Aftale om teknisk rådgivning og bistand

Transkript

1 Aftale om teknisk rådgivning og bistand Aftale mellem Frederikshavn Elnet A/S, Frederikshavn Vand A/S og Frederikshavn Varme A/S samt Plan & Projekt A/S 27. juni 2014

2 2 1. Parterne 1.1. Undertegnede Frederikshavn Elnet A/S CVR-nr Frederikshavn Vand A/S CVR-nr Frederikshavn Varme A/S CVR-nr Knivholtvej Frederikshavn i det følgende kaldet kunden, 1.2. og medundertegnede Plan & Projekt A/S Rådgivere og Planlæggere CVR-nr Godthåbsvej Skanderborg i det følgende kaldet rådgiveren, har indgået nedenstående aftale. 2. Opgaven 2.1. Aftalen omfatter rådgiverbistand ved etablering af fjernaflæsning af forbrugsmålere. Den samlede opgave ved realisering af et fjernaflæsningsprojekt består af flere hovedfaser Målere: 1. Gennemførelse af udbud og indgåelse af kontrakt med en totalleverandør a. Opstilling af Business Case b. Gennemførelse af prækvalifikation c. Udarbejdelse af udbudsmateriale d. Gennemførelse af udbud og kontraktindgåelse 2. Planlægningsfasen (Tilrettelæggelse af målerudrulning) 3. Udrulningsfasen 4. Afleveringsfasen Dataanvendelse: 1. Fastlæggelse af behov/ønsker til ForbrugerWEB og Teknikerportal 2. Gennemførelse af udbud og indgåelse af kontrakt med en IT leverandør 3. Planlægningsfasen (Tilrettelæggelse af udvikling og implementering) 4. Udviklingsfasen 5. Afleveringsfasen Nærværende aftale udgør en fælles rammeaftale for den samlede opgave, og der indgås særskilte aftaler vedrørende de enkelte faser og delopgaver, ved udarbejdelse af særskilte opgavebeskrivelser (ATR), som bilag til aftalen. De punkter, der omhandles i denne rammeaftale, vil være gældende for de enkelte delaftaler, med mindre andet er nævnt i specifikke aftaler. Plan & Projekt A/S Godthåbsvej 19 DK-8660 Skanderborg Telefon

3 Kontaktpersoner Kunden: Rådgiveren: Lone Rasmussen Finn Duus 3. Aftalegrundlag 3.1. Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand ABR 89 med de tilføjelser og ændringer, der fremgår af denne aftale. 4. Rådgiverens ydelser 4.1 Der henvises til de særskilte opgavebeskrivelser (ATR) i bilag 1: Bilag 1.1 Målere fase 1 Bilag 1.2 Dataanvendelse fase 1 Øvrige opgaver rekvireres ved udarbejdelse og accept af ATR er. 4.2 Rådgiverens organisering: Rådgivers team til løsning af opgaven er Projektmanager: Senior Ingeniør/IT-konsulent: Ingeniør: Chefkonsulent: Finn Duus Chefkonsulent Pia Rosenberg Projektlederassistent Line Müller-Bøgh Teamet har gennem de seneste år løst tilsvarende opgaver ved en række multiforsyningsselskaber, samt en række øvrige forsyningsselskaber. Ved eventuel sygdom eller andet, kan teamets chefkonsulenter varetage de aktuelle opgaver, idet begge har flere års erfaring med fjernaflæsningsprojekter. 5. Kundens ydelser Aftales i forbindelse med igangsætning af opgaven, jf. dog bilag Tidsfrister Målet er, at fjernaflæsningsprojektet samlet er realiseret ultimo marts 2016, jf. bilag 2. Det tilstræbes, i den udstrækning det er praktisk muligt med kommende leverandør af fjernaflæsningssystemet, at projektets elmåler del kan færdiggøres inden 1. oktober Honorar Rådgiverens honorar betales efter medgået tid. Timepriser er: Projektmanager Senior Ingeniør/IT-konsulent Ingeniør 1.500,00 kr./time 1.400,00 kr./time 750,00 kr./time Timepriserne reguleres hvert år 1. oktober og første gang 1. oktober Plan & Projekt A/S Godthåbsvej 19 DK-8660 Skanderborg Telefon

4 4 De oplyste priser er eksklusive moms. Ved indgåelse af delaftaler om de enkelte faser fastsættes et maksimalt honorar eksklusive udlæg, jf. pkt. 8. De maksimale honorarer kan ikke overskrides med mindre opgaveomfanget øges, og der foreligger skriftlig aftale herom. 8. Udlæg I ovennævnte timepriser indgår udlæg til normal kopiering, trykning, IT-anvendelse, sagsadministration m.v. Udlæg til mangfoldiggørelse, rejser, overnatning, m.v. betales efter regning uden tillæg. Kørselsudgifter i egen bil refunderes i henhold til statens gældende satser. 9. Betaling af honorar og udlæg Honoraret og udlæg betales månedsvis på baggrund af specificerede regninger med angivelse af medgået tid, samt hvilke medarbejdere der har arbejdet på sagen. Fakturering finder sted med 1/3 til hver af kundens tre selskaber med hvem nærværende aftale er indgået. Betalingsbetingelser: Fakturadato + 21 dage netto. 10. Ansvar Rådgiverens samlede ansvar i henhold til denne aftale kan ikke, uanset antallet af skader, overstige honoraret. 11. Forsikring Rådgiveren har tegnet løbende erhvervsansvarsforsikring med en samlet dækning pr. skade på kr., samt professionel ingeniøransvarsforsikring på kr. If Skadeforsikring, police nr Tvister Eventuelle tvister afgøres i voldgiftsret, med mindre andet aftales. Plan & Projekt A/S Godthåbsvej 19 DK-8660 Skanderborg Telefon

5

6 Bilag 1.1 målere fase 1 ATR-skema (Aktivitet, tid og ressourcer) Firma Plan & Projekt A/S Projektnavn Fjernaflæsning Frederikshavn Forsyning Projektnummer Aktivitetsnummer 1 Version 1 Dato Udarbejdet FD Kontrolleret PR Godkendt PR Aktivitetsnavn Fjernaflæsning Frederikshavn Forsyning delopgave målere fase 1 Formål At gennemføre delopgave 1. målere fase 1 i Rådgiveraftalen af 27. juni 2014 Omfang og indhold Aftalen omfatter rådgiverbistand ved gennemførelse af udbud og indgåelse af kontrakt med en totalleverandør vedrørende et samlet fjernaflæsningssystem: A. Opstilling af Business Case B. Gennemførelse af prækvalifikation C. Udarbejdelse af udbudsmateriale D. Gennemførelse af udbud og kontraktindgåelse A. Opstilling af business Case: Fastlæggelse af overordnede rammer for fjernaflæsningsprojektet Opstilling af strategiske mål for indførelsen af fjernaflæsning Overordnet afdækning af dataanvendelsen i relation til forbrugere og internt i forsyningen Gennemførelse af økonomisk analyse af rentabiliteten ved indførelse af fjernaflæsning Business Casen afrapporteres som en samlet rapport. Fastlæggelsen af udbudsomfang og indhold med tilhørende kravspecifikation i udbudsmaterialet udføres i et snævert samarbejde med en af Frederikshavn Forsyning nedsat arbejdsgruppe. B. Gennemførelse af prækvalifikation: Fastlæggelse af udbudsomfang Udarbejdelse af EU-bekendtgørelse og indrykning på EU-TED Udarbejdelse af informationsnotat vedr. fjernaflæsningsprojektet til brug for henvendelse fra potentielle leverandører Gennemførelse af evaluering af indkomne ansøgninger og udvælgelse af tilbudsgivere C. Udarbejdelse af udbudsmateriale Udarbejdelse af udbudsbeskrivelse med tilhørende kravsspecifikationer Udarbejdelse af tilbudslister og evalueringsmodel Udarbejdelse af udbudsbreve D. Gennemførelse af udbud og kontraktindgåelse Udarbejdelse af eventuelle rettelsesblad i udbudsperioden Modtagelse af tilbud og gennemførelse af forhandlingsrunder med tilbudsgivere Evaluering af tilbud efter forhandlingsrunderne Udarbejdelse af kontrakt med vindende tilbudsgiver

7

8 Bilag 1.2 dataanvendelse fase 1 ATR-skema (Aktivitet, tid og ressourcer) Firma Plan & Projekt A/S Projektnavn Fjernaflæsning Frederikshavn Forsyning Projektnummer Aktivitetsnummer 1 Version 1 Dato Udarbejdet FD Kontrolleret PR Godkendt PR Aktivitetsnavn Fjernaflæsning Frederikshavn Forsyning delopgave dataanvendelse fase 1 Formål At gennemføre delopgave 2. dataanvendelse fase 1 i Rådgiveraftalen af 27. juni 2014 Omfang og indhold Aftalen omfatter rådgiverbistand ved gennemførelse af fastlæggelse af dataanvendelsen fra de fjernaflæste målere. Opgaven omfatter i samarbejde med Frederikshavn Forsynings projektgruppe gennem projektgruppemøder at fastlægge behov/ønsker til en ForbrugerWEB og en teknikerportal at fastlægge muligheder for at basere behov/ønsker på en standard løsning eller gennem egenudvikling af løsninger afholdelse af temadag med potentielle leverandører af løsninger Arbejdet afrapporteres i form af arbejdsnotat med anbefaling til det videre arbejde. Basis/forudsætninger og grænseflader I forbindelse med opgaveløsningen bidrager Frederikshavn Forsyning med følgende: Aktiv deltagelse gennem projektforløbet, herunder nedsættelse af projektgruppe Kompetent intern projektleder med bemyndigelse til at træffe beslutninger med relation til projektets gennemførelse og tidsplanens overholdelse Øvrige forudsætninger: Projektet vedrører etablering af fjernaflæste forbrugsmåler (el-, vand- og varmemålere) i Frederikshavn Forsynings forsyningsområde Start- og sluttidspunkt Start medio oktober Slut ultimo december 2014, og i øvrigt i henhold rådgiveraftalens bilag 2 Ansvarlig for aktiviteten Pia Rosenberg

9

10 Bilag 2 Tidsplan - udbud - Frederikshavn Forsyning Fjernaflæsning 27. juni 2014 År August September Oktober November December Januar Februar Marts April Maj Aktivitet\Uge Businesscase Udarbejdelse af businesscase Businesscase vedtaget Afklaring i projetkgrupper Afklaringer og fastlæggelse af rammer Udbud målere og kommunikation Udarbejdelse af prækvalifikationsannonce Prækvalifikationsperiode Udvælgelse af tilbudsgivere Etablering af målerdatabase 1) Udarbejdelse af udbudsmateriale Tilbudsperiode Evaluering af tilbud og forhandlinger Kontrakt Udbud af ForbrugerWEB og Teknikerportal Afklaring af fokuspunkter/problematikker Udvælgelse af typen af tilbudsgivere Udarbejdelse af udbudsmateriale Tilbudsperiode Evaluering af tilbud og forhandlinger Kontrakt Udvikling af ForbrugerWEB Udvikling af Teknikerportal Igangsætning 2) 1) Målerdatabase med tilhørende GIS-baseret kort etableres af Frederikshavn Forsyning 2) Den reelle igangsætning af ForbrugerWEBen bør først ske når der er indhentet en rimelig mængde data 2) Igangsætning af Teknikerportal kan ske så snart måleraflæsningerne påbegyndes

11 [Skriv undertitlen på dokumentet] Aftale mellem Frederikshavn Elnet A/S, Frederikshavn Vand A/S og Frederikshavn Varme A/S samt Plan & Projekt A/S