Projektinitieringsdokument (PID) Fuldt Digitale Lokalplaner

Transkript

1 Projektinitieringsdokument (PID) Fuldt Digitale Lokalplaner Initiativ 8.2 Digitalt overblik på planområdet under Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi juni 2012 Udkast Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 1

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Stamdata Den forretningsmæssige begrundelse og formål med projektet Den nuværende situation Formål med projektets løsning Situationen efter indførelse af løsningen Situationen hvis ikke projektet gennemføres Forretningens mål og succeskriterier med pilotprojektet Projektets økonomiske hovedtal Projektets leverancer Projektets leverancer Kriterier for overdragelse fra projekt til forretning Projektets fremgangsmåde Processer for udvikling og levering af produkterne Faseopdeling af projektet Hovedtidsplan fordelt på faser Projektets risici Projektets risikostyring Projektets vigtigste risici Kvalitetsstyring Tolerancer Rapporteringskrav Projektets afgrænsninger og afhængigheder Afgrænsning Projektets afhængigheder Organisering Systemejer Projektorganisation Styregruppe Projektleder Øvrige roller og bemanding Allokering fordelt på roller <valgfri> Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 2

3 12. Interessent- og aktørhåndtering Kommunikation og hovedbudskaber Hovedbudskaber Kommunikationsaktiviteter Projektets anvendelse af de 5 overordnede principper for de statslige it-projekter Bilag Revisions historik Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 3

4 1. Stamdata Projektnavn Projektnummer Projektleder Styregruppeformand Sponsor samt organisatorisk enhed Projektejer samt organisatorisk enhed Ministerium og institution Opgaveområder Fuldt Digitale Lokalplaner <Valgfri> Henrik Larsen, Naturstyrelsen Projektstyregruppeformand: Pia Færch, KL <Anvendes kun hvis projektejer er forskellig fra sponsor> Thomas Kjellberg Christensen, IT- og Datachef, Naturstyrelsen Miljøministeriet, Naturstyrelsen Form: Lokalplan og PlansystemDK Storm: 5.3 Forretningsstyring 2. Den forretningsmæssige begrundelse og formål med projektet Projektet hører under Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi (FODS) Til brug for strategiens initiativ 8.2, Digitalt overblik over Planområdet, igangsættes et pilotprojekt om Fuldt Digitale Lokalplaner i 3-5 kommuner. Afhængig af pilotprojektets resultater skaleres løsningen til hele landet i et evt. opfølgende projekt. Projektet hører tillige ind under Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Med fuldt digitale lokalplaner menes, at planernes juridiske plandokumenter udveksles og stilles til rådighed i et standardiseret digitalt format, der gør det muligt online at hente specifikke planinformationer og -bestemmelser for de enkelte arealer og grunde. 2.1 Den nuværende situation Ifølge Planloven skal kommunerne indberette lokalplaner, kommuneplaner, zonekortmv. til PlansystemDK. Der indberettes dels egenskabsdata efter fælles datamodeller (PlanDK2 og PlanDK3), dels planernes geografiske afgrænsning i digital form og endelig det juridiske plandokument. Plandokumentet indberettes i pdf-format. Pdf-formatet er godkendt som udvekslingsformat mellem offentlige myndigheder, og har den fordel, at det er kendt og udbredt blandt såvel borgere, virksomheder og myndigheder. Samtidig er det et relativt sikkert format i forbindelse med at bevare planernes historik i PlansystemDK. Det nuværende formats ulempe er, at store planer ofte fylder meget i pdf-format, samt at det er et format med relativt ringe mulighed for genbrug af det digitale indhold, f.eks. er der ikke mulighed for automatisk at hente bestemte planbestemmer i form af udpegede tekststrenge. Det er i dag muligt online at trække oplysninger fra PlansystemDK vedrørende, hvilke planer, der gælder for et bestemt område og derigennem finde link til de rette juridiske dokumenter (pdf). Men de specifikke planbestemmelser skal i dag slås manuelt op i pdf-dokumenterne. Mange kommuner genererer i dag planer via deres hjemmesider, og ønsker til hver en tid at kunne præsentere de aktuelt gældende planer og planbestemmelser for borgerne med flere. Oversættelse af disse hjemmesiders HTML-format til pdf-format er ressourcekrævende og ofte forbundet med manuelle processer. Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 4

5 2.2 Formål med projektets løsning Formål Pilotprojektet skal bidrage til realisering af målene under initiativet FODS 8.2 om, at borgere og virksomheder skal have et nemmere og samlet overblik over de forskellige planer, der regulerer anvendelsen af et område eller en grund. Samtidig skal myndighedernes administration af de fysiske planer gøres mere sammenhængende, gennemskuelig og effektiv. Formålet med pilotprojektet er at undersøge om online adgang til specifikke lokalplanoplysninger og -bestemmelser vil kunne effektivisere anvendelsen af lokalplanerne, og sikre at planerne kan indgå i digitale løsninger så som Min Digitale Byggesag og andre selvbetjeningsløsninger. om en fuld digitalisering af lokalplanerne kan forøge kvaliteten af planerne om pilotprojektets løsning kan skaleres til hele landet samt genanvendes i forbindelse med standardisering og digitalisering af andre plantyper, fx kommuneplaner, spildevandsplaner, varmeplaner, m.fl.. Som forudsætning for disse mål skal pilotprojektet undersøge hvordan fuldt digitale planer mest effektivt kan opbygges og udveksles udarbejde forslag til en fællesoffentlig landsdækkende datamodel for fuldt digitale planer (med udgangspunkt i den eksisterende datamodel i PlansystemDK). undersøge mulighederne for online at kunne aflæse specifikke elementer i planer til genbrug i andre sammenhænge (fx digitale selvbetjeningsløsninger). Afhængig af resultaterne af ovenstående undersøgelser, er det formålet at undersøge mulighederne for at opgradere PlansystemDK til at kunne håndtere de fuldt digitale planer og herunder at stille dem til rådighed, herunder udarbejde business case for en landsdækkende løsning. Endvidere er det formålet at skaffe kommunerne adgang til en digital lokalplanvejledning, således at de bestemmelser, kommunerne indarbejder i lokalplanerne (og som jf. ovenstående skal kunne trækkes online), kan baseres på formuleringer udarbejdet af planjurister (evt. i samarbejde med kommunúnikationsfolk). Erfaringerne fra pilotprojektet skal bidrage til en vurdering af, hvordan sektorplaner på teknik- og miljøområdet generelt kan digitaliseres, sådan som det er intentionen i de fællesoffentlige digitaliseringsstrategier. I første omgang fokuseres projektet på digitale lokalplaner, og hvorledes disse kan lægges i PlansystemDK, jf. Planlovens 54 b, således at data kan stilles til rådighed for andre offentlige systemer. Baggrund KL, kommunerne og Naturstyrelsen har i 2011 gennemført en del af forarbejdet for et sådant pilotprojekt, idet et lignende pilotprojekt i 2011 blev prækvalificeret til at modtage støtte fra ABT-fonden. Projektet blev dog ikke igangsat, fordi fonden blev omlagt og målrettet de store velfærdsområder. Parterne støtter dog stadig op om projektet, og der kan konstateres en stigende interesse fra såvel statslige myndigheder som fra kommunernes side for at udvikle digitale kommune- og lokalplaner. Projektet indgår derfor stadig i de fælleskommunale og fællesoffentlige digitaliseringsstrategier. Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 5

6 I forhold til det oprindelige projekt er dette pilotprojekt fokuseret på opbygningen og udvekslingen af fuldt digitale lokalplaner. Målgruppe Målgruppen er alle udviklere og brugere af lokalplaner, herunder såvel borgere, virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder. De primære aktører i målgruppen er planlæggere og byggesagsbehandlere i kommunerne og statslige myndigheder. Blandt virksomheder kan projektet især have værdi for ejendomsmæglere, advokater og landinspektører, som alle benytter lokalplaner i deres forretning. I relation til borgere, vil de typisk stifte bekendtskab med lokalplaner i forbindelse med flytninger til ejerboliger eller større renoveringsarbejder på deres hus. Fuldt digitale planer vil kunne give borgerne en hurtigere og mere målrettet information om planbestemmelser. 2.3 Situationen efter indførelse af løsningen Der er flere gode grunde til at igangsætte pilotprojektet om fuldt digitale lokalplaner. Pilotprojektet giver mulighed for at afprøve mulighederne for at effektivisere og kvalificere indholdet og anvendelsen af lokalplaner på flere måder: Digitale lokalplaner vil skabe lettere adgang til plandata i fremtidige selvbetjeningsløsninger for borgere og virksomheder. Digitale lokalplaner kan fx få stor betydning for en yderlig effektivisering af digitale ansøgninger i forbindelse med byggesager 1. Efter generel udbredelse af pilotprojektet i en landsdækkende løsning kan data fra de digitale lokalplaner (fx specifikke planbestemmelser) hentes direkte til brug for de digitale byggesager. Fuldt digitale lokalplaner vil gøre det simplere og lettere at udarbejde analyser på tværs af kommuner eller landsdækkende analyser fx ift. detailhandel, byudvikling og andet. En standardiseret autoritativ datamodel for digitale planer vil sammen med digitale vejledninger kunne bidrage til en effektivisering af anvendelsen af lokalplaner. I afbureaukratiseringsprojektet på miljøministeriets område fra 2010 peges der på, at lokalplanprocessen, som hovedsagligt er lokalt tilrettelagt, er meget ressourcekrævende, og at der er rationaliseringsgevinster at hente. Igennem de sidste 10 år, er der i gennemsnit blevet udarbejdet og vedtaget ca. 900 lokalplaner per år. I alt findes godt gældende lokalplaner. Lokalplanerne anvendes i sagsbehandlingen hos såvel kommunerne som i staten. Flere systemer er udviklet til at trække plandata fra PlansystemDK. En løsning med fuldt digitale planer skønnes at indeholde mulige effektiviseringsgevinster i forbindelse med at manuelle opslag om specifikke bestemmelser erstattes af automatiske 2. Standardiseringen og digitaliseringen vil endvidere kunne bidrage til en kvalificering af lokalplanerne. Aalborg Universitet har i 2010 påvist, dels at op til 7 bestemmelser i hver lokalplan er problematiske, idet de er enten ulovhjemlede, upræcise, overflødige eller på anden måde svære at forstå. Dette er et klart retssikkerhedsmæssigt problem i forhold til borgere og erhvervsvirksomheder, idet lokalplaner er direkte bindende ved at pålægge restriktioner over for borgere og erhverv i deres anvendelse og opførsel af bebyggelse i lokalplanlagte områder. Kun få kommuner (ca. 5) har i dag gennemført forsøg med en fuldt digital lokalplan. Udviklingen inden for planområdet viser dog, at digitaliseringen vinder hurtigt frem. Der er derfor en stor kvalitetsmæssig og ressourcemæssig pointe i, at der bliver lavet en autoritativ datamodel for en fuld digital lokalplan, i stedet for at alle 98 kommuner selv skal definere egne løsninger. Endelig forventes adgangen til fuldt digitale planer, at have en bred samfundsmæssig værdi, idet der kan forventes gevinster for ejendomsmæglere, advokater, landsinspektører og andre virksomheder, der anvender lokalplanerne. 1 Projektet Min Digitale Byggesag : 2 En udrulning af pilotprojektets resultater til en landsdækkende løsning vil i første omgang berøre alle nye lokalplaner. En omlægning af de eksisterende lokalplaner til fuldt digitale planer vil være i et større projekt i sig selv. Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 6

7 2.4 Situationen hvis ikke projektet gennemføres Konsekvenserne af ikke at gennemføre pilotprojektet vil være, at de potentielle muligheder og effektiviseringsgevinster ved fuldt digitale planer ikke bliver afprøvet. Det drejer sig væsentligst om, hvordan en online adgang til specifikke planbestemmelser kan effektivisere plansagsbehandlingen og forskellige selvbetjeningsløsninger. Endvidere vil mulighederne for at finde et alternativ til at indberette de samlede planer i pdf- format til PlansystemDK ikke blive undersøgt. Der er i dag fx en række manuelle, ressourcekrævende processer for kommunerne i forbindelse med at skulle oversætte deres planer fra deres hjemmeside til pdf- formatet, som skal indberettes til PlansystemDK. Endelig vil der i forbindelse med omfangsrige planer fortsat være besvær med udveksling af de meget store pdf-filer. Dette gælder både, når de skal indlæses i Plansystemet, og ikke mindst når borgere og andre skal hente plandokumenterne i systemet. 3. Forretningens mål og succeskriterier med pilotprojektet Projektets mål Beskrivelse Succeskriterium Forslag til standardiseret autoritativ datamodel for fuldt digitale lokalplaner. Pilotprojektet leverer en første version af datamodellen. Denne skal i et evt. landsdækkende projekt kvalitetssikres. Afklaring af format for udveksling af digitale lokalplaner. Registrering af digitale lokalplaner i PlansystemDK. Pilotprojektet leverer en prototype Der udarbejdes forslag til (pilotversion af) en standardiseret autoritativ datamodel for fuldt digitale lokalplaner til benyttelse i sagsbehandlingen i kommuner og til håndtering af lokalplaner i PlansystemDK. Datamodellen skal i pilotprojektet samtænkes med den eksisterende datamodel for lokalplaner i PlansystemDK (Plandk2) og oplæg til nødvendige revisioner og opdateringer af PlanDK2 skal beskrives (til brug for en eventuel udrulning i et opfølgende landsdækkende projekt). Det testes, hvilket format, der mest effektivt sikrer udvekslingen af de digitale lokalplaner mellem myndigheder og systemer, herunder hvordan en opmærkning af planerne jf. datamodellen håndteres. En prototype af et registreringsmodul udvikles og afprøves. Der vil være tale om en Udkast til datamodel foreligger oktober I forbindelse med test og udvikling af testmoduler til registrering og udtræk af de fuldt digitale planer tilrettes pilotversionen af datamodellen og foreligger i endeligt udkast ved udgangen af Format for udveksling afklaret senest d. 31. december Prototype af registreringsmodul er udviklet og afprøvet med udgangen af januar Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 7

8 på et registreringsmodul, WEB-baseret modul, hvor planbestemmelser mv. kan inddateres eller kopieres ind i diverse felter i overens med datamodellen. Modulet kan gemme den digitale plan det aftalte udvekslingsformat (formentlig XML) med opmærkninger iht datamodellen og gemme den på en server i PlansystemDK. Adgang til digitale lokalplaner i PlansystemDK. Pilotprojektet leverer en prototype på et modul der kan udtrække den fulde digitale og/eller de opmærkede specifikke planbestemmelser. En prototype af et udtræksmodul udvikles og afprøves. Modulet indeholder en snitflade, hvorigennem der sikres adgang til de specifikke oplysninger og bestemmelser i planerne (gennem opmærkningen iht datamodellen). En protype af en snitflade, der stiller de fuldt digitale lokalplaner til rådighed efter den aftalte datamodel er udviklet og aftestet ved udgangen af januar Digital vejledning til udarbejdelse af lovmedholdige lokalplaner. Der udvikles en digital vejledning indeholdende forslag til læsevenlige og lovmedholdelige fraser/formuleringer i lokalplanlægningen. Det skal via PlansystemDK være muligt for kommunerne under lokalplanudarbejdelsen digitalt at få overblik over sådanne forslag til formuleringer samt online at kunne trække på dem. I pilotprojektet forbedres den digitale adgang til NST s eksisterende vejledninger om lokalplaner, og vejledningerne suppleres med eksempler på gode lovmedholdelige formuleringer. Endvidere skal der i forbindelse med arbejdet med datamodellen beskrives en plan og et behov for løbende at opdatere vejledningerne med lovmedholdelige frasetekster. Adgangen til eksistrerende lokalplanvejledning er forbedret på NST s og PlansystemDK s hjemmeside i Endvidere er der i 2012 lavet en plan for hvordan vejledningen indeholdende eksempler på lokalplaner, løbende kan forbedres. Lokalplanbestemmelserne bliver mere lovmedholdelige og læsevenlige end påvist af Ålborg Universitet. (Dette måles løbende af forskere på universiteterne. Der igangsættes ikke målinger i projektet). 4. Projektets økonomiske hovedtal [Overfør hovedtal fra business casens regneark.] Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 8

9 Økonomiske hovedtal År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Projektudgifter Bruttogevinster 0 0 Nettogevinster Projektets leverancer 5.1. Projektets leverancer [List de overordnede leverancer, der konkret kommer ud af projektet i nedenstående skema. Leverancerne kan være organisatoriske, tekniske, processuelle m.v.] Vurdering af hidtidige digitale tilgange til lokalplaner Beskrivelse Vurdering og evaluering af de eksisterende systemer for digitale lokalplaner. I denne fase undersøges følgende systemer: COWI (Lyngby-Taarbæk Kommune), NIRAS (Silkeborg Kommune), Esbjerg Kommune, LIFA (Sønderborg Kommune), Rambøll (Frederikshavn kommune) og Grontmij (Ringsted og Albertslund koomune). Det undersøges dels hvordan de fungerer i de administrative processer i kommunerne dels mulighederne for at genanvende hele eller dele af de tekniske løsninger. Helt afgørende for håndtering af de digitale planer er valget af udvekslingsformat. XMLformatets muligheder i forhold til pdf-formatet skal vurderes, herunder mulighederne for opmærkning af specifikke bestemmelser. Det skal sikres, at kommunerne i pilotprojektet har mulighed for at læse og håndtere XMLformatet. (IT- systemer til brug for at integrere XML-formatet i kommunernes sagsbehandling er ikke inkluderet i projektet). Begge evalueringer drøftes dels i projektgruppen, dels i en bredere gruppe af kommuner (en referencegruppe). Datamodel for digitale lokalplaner På baggrund af ovennævnte vurdering udarbejdes en fællesoffentlig datamodel for digitale lokalplaner. Det er vigtigt i denne fase også at vurdere en fremtidig datamodel op imod den nuværende datamodel i PlansystemDK. Test i udvalgte kommuner. Der træffes i denne fase endelig beslutning om udvekslingsformatet for de fuldt digitale lokalplaner. På baggrund af resultaterne af ovenstående vurderinger afprøves datamodel og Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 9

10 udvekslingsformat i 3-5 udvalgte kommuner. Afprøvningen sker på baggrund af dels en prototype af et registreringsmodul, dels en testsnitflade, som skal kunne stille eksempler på fuldt digitale planer til rådighed, og endelig simple værktøjer, der gør testkommunerne i stand til at trække planoplysninger i overensstemmelse med den udviklede datamodel. Pilotprojektets løsning vil blive implementeret i PlansystemDK s testmiljø. Der er i denne fase ikke tale om et fuldt udviklet system, men udelukkende testmoduler som gør det muligt at vurdere mulighederne i de fuldt digitale planer. Afrapportering og indstilling om en eventuel landsdækkende løsning Udarbejdelse af digital vejledning for digitale lokalplaner Testen blandt de udvalgte kommuner skal danne baggrund for en vurdering af mulighederne for en landsdækkende løsning. Endvidere skal beskrives hvilke krav eksterne systemer (fx kommunernes sagsbehandlingssystemer) skal leve op til for at kunne trække de fuldt digitale lokalplaner fra PlansystemDK. Afrapporteringen skal endvidere indeholde en redegørelse for mulighederne for at projektets løsning kan genanvendes i forhold til, hvordan kommuneplaner og sektorplaner på teknik- og miljøområdet generelt kan digitaliseres Der udarbejdes en digital vejledning med lovmedholdelige og læsevenlige fraser. I pilotprojektet forbedres den digitale adgang til NST s nuværende lokalplanvejledninger og der udarbejdes en opgraderingsplan, herunder en beskrivelse af behovet for lovmedholdelige frase-tekster. Samtidig skal der sikres en nem og let forståelig adgang til gode eksempler på planer fra PlansystemDK målrettet den type plan, som kommunen skal udarbejde Kriterier for overdragelse fra projekt til forretning [Opstil konkrete kriterier som projektet skal overholde før leverancerne kan overtages af forretningen og gevinstrealiseringen påbegyndes. Anfør ansvarlige modtagere samt ansvarlig for overdragelsesprocessen. Der kan være tale om kvalitative eller kvantitative krav (fx at en række tests er bestået eller at krav til teknisk idriftsættelse er indfriet.)] Overtagelseskriterium Beskrivelse Overdrages til Ansvar for overdragelse Pilotprojektet er Afrapportering med tilhørende Styregruppen Projektleder gennemført med test i 3-5 Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 10

11 kommuner De udviklede moduler er implementeret og testede i PlansystemDK- test. De udviklede moduler, der kan installeres hos kommuner eller andre eksterne, er testede. Datamodel er defineret og foreligger i en pilotprojektversion. indstilling og business case Moduler i form af kildekoder PlansystemDK, NST Projektleder Moduler i form af kildekoder KL og NST Projektleder Beskreven datamodel PlansystemDK, NST Projektleder 6. Projektets fremgangsmåde 6.1. Processer for udvikling og levering af produkterne [Beskriv hvordan projektet vil blive gennemført, og hvordan produkterne vil blive produceret. Fx egenudvikling eller udbud, i moduler i et iterativt forløb eller samlet løsning på én gang. Beskriv overordnet strategi for f.eks.: Den grundlæggende datamodel for digitale lokalplaner udvikles af planlæggere i kommuner og stat i en projektgruppe. Der tilknyttes en konsulent. Moduler og snitflader til ind- og udlæsning af planer og specifikke planbestemmelser udarbejdes af konsulent. 3-5 kommuner og NST vil teste systemet muligheder for at indberette og efterfølgende udtrække digitale planer og specifikke planbestemmelser. Implementeringen sker i PlansystemDK s testsystem. Afrapportering og evt. indstilling om implementering af en landsdækkende løsning udarbejdes af projektdeltagere fra kommuner og stat. Digital vejledning vedrørende lokalplaner udarbejdes af NST i samarbejde udvalgte kommuner Faseopdeling af projektet [Beskriv de projektfaser, herunder også ledelsesfaser, der anvendes i projektet. Bemærk at den overordnede fasemodel er obligatorisk. Begrund den konkrete opdeling i hovedfaser og ledelsesfaser i projektet. Beskriv hvilke ledelses- og specialistprodukter, der leveres i de enkelte faser. Indsæt en illustration af den valgte faseopdeling af projektet (herunder ledelsesfaser).] År Kvartal Vurdering af hidtidige digitale tilgange til lokalplaner Datamodel for digitale lokalplaner samt valg af udvekslingsformat Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 11

12 Udvikling af testmoduler til registrering af planer i XML samt udtræk af og præsentation af planer. Test (pilotprojekt) i udvalgte kommuner Afrapportering og indstilling om landsdækkende løsning. Udarbejdelse af digital vejledning for digitale lokalplaner 6.3. Hovedtidsplan fordelt på faser [Udfyld tabellen. Milepæle i projektinitieringsdokumentet er overordnede milepæle til brug for styregruppens overordnede styring af projektet. NB! Der kan være flere milepæle for hver fase] Projektets faser Fasens start og slut Milepæle Dato Anskaffelse [indsæt datoer] [Indsæt milepæl] [Indsæt dato på milepælene] Vurdering af hidtidige digitale tilgange til lokalplaner 15. maj 2012 til 30.juni 2012 Datamodel 15. maj 2012 til 31. december Testmoduler 1. juli 2012 til 31. december 2012 Test 1. oktober 2012 til 31. december 2012 Afrapportering og indstilling 1. januar 2012 til 31. marts 2012 Rapportering muligheder eksisterende løsninger om i Udkast til brud for udvikling Revideret model på baggrund af test mm. Første version at testmoduler Revicerede testmoduler Tilbagemeldinger om testforløb og erfaringer Udkast afrapportering høring Vejledning 15. maj 2012 Første udkast til opdatering af hjemmeside til i 30. juni august december september december november december februar oktober Projektets risici 7.1. Projektets risikostyring Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 12

13 [Beskriv den risikostyring der vil blive anvendt i projektet herunder hvordan og hvor ofte der følges op på risici.] 7.2. Projektets vigtigste risici [Udfyld tabellen ud fra den samlede risikoanalyse. Herefter overføres risici til business casen]. Risiko id Indhold Risikoværdi (S*K) Status Projektet vil forventeligt møde lokal modstand, fra nogle sider, på grund af frygten for tab af råderum og planfaglighed. Dette skal ses på baggrund af, at kommunerne i knap 50 år har udarbejdet lokalplaner inden for en juridisk procesramme. Det har betydet, at kommunerne har haft stor lokal frihed til at tilrettelægge og udfylde rammerne for lokalplanlægningen. Det betyder samtidig, at der i kommunerne er udviklet et stort lokalt ejerskab til lokalplanarbejdet. Risikoen søges minimeret gennem den robuste organisering, hvor planlæggere fra både kommunerne og Naturstyrelsen deltager. Det er som nævnt vigtigt, at planlæggere står bag vurderinger af, om projektet kan udrulles på landsplan. Projektet indeholder en teknisk kompleksitet, som er svært på forhånd at overskue fuldt ud. Der er på nogle områder tale om afprøvning af nye teknologiske muligheder, hvilket i andre IT-projekter har givet uforudsete udgifter. Denne risiko søges minimeret dels gennem at projektet i første omgang gennemføres som et pilotprojekt i udvalgte kommuner, dels gennem den angivne faseopdeling, hvor resultaterne evalueres løbende. Der en risiko for, at kommunerne (i begyndelsen) finder det uoverskueligt og besværligt at benytte et nyt værktøj i udarbejdelsen af digitale planer (fx i XMLformatet). En risiko der formentlig vil aftage efterhånden som værdien og synligheden af de nye muligheder med fuldt digitale planer slår igennem. Risikoen søges minimeret gennem involvering af kommuner i projektet samt information til alle Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 13

14 kommuner. 8. Kvalitetsstyring [Udfyld skemaet med de overordnede kvalitetsstyringsaktiviteter fra kvalitetsplanens afsnit 3] Produkt Kvalitetsaktivitet Formål med kvalitetsaktivitet Vurdering af hidtidige digitale tilgange til lokalplaner samt udvikling af testmoduler Datamodel Inddragelse af konsulenter og personer fra kommuner og stat som har planfaglig og teknisk ekspertise Inddragelse af personer med planfaglig ekspertise Sikre at kvaliteten af de udviklede moduler er i orden. Sikre genanvendelse af offentligt ejede moduler og delmoduler. Sikre at modulernes funktion er forståelig for planfaglige personer. Sikre at datamodellen lever op til planlægernes behov. Test Inddragelse af 3-5 testkommuner Sikre at modulerne testes på rigtige data i virkeligheden Vejledning Inddragelse af planfaglige eksperter. Sikre at vejledningen lever op til planlægernes behov. 9. Tolerancer I dette projekt er følgende tolerancer tildelt. [Udfyld nedenstående skema med kvantitative eller kvalitative tolerancer. Såfremt der ikke opereres med tolerancer anføres det i tabellen. NB! Ingen tolerancer betyder, at alle afvigelser skal behandles af styregruppen.] Tolerance Projektudgifter Interne ressourcer Tid Kvalitet Afvigelser godkendes af: Råderum for projektleder 5%, svarende til i alt kr. 5%, svarende til i alt kr.. 5%, svarende til i alt 130 timer. Da der er er tale om et pilotprojekt kan der tillades visse manuelle delprocesser. Der skal redegøres for muligheder og udfordringer i forbindelse med at automatisere disse processer i en evt. landsdækkende løsning. Styregruppe 9.1. Rapporteringskrav Følgende rapporteringskrav er gældende for dette projekt: Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 14

15 [Udfyld nedenstående skema med de rapporteringskrav, projektet skal opfylde. Fx. krav til afrapportering til Statens it-projektråd og rapportering internt til forretningens ledelse]. Rapport Modtager Formål Frekvens Status samt endelige FODS/Sektorstyregru afrapportering ppen Løbende status Løbende status og indstilling om tiltag Kommunernes fælles digitaliseringsstrategi, v. KL Projektstyregruppen Sikre orientering og opbakning i sektorstyregruppen Sikre ophæng i bagland samt overensstemmelse med kommunernes strategi Sikre styregruppens retninger Hvert møde i Sektorstyregruppen (formentlig kun møde hvert kvartal) Hvert kvartal Styregruppemøde ca. hver 2. måned (efter behov) 10. Projektets afgrænsninger og afhængigheder Afgrænsning [Indsæt i tabellen en beskrivelse af projektets afgrænsning, dvs. hvad projektet IKKE indeholder, men som omverdenen kunne opfatte som en naturlig del af projektet.] Afgrænsning Beskrivelse af afgrænsning Begrundelse for afgrænsning Sagsbehandlingssystemer i kommunerne og staten er ikke omfattet af projektet. Projektet indeholder ikke udvikling af værktøjer og IT-systemer til brug for udarbejdelsen af lokalplaner eller til udtræk af planbestemmelser fra PlansystemDK. De enkelte kommuners og de enkelte statsinstitutioners sagsbehandlersystemer er meget forskellige. Det må anses for et større, selvstændigt projekt at standardisere sådanne systemer Projektets afhængigheder [Opsummer kort projektets væsentligste interne og eksterne afhængigheder (fx til andre it-systemer, processer, projekter mv.). Anfør her hvis projektet er en del af et program] Afhængighed FODS fællesoffentlig governance. De planansvarlige myndigheder Kort beskrivelse af afhængighed En handlekraftig governance er nødvendig for at sikre aftaler og standarder. Myndighedernes villighed til at følge Projektejer/ systemejer Thomas Kjellberg Christensen, NST Håndtering af afhængighed Projektet skal sikre løbende forståelse i sektorstyregruppen for nødvendigheden af de foreslåede løsninger. Thomas Kjellberg Via sektorstyregruppen Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 15

16 PlansystemDK den fastlagte datamodel og til at implementere systemer, der gør brug af de fuldt digitale planer. Pilotprojektet implementeres PlansystemDK s testmiljø. i Christensen, NST skal aftaler og standarder meldes ud til de implicerede myndigheders ledelser og organisationer. Thomas Kjellberg Christensen, NST NST s ansvarlige for PlansystemDK er deltagere i projektet. 11. Organisering Systemejer Systemejer Miljøministeriet Enhed Naturstyrelsen Projektorganisation [Beskriv kort organiseringen af projektet (fx ved et organisationsdiagram) som minimum for den kommende fase.] Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 16

17 Organisering 8.2 Digitalt overblik over planer Sektorstyregruppe FODS KMS, Formand KL, NST, MST, DR Projektstyregruppe Projektstyregruppeformand: Pia Færch, KL Projektejer: Thomas Kjellberg Christensen (NST) Sanne Kjær (NST, TP), Berit Mathiesen (KL), [Christina Føns (KL)], Tina Wallin Jensen Aalborg Kommune, Projektleder: Henrik Larsen (NST, ITD), FODS 8-koordinator Margit Düring (NST, ITD) Projektleder Henrik Larsen (NST, ITD) Referencegruppe NN (NST) Henrik Jensen, Silkeborg Ole Bech Andersen, Esbjerg Lars Buksti, Vejle Anne Smidt Andersen, Århus Kristian Holm Jakobsen, Sønderborg Mads Kronbo Hermansen, Rudersdal Peter Bagge (rep. KTC), Esbjerg Vibeke Meyling, Byplanlab Eva-Louisa Wenzel, Lyngby_Taarbæk. Projektgruppe NN (NST) Berit Mathiesen (KL) Kommuner: Benny Kaas, Horsens Mette Engel, Høje-Taastrup Alla Friberg, Høje-Taastrup Anders Christiansen, Gladsaxe Peter Seerup, Aalborg Lene Mortensen, Frederikshavn Styregruppe [Beskriv sammensætningen af styregruppen, herunder styregruppeformand/projektejer, seniorbruger(e) og seniorleverandør(er). For hver rolle skal angives navn og titel på den pågældende. Hvis der tilføjes yderligere roller, skal de så vidt muligt vælges ud fra rollebeskrivelsen. Angiv med * hvem der er ansvarlig for realisering af gevinster. Såfremt de tre standardroller i tabellen ikke udfyldes i styregruppen gives en begrundelse herfor.] Rolle Navn Titel Styregruppeformand/ projektejer Pia Færch Vicekontorchef Projektejer Thomas Kjellberg Christensen, NST Kontorchef Seniorbruger Tina Wallin Jensen Aalborg Kommune Seniorbruger Sanne Kjær, NST Kontorchef Tværgående Planlægning Koordinator Margit Dühring, NST Specialkonsulent Projektleder Henrik Larsen, NST Chefkonsulent Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 17

18 Yderligere roller tilføjes Seniorbruger Berit Mathiesen, KL Konsulent Projektleder [Angiv projektlederens navn og beskriv kort vedkommendes erfaring og kompetence i relation til projektet.] Rolle Navn Relevant erfaring og evt. certificering Projektleder Henrik Larsen Deltagelse og projektleder i en række andre IT- projekter med relation til planområdet, herunder PlansystemDK, DAI m.fl Øvrige roller og bemanding [List de øvrige projektroller, som tænkes anvendt i projektet. Rollerne skal så vidt muligt vælges ud rollebeskrivelsen.] Rolle Projektcontroller Kontraktspecialist Navn Jesper Colborg Jensen, NST (økonomiafdeling) Lars Hald, NST (MUR) Udførende: Henrik Larsen (Projektleder), NST NN, NST Berit Mathiesen, KL Benny Kaas, Horsens Mette Engel, Høje Tåstrup Ulla Friberg, Høje Tåstrup Anders Christiansen, Gladsaxe Peter Seerup, Aalborg Referencegruppe: NN, NST - Planmedarbejder Henrik Jensen, Silkeborg Ole Bech Andersen, Esbjerg Lars Buksti, Vejle Anne Smidt Andersen, Århus Kristian Holm Jakobsen, Sønderborg Mads Kronbo Hermansen, Rudersdal Peter Bagge (rep. KTC), Esbjerg Vibeke Meyling, Byplanlab Eva-Louisa Wenzel, Lyngby_Taarbæk Allokering fordelt på roller <valgfri> Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 18

19 Rolle Allokeringsbehov i projektperioden Fra dato til dato Forretningsenhed Navn 12. Interessent- og aktørhåndtering [Nævn de 3-5 vigtigste interessenter, og begrund hvorfor de er vigtige for projektet. Aktiviteter til håndtering af interessenter og aktører bør indgå i projektets samlede tids- og aktivitetsplan samt i kommunikationsplanen. Henvis i øvrigt til evt. vedlagte interessentanalyse.] Vigtigste interessenter Rolle i projekter Obligatorisk samarbejdspart Håndteres ved Staten Projektejer Ja Indgår i styre- og projekgruppe KL Partner Ja Indgår i styre- og projekgruppe Kommunerne Partner Ja Indgår i styre- og projekgruppe og referencegruppe DR Partner Ja Informeres på det med DR aftalte niveau Øvrige Reference Nej Referencegruppe 13. Kommunikation og hovedbudskaber 13.1 Hovedbudskaber [Beskriv de vigtigste budskaber der skal kommunikeres.] Hovebudskaberne er, at fuldt digitale planer: - skaber mulighed for direkte adgang til specifikke planbestemmelser - forbedrer oversigten over planbestemmelser på tværs af kommuner - giver mulighed for at indarbejde planbestemmelser i diverse selvbetjeningsløsninger - forbedrer kvaliteten af planerne 13.2 Kommunikationsaktiviteter [Beskriv kort de vigtigste kommunikationsaktiviteter forbundet med projektet og/eller henvis til kommunikationsplan, hvis en sådan er udarbejdet.] Kommunikationen sker via KL og MIM s gængse kanaler til kommuner og styrelser / enheder. Afsluttende omtale af projektresultater i Danske Kommuner, Teknik og Miljø, Byplannyt, andre planfagblade og på Miljøministeriets hjemmeside Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 19

20 14. Projektets anvendelse af de 5 overordnede principper for de statslige itprojekter [Beskriv i tabellen, hvordan projektet operationaliserer de 5 principper for gennemførsel af it-projekter i staten.] Princip 1. Staten skal være ambitiøs i forhold til digitalisering af den offentlige sektor, men skal kun gå forrest i anvendelsen af umodne tekniske løsninger, såfremt der er særlige perspektiver ved at foretage en sådan satsning. 2. Allerede indkøbte eller udviklede løsninger skal genbruges i videst mulige omfang. 3. Kun projekter med klart beskrevne projektudgifter, gevinster og effekter bør gennemføres. 4. Projekterne skal opdeles i mindre og selvstændigt værdiskabende dele, som besluttes og gennemføres uafhængigt af hinanden 5. Projekterne skal gennemføres med fælles metoder og kvalificerede ressourcer, således at der i alle projekter er et passende modenhedsniveau Udmøntning i dette projekt Projektet baseres på kendte teknologier og formater. Der er dog tale om ny tænkning i måden disse anvendes og sammensætte på, blandt andet ved at bestemte elementer (fx specifikke planbestemmelser) af juridisk gældende dokumenter kan trækkes online fra et fælles system (PlansystemDK). PlansystemDK danner basis for systemet, og det vurderes om moduler i udvalgte kommuners systemer kan genanvendes helt eller delvist. [Afventer business case] Etableringen af de digitale vejledninger i lokalplanlægning, som er et delmål i projektet, vil kunne benyttes og gøre gavn uanset udfaldet af pilotprojektet, og dermed uanset om de fuldt digitale planer implementeres på landsplan. Projektet gennemføres med de af statens IT-projektråds anbefalede skabeloner og vejledninger både med hensyn til metoder og ressourcer. 15. Bilag [indsæt evt. flere] Projektinitieringsdokument Den fællesstatslige it-projektmodel 20