til at højne virksomhedernes deltagelse i undersøgelsesdelen. 2. Indsamling af viden til handlingsplanen For at kunne udarbejde en handlingsplan skal der indsamles konkret viden om de lokale problemstillinger og udfordringer. Der skal indsamles viden om jobcentrets målgrupper, om virksomhedernes indstilling til at samarbejde med jobcentret om opgaven og om den beskæftigelsesmæssige indsats i jobcentret. Handlingsplanens indsatsmål formuleres på baggrund af denne viden. Indsamling af viden til handlingsplanen bør bestå af mindst tre hovedområder: Social kortlægning: Indsamling af data om jobcentrets målgrupper Virksomhedskortlægning: Indsamling af data om virksomhedernes ønsker og behov Indsamling af data om den beskæftigelsesrettede indsats og organiseringen af denne i jobcentret 2.1. Social kortlægning: Indsamling af data om jobcentrets målgrupper Styregruppen og arbejdsgruppen skal beslutte, hvilke kvantitative data om personer på forskellige ydelser, fx kontanthjælp, sygedagpenge og ledighedsydelse, der skal indsamles for at kunne danne det nødvendige overblik over personer med problemer udover ledighed. Ligeledes skal de drøfte eventuelle interviews med personer fra målgrupperne. Formålet med at indsamle kvantitativ viden til en social kortlægning er at tilvejebringe viden om grundlaget for dimensionering af samarbejdet mellem jobcenter og virksom hed, samt at få et objektivt grundlag for udvælgelse af deltagere til de efterfølgende interviews. Til dette kan der udarbejdes en pjece eller folder, som kort beskriver det overordnede initiativ, de enkelte delopgaver samt en konkret tidsplan og kontaktinformationer.

11 Kvantitative data om personer på forskellige ydelser Den sociale kortlægning kan omfatte kvantitative data vedrørende: De generelle ledighedstal interviewene skal være på de faktorer i forløbene, som er afgørende for, at indslusningen lykkes /mislykkes herunder borgernes egne opfattelser af barrierer og ressourcer. Desuden skal interviewene belyse borgerens egen opfattelse af, hvilke tilbud der kan bringe vedkommende tættere på arbejdsmarkedet. Fordeling af borgere på ydelsestyper og ydelsesvarighed Fordeling af borgere på matchkategorier Passiv-aktiv Sammenhæng mellem ydelser, varighed og deltagelse i aktiveringstilbud Oversigt over fordeling på tilbudsformer, herunder andelen, der er i gang med tilbud i private og offentlige virksomheder Forløbsanalyser Virksomhedssamarbejdets omfang Data til den sociale kortlægning kan fremskaffes ved hjælp af: opgørelser i egen kommune eller manuel optælling. Disse data kan evt. suppleres med statistiske oplysninger fra DREAM. Det anbefales, at der både gennemføres enkeltinterviews med ledige borgere og et eller flere gruppeinterviews med borgere med fælles barrierer i forhold til arbejdsmarkedet om samme temaer, og med vægt på drøftelse af relevante aktiveringstilbud. Erfaringer viser, at gruppeinterviews skaber en god dynamik, som kan give en anden type informationer end individuelle interviews, fx i forbindelse med drøftelse af effekten af relevante indsatsområder og tilbud Alternativ indsamling af data om målgrupperne Som alternativ (eller supplement) til interviews med ledige borgere, kan der afholdes et møde med ledere og evt. medarbejdere for kontanthjælps-, sygedagpenge- og fleksjobområdet i jobcentret. På mødet drøftes og udarbejdes der en profil af de ledige borgere samt en profil af evt. marginaliserede grupper af ledige i kommunen. Data til kortlægningen skal altså primært bestå af opdatér bare kvantitative data. Det kan være en fordel at bruge ressourcer på at foretage en manuel optælling af de aktiveredes forsørgelsesgrundlag, efter at de forlader de forskellige aktiveringsforanstaltninger. Sådan en opgørelse er et skridt på vejen til udviklingen af en egentlig flowanalyse, som kan være et vigtigt redskab i vurderingen af effekten af de enkelte foranstaltninger i jobcentrets tilbudsvifte Interviews med borgere, der har deltaget i indslusningsforløb Som opfølgning på de statistiske data kan der gennemføres interviews med borgere, der har deltaget i forskellige typer af samarbejds- og indslusningsforløb. Formålet med interviewene er at få et indblik i borgerens egen vurdering af, hvordan og i hvilken udstrækning samarbejdet mellem jobcentret og virksomheder fører til beskæftigelse. Desuden skal interviewene supplere og nuancere det billede som matchkategorierne giver med henblik på at inddele de ledige i segmenter efter barrierer og ressourcer i forhold til arbejdsmarkedet, således at der kan udvikles og opstilles mål for relevante tilbud, der er målrettet specifikke ledige Virksomhedskortlægning: Indsamling af data om virksomhedernes ønsker og behov Næste skridt i udarbejdelse af handlingsplanen er at undersøge mulighederne for indslusning i lokale virksomheder. Formålet er at tilvejebringe viden om de lokale virksomheders holdninger, erfaringer og praksis vedrørende virksomhedernes sociale engagement når det gælder indslusning af ledige med andre problemer end ledighed og samarbejdet med jobcentret herom. Undersøgelsen skal klarlægge, hvilke af de fire modeller (som tidligere er beskrevet), virksomhederne er interesseret i at samarbejde med jobcentret om. Undersøgelsen kan bestå af et eller flere af følgende tre elementer: 1. Kvantitativ kortlægning af det lokale arbejdsmarked 2. Spørgeskema til virksomhederne om samarbejdet med jobcentret 3. Interviews med virksomhedsledere og tillidsvalgte/medarbejderrepræsentanter sådan udarbejdes en handlingsplan Nogle af interviewdeltagerne skal være ledige i aktivering eller på passiv hjælp, andre skal være tidligere ledige, der nu er ansat i enten ordinære eller støttede job. Fokus i

12 Kvantitativ kortlægning af det lokale arbejdsmarked Første element i undersøgelsen er at udarbejde en kortfattet kvantitativ kortlægning af private og offentlige virksomheder i lokalområdet. Det kan ske via oplysninger fra beskæftigelsesplanen, fra Danmarks Statistiks Erhvervsstatistik, Beskæftigelsesregionens analyser og oversigter samt jobcentrets egne data vedrørende samarbejdsvirksomheder m.v. På grundlag af spørgeskemabesvarelserne udvælges virksomheder, der så vidt muligt dækker de problemstillinger og synspunkter samt objektive forskelle, som udtrykkes i spørgeskemabesvarelserne. Herefter gennemføres interviews (telefon eller face-to-face) med ledere og medarbejderrepræsentanter i virksomhederne. Interviewene skal både omfatte virksomheder, der har et tæt samarbejde med jobcentret om indslusning, og virksomheder, der slet ikke har et samarbejde. Alternativt kan der gennemføres både individuelle interviews og gruppeinterview med virksomheder, hvor sidstnævnte ligeledes kan indeholde en fælles drøftelse af virksomhedernes, jobcentrets og borgerens rolle og ansvar i et indslusningsforløb. Kortlægningen skal bl.a. bruges til at give et overblik over erhvervsudviklingen i lokalområdet samt til at vurdere, hvorvidt de virksomheder, der deltager i spørgeskemaundersøgelsen, er dækkende for virksomheder i lokalområdet. Derfor skal kortlægningen afdække fordelingen af store-små virksomheder, private-offentlige, brancher, jobtyper, flaskehalsområder og virksomheder der har erfaringer med indslusningsforløb og ansættelser på særlige vilkår etc Alternativ indsamling af data om virksomhederne Som alternativ (eller supplement) til spørgeskemaundersøgelsen og interviewene på virksomhederne, kan der afholdes et møde med arbejdsgiverrepræsentanter, erhvervschef og evt. udvalgte jobkonsulenter fra jobcentret. På mødet drøftes deltagernes vurderinger af virksomhedernes ønsker og behov for et tættere samarbejde med jobcentret om indslusning på særlige vilkår Spørgeskema til virksomheder om samarbejdet Dernæst kan der udsendes et spørgeskema til alle virksomheder med over fem medarbejdere i jobcentrets lokalområde. Udsendelsen kan ske via mail i det omfang, jobcentret har mailadresse på lokale virksomheder. Der kan fx benyttes onlinesurvey. Som alternativ kan der udsendes et spørgeskema i papirform til virksomhederne. Analysen af spørgeskemabesvarelserne skal resultere i en kortlægning af virksomhedernes hidtidige erfaringer med og vurderinger af samarbejdet med jobcentret om ansættelse af ledige med andre problemer end ledighed Indsamling af data om den beskæftigelses rettede indsats og organiseringen af denne i jobcentret Endelig indsamles data om den eksisterende beskæftigelsesrettede indsats bestående af: En sammenfatning og systematisering af eksisteren de skriftligt materiale Interviews med ledelse og udvalgte medarbejdere i jobcentret samt andre, der indgår i kommunens beskæftigelsesrettede indsats Interviews med relevante samarbejdspartnere sådan udarbejdes en handlingsplan Desuden skal spørgeskemabesvarelserne give viden om: branchespredning, kontaktformer, virksomhedens holdninger til målgruppen, opfattelser af rummelighed, konkrete ønsker til samarbejde om målgruppen samt bud på, hvordan jobcentret kan understøtte virksomhedernes ønske om samarbejde Interviews med virksomhedsledere og tillidsvalgte / medarbejderrepræsentanter Med henblik på at supplere resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen med erfaringer med indslusningsforløb på udvalgte virksomheder kan der gennemføres interviews med ledere og medarbejderrepræsentanter fra lokale virksomheder Indsamling af skriftligt materiale vedrø rende jobcentrets samlede beskæftigelsesrettede indsats med fokus på virksomheds samarbejdet Det kan være hensigtsmæssigt at etablere en samlet viden om alle de områder, hvor jobcentret samarbejder med lokale virksomheder offentlige og private om indslusning af ledige med andre problemer end ledighed samt mere generelt om virksomhedernes sociale engagement. Derfor bør alle relevante projektbeskrivelser, partnerskabsaftaler, kontrakter, markedsføringstiltag m.v., som er udarbejdet i forbindelse med tidligere virksomhedssamarbejde, indsamles og systematiseres i en klar strategi. Desuden bør der skabes et overblik over de papirer, hvori jobcentret beskriver organiseringen af sit virksomhedssamarbejde herunder kontaktstrategier, indgåelse af aftaler om indslusning, opfølgning, deling af virksomhedskontakter, registrering af samarbejdsvirksomheder, enstrengethed/hotline osv.

13 Kvalitative interviews med ledelse og udvalgte medarbejdere i jobcentret (der indtager nøglepositioner i samarbejdet med virksomheder) m.fl. Herefter kan der gennemføres interviews med ledende medarbejdere, jobkonsulenter m.fl. i jobcentret. Der kan desuden gennemføres et gruppeinterview med udvalgte sagsbehandlere, der samarbejder med jobkonsulenter om visitation, overlevering af sager etc. beslutningstagere med henblik på at formulere strategiske mål for handlingsplanen. 3. Udarbejdelse af handlingsplanen Efter ovenstående forarbejde samt indsamling af viden kan handlingsplanen udarbejdes. Formålet med interviewene er at redegøre for jobcentrets tilrettelæggelse af virksomhedssamarbejdet: Hvordan er den nuværende kontaktstrategi? Hvordan understøtter man konkret det sociale engagement hos virksomhederne? Hvordan tilrettelægger man vejen til arbejdsmarkedet for ikke arbejdsmarkedsparate ledige? Hvordan er praksis mht. matchning af ledige med andre problemer i forhold til virksomhedernes efterspørgsel på arbejdskraft? Hvilke rammer og retningslinier er der for praktikker, løntilskud og anvendelse af mentorordning i virksomhederne osv.? Interviews med samarbejdspartnere Der kan gennemføres interviews med faglige samarbejdspartnere. Det kan fx være revalideringsinstitutioner, uddannelsesinstitutioner, faglige organisationer, projekter, BST, konsulenter ansat af LBR o.a. Formålet med disse interview er at afdække samarbejdspartnernes rolle i den beskæftigelsesrettede indsats jævnfør ovenstående samt opgaver, rollefordeling og snitflader i forbindelse med understøttelse af de lediges vej til arbejdsmarkedet samt virksomhedernes behov for arbejdskraft. Alt sammen med henblik på at opnå fælles fodslaw i en samlet strategi for samarbejdet med virksomhederne om disse grupper af ledige Udarbejdelse af delnotater til formulering af indsatsmål Der udarbejdes et samlet notat med data fra både den sociale kortlægning, virksomhedsundersøgelsen og un dersøgelsen af jobcentrets beskæftigelsesrettede indsats. Notatet skal give en samlet præsentation af de udfordringer, der udspringer af jobcentrets målgrupper, virksomhedernes indstilling til samarbejdet og den beskæftigelsesrettede indsats Samtaler med politikere og andre beslutningstagere Først udarbejdes et kort resume på maksimum fem sider, der beskriver de væsentligste lokale udfordringer i den fremtidige beskæftigelsesindsats. Dette resume skal bruges som oplæg til en politisk og strategisk drøftelse af udfordringer, ambitioner og mål for beskæftigelsesindsatsen. Notatet drøftes i arbejdsgruppen og i styregruppen og fremsendes derefter til lokale beslutningstagere, hvorefter der arrangeres samtaler med disse, som tager udgangspunkt i notatets vigtigste temaer. Hensigten med denne inddragelse af politikere og andre beslutningstagere er at præcisere de strategiske mål for handlingsplanen og diskutere perspektiverne i de enkelte bud på konkrete indsatsområder, initiativer, metoder m.v., som planen skal indeholde. Desuden skal samtalerne bruges til at sikre, at handlingsplanen er solidt forankret, og at der er fælles ejerskab til den Udarbejdelse af udkast til handlingsplan Med afsæt i den erhvervede viden fra undersøgelsesaktiviteterne og på baggrund af drøftelserne om strategi og indsatsmål, udarbejdes et udkast til en handlingsplan for samarbejdet mellem jobcentret og virksomhederne. Handlingsplanen kan indeholde følgende punkter: Indledning Redegørelse for de lokale udfordringer Målsætning og konkrete indsatsmål Handlingsplanens tilblivelse og relation til beskæftigelsesplanen Datagrundlaget sådan udarbejdes en handlingsplan De væsentligste konklusioner og udfordringer i det samlede arbejdsnotat skal drøftes i arbejdsgruppen og i styregruppen og derefter med de lokale politikere og

14 12 sådan udarbejdes en handlingsplan Indledning Handlingsplanen indledes med en kort redegørelse for baggrunden for handlingsplanen, formålet og afsender. Baggrunden er som mini mum de lokale udfordringer, formålet er at styrke samarbejdet mellem jobcenter og virksomhederne om indslusning og afsender er som minimum initiativets styre gruppe og LBR. Ligeledes kan der kort redegøres for eventuelle justeringer eller ændringer i den beskæftigelsesrettede indsats, fx hvis planen lægger op til en reduktion i kommunale aktiveringstilbud og øget virksomhedssamarbejde. Endelig bør nævnes, hvornår og hvordan handlingsplanen revideres Redegørelse for lokale udfordringer På baggrund af den sociale kortlægning, virksomhedsundersøgelsen samt beskrivelse af den eksisterende beskæftigelsesmæssige indsats redegøres kort for de lokale udfordringer. Redegørelse for de lokale udfordringer skal danne grundlag for valg af målsætning og delmål og skal dermed naturligt lægge op til prioritering af en eller flere samarbejdsmodeller for indslusning på særlige vilkår Målsætninger og indsatsmål Den overordnede målsætning er som minimum at styrke samarbejdet mellem jobcenter og virksomheder om indslusning af ledige, som ikke selv kan finde en plads på arbejdsmarkedet. Denne målsætning kan formuleres på flere måder, afhængigt af prioriteringer i handlingsplanen. Indsatsmålene er handlingsplanens hovedærinde og skal derfor vægtes højt i omfang og detaljeringsgrad. Det er valgfrit, hvor mange indsatsmål der opstilles, blot de er fyldestgørende i forhold til de udfordringer, kommunen kan stå med i samarbejdet med virksomhederne om indslusning på særlige vilkår. Formulér herefter et antal delmål på hver 1-3 linjer, som præciserer den indsats, der skal tages fat på. Handlingsplanens indsatsmål kan både være en ud - mønt ning af udvalgte mål i Beskæftigelsesplanen og nye mål, som formuleres på baggrund af de udfordringer den sociale kortlægning og virksomhedsundersøgelsen peger på. Indsatsmålene kan fx være: 1. Mål for markedsføring af jobcentret, indsatsen, særlige ordninger eller værktøjer 2. Mål for hvilke samarbejdsmodeller der satses på fx samarbejdsaftaler om åbne pladser til praktikanter i virksomheden, at der oprettes særlige trænings- og rekrutteringsafdelinger i virksomhederne eller at virksomheden indvilger i at tage imod et hold ledige mhp. opkvalificering herunder antal virksomheder og borgere 3. Mål for anvendelse af værktøjer til indslusning, fx øget brug af mentorordningen, guidelines, kompetencekort o.l. 4. Mål for den interne organisering af beskæftigelsesindsatsen med henblik på at styrke samarbejdet om indslusning For hvert indsatsmål beskrives: 1. De specifikke udfordringer, som er relateret til den aktuelle målsætning 2. Indsatsen, der skal afhjælpe de konkrete udfordringer. Fx markedsføringsstrategi over for lokale virksomheder, kontaktstrategi, øget henvendelse til specifikke virksomheder, valg/prioritering af samarbejdsmodel for indslusning til særlige målgrupper, brug af anden aktør til opgaven osv. Indsatsen kan formuleres, som de initiativer der forventes igangsat, de forventede resultater og en redegørelse for processen frem mod målet 3. Konkrete delmål på kort og lang sigt, herunder evt. succeskriterier. For hvert indsatsmål specificeres ligeledes en konkret tidsplan, nødvendige økonomiske og mandskabsmæssige ressourcer, hvem der er ansvarlig for opgaven og samarbejdsrelationer, der skal på være plads for at nå målet Handlingsplanens tilblivelse og relation til beskæftigelsesplanen Med henblik på at styrke ejerskabet til handlingsplanen redegøres kort for processen med udarbejdelse af handlingsplanen. Det skal fx fremgå, hvor mange der er interviewet og hvorfor, hvilke datakørsler der er valgt til det statistiske materiale etc. Det skal ligeledes fremgå, hvordan handlingsplanen spiller sammen med beskæftigelsesplanen, og på hvilken

15 13 måde de adskiller sig fra hinanden. Dels hvad angår fokus og udformning og dels hvad angår formål og afsender. Redegør kort for, hvordan handlingsplanens målsætninger skal understøtte beskæftigelsesplanen. Redegør ligeledes for, hvilken del af datagrundlaget der er det samme i de to planer Datagrundlaget Hvis handlingsplanen bygger på et omfattende datamateriale, kan tal, grafer og tabeller præsenteres i et afsnit for sig. Det letter læsningen af handlingsplanen, at udfordringerne fx i forhold til specifikke målgrupper og i forhold til erhvervsudviklingen og flaskehalsområder i selve hand lingsplanen så vidt muligt præsenteres med ord og ikke med et omfattende talmateriale. I handlingsplanens øvrige afsnit kan henvises til dette afsnit. 4. Visionsseminar og implementering Når de tre faser er gennemført, og handlingsplanen ligger klar, skal den præsenteres, drøftes og endelig implementeres i kommunen. Forløbet fra handlingsplanen er færdig, og til den er fuldt implementeret og begynder at få effekt, afhænger af hvor ambitiøst den enkelte kommune har opsat sine mål i handlingsplanen. Desuden kan der være lokale forhold eller forskellige traditioner for samarbejde og involvering mellem det politiske og det administrative niveau, som kan få betydning for implementering af handlingsplanen Visionsseminar Første skridt på vejen kan være at præsentere handlingsplanen på et visionsseminar. Deltagerskaren i visionsseminaret skal naturligvis tilpasses lokale forhold, så alle relevante aktører så vidt muligt er repræsenteret. En model for et visionsseminar er, at såvel politikere, ledende embedsmænd og andre lokale beslutnings- og interessevaretagere deltager i seminaret med henblik på opnåelse af ejerskab og engagement i implementering af handlingsplanen. Det er ikke mindst vigtigt, hvis handlingsplanen lægger op til et kursskifte i den beskæftigelsesrettede indsats. En anden model for et visionsseminar er et internt seminar for ledelse og medarbejdere i jobcentret, hvor fokus især er på drøftelse af, hvordan målsætningerne i handlingsplanen konkret omsættes til realistiske indsatser. Hvis visionsseminaret kun omfatter ledelse og medarbejdere i jobcentret, skal handlingsplanen på anden måde præsenteres for LBR. Uanset deltagerskaren i visionsseminaret et det afgørende, at man opnår almindelig konsensus om intentionerne i handlingsplanen, og at kendskabet til planen rækker ud over jobcentret. Planen kan ikke implementeres uden et samarbejde med virksomhederne og en lang række andre interessenter. Derfor må betydningen af fælles ejerskab ikke undervurderes. Herefter udarbejdes den endelige handlingsplan. Planen skal eventuelt til drøftelse og vedtagelse i arbejdsmarkedsudvalget / beskæftigelsesudvalget, hvis kommunen beslutter sig for denne procedure. Derefter skal den til høring i LBR, jævnfør den arbejdscyklus som følger udarbejdelse af beskæftigelsesplanen Implementering og evaluering af handlingsplanens indsatsmål Når handlingsplanen er præsenteret og godkendt, skal indsatsmålene implementeres i jobcentrets daglige drift Ansvarlig for implementering og evaluering Der skal udpeges en ansvarlig for implementering og løbende evaluering af handlingsplanens indsatsmål. Det vil være mest formålstjenligt, hvis det er den samme person, som har haft projektledelse ved udarbejdelse af handlingsplanen Plan for implementeringsog evalueringsmøder Den ansvarlige indkalder relevante personer til implementerings- og evalueringsmøder. Det drejer sig om personer fra den arbejdsgruppe, der udarbejdede handlingsplanen samt andre relevante personer, fx afdelingsledere for de afdelinger, der er berørte af målene. Formålet med møderne er at drøfte status og opfyldelse af handlingsplanens indsatsmål. På første møde aftales det, hvem der skal være ansvarlig for arbejdet henimod opfyldelse af de enkelte indsatsmål i handlingsplanen, og der aftales en plan for kommende møder. I begyndelsen kan implementeringsgruppen mø - des hver måned, og senere fx hver 2. måned. Desuden skal der laves en tids- og ressourceplan for hver indsatsmål, hvis ikke det fremgår af handlingsplanen. Endelig drøftes og fastlægges det kvantitative og sådan udarbejdes en handlingsplan

16 14 kvalitative udgangspunkt, nulpunktet, for hver af handlings planens mål, som det fremgår af handlingsplanens afsnit om lokale udfordringer. På hvert af de efterfølgende implementeringsmøder drøftes: 1. Status på de enkelte indsatsmål. For hvert indsatsmål fremlægges og drøftes: a. Hvad var nulpunkt Nogle mål er meget konkrete og kan sandsynligvis implementeres og evalueres af én person. Andre mål er af mere omfattende karakter og involvere hele eller store dele af medarbejderne i jobcentret. Derfor vil implementeringen af indsatsmålene kræve forskellige ressourcer og naturligt ske i forskellige tempo. Men uanset målenes karakter og omfang, er det vigtigt at have en plan for implementeringen og evalueringen og en fast gruppe, som følger forløbet og træffer beslutninger undervejs. b. Hvilke aktiviteter har der været siden sidst sådan udarbejdes en handlingsplan c. Hvordan ser det ud mht. de konkrete måltal d. Skal der justeres på målsætning og/eller aktiviteterne 2. Generel kvalitativ status: a. Hvad betyder handlingsplanen for samarbejdet i jobcentret og for jobcenterkulturen i det hele taget. Er der fx blevet et bedre samarbejde mellem sagsbehandlere og jobkonsulenter om virksomhedsrettede aktiviteter for den enkelte borger? b. Bidrager samarbejdet til det rette match mellem le di ge og virksomhederne, så den ledige har større chance for at opnå fast tilknytning til arbejdsmarkedet? c. Bidrager samarbejdet generelt til mere sammenhængende forløb for den enkelte ledige, så der sker en bevægelse fra ledighed til afklaring og opkvalificering og endeligt job? 3. Generel kvantitativ status: a. Hvordan er jobcentrets generelle udvikling på beskæftigelsesområdet, også set i forhold til andre sammen lignelige jobcentre (målt via jobindsats.dk). Den ansvarlige udarbejder et kort referat af mødet. Indsatsmålene i handlingsplanerne har forskellig karakter Styregruppens rolle Styregruppen holdes orienteret om implementering og evaluering af handlingsplanens indsatsmål via afholdelse af styregruppemøder eller på anden vis. Styregruppen tager stilling til revision af handlingsplanens indsatsmål i relation til beskæftigelsesplanen Revision af handlingsplanen En plan for revision af handlingsplanen kan fx være, at: 1. Implementeringsgruppen udarbejder et kort notat om opfyldelse af handlingsplanens indsatsmål 2. Styregruppen mødes i maj eller juni og tager stilling til revision af handlingsplanen 3. Beslutningen om evt. revision forelægges LBR og andre relevante parter, så de er orienteret 4. Efter 1. juli, når beskæftigelsesplanen er fremlagt LBR, mødes styregruppen og beslutter revision af handlingsplanens målsætninger med baggrund i beskæftigelsesplanen 5. Implementeringsgruppen foretager eventuelle justeringer og revision af handlingsplanen

17 15 5. oversigt over opgaver, metoder og tidsramme Opgave Forventet resultat Ansvarlig Tidsplan Drøftelse i LBR 1. Bidrager til opbakning og ejerskab Dialog mellem politisk ledelse og forvaltningsledelse 1. Fælles forståelse af initiativet 2. Afstemmer ambitioner og strategi 3. Nedsættelse af styregruppe og projektgruppe Information om initiativet i egen organisation samt i lokale medier 1. Udbreder viden om initiativet 2. Medvirker til at bane vejen for senere inddragelse af lokale virksomheder Social kortlægning vha. statis tiske data, som findes/tilvejebringes via fx eller DREAM Skaber grundlag for interview + viden om dimensionering af jobcentrets samarbejde med virksomheder Interviews med ledige om indslusningsforløb Supplere kortlægningen med brugernes opfattelse af indsatsen Survey med spørgeskema til alle virksomheder i lokalområdet Overblik over virksomheders holdninger, erfaringer og praksis med samarbejde med jobcenter Interviews (telefon eller besøg) med virksomheder (ledere og TR/ medarbejderrepræsentanter) Supplerer survey med mere detaljerede informationer fra udvalgte virksomheder Indsamling af skriftlige materialer om beskæftigelsesindsatsen Overblik over samarbejdsområder typer af relationer m.m. Interviews med ledere og medarbejdere i jobcentret Nærmere beskrivelse af virksomhedssam arbejdets organisering Interview med faglige samarbejdspartnere Afdækker betydning af jobcentrets professionelle samarbejdspartnere Drøftelse af arbejdsnotater i projektets styre- og arbejdsgruppe Bidrage til udvikling af indsatsmål Interviews med politikere og interessenter Udarbejdelse af handlingsplan Visionsseminar Drøftelse af indsatsmål mhp. at afdække forskellige holdninger til og konsensusfelt for virksomhedssamarbejde 1. Beskrive konkrete mål og indsatsområder 2. Beskrive fremsyn og forslag til udvikling af virksomhedssamarbejdet 1. Drøftelse af mål og indsatsområder i handlingsplanen 2. Styrkelse af samarbejdet på de indre linier sådan udarbejdes en handlingsplan Implementering Implementering af handlingsplanens indsatsmål

18 16 OM GUIDEN Guiden er udgivet i forbindelse med initiativet BRO TIL ARBEJDSMARKEDET. Et initiativ til styrkelse af samarbejdet mellem jobcenter og virksomhed om indslusning af ledige, der ikke på egen hånd kan finde en plads på arbejdsmarkedet gennem udvikling af virksomhedernes sociale engagement. Formålet er at sikre, at samarbejdet mellem myndigheder og virksomheder om indslusning af ledige fortsat udvikles i forbindelse med etablering af jobcentre i de danske kommuner. Initiativet er opbygget i tre faser: Lokal handlingsplan. I første fase gennemføres et forsøgsinitiativ i to kommuner, hvor målet er at udvikle en lokal handlingsplan for indsatsen. En social kortlægning afdækker, hvem der har brug for indsatsen. En undersøgelse af virksomhedernes holdninger og erfaringer gennemføres, og der laves en undersø gelse af den hidtidige myndighedspraksis på området. Virksomhedspraksis. Anden fase er en analyse af eksisterende virksomhedspraksis i et større udvalg af danske virksomheder. Den eksisterende praksis danner afsæt for beskrivelser af metoder til rekruttering fra målgruppen. Udbredelse. I tredje fase danner de samlede erfaringer grundlag for en udbredelse. Det sker ved at udvikle handlingsplaner i et større antal kommuner på baggrund af de indsamlede erfaringer. Initiativet er finansieret af og følges af Arbejdsmarkedsstyrelsen. Guiden kan downloades fra hjemmesiden:

19

20 UMLOUD UNTD