Udviklingsønsker/-ideer for udlån/udleje af lokaler og ejendomme.

Transkript

1 Udviklingsønsker/-ideer for udlån/udleje af lokaler og ejendomme. 1. Indledning Nærværende notat indeholder en beskrivelse af udviklingsønsker inden for udlån/udleje af lokaler og ejendomme. Udviklingsønskerne er blevet identificeret via indledende kommuneinterviews og afholdelse af workshop med deltagelse af seks kommuner. Udviklingsønskerne omfatter primært forhold ved foreningens eller borgerens selvbetjening, men kan dog suppleres af ønsker til det bagvedliggende fagsystem. Det skal understreges, at dokumentet ikke er et udtryk for EDS-programmets bud på en optimal proces, men det skal alene læses som en inspiration til videreudvikling baseret på sagsbehandlernes tilbagemeldinger fra den gennemførte workshop. Deltagerkommunerne anvender forskellige løsninger. Notatet er løsningsneutralt, hvilket vil sige, at det ikke peger på specifikke udviklingstiltag i forhold til den enkelte løsning. De anførte udviklingsønsker skal derfor læses som en bruttoliste, hvor en række forhold allerede er opfyldt af leverandørerne, men ikke nødvendigvis for dem alle. Notatet skal ligeledes læses i sammenhæng med andre leverancer i EDSprojektet, herunder screeninger og To-Be dokumentation. I forhold til To-Be dokumentation så vil der være overlap. 2. Udviklingsønsker 2.1 Effektiv bookingproces Løsningen skal understøtte en effektiv bookingproces for både kommuner og ansøger, så brugerne af løsningen ikke ender med at ringe ind til kommunen. Det skal blandt andet være muligt at få overblik over hvilke typer af lokaler, som kan bookes og man skal også have adgang til information om belægning (hvilke er optaget / frie m.v.). 2.2 Lokal opsætning Flere af løsningerne tillader lokal opsætning, så den enkelte kommune kan tage højde for lokale forhold. Det kunne være ønskeligt hvis leverandøren kunne komme med gode eksempler fra andre kommuner, som har lavet lokale tilretninger på en måde så brugervenligheden bibeholdes. Fx tillader nogle løsninger at kommunen lokalt skriver hjælpetekster med den konsekvens at der ikke findes hjælpetekster i den pågældende kommune for løsningen. Kommunen og dermed også leverandøren skal også stille brugervenlige og tilgængelige løsninger tilrådighed for brugerne i den enkelte kommune. Løsningen skal tilpasses så den kun viser lokaler, som er tilrådighed i kommunen. 2.3 ERFA-møder Kommunerne efterlyser ERFA-møder med kommuner og leverandør. Leverandørerne bør generelt være med til at udbrede de løsningsforbedringer, som udvikles til den enkelte kommune, men som andre kommuner vil kunne have nytte af.

2 2.4 Priser på rekvisitter Kommunerne peger på, at det kunne være relevant, hvis det er muligt at vise priser/gebyrer for de rekvisitter eller lignende, som foreninger eller selvorganiserede/virksomheder kan købe i forbindelse med booking af lokale. 2.5 sammenhængskraft Kommunerne peger på, at det kunne være relevant hvis løsningen understøtter muligheden for at foreningerne kan få det samme lokale hele året til alle deres møder/aktiviteter. 2.6 Facility management. Kommunerne peger på, at det vil vær en fordel hvis der er lokalebeskrivelser og hvad lokalet kan benyttes til i løsningen, så brugeren kan få denne information i forbindelse med bookningen. Det vil være en god ide hvis hvert lokale fik flere metadata tilknyttet i løsningerne, således at man som borger/forening kan sortere mere i hvilke lokaler som man kan vælge mellem. Man kunne overveje at tilknytte meta data som 'primær brug' (idræt, foredrag, kultur, undervisning, kreative fag),' faciliteter' (basketballkurve, svømmebassin, håndboldmål, fodboldmål, stole borde, podium, overhead, av-udstyr, overhead projektor, videoprojektor, Internet etc.), ''maksimal kapacitet" (ingen, 20, , ), samt fotos. 2.7 Dag-til-dag booking Hvis en klub melder afbud, og ikke skal bruge deres baner i næste uge, skal løsningen kunne udbyde lokalet til andre. 2.8 Låsesystem adgang til haller m.v. Det skal være sådan at brugerne kan få koder/token så de kan komme ind i fx hallen. Her skal booking løsningen kunne tale sammen med alarmsystemet. Så borgeren/klubben kan få tilsendt en kode der virker i det tidspunkt hvor klubben har adgang til hallen. Der var også et forslag fremme om sygesikringsbaseret adgang. 2.9 Overblik Klubber har problemer med at de ikke kan få et ordentligt overblik over de lokaler, som de kan låne i løsningen. De vil gerne have et overblik over, hvad kan lokalet bruges til, hvad er der i lokalet, hvor stort er det m.m. Ydermere peger kommunerne på, at det vil være en fordel, hvis løsningen understøtter visning af hvilke lokaler den pågældende forening eller selvorganiserede allerede har Overblik for en større forening En forening har måske mange forskellige som har været inde og booke lokaler. Det er vigtigt at klubberne har et overblik over deres egen forening.

3 2.11 Let betaling for lokaler og forbrug Det skal være let at betale for en forening. Der er måske bestilt en masse lokaler på forskellige tidspunkter og måske også af forskellige personer i klubben Lettere for borgere (ikke foreninger) at låne lokaler Det bør opprioriteres at borger kan forstå og benytter løsningen til at låne lokaler. Måske skal det ikke være kommune afhængigt. Det er måske en ide hvis borgeren skal se hvor der er ledige baner, fx hvis borgeren er gået ind og søgt på ledige badmintonbaner i Københavns, men her er der ingen ledige, så skal borgeren fx have vist de ledige på Frederiksberg m.v Løsningen skal kunne understøtte brugerens behov Kommunerne peger på, at løsningen skal kunne understøtte, at brugeren fx har brug for en hal en time en hvilken som helt hverdag. Det understøttes ikke i dag Kommunikation Løsningen skal kunne håndtere og understøtte kommunikation mellem foreninger og kommunen 2.15 Snitflader mellem bookingløsninger og skolernes lokalesystem Der er behov fra at samkøre data mellem skolerne og deres udlån af lokaler og enheden, der sidder med udlån af lokaler. Det kan give problemer at lokaler dobbeltbookes. Ligeledes betyder det at lokalerne ikke benyttes optimalt, fordi mange steder har man delt tiden overordnet imellem sig, men man ved ikke om den anden part benytter deres tid. Benytter skolen eksempelvis sløjdlokaler i den tid det er reserveret til skolen (eksempelvis mellem 8.00 og 19.00) Transparens Det skal være tydeligt overblik for alle hvilke lokaler, der er udlånt og hvilke som er ledige. Ved at gøre det offentligt hvem der har hvilke lokaler hvornår, kommer der en vis selvjustits, så brugerne bliver bedre til ikke at overbooke viser erfaringen fra de kommuner, som har det Forskellige interfaces Det skal være muligt at have et forskelligt interface afhængig om brugeren er en forening, grundejerforening eller borger m.v Kommunikation til særlige grupper Det skal være muligt at kommunikere til en særlige grupper. Eksempelvis hvis en hal er lånes ud til VM i dans i uge 20, så skal løsningen understøtte kommunikation til alle de foreninger, som har lånt lokalet i denne periode.

4 2.19 Understøtte formalia for foreninger Løsningen bør kunne understøtte formalia for foreninger, fx hvem er formand, tegningsberettiget, om der er indhentet børneattester og er der vedtægter m.m. Ligeledes vil det være hensigtsmæssigt, hvis det i systemet er muligt at ansøge om tilskud til foreninger Statistikmodul Løsningerne skal kunne understøtte at kommunerne kan udtrække relevant statistik. Udfordringen for kommunerne er dog at det ikke er så interessant at få information omkring bookinger, men mere om den reelle brug af lokalerne. Fx kunne det kobles til dørsystemerne, eller opsætning af varmefølere m.v Overførelse af data fra sidste sæson Kommunerne peger på, at der er behov for løsningen skal kunne stille allerede kendt data tilrådighed for brugerne så der ikke skal ske genindtastninger Workflow Nogle kommuner peger på, at det skal være muligt at rundsende et workflow fx ved større arrangementer eller lignende så berørte foreninger m.v. automatisk bliver hørt Omklædningslokaler Kommunerne oplever problemer med omklædningsrum. Nogle gange giver det udfordringer hvis flere lokaler benytter samme omklædningsrum, eller eksempelvis hvis vejen ind til gymnastiksalen går igennem omklædningslokalet. Løsningen bør kunne håndtere dette Flere bookinger på én gang Det skal være muligt at kunne bestille flere bookinger på én gang Lokale-straksafklaring Eksempelvis hvis nogle vil låne et køkken på en skole som ellers er lukket. Det er simpelthen for dyrt at åben for en forening, men hvis der alligevel er åbent fordi 3 andre foreninger benytter skolen, så kan man godt låne køkkenet. Dette bør kunne understøttes af løsningen, da kommunerne har meget fokus på optimal ressourceudnyttelse Overnatning Ved overnatning er der særlige krav og ikke alle lokaler er godkendte til overnatning. Brandvæsenet skal også adviseres om overnattende personer i kommunens lokaler. Løsningen skal understøtte dette Validering på CPR eller CVR Det vil være smart hvis løsningen kan validerer brugeren på CVR eller CPR.

5 2.28 Dialogbaseret booking Det kunne være interessant at løsningerne stiller et dialogbaseret forløb til rådighed til at guide brugeren igennem løsningen, der fx spørger ind til hvilken type af arrangement, som man ønsker at booke til el lign. Det kunne være relevant at spørge ind til om det det er en sportsaktivitet, en kulturaktivitet eller noget tredje, således at brugeren får tilbudt rette typer af lokaler. Løsningerne kunne derfor anvende flere meta tags til at opmærke kommunernes lokale faciliteter, således at brugeren tilbydes lokaler, der tager udgangspunkt i brugerens formål Oprettelse af bruger Det kunne være en ide, at foreninger via forsiden kan oprette sig som bruger og at det ikke skal ske via personlig kontakt til kommunen først Sprog Al tekst skal være på dansk. Dog kunne det være en ide at overveje at lave en engelsksproget udgave Genbrug af data Allerede indtastet data skal for så vidt muligt kunne genbruges af løsningen, så man ikke fx skal skrive datoer ind flere gange m.v Browserunderstøttelse Det skal være muligt at bruge løsningen i forskellige browsertyper.