EU-udbud: Kontor- og Skoleartikler, Kuverter m/u tryk, Kopipapir samt Toner- og Blækpatroner. Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD

Transkript

1 Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD 2008/S XXX XXX XXX Januar, 2008 Delaftale A: Kontor- og Skoleartikler, Kuverter m/u tryk, Kopipapir Delaftale B: Toner- og Blækpatroner Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Jeanet Vandling Tlf.: / Mobil: Fællesindkøb Fyn Side 1 af 24

2 Indholdsfortegnelse: 1. Indledning Udbudsbetingelser: Udbudsform Tidsplan Leverancens omfang Kravspecifikation Tildelingskriterier Minimumskrav Tilbudsfrist og form Kommunikation Kontraktudkast Parterne Kontraktgrundlag og Type Kontraktperiode Leveringsbetingelser Fakturering og Følgeseddel Prisregulering og Priser Betalingsbetingelser Elektronisk handel Statusmøder Produktsammensætnings- og Kontraktændringer Offentlige påbud Underleverandør Miljø Kontakt mellem parterne Statistik Overdragelse af aftale Misligholdelse Force majeure Offentliggørelse af kontrakt og Tavshedspligt Erstatning og Forsikring Tvist Underskrift Bilag: Bilag 1: Tro- og Love Erklæring Bilag 2: Eventuelle forbehold Bilag 3: Rabat Bilag 4: Information om Elektronisk Varekatalog Bilag 5: Tilbudslister Kontor- og Skoleartikler samt kuverter uden tryk Bilag 6: Tilbudslister Kuverter med tryk Bilag 7: Tilbudslister Kopipapir Bilag 8: Tilbudslister Toner- og blækpatroner Bilag 9: Logo Assens Kommune Bilag 10: Logo Faaborg-Midtfyn Kommune Bilag 11: Generelle oplysninger Fællesindkøb Fyn Side 2 af 24

3 1. Indledning Fællesindkøb Fyn Fællesindkøb Fyn er et indkøbsfællesskab mellem fem kommuner på Fyn. De deltagende kommuner er, Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyns og Nyborg med i alt ca indbyggere. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej 3A, 5856 Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på: Opnåelse af de bedst mulige priser for den rette kvalitet Opnåelse af leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser Opnåelse af den bedst mulige service Opnåelse af mindst mulig miljøbelastning Sikre udbredelsen af e-handel Skabelsen af en totaløkonomisk optimering I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal der sikres at: Kommunerne optræder som én kunde, og at der indgås indkøbsaftaler gældende for alle kommunerne med henblik på at opnå storkundefordele. De indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere. Antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Alle indkøbsaftaler markedsføres i vort fælles interne elektroniske indkøbskatalog. Der kan læses mere om Fællesindkøb Fyn på Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside: Fællesindkøb Fyn Side 3 af 24

4 2 Udbudsbetingelser: 2.1 Udbudsform Udbudet af Kontor- og Skoleartikler, Kuverter m/u tryk, Kopipapir samt Toner- og Blækpatroner sker i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept om fremgangsmåden ved offentlige udbud af varekøb i EU. Fællesindkøb Fyn har på dato for udbudsbekendtgøelsens valgt at give fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne. Udbudsmaterialet kan downloades i både word og pdf format fra Fællesindkøbs hjemmeside: Det vil til enhver tid være den offentliggjorte pdf-version af udbudsmaterialet der er den gyldige version. 2.2 Tidsplan EU-Udbudet foretages efter nedenstående tidsplan: Afsendelse af bekendtgørelse til offentliggørelse i EU-Tidende Frist for rekvirering af udbudsmateriale (kl ) Frist for afgivelse af skriftlige spørgsmål Frist for afgivelse af skriftlige tilbud (kl ) Forventet dato for valg af leverandør. Resultat meddeles samtlige tilbudsgivere pr. mail. Stand-still 10 dage Kontraktstart 2.3 Leverancens omfang Det samlede forbrug af produkter på de fire områder under de to delaftaler anslås til: Delaftale A) Kontor- og Skoleartikler DKK: kr. ekskl. moms. Kuverter m/u logo DKK: kr. ekskl. moms Kopipapir DKK: kr. ekskl. moms. Delaftale B) Toner - og Blækpatroner DKK: kr. ekskl. moms. Ovenstående årlige indkøb er kun at betragte som vejledende. Det skal derfor accepteres, at Fællesindkøb Fyn ikke er forpligtet til at aftage mere end det faktiske behov. Fællesindkøb Fyn Side 4 af 24

5 Det skal bemærkes, at Kerteminde Kommune er bundet af udbuds kontrakter på henholdsvis kontorartikler og skoleartikler, med udløb den 31. juli 2008, hvorefter Kerteminde Kommune vil tiltræde nærværende aftale. Det skal bemærkes at nærværende udbud kun omhandler deciderede skoleartikler, ikke traditionelle fag- og beskæftigelsesmaterialer, disse vil blive udbudt separat på et senere tidspunkt. Fællesindkøb Fyn Side 5 af 24

6 2.4 Kravspecifikation Produkterne: Kontor- og skoleartikler: Der skal kunne tilbydes et bredt sortiment af kontorartikler og skoleartikler Der skal kun tilbydes kontorartikler af god og privat label/ no name kvalitet Den i tilbudet angivne pris skal være opgivet i danske kr. (DKK) ekskl. moms Den i tilbudet afgivne pris skal være inklusiv afgifter, evt. emballageafgift. Ingen af de tilbudte produkter må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelige Det skal være muligt at rekvirere prøver af udvalgte produkter med henblik på en kvalitetsvurdering, dette uden beregning for Fællesindkøb Fyn. Kuverter m/u tryk: Der skal kunne tilbydes et bredt sortiment af kuverter. Kuverterne skal være af god kvalitet og skal have en høj uigennemsigtighed. Såfremt der kommer nye kuverttyper, i kontraktperioden, skal disse altid tilbydes til den samme forholdsvise rabat som på øvrige tilbudte kuverter. Ved opstart af nye kuverttyper (nyt logo), skal der altid fremsendes korrektur til skriftlig godkendelse hos udbyder før produktionen kan påbegyndes. Den enkelte kommune forbeholder sig ret til fremsendt layout materiale. Den i tilbudet angivne pris skal være opgivet i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Den i tilbudet afgivne pris skal være inklusiv afgift evt. emballageafgift. Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelige. Det skal fremgå af emballagen, hvilken mængde og kuverttype emballagen indeholder dvs. varenummer, varetype, størrelse m.v. Mærkatet skal sidde på enden af kassen. Der skal medsendes 3 stk. prøver af samtlige tilbudte produkter. Prøver skal være tydeligt mærket med tilbudsgivers navn og vare nr. Endvidere skal der medsendes eksempler på kommunale referencetryk dvs. kuverter med tryk. Assens og Faaborg-Midtfyn Kommune bruger trykte kuverter. I Assens må institutionerne yderligere vælge om de ønsker at bruge kommunens byvåben eller de ønsker deres eget institutions logo. Dog skal alle kuverter i Assens være prydet med bølgen (se bilag 9 for eksempel). I Faaborg-Midtfyn har institutionerne ligeledes valget om de ønsker helt eget logo eller om Kommunens hovedlogo ønskes anvendt (se bilag 10 for eksempel). Fællesindkøb Fyn Side 6 af 24

7 Kopipapir: Der skal tilbydes et bredt sortiment at kopipapir i alle formater, herunder A4 og A3, hvidt og kulørt. Kopipapir skal som minimum leve op til kriterierne for et anerkendt miljømærke (f.eks. blomsten, svanen m.fl.) Den i tilbudet angivne pris skal være opgivet i danske kr. (DKK) ekskl. moms Den i tilbudet afgivne pris skal være inklusiv afgifter, evt. emballageafgift. Ingen af de tilbudte produkter må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelige Det skal være muligt at rekvirere prøver af udvalgte produkter med henblik på en kvalitetsvurdering, dette uden beregning for Fællesindkøb Fyn. Toner- og blækpatroner: Der skal kunne tilbydes et bredt sortiment af såvel original som kompatible toner- og blækpatroner. Ved levering af blækpatroner skal patronerne have min. 80% af rest holdbarheden (i tid) tilbage. Tonere til multiprintere og kopimaskiner, hvor tonerproduktet indgår som en del af serviceaftalen, er ikke omfattet af nærværende udbud. Det skal være muligt at rekvirere prøver af udvalgte produkter med henblik på en kvalitetsvurdering, dette uden beregning for Fællesindkøb Fyn. For alle ovenstående produkter: Emballage: Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder køber sig ret til uden udgifter at returnere varen. Produkterne skal leveres i brugervenlige pakninger (lette at åbne og håndtere mm.). Garanti: Tilbudsgiver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med tilbudte, er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder. Fællesindkøb Fyn Side 7 af 24

8 2.5 Tildelingskriterier På både Delaftale A og B sker leverandørudvælgelsen på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud opstillet i prioriteret rækkefølge med følgende vægtfordeling: Pris: 55 % Levering: 25 % Kvalitet: 10 % Service: 5 % Miljø: 5 % Der vil blive valgt maksimalt to leverandører. Såfremt tilbudsgiver ønsker at give rabat såfremt der indgås kontrakt på begge delaftaler skal dette anføres i bilag 3. De fem ovenstående kriterier vurderes som følger for hvert delområde: Delaftale A: Kontor- og skoleartikler, kopipapir og kuverter: Pris: Tilbudet skal afgives ved brug af vedlagte tilbudsliste (Bilag 5, 6 og 7). Som det fremgår af bilaget, skal der i tilbudet angivet nettopris ekskl. moms. Det er vigtigt, at bilaget udfyldes og fremsendes i uændret form! Der bliver vurderet på nettopriser i forhold til et vægtet køb pr. produkt. Det skal oplyses hvorledes øvrige produkter hidrørende under de nævnte kategorier af varer prisfastsættes. F.eks. om der oplyses nettopriser for alle varer eller der fratrækkes en fast rabatsats fra en navngivet prisliste (denne skal vedlægges tilbud). Ved trykning af kuverter skal prisen på opsætning af tryk m.v. oplyses i tilbudet. Levering: For Fællesindkøb Fyn er hurtig og korrekt levering af høj prioritet. Det skal oplyses i tilbudet, hvor lang leveringstid, i antal dage, der skal påregnes fra afgivelse af bestilling til modtagelse af varer. Dette opdelt på standard sortiment og skaffevarer. Det oplyses i tilbudet indenfor hvilke tider brugeren kan afgive bestilling, evt. om det vil være muligt med bestilling udenfor normal åbningstid. Det oplyses i tilbudet, hvad seneste bestillingstidspunkt vil være til levering den følgende dag. Det skal oplyses om der er mulighed for hasteordre, samt hvor lang leveringstid der må påregnes fra bestilling på sådanne. Der skal oplyses hvorvidt hasteordrer er forbundet med ekstra omkostninger. Tilbudsgiver skal synliggøre/dokumentere håndteringen af restordre. Fællesindkøb Fyn Side 8 af 24

9 Kvalitet: Hvis de tilbudte produkter ikke er direkte sammenlignelige, vil Fællesindkøb Fyn foretage en kvalitetsvurdering efter indhentning af diverse prøver. Det skal bekræftes i tilbudet, at samtlige tilbudte produkter opfylder EU s standarder. Specielt kuverter: Det skal oplyses, hvordan kuverter skal opbevares og hvor lang tid de er anvendelige (lim) i uåben emballage og opbevaret som foreskrevet fra tilbudsgiver. Service: Graden af tilbudt konsulentbistand skal beskrives i tilbudet. Det skal beskrives om det er muligt at returnere forkert bestilte varer samt hvordan dette håndteres. Er det forbundet med nogen form for omkostning for udbyder skal dette beskrives. Det oplyses i tilbudet, hvorvidt der i forbindelse med nyheder eller anden form for ændring af tilbudte sortiment, udleveres produkter til afprøvning uden beregning. Specielt for kuverter med tryk: Kuverter med tryk, i henhold til tilbudsliste 6, ønskes optaget som kundespecifikke varenr. herved forstås at kuverter med kommune logo bestilles på et af leverandøren anvist varernr, der indeholder kundespecifikke kuverter med tryk, kommunen aftrækker det ønskede antal kasser og når beholdningen når et minimumslager, genoptrykker leverandøren pr. automatik således beholdningen når op på et maximumlager. Det skal oplyses i tilbudet, om der er mulighed for lager hos tilbudsgiver. Og i givet fald, hvorvidt dette er forbundet med nogen form for omkostninger Det beskrives i tilbudet om der er mulighed for tiltryk dvs. der f.eks. trykkes stk. kuverter med tryk, hvor der efterfølgende kan trykkes individuelt logo på. Miljø: Det skal beskrives i tilbudet, hvilke miljøhensyn der er taget ved de tilbudte produkter der indgår i sortimentet. Det beskrives i tilbudet, hvorvidt kontorartikler af plast er uden PVC. Dette gælder specielt ringbind og brevordnere. Alle tilbudte kontorartikler, herunder specielt skriveartikler skal være uden Nikkel, det skal beskrives i tilbudet om dette kan bekræftes. Det skal bekræftes hvorvidt blækket i tuscher og markere er fri for klorerede og aromatiske forbindelser. Det skal oplyses hvorvidt limen i tape og lim-produkter er vandbaseret. Såfremt nogle af de tilbudte produkter har specifikke miljømærker og/eller andre mærkninger eller opfylder kriterierne til et godkendt mærke, bedes dette oplyst. Specielt for kuverter: Det skal beskrives i tilbudet, hvilke miljøhensyn der er taget ved anvendelse af de produkter der indgår til kuvertfremstilling. Opfylder det anvendte papir til kuvertfremstilling kriterierne til et miljømærke f.eks. svanen, blomsten m.fl. bedes dette oplyst. Dokumentation skal på forlangen fremsendes til Fællesindkøb Fyn. Er kuverterne fri for opløsningsmidler. Fællesindkøb Fyn Side 9 af 24

10 Delaftale B) Toner- og Blækpatroner: Pris: Tilbudet skal afgives ved brug af vedlagte tilbudsliste (Bilag 8). Som det fremgår af bilaget, skal der i tilbudet angivet nettopris ekskl. moms. Det er vigtigt, at rækkefølgen for produktnummer følges. Der bliver vurderet på nettopriser i forhold til et vægtet køb pr. produkt. Det skal oplyses hvorledes øvrige produkter hidrørende under de nævnte kategorier af varer prisfastsættes. F.eks. om der oplyses nettopriser for alle varer eller der fratrækkes en fast rabatsats fra en navngivet prisliste (denne skal vedlægges tilbud). Levering: For Fællesindkøb Fyn er hurtig og korrekt levering af høj prioritet. Det oplyses i tilbudet, hvor lang leveringstid, i antal dage, der skal påregnes fra afgivelse af bestilling til modtagelse af varer. Dette opdelt på standard sortiment og skaffevarer. Det oplyses i tilbudet indenfor hvilke tider brugeren kan afgive bestilling, evt. om det vil være muligt med bestilling udenfor normal åbningstid. Det oplyses i tilbudet, hvad seneste bestillingstidspunkt vil være til levering den følgende dag. Tilbudsgiver skal synliggøre/dokumentere håndteringen af restordre. Service: Graden af tilbudt konsulentbistand skal beskrives i tilbudet. Det skal beskrives om det er muligt at returnere forkert bestilte varer samt hvordan dette håndteres. Er det forbundet med nogen form for omkostning for udbyder skal dette beskrives. Det oplyses i tilbudet, hvorvidt der i forbindelse med nyheder eller anden form for ændring af tilbudte sortiment, udleveres produkter til afprøvning uden beregning. Tilbudsgivers garantibestemmelser for kompatible produkter skal vedlægges tilbud. Kvalitet: Hvis de tilbudte produkter ikke er direkte sammenlignelige, vil Fællesindkøb Fyn foretage en kvalitetsvurdering efter indhentning af diverse prøver. Det skal bekræftes i tilbudet, at samtlige tilbudte produkter opfylder EU s standarder. Miljø: Tilbudgiver bedes oplyse om returordning tilbydes og i bekræftende fald, under hvilke betingelser. Såfremt nogle af de tilbudte produkter har eller lever op til kriterierne til specifikke mærkninger bedes dette oplyst. Fællesindkøb Fyn Side 10 af 24

11 2.6 Minimumskrav Følgende kriterier skal være opfyldt til vurdering af tilbudsgivers egnethed. Er nævnte oplysninger ikke medsendt sammen med tilbudsmaterialet, vil tilbudet blive betragtet som værende ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivers økonomiske formåen skal bevisliggøres ved hjælp af: Fremlæggelse af virksomhedens sidste 2 årsregnskaber. Alternativt erklæring fra bank eller revision der godtgør tilbudsgivers økonomiske situation. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder organisation, ejerforhold samt personalets faglige kvalifikationer. Aktuel referenceliste med beskrivelse af sammenlignelige leverancer, med angivelse af kontaktpersoner. Beskrivelse af evt. kvalitetssikringssystem og/eller miljøcertificering. Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (Bilag 1). Der skal være tegnet produktansvarsforsikring på ting- og personskade. Der skal medsendes kopi af police eller tilsvarende dokumentation. 2.7 Tilbudsfrist og form Tilbudet skal være modtaget senest mandag den 10. marts 2008 kl Tilbudet ønskes fremsendt skriftligt i et underskrevet eksemplarer samt i én kopi på CD-rom og mærkes tydeligt: Må ikke åbnes i poståbningen. Tilbud EU 200X/S XXX-XXXX Og sendes til: Fællesindkøb Fyn Att.: Jeanet Vandling Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Form: Begge fremsendelser skal indeholde tilbudet, hvor bilagene 5, 6, 7 og 8 (tilbudslister) i udbudsmaterialet er benyttet i uændret format. Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå af bilag 2. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet og tilbudet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Prislister og kataloger skal kun sendes i ét eksemplar. Tilbudet skal belyse alle forhold om tilbudsgivers løsning af leverancen. Bilag 11, generelle oplysninger, skal udfyldes og vedlægges tilbud. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning men returneret i uåbnet stand. Fællesindkøb Fyn Side 11 af 24

12 Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene, eller erholde oplysningerne om de givne tilbudspriser. Tilbudsgiver kan pr. telefon eller mail, efter tilbudsfristens udløb få oplysninger om antallet af indkomne tilbud, samt navn på, hvilke firmaer der har afgivet tilbud. Tilbudet skal være gældende i 90 dage fra tilbudsfrist. Tilbud samt tilhørende materiale/information skal affattes på dansk. 2.8 Kommunikation Al kommunikation, såvel tale som skriftlig i forbindelse med aftalen, skal foregå på dansk. Spørgsmål til udbudsmaterialet rettes i udbudsperioden skriftligt til udbyders kontaktperson: Att.: Eller Jeanet Vandling Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge jevan@faaborgmidtfyn.dk Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål er: Mandag, d. 3. marts Indkomne spørgsmål vil blive besvaret løbende. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Fællesindkøb Fyns hjemmeside under igangværende udbud: Tilbudsgivere opfordres løbende til at orientere sig på hjemmesiden. Fællesindkøb Fyn Side 12 af 24

13 3. Kontraktudkast 3.1 Parterne Der indgås hermed kontrakt mellem: Udbyder: Kontrakthaver: Fællesindkøb Fyn og Firma Graabjergvej 3A Adresse 5856 Ryslinge Postnr. By 3.2 Kontraktgrundlag og Type Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler jf. Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af udbyder udarbejdede udbudsmateriale med bilag (herunder spørgsmål og svar), og kontrakthavers tilbud med bilag i prioriteret rækkefølge udgør det samlede kontraktmateriale. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som udbyder løbende afgiver. Kontrakten består af to delkontrakter og omhandler levering af: Del A: Del B: Kontor- og Skoleartikler, Kuverter m/u tryk, Kopipapir Toner- og Blækpatroner 3.3 Kontraktperiode Kontrakten er gældende i 3 år med option på forlængelse i yderligere op til 12 måneder. Udbyder skal senest 3 måneder før kontraktudløb give kontrakthaver besked om hvorvidt optionen ønskes benyttet. Kontraktperiode: Fællesindkøb Fyn Side 13 af 24

14 3.4 Leveringsbetingelser Alle leverancer skal være frit leveret på den af bestiller anviste adresse. For kopipapir skal leverancen være på anvist plads. Det er en betingelse at varerne leveres således, at levering anses sket, når varen er leveret til aftalt tid, på rette adresse og aftalt sted indenfor institutionens åbningstid. Tilbudsgiver hæfter for leverancens økonomiske indhold, indtil modtageren har godkendt leverancen. Der må ikke uden forudgående aftale med Fællesindkøb Fyn leveres andre varer end de der fremgår af rammeaftalen. Der accepteres ikke krav om minimum ordrestørrelser eller gebyrer af nogen art. 3.5 Fakturering og Følgeseddel Faktura skal gebyrfrit og elektronisk fremsendes til bestilleren i hver af de 5 kommuner, jf. Lov nr af 27. december 2003 om offentlige betalinger, på baggrund af oplyste EANlokationsnumre og skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Bestillernavn EAN-nummer Ordre-/rekvisitionsnummer Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. På følgeseddelen skal der som minimum angives: Varenavn, varenummer og antal Bestillernavn Ordre nummer EAN-nummer Dato 3.6 Prisregulering og Priser Regulering af prisen skal ske i henhold til nettoprisindekset, dog højest udviklingen i Kommunernes Landsforenings udmeldte løn- og prisindeks for varekøb. Første prisregulering kan foregå pr. 1. januar 2009 på baggrund af den senest oplyste fremskrivningsprocent for det pågældende budgetår. Der kan kun prisreguleres en gang årligt pr. 1. januar. De tilbudte priser skal være konkurrencedygtige i hele aftaleperioden. Fællesindkøb Fyn Side 14 af 24

15 Eventuelle prisnedsættelser skal automatisk påvirke de tilbudte priser. Ved den valgte leverandørs lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette tilbud, skal produkterne tilbydes kommunerne til disse priser. En eventuel prisstigning skal kunne dokumenteres fra leverandørens side. Alle prisstigninger skal meddeles og accepteres af Fællesindkøb Fyn. Såfremt der i aftaleperioden kan tilbydes nye produkter, eller at der optages erstatningsprodukter på leverandørens normale prisliste, der pr. tilbudsdato ikke var kendte, skal disse produkter som minimum tilbydes kommunerne til listepriser fratrukket den gennemsnitlige rabat for de øvrige eksisterende tilbudte produkter. 3.7 Betalingsbetingelser Løbende måned + 30 dage fra modtagelse af korrekt elektronisk faktura. 3.8 Elektronisk handel Fællesindkøb Fyn benytter elektronisk aftalekatalog fra KMD. Her markedsføres indkøbsaftaler internt i kommunerne og decentrale indkøbere kan her søge oplysninger om hvor de skal handle, på hvilke vilkår, se prisbilag, finde link til leverandørernes websider, e- mail, kontaktpersoner mm. Aftalekataloget er primo 2007 udvidet med et bestillingsmodul (KMD Web-bestilling), med mulighed for direkte bestilling hos leverandørerne, når katalog med billeder, beskrivelse af varer og priser er indlagt i systemet. Som leverandør til Fællesindkøb Fyn stilles der krav om levering af elektronisk varekatalog. Det er et krav, at bestilling kan foretages og katalog med billeder, er indlagt i KMD Webbestilling, senest ved kontraktstart. Manglende elektronisk varekatalog vil blive anset som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Information om Fællesindkøb Fyns E-handelssystem kan søges hos KMD eller hos Fællesindkøb Fyn, se Bilag 4. Ved udsendelse af nærværende udbudsmateriale har der været afholdt kurser i e-handel i 4 af de 5 kommuner, som derfor ved kontraktindgåelsen er parate til at handle via Web-bestilling. 3.9 Statusmøder Fællesindkøb Fyn ønsker et statusmøde efter ½ års forløb af kontrakten, med henblik på en generel evaluering af samarbejdet. Herefter afholdes statusmøder en gang årligt. Fællesindkøb Fyn indkalder til statusmøder. Fællesindkøb Fyn Side 15 af 24

16 3.10 Produktsammensætnings- og Kontraktændringer Såfremt der som følge af lovgivningsmæssige ændringer mv. foretages korrektioner/ ændringer i produkternes sammensætning er kontrakthaver pligtig til omgående at informere udbyder herom samt omgående at ændre produktet, hvor dette følger af lovgivningen og/eller myndighedskrav. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med produkter, der falder inden for det produktområde, der er omfattet af nærværende kontrakt, skal kontrakthaver i samarbejde med og efter aftale med udbyder tilbyde sådanne produkter. Udbyder medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til de af kontrakten stillede minimumsbetingelser. Nærværende kontrakt samt bilag til denne, kan kun ændres ved skriftlig kontrakt mellem udbyder og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til punkt 3.6 (Prisregulering og Priser) anses ikke som værende en kontraktændring Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud som naturligt henhører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Underleverandør Såfremt kontrakthaver anvender underleverandør til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen Miljø Udbyder ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker udbyder aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel udbyders egne afdelinger, institutioner m.v. som hos udbyders leverandører af varer og tjenesteydelser. Kontrakthaver skal garantere, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mm. Fællesindkøb Fyn Side 16 af 24

17 På udbyders forlangende skal kontrakthaver, i relevante tilfælde uden udgifter for udbyder, fremskaffe den nødvendige dokumentation, til brug for miljøvurdering af produktet Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Sælgerbesøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra sælgers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Al kontakt skal ske på opfordring fra institutionerne Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik med følgende indhold medmindre andet er aftalt: Statistikken skal indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) fordelt på varer, varegrupper og bestiller. Statistikkerne skal kunne leveres elektronisk med henblik på bearbejdning i gængse elektroniske systemer. Udbyder skal efter ønske kunne få oplyst forbrug på hver af de enkelte produkter Overdragelse af aftale Rettigheder og forpligtelser efter kontrakten med tilhørende bilag, vil hverken helt eller delvist kunne overdrages af kontrakthaver, ligesom de af kontrakten flydende fordringer ikke kan overdrages, sælges eller belånes af kontrakthaver. Dette gælder ikke såfremt kontrakthaver særskilt og skriftligt har aftalt dette med udbyder Misligholdelse Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er udbyder berettiget til at opsige hele aftalen med en måneds varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a.: Manglende overholdelse af leveringstid Manglende overholdelse af lovmæssige krav til produktet Manglende leverancer Manglende overholdelse af kravspecifikationer Manglende elektronisk katalog indlæst til KMD web-bestilling ved kontraktstart Fællesindkøb Fyn Side 17 af 24

18 Såfremt konkurslovens regler ikke er til hinder herfor, kan Fællesindkøb Fyn uden varsel opsige kontrakten såfremt leverandøren erklæres konkurs, træder i likvidation eller anmelder betalingsstandsning ved skriftlig meddelelse til boet. Undlader kommunerne under Fællesindkøb Fyn at opfylde deres kontraktlige forpligtelser, er leverandøren berettiget til, efter fremsættelse af skriftligt krav herom, at hæve kontrakten. Forudsætningerne for dette er, at leverandøren kan påvise at undladelsen er af væsentlig betydning for leverandøren og at kommunerne er meddelt rimelig frist (30 kalenderdage) til at afhjælpe den påberåbte misligholdelse Force majeure I tilfælde af force majeure, som defineret i Købelovens 24, herunder også strejke og lockout, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Den af parterne der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part meddelelse herom skriftligt så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. En force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan udbyder kontrahere til anden side så længe force majeure er til stede. Ved force majeure der er forårsaget af strejke og/eller lockout eller anden konflikt, er parterne berettiget til at hæve kontrakten efter leveranceudeblivelse i 30 kalenderdage Offentliggørelse af kontrakt og Tavshedspligt Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Udbyder gør kun aftalen delvist tilgængelig for medarbejderne gennem KMD Web-aftale (Aftalekataloget). Kommunerne under Fællesindkøb Fyn er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedslove, der kan berettige parter og andre til at få indsigt. Fællesindkøb Fyn henviser i den sammenhæng til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne aftales indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb Erstatning og Forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver personog tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Fællesindkøb Fyn Side 18 af 24

19 3.21 Tvist Uoverensstemmelser i forbindelse med nærværende kontrakt søges afgjort ved forhandling. Hvor intet andet er anført, gælder købelovens garanti- og ansvarsregler, idet dog enhver forsinkelse og mangel anses for væsentlig Underskrift Denne kontrakt inkl. tilhørende bilag, er udfærdiget og underskrevet i 2 eksemplarer, hvoraf det ene beror hos Udbyder og det andet hos Kontrakthaver. d. / d. / Kontrakthaver Jeanet Vandling, Indkøbschef Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Indkøbskonsulent Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Fællesindkøb Fyn Side 19 af 24

20 Bilag: Bilag 1: Tro- og Love Erklæring Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE. - om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Virksomhedens navn, adresse samt CVR nr.: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift Fællesindkøb Fyn Side 20 af 24

21 Bilag 2: Eventuelle forbehold Såfremt der tages forbehold i forhold til kontrakten eller andre dele af det samlede udbudsmateriale skal disse forbehold fremføres ved skriftligt og tydeligt på listeform for hvert forbehold at angive stedet i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt angive den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. Bilag 2 vedlægges tilbud såfremt tilbudsgiver har nogle forbehold. Dato: Firmanavn: Underskrift: Stempel: Fællesindkøb Fyn Side 21 af 24

22 Bilag 3: Rabat Der vil blive valgt maksimalt to leverandører: én til delaftale A. én til delaftale B. Såfremt tilbudsgiver ønsker at give rabat, såfremt der indgås kontrakt på begge delaftaler, skal dette anføres i nedenstående skema. Rabat i % Fællesindkøb Fyn Side 22 af 24

23 Bilag 4: Information om Elektronisk Varekatalog Vedlagt materialet til down-load. To stk. pdf. Filer. Bilag 5: Tilbudslister Kontor- og Skoleartikler samt kuverter uden tryk. Tilbudslisten er vedlagt separat i Excel format, skal down-loades separat fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside. Bemærk, Excel arket består af to faner indeholdende tilbudsliste på god kvalitet samt privat labet/ no name kvalitet. Bilag 6: Tilbudslister Kuverter med tryk Tilbudslisten er vedlagt separat i Excel format, skal down-loades separat fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside. Bemærk, Excel arket består af to faner indeholdende tilbudsliste på tykning af både kuverter med hovedlogo samt institionslogo. Bilag 7: Tilbudslister Kopipapir Tilbudslisten er vedlagt separat i Excel format, skal down-loades separat fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside. Bilag 8: Tilbudslister Toner- og blækpatroner Tilbudslisten er vedlagt separat i Excel format, skal down-loades separat fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside. Bemærk, Excel arket består af to faner indeholdende tilbudsliste på original og kompatible tonere. Bilag 9: Logo Assens Kommune Eksempel på logo er vedlagt separat i pdf format, skal down-loades separat fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside. Bilag 10: Logo Faaborg-Midtfyn Kommune Eksempel på logo er vedlagt separat i pdf format, skal down-loades separat fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside. Fællesindkøb Fyn Side 23 af 24

24 Bilag 11: Generelle oplysninger Til brug for Fællesindkøb Fyns elektroniske aftalekatalog Virksomhedsoplysninger: Navn Adresse Postnr. By Land Telefon Fax Hjemmeside CVR-nummer Kontaktpersoner: Titel Navn Telefon Mobil Titel Navn Telefon Mobil Titel Navn Telefon Mobil Fællesindkøb Fyn Side 24 af 24