3-års evaluering af den tværgående velfærdsteknologiske indsats i Aarhus Kommune

Transkript

1 3-års evaluering af den tværgående velfærdsteknologiske indsats i Aarhus Kommune Udarbejdet af: Sekretariatet for den tværgående velfærdsteknologiske indsats 1

2 Indhold Introduktion (video)...3 Resume...3 Baggrund...4 Indledning...4 Mål og resultater...5 Projektsporet...6 Projekttyper og -varighed...7 Projekternes udbredelse...8 Opfyldelse af målsætninger projektsporet...8 Processporet...9 Etablering af samarbejdsrelationer...9 Netværksorganisering og aktiviteter...10 Kommunikation og markedsføring...11 Opfyldelse af målsætninger processporet...11 Organisering...14 Styregruppen...14 Sekretariatet...14 Bemanding af projekter...15 Læring...15 Perspektiver og anbefalinger

3 Introduktion (video) Introduktionsvideo Rundt om Aarhus Kommunes Velfærdsteknologiske Udviklingsprojekter : Resume I det indgåede forlig om budget for 2014 blev det besluttet, at afsætte 10 mio. kr. årligt til at fremme en tværgående, velfærdsteknologisk indsats. Med organiseringen af det velfærdsteknologiske udviklings sekretariat og den tilhørende styregruppe ser man konturerne af en tværmagistratslig udviklingsenhed i Aarhus Kommune. At have et tværmagistratsligt samarbejde omkring velfærdsteknologi er unikt. Den beslutning har betydet, at Aarhus Kommune i dag er førende i forhold til at få ind tænkt nye velfærdsteknologiske løsninger i alle kommunens magistratsafdelinger og dermed kunne løse vores opgaver på nye, effektive måder. På baggrund af nærværende evalueringsrapport anbefales: At det velfærdsteknologiske udviklingssekretariat og styregruppen viderefører den tværgående velfærdsteknologiske indsats med en uændret budgetramme på 10 mio. kr. årligt. At der igen om tre år gennemføres en evaluering af den tværgående velfærdsteknologiske indsats i Aarhus Kommune. Primo 2017 er der 6 afsluttede projekter, der er finansieret via puljemidlerne. Halvdelen af de afsluttede projekter påviste en positiv business case. Heraf er Fra taxa til bus og Teknologitalenter ført videre i MBU som storskala-tests, mens Værktøj til visitation af smart home teknologier videreføres i MSO med henblik på senere implementering. Generelt udvikles Aarhus Kommunes erhvervsrelationer via de konkrete projekter. Resultaterne fra 2016 viser, at 80% af de projekter, der blev indstillet til styregruppen, involverede eksterne samarbejdspartnere. DokkX er Aarhus Kommunes største velfærdsteknologiske udstillingsvindue, realiseret via puljemidlerne. DokkX er placeret på Dokk1, og er et nytænkende eksperimentarium med velfærdsteknologi og digitale løsninger. 172 produkter er blevet præsenteret på DokkX af virksomheder og iværksættere - dels som et led i en af temaudstillingerne eller workshops bl.a. afholdt i samarbejde med videninstitutioner. Også udlandet udviser interesse for dette udstillingsvindue. Delanbefaling: Indsatsen skal sikre en fortsat tæt kobling til videninstitutioner, andre kommuner, region og erhvervslivet, herunder socialøkonomiske virksomheder, med henblik på et strategisk samarbejde. Der er skabt et godt fundament ift. realisering af målene med kommunens velfærdsteknologiske satsning. Men set i bakspejlet er en 3 års horisont meget kortsigtet i forhold til at arbejde med forventning om breakeven point og økonomisk bæredygtighed i velfærdsteknologiske investeringer. Velfærdsteknologi, som skaber værdi - både for borgere, medarbejdere, kommunen og erhvervslivet - er sjældent at finde som en hyldevare. Ofte vil det kræve en længerevarende udviklingsproces med involvering og tilretning til den enkelte kontekst for at skabe succes og i sidste ende lykkedes med implementering. Delanbefaling: 3

4 Momentummet i udbredelsen af velfærdsteknologi til alle magistratsafdelinger skal fastholdes og udvikles endnu mere. Herunder skal sikres en fortsat opbygning og udbredelse af kompetencer samt skabes viden netværk indenfor velfærdsteknologi både i kommunen såvel som nationalt og internationalt. Baggrund I det indgåede forlig om budget for 2014 blev det besluttet, at afsætte 10 mio. kr. årligt fra og med 2014 til at fremme velfærdsteknologiske projekter på tværs af kommunen og i samarbejde med private virksomheder. Det blev samtidig aftalt, at der skal fremsendes en evaluering af resultaterne og organiseringen efter tre år (foråret 2017), hvorefter der kan tages stilling til behovet for videreførelse af arbejdet. Den tværgående, velfærdsteknologiske indsats skal udvikle og udbrede brugen af velfærdsteknologi inden for kommunens serviceområder. Indsatsen organiseredes med oprettelsen af et Velfærdsteknologisk Udviklingssekretariat (VTU) med rod i alle magistratsafdelinger, samt en styregruppe bestående af økonomicheferne fra alle afdelinger og erhvervschefen i Aarhus Kommune. I beslutningsoplægget bag VTU-indsatsen fremgår det: At VTU skal udmønte byrådets programerklæring for velfærdsteknologi, som skal placere Aarhus Kommune på det velfærdsteknologiske verdenskort. Således er formålet med VTU, at: være drivkraft på tværs af kommunens serviceområder, herunder aktivt være med til at føde nye projekter samt udbrede erfaringer og resultater på tværs af afdelingerne i kommunen, bidrage til at kvalificere arbejdet med implementering af nye velfærdsteknologiske løsninger i Aarhus Kommune; herunder kvalificere Aarhus Kommunes arbejde med business cases, evaluering og effektmåling gennem konkrete projektsamarbejder, indgå som kompetent og innovativ samarbejdspartner over for erhvervslivet, uddannelses- og videninstitutioner, andre kommuner, regioner m.v. Styregruppeformanden og sekretariatets koordinator er forankret i Sundhed og Omsorg, men både kommissorium og organisering afspejler det tværgående sigte. De positive erfaringer med velfærdsteknologi skal spredes til alle serviceområder i kommunen til gavn for borgerne, erhvervslivet og kommunens ansatte, samt fremme effektivisering af kommunens drift. Nærværende evaluering af indsats, resultater og organisering fremsendes til byrådet i foråret 2017, jf. Budgetforliget for Indledning Nærværende rapport er en 3-års evaluering af den tværgående velfærdsteknologiske indsats i Aarhus Kommune. Med det forhold in mente, at de første projekter blev igangsat i foråret 2015, er den projektrettede evaluering reelt en 2-års evaluering. 4

5 Rapporten er udarbejdet af sekretariatet for den tværgående velfærdsteknologiske indsats og henvender sig til byrådet via Rådmanden for MSO. Et af evalueringens hovedformål er at kortlægge de resultater, VTU har opnået. Da de fleste af de igangsatte projekter endnu ikke er afsluttet, er det på nuværende tidspunkt ikke muligt at opgøre de samlede gevinster for Aarhus Kommune og de deltagende virksomheder. Men resultatet forventes at være en række nye teknologiske innovationer/løsninger, der betyder markante forbedringer i kommunens produktivitet og ydelser. Det er nye teknologiske løsninger, der yderligere vil være med til at fastholde Aarhus Kommunes førerposition som den kommune, der er kommet længst med at implementere nye velfærdsteknologiske løsninger jf. KL s velfærdsteknologiske kommunelandkort 1, der viser hvor mange og hvilke løsninger, som de enkelte kommuner anvender. Aarhus topper med 50 løsninger. Til sammenligning er tallene for København 37, Odense 26 og Aalborg 10. I evalueringsrapportens beskrivelse af mål og resultater skelnes der mellem to spor: 1. Projektsporet her iværksætter og opstarter VTU projekter sammen med magistratsafdelingerne og eksterne partnere. 2. Processporet her initierer VTU tværgående strategiske indsatser, der sigter mod at opbygge og udbrede projektkompetencer samt skabe viden netværk indenfor velfærdsteknologi i kommunen. Herudover er formålet at beskrive og evaluere VTU s organisering; herunder styregruppe, sekretariat og bemanding af projekter. Endelig beskrives i rapporten en række læringspunkter, som VTU har oplevet og er blevet både inspireret og udfordret af. Afslutningsvis fremhæves perspektiver i en videreførelse af VTU samt anbefaling af arbejdets videreførelse. Evalueringen baserer sig på interviews, spørgeskemaer og drøftelser med VTU-projektledere samt VTUsekretariatets og styregruppens hovedkonklusioner på baggrund af de første tre års indsats. Endelig baserer evalueringen sig på eksisterende skriftligt materiale, herunder blandt andet VTU Strategi og Handlingsplan , projektansøgninger, projektbeskrivelser, fremdriftsrapporteringer samt drejebøger for afholdte VTU seminarer. Mål og resultater VTU arbejder ad to spor for at udvikle og udbrede velfærdsteknologi på alle kommunens serviceområder: Projektsporet her iværksættes og opstartes projekter sammen med magistratsafdelingerne og eksterne partnere. Processporet her initieres tværgående strategiske indsatser, der sigter mod at opbygge og udbrede projektkompetencer samt skabe viden netværk inden for velfærdsteknologi i kommunen. 1 Tal/data baserer sig på indmelding fra kommunerne selv: 5

