Referat af bestyrelsesmøde nr Bestyrelsesreferat lørdag d. 3. september Bestyrelsesmødet havde følgende dagsorden:

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde nr Bestyrelsesreferat lørdag d. 3. september 2011 Bestyrelsesmødet havde følgende dagsorden: 1. Orientering fra formand 2. Økonomi 3. Vedligeholdelsesplan 2011 og senere 4. Opfølgning på løbende sager 5. Vedtægtsændringer orientering om status 6. Sommerfest 2011 evaluering 7. Procedure ved ansøgning om facadeændringer 8. Ansøgning fra en lejlighed om bygningsmæssige ændringer i etageadskillelser samt ændring af gulvkonstruktion. 9. Henvendelse om montering af sikkerhedskrog/ring i to-etageslejlighederne vinduespudsning. 10. Henvendelse fra en lejlighed angående løse klinker på til terrassen 11. Fælleshenvendelse fra Øst og Vest til lejligheder med gårdterrasser angående vedligeholdelse 12. Brug af hjemmesiden 13. Mødedatoer i Eventuelt Hele bestyrelsen var mødt. Ad.1. Orientering fra formanden indeholdt følgende punkter: I. Forbrugsoversigter: Varmeforbruget ser fornuftigt ud i relation til de tidligere år. Vinteren 2010/2011 sætter sit præg på forbruget. Elforbruget er ligger ca. 7 % lavere end i samme perioder i årene 2008, 2009 og De nyrenoverede elevatorer er givetvis en del af grunden hertil. Det er endnu for tidligt at sige noget om, hvorvidt overgangen til individuel elmåling viser nogen besparelse. Vi kan se, at andelen af fælles el i de to måneder, som der foreligger forbrugstal for udgør 23 %. Bestyrelsen forudsatte en andel på 25 %, hvilket må siges at være en god overensstemmelse. Bestyrelsen vil følge udviklingen på dette punkt. Forbruget af forbrugsvandet ligger stabilt. Dog har der vist sig en påfaldende udvikling: Forbruget af varmt vand stiger, men det samlede vandforbrug ligger stabilt. Bestyrelsen vil følge udviklingen for at se, om der skal foretages noget. Bestyrelsen besluttede at nedsætte af energiarbejdsgruppe, der skal undersøge elpriser og leverandører og undersøge hvilken økonomi, der kan ligge i at skifte elleverandør. Opgaven rummer desuden en undersøgelse af eventuelle andre muligheder for at få den mest økonomiske elforsyning. Claus Bjerre Christensen og Søren Baumgarten udfører dette arbejde. Bestyrelsen har tidligere drøftet, om vi kan foretage nogle initiativer for at begrænse energiforbruget, eventuelt ved at skifte/supplere termostatventilerne ved radiatorerne. Denne undersøgelse viste, at vi ikke på nuværende tidspunkt med fordel vil kunne forbedre energiøkonomien yderligere. II. Individuelle elmålere. På elmålerne er der 3 lamper, der lyser: rødt, gult og grønt. Det skal de, og der er ikke nogen fejl. Det er måske ikke hensigtsmæssigt med de farver, men sådan er de leveret fra fabrikanten. Hvis én af de 3 faser ikke lyser, indikerer dette, at fasen mangler i- eller fra hovedtavlen i kælderen. Post: Vestervang 9.15; 8000 Århus C, adresse: Vestervang4-10@mail.dk Hjemmeside:

2 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 2 III. Cykeloprydning. Bestyrelsen skal henlede opmærksomheden på den cykeloprydning der vil blive gennemført i den nærmeste tid. Se opslag herom. Oprydningen gælder også barnevognsrummene. IV. Hækken mod Botanisk Have. Bestyrelsen har fra flere af ejerforeningens medlemmer fået en opfordring til at få beskåret og afrettet hækken ned mod Botanisk Have. Det er et arbejde, der er i gang. Ad.2. Økonomi Bestyrelsen gennemgik kontoudskrifter fra Danske Bank samt en resultatopgørelse for 1. halvår Likviditeten ser god ud, men vi har heller ikke gennemført større reparationer. Bestyrelsen noterer sig med tilfredshed, at udgifterne til eftersyn af og reparationer på elevatorerne er faldet betydeligt i forhold til før renoveringen. Bortset herfra gav resultatopgørelsen ikke anledning til kommentarer eller bemærkninger. Likviditeten i ejerforeningen er tilfredsstillende. Der var ingen restancer vedrørende betaling af fællesudgifter pr. 1. august Bestyrelsen skal på baggrund af en henvendelse fra køber/sælger af en ejerlejlighed oplyse, at afregningen af det individuelle elforbrug mellem sælger og køber skal ske i forbindelse med den refusionsopgørelse der sker mellem køber og sælger, idet ejerforeningen alene afregner med ejeren på opgørelsestidspunktet dvs. næste gang ved årsskiftet 2011/2012. Ad. 3. Vedligeholdelsesplan 2011 og senere Af tilstandsrapporten fremgår det, at der er nogle revnedannelser i gulvet i garagen. Bestyrelsen har fået Rambøll til at udarbejde et notat, der beskriver det nærmere omfang af skaden, og hvordan den kan udbedres. Bestyrelsen vil drøfte med naboejerforeningen, om vi skal lade det udføre i fællesskab. Bestyrelsen vil evt. gennemføre arbejdet i Der er en hage ved dette projekt. Der vil være en begrænset adgang til garagerne i den periode, hvor arbejdet skal gennemføres. Bestyrelsen vil se på, hvordan det kan gennemføres med mindst mulig gene for de beboere, der har ærinde i garagerne. I Tilstandsrapporten er det forudsat, at fliserne i gården skal rettes op. Bestyrelsen har gennemgået fliserne, og har måttet konstatere, at det allerede i 2011 vil være nødvendigt at foretage reparationer. Bl.a. gangarealet på nordsiden af altangangshuset er fliserne smuldret betydeligt flere steder vil en totaludskiftning af fliserne i gårdarealet mellem terrassehuset og altangangshuset sandsynligvis være påkrævet samtidig med en opretning af underlaget. Ejerforeningerne vil søge at udføre dette arbejde i fællesskab. I den energiledelsesrapport (ELO), som bestyrelsen skal foranledige udført, fremgår det, at et svagt punkt i klimaskærmen er indgangspartierne til de to-etageslejligheder i altangangshuset. Bestyrelsen har længe udskudt at gøre noget ved denne del, men nu er tiden kommet, hvor det skal udføres i foråret I den forbindelse vil vi undersøge om vi kan få energitilskud til dækning af en del af udgifterne. Det er efterhånden 20 år siden, at opgangene blev malede. Bestyrelsen har undersøgt behovet og er kommet til det resultat, at opgangene i terrassehuset trænger til maling bl.a. fordi der er en del mærker på vægge mv. I altangangshuset er det ikke nødvendigt med en lige så stor indsats, men en pletvis reparation på de steder, hvor sliddet er størst, f. eks. Indgangsdøre, gelændre ved trapper mv.

3 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 3 Ad. 4. Opfølgning på løbende sager Kontoret er ved at blive renoveret. Der er installeret et nyt toilet, radiatoren fornyes, og der isoleres mod nordfacaden. Der males og indsættes nye køkkeninstallationer, dog uden komfur, hvilket giver en besparelse i forhold til den oprindelige plan. Det gamle mødebord med tilhørende stole var efterhånden så dårlige, at en udskiftning var tiltrængt. Skiltene ved opgangene er ved at blive udskiftede. Belysningen ved postkasserne. I forbindelse med opsætningen af det fællespostkassesystem, var det nødvendigt at supplere med belysning, så det er muligt at se, hvad der er kommet af post. Imidlertid aktiveres de pågældende lamper hver gang, der passerer personer. Belysningen vil blive justeret, så de i større omfang passer til det behov, der er for lys. Uafsluttet sag om Risskov Murer fra 2006 sydfacaden på altangangshuset. Vi har en uafsluttet sag om udførelse af mangelarbejder på entreprisen for sydfacaden af altangangshuset i Det har ikke været muligt at få entreprenøren til at udføre de pågældende mangelarbejder. Bestyrelsen så gerne at vi selv lod en anden entreprenør udføre mangelarbejderne og foretage modregning i det garantibeløb, der fortsat henstår. Det er lettere sagt end gjort. Hvis vi forlanger at foretage modregning i garantistillelsen, vil entreprenøren forlange afholdt syn- og skøn, og så begynder pengene at rulle. Bestyrelsen har fået henvendelse om at brevsprækker i terrassehuset er utætte, og de kan ikke lukkes effektivt. Det er vigtigt, at de er tætte. En løsning på problemet kan være, at der monteres en tætningsklap på indvendig side af brevindkastet. Alternativt kan det blive, at udskifte alle brevsprækker i terrassehuset. Bestyrelsen undersøger mulighederne. Bestyrelsen har fået en forespørgsel om, hvem der skal sørge for og bekoste udskiftningen af de insektnet, der sidder ved nogle af ventilationsklapperne, og som er gået i stykker. Bestyrelsen har besluttet, at det er en del af den ydre klimaskærm, og som følge heraf er det ejerforeningens opgave at udskifte disse. De ejere, der har insektnet, der skal udskiftes, bedes rette henvendelse til bestyrelsen, som derefter vil foretage en samlet udskiftning. Slutredigering af Velkommen til Vestervang (Claus og Lene) Den endelige redigering færdiggøres, så der kan udsendes nye blade til velkomstmapperne. Utætheder, udtrædning på facadeelementer. Der er nogle rustudtrædninger på sydfacaden og vestgavlen på terrassehuset og enkelte steder på altangangshuset. De vil blive udbedrede. Ad. 5. Vedtægtsændringer orientering om status De vedtægtsændringer, der er en konsekvens af beslutningen på den seneste generalforsamling er ikke tinglyst endnu. Advokaten oplyser, at der er problemer i relation til den digitale tinglysning. Det har vist sig, at det kræver fuldmagt fra hver enkelt ejer. Ad. 6. Sommerfest 2011 evaluering Der var i alt 56 deltagere, men antallet af fremmødte lejligheder er ikke kendt. Der var en god stemning, men spørgsmålet er om en nedre grænse for at gennemføre et sådant arrangement ikke ligger ved 50 personer. Der er trods alt et stort arbejde forbundet med at organisere sommerfe-

4 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 4 sten. Bestyrelsen vil diskutere spørgsmålet ved det næste kontaktudvalgsmøde med naboejerforeningen. Ad. 7. Procedure ved ansøgning om facadeændringer Vi har modtaget en henvendelse fra en ejer umiddelbart efter generalforsamlingen. Bestyrelsen har rettet henvendelse til Århus Kommune, der i et svar har gjort opmærksom på de lokalplanmæssige bestemmelser, der gælder for ejerforeningen. Ifølge bestemmelserne må der ikke foretages ændringerne i facaden uden tilladelse. Bestyrelsen tager i hvert enkelt tilfælde stilling til ansøgninger om facadeændringer. Der skal søges om tilladelse hos bygningsinspektoratet. Vi drøfter desuden spørgsmålet med naboejerforeningen ved det næste kontaktudvalgsmøde. Ad. 8. Ansøgning fra en lejlighed om bygningsmæssige ændringer i etageadskillelser samt ændring af gulvkonstruktion. Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en ejer om bygningsmæssige ændringer bl.a. om gulvvarme, ændring af de bærende konstruktioner samt etablering af gulvbelægning. Det har i den konkrete sag været nødvendigt at konsultere ejerforeningens rådgiver i byggetekniske spørgsmål. Den pågældende ejer har på trods af bestemmelserne i Velkommen til Vestervang, hvor der står, at man ikke må gribe ind i de bærende konstruktioner, påbegyndt arbejderne uden først at sikre sig, at det ville være muligt at gennemføre dem. Bestyrelsen ser meget alvorligt på den slags. Konsekvensen har været, Ejeren af den pågældende ejerlejlighed skal udføre en ekstraforstærkning af bygningen, for at der ikke skal opstå en skade på den. Et ønske om at ændre gulvbelægningen har ikke kunnet tillades, da den ønskede løsning vil belaste bygningen ud over det, den er dimensioneret til. Bestyrelsen skal indskærpe, at ingen af ejerforeningens medlemmer påbegynder bygningsmæssige ændringer, før de er godkendt af bestyrelsen. Ad. 9. Henvendelse om montering af sikkerhedskrog/ring i to-etageslejlighederne vinduespudsning. Det er blevet mere vanskeligt at få pudset vinduer i de toetages lejligheder, i det mindste de steder, hvor der er en smal pudsealtan. Arbejdssikkerheden indeholder bestemmelser, der kræver en sikring af den vinduespudser, der udfører arbejdet. Derfor har bestyrelsen fået en henvendelse fra en ejer, der ønsker at få monteret sikkerhedskrog, så det fortsat er muligt at få pudset vinduer. Bestyrelsen vil også i dette spørgsmål drøfte spørgsmålet med naboejerforeningen på det næste kontaktudvalgsmøde. Det skal understreges, at bestyrelsen står alene som formidler af en mulig løsning. Den enkelte ejer må selv betale for at få etableret sikkerhedsforanstaltningerne. Ad. 10. Henvendelse fra en lejlighed angående løse klinker på til terrassen Bestyrelsen har principgodkendt en ansøgning om at etablere et klinkegulv på en terrasse, da den er opbygget på en speciel måde. Det skal være sådan, som det fremgår af den pågældende ansøgning, at klinkerne kan tages op, også enkeltvis, når der skal foretages renovering/vedligeholdelse af terrassegulvet/membranen. Den endelige godkendelse afhænger af den belastning, som konstruktionen vil belaste bygningen med. Bestyrelsen har bedt om at få en teknisk beskrivelse af den konkrete løsning og oplysning om den samlede vægt af klinkerne, inden arbejdet sættes i gang.

5 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 5 Ad. 11. Fælleshenvendelse fra Øst og Vest til lejligheder med gårdterrasser angående vedligeholdelse Bestyrelsen har modtaget henvendelser fra en række beboere, om at nogle af de meget synlige og iøjnefaldende terrasser i visse perioder fremstår lidt misligholdt. På den baggrund har bestyrelserne i begge ejerforeninger besluttet at rette en henvendelse til ejerne af disse lejligheder. Det skal understreges, at bestyrelserne mener, at de generelt ser pæne og ordentlige ud, men enkelte har i perioder været noget rodede og misligholdte. Ejerforeningen har i lighed med facadevedligeholdelsen også bygningsvedligeholdelsen af terrasser og altaner, og beboerne har den daglige vedligeholdelse med rengøring mv. Normalt beskæftiger bestyrelserne sig ikke med ejere/beboeres daglige rengøring og ryddelighed på altaner og terrasser, men med ovennævnte lejligheder er terrasserne meget synlige, og har dermed væsentlig betydning for bebyggelsens udseende. Spørgsmålet om fællesareal (terrasse i gårdplan ved altangangshuset). Vi har sammen med naboejerforeningen rettet henvendelse til Landsforeningen for Ejerlejligheder, og har derfra fået følgende opfattelse af spørgsmålet. Terrasser og altaner er en del af fællesarealet. De kan ikke indgå som en del af den enkelte ejerlejlighed, men denne kan have en eksklusiv ret til at benytte Terrassen/altanen. Lidt firkantet kan man sige, at alle medlemmerne i ejerforeningen har ret til at benytte en hvilken som helst terrasse/altan, men man har ikke ret til at komme ind gennem den pågældende lejlighed for at kunne udnytte sin ret. Ad. 12. Brug af hjemmesiden Hjemmesiden er blevet godt modtaget af beboerne. Bestyrelsen har en lang række mailadresser på medlemmerne i ejerforeningerne. Bestyrelsen vil bede de af ejerforeningens medlemmer, som endnu ikke har afleveret deres adresser, om at aflevere disse. Så vil de fremtidigt få referater fra bestyrelsesmøder. Referaterne vil desuden komme til at ligge på ejerforeningens hjemmeside: De ejere, der ikke har mailadresser vil få leveret mødereferater i deres postkasse. Ad. 13. Mødedatoer i 2011 Bestyrelsen har foreløbigt planlagt møde til: Møde i oktober meddeles senere ved opslag Tirsdag d. 6. december 2011, kl. 19:30 Begge møder er planlagt med at indeholde punktet: Møde med bestyrelsen.

6 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 6 Ad. 14. Eventuelt. Der var ellers intet at referere fra dette spørgsmål. Mødet sluttede kl Lene Jensen 9.56 Birgit S. Frederiksen 4.11 Finn Riiskjær 9.63 Claus Bjerre-Christensen 9.72 S. Baumgarten 10.53