EU-udbud af rammeaftale vedrørende Parykker og Toupeer med tilhørende tilregninger til Aalborg, Brønderslev, Jammerbugt, Hjørring og Læsø Kommuner

Transkript

1 EU-udbud af rammeaftale vedrørende Parykker og Toupeer med tilhørende tilregninger til Aalborg, Brønderslev, Jammerbugt, Hjørring og Læsø Kommuner

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Ordregiver Udbudsmaterialet Udbuddets omfang Rammeaftalen Databehandleraftalen Køb på rammeaftalen Proces Vejledende tidsplan Spørgsmål til udbuddet Underretning og standstill Indgåelse af rammeaftale Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Vurdering af under- og delkriterier Udvælgelseskriterier og dokumentation Fælles europæisk udbudsdokument - ESPD Konsortier Henvisning til andres ressourcer Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftale Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Underkriterium Pris Underkriterium Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokationer Underkriterium Service Underkriterium Kvalitet og Sortiment Tilbuds- og formkrav Tilbuddet Sprog Ejendomsret... 20

3 8.4 Åbning af indkomne tilbud Vedståelsesfrist Flere tilbud Alternative tilbud Sideordnede tilbud Forbehold Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Side 3 af 21

4 1 Indledning Nærværende udbud vedrører anskaffelse af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger til Aalborg, Brønderslev, Jammerbugt, Hjørring og Læsø Kommuner (herefter benævnt Ordre giver). Formålet er at danne et visitationsgrundlag for kommunernes bevilling af tilskud til Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger i henhold til Serviceloven 112, samt at sikre Borgerne mulighed for at indkøbe Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger til en pris, der ligger inden for den tildelte bevilling. Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger leveres til kommunens Borgere efter bevilling fra den enkelte kommune. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). Der er tale om udbud af en rammeaftale med én leverandør, jf. udbudslovens Ordregiver De ordregivende myndigheder er: Aalborg Kommune AK Indkøb Hjulmagervej Aalborg Brønderslev Kommune Ny Rådhusplads Brønderslev Jammerbugt Kommune Toftevej Aabybro Kontaktperson: Connie Havmose Mail: udbud@aalborg.dk edoc nr Hjørring Kommune Springvandspladsen Hjørring Læsø Kommune Doktorvej Læsø Den udbudsansvarlige myndighed er Aalborg Kommune. Det vil sige, at Aalborg Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet og al kommunikation i forbindelse med udbuddet. Vedrørende spørgsmål til udbuddet henvises til pkt Side 4 af 21

5 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Udkast til rammeaftale med o Bilag 1.1 Kravspecifikation o Bilag 1.2 Tilbudsliste o Bilag 1.3 Databehandleraftale o Bilag 1.3 A Databehandlerinstruks o Bilag 1.3 C Regulativ for IT-Sikkerhed i Aalborg Kommune o Bilag 1.6 Medarbejder CV Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Bilag 3 Støtteerklæring Bilag 4 Tjekskema Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Spørgsmålsskema Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er hentet fra Ordregivers hjemmeside ( under business > leverandører -> udbud), hvor alle dokumenterne er fuldt tilgængelige. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i pkt Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for rammeaftalen. Ordregiver ønsker, i henhold til bestemmelserne for bevilling efter Serviceloven 112, at anskaffe Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger. I forhold til udbudslovens 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i At der er tale om udbud af et frit valgs område vurderet at det ikke er hensigtsmæssigt at foretage en sådan opdeling, da dette ikke skønnes at give værdi for yderligere virksomheder og SMV, da der ikke er garanteret afsætningsmulighed og Borgeren altid har et frit valg. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation. Det estimerede forbrug forventes i aftaleperioden at udgøre 5,5 mio. kr. De angivne estimater og de angivne kvanta er forventede, hvorfor Tilbudsgiver er forpligtet til at levere eventuelt større eller mindre kvanta i aftaleperioden. Side 5 af 21

6 Omsætningen vil altid være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger til Borgerne samt antallet af Borgere. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov og Borgernes ret til frit valg. Jf. pkt Rammeaftalen Den udbudte aftale er en rammeaftale, hvorfor Ordregiver ikke er forpligtet til at aftage en bestemt mængde ydelser eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om forbrug er opgjort på baggrund af historiske data i en periode over 12 måneder i 2016 og 2017, og har som følge heraf alene vejledende karakter og er på ingen måde forpligtende for Ordregiver. Der skal indgås en 2 årige aftale. Rammeaftalen træder i kraft d og ophører uden varsel d Rammeaftaleperioden kan af Ordregiver forlænges på uændrede vilkår i op til 12 måneder i alt op til 2 gange. Såfremt Ordregiver ønsker at gøre brug af denne ret, skal dette meddeles Tilbudsgiver skriftligt senest 3 mdr. før rammeaftalens ophør. En del af udbudsmaterialet er et udkast til rammeaftale, som danner grundlag for indgåelse af aftale med den vindende Tilbudsgiver. Der indgås af praktiske årsager én samlet rammeaftale for de udbydende kommuner, men det understreges, at de enkelte kommuner efter rammeaftalens indgåelse optræder som af hinanden uafhængige parter. Ordregiver indgår rammeaftale med én leverandør om levering af ovennævnte leverance. 4.2 Databehandleraftalen I det der i forbindelse med udførsel af denne aftale overlades personoplysninger om den enkelte Borger til den vindende Tilbudsgiver, skal der indgås en skriftlig databehandleraftale mellem Tilbudsgiver og Ordregiver. Dette følger af Persondatalovens 42, stk. 2. Tilbudsgiver bliver databehandler for Ordregiver og Ordregiver er dataansvarlig. Indgåelse af databehandleraftale vil ske på baggrund af vedlagte Rammeaftalebilag 1.3 Databehandleraftale inkl. Rammeaftalebilag 1.3 A Databehandlerinstruks og Rammeaftalebilag 1.3 C Regulativ for IT Sikkerhed Databehandleraftalen inkl. bilag skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Databehandleraftalen inkl. bilag udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. 4.3 Køb på rammeaftalen Køb på rammeaftalen vil ske hos den Tilbudsgiver, som Ordregiver vurderer, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. pkt. 7. Side 6 af 21

7 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Dato og Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED D Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet D , kl Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål D , kl Tilbudsfrist D , kl Forventet udsendelse af underretning og standstill Uge 1 Forventet rammeaftaleindgåelse Uge 3 Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) D Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og skal rettes til Connie Havmose på udbud@aalborg.dk med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger senest den kl Spørgsmål skal stilles i Bilag 6 Spørgsmålsskema. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Aalborg Kommunes hjemmeside ( under business > leverandører -> udbud). Tilbudsgiver skal derfor løbende holde sig orienteret på hjemmesiden for nye spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade. Side 7 af 21

8 Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside, hvor svar på indkomne spørgsmål vil blive publiceret Underretning og standstill Alle Tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt pr. blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 129. Tilbuddet skal, på Tjekskemaet Bilag 4, indeholde den mailadresse, hvortil underretningsskrivelsen skal sendes til. Aftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til Tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter Indgåelse af rammeaftale Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Rammeaftalebilag 1 Udkast til rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Udkast til rammeaftalen i Rammeaftalebilag 1 skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Den vindende Tilbudsgiver skal før underretning om resultatet og før indgåelse af rammeaftalen fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens 151, stk Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist, om tilbuddet er konditionsmæssigt og om Tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information, jf. bilag 4 Tjekskema Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Side 8 af 21

9 Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk Vurdering af under- og delkriterier De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige jf. pkt , underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med pkt. 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. Evalueringen vil ske af Ordregivers Faggruppe. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation 6.1 Fælles europæisk udbudsdokument - ESPD Den nedenfor angivne dokumentation og information skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende bilag 2 - Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) hertil, som er en formel erklæring om, at Tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de situationer, hvor han vil blive udelukket, og at Tilbudsgiver opfylder de relevante egnethedskriterier. Ordregiver gør opmærksom på, at bilag 2 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde ESPD et. 1.) Download bilag 2 ESPD fra (hvor det samlede udbudsmateriale findes) ved at højre klikke på bilag 2 - ESPD og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren. 2.) Derefter åbnes følgende hjemmeside: og ESPD et udfyldes jf. illustrationen nedenfor. 3.) Vælg først sprog og Jeg er en økonomisk aktør i ovennævnte link. Derefter importeres filen (fra eget drev via Gennemse ) med de af Ordregiver udfyldte oplysninger, og Tilbudsgiver udfylder dokumentet med nedenstående information. Side 9 af 21

10 4.) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 5.) Når ESPD et er udfyldt vælges knappen Eksporter/Oversigt 6.) Herefter trykkes der på knappen Download as nederst på siden, hvorefter ESPD et kan downloades i XML format og/eller PDF format Vær opmærksom på, at ESPD et indeholder flere felter end dem, som Ordregiver beder om udfyldelse af. Følgende punkter SKAL udfyldes af Tilbudsgiver, hvor vejledning til udfyldelse er angivet i parentes efter hvert enkelt punkt: Del ll Oplysninger om den økonomiske aktør A. Oplysninger om den økonomiske aktør: Generelle virksomhedsoplysninger (Navn, adresse mv. udfyldes) Er den økonomiske aktør en mikrovirksomhed, (udfyldes med Ja eller Nej) Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt. (udfyldes med Nej) Er den økonomiske aktør optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører (udfyldes med Ja eller Nej) Underpunktet e : Er den økonomiske aktør i stand til at fremlægge et certifikat. (udfyldes med Ja eller Nej) Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre (udfyldes med Ja eller Nej - der svares alene Ja, hvis den økonomiske aktør indgår i en sammenslutning som et konsortium, et joint venture eller lignende.) Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter (udfyldes ikke, da udbuddet ikke er opdelt i delaftaler) B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter: (Navn mv. udfyldes) C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet: (Udfyldes med Ja eller Nej. Svares der Ja, skal der også afleveres en ESPD fra denne anden økonomiske aktør.) Del lll Udelukkelsesgrunde A. Grunde vedrørende straffedomme: Grunde vedrørende straffedomme i henhold til nationale gennemførelsesbestemmelser (Alle punkter besvares) B. Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger (Alle punkter besvares) Side 10 af 21

11 C. Grunde der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdte oplysninger (Ovenstående tre punkter besvares) Del lv Udvælgelseskriterier α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier: Opfylder alle de krævede udvælgelseskriterier (udfyldes) Tilbudsgiver erklærer ved afkrydsning i α, Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier, at denne opfylder samtlige minimumskrav, som beskrevet herunder i pkt. a - b: a) Økonomisk og finansiel formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til økonomisk og finansiel formåen i medfør af udbudslovens 140, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del lv. B: - Oplysning om Tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har en produkt og erhvervsansvarsforsikring på min. 10 mio. kr. b) Teknisk og/eller faglig formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til teknisk og/eller faglig formåen i medfør af udbudslovens 140, stk. 1, nr. 3, jf. ESPD del lv. C: - Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige danske leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne, tidspunktet for leverancen (aftaleperioden med start- og slutdato) og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. - Det er et mindstekrav, at Referencens leverancer indeholder tilsvarende produktgrupper og produkter som angivet på Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste Referencens omsætningsniveau opgives pr. år for de sidste 3 år Referencens antal borgere opgives pr. år for de sidste 3 år For Tilbudsgiver som har eksisteret i mindre end 3 år og ikke har mulighed for at oplyse referencer i forhold til ovenstående, skal Tilbudsgiver på anden måde dokumentere Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige formåen. Det kan eksempelvis være ved dokumentation af de hidtil opnåede referencer i Tilbudsgivers eksistensperiode og en beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver, i tilfælde af tildeling af Rammeaftalen, vil leve op til og håndtere Rammeaftalens vilkår. Side 11 af 21

12 Skønner Ordregiver, at den ovenstående dokumentation giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise Tilbudsgiver. Tilsvarende risikere Tilbudsgiver, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis, at blive betragtet som ikke konditionsmæssig. Del V Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (Skal ikke besvares) Del Vl Afsluttende erklæringer Dato og underskrift (udfyldes) Efter Tilbudsgivers udfyldelse printes dokumentet, dateres og underskrives. Den elektroniske version (xmlfil) gemmes på Tilbudsgivers lokale drev, for senere at fremsende xml-filen til Ordregiver sammen med den elektroniske version af det samlede tilbudsmateriale. Tilbudsgiver skal gå nederst i det dokument, der vises, og vælge Download i for at downloade en XML-fil. For yderligere vejledning til udfyldelse af ESPD henviser Ordregiver til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på Verificering af oplysningerne i ESPD Det bemærkes, at det kun er den vindende Tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at kriterierne i ESPD del III og IV er opfyldt. Ordregiver gør opmærksom på, at en Serviceattest dateret tidligst 1. juni 2017 eller senere er tilstrækkelig dokumentation for Del III jf. Udbudslovens 153 og den skal indeholde oplysninger fra Kriminalregistret for at være fuldstændig. Såfremt Tilbudsgivere allerede er i besiddelse af en serviceattest som beskrevet, må denne gerne vedlægges tilbuddet. Serviceattesten udstedes af Erhvervsstyrelsen, og det kan tage 2-3 uger læs mere her: Er Tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder Tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. 6.2 Konsortier Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortium) skal Tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover skal de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Side 12 af 21

13 Endvidere skal Tilbudsgiver, udelukkende hvis der er tale om et konsortium, udfylde og vedlægge Bilag 5 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. 6.3 Henvisning til andres ressourcer Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og/eller faglige formåen. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet, vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som Tilbudsgiver baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Hvis Tilbudsgiver således vil anvende andre økonomiske aktører til at dokumentere sin egnethed, vedlægges relevant dokumentation for deres egnethed i den udstrækning, Tilbudsgiver baserer sig derpå. Der skal foreligge en underskrevet erklæring fra støttevirksomheden, som vedlægges som bilag 3 Støtteerklæring. Side 13 af 21

14 7 Tildelingskriterium 7.1 Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i procent Pris Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers i besvarelse af Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste. 40 % De tilbudte priser skal indeholde alle udgifter. Det vil sige, at prisen dækker vejledning, måltagning, afstøbning, fremstilling, tilretning, tilpasning, udlevering og lign. Priserne skal være inkl. udgiften til arbejdsløn De tilbudte priser på Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste skal indeholde alle størrelser modeller og gængse farver De tilbudte priser skal ligeledes indeholde tilpasning, korrektion, evt. klipning, indfarvning og sætning efter ønske fra Borgeren de første 3 måneder Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund Tilbudssummen beregnes som prisen pr. positionsnummer i anførte salgsenhed ganget med det forventede forbrug, som angiver i kolonne E og F Summen af ovenstående udregning er den samlede tilbudssum fra Tilbudsgiver, der evalueres i forhold til den angivne vægtning. Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste i overensstemmelse med vejledningen hertil. Side 14 af 21

15 Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokationer Underkriteriet Organisation og personalets faglige kvalifikationer vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparameter K1 + K2 jf. Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation. 15 % Ordregiver vurderer i den forbindelse, hvorledes De faglige kompetencer fagpersonalet har i forhold til det fagpersonale der skal betjene Ordregivers Borgere Hvordan de faglige kompetencer sikres Hvordan prøvefaciliteterne er Ovennævnte bliver vurderet af Ordregivers Faggruppe Service Underkriteriet Service vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparameter K3 + K4 + K5 +K6 jf. Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation Ordregiver vurdere bl.a. i den forbindelse Hvilke form for faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning der er i forbindelse med valg af produkt Hvordan den bedste og billigste løsning beskrives Hvilken vejledning der er i forbindelse med brug af produktet Hvilken faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning der er til Borgerne efter udlevering af det færdige produkt Hvilken faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning samt undervisning, sparring og opdatering der gives til det faglige personale i de deltagende kommuner Hvordan processen er med betjeningen af Borgerne fra den første henvendelse over fremstilling til udlevering og accept af det færdige produkt 15 % Ovennævnte bliver vurderet af Ordregivers Faggruppe Side 15 af 21

16 Kvalitet og Sortiment Underkriteriet Kvalitet og Sortiment vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparameter K7 + K8 jf. Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation 30 % Ordregiver vurderer i den forbindelse Hvordan der sikres et så bredt et udvalg af Parykker og Toupeer, at det kan dække alle Borgernes behov både i forhold til børn og voksne og i forhold til begge køn Hvordan der sikres en kontinuerlig kvalitet og føres kontrol med kvaliteten af produkterne Hvordan der sikres en kontinuerlig kvalitet og føres kontrol med de processer der anvendes i forbindelse med fremstilling t.o.m udlevering af Parykker og Toupeer Ovennævnte bliver vurderet af Ordregivers Faggruppe 7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens Underkriterium Pris Den samlede tilbudssum evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0-8 point. Laveste samlede tilbudssum, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. pkt , tildeles 8 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste tilbudssum plus 30 % tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående Alternativ model 1. Øvrige samlede tilbudssummer tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter. Den samlede tilbudssums point bliver beregnet ud fra følgende formel (Tilbuddets pris laveste tilbuds pris) Maksimumpoint (maksimumpoint x ) (Laveste pris + 30% - laveste tilbudspris) Såfremt der anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Der gives i forhold til underkriteriet Pris point med to decimaler. Side 16 af 21

17 Alternativ model 1: Såfremt det konstateres, at Tilbudssummen af et af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste tilbudssum plus 30% tildeles 0 point i stedet til laveste tilbudssum plus 100 %. Samtlige tilbudssummer der er højere end laveste tilbudssum plus 100 % tildeles 0 point. 100 % vil blive brugt i ovenstående formel Underkriterium Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokationer Underkriteriet vurderes af Ordregivers Faggruppe på baggrund af de i Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation besvarede konkurrenceparameter. For underkriteriet Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokationer anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under-og delkriterierne vil blive vurderet på en pointskala fra point tildeles tilbuddet, som kun netop eller ikke opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 8 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokationer Underkriterium Service Underkriteriet vurderes af Ordregivers Faggruppe på baggrund af de i Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation besvarede konkurrenceparameter. For underkriteriet Service anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under-og delkriterierne vil blive vurderet på en pointskala fra point tildeles tilbuddet, som kun netop eller ikke opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 8 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Service Underkriterium Kvalitet og Sortiment Underkriteriet vurderes af Ordregivers Faggruppe på baggrund af de i Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation besvarede konkurrenceparameter. Side 17 af 21

18 For underkriteriet Kvalitet og Sortiment anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under-og delkriterierne vil blive vurderet på en pointskala fra point tildeles tilbuddet, som kun netop eller ikke opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 8 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Kvalitet og Sortiment Underkriterierne Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokationer Service Kvalitet og Sortiment Evalueres således efter en absolut pointmodel, hvor Point Gives for 0 Dårlig eller ingen opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5 Over middel opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet Side 18 af 21

19 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet skal mærkes med emnet: "Tilbud EU-udbud af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger og Må kun åbnes af AK Indkøb. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d , kl Tilbuddet skal sendes som pakke eller afleveres personligt i lukket kuvert/pakke på følgende adresse: Aalborg Kommune Miljø- og Energiforvaltningen AK Indkøb att.: Connie Havmose Hjulmagervej Aalborg Åbningstider: mandag til og med fredag kl , dog indtil kl om torsdagen. Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftlige eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik) bestående af: Et udfyldt Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation skal vedlægges i Word format Et udfyldt Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste skal vedlægges i Excel format eller konvertibel hertil Et udfyldt Rammeaftalebilag 1.6 Medarbejder CV skal vedlægges i Word format Et udfyldt Rammeaftalebilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i en elektronisk version Et udfyldt Rammeaftalebilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i PDF version Et udfyldt Rammeaftalebilag 3 Støtteerklæring hvis relevant, skal vedlægges i Word format Et udfyldt Rammeaftalebilag 4 Tjekskema, skal vedlægges i Word format Et udfyldt Rammeaftalebilag 5 Konsortieerklæring hvis relevant, skal vedlægges i Word format Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar, vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem på ovennævnte adresse. Såfremt tilbuddet afleveres personligt, kan der til Tilbudsgiver udstedes en kvittering for modtagelsen. 8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Side 19 af 21

20 Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for Tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, førend endelig rammeaftale er underskrevet. 8.6 Flere tilbud Der kan ikke afgives flere tilbud. 8.7 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.8 Sideordnede tilbud Der kan ikke afgives sideordnede tilbud. 8.9 Forbehold Ordregivers forbehold Nærværende udbud vedrører produkter omfattet af Serviceloven. Kommunerne er forpligtet til at tilbyde det bedste egnede og billigste hjælpemiddel, jf. 3 i bekendtgørelse nr. 740 af 13/06/2016 med senere ændringer om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter lov om social service. I henhold til Servicelovens 112 er der frit leverandørvalg, hvilket medfører, at Borgeren såfremt de ønsker det kan vælge en anden leverandør end den de deltagende kommuner har indgået aftale med. Benyttes det frie valg kan Borgeren maksimalt få bevilget tilskud svarende til det beløb, som kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud, såfremt Borgerens behov kan dækkes af et aftaleprodukt. Der vil aldrig kunne ydes større tilskud end produktets faktiske pris hos anden leverandør. I Serviceloven 112 ligger også, at Borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, kommunen bevilger som værende det bedst egnede og billigste. Prisdifferencen skal da afregnes direkte mellem Borgeren og Rammeaftalehaveren. Side 20 af 21

21 Den estimerede omsætning er under forbehold af byrådets fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Det i pkt. 4 angivne estimat og de i Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste angivne kvanta er forventede, hvorfor Tilbudsgiver er forpligtet til at levere eventuelt større eller mindre kvanta i rammeaftaleperioden. De anførte estimater kan således ikke tages som udtryk for en garanteret minimumsomsætning i det behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger Ordregiver er alene forpligtet af rammeaftalen i det omfang, denne kan opfylde det konkrete indkøbsbehov Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver skal derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, da ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Vedlægger Tilbudsgiver egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive betragtet som forbehold Aktindsigt Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt og Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Side 21 af 21