For de ejere/beboere, der ønsker at benytte sig af det, kan de komme i forbindelse med ejerforeningen.

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde nr lørdag d. 5. september 2015 Bestyrelsesmødet havde følgende dagsorden: 1. Orientering fra formand 2. Orientering om kontrakt ang. rengøring 3. Afklaring af privat areal og fælles areal samt drøftelse af facader i a-huset i gårdniveau. 4. Forslag om revidering af husorden 5. Økonomi 6. Igangværende arbejder 7. Revidering af vedligeholdelsesplan 8. Mødedatoer i Eventuelt Hele bestyrelsen var mødt. Desuden var suppleanterne Claus Bjerre-Christensen og Peter Lyngmose Nielsen indbudt til at deltage i mødet. Ejerforeningens driftsansvarlige Jørgen Leth samt ejerforeningens administrative medarbejder Hanni Bjerre-Christensen deltog i mødet. Der er tale om bestyrelsens årlige heldagsmøde, der foregik på Restaurant Ferdinand. Mødet begyndte kl. 09:00. Bestyrelsen skal anmode om, at de ejere/beboere, der endnu ikke har oplyst deres adresse, oplyser dette til ejerforeningens kontor, så referaterne kan blive udsendt på mail. De ejere/beboere, der ikke har mailadresser vil selvfølgelig få tilsendt referaterne som hidtil. For de ejere/beboere, der ønsker at benytte sig af det, kan de komme i forbindelse med ejerforeningen på adressen: vestervang4-10@mail.dk Desuden kan ejerforeningens medlemmer og beboere få oplysninger om foreningens virke på ejerforeningens hjemmeside: Ejerforeningens Personale Funktion Telefon adresse Jørgen Leth Driftsansvarlig j.leth@stofanet.dk - Ivan Pedersen Ejendomsassistent Træffetid (hverdage) Ad. 1. Orientering fra formand indeholdt følgende punkter: I. Forbrugsoversigter. Elforbrug: Set over det første halve år i 2015 er der et mindre forbrug i forhold til året før på godt 2,5 % når vi taler om ejerforeningens totale forbrug. For fællesel er det i samme periode tale om en et beskedent merforbrug. Vandforbrug: Set over de 8 måneder af 2015 er der et ubetydeligt mindreforbrug i forhold til året før, når vi taler om ejerforeningens totale vandforbrug. Hjemmeside: Post Vestervang 9.15, 8000 Aarhus C

2 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 2 Varmeforbrug: Set over årets 8 måneder for 2015 er der et merforbrug i forhold til året før, når vi taler om ejerforeningens totale forbrug, og der er korrigeret for graddagetallet. Da der er en periodeforskydning i aflæsningen, er tallene ikke helt repræsentative. Vi kan sammenligne forbruget i vores ejerforening i forhold til naboejerforeningen. Udviklingen i forbruget svarer med de forskelligheder, der er, til naboejerforeningens forbrug. II. Status på DONG-sagen. DONG-sagen omfatter to sager, som behandles særskilt. Den ene sag er en substanssag mellem DONG og Konkurrencerådet, hvor DONG har nedlagt påstand om, at Konkurrenceankenævnets kendelser ophæves. Den anden sag er erstatningssagen, hvor Energi Danmark og ca virksomheder herunder vores ejerforening - kræver erstatning af DONG for overtrædelsen af konkurrencereglerne i det omfang, det har medført ulovligt høje priser. Substanssagen er netop blevet berammet til domsforhandling til april/maj Der kan derfor ikke forventes dom i substanssagen før i sommeren Der er fortsat ikke kommet noget nyt frem, og der er heller ikke fremsat argumenter, som ændrer ved vurderingen af, at Sø- og Handelsretten vil stadfæste Konkurrenceankenævnets kendelse. Erstatningssagen er fortsat sat på pause og afventer dom i substanssagen. Når denne dom foreligger, vil erstatningssagen blive genoptaget, hvilket efter de foreløbige udmeldinger forventes at ske når substanssagen er afklaret i løbet af Bestyrelsen modtager med mellemrum information fra EnergiDanmark. Det her anførte om sagen er derfor stort set en gentagelse af sidste års beskrivelse. Sagen forløber efter den nugældende opstillede tidsplan. III. Orientering om tilbagekøbsklausul. Bestyrelsen har i samarbejde med en række ejerforeninger, der repræsenterer ca ejerlejligheder holdt møde med Aarhus Kommune dels på politisk niveau dels på embedsmandsplan om konsekvenserne af tilbagekøbsklausulerne. Der har været et arbejde med henblik på at udarbejde en informationsfolder om, hvordan tilbagekøbsklausuler skal behandles. Der er kommet et udkast til en informationsfolder. Jens-Erik Lolck, der er formand i Ejerforeningen Vestervang Afsnit I, er på de involverede ejerforeningers vegne kommet med et meget konstruktivt kritisk og yderst velformuleret og begrundet brev, der afsluttes med at anføre at Med mindre Århus Kommune kan anerkende alle de fremførte kritikpunkter og deraf følgende ændringer, må vi med beklagelse meddele, at vi ikke længere ser os i stand til at deltage i arbejdet om informationsfolderen. Et eventuelt informationsmateriale om emnet må i givet fald udsendes udelukkende på Århus Kommunes ansvar. Bestyrelsen afventer Aarhus Kommunes reaktion. V. Opsætning af rovfugleattrap. Der har været en del gener fra fugle. Det har betydet, at bestyrelsen har opsat fugleværn i form af pigge, der forhindrer at fuglene sætter sig på tagkanterne. Det har haft den ønskede effekt for beboerne i terrassehuset men ikke i altangangshuset. Bestyrelserne i Øst og Vest har derfor forsøgt at opsætte en stang med en flyvende rovfugl. I første omgang blev den sat op på terrassehuset, men det førte til adskillige protester og klager, hvorefter den blev taget ned. Den er nu flyttet, så den er sat op på taget af altangangshuset. Bestyrelsen vil se, om den har nogen effekt på generne fra fuglene. VI. Orientering om trelags-/tolagsglas. I referat nr fra bestyrelsesmødet d. 3. juni 2015 er der beskrevet den begrundelse, der er for valget af to-lags termoruder i stedet for med tre-lags termoruder. Bestyrelsen har forsøgt at kontakte forslagsstilleren, men hidtil uden held. Der henvises til beskrivelsen i det nævnte mødereferat. VII. Forsikringsforhold. Der er foretaget en ændring af ejerforeningens forsikringsdækning i og med, at vi ikke længere har ansatte i ejerforeningen til rengøringsarbejdet. Nu er der alene den administrative medhjælp, der skal være forsikret. Efter at foreningen har fået Danske Forsikring har det til tider været lidt kompliceret at få godkendt forsikringsskader, men der er nu fundet en tilfredsstillende og lidet bureaukratisk procedure. VIII. Håndværkerlisten. Bestyrelsen har besluttet at ændre håndværkerlisten bl.a. efter, at der har været et utilfredsstillende arbejde udført af en håndværker. Det har resulteret i yderligere en revision af listen, bl.a. fordi der reelt var andre, som vi ikke brugte længere. Bestyrelsen har

3 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 3 samtidig benyttet lejligheden til at udvide listen. Bestyrelsen vil rette henvendelse til de pågældende håndværkere, for at få oplyst/opdateret deres forsikringsforhold. Der er ikke noget krav om, at en håndværker skal være forsikret, og umiddelbart kan ejerforeningen være lige glad og dog. Forsikringsskader på ejendommen skal i første omgang afklares med vort eget forsikringsselskab, som vil søge regres mod håndværkerens forsikringsselskab. I de tilfælde, hvor vort forsikringsselskab ikke kan få godtgjort deres krav, vil det i sidste ende falde tilbage på ejerforeningen med en højere forsikringspræmie til følge. Bestyrelsen skal opfordre til, at man benytter de håndværkere, der står på listen, da de kender ejendommen, ved hvordan proceduren med at lukke for vand og/eller elektricitet, varsle af beboere mv. Bestyrelsen skal henlede opmærksomheden på den reviderede håndværkerliste, der ligger på hjemmesiden, og for de medlemmer, der ikke har adgang hertil, kan de ved henvendelse til ejerforeningen få en udskrift. IX. Bål ved Børnehaven. Bestyrelsen har fra en ejer fået en klage over, at røgen fra de bål, som ugentlig brænder i børnehaverne ved Vestervang, generer. Ifølge klageren er det ikke kun tørt træ, der afbrændes, men også mere ukurant brænde, hvilket giver lugtgener. Bestyrelsen vil skrive til børneinstitutionen om forholdet. X. Udlån af stole. Det viser sig at ejerforeningen har nogle stole, 6 stk., som ejerne kan låne, hvis de har behov derfor. De står i ejerforeningens lokale i garagerne, og kan mod henvendelse til ejendomsassistenten udlånes. De skal i givet fald afhentes og leveres tilbage af låneren til pladsen i garagerne. Der vil blive lagt besked herom på hjemmesiden. Ad. 2. Orientering om kontrakt ang. rengøring. Bestyrelsen diskuterede den indgåede rengøringskontrakt, og konstaterede, at der var tilfredshed med det udførte arbejde. Bestyrelsen skal gøre opmærksom på, at er man ude for et uheld, skal man selv feje/tørre op efter sig. Der er i barnevognsrummene kost og fejeblad til brug hertil. Ad. 3. Afklaring af privat areal og fælles areal samt drøftelse af facader i a-huset i gårdniveau. Der opstår til tider spørgsmål om afgrænsningen mellem fællesareal og særareal i ejerforeningen, og bestyrelsen diskuterede, om der var grund til at lægge noget skriftligt på hjemmesiden herom. Efter at have diskuteret spørgsmålet blev man i bestyrelsen enige om at henvise til ejerlejlighedsloven, vedtægterne og husordenen. Ad. 4. Forslag om revision af husordenen. I Vestervang I, den ejerforening, der ligger oppe mod Vestre Ringgade, har de udarbejdet en kombineret Husorden og Beboervejledning. Der er lavet et godt og dygtigt stykke arbejde, men der er den hage ved forslaget, at en husorden skal være vedtaget af generalforsamlingen, hvorimod en beboervejledning ikke kræver en generalforsamlingsbeslutning. På den måde kan bestyrelsens arbejde blive gjort unødigt besværligt hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Bestyrelsen besluttede at nedsætte et udvalg bestående af Jytte Skau, Søren Baumgarten samt Peter Lyngmose. Arbejdet vil eventuelt blive foretaget i samarbejde med naboejerforeningen. Arbejdet vil eventuelt udmunde i en anbefaling til bestyrelsen om ændring af husorden mv. Ad. 5. Økonomi. Bankudskrifter. Bestyrelsen gennemgik bankudskrifter, hvilket kun gav anledning til bemærkninger af oplysende karakter. Restancer: Der er ikke restancer pr. 1. september Resultatopgørelse. Bestyrelsen gennemgik resultatopgørelsen for 1. halvår af Da der er afholdt betydelige udgifter siden resultatopgørelsen blev udarbejdet, havde den kun beskeden værdi. Vi kan dog konstatere, at på grund af nogle nødvendige renoveringsarbejder, vil det resul-

4 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 4 tere i et større underskud end oprindeligt forudsat ved budgetlægningen. Samtidig med, at en ejerlejlighed bliver gennemgående renoveret, flytter det udgifter fra 2016 til Det medfører selvsagt et større træk på likviditeten i 2015 end forudsat, men i sidste ende betyder denne del ikke noget, da der er tale om en periodeforskydning. Nordea. Ejerforeningen har besluttet at indsætte et beløb hos Nordea på aftalevilkår. Overførslen af pengene har vist sig at tage betydeligt længere tid end rimeligt, men det har vist sig at være muligt at få en lidt bedre rente lidt har også ret! Sagen er ikke endeligt af sluttet endnu. Ad. 6. Igangværende arbejder. Bestyrelsen har gennemført udskiftning af sydfacader i nr. 10 i foråret, og efter sommerferien enkelte udskiftninger i terrassehuset. Disse arbejder er udført til planlagt tid og økonomi. Den eneste del af økonomien, der ikke kan fastlægges er følgeudgifterne, men de er af så beskedne størrelser, at de ikke har nogen indflydelse. Bestyrelsen igangsætter i begyndelsen af september den sidste del af udskiftningen for 2015 af sydfacader i nr. 9. Det har været nødvendigt at igangsætte nogle renoveringer af terrasser i terrassehuset. Dette arbejde har vist sig at være mere omfattende end først antaget. Der har skullet udskiftes nogle terrassebunde, og i den forbindelse er det konstateret, at der har samlet sig betydelige mængder plantemateriale, som har stoppet afløbet. Det er grunden til, at bestyrelsen har rettet henvendelse til de beboere, der bor ovenover, for at få beskåret bevoksningen, så underboerne ikke får problemer med nedfaldent plantemateriale. Dette gælder især planter, der hænger ud over kanten på plantekummerne. Det skal i den forbindelse konstateres, at konstruktionen af terrassehuset ikke er den mest hensigtsmæssige, og bl.a. af denne grund er det nødvendigt, at beboerne overholder de henvisninger, som bestyrelsen kommer med. Bestyrelsen har forsøgt at rette op på konstruktionen, så de værste gener skulle være afhjulpet, men det har været en dyr omgang dyrere end vi havde kunnet forudse. Dette er den egentlige grund til, at ejerforeningen vil få et underskud på regnskabet for 2015 i forhold til det budgetterede. Dræningen bag vestmuren er blevet ordnet, men ikke som vi havde forudsat. De foranstaltninger, vi fik foretaget sidste år, var ikke nok til at løse problemet, men vi har foretaget yderligere tiltag i år, som heldigvis har kunnet afhjælpe de mangler, der fortsat var. Ad. 7. Revision af vedligeholdelsesplan. Bestyrelsens arbejde med udskiftning af sydfacader er nu nået så langt, at der er grund til at skrive til beboerne for at få at vide, om der er flere, der ønsker at få deres sydfacade udskiftet. Afhængig af interessen for at komme i betragtning kan betyde, at det vil være et projekt, der strækker sig over flere år. Bestyrelsen vil sende et brev herom til beboerne, for at få en tilkendegivelse af, om der er flere der ønsker at få udskiftet deres sydfacader. I de to-etages lejligheder er det kun det facadeparti, som har en dør, der er blevet udskiftet, og her har bestyrelsen fået en række henvendelser om, hvornår ejerne kan få udbedret de resterende elementer. Det er en opgave, som bestyrelsen vil tage fat på at planlægge. Det er en opgave, der må påregnes at skulle ske over nogle år afhængig af den interesse, der er for en udskiftning. Der vil blive udsendt et brev til beboerne, så bestyrelsen kan få et overblik over arbejdets omfang. Bestyrelsen er indstillet på at finansiere opgaven ved at tage af de opsparede midler, som ejerforeningen har til rådighed. Bestyrelsen besluttede at udskyde nogle af de hidtil fastlagte opgaver, da spørgsmålet om at få facaden renoveret, har den største prioritering Samtidig må vi konstatere, at der er nogle løbende udgifter, som vi bliver nødt til at hæve, men kun de udgifter, der relaterer sig til opgaver af mere varig art, afholdes af de opsparede midler.

5 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 5 Der skal foretages nogle beregninger af omkostninger, inden bestyrelsen lægger sig endelig fast på tidsplan og økonomi. Bestyrelsen vil sammen med fastlæggelse af budgettet for 2016 og dermed fællesudgifterne fremlægge forslag til de fremtidige vedligeholdelsesudgifter og en revision af vedligeholdelsesplanen. Ad. 8. Mødedatoer i Bestyrelsen har foreløbigt fastlagt følgende Bestyrelsesmøder: Mandag d. 19. oktober 2015 kl. 19:00 Mandag d. 23. november 2015 kl. 19:00, Bestyrelsen vil først sidst på året fastlægge bestyrelsesmøder i Der tages forbehold for ændringer. Ad. 9. Eventuelt. Der var intet til dette punkt. Mødet sluttede kl Lene Jensen 9.56 Jytte Skau 6.22 S. Baumgarten Navnene på de bestyrelsesmedlemmer, som har underskrevet referater og lignende fra ejerforeningen, vil kunne ses på hjemmesiden og i mails. Dokumenter med underskrifterne kan ved ønske ses på kontoret.