FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM

Transkript

1 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM Formålet med tillægsmodulet Fileksport til Lønsystem er, at eksportere data fra TimePlan til individuelle lønsystemer. Det er endvidere muligt at udskrive en oversigt, der kan anvendes som grundlag for manuel indtastning af løndata i individuelle lønsystemer. Opsætningerne i Løneksport giver mulighed for lønkørsler på tværs af uger, planperioder og kalenderperioder med udgangspunkt i de faktisk registrerede og godkendte timeopgørelser, der er registreret i den valgte lønperiode. Udregning af medarbejdernes timer, tillæg, overarbejde, ferieog sygedage m.prem. foretages hurtigt og med baggrund i de registrerede data i TimePlan. Med fileksport til lønsystem fås to muligheder for at køre løn. En hvor man kan opsætte alt, Adminstration > Lønkørsel og En hvor man kun kan køre for valgte perioder og for udvalgte afdelinger Programmer > Klargør løn (begrænset lønkørsel). Under Administration > Globale Indstillinger > Stamdata > Klargør løn er der mulighed for at vælge, hvordan lønnen skal beregnes og håndteres ved dannelse af lønfiler. Det er muligt at sætte op, hvordan lønnen skal beregnes ved visning af faktiske udgifter, hvordan dagsgennemsnittet for arbejdstid skal beregnes og hvilke andre oplysninger, der skal med i en lønkørsel. TimePlan Software A/S Side 1 af 86

2 MANUAL VERSION 7 VED VISNING AF FAKTISKE UDGIFTER SKAL MÅNEDSLØNNEN BEREGNES PÅ FØLGENDE MÅDE Månedsløn beregnes som (månedsløn * 12 / 365,25) * antal lønkørselsdage Hvor lønkørselsdage er det antal dage der er i løn perioden Månedsløn beregnes som (månedsløn / 30) * antal lønkørselsdage Månedsløn beregnes som hele månedslønnen uanset antal lønkørselsdage VED BEREGNING AF DAGSGENNEMSNIT FOR ARBEJDSTID, BENYTTES FØLGENDE OPSÆTNINGER For timelønnede beregnes bagud for X uger, med X dage per uge For månedslønnede beregnes ud fra ugenorm med X dage per uge Beregning af dagsgennemsnit bruges i forbindelse med beregning af fravær. Fraværet kan også trækkes ud i fraværsblokke ved feltet dagsgennemsnit. ANDRE OPLYSNINGER Medtag record i løneksportfil for alle medarbejdere i de(n) valgte afdeling(er) også selvom der ikke er løndata på den enkelte medarbejder: Er dette valgt, har det indflydelse på Klargør løn. Når der godkendes løngrundlag for en periode vil alle medarbejdere der er, eller har været ansat i den periode, der dannes løngrundlag for, blive vist og være med i lønfilen, uanset om der er data (timer, tillæg m.m.) registreret på medarbejderen Der må ikke køres løn for medarbejdere, som har status som nyansat: Vælges dette, er det ikke muligt at køre løn, før medarbejderen er oprettet i lønsystemet. Forsøges der alligevel at køre løn for nyansatte, vil disse blive markeret med rødt på løneksport billedet. Det er dog muligt at gennemtvinge en lønkørsel, uden at den nye medarbejder bliver markeret med rød. Dette gøres fra medarbejderstamkortet, hvor der kan markeres Må køre løn Side 2 af 86 TimePlan Software A/S

3 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Arbejdstidsbemærkninger skal med i timeopgørelsen: Er der lavet bemærkninger til arbejdstiderne, kommer disse med når dette punkt er aktiveret. Medtag kun i godkendelsesbilledet lønartskolonner ved værdier forskellig fra 0: Med denne funktion aktiveret, vil der i godkendelsesbilledet ved Klargør løn, kun blive vist de lønartskolonner, der har værdier forskellige fra 0. Medtag kvitteringslinjer på timeopgørelse, når denne dannes under Klargør løn: Er denne funktion aktiveret, vil der på timeopgørelserne være en linje, hvorpå at der kan kvitteres for opgørelsen. Udfør kontrol af CPR-numre inden der lønlåses: Betyder at der tjekkes på at CPRnumrene er gyldige for at der kan lønlåses. Automatisk beregning af udlånte/lånte timer på månedslønnede, der skifter afdeling: Betyder at der automatisk beregnes lånte/udlånte timer for en månedslønnet medarbejder, der midt i en måned skifter til en anden afdeling. Problemstillingen er jo at hele månedslønnen konteres på den afdeling, hvori medarbejderen er ansat den sidste dag i måneden. Men hvis han har skiftet afdeling, så ligger der måske arbejdstider i to afdelinger. Eksempel: Medarbejder skifter 15/5 fra Afd. A => B. Månedsløn Timer i A: 50 Timer i B: 50 TimePlan Software A/S Side 3 af 86

4 MANUAL VERSION 7 Medarbejderens lønudgift på placeres på B. Men er denne mulighed valgt, så kommer værdien af de 50 timer i A til at stå som timer, der er udlånt til A Månedslønnede der stopper, beregnes der altid fravær ultimo måned: Betyder at TimePlan beregner fravær, eksempelvis ferie, der er afholdt efter at der er foretaget en lønkørsel i den aktuelle måned, når medarbejderen fratræder med udgangen af måneden. Medtag manuelle posteringer på afspadseringskonti (Indregnes i optjent og afholdt afspadsering): Er denne mulighed markeret, betyder det at manuelle udbetalinger og tilføjelser på afspadseringskontiene, bliver medtaget ved lønkørsel. LØNKØRSLER Punktet lønkørsler findes under menupunktet Administration, herfra bestemmes alt om, hvad der skal med i lønkørslen, opsætning til klargøring af løn og visning. Klik Administration > Lønkørsler KODEOPSÆTNINGER (FANEN) Herfra opsættes alt, der har med løneksporten at gøre. Side 4 af 86 TimePlan Software A/S

5 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER I skærmbilledet vises 5 knapper Lønarter Overenskomstkoder Format (eksportfil) Tillæg Skærmvisning TimePlan Software A/S Side 5 af 86

6 MANUAL VERSION 7 LØNARTER Fra Administration > Lønkørsler > Kodeopsætninger > Lønarter oprettes de lønarter og lønkoder, som TimePlan og lønsystemet benytter for de forskellige enheder, der skal overføres til lønsystemet (f.eks. normal timer, tillæg, overarbejde, sygdom, ferie, osv.). Det er vigtigt, at lønkoderne er identiske med lønsystemets koder, da lønoplysningerne ellers ikke vil blive registreret korrekt. Klik på knappen Lønarter Lønkoderne oprettes ved at trykke på knappen Opret. Lønkode og beskrivelse (lønarten) indtastes i de to felter Beskrivelse og Kode. Skal lønkoden tilhøre en opsat lønparameter vælges denne ved at der klikkes på.. ud for feltet til Lønparameter. Lønarter kan rettes/slettes ved at bruge knapperne Ret og Slet. Er koden i brug vil følgende meddelelse fremkomme ved Slet: Side 6 af 86 TimePlan Software A/S

7 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Klikkes der på knappen Luk gemmes lønarten automatisk. OVERENSKOMSTKODER Klik på knappen Overenskomstkoder under Administration > Lønkørsler > Kodeopsætninger. Her er der mulighed for at tilknytte de oprettede lønkoder til de lønarter, der ønskes medtaget i løn filen. TimePlan har indlæst alle de oprettede overenskomster og disse vises som kolonneoverskrifter. Vælg en overenskomst og indsæt herefter de konkrete lønkoder på overenskomstens lønarter. (timer, tillæg og fraværstyper). Står der under en lønart - - Fysisk tilstede betyder det at lønarten kun gælder på de timer hvor medarbejderen er Fysisk tilstede. FASTE LØNARTER Til hver overenskomst vil der altid være følgende faste lønarter. Godkendte timer: Alle timer der er godkendt fra planstatus Faktiske timer: Antal faktiske registrerede arbejdstimer og minutter. Er inkl. Overarbejde og mertid. Normal timer: Antal normal timer og minutter (dvs. ekskl. overarbejdstimer, men inkl. mertid) TimePlan Software A/S Side 7 af 86

8 MANUAL VERSION 7 Løn timer: Antal timer og minutter, men inkl. evt. oprunding pga. regler ved overarbejde. (Forskel på Faktiske - og Løn timer er udelukkende oprunding ved overarbejde) Mertid: Antal timer og minutter med status mertid. Alle arbejdstidsændringer i en Godkendt plan kan markeres med status mertid. (anvendes som hovedregel for mertid til deltidsmedarbejdere) Bemærk: Antallet af mertimer indgår samtidig i antal Normal timer. Afspadseringssaldo: Aktuel saldo, for medarbejdere pr. dato hvortil løneksport udføres. Udbetalt afspadsering: Antal timer, sendt til udbetaling fra medarbejderens afspadseringskonto. Bemærk timerne er omregnet til normal timer. FAKTISKE TIMER NETTO Denne lønart giver mulighed for tilknytning af lønkoden til netto løntimer. Faktiske timer netto er ekskl. Fravær, hvis der under Fraværstyper i Stamdata er markeret i boksen Fratrækkes nettoløntimer. NORMAL TIMER UDEN KORREKTION Denne lønart er forskellig fra Normal Timer på den måde, at lønarten er uden evt. korrektioner af dagovertid, ugeovertid samt periodeovertid. Hvis en medarbejder f.eks. har 48 timer på en uge vil de 45 timer (hvis der på overenskomsten er sat 45 timer til ugemaks), gå på Normaltimer og de resterende 3 timer på til overtid. Ved brug af lønarten vil alle 48 timer gå på Normal timer u. korrektion (skematid). Side 8 af 86 TimePlan Software A/S

9 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER NORMALTIMER EKSKLUSIVE MERTID NETTO/BRUTTO. Disse lønarter indeholder ikke mertimer. Normtimer ekskl. Mertid Netto er fratrukket antal fraværstimer, hvor der på fraværstypen er markeret Fratræk netto Normtimer ekskl. Mertid Brutto er ikke fratrukket fraværstimer. NETTO TIMER I LØN FIL På den enkelte overenskomst, er det muligt at tilknytte en lønart for Netto timer i lønperioden. TimePlan Software A/S Side 9 af 86

10 MANUAL VERSION 7 Værdien, der vil blive vist her (eksporteres), vil være faktiske timer i perioden minus de timer hvorpå der ligger fravær som er oprettet med markering i Fratrækkes i Netto løn timer. LØNARTER FOR REDUKTIONSTID Der kan opsættes lønarter på for de tider der ligger som SH-reduktionstider. Side 10 af 86 TimePlan Software A/S

11 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER ARBEJDSDAGE I LØN FIL På den enkelte overenskomst er det muligt at tilknytte en lønkode for Arbejdsdage i lønperioden. Værdien, der vil blive vist her (eksporteres), vil være arbejdsdage i perioden minus de dage, hvorpå der ligger fravær, som er oprettet med markering i Fratrækkes i Netto løn timer. TimePlan Software A/S Side 11 af 86

12 MANUAL VERSION 7 I Løneksporten vises de dage, medarbejderen er fysisk til stede. LØNARTER FOR OVERARBEJDSTIMER DER UDBETALES OG OVERARBEJDSTIMER DER AFSPADSERES Der kan tilknyttes lønkoder for samlet antal overarbejdstimer i perioden der eksporteres for, samt hvor mange af disse overarbejdstimer der er sendt til afspadsering. Timer der eksporteres er ikke omregnet efter overarbejdsregler, men vil være de faktisk afholdte overarbejdstimer. Overarbejdstimer: Værdien er det samlede antal faktiske overarbejdstimer i perioden, uanset hvilke type overarbejdstillæg de udregnes med, og om timerne er markeret til afspadsering. Overarbejdstimer afspadseres: Værdien er det faktiske antal overarbejdstimer, som er markeret til afspadsering. Denne værdi indgår samtidig i Overarbejdstimer. Side 12 af 86 TimePlan Software A/S

13 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER LØNARTER TIL OVERTID/UNDERTID Der kan tilknyttes lønarter til overtider som Dagsovertid, Ugeovertid, Periodeundertimer, delperiodeovertid og Periodeovertid. LØNARTER TIL MERTID Der kan tilknyttes lønarter til Mertimer, både som stemplet mertimer eller periodemertimer. Månedsløn beløb: Giver mulighed for at sende ud om medarbejderen er månedslønnet. Kommer der 01:00 i filen er medarbejderen månedslønnet. Ikke fysisk tilstede timer: Giver mulighed for at sende antal af timer ud, der har status ikke fysisk tilstede på lukkede dage. LØNARTER TIL AFHOLDT OG OPTJENT AFSPADSERING Det er mulighed for, i løneksporten, at opsætte lønkoder til følgende lønarter: TimePlan Software A/S Side 13 af 86

14 MANUAL VERSION 7 Afspadseringssaldo: Viser saldoen på afspadseringen den sidste dag i lønperioden. Udbetalt afspadsering: Viser hvor mange afspadseringstimer der er sendt til udