Økonomiudvalget 0-0, Økonomiudvalget 0,0-0,4 2016

Transkript

1 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko gang af Struktur - 0,017 ekisterende lejeaftaler Højrisikobelagt. Alle nye lejeaftaler skal godkendes centralt. Med fordel kunne alle gamle aftaler sikkert gennemgåes. Vi tager i dag dem vi ser/kender. Personaleinveste /priorite 2015/2016. Vi kan umiddelbart prioritere opgaven i koordine af projekter -0, Projekter lig udvikling af kommunen. Projektsty er nøvendig, da der ellers kan tabes meget viden og effektivise. En reduktion som følge af færre projekter kan kun rationaliseres via færre personaler og derved kan målet i et om mere tid til borgerne ikke opnås. Vi kan derimod høste flerre gevinster ved at sammenlægge projektlederkompetencer og sikre, at komplekse projekter udføres med samme metoder på tværs af organisationen. Dette er specielt vedkommende i forbindelse med at hente gevinster ved digitalise og velfærdsteknologi, som er stærkt vedkommende i den kommende fælleskommunale digitalisesstrategi udnyttelse af IT - uddannelse Digitalise og ny teknologi,0-0, Er et forsigtigt skøn, og skal vurderes ud fra at, vi skal arbejde på at minimere fejl fra ansatte på it-systemer ved at de tilegner sig kompetencer - det bør være et stående tilbud, at nye medarbejdere skal gennemgå kursus i anvendelse af interne systemer. Det er et organisatorisk projekt, som kræver ledelsesopbakning. Der skal også være fokus på at udnytte eksisterende systemer. 1

2 Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Energieffektivise af Struktur bygninger 7 35 Udskiftning til LEDbelysning 11 39a Tænke energibesparende ved nybyggeri Struktur Struktur Vurde Estimat sont Risiko Økonomiudvalget stort på sigt, hvis der investeres stort 1 3, Økonomiudvalget 1 2 Højrisikobelagt. Området er tidligere blevet analyseret og man fandt at tilbagebetalingstiderne på investeerne var for lang. Men i enkelte bygninger kan større investeer betale sig. Det er teknisk muligt, kun at opføre 0-energi huse og renovere vores bygninger til denne standard, men det er utroligt omkostfuldt i investeer og sandsynligvis ikke rentabelt. Erfaerne fra gadelys viser en besparelse på `%. Der er et potentiale her. Kan indgå i en generel bygningsgennemgang. Dette kunne potentielt gennemføres på alle udvendige lys ved vores bygninger ved et samlet udbud. Indgår i dag som en naturlig del af nybyggeri og renove. Eksisterende se ID (nr. 5) - Her kunne der gøres meget mere!!! - Der kan også gøres mere ved nybyggeri. De sidste to nye bygninger er bygget efter det der bliver mindste krav til september b Tænke Struktur Økonomiudvalget Indgår i dag som en naturlig del af renove. energibesparende ved Eksisterende se ID (nr. 5) - Her kunne der gøres eksisterende byggeri 1 1 meget mere!!! - Der kan også gøres mere ved nybyggeri. De sidste to nye bygninger er bygget efter det der bliver mindste krav til september For mange telefonnumre og fastnettelefoner Digitalise og ny teknologi, Kræver at ledelse skal gå forrest for at afskaffe IP-telefoner og udelukkende anvende mobiltelefoner. Det ændrer ikke ved at der skal være et anlæg til at styre ind- og udgående telefoni samt omstilling. 2

3 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Flere digitale Digitalise og,25-1, selvbetjeningsløsninger ny teknologi Højrisikobelagt. Det er et spørgsmål om at det anskueliggøres og implementeres, hvilke kanaler borgerne skal vælge - fx at blanketter indsendes via digital post, fremfor fysisk post. Det kan lade sig gøre for langt de fleste ansøgninger/forespørglser fra borgere. Vi skal være opmærksomme på at gøre borgerne opmærksomme derpå (forlange det). Efterfølgende vil digitale henvendelser være enkle at behandle i digitale systemer - således fysiske sagsakter i stort omfang kan og bør undgåes. Skal politisk godkendes i relation til borgernes anvendelse ved hjælp af kanalstrategi (fx). Det vurderes, at der er et potentiale, men at det ift. områdets størrelse er for højt vurderet. Potentiale er halveret med oprindeligt i parentes Videomøder Digitalise og ny teknologi,5-1, Beløbet er beregnet som skrevet i et dvs det omfatter både møder med borgere og interne møder. Det vurderes at et ikke kan gennemføres medmindre der er byråds-, direktions- og chefopbakning til et. Det kræver, at der investeres i videomøderumsfaciliteter. Det kræver, at der følges op på brug og organisationen tør 3 3 at sætte mål op for besparelser på kørselsomkostninger og evner at kapitalisere følgeomkostninger (køretid). Det er et omfangsrigt organisatorisk projekt, da forudsætningen også hviler på at borgermøder i et vist omfang kan gennemføres som videomøder Analyse af energiområdet Struktur Økonomiudvalget -1/1/1/ Forslaget foreslås udmøntet ved en bygningsgennemgang (investe 1 mio i 2016) mod forventet besparelse fra Kræver konkrete investeer. 3

4 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Nemmere tilgang til Digitalise og,015 informationssøgning + ny teknologi den medarbejdernes kompetencer Centralt byttegenbrugsdepot Indkøb Økonomiudvalget Højrisikobelagt. Ved at gennemføre en reimplemente af Kulissen (her findes oplysningerne) burde denne ide kunne gennemføres ved at sikre en ordentlig implemente og organisatiorisk forank af Kulissen. Forank af Kulissen hviler på at løsningen indgår i organisationens kommunikationsstrategi, og at der er opbakning hertil fra topledelsen. Kommunkationsstrategi er ikke udarbejdet. PBC 29/04/2015. Omtalte kom fra "b-siden" i ungdomsskolens MED. I forbindelse med indretning af vores ungecentre, hvor vi bl.a. har været i genbrugsbutikker og i depotet på det gamle rådhus, har vi tilfældigvis fundet meget "genbrugsguld" Vores indtryk, er at der opmagasineres og kasseres meget brugbart inventar som med lidt fælles overblik kunne anvendes andre steder i institutioner og på kontorer. Lige i tråd med Rebilds visioner på klimaområdet. Ideen var fx et fællesdepot med elektronisk lagerliste evt. lokaliseret i ny materielgård. Drift, reparation og transport kunne med fordel hægtes op på arbejdsmarkedsafd. der har aktive af ledige. Vi kunne desuden se, at vi ikke var de eneste med ideen blandt de indsendte Tænke grønt - Bygninger, kampagner og bilpark Struktur Økonomiudvalget Vil kræve en nærmere analyse. Måske et forsøg kunne være interessant Adfærdskampagner regnes med at give MIDLERTIDIGE besparelser på 5-10 %. Folk glemmer de gode vaner med tiden bagefter, derfor kun midlertidig besparelse. Nogen vaner vil naturligvis blive hængende ved mange. Økonomisk potentiale ved elbiler er begrænset med den lave oliepris, men i ren kørsel vil der kunne spares omk 3,30 kr. per km ift. befordsgodtgørelse. Tilgengæld skal der påregnes vedligeholdelse/forsik og indkøb af bil, samt opstilling af ladestander. 4

5 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Færre abbonnementer Indkøb, til byrådsmedlemmer Effektive møder Færre annoncer Indkøb , Højrisikobelagt. Afskaffelse af danske kommuner til alle. Er undersøgt nærmere og på baggrund af tilbagemeldinger fra byrådsmedlemmer forventes besparelsen at udgøre ca kr Omlægning af tid - giver ikke nødvendigvis målbare besparelser. Der er intet til hinder for at der sættes fokus på effektiv mødeafholdelse ude i centrene og på institutionerne, herunder at der anvendes kursusmidler på at undervise i afholdelse af "det effektive møde". I den kommende tid annonceres i alle ugeaviser incl. "Vores avis". På sigt overvejes annonce sendt i udbud Evalue af udbud Indkøb Øget tillid til Øvrige administrationen/medar bejderne 1533 Skabe bedre arbejdsklima i form af tillid fra politikkerne Øvrige Administratio n Administratio n, Opfølgning har været nedprioriteret i et års tid. Fremadrettet er det et fokusområde og forventes optimeret - Besparelsespotentiale? Ingen besparelse da det sandsynligvis kan betragtes som et nødråb. Der er sket en form for "opbremsning" af produktionen, alle vil "sikre sig" og det har medført øget bureaukratiog øget sagsbehandlingstid. se 227. Ved øget tillid vil der utvivlsom kunne "spares" på konsulenthonorar 5

6 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Indberetning af ferie,,015 kørsel mv. Højrisikobelagt. Der arbejdes på at anskaffe et system til at håndtere dette. Eventuel besparelse vil skulle hentes ved alle (skoler, ældreområde, daginstitutioner, administration m.v. da, enhederne selv indberetter ferie, kørsel og sygdom. Realiseen af besparelsen indebærer, at der skal reduceres i personaletimer på samtlige institutioner og centre. Der er vurderet en besparelse på 0,2 mio. kr. netto, hvilket betyder at prisen for kørselssystem er indregnet. Brutto er det vurdeen, at et system vil koste ca kr. i drift om året. Det betyder, at der skal reduceres personaletimer på ca. 0,5 mio. kr. Da det er på tværs af alle institutioner og centre er det anbefalingen, at en realise af besparelsen udmøntes via en generel reduktion i prisfremskrivningen Aalborg Universitet skal lave forskning af effektmåling 2016 Det er godt at måle på effekt, men behøver ikke nødvendigvis at ske med ekstern konsulent. Alle centerchefer er blevet opfordret til at kigge på de konsulentmidler de anvender i eget center og herunder overveje, om det vil være mere hensigtsmæssigt at 3 3 "hjemtage" opgaven og anvende midlerne til selv at opbygge kompetencerne. Der er idag intet til hinder for at lave projekter med universitetet, hvor eksempelvis studerende ser kommunens opgaveløsning efter i sømmene, herunder også den borgeroplevede service og kvalitet. 6

7 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Indkøb af fælles Digitalise og,2-0, kontraktstyssystem ny teknologi Øget controlling i indkøbsafdelingen Indkøb Hurtigere internet Digitalise og ny teknologi Økonomiudvalget Kan ikke vurderes 3 2 Højrisikobelagt. Rebild Kommune er i gang med at implementere KITOS - kommunernes it-overblikssystem, forventeligt implementeret ultimo Kontraktsty af løbende kontrakter bør generelt kunne dækkes af denne løsning. Der skal være opmærksomhed rettet mod, at et system i sig selv ikke løser noget. Der skal bruges tid på at kvalificere og vedligeholde data, så en evt. gevinst vil først kunne hjemtages efter et organisatorisk projekt om kvalifice af kontraktgrundlag. Kræver diciplin - og det er nok sværere gennemførligt se pkt området er opprioriteret Kræver yderligere kvalifice af - der kan igangsættes målinger på sstilleres institutioner for at vurdere arbejdsgange ift. it-anvendelse. Det er ikke muligt at kvalificere. Vi opgraderer løbende vores kapacitet til internetadgang. I visse geografiske områder kan vi være hæmmet af svagere dækning. Af hensyn til kompleksiteten i fiber- og datakommunikationsnetværk har vi én samlet leverandør. Det indstilles, at forvaltningen ikke arbejder videre med et Investere i alternativ energi 2016 Der foretages i forvejen energioptimeer. Det er allerede indregnet i budget jf energiinvesteer. Det er ikke et område i relation til it og digitalise. It og digitalise omlægger løbende mod "grønnere" produkter med lavere strømforbrug. Det indstilles, at forvaltningen ikke arbejder videre med et. PBC 29/04/

8 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Optimere MED-systemet Organise -0,5 mio 2017 Højrisikobelagt. Nyeste MED-aftale var 1,5 år undervejs og skal evalueres i En juste kan tidligst have effekt i Maxpotentialet er vurderet udfra en nedlæggelse af alle sektor- MED. Det vurderes ikke at være hensigtsmæssigt at foretage sig yderligere før den eksisterende MED-aftale evalueres i Ens retningslinjer for Råd og Nævn, eventuel besparelse minimal og vil opleves som betydelig forelse af råd og nævns vilkår 8

9 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Segmente af Digitalise og information på ny teknologi Internettet Offentsiv sundhedsindsats Øvrige Ansætte fundraisere Ænd af indkøbsaftaler Indkøb - 0,2 mio 2017, Risiko Højrisikobelagt. Der arbejdes løbende med optimer af internettet. Det er ikke et område, vi kan ændre på. Derfor indstiller forvaltningen, at der ikke arbejdes videre herpå. PBC 29/04/2015 Rebild kommune har i forvejen er meget offensiv indsat på nærvær/fravær, ligger i top 5 mht lavt fravær på landsplan, risiko for begrænset effekt ved ekstra indsats derfor høj. Det vurderes, at det vil være forbundet med en uforholdsmæsig stor indsats at skulle høste yderligere på dette indsatsområde. I kommunens ledelse er allerede aftalt at der løbende holdes fokus på nærvær/fravær for at fastholde det lave fraværsniveau. Slag på tasken - kræver normalt, at vi selv investere egne ressourcer ind i nye projekter. Det vurderes at Rebild Kommune er for lille en organisation til at drive så store og så mange projekter, at de vil kunne generere et overskud der kan finansiere egne fundraisere. Besparelser på indkøb indgår i budgettet årlig med ca. 2 mill - hvilket er væsentligt over lønomkostningerne på kontoret. Der er ikke set på den enkelte institutions evt. yderligere ressourcer til at finde mulige tilbud. 9

10 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Hjælp fra Indkøb indkøbskontoret ved indkøb af udstyr Hjælp fra indkøbskontoret ved indkøb af udstyr Kørsel - Samkørsel for borger Minime af annonceomkostninger 1202 Mere fleksible indkøbsaftaler Fusione af hjemmesider Indkøb Indkøb Indkøb 2015, Risiko Højrisikobelagt. Vi indkøber på fællesaftaler med det sortiment, der er til rådighed. Vi kan ikke garantere for drift og support af udstyr som ikke er købt gennem it og digitalise - der er desværre mange eksempler på, at det er blevet langt dyrere at holde udstyr ved lige, som ikke er købt centralt hvor der opstår behov for at bruge udstyret på kommunens netværk. Forslaget er : rengø. Ikke relevant Kræver nærmere undersøgelse af lovgivning og muligheder. De fleste borgere deltager i individuelle forløb og bor spredt i kommunen, hvorfor der kun i ganske få tilfælde er praktisk mulighed for samkørsel. Forvaltningen mener ikke vi kan pålægge borgere at tage andre med ift. forsiksmæssigt ansvar. Ikke relevant. Det er gratis at annoncere i forbindelse med udbud Ikke relevant. Politisk besluttet indkøbspolitik. Der kan købes for mindre beløb lokalt - vedr. fødevarer Der er flere kommunale hjemmesider, som der betales til og som der bruges tid på at vedligeholde. Der er formodentlig ikke de store omkostninger til betaling for drift af hjemmesiderne - det er måske mere det tab, der er ved at information evt. skal holdes dobbelt vedlige og at vi som organisation ikke står "samlet" udadtil. 10

11 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Evalue/juste af Organise -1,5 mio 2017 centerstruktur Højrisikobelagt. Potentialet angiver, at en evalue medfører reduktion på 0-2 centre. Risiko relaterer sig til tab af ledelses- og udvikingskraft. Antal centre senest justeret fra 13 til 12 i På Byrådsmødet i marts blev det besluttet at drøfte og evaluere direktionsmodellen i perioden frem til den 25. juni 2015 med henblik på stillingtagen til fremtidig ledelsesstruktur i Rebild Kommune Færre mellemledere Organise Kortlægning af nuværende aktivitets- og ressourceforbrug -1 mio 2017 Rebild kommune har 110 ledere med personaleansvar, med 17 medarbejdere under sig i gns. variererende fra 3 3 under 10 til over 20, afhængig af opgaverne. Besparelsespotentialet kan ikke vurderes uden nærmere analyse, derfor høj risikovurde Ikke en besparelse men en investe/udgift på 0,2 mio. kr. i ny organise af ressourcer. Udvidelseset omhandler de ressourcer der bruges på markedsfø og branding mange forskellige steder i kommunen. Der er i 2015 oprettet flere netværk på tværs af kommunens organisation (brandinggruppe, oplevelsesskretariat, netværk for udviklingskonsulenter) som bla har til formål at optimere ressourceforbruget og udnytte synergieffekter på tværs. Det kunne overvejes at give disse netværk tid til at etablere sig gennem det næste års tid og herefter vurdere, om den ønskede kortlægning fortsat er nødvendig. 11

12 Vurde Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Estimat sont Risiko Kørsel - Tjenestekørsel,5-0, og befordstakst 3 1 Højrisikobelagt. Kørsel i forbindelse med tjenestlige formål - eksempelvis sygeplejersker, SOSU, virksomhedkonsulenter, miljøtilsyns medarbejdere mv. er overenskomst betstemt med ret til høj takst, alternativt skal der stilles bil til rådighed. Dette vil kræve en betydelig udvidelse af bilflåden. (skønnet investe på ca. 0,6 mio. kr. hvert 3-4 år + 0,1 mio. kr til årlig drift). Såfremt alt øvrig kørsel i egen bil til møder og lignende varsles ændret til lav takst er det skønnet, at kunne udløse ca. 0,5 mio. kr. i mindre kørselsgodtgørelse. Det kan indebære at medarbejdere ikke ønsker at stille egen bil til rådighed, og et muligt behovet for at udvide bilflåden. Såfremt kørselstaksten sættes ned til lav takst for Byrådet ville det i 2014 have betydet en besparele på ca. 0,1 mio. kr Flere udbud Indkøb Økonomiudvalget? Rebild anvender mere end 50 mio. kr. på området (bosteder mv. ). Umiddelbart er et evt. proveneu ved et udbud vanskeligt at opgøre. Et interessant område, men kræver en større undersøgelse. Der er pt. ikke prioriteret ressourcer Kørsel - Koordine af samkørsel samkørsel praktiseres i dag i stort omfang, når det kan lade sig gøre. Cykler vurderes ikke at have et relevant besparelsespotentieale Afskaf udenlandsrejser og internatseminarer Øvrige -0,5 mio I 2014 afvikledes ialt 7 udlandsture, heraf 4 for politikere samt en række internatseminarer. Risiko er vurderet udfra tab af udviklingskraft, inspiration til nytænkning og kompetenceudvikling Installere bevægelsescensorer Struktur Økonomiudvalget Kræver nærmere analyse Nemt at installere, men besparelsespotentialet afhænger af hvor gode/dårlige folk er til at slukke lyset. Risikoen er, at folk mister fokus på de små ting alle kan gøre for at spare energi, da alting automatiseres. 12

13 Nr ID Effektivises Indsatsområde Sektor Udvalg Energibesparelser - Struktur Økonomiudvalget generelt Politikere instrueres i arbejdsgange mhp. klager og fejl Optimere administrative procedurer som en del af værdisæt Optime af bygninger mv struktur Optimere egne tilbud - bruge interne ressourcer fremfor eksterne administratio n Vurde Potentiale/ Estimat Tidshori sont 2015 Økonomiudvalget 2017 Risiko 4 4 Højrisikobelagt. Der foreslås en generel bygningsgennemgang og udarbejdelse af en politik for adfærd og holdning til energi. - se nr. 6 ovenfor et giver ikke direkte besparelse - medmindre antallet af stillinger samtidig reduceres. Dette arbejdes der med løbende Mange gode intentioner, skal dog analyseres kraftigt. Indgår i øvrigt i bevarelser vedr. energi nr. 31 til 40 og nr. 71. Vi har tidligere arbejdet med tanken om et ejendomscenter. BDO har været inde over og vurderet konsekvenser mv. Der skal investeres væsentligt i et sådant større projekt, og Direktionen har i efteråret 2013 henlagt sagen. For så vidt angår udvendig vedligeholdelse af bygninger styres dette i dag fra fællescenter sekretariatet. På baggrund af anskaffelse af et nyt ejendomsstyssystem i 2015 forventer vi en optime på området Udvikle egne tilbud i stedet for eksterne leverandører - alt for "brede" til at opgøre eventuel besparelse. Vil kræve en investe i uddannelse og ansættelse af eget personale - der skal samtidig være opmærksomhed på udbudsregler og manglende konkurrenceudsættelse 13