6 Projektsporet VTU følger de generelle betingelser for puljemidlernes anvendelse jf. byrådsindstilling. Hovedparten af midlerne er tiltænkt projektsporet. Fra 2014 til 2016 har VTU investeret i alt 20,8 mio. kr. fordelt på i alt 19 projekter. I tillæg hertil har magistratsafdelingerne bidraget med en egenfinansiering på 7,4 mio., og eksterne samarbejdsparter har bidraget med yderligere 8,5 mio. (hertil kommer ekstern finansiering til SPARK projektet på 37,5 mio.). Idefase med afsæt i behov og/eller ny teknologisk løsning - sidstnævnte oftest ud fra forslag fra virksomhed Afdækning og kvalificering af projektide Projektansøgning Slutevaluering Indstilling fra sekretariatet til beslutning i styregruppen om igangsætning af projekt Gennemførelse af godkendt projekt med løbende opfølgning og opgørelse af endelig business case Projektets slutrapport behandles i styregruppen Anbefaling fra styregruppen ift videre skridt ud fra mål om at få implementeret de løsninger, der rummer positiv kommunal business case Implementering? Figur: VTU s indsatsfelt Som figuren illustrerer, ligger VTU s indsatsfelt fra idefasen frem til anbefaling vedrørende eventuel implementering af den pågældende velfærdsteknologi. Beslutningen om implementering ligger reelt uden for VTU regi. Den endelige beslutning er op til de enkelte magistratsafdelinger enkeltvis eller - hvor relevant - i fællesskab mellem flere afdelinger. I 2016 besluttede Børn og Unge at videreføre to afsluttede projekter som storskalatests. Begge projekter var gennemført i samarbejde med den socialøkonomiske virksomhed Actura: 1. Projektet Teknologitalenter tog afsæt i ønsket om, at forbedre fremtidsmulighederne og livskvaliteten for unge med autisme spektrum forstyrrelser og/eller ADHD diagnoser, der samtidigt har særlige forudsætninger for at arbejde med velfærdsteknologi. Disse unge har en række udfordringer forbundet med gennemførelsen af deres folkeskole og vil typisk have svært ved at gennemføre en ungdomsuddannelse. Dermed bliver de dårligt rustede til voksenlivet både personligt, socialt og arbejdsmæssigt. Men de har IT kompetencer og teknologiforståelse på så højt et niveau, at der er vanskeligt at undervise og stimulere dem på dette felt i folkeskolens normale rammer. I projektet har de unge været tilknyttet Actura i praktikforløb en til tre dage om ugen i skoleåret. Projekterfaringerne peger entydigt på, at deltagerne gennem forløbet hos Actura har udviklet sig personligt, socialt og kompetencemæssigt ift. velfærdsteknologi. Deltagerne har oplevet en større grad af ansvar for egen læring og liv, og derved oplevet en større livsmestring og tro på fremtiden. I 6

7 forlængelse af dette har deltagerne fået redskaber og kompetencer til at forfølge deres job- og uddannelsesmæssige mål. Det langsigtede økonomiske effektiviseringspotentiale skal medtænke, at deltagerne qua deres opnåede kompetencer, på sigt kunne tildeles mindre omkostningstunge tiltag fra Sociale forhold og Beskæftigelse. I forlængelse af projektet har Actura udbudt forløb mod skolevægring, udvidet deres portefølje til at omfatte 3D-print til skulpturer, bevæget sig ind på det amerikanske marked ift. online coaching i forbindelse med semiprofessionelle gamere mm. 2. Projektet Fra taxa til bus havde som mål at udvikle og afprøve et koncept med en Smart Device for børn og unge, der ellers modtog befordring til og fra deres specialpædagogiske tilbud med taxa, så de i stedet kunne anvende offentlig bustransport til og fra deres tilbud. Actura Robotcenter har udviklet en Smart Device, som sammen med støtteforanstaltninger omkring den unge blev testet i projektet. Smart Devicen fungerer som en App indlejret i en mobiltelefon. Ved et enkelt tryk på et redningskrans-ikon aktiveres en alarm og en eller flere ressourcepersoner for barnet/den unge modtager en alarm på deres telefon, Ipad, pc eller lignende. Alarmen indeholder informationer om, at den konkrete unge (HVEM) behøver hjælp, på hvilken adresse den unge befinder sig (HVOR), strategi for håndtering af situationen (HVORDAN). Herefter igangsættes de planlagte aktiviteter. Det kan for eksempel være aftalt, at den unge ringes op og guides videre, at der sendes en taxa, at den unges hentes eller lignende. Projektet påviste en potentiel økonomisk effektivisering forbundet med befordring til og fra de deltagende børn og unge specialpædagogiske tilbud. Ved projektets afslutning tog 11 af de 12 deltagere selv bussen; mens én deltager skiftede undervisningstilbud i forløbet. Nogle deltagere opdagede endda, at buskortet gav dem mulighed tage andre steder hen med bussen eller selv tage hjem fra SFO en. Projekttyper og -varighed Der er fortrinsvis ydet støtte til udviklings 2 -, test 3 - og demonstrationsprojekter 4, der skal afdække gevinster og omkostninger (den kommunale business case) ved at implementere løsningerne i kommunens drift. I mindre skala er der ydet støtte til projektmodning i form af behovsafdækning og udarbejdelse af egentlige projektforslag. I perioden 2014 til primo 2017 er der givet støtte til følgende typer af projekter: Projektmodning 1 Udviklingsprojekt 7 Testprojekt 6 Demonstrationsprojekt 5 Antal 2 Et udviklingsprojekt har som mål at frembringe en ny eller væsentligt forbedret teknologi/prototype på en ny velfærdsteknologisk løsning. 3 Et testprojekt afprøver en ny teknologi/prototype. 4 Et demonstrationsprojekt tager udgangspunkt i en færdig teknologi for at måle dens effekt i en ny kontekst. 7

8 I forlængelse af sekretariatets oprettelse i 2014 blev der udarbejdet retningslinjer og procedurer for projektansøgninger, og de første projektmidler blev bevilliget i Primo 2017 er der bevilliget midler til i alt 19 projekter. Projekternes varighed: < 1 år 1-2 år 2-3 år > 3 år Antal Pct. 32% 42% 16% 10% Projekternes udbredelse 9 af de 19 projekter er gennemført i et partnerskab mellem mindst to magistratsafdelinger, og antallet af projekter, der afvikles med flere magistratsafdelinger som projektparter, er stigende (2015:3, 2016:6) Alle kommunens magistratsafdelinger indgår som partner i 3 eller flere VTU-projekter. VTU udvikler Aarhus Kommunes erhvervsrelationer via de konkrete projekter. Resultaterne fra 2016 viser, at 80% af de projekter, der blev indstillet til styregruppen, involverede eksterne samarbejdspartnere. Et af de mest ambitiøse projekter, der fungerer som et stort trækplaster for erhvervslivet, er det tværmagistratslige VTU-projekt DokkX. DokkX er placeret på Dokk1 som et nytænkende udviklings- og demonstrationscenter for velfærdsteknologi og åbnede i april I 2016 er 172 produkter blevet præsenteret på DokkX af virksomheder og iværksættere - dels som et led i en af temaudstillingerne eller workshops bl.a. afholdt i samarbejde med videninstitutioner. En del virksomheder har oplevet øget interesse og øget salg i forbindelse med udstillingen. Også udlandet udviser interesse for dette udstillingsvindue. Opfyldelse af målsætninger projektsporet Som led i udarbejdelsen af strategi- og handlingsplan for VTU-indsatsen - Program for velfærdsteknologi i Aarhus Kommune er der opstillet målsætninger med tilhørende effektmål og indikatorer for projektsporet: Effektmål 1. Fremme borgerens 2. Fremme et sundt 3. Fremme effektvisering 4. Fremme innovation, livskvalitet og godt arbejds- af kommunens drift vækst og nye jobs i miljø det private erhvervsliv Indikatorer Resultater primo 2017 A) I 2017 vil 2 ud af 3 projekter afslutningsvis påvise en positiv nettoeffekt på et eller flere af de fire effektmål Indikator A er opnået. Primo 2017 er der 6 afsluttede projekter. Heraf har alle påvist en positiv effekt på et eller flere af de fire effektmål i fald løsningerne implementeres. Det er dog endnu for tidligt at fastslå den økonomiske effekt på sigt. 8

9 B) Den samlede projektportefølje omfatter projekter inden for alle fire effektmål: Effektmål 1: Borgerens livskvalitet Effektmål 2: Medarbejderens gode arbejdsmiljø Effektmål 3: Driftseffektivisering Effektmål 4: Erhvervsvækst Indikator B er opnået. Den samlede projekt portefølje omfatter projekter inden for alle fire effektmål 5 : Effektmål 1 omfattes af 79 % af projekterne Effektmål 2 omfattes af 47 % af projekterne Effektmål 3 omfattes af 95 % af projekterne Effektmål 4 omfattes af 42 % af projekterne C) I 2017 vil de realiserede gevinster + estimerede gevinster ved implementering overstige den samlede investering i test, udviklings- og implementeringsprojekter i perioden Indikator C er ikke opnået. Da kun 6 af de igangsatte 19 projekter er afsluttet, er det på nuværende tidspunkt ikke muligt at opgøre de samlede realiserede + estimerede økonomiske gevinster. D) I 2017 skal over 50% af de gennemførte tests, der afsluttes med en entydig positiv business case være skaleret eller implementeret Indikator D er delvist opnået. Primo 2017 er der 3 projekter, som er afsluttet med en entydig positiv business case. Heraf er 2 ført videre som storskalatests. 6 Processporet Etablering af samarbejdsrelationer VTU skaber synergi i Aarhus Kommune via samarbejde med andre interne udviklings- og innovationstiltag og øger tillige samarbejdet og vidensudvekslingen mellem Aarhus Kommune og uddannelses- og videninstitutionerne. VTU-projektet DokkX spiller en meget central rolle som mødested på kryds og tværs mellem virksomheder, videns-/ og uddannelsesinstitutioner, forskellige afdelinger i kommunen, borgere, mv. DokkX kan anvendes til at understøtte og udvikle den velfærdsteknologiske udbredelse internt i kommunen ved at magistratsafdelingerne på skift får mulighed for at anvende dette udstillingsvindue. VTU har et tæt samarbejde med CareWare. I regi af CareWare afholdes der årligt en række arrangementer, med CareWare konferencen i april som det faste, bærende element. Desuden afholdes en række Præsentationsdage fordelt over året, forskellige aktiviteter målrettet iværksættere, og i varierende omfang 5 Jf. projektansøgningernes forventede effektmål. 6 De afsluttede projekter er: Fra taxa til bus, Teknologitalenter og Værktøj til visitation af smart home teknologier. Heraf er Fra taxa til bus og Teknologitalenter ført videre som storskala-tests, mens Værktøj til visitation af smart home teknologier videreføres i MSO med henblik på senere implementering. 9

10 forskellige temadage, konferencer, politikerevents o. lign. CareWare har som mødested for virksomheder og medarbejdere fra kommuner og region været afsæt for en række test og afprøvninger af velfærdsteknologi i VTU-regi. Ligeledes samarbejder VTU med foreningen MedTech Innovation Consortium (MTIC), som er dannet af Aarhus Universitet, VIA University College, Region Midtjylland, samt de 14 kommuner: Aarhus, Favrskov, Herning, Holstebro, Horsens, Norddjurs, Odder, Randers, Ringkøbing-Skjern, Silkeborg, Skanderborg, Struer, Syddjurs og Viborg. MTIC arbejder i krydsfeltet mellem de private sundheds- og velfærdsteknologiske virksomheder, kommunerne, hospitalerne og videninstitutionerne. Målet er udvikling af produkter, løsninger og services, der skaber vækstmuligheder i virksomhederne og gør gavn for borgere og patienter i kommuner og på hospitaler. VTU sætter VIA University college og Ingeniørhøjskolen i spil som sparringspartnere i forbindelse med ideudvikling og metodevalg. Målet er at løse velfærdsteknologiske projekter i et fællesskab, hvor Aarhus Kommune stiller praksisnære projekter og erfaring til rådighed og til gengæld får tilført ny viden og nye innovationskompetencer. Netværksorganisering og aktiviteter VTU har været initiativtager til netværksaktiviteter. I april 2016 var VTU således vært for 55 deltagere ved et Velfærdsteknologisk Udviklingsseminar. VTU havde bedt eksterne eksperter belyse emnerne Metode til udarbejdelse og opstilling af business case i udviklingsprojekter, Udviklingspartnerskaber og Offentlig- Privat-Innovationssamarbejder. I maj 2015 afholdt VTU et miniseminar med 20 deltagere. I løbet af to intensive dage søgte Velfærdsteknologisk Udviklingssekretariat svar og bud på, hvordan Aarhus Kommune kan blive bedre til at udvikle og udbrede de rigtige velfærdsteknologiske løsninger. På tværs af magistratsafdelinger, borgergrupper, sektorer, virksomheder og uddannelsesinstitutioner. Både interne og eksterne oplægsholdere bidrog for at undersøge: Hvilke krav stiller fremtidens borger til de kommunale velfærdsydelser? Hvilke teknologier kommer vi helt sikkert til at arbejde med og blive udfordret af? Indenfor hvilke serviceområder? Hvordan kan vi overføre ideer og løsninger til andre fagområder? Hvilke metoder og redskaber skal vi bruge for at få succes med det vi gør? VTU har yderligere etableret tætte samarbejdsrelationer til en lang række relevante aktører og netværk. Det kan blandt andet nævnes, at medlemmerne af VTU-sekretariatet deltager på skift i regionale, nationale og internationale fora for vidensdeling og faglig inspiration. F.eks. Welfare Tech, it-forum, KL-erfagrupper, Rehab Messen i BellaCentret 2016, CareNet og hvert fjerde år Rehabilitation International World Congress. VTU er repræsenteret i Aarhus Kommunes fælles innovationsnetværk, som er del af den tværgående indsats Innovation i Aarhus nye veje til velfærd, og som understøtter en kulturforandring i den enkelte magistratsafdeling og på den fælles bane. I netværket mødes medarbejdere på tværs af hele organisationen for at inspirere hinanden, få nye kontakter, dele viden, erfaringer og nye metoder. Innovationsnetværkets tovholder er Center For Innovation i Aarhus, MKB. VTU er også med i et nystartet tværgående netværk internt i Aarhus Kommune for international projektudvikling. Dette netværks tovholder er BA under By og Erhvervsafdelingen. 10

11 Kommunikation og markedsføring VTU har en kommunikationsstrategi og plan og samarbejder med magistratsafdelingers kommunikationsenheder om eksponering i relevante medier. Kommunikationsstrategien er et internt styringsredskab for VTU-sekretariatet, og den fastlægger bl.a. formål, ansvars- og rollefordeling samt målgrupper, budskaber og medier. Overordnet er der tre formål med kommunikationsindsatsen: 1. Udbrede kendskabet til velfærdsteknologi i hele kommunen både blandt byens borgere og medarbejdere 2. Motivere det fortsatte arbejde med teknologisk innovation af velfærden og inspirere til nye projekter og samarbejder 3. Profilere Aarhus Kommunes arbejde med velfærdsteknologi nationalt og internationalt VTU s kommunikationsstrategi omfatter dermed både den interne og den eksterne kommunikation. DokkX er Aarhus Kommunes største velfærdsteknologiske udstillingsvindue, realiseret via et VTU-projekt. DokkX er placeret på Dokk1, og er et nytænkende eksperimentarium med velfærdsteknologi og digitale løsninger. Fra åbningen i april 2016 og til årets udgang har der været 7132 besøgende. Et besøg på DokkX er blevet en fast del af de sundhedsfaglige uddannelsesforløb i Aarhus, ligesom ingeniør og designuddannelserne inddrager DokkX som sparringspartner i innovationsforløb. I 2016 afholdtes mere end 40 studiebesøg på DokkX med besøg af fagfolk fra ind- og udland, brugerorganisationer, institutioner og skoler. Skolebørn betragter DokkX som et spændende museum, hvor man kan prøve tingene, og velfærdsteknologi bliver naturligt og attraktivt i en tidlig alder. VTU s hjemmeside henvender sig til både interne og eksterne aktører i kommunen. Hjemmesiden skal primært tjene som inspiration og indgangsportal for nye projektideer, og indeholder blandt andet et inspirationskatalog med eksempler på projekter og erfaringer. Aarhus Kommunes arbejde med velfærdsteknologi profileres både nationalt og internationalt. Således er flere VTU projekter blevet formidlet i dagspressen, og VTU er blevet synliggjort i forbindelse med sekretariatsmedlemmers indlæg ved fagspecifikke konferencer og arrangementer. Projektet Fra Taxa til Bus er blevet nominerede til Digitaliseringsprisen 2017 i kategorien Velfærdsprisen. Vinderen kåres på konferencen Offentlig Digitalisering den 22. marts Til sommer præsenteres det igangværende VTU projekt TUUNO (Tilværelsespsykologi app) i juni på den internationale kongres European Social Services Conference Samtidig får Aarhus Kommune en stand til udstilling af VTU s andre projekter. Opfyldelse af målsætninger processporet Jf. Program for velfærdsteknologi i Aarhus Kommune 2015 er der opstillet målsætninger med tilhørende effektmål og indikatorer for processporet: Effektmål 1. VTU vil bidrage til at kvalificere kommunens Indikator Primo 2016 er der udviklet en VTU business case model, som testes mhp. endelig vurdering i 2017 ift. generel anvendelse i kommunen 11

12 arbejde med business cases og effektmåling Resultater primo 2017: VTU har i 2015 og begyndelsen af 2016 været optaget af at få tilført et værktøj til brug for udarbejdelse af business cases relateret til VTU-projekter. For at få professionel støtte til dette arbejde allierede VTU sig med Faarup & Partners. Således blev modellen Business Case Light (udarbejdet af Faarup & Partners) en del af VTU s værktøjskasse. I løbet af 2016 har Borgmesterens Afdeling ligeledes udarbejdet en skabelon for business cases, som lægger sig meget tæt op ad VTU modellen. Skabelonen ligger i dag på den fælles medarbejderportal, og VTU vil fremadrettet anvende den og bidrage til en tværmagistratslig ensretning af fælles værktøjer. Effektmål 2. VTU vil bidrage til at kvalificere arbejdet med implementering af nye velfærdsteknologiske løsninger i kommunen Indikator a. I 2017 har VTU tilvejebragt og testet et evalueringsdesign, der kan favne valideringskriterier og implementeringsanbefalinger for behovs- og teknologidrevne projekter på tværs af fagområder b. Antallet af projekter, der bygger på viden- og erfaringsspredning fra en magistratsafdeling til en anden er stigende fra Resultater primo 2017: a. VTU s værktøjskasse omfatter bl.a. et skema til projektafslutning og anbefaling ift. en evt. efterfølgende implementering. Her er det bekrevet, at evalueringen tilrettelægges ud fra business casen og metodevalget skal afspejle, om det er kvalitative og/eller kvantitative effekter/gevinster projektet vil opnå. Business casen og evalueringen kan bruges som grundlag for en ledelsesmæssig beslutning om, hvorvidt den teknologiske løsning skal implementeres i driften, herunder i hvilken skala og i hvilket tempo løsningen skal implementeres. Tilsammen skal de give svar på 1) kan løsningen betale sig? (afvejning af gevinster over for udgifter) og 2) hvad skal der til for at det virker? (hvad virker for hvem, hvornår og hvordan?). b. VTU s organisering sikrer viden- og erfaringsspredning fra en magistratsafdeling til en anden via styregruppen og sekretariatet. Tendensen er, at relevante magistratsafdelinger aktivt samarbejder om projekter, hvor teknologien skønnes relevant for flere områder frem for passivt at afvente de andres resultater. Effektmål 3. VTU vil være drivkraft på tværs af kommunens serviceområder, herunder aktivt at være med til at føde nye Indikator a. I 2017 vil minimum 50% af projektforslag, der indstilles til bevilling, have et bredere tværmagistratsligt formål; dvs. løsningen er relevant for 2 eller flere magistratsafdelinger. 12

13 projekter på tværs af afdelingerne i kommunen b. I 2017 har VTU opdyrket en projektorganisation, kompetencerne til at arbejde kvalificeret med velfærdsteknologiske projekter oparbejdes, afprøves og spredes Resultater primo 2017: Sekretariatet indstiller projekter til styregruppen i marts og september. Der foreligger således ikke resultater på disse indikatorer fra indeværende år. a. Resultaterne fra 2016 viser, at 50% af de projektforslag, der blev indstillet til bevilling, havde et bredere tværmagistratsligt formål. Antallet af projekter, der afvikles med flere magistratsafdelinger som projektparter, er stigende (2015:3, 2016:6). b. VTU har opbygget viden om de centrale metoder og forudsætninger, der skal til for at etablere og udvikle velfærdsteknologiske projekter, herunder: Metodemæssige overvejelser vedr. behovsafdækning, idegenerering og konceptopbygning. Juridiske forhold vedr. Offentlig-Privat Innovationssamarbejde. Juridiske forhold vedr. persondata og datasikkerhed. Juridiske forhold vedr. udbud af udviklingsaftaler. Metodemæssige overvejelser vedr. Business Cases, herunder baseline- og effektmålinger. Denne viden anvendes dels som rådgivning i dialogen med projektansøgere og projektledere, dels fremgår den af VTU s værktøjskasse på hjemmesiden. Effektmål 4. VTU vil indgå som en kompetent og innovativ samarbejdspartner overfor erhvervslivet, uddannelses- og videninstitutioner, andre kommuner, regioner m.v. Indikator a. I 2017 vil minimum 50% af projekter, der indstilles til styregruppen, involvere eksterne samarbejdspartnere. b. I 2017 vil 20% af projekter, der indstilles til styregruppen, være initieret af VTU på baggrund af henvendelser fra eksterne samarbejdspartnere. Resultater primo 2017: Sekretariatet indstiller projekter til styregruppen i marts og september. Der foreligger således ikke resultater på disse indikatorer fra indeværende år. a. Resultaterne fra 2016 viser, at 80% af de projekter, der blev indstillet til styregruppen, involverede eksterne samarbejdspartnere. b. Resultaterne fra 2016 viser, at 65% af de projekter, der blev indstillet til styregruppen, var initieret af VTU på baggrund af henvendelser fra eksterne samarbejdspartnere. 13

14 Organisering VTU s styregruppeformand og sekretariatets koordinator er forankret i Sundhed og Omsorg, men både kommissorium og organisering afspejler det tværgående sigte. Via det tværgående samarbejde har man kunnet løfte i flok og øge den velfærdsteknologiske opmærksomhed i de enkelte magistratsafdelinger. Eksempelvis har Sociale forhold og Beskæftigelse valgt at etablere en såkaldt Velfærdsteknologisk Matrix for at understøtte og accelerere arbejdet med velfærdsteknologi. Styregruppen Styregruppen udgøres af Økonomistyregruppen suppleret med Erhvervschefen i Borgmesterens Afdeling og har den velfærdsteknologiske indsats på dagsordenen 4 gange årligt. MSO har formandskab og overordnet budgetansvar. Styregruppen har sat rammerne for sekretariatets arbejde og via temadrøftelser udstukket mål og rammer for udmøntning af VTU-puljen. Styregruppen drøfter løbende perspektiverne i det videre arbejde med VTU-puljen og udbredelsen af velfærdsteknologi indenfor de opstillede mål og træffer efter indstilling fra sekretariatet beslutning om, hvilke projekter og initiativer, der skal have støtte. Styregruppen har endvidere den opgave at vurdere projekternes endelige gevinstpotentiale inden for kommunens serviceområder og udbredelsen af gode projekter fra ét område til et andet. Dette sker på baggrund af en vurdering af de enkelte projekters business case og slutevaluering. Der forfølges hermed også et mål om, at der fra projekterne finansieret af VTU-puljen skal kunne overføres eksempler på effektiviseringstiltag til kommunens effektiviseringskatalog. Sekretariatet Sekretariatet består af en koordinator og udpegede medarbejdere fra hver magistratsafdeling, som mødes 12 gange årligt. Sekretariatets hovedopgave er at igangsætte projekter med midler fra VTU-puljen. Formålet er, at undersøge effektiviseringspotentialer og gevinster ved en bestemt teknologisk løsning inden der træffes beslutning om implementering inkl. udbredelse i og på tværs af afdelinger/serviceområder. Sekretariatet er desuden ansvarligt for udarbejdelse af en strategi og handlingsplan for indsatsen og står for en række tværgående projektforberedende aktiviteter. Erfaringen frem til nu er, at organiseringen har sikret en velfungerende tværmagistratslig platform med mange perspektiver til kvalificering af projekter. Sekretariatet har desuden opbygget viden om de centrale metoder og forudsætninger, der skal til for at etablere og udvikle velfærdsteknologiske projekter, herunder: Metodemæssige overvejelser vedr. behovsafdækning, idegenerering og konceptopbygning. Juridiske forhold vedr. Offentlig-Privat Innovationssamarbejde. Juridiske forhold vedr. persondata og datasikkerhed. Juridiske forhold vedr. udbud af udviklingsaftaler. Metodemæssige overvejelser vedr. Business Cases, herunder baseline- og effektmålinger. Sekretariatets koordinator skaber synlighed og italesættelse af VTU ved at sidde på skift i de forskellige magistratsafdelinger i løbet af en arbejdsuge. Det opleves, at koordinatorens tilstedeværelse hjælper til at føde VTU-projekter gennem fokus på at få ideer omdannet til konkrete projektansøgninger. 14

15 Jf. byrådsindstilling om organisering af indsatsen vil op til 1 mio. kr. blive anvendt til drift af sekretariatet. Styregruppen har efterfølgende fastsat budgettet til kr. fra og med Bemanding af projekter Projektledernes væsentligste opgaver er at sikre, at projekterne når succesmålene, samt at inddrage og bruge styregruppe og referencegrupper i projekterne. Projektleder og projektmedarbejdere fra den/de relevante magistratsafdelinger allokeres til projekterne ud fra en vurdering af, om de har de fornødne kompetencer til at løfte den pågældende opgave, herunder som led i en samlet vurdering af projektteamets/partnerkredsens evne til at gennemføre projektet. Det er ofte ildsjæle, som tager fuldt ejerskab på projekterne og som således har øje for projekternes betydning for Aarhus Kommunes mål og udvikling. Læring Det er vurderingen, at den forstærkede indsats, herunder med den valgte strategi og organisering kan bidrage til en realisering af de af Byrådet opstillede/forventede mål. Men set i bakspejlet er en 3 års horisont meget kortsigtet i forhold til at arbejde med forventning om break-even point og økonomisk bæredygtighed i velfærdsteknologiske investeringer. Velfærdsteknologi der skaber værdi, både for borgere, medarbejdere, kommunen og erhvervslivet, er sjældent at betragte som en hyldevare, vi som kommune kan indkøbe, teste og efterfølgende få succes med i en implementering. Ofte vil det implicere en længerevarende udviklingsproces, der kræver involvering og tilretning til den enkelte kontekst for at skabe succes og i sidste ende lykkedes med implementering. Nedenfor beskrives trin for trin de faser, VTU har gennemgået siden dets oprettelse i Reelt var man først klar til at igangsætte udviklingsprojekter i 2015, ligesom det også tog tid at få fundet de første gode projektidéer. Da de fleste af de igangsatte projekter endnu ikke er afsluttet, er det på nuværende tidspunkt ikke muligt at opgøre de fulde kvantitative og kvalitative effekter for Aarhus Kommune og de deltagende virksomheder. Resultatet forventes at være en række nye teknologiske innovationer, der skaber mærkbar værdi for borgere og medarbejdere samt markante forbedringer i kommunens produktivitet og ydelser. Tildelingen af midler gennem puljekonstruktionen og enkeltvise projektansøgninger fra kommunens magistratsafdelinger har både kunnet tilgodese lokale forhold og mere centrale satsninger. VTU s styrke er den generelt tætte involvering af borgere og fagprofessionelle medarbejdere i projekterne, og det skal også kendetegne indsatsen fremadrettet. En tæt involvering fremmer ejerskabet hos berørte medarbejdere og borgere, hvilket er afgørende for, at organisationen modnes og får et positivt velfærdsteknologisk mindset. Andre erfaringer vi har fået af VTU-indsatsen er, at mange projekter ikke ellers ville være gennemført og at man har kunnet gennemføre mere omfattende, innovative og sammenhængende projekter end ellers. Udover synlige effekter af projekter skaber indsatsen også mange sidegevinster som oprettelse af netværk, styrket samarbejde på tværs og nye ideer. Vi har også lært at kommunikation er essentiel. Formidlingen af VTU-projekter er vigtig for den almene forståelse af begrebet velfærdsteknologi og som led i at inspirere og engagere flere medarbejdere og eksterne aktører i indsatsen fra idé til succesfuld implementeret VT-løsning. Ligeledes er det essentielt 15

16 med fælles værktøjer, som både giver et fælles sprog og en fælles procesforståelse for eksempel i forbindelse med at udarbejde en tværmagistratslig business cases. Der er skabt et godt fundament ift. realisering af målene med kommunens velfærdsteknologiske satsning Figur: VTU s udvikling Perspektiver og anbefalinger Med organiseringen af VTU-sekretariatet og den tilhørende styregruppe ser man gang konturerne af en tværmagistratslig udviklingsenhed i Aarhus Kommune. En fælles enhed og en fælleserklæring om, at have fokus på fornyelse af den måde, vi som kommune løser vores kerneopgaver på. Udover projekter, der er finansieret via puljemidlerne til den forstærkede indsats, er der sideløbende i perioden også igangsat andre væsentlige tiltag, der fokuserer på at styrke samarbejdet på tværs af Aarhus Kommune. Det drejer sig fx om understøttelse af en fælles skabelon for arbejdet med business cases i magistratsafdelingerne. Andre gennemgående emner er en fælles kontraktformular for offentlig-privat innovationssamarbejder samt anvendelse af nye metoder for innovative indkøb og udbud. VTU skal fortsat gå forrest i at udbrede kompetencer til at arbejde med velfærdsteknologi og velfærdsteknologiske udviklingsprojekter i Aarhus Kommune. VTU vil stå for en række tværgående aktiviteter, der skal understøtte projektorganisationen. De tværgående aktiviteter er strategiske indsatser, der sigter mod at udbrede projektkompetencer og viden netværk indenfor velfærdsteknologi i kommunen. Som led i dette kunne der organiseres et stærkere samspil mellem VTU og Center For Innovation i Aarhus. Blandt andet i forhold til at kunne støtte og styrke VTU projektlederne med systematik og metode til at 16

17 inddrage borger- og medarbejderperspektivet, at skabe praksisnær brugerindsigt, kontekstforståelse og omsætte det til velfærdsteknologiske løsningsmuligheder. Frem for alt skal VTU sikre sammenhængen mellem velfærdsteknologiske løsninger og digitalisering/it, hvilket er et afgørende element i at sikre succesen for den velfærdsteknologiske indsats. Konkret kunne styregruppen udvides med en repræsentant fra den fælles digitaliseringsenhed i Aarhus Kommune. Samtidig bør sekretariatet fastholde den løbende sparring med og involvering af magistratsafdelingernes digitaliseringschefer og -medarbejdere. Den fælles velfærdsteknologiske indsats i de seneste år har bidraget til, at Aarhus Kommune i dag har et bedre udgangspunkt end tidligere for at få ind tænkt nye velfærdsteknologiske løsninger i alle kommunens magistratsafdelinger og dermed kunne løse vores opgaver på nye, konkurrencedygtige måder. Det er dog et område, der kræver fortsat fokus og udvikling, og der er behov for at fastholde og udbrede det igangsatte samt understøtte den videre udvikling. Anbefaling På baggrund af nærværende evalueringsrapport anbefales: At det velfærdsteknologiske udviklingssekretariat og styregruppen viderefører den tværgående velfærdsteknologiske indsats med en uændret budgetramme på 10 mio. kr. årligt. At der igen om tre år gennemføres en evaluering af den tværgående velfærdsteknologiske indsats i Aarhus Kommune. Delanbefalinger Momentummet i udbredelsen af velfærdsteknologi til alle magistratsafdelinger skal fastholdes og udvikles endnu mere. Herunder skal sikres en fortsat opbygning og udbredelse af kompetencer samt skabes viden netværk indenfor velfærdsteknologi både i kommunen såvel som nationalt og internationalt. Indsatsen skal sikre en fortsat tæt kobling til videninstitutioner, andre kommuner, region og erhvervslivet, herunder socialøkonomiske virksomheder, med henblik på et strategisk samarbejde. Bilag: Projektoversigt Velfærdsteknologiske udviklingsprojekter 17