Marquard & Bahls. Adfærdskodeks

Transkript

1 Marquard & Bahls Adfærdskodeks

2 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Indhold Meddelelse fra Bestyrelsen... 3 Strategisk tilgang... 4 Vision & Mission... 4 Prioriteter... 4 Værdier... 5 Filosofi... 5 Forretning & Finans... 6 Overholdelse af love, regler og bestemmelser... 6 Fair konkurrence... 6 Regnskabsføring & regnskabsaflæggelse... 7 Immaterielle rettigheder... 7 Varetagelse... 8 Sundhed, sikkerhed, security & miljø... 8 Produktansvar... 8 Brug af virksomhedens ressourcer... 9 Fortrolighed... 9 Integritet Korruption & bestikkelse Gaver & underholdning Interessekonflikter Politiske aktiviteter Folk Diskrimination Ligebehandling Socialt ansvar Arbejdsstandarder Overholdelse af Kodekset Beslutningsguide Ansvar & overtrædelser System til rapportering af uregelmæssigheder Kommunikation Compliance Team Undersøgelse Selskaber Lokationer

3 Meddelelse fra Bestyrelsen Den enorme vækst i Marquard & Bahls i løbet af de seneste år er en fantastisk succeshistorie. Vores firma anerkendes nu som en central markedsaktør på et globalt plan. Dette gode omdømme er primært baseret på vores folks vilje og engagement. Marquard & Bahls er anerkendt som en pålidelig, troværdig og retfærdig samarbejdspartner. Vores omdømme repræsenterer således et vigtigt aktiv, der skal beskyttes. Da vores organisation fortsætter med at ansætte nye mennesker, står vi over for den udfordring at viderebringe grundlæggende principper for, hvad vi står for, og hvordan vi skal opføre os i samspil med andre. Dette Adfærdskodeks (i det følgende benævnt»kodekset«) har til formål at fremme høje standarder for integritet og ærlighed i alle de firmaer som udgør Marquard & Bahls Group (herefter også benævnt»gruppen«) ved at definere acceptabel adfærd. Følgende principper blev udviklet på grundlag af grundlæggende social etik, som bør være en selvfølge, for ethvert medlem af organisationen. Som generel ledetråd har vi inkluderet vores vision & mission som sammen med værdierne og prioriteterne skitserer vores firmas væsen. Dette Kodeks er - uden undtagelse - bindende for alle ansatte. Ledelsen bør være førende eksempler i overensstemmelse med Kodekset. Dette Kodeks søger ikke at synkronisere eller kontrollere folks adfærd, da individualitet er en af grundene til, at vi er succesfulde. Men det er vigtigt at forstå, at vi må definere nominelle normer for adfærd for at beskytte vores omdømme og finansielle levedygtighed. Alle principperne i dette Kodeks har til formål at skabe fair, retfærdige og gennemskuelige relationer mellem interessenterne og de har til formål at guide vores daglige aktiviteter og beslutninger. Læs venligst Kodekset grundigt og lad din adfærd være et værdifuldt bidrag til vores virksomheds succes. Vi er afhængige af din støtte, og takker hver enkelt af jer for det betydningsfulde arbejde, I udfører hver dag. Christian Flach Administrerende Direktør Claus-Georg Nette Finansdirektør Julio Tellechea Operationsdirektør 3

4 Vision & Mission Marquard & Bahls Adfærdskodeks Strategisk tilgang Vision & Mission Vision At være den foretrukne partner indenfor energiforsyning, handel og logistik. Mission Vi leverer skræddersyede løsninger, som sikrer høj kvalitet og sikker drift til vores kunder. Som et familieejet firma tager vi hånd om vores ansatte og stræber efter langsigtet profitabilitet og kontrolleret vækst mens vi fastholder både vores uafhængighed og vores kultur. Prioriteter Iværksætterånd Vi fremmer iværksætterånd overalt i Marquard & Bahls. Vi søger konstant nye muligheder og tilpasser os forandrede markedsbetingelser. Vi forfølger en direkte tilgang og handler pragmatisk i vores beslutninger. Handlekraft Vi opmuntrer vore ansatte til at tage ansvar og vi tror på vores medarbejderes handlekraft. Vi fremmer lige muligheder og diversitet og opmuntrer den individuelle udvikling af karrierer. Vi har korte beslutningsveje. Kvalitet Vi tilstræber højeste produktkvalitet og service med fokusering på vore kernekompetencer. Vi søger konstant at forbedre vores ydelse ved at udfordre status quo. Kundefokus Vi stræber mod at møde vore kunders behov med skræddersyede løsninger. Vi opbygger langsigtede partnerskaber med vore forretningskontakter og fastholder tætte kommunikationsforbindelser. Interne synergier Vi støtter samarbejde i den faste tro på, at vi er stærkere sammen end hver for sig. Vi opererer som uafhængige enheder, men vi er strategisk forbundne. Vi tilsigter en fælles Marquard & Bahls følelse mens vi fastholder vore forretningsenheders individuelle kulturer. 4

5 Strategisk tilgang Værdier Filosofi Respekt og omsorg Vi har stor respekt for individet. Vi tager hånd om vore medarbejdere, forretningspartnere og de samfund vi arbejder i. Vi har plads til forskellige stile og meninger og opererer derved med succes i forskellige kulturer. Uafhængig Vi er et familieejet firma med stærkt forpligtede ejere Vi opererer fri for kortsigtede markedstendenser og ledelsesstil. Vi handler på eget initiativ og er frie i valget af vore forretningspartnere. Integritet Vi behandler alle parter ærligt og fair. Vi handler etisk og overholder alle krav i love og regler. Pålidelighed Vi tager ansvar for det vi gør. Vi står ved de forpligtelser vi indgår. Sundhed og sikkerhed Vi prioriterer sundhed, sikkerhed og miljø. Vi identificerer potentielle farer og implementerer tiltag til undgåelse, forebyggelse, kontrol og begrænsning af de dermed forbundne risici. Sund Vi følger vore egne konservative finansieringsregler til opretholdelse af en stærk finansiel basis. Vi tager risici på en ansvarlig måde med implementeringen af et stramt risikomanagement. Vi har opnået vore forretningspartneres tillid gennem stabil og pålidelig ydelse. Individuelt Vi følger vores egen vej til sikring af Marquard & Bahls langsigtede succes. Vi har en can do holdning og er i stand til hurtigt at identificere og udnytte muligheder. Vi er åbne overfor uforudsete muligheder. Bæredygtighed Vi fokuserer på langsigtet succes med en sund blanding mellem vore forretningsenheder. Vi tilstræber en minimering af vores miljømæssige fodaftryk. Vi støtter de samfund vi opererer i. 5

6 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Forretning & Finans 1 2 Overholdelse af love, regler og bestemmelser Fair konkurrence Marquard & Bahls opererer på et globalt plan. Derfor skal Gruppen sørge for, at alle medarbejdere, til enhver tid, er i overensstemmelse med lokale, nationale, og internationale love, regler og bestemmelser samt interne direktiver. Ledelsen vil sikre, at alle aktioner, ikke kun er styret af god dømmekraft og sund fornuft, men også baseret på overholdelse af lovgivningen. Når der hersker tvivl, bliver de ansatte bedt om at rådføre sig med deres overordnede eller en kvalificeret ekspert, som f. eks. den juridiske afdeling eller en ekstern juridisk rådgiver, således at enhver potentiel skade og ansvarspådragelse kan afværges. Lederne skal være fortrolige med de grundlæggende love, regler og forordninger, der er relevante for deres ansvarsområde. I tilfælde af at eventuelle regler er i konflikt med hinanden, tilrådes medarbejdere generelt til at følge den strengere regel. Marquard & Bahls lover, at alle forretningstransaktioner vil blive gennemført på en fair og gennemskuelig måde. Gruppen vil ikke deltage i ulovlige markedsaftaler eller andre former for markedsmanipulation, og gruppen vil heller ikke foretage nogen form for uretfærdig og uetisk handel. Marquard & Bahls vil ikke videregive eller dele følsomme oplysninger med andre med henblik på at hindre fair konkurrence. Det er ledelsens ansvar at sikre lige og fair vilkår for alle parter som Gruppen gør forretninger med. På intet tidspunkt overhovedet, vil Marquard & Bahls bruge uærligeeller ulovlige midler for at opnå en fordel i forhold til andre. Alle tiltag er baseret på principperne om ærlighed, tillid og åbenhed. 6

7 Forretning & Finans 3 4 Regnskabsføring & regnskabsaflæggelse Immaterielle rettigheder Alle medarbejdere skal handle i Gruppens bedste interesse og udelukkende inden for den autorisationsramme der er givet. Al bogføring og rapportering skal give et sandt billede af den enkelte transaktion, uden at indeholde vildledende oplysninger. Marquard & Bahls vil sikre at alle regnskabsdokumenter er komplette, fair, nøjagtige, rettidige, kan spores til transaktionen og er forståelige. Gruppen vil bruge passende procedurer til at attestere sandheden, retfærdigheden, og fuldstændigheden af vores finansielle rapportering og alle relaterede erklæringer. Alle relevante filer og dokumenter, enten i elektronisk form eller i papirudgave, vil blive arkiveret sikkert, og i overensstemmelse med lokal lovgivning, eller som krævet i Gruppen, afhængig af hvilken der foreskriver den længste opbevaring. Marquard & Bahls ideer og viden repræsenterer værdifulde aktiver, der bidrager til organisationens konkurrenceevne og rentabilitet. Derfor vil alle medarbejdere sikre at disse immaterielle rettigheder beskyttes, og at uautoriserede parter ikke vil få adgang til disse. Omvendt vil Gruppen kun bruge tredjeparters immaterielle rettigheder, herunder patenter, ophavsrettigheder og varemærker, efter at Gruppen i tilstrækkeligt omfang har sikret sig rettighederne til at bruge dem. 7

8 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Varetagelse 5 6 Sundhed, sikkerhed, security & miljø Produktansvar Marquard & Bahls lægger vægt på at beskyttelse af menneskeliv har den højeste prioritet i alt hvad organisationen foretager sig. Gruppen har en forpligtelse til at skabe sikre og sunde arbejdspladser, og give passende beskyttelsesudstyr til alle ansatte, og entreprenører, for at undgå ulykker, skader og erhvervssygdomme. Marquard & Bahls vil udføre sine aktiviteter på en miljømæssig ansvarlig måde. Gruppen bestræber sig på at bruge energi og naturlige ressourcer effektivt, og på at undgå forurening af miljøet. Gruppen er ansvarlig for sikkerheden på sine faciliteter og kontorer. For at undgå sikkerhedstrusler, er hver medarbejder forpligtet til at være opmærksom og til at indberette enhver uautoriseret adgang eller andre sikkerhedsproblemer øjeblikkeligt. Produkterne og tjenesteydelserne er underlagt høje sikkerhedsstandarder. Marquard & Bahls bestræber sig på at undgå risiko for mennesker og miljø, tab af værdi eller ejendomsskade som følge af vores produkter. I det usandsynlige tilfælde at fare opstår som følge af produkter under Marquard & Bahls kontrol, vil Gruppen gøre sit bedste for at handle omgående for at identificere og fjerne truslerne. Marquard & Bahls vil være forberedt på en hurtig og effektiv reaktion på nødsituationer for at minimere de potentielle påvirkninger af sådanne hændelser, hvis de indtræffer. Marquard & Bahls vil overholde alle love og administrative krav om mærkning af produkter og udføre streng kvalitetskontrol. Sikkerhedsdatablade med alle nødvendige oplysninger om produkterne vil blive leveret til kunderne. 8

9 Varetagelse 7 8 Brug af virksomhedens ressourcer Fortrolighed Marquard & Bahls vil beskytte sine aktiver - både materielle og immaterielle - og sikre ansvarlig, og effektiv brug af dem. Det er en selvfølge, at alle Gruppens aktiver kun anvendes til lovlige forretningsformål. Medarbejdere må ikke gøre upassende personlig, ulovlig eller uautoriseret brug af virksomhedens ressourcer og udstyr. Alle medarbejdere vil sørge for en passende sikkerhedspraksis for at beskytte IT-systemer i overensstemmelse med de interne retningslinjer. Gruppen vil bestræbe sig på at forbedre den økonomiske velfærd i organisationen og for dens aktionærer. Marquard & Bahls vil søge at nå sine forretningsmæssige mål ved at følge den mest omkostningseffektive fremgangsmåde. Ikke desto mindre skal alle sådanne overvejelser være i overensstemmelse med Gruppens standarder for sikkerhed og kvalitet. Virksomhedsoplysninger er et vigtigt aktiv, som skal sikres mod uautoriseret adgang. Det er ikke tilladt at videregive fortrolige oplysninger til tredjepater - enten direkte eller indirekte - om enhver forestående forretningstransaktion eller andre interne spørgsmål. Ingen ansat, herunder også dennes venner eller familie, må drage privat fordel af brugen af fortrolige oplysninger. Generelt betragtes oplysninger som fortrolige hvis de ikke er blevet offentliggjort, eller hvis de ikke direkte er blevet stillet til rådighed for offentligheden. Alle medarbejdere er ansvarlige for deres beslutning om at videregive oplysninger. Tab eller tyveri af virksomhedens oplysninger skal indberettes øjeblikkeligt. Brugen af insider-oplysninger med henblik på handel eller andre gøremål, er strengt forbudt. Alle eksterne parter med midlertidig adgang til organisationen vil blive informeret om nødvendigheden af at holde sager fortrolige, og vil blive overvåget nøje for at sikre, at følsomme oplysninger kun deles efter behov. 9

10 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Integritet 9 10 Korruption & bestikkelse Gaver & underholdning Marquard & Bahls vil ikke deltage i bestikkelse eller korruption. Derfor er det ikke tilladt at skaffe midler eller aktiver til gaver, gratialer eller tjenester til tredjeparter, undtagen i det omfang, at disse gaver udgør ubetydelige beløb, og er i overensstemmelse med gældende lov, og ikke givet i forventning om og / eller overvejelse med henblik på nogen form for handling fra modtageren. Det er strengt forbudt at tilbyde, give, anmode om eller modtage nogen form for bestikkelse eller returkommission. Marquard & Bahls vil fremme disse principper i joint ventures. Ingen ansat eller dennes slægtning, bør modtage gaver af»betydelig«værdi fra forretningspartnere. Alle sådanne gaver skal returneres med besked om, at deres accept ikke er tilladt. Hvis returneringen af gaven anses for værende upassende eller stødende, kan gaven accepteres og gives videre til organisationen til yderligere disposition (f. eks velgørende formål). Under alle omstændigheder skal en sådan begivenhed indberettes til den lokale ledelse med det samme. Alle ansatte skal udvise den fornødne omhu og bruge deres sunde fornuft, når de deltager i underholdning sammen med forretningspartnere. Alle former for virksomhedsunderholdning der gives og modtages bør være lejlighedsvis, beskeden og med det formål kun at tjene legitime forretningsmæssige mål. 10

11 Integritet Interessekonflikter Politiske aktiviteter Medarbejdere skal altid handle i Marquard & Bahls bedste interesse. Ingen medarbejder bør deltage i nogen form for aktivitet, eller have en personlig interesse, der har indflydelse på virksomhedens interesser. Det er strengt nødvendigt, at vi udfører vores pligter ærligt, objektivt og effektivt. Marquard & Bahls har ansvaret for at kommunikere sit standpunkt hvad angår sager, der påvirker virksomheden. Mens dette sker ofte via handel og brancheorganisationer, forbeholder Gruppen sig ret til direkte at engagere sig i politisk debat om emner der forårsager berettiget bekymring. Beskæftigelse og tilknytninger uden for virksomheden kan skabe en interessekonflikt. Enhver aktivitet (f. eks. at have et andet job, at yde rådgivning, sidde som bestyrelsesmedlem) for en tredjeparts-organisation, som er en konkurrent, kunde eller leverandør af varer eller tjenesteydelser til Gruppen, er ikke tilladt. Betydelige investeringer i en af de ovennævnte parter kræver en skriftlig godkendelse af den lokale ledelse. Et familie- eller personligt forhold, bør ikke påvirke nogen forretningsmæssig beslutning. Ingen medarbejder bør misbruge hans / hendes stilling i virksomheden til private interesser, hvadenten de er økonomiske eller af anden karakter. Gruppen giver sine ansatte lov til at deltage i sociale eller politiske aktiviteter. Dog bør sådanne aktiviteter ikke blande sig i Gruppens arbejde og skal ske i medarbejdernes egen tid og for medarbejderens egne penge. Desuden bør medarbejderens forhold til Gruppen aldrig spille nogen rolle i disse aktiviteter. Dette er især vigtigt i de tilfælde hvor en medarbejder udtrykker enhver form for personlig mening offentligt. Marquard & Bahls vil ikke tolerere nogen form for adfærd, der har til formål at tilsmudse nogen af Gruppens virksomheders omdømme. 11

12 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Folk Diskrimination Ligebehandling Marquard & Bahls er hensynsfuld over for sine ansatte og andre interessenter og behandler dem med værdighed og respekt. De ansattes arbejde og kreativitet er en af dens vigtigste aktiver. Af disse grunde skal Gruppen udvikle et arbejdsmiljø med gensidig tillid, hvor alle medarbejdere interagerer med andre på en fair, respektfuld, høflig og åben måde. Marquard & Bahls fremmer ligebehandling og forskelligartethed, som vurderes som vigtige aspekter til Gruppens succes. Hver enkelt medarbejder har samme mulighed for at udvikle hans/hendes færdigheder og talenter. Gruppen tilbyder træning og job-specifik uddannelse til alle medarbejdere, understøttet af interne standarder, procedurer og instruktioner. Gruppen er endvidere forpligtet til at opretholde et arbejdsmiljø, der er fri for diskrimination og chikane. Det er ikke tilladt at diskriminere nogen person på grund af etnisk oprindelse, race, nationalitet, religion, køn, alder, handicap, seksuel orientering eller af andre grunde. Marquard & Bahls vil sikre, at beskæftigelses-relaterede beslutninger såsom ansættelse, vurdering, løn og opsigelse, udelukkende er baseret på kvalifikationer, ydeevne og andre jobrelaterede faktorer hos ansøgerne. 12

13 Folk Socialt ansvar Arbejdsstandarder Marquard & Bahls handlinger bør ikke kun være til gavn for organisationen, men også være i samfundets interesse. Gruppen vil deltage i en åben og gennemskuelig dialog og konsultation med lokalsamfund og andre repræsentanter for civilsamfundet - som har en legitim interesse i vores virksomhed. Marquard & Bahls vil respektere de grundlæggende rettigheder for alle mennesker og vil ikke krænke privatlivets fred for sine medarbejdere. Hver enkelt medarbejder er ansvarlig for at sikre, at menneskerettigheder og grundlæggende sociale standarder overholdes. Marquard & Bahls vil sørge for et anstændigt og professionelt arbejdsmiljø for sine ansatte og en rimelig kompensation. Vi vil også overholde de standarder der er fastlagt af Den Internationale Arbejdsorganisation. Børne- og tvangsarbejde tolereres ikke. Beskæftigelsesalderen må ikke være lavere end alderen for afslutning af obligatorisk skolegang og må på ingen måde være lavere end 15 år. Beskæftigelsen skal være et frit valg og ansættelsesforhold fastsættes på grundlag af beskæftigelsesformer anerkendt gennem national lovgivning og praksis. Vi vil tage passende forholdsregler for at alle aktiviteter er afvejet i forhold til deres potentielle indvirkning på samfundet, uanset hvor gruppen laver forretninger. Det er strengt forbudt for ansatte at arbejde, når de er påvirket af alkohol, andre stoffer eller medicin, uanset om det bruges uretmæssigt eller på anden måde hindrer ydeevnen. 13

