Aftale om bygherrerådgivning i forbindelse med opførelse af sportshal i Hillerød

Transkript

1 J.nr.: RHH/LCM/mer Aftale om bygherrerådgivning i forbindelse med opførelse af sportshal i Hillerød 1. PARTERNE Frederiksborg Gymnasium og HF Carlsbergvej Hillerød Danmark Kontaktperson: Rektor Peter Kuhlman pku@frborg-gymhf.dk Tlf.: (+45) I det følgende kaldet "Ordregiver" og I det følgende samlet kaldet "Rådgiver" 2. OPGAVEN Aftalen omfatter teknisk rådgivning og bistand i form af rådgivning til ordregiver i forbindelse med ordregivers etablering af en sportshal i Hillerød. Ordregiver har behov for en sportshal på cirka m 2. Der er en økonomisk ramme for det samlede projekt på cirka kr. 20,0-25,0 mio. Kammeradvokaten Telefon Vester Farimagsgade 23 Fax DK-1606 København V

2 3. AFTALEGRUNDLAG 1. Nærværende bygherrerådgiveraftale 2. Almindelige Bestemmelser for Teknisk Rådgivning og Bistand, ABR PAR og FRI's Ydelsesbeskrivelser for "Bygherrerådgivning", december Ovennævnte dokumenter er gældende i prioriteret rækkefølge. Ved eventuelle uoverensstemmelser indbyrdes mellem dokumenterne har det højst prioriterede dokument forrang. Der foreligger udover ovennævnte aftalegrundlag tillige følgende materiale: 1. Byggeandragende 4. RÅDGIVERENS YDELSER Rådgiveren skal med forståelse for ordregivers behov bistå ordregiver i forbindelse med opførelsen af ordregivers kommende sportshal. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at forudse præcist, hvilke ydelser rådgiver skal levere, men nedenstående oversigt indeholder de væsentligste forventede opgaver. Rådgiver skal bistå ordregiver ved kontrahering med den valgte totalentreprenør, der skal forestå projektering og opførelse af sportshallen. Selve udbudsprocessen, der fører til valg af totalentreprenør, herunder indstilling til bygherren, foretages af ordregivers nuværende rådgiver. Rådgiver skal således bistå ordregiver fra pkt og frem i PAR samt FRI's ydelsesbeskrivelse. I projekteringsfasen er det blandt andet rådgiverens opgave at gennemgå det udarbejdede projektmateriale og komme med kommentarer og eventuelle ændringsforslag hertil. Rådgiveren påser endvidere om projekterings- og udførelsestidsplaner udarbejdes i overensstemmelse med hovedtidsplanen, samt om aftalte forsikringer tegnes og aftalte sikkerheder stilles. Derudover udarbejder rådgiveren budget og fører byggeregnskab. Under totalentreprisens udførelse er rådgiverens opgave blandt andet at påse, om hovedtidsplanen følges. Rådgiverens opgaver er endvidere at forestå udarbejdelse og ajourføring af et samlet budget samt at udarbejde rapporter om byggesagens økonomiske forløb. Ligeledes skal rådgiveren overvåge udførelsen af byggeriet. Under totalentreprisens udførelse er det endvidere rådgiverens opgave at påse, at kvalitetssikring er i overensstemmelse med aftalen, samt at overvåge at myndighedskrav er opfyldt. Det er SIDE 2/7

3 rådgiverens opgave at lede og referere bygherremøder, afholde sikkerhedsmøder samt at føre overordnet tilsyn i henhold til tilsynsplan. Efter totalentreprisens færdiggørelse er det rådgiverens opgave at udarbejde mangellister, kontrollere mangelafhjælpning samt at forestå afleveringsforretningen. Det er ligeledes rådgiveren, der forestår étårseftersynet, herunder kontrol af mangelafhjælpning og udarbejdelse af indstilling vedrørende nedskrivning af sikkerhedsstillelser. Der henvises til PAR samt FRI's ydelsesbeskrivelse pkt. 2.4 samt pkt Rådgiveren er ordregivers umiddelbare repræsentant i det omfang, ordregivers interesser ikke varetages af andre rådgivere eller utvivlsomt forestås af ordregiver selv. Rådgiveren skal kunne disponere som fuldmægtig for ordregiver i nærmere aftalt omfang og i henhold til fuldmagt herom. Nærværende kontrakt udgør ikke i sig selv fuldmagt til at disponere i økonomisk henseende. Det påhviler rådgiveren at samarbejde og koordinere samarbejdet med andre rådgivere vedrørende byggesagen. Det påhviler endvidere rådgiveren at stå til rådighed i alle de situationer, der måtte fordre ordregivers tilstedeværelse og beslutningskompetence. Såfremt der opstår behov for anden særlig sagkyndig bistand, som ikke umiddelbart er omfattet af rådgiverens ydelser, påhviler det ligeledes rådgiveren at underrette ordregiver herom uopholdeligt. Som udgangspunkt skal alle opgaver løses af rådgiveren. Enhver brug af underrådgivere kan kun ske ved ordregivers forudgående godkendelse. Rådgiveren er ansvarlig for at kontrollere kvaliteten af underrådgiverens ydelser. Den af rådgiveren tilbudte frontfigur skal være fuldt ud til rådighed til opfyldelse af nærværende aftale. Den tilbudte frontfigur må gerne udføre andre opgaver hos rådgiver, men nærværende aftale skal stedse have prioritet frem for andre opgaver. 5. ORDREGIVERS YDELSER Ordregiver træffer de beslutninger og / eller godkendelser, som er nødvendige for overholdelse af aftalens tidsmæssige forudsætninger. SIDE 3/7

4 6. TIDSFRISTER FOR OPGAVENS LØSNING I planlægningsfasen udarbejdes en overordnet tidsplan, som danner grundlag for projektets gennemførelse. Efter udarbejdelse vedlægges tidsplanen som bilag til denne aftale. Rådgiveren må ikke gå længere i rådgivningsforløbet end løbende aftalt. Byggeriet forventes færdiggjort til ibrugtagning i marts 2013, hvilket således er den overordnede tidsramme for projektering og udførelse. Forlængelse af opførelsesperioden kan ikke begrunde krav fra rådgiveren om ekstrabetaling. Såfremt kontraktperioden forlænges mere end tre måneder, og dette ikke er begrundet i rådgiverens forhold eller en standsning eller udskydelse af opgaven, er rådgiveren berettiget til dækning af de ekstraudgifter, som rådgiveren dokumenterbart har haft i forlængelsesperioden. Rådgiver er under ingen omstændigheder berettiget til erstatning for tabt fortjeneste. Ved eventuelle tidsplanændringer, der medfører en forlængelse af kontraktperioden på mere end tre måneder, skal der umiddelbart efter ændringerne fastlægges mellem parterne, hvilke økonomiske konsekvenser dette får for honoreringen. Det påhviler rådgiveren at tage initiativ hertil. 7. HONORAR 7.1 Økonomisk ramme for projektet Den samlede økonomiske ramme for projektet udgør cirka kr. 20,0-25,0 mio. eksklusive moms. Der påhviler rådgiver et ansvar for at foretage de nødvendige økonomiske kalkulationer og budgetopfølgninger, således at ordregiver sikres mod budgetoverskridelser samtidig med, at omfanget af projektet nøje svarer til den økonomiske ramme. Ordregiver meddeler rådgiver om ændringer i bevillingsgrundlaget hurtigst muligt, og rådgiver er forpligtet til at indarbejde sådanne ændringer uden ugrundet ophold i sin økonomistyring af sagen. 7.2 Fastsættelse af og aftale om honorar Honoraret for udførelsen af opgaven er.. I tilfælde af tilkøb af supplerende ydelser honoreres rådgiveren efter medgået tid med følgende satser: Den tilbudte frontfigur. DKK pr. time eksklusive moms SIDE 4/7

5 Øvrige medarbejdere hos rådgiver, der udfører aftalte ekstraarbejder på sagen honoreres efter følgende takster: Partner / indehaver Akademiske medarbejdere Andre, dog ej kontorpersonale 1.000,00 DKK. pr. time eksklusive moms 850,00 DKK pr. time eksklusive moms 475,00 DKK pr. time eksklusive moms De anførte timesatser og det aftalte honorar reguleres hver den 1. januar med den årlige stigning i Byggeomkostningsindeks for Boliger udviste pr. 15. august i det foregående år. Regulering sker første gang 1. januar Fastpristilbud fra rådgiver Ordregiver kan vælge at anmode om fastpristilbud på specificerede tilkommende opgaver undervejs i projektet. Rådgiver er forpligtet til senest syv arbejdsdage efter modtagelsen af en sådan anmodning at udarbejde et fastpristilbud på den ønskede opgave. Fastpristilbuddet skal indeholde en beskrivelse af de ydelser, som rådgiveren leverer inden for den faste pris samt udkast til en betalingsplan, såfremt opgaven skal løses i fast pris. Fastpristilbuddet skal endvidere indeholde oplysning om, hvorvidt andre personer end den tilbudte frontfigur skal levere bistand til ordregiver. Ordregiver kan herefter vælge at acceptere fastpristilbuddet eller at lade arbejde udføre på baggrund af medgået tid, jf. pkt Hvis ordregiver vælger at lade arbejdet udføre efter medgået tid kan den samlede pris for opgaven dog aldrig overstige den tilbudte faste pris. 8. UDLÆG Alle rejseudgifter med mere, jf. ABR 89 pkt a, i tjenstligt ærinde for ordregiver refunderes af ordregiver til rådgiveren i henhold til forelagte bilag. Rejseudgifter mellem rådgiverens eventuelle flere arbejdssteder og mellem rådgiverens adresser og ordregivers adresser refunderes ikke. Ordregiver honorerer udlæg i overensstemmelse med ABR 89 pkt b. Udgifter til interne tryk hos rådgiveren og tilknyttede rådgivere refunderes ikke. Ordregiver honorerer udlæg i overensstemmelse med ABR 89 pkt c, d og e uden administrationstillæg, jf. ABR 89 pkt SIDE 5/7

6 Alle rådgiverens øvrige omkostninger samt udgifter til anvendelse af IKT udstyr, PC ere, specialsoftware med videre i forbindelse med løsningen af opgaven afholdes af rådgiveren og dækkes af det aftalte honorar. 9. UDBETALING AF HONORAR OG UDLÆG Honorar for arbejder i fast pris, jf. pkt udbetales i overensstemmelse med den betalingsplan, der aftales i forbindelse med ordregivers accept af fastpristilbuddet. Honorar betales månedsvis bagud efter faktura. Betalingsfristen er 30 dage fra modtagelse af faktura hos ordregiver. Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk og være påført oplysninger om EAN-nummer og personreferencenummer. Betalingsfristen er 30 dage fra ordregivers modtagelse og godkendelse af fyldestgørende faktura. 10. ANSVAR Jf. ABR 89, kapitel 6 Det forhold, at ordregiver normalt repræsenteres af medarbejdere med ekspertise inden for de aktuelle fagområder, fritager på intet punkt rådgiveren for rådgiveransvaret. Rådgiverens samlede økonomiske ansvar i henhold til denne aftale er begrænset til tre gange honorarets størrelse. 11. FORSIKRING Rådgiveren har tegnet professionel ansvarsforsikring hos [ ]. Denne skal mindst have en dækningssum svarende til tre gange honorarets størrelse. 12. TVISTER Jf. ABR 89, kap 9. SIDE 6/7

7 13. UDSKIFTNING AF MEDARBEJDERE For ordregiver er det afgørende, at samarbejdet mellem ordregiver og rådgiver fungerer optimalt. Hvis samarbejdet mellem rådgiveren og ordregiver efter ordregivers vurdering ikke fungerer, er ordregiver berettiget til at forlange den pågældende frontperson, nøglepersoner eller underrådgivere udskiftet. Inden krav om udskiftning skal samarbejdsproblemerne mellem rådgiveren og ordregiver søges løst med baggrund i en fælles fastlagt konfliktløsningsproces. Den efterfølgende frontperson, nøglepersoner eller underrådgiver skal som minimum have de samme kvalifikationer og forudsætninger som den oprindeligt udpegede, hvilket på ordregivers forlangende skal kunne dokumenteres. Hvis dette ikke er muligt, kan ordregiver afvise en tilbudt nøgleperson eller underrådgiver. Den udpegede frontperson, nøglepersoner eller underrådgivere kan kun udskiftes af rådgiver, hvis vedkommende skifter job eller på anden måde ikke længere kan varetage funktionen som rådgiver. Rådgiveren kan ikke uden ordregivers samtykke flytte den udpegede frontperson til andre projekter, såfremt dette måtte medføre, at frontpersonen ikke kan udføre den nødvendige indsats på nærværende projekt. 14. OPSIGELSE/STANDSNING AF KONTRAKTEN Kontrakten er fra rådgiverens side uopsigelig og kan ikke overdrages. Ordregiver kan opsige kontrakten i de første seks måneder efter kontraktens indgåelse med én måneds varsel, uden at dette udløser særskilt kompensation til rådgiveren. Herefter kan standsning af opgaven ske i overensstemmelse med reglerne i ABR 89. Rådgiveren har i tilfælde af standsning alene krav på godtgørelse for faktiske udgifter i forbindelse med standsning, men ikke erstatning for mistet fortjeneste. 15. UNDERSKRIFTER den, den, For ordregiver For rådgiveren SIDE 7/7