Jan Nielsen, Bo Blicher Pedersen, Ove G. Jensen, Annette Secher, Alice Aagaard Hagemann, Kirstine Kejser, Jørgen Hein, Niels Rygaard og Sólgerð Torp

Transkript

1 #BREVFLET# Click here to enter text. Dokument: Neutral titel Møde Cura Styregruppe IT og Digitalisering. Tid 13. marts 2018 kl. 8:30 Sted Direktørens kontor Ældre- og Handicapforvaltningen Storemosevej Vodskov Init.: SOLG Deltagere Jan Nielsen, Bo Blicher Pedersen, Ove G. Jensen, Annette Secher, Alice Aagaard Hagemann, Kirstine Kejser, Jørgen Hein, Niels Rygaard og Sólgerð Torp Luise Godsk Høgh og Pia Christina Svendsen deltog på mødet Afbud Kirstine Kejser og Anna Kristine Mollerup Sagsnr./Dok.nr / Referent Solgerd Torp 1. Bi og Gevinstrealisering (til orientering) Udviklingen af en datamodel, der vil kunne tilfredsstille organisationens data- og analysebehov i CURA pågår pt. i samarbejde med KMD. Udviklingsprocessen kræver at organisationens databehov kan defineres i god tid inden ibrugtagning af CURA. I denne definitionsafklaringen kan vi med fordel trække på ressourcer, der allerede har gennemført en succesfuld implementering af CURA. Projektorganisationen har haft et indledende møde med konsulentfirmaet Infoventure. Infoventure har været involveret i implementeringsprocessen i Københavns Kommune og er derfor i besiddelse af en værdifuld viden, som vi med fordel vil kunne trække på. Derudover har Infoventure erfaring med en systematisk databaseret opfølgning på arbejdsgange i CURA, hvilket kan være et godt redskab for såvel IT som i læringsprocessen efter go-live. Der er opbakning til samarbejdet, men det blev påpeget at arbejdet med BI-løsningen har til formål at understøtte og ikke overskygge implementeringen af Cura. Projektledelsen har aftalt møde med Infoventure om indgåelse af aftale, herunder pris og ressourcetræk i organisationen. 2. Projektmidler til CURA afsat i Budgetforhandlingerne Budget 2018 (til godkendelse) I forbindelse med budget 2018 blev der afsat midler til implementering af nyt EOJ system. Der er afsat hhv. 4,5 mio. kr. i 2018 og 8,5 mio. kr. i Projektgruppen indstiller til Styregruppen, at de afsatte midler i hhv og 2019 kobles og at der gives bemyndigelse til at bruge 2/3 dele af de samlede midler i /5 af midlerne forventes anvendt til decentralt frikøb af medarbejdere mens den resterende 1/5 reserveres til systemudgifter. Projektgruppen indstiller således til styregruppen, at 1/5 af midlerne tildeles IT og teknisk understøttelse og at de resterende midler fordeles mellem de to delprojekter med afsæt i den overordnede budgetfordeling for Budget 2018, således at 33% tildeles Socialdelen og 67% tildeles Omsorgsdelen.

2 Tabel 1: Oplæg til fordeling af midler Område Andel Midler IT og teknisk understøttelse 1/5 af de samlede midler 2,6 mio. kr. (0.20*13 mio.kr) Delprojekt VUM/VRAP/Cura Social 33 % af 10,4 mio. kr. 3,4 mio. kr. Delprojekt FS III /CURA Omsorg 67% af 10,4 mio. kr. 7,0 mio. kr. Det bemærkes, at der foruden de ovenstående midler er er afsat midler i de decentrale budgetter på ældreområdet til implementering af FS III /Cura Omsorg. a) Der efterlyses en opgørelse over de midler, der er afsat i de decentrale bugetter på ældreområdet til implementering af FS III /Cura Omsorg b) Det skal specificeres, hvad der ligger til grund for fordelingsnøglen mellem delprojekterne VUM/VRAP/Cura og FS III /Cura. Tilføjelse: Ad a) I Ældre- og Sundhed er der afsat i alt 8,3 mio. kr. decentrale midler til implementering af Cura. De fordeler sig ved: 2,7 mio. kr. i plejeboligfunktionen, fra belægningsprocenter på plejehjem (fremgår af FL referat den 6. marts 2018, pkt. 8) 3,4 mio. kr. Frit Valg fra bedre bemanding i ældreplejen (Ældre- og Handicapudvalgsmøde den 14. marts 2018, pkt. 4) 2,0 mio. kr. fra Sygeplejen (overførsler fra budget 2017) I Handicap er der afsat 1,3 mio. kr.(uforbrugte midler fra budget 2017) Ad b) Fordelingen mellem Handicapområdet og Ældre og Sundhed tager afsæt i den overordnede budgetfordeling for Budget 2018, således at 33% tildeles Socialdelen og 67% tildeles Omsorgsdelen. 3. Uddannelse og læring a. Uddannelses- og læringsstrategi for FS III /Cura (til godkendelse) Uddannelses- og læringsstrategien for FS III /CURA Omsorg bygger på principperne om målrettet læring og lokal forankring af den forandringsproces, som skal realiseres. Aalborg Kommunes erfaringer med implementering af nye indsatser og forandringer viser, at praksisnær implementering, der involverer og engagerer den enkelte medarbejder aktivt og samtidigt er målrettet den enkelte medarbejders behov i praksis, udvikler medarbejdernes kompetencer og heraf kvalitet i borgerforløbene. Den overordnede tidsplan for uddannelses- og læringsforløbet frem mod GO LIVE den 29. oktober fremgår af figur 1. Figur 1: Overordnet tidsplan for uddannelses- og læringsaktiviteter FS III /CURA Omsorg 2/6

3 Uddannelses- og læringsaktiviteterne er bygget op omkring et instruktørkorps samt lokale implementeringsressourcepersoner (kaldet IRP ere). IRP erne udgør sammen med niveau 4 lederne de lokale lærings- og implementeringsteams. Funktionsbeskrivelser for Instruktører og Implementeringsressourcepersoner findes i bilag 1 og 2. For at skabe sammenhæng i projektet og opbygge viden om og ejerskab for det nye omsorgssystem hos slutbrugerne anbefales det, at implementeringsressourcepersoner og instruktører løbende involveres i de funktionelle opgaver, som eksempelvis konfiguration. Instruktørkorpset uddannes af COK i Fælles Sprog III metoden og klædes overordnet på til varetagelse af instruktørfunktionen i april måned. Herefter varetager instruktørerne en koordinerende funktion i forhold til de lokale implementeringsteams, som består af niveau 4 leder samt lokale implementeringsressourcepersoner. De lokale implementeringsteams instrueres i deres rolle på workshops ultimo maj. Instruktørerne er sammen med de uddannelses- og læringssansvarlige fra projektorganisationen ansvarlige for at sende læringspakker til de lokale læringsteams, som bærer ansvaret for at åbne pakkerne og videreformidle indholdet til kollegerne på arbejdspladsen. Indholdet vil være tilpasset de forskellige brugergrupper og kan være e-læringsvideoer, filmklip, nyhedsbreve og spil. Læringsaktiviteterne i Fælles sprog III metoden er som udgangspunkt lokalt forankrede. Implementeringsressourcepersonerne skal være tilgængelige ift. sidemandsoplæring og løbende sparring på arbejdspladsen og vil i oktober måned bistå instruktørerne i undervisningen af slutbrugerne. I september uddannes instruktører og implementeringsressourcepersonerne indledningsvist af Systematic i CURA, hvorefter instruktørerne og implementeringsressourcepersonerne underviser lederne. Slutbrugerundervisningen påbegyndes 1. oktober. Tidsplan for aktiviteterne i relation til uddannelses- og læringsstrategien findes i bilag 3. Antal slutbrugere Der er omkring 3400 slutbrugere på Omsorgsdelen som skal uddannes i CURA. CURA indeholder forskellige funktioner hhv. APP, WEB og PLAN. Ikke alle slutbrugere skal anvende alle funktioner og der er dermed variation i hvor meget undervisning slutbrugere skal have. En SSH i hjemmeplejen skal som udgangspunkt kun anvende APP delen, mens hjemmesygeplejen skal anvende alle tre funktioner. Der regnes med 1 kursusdag i CURA for de slutbrugere, som kun skal anvende CURA APP mens de øvrige slutbrugere skal have 2 dages undervisning i CURA. 3/6

4 I tabel 1 ses en oversigt over hvor mange undervisningsdage hver enkelt funktion skal påregne samt hvor mange instruktører og implementeringsressourcepersoner projektgruppen anbefaler til at løfte opgaven (se bilag 4 for opdeling på funktionsenheder). Tabel 2: Oversigt opdelt på enheder Funktion Antal slutbrugere Antal kursusdage Instruktører IRP ere (v. 20 p pr hold) Sygeplejen Frit Valg Plejebolig Træning Myndighed Sundhedscentret 1 Ressourcepersoner fra projektorganisationen samt udviklingssygeplejersker vil supplere instruktørerne i undervisningen af CURA hvor det bliver nødvendigt. I oversigten er de administrative funktioner, de private leverandører samt misbrugscentret og omsorgstandplejen ikke medtaget. Undervisningen af disse forventes varetaget af ressourcer fra projektorganisationen samt instruktørkorpset. Instruktører og implementeringsressourcepersoner udpeges blandt de medarbejdere som lyster og evner opgaven. Udpegning af instruktører og implementeringsressourcepersoner iværksættes umiddelbart efter godkendelse fra styregruppen. Udpegning af instruktører sker af niveau 3 chefer i samråd med niveau 4 ledere, mens udpegning af implementeringsressourcepersoner varetages af niveau 4 lederne. Opmærksomhedspunkter Realiseringen af uddannelses- og læringsstrategi for delprojekt FS III /CURA omsorg forudsætter at de aftalte leverancer i samarbejdet med Systematic sker planmæssigt. Projektgruppen er opmærksom på risikoen for en storkonflikt på KLs område. I tilfælde af en lock-out af de berørte medarbejdere revideres uddannelses- og læringsplanen, når omfanget heraf kendes. 1) Der blev stillet spørgsmål til, hvorvidt der er taget højde for det omfattende lokalebehov, som slutbrugeruddannelsen har. Styregruppen blev orienteret om, at projektorganisationen arbejder med en detailplanlægning af de forskellige uddannelsesaktiviteter, herunder bookning og klargøring af undervisningslokale. Som eksempel blev det nævnt, at 3 lokaler er booket på Aalborg Handelsskole. Herudover skal der foregå undervisning lokalt på arbejdspladserne, der hvor det giver mening. En detaljeret plan bliver forelagt styregruppen inden sommeren ) Styregruppen påpegede, at der mangler en økonomisk opgørelse af økonomisk- og medarbejder ressourcetræk forbundet med uddannelses og læringsindsatsen, således at det er tydeligt, hvor meget frikøb, der bliver planlagt med. Styregruppen anbefaler uddannelses- og læringskonceptet og beslutter, at det skal drøftes i MEDudvalgene i Ældre og Sundhed samt Myndighed. Til drøftelsen i MED-udvalgene skal der foreligge den førnævnte økonomiske opgørelse. b. Forslag til engangstillæg til medarbejdere som udpeges til instruktør eller IRP, og som ikke i forvejen modtager funktionstillæg (til drøftelse/godkendelse) 4/6

5 Styregruppen bedes drøfte, hvorvidt de medarbejdere, som tildeles et særligt ansvar i implementeringsfasen, og som ikke i forvejen modtager tillæg for eksempelvis en superbrugerfunktion, kan tildeles et engangstillæg som motivation for at dygtiggøre sig i det nye omsorgssystem og tage et ekstra ansvar i implementeringen heraf. Styregruppen besluttede at sige nej til forslag om engangstillæg. 4. Revitalisering af superbrugerstruktur i Ældre- og Handicapafdelingen (til godkendelse) I relation til implementeringen af nyt omsorgssystem er der behov for revitalisering af den nuværende superbruger struktur for Care og EKJ, således at strukturen fremadrettet bedst muligt understøtter effektiv drift og udvikling af CURA. Projektgruppen indstiller på denne baggrund til styregruppen, der udarbejdes oplæg til ny superbrugerstruktur gældende for hele Ældre- og Handicapforvaltningen til ikrafttrædelsen pr Oplæg forelægges styregruppen inden sommeren Styregruppen godkender, at der bliver lavet et oplæg til ny superbrugerstruktur gældende for hele Ældre- og Handicapforvaltningen med ikrafttrædelse pr. 1. november I udarbejdelsen er det vigtigt at inddrage Superbruger- og GAS organisationen, samt drøfte oplægget i MED-organisationen. Oplægget fremlægges i styregruppen den 12. juni Fokusområder for de næste måneder (til orientering) Delprojekt FS III /CURA Omsorg Udvikling af uddannelses- og læringsmateriale for FS III og CURA Detaljeret planlægning af undervisningen i CURA, herunder undervisning fra Systematic til instruktører og implementeringsressourcepersoner Udvikling og planlægning af metoder til opfølgning med henblik på at sikre læring og kompetenceudvikling hos slutbrugerne. Udvikling af lærings- og udviklingsstrategi for alle nyansatte medarbejdere samt opkvalificering i Cura efter go-live for hele ÆH Udarbejdelse af budget for undervisningsdelen, herunder undersøge mulighederne for VEUgodtgørelsen i forbindelse med undervisningen i CURA (planlagt møde med Aalborg Handelsskole den 22.marts) Forventningsafstemning med private leverandører ift. uddannelsesopgaven (planlagt møde 21.marts) Oplæg til fremadrettet superbruger struktur i CURA. Delprojekt VUM/VRAP/Cura Social Udarbejde kommunikationsstrategi og samarbejdsmodel med kommunikationsmedarbejder i hhv. Projektorganisation og Handicap Planlægge Mini kick-off for udviklingsforløbet som bliver afholdt den 19. marts 2018 Planlægge udviklingsforløb med Systematic Udpege relevante ressourcer i Handicap Styregruppen er orienteret om ovenstående 5/6

6 Bilag Bilag 1: Funktionsbeskrivelse instruktører i FSIII og CURA Bilag 2: Funktionsbeskrivelse implementeringsressourcepersoner Bilag 3: Tids- og aktivitetsoversigt Uddannelses- og læringsaktiviteter FSIII/CURA Omsorg Bilag 4: Oversigt over slutbrugere og undervisningsdage i CURA 6. Møderække i Cura Styregruppe (til orientering) 13. marts april maj juni august september oktober november december Evt. - Hvad skal kommunikeres fra styregruppemødet: o Der er nu afholdt det første Cura styregruppemøde o Uddannelses- og læringskonceptet anbefales og er klar til drøftelse i MED-organisationen. o Oplægget om budgetfordeling mellem Ældre og Sundhed og Handicapområdet blev godkendt. o Der bliver sat et arbejde i gang for at lave et oplæg om revitalisering af superbrugerstrukturen i hele Ældre- og Handicapforvaltningen. Oplægget udarbejdes sammen med den eksisterende superbruger- og Gasser-organisation og drøftes i MED-udvalgene i ÆS og Myndighed. Oplægget skal fremlægges for Cura Styregruppen den 12. juni /6