14 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Overholdelse af Kodekset»» Beslutningsguide Ansvar & overtrædelser I det daglige arbejde skal beslutninger ofte træffes vedrørende hensigtsmæssigheden af visse handlinger. For at træffe de rigtige beslutninger, så vær sikker på at: Alle handlinger er i overensstemmelse med lov og alle Gruppe-mandater, regler og politikker Drift er sikker og ikke udsætter mennesker eller miljø for fare Gruppens omdømme er beskyttet Handlinger er i Gruppens bedste interesse Kolleger bliver hverken diskrimineret eller dårligt stillet Alle tiltag foretages ansvarligt med henblik på vores omgivende samfund Gruppens adfærd ville blive betragtet som acceptabel, når den vurderes af andre Hvis en ansat får kendskab til en overtrædelse af dette kodeks eller enhver anden lov eller regel, er det hendes/hans ansvar omgående at indberette sagen. Normalt bør dette ske inden for den organisation, hun/han arbejder for. Er lokal rapportering ikke hensigtsmæssigt eller effektiv, skal det centrale Compliance Team kontaktes. Til dette formål er et system til rapportering af uregelmæssigheder blevet oprettet med dedikerede -adresser og telefonnumre der er anført i dette kapitel. Manglende overholdelse af Kodekset bliver taget alvorligt og kan medføre disciplinære foranstaltninger. I tilfælde af at en medarbejder er i tvivl om, hvorvidt hans/hendes handling er i overensstemmelse med disse principper, bliver hun/ han bedt om at drøfte spørgsmålet åbent i hendes/hans organisation. Det er bedre at spørge end at tage konsekvenserne af en forkert beslutning. Alle medarbejdere skal føle sig velkommen til at kontakte Compliance Team medlemmerne til enhver tid. 14

15 Overholdelse af Kodekset»» System til rapportering af uregelmæssigheder Kommunikation Som en væsentlig del af dette kodeks er et system til rapportering af uregelmæssigheder blevet oprettet. Det er et værktøj der giver alle medarbejdere på verdensplan en mulighed for central rapportering af overtrædelser af Kodekset. Compliance teamet kan også kontaktes for afklaring eller rådgivning om Kodekset. Uafhængigt af den valgte kanal, vil alle bekymringer blive taget alvorligt og undersøgt hurtigt. Hvis det foretrækkes, vil den ansattes anonymitet være sikret. Enhver form for repressalier mod personer, som i god tro, rapporterer en mulig overtrædelse eller som deltager i en undersøgelse, selv om tilstrækkelige beviser ikke kan findes for at underbygge bekymringen, vil ikke blive tolereret. For at sikre den højeste grad af fortrolighed er dedikerede kommunikationssystemer blevet oprettet. De er totalt isoleret fra andre virksomhed-kommunikationslinier. Dette omfatter: Dedikerede telefonlinjer Pin-kode beskyttet voice mail-adgang Dedikerede konti på en separate server Faxmaskiner der kun er tilgængelige for Compliance Team medlemmer Oplysninger vil kun blive gemt på adgangskode-beskyttede lokale harddiske og/eller i sikrede skabe. 15

16 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Overholdelse af Kodekset»» Compliance Team Undersøgelse Følgende medlemmer af Compliance Teamet kan kontaktes direkte for at søge rådgivning eller for at rapportere om en eventuel observeret overtrædelse: Compliance Team medlemmerne vil selvstændigt undersøge hver rapporteret sag der involverer den lokale ledelse. Indflydelse eller pres lagt på personer der deltager i undersøgelsen, vil ikke blive tolereret. Hr. Jörg Walter Telefon: Fax: joerg.walter@mbcompliance.de Fru. Uta Weiß Telefon: Fax: uta.weiss@mbcompliance.de Hr. Santokh Advani Telefon: Fax: santokh.advani@mbcompliance.de Skulle en medarbejder ønske at indberette på et andet sprog, bliver han/hun bedt om at sende beskeden eller dokumenter via eller fax. Compliance Teamets medlemmer vil sikre en autoriseret oversættelse af en uafhængig oversættelsesvirksomhed. Bestyrelsen vil løbende blive orienteret om hvilken type, væsentlighed og status af rapporterede problemer. I presserende tilfælde vil Bestyrelsen blive underrettet med det samme. I tilfælde af, at der er nogen beskyldning mod Compliance Team medlemmer, bliver medarbejdere bedt om at kontakte de øvrige medlemmer. Skulle der være en beskyldning mod en eller flere Bestyrelsesmedlemmer, skal Compliance Teamet i første omgang konfrontere det respektive Bestyrelsesmedlem(mer) med beskyldningen. Hvis beskyldningen anset for værende berettiget og alvorlig, skal Compliance Teamet indberette sagen til Supervisory Board. 16

17 Selskaber

18 Marquard & Bahls Adfærdskodeks Lokationer 18

19 Lokationer Pr.: 11/

20 Marquard & Bahls AG Admiralitätstraße Hamburg Germany Status: