Referat af styregruppemøde for Fællesskabet FBS, 29. november 2017

Transkript

1 REFERAT Referat af styregruppemøde fr Fællesskabet FBS, 29. nvember 2017 Fælles Biblitekssystem Deltagere: Kirsten Belt, Aalbrg Kmmune Tke Leth Laursen, Silkebrg kmmune Jørgen Barthldy, Skanderbrg kmmune Kristine Nygaard Ledet, Skive Kmmune Henrik Wendt, Tårnby Kmmune Steffen Nissen, Odense Kmmune Sara Jørgensen, Herning Kmmune KOMBIT g DDB Jesper Munch Jespersen, KOMBIT Martin Irming, KOMBIT (Referent) Preben Aagaard Nielsen, DDB Afbud: Glenn Leervad-Bjørn, DDB Mrten Haggren Brynildsen, Rebild Kmmune Karin Markmann Bentsen, KOMBIT Dagsrden 1. Udrulning g drift FBS udvikling Videreudvikling Øknmi Kmmunikatin Styregruppemøder Eventuelt... 9 KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 1/9

2 1. Udrulning g drift Udrulning Jesper Munch Jespersen rienterede m udrulning g drift. Det stre udrulningsspr er nu afsluttet. Der udestår udrulningen af Sønderbrg kmmune. Der er tale m et strt resultat fr prjektet. Drift Der har været udfrdringer med infrastrukturen på den nye platfrm, da arkitekturen bl.a. ikke kunne håndtere dwnlads af nye klienter samtidigt hvilket medførte lange svartider efter releases. Derudver har der været flere udfrdringer, herunder lange svartider, relateret til frskellige frhld, sm fx i fejl i databaser. Endvidere er der udfrdringer med svartider fra Databrønden. Der er enighed i styregruppen m, at det er til str frustratin, at driften ikke kører sm den bør. Styregruppen beder KOMBIT m, at kmmunikere direkte til biblitekscheferne mkring en handlingsplan g de tiltag der tages hs leverandøren g deres underleverandører. Jesper Munch Jespersen igangsætter denne kmmunikatinen snarest muligt. Jesper Munch Jespersen infrmerede styregruppen m, at der daglig kntakt mellem KOMBIT g Systematic vedrørende prblemerne med svartider. KOMBIT er gså i dialg med DBC m udfrdringerne med svartider fra Databrønden. Styregruppen var enig m, at KOMBIT i en kampagne målrettet de supprtberettiget brugere pfrdrer til at melde fejlene ind, når de ptræder, så Systematic kan identificere fejl, g analysere årsagerne til dette. Status på statistikker Jesper Munch Jespersen rienterede m status på statistik. Fejlene i bestmn.txt g bestser.txt er rettet deadline fr kmmunerne fr indsamling af filer er den 30. nvember. Øvrige kravsatte statistikker er nu gså leveret g tilgængelige i Cicer Statistikmdul med undtagelse af psætning af autmatiske rapprter denne leveres i release den 8. december. Status mkring Ny supprtmdel Jesper Munch Jespersen rienterede m status på den ny supprtmdel. Flere kmmuner er udfrdret på ikke, at kunne ringe til supprten. Der er nu fundet en løsning, så kmmuner med mstillingsnummer kan ringe fra dette nummer. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 2/9

3 KOMBIT vil evaluere mdellen prim Styregruppen ønsker, at det er præciseret i vejledninger, hvad kmmuner kan kntakte supprten m fx via beskrivelse af cases g eksempler. Systematic melder m fald i antal af telefnhenvendelser Dette kunne tyde på, at de lkale supprtrganisatiner er begyndt at virke bedre. Styregruppen ønskede, at når den nye supprtmdel evalueres skal brugen af de supprtberettiget brugere gså belyses. Gerne med knkrete eksempler. Videndeling Kirsten Belt, Aalbrg Kmmune, rienterede mkring den frestående wrkshp i Vejle 24. januar næste år. Wrkshppen afhldes af KOMBIT med plæg af repræsentanter fra biblitekerne. KOMBIT arbejder på, at skaffe plægshldere fr at berige emnerne; Statistik, Tidsskrifter g Øknmi (mellemværende mv). Ved tilmelding kan deltagerne byde ind med behv g ønsker fr dagen, så sm hvad de synes er vigtigt at kmmer rundt m indenfr disse emner. Der vil være mulighed fr at kmmunerne kan sende 2 deltagere afsted til wrkshppen. Målgruppen er systemadministratrer g superbrugere. Prgram g tilmelding vil blive sendt til kmmunens supprtberttigede brugere samt annnceres på Centralbiblitekernes hjemmeside g hs KOMBIT. Frmålet med wrkshppen er: At afdække behvet fr kmpetenceudvikling i brugen af FBS til, at få øget indsigt i g frtrlighed med FBS. Afdække hvrdan centralbiblitekerne kan krdinere g facilitere kmmende træningswrkshps til afvikling i fråret Dagen vil indehlde emner sm Knkret videndeling via plæg på fkusmråderne tidsskrifter, statistik g øknmi (mellemværende). Drøftelse af hvrdan fremtidens vidensdeling skal faciliteters, hyppighed g deltagerkreds samt frventningsafstemning mellem CB-regi g flkebiblitekernes rller i dette netværk. Oplæg g drøftelse af, hvrdan PLC ernes behv fr netværk g kmpetenceudvikling kan tilgdeses. Systematic deltager gså på denne wrkshp. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 3/9

4 2. FBS udvikling Jesper Munch Jespersen rienterede m udviklingsprjektet. Næsten al kravsat funktinalitet er leveret. Der udestår primært færdiggørelse af dkumentatin g test af de autmatiske rapprter. Udviklingsspret frventes senest afsluttet med release medi december. Styregruppen blev krt rienteret m de kmmende releases. I releases fra til bliver der leveret følgende funktinalitet (udvalg): Opgavestyringssystem, hvr det er muligt, at delegere g styre pgaver på frskellige niveauer. Materialestatus efter aflevering Windws 10 Knverteret data g materialeplejelister Omkørsel af Hrsens Gymnasier Advarselsknap md fejlagtig synkrnisering af IMS g md DBC Status m standardprgrammel g rettigheder til FBS Jesper Munch Jespersen rienterede m Status m standardprgrammel g rettigheder til FBS. KOMBIT afhlder temamøde med FBS Styregruppen den 5. januar 2018 Der er frtsat frhandling med Systematic, g KOMBIT hlder Styregruppen rienteret herm Emnet blev diskuteret i styregruppen. Styregruppen ønsker, at KOMBIT redegør fr frløbet i frhld til prindeligt indgået aftale (gammel styregruppe & KOMBIT). Med særlig fkus på ejerskabet. Jesper Munch Jespersen tager dette med til temamødet. Omkring status ved standardprgrammel g rettigheder til FBS rienterede Jesper Munch Jespersen, at Systematic vil deltage på den sidste del af temamødet d. 5. januar. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 4/9

5 3. Videreudvikling Jesper Munch Jespersen rienterede m status videreudvikling. Indstillinger FBS har en række gdkendte ændringsønsker i pipeline, der kan igangsættes, når afklaring er på plads mkring standardprgrammel. På dette møde er der kun én indstilling til gdkendelse, da ressurcerne i prjektteamet har været pririteret til: Review af dkumentatin Persndatafrrdningen Afslutning af udviklingsspret g udrulningsspret Afklaring af rettigheder g standardprgrammel Styregruppen blev rienteret m ændringsønsket vedrørende statistik fr DDB Primært til BIBI (Biblitekernes Business Intelligence). Ændringsønsket er anbefalet af videreudviklingsgruppen, sm dg pt. ikke kender løsningsbeskrivelse g prisen da løsningsbeskrivelse g pris afventer Systematic. Ændringsønske støttes af styregruppen. Styregruppen pinterer, at man med frdel kunne kble indstillingen sammen med en generel frespørgsel mkring udtræk af rådata. Styregruppen er psitive mkring BIBI, men afventer fyldestgørende indstilling fr endelig gdkendelse. Indstillingen vil kmme i skriftlig høring. ØiR - snitfladen Styregruppen blev rienteret mkring EG s løsning ØS Indsigt i frbindelse med ØiR g snitfladen hertil. KOMBITs del af snitfladen er på plads, men EG er ikke på plads med deres del endnu. EG har tilsyneladende haft vanskeligt ved få visse plysninger, g rettet kntakt til enkelte kmmuner herm. KOMBIT har efterfølgende sørget fr at plysninger er videregivet. Arbejdet i Videreudviklingsudvalget samt status fr på analysegrupper Videreudviklingsudvalg har afhldt møde den 1. nvember. Arbejdet frløber gdt, g der er tale m et udvalg, hvr der er højt engagement. Der arbejdes frtsat på, at få møderne struktureret således, at fkus på bliver på mråder af funktinalitet frem fr fkus enkeltfunktiner. Analysegruppen fr Brugervenlighed er ikke igangsat endnu. Det skyldes, at flere pgaver i gang i Videreudviklingsudvalget. Styregruppen tg dette til efterretning, g bemærkede, at KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 5/9

6 ændringsønske m genvejstaster skal implementeres først før det giver mening at se mere på dette mråde alene. Analysegrupper KOMBIT frventer, at analysegruppen fr statistik igangsættes i andet kvartal KOMBIT vil gerne blive klgere på, hvad statistikværktøjet kan, g have ngle erfaringer med dette, før arbejdsgruppen startes p. Styregruppen tg dette til efterretning. KOMBIT anbefaler, at FBS prjektet tager en dialg med DDB m behvet fr en strategi g visin fr data / statistikmrådet generelt, så vi undgår knpskydninger på mrådet. Styregruppen bakkede p m, at der er der er dialg m udviklingstiltag på tværs. Styregruppen har frventning m, at rådata gøres tilgængelig hurtigst muligt g ikke behøver at afvente andre spr. Katalgisering Efter ønske fra Styregruppe drøftes en henvendelse mkring katalgisering: Der ønskes en drøftelse af en samlet gd løsning fr så vidt angår katalgisering samt inddragelse af punktet mkring lkalbibligrafien. Nte: Det bør pririteres at finde en gd samlet løsning fr databerigelse/katalgisering, da det ingen sammenhæng har med RDA. Således anbefales det, at fx arbejdsgruppen sættes i gang med tydelig rammesætning fr pgaven. Senest eksempel på de udestående mangler er: I frbindelse med masserettelsespgaver af bibligrafiske plysninger, er vi pt. kastet i hænderne på DBC sm mnpl. Der er altså grundlæggende behv fr, at det vurderes, hvrdan man kan sikre gd dataskabelse uden m DBC. Efter drøftelserne var der enighed i Styregruppen m, at spørgsmål m et eventuelt mnpl ikke drøftes med KOMBIT g i stedet tages p med DBC eller KL. Der er delte meninger i Styregruppen, hvrvidt det er let at katalgisere i FBS. Vedrørende lkalbibligrafiske pster g en løsning til dette arbejdes der videre med en mdel herfr. Styregruppen drøftede knkret en mdel, hvr FBS kunne stå fr at finansiere udviklingsdelen, mens de, der tilslutter sig, så selv betaler fr driften. Henrik Wendt, Tårnby Kmmune arbejder videre med en mdel fr finansiering. Styregruppen var ligeledes enige i, at de afviste ændringsønsker mkring katalgisering fra 8. juni, ikke tages p til revurdering g de frbliver afviste. Prblematikken tages p igen til efteråret. (sep. 18). Lkal finansiering af udvikling KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 6/9

7 Jesper Munch Jespersen rienterede m rammerne fr lkal finansiering af udvikling. Nye mduler sm fx Cicer Mve kan planlægges g udvikles i et samarbejde mellem Leverandør g kmmuner. FBS fællesskabet skal ikke gdkende dvs. finansiering sker uden m FBS, g aftaler indgås direkte med relevant leverandør. Ændringer, der berører FBS-løsningens funktinalitet, skal gdkendes af FBS fællesskabet. Det betyder, at ændringsønsker til LMS, Skleprtalen samt snitflader skal afdækkes af FBS prjektet, gdkendes af styregruppen før de kan sættes iværk. Aftaler herm sker mellem Systematic g KOMBIT. Bemærk, at kmmuner kan vælge, at medfinansiere ændringer. 4. Øknmi Jesper Munch Jespersen rienterede m, at prjektets øknmi vurderes, at være i balance. Der frventes et mindre verskud, sm verføres til 2018 til dækning af pgaver, der udskydes fra 2017 til Budgettet fr ressurcer frventes verhldt. Tendensen kunne indikere et lille verskud på denne pst. Omkring leverandørmkstningerne er der frbrugt færre mkstninger på videreudvikling end budgetteret, hvilket skyldes, at vi har sat ngle ændringsønsker på hld, sm afventer afklaring m standardprgrammel. Jesper Munch Jespersen nævnte gså, at ngle kmmuner har spurgt til, hvrdan KOMBIT håndterer bd. Bden tilfalder kmmunerne ved, at indgå sm en indtægt i løsningens samlede øknmi. Bden fr 2017 har fr FBS til g med september været på ca. 1,0 mi. kr., g indgår i FBS øknmi fremver 5. Kmmunikatin Jesper Munch Jespersen rienterede m kmmunikatinsaktiviteter i Herefter drøftede Styregruppen et frslag fra Mrten Haggren Brynildsen m Lancering af en eventuel ny videndelingsplatfrm i frbindelse med de wrkshps sm centralbiblitekerne g KOMBIT udarbejder til FBS-undervisning. Punktet fulgte af en beslutning på frrige møde. Udgangspunktet fr drøftelsen var hvr skal platfrmen være g hvem skal drive den. På grund af Mrten Haggren Brynildsens fravær blev punktet ikke yderligere behandlet. Punktet frventes at blive taget p igen på næste møde. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 7/9

8 Styregruppen var enige i, at en ny videndelingsplatfrm gså skal henvende sig til PLC, i det mfang det er relevant. Et frslag på løsning mkring, at bruge centralbiblitek.dk, bliver der arbejdet videre med. Biblitekschefernes årsmøde Styregruppefrmand Jørgen Barthldy, Skanderbrg kmmune er blevet inviteret med til Biblitekschefernes årsmøde g har i den frbindelse fået lv på mødet, at kmme med et plæg. Han bad styregruppens medlemmer m at de sender frslag til emner til plægget Brugertilfredshedsundersøgelse Jesper Munch Jespersen rienterede m den kmmende brugertilfredshedsundersøgelse i januar Resultatet vil blive præsenteret til styregruppemødet i februar, g senere gennemgået fr Fællesskabet FBS i Årsrapprt 2018 g på det kmmende årsmøde i april. Følgende mråder frventes behandlet: Tilfredshed med funktinsmråder i hhv. klienten g skleprtalen. Brugervejledninger/andet materiale Supprt Superbruger/administratrer i kmmunerne Infrmatin m drift, ændringer, videreudvikling Videndeling Organisering/frankring Brugertilfredshedsundersøgelsen vil så vidt muligt tage udgangspunkt i de samme spørgsmål, sm i Styregruppen havde et ønske m, at der i undersøgelsen gså spørges ind til hvrdan FBS påvirker arbejdsgange, herunder hvilke arbejdsgange. 6. Styregruppemøder Evaluering Evaluering af prjektet blev drøftet i Styregruppen. Styregruppen mener, at der skal være klarhed g præcisin mkring hvad der skal evalueres, således ressurcerne bruges ptimalt. Styregruppen drøfter dette uden fr dette mødefrum g vender tilbage med inputs til evaluering til næste møde i februar. Styregruppen ønsker, at styregruppemøderne evalueres på mødet den 6. juni KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 8/9

9 Styregruppen ønsker, at KOMBIT på frhånd melder ud hvis der er emner der ikke kan refereres uden fr mødefrummet. Dertil skal emnet mærkes i referatet, at det er diskuteret i sm et lukket punkt. 7. Eventuelt Der var ikke punkter til eventuelt. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kmbit@kmbit.dk CVR Side 9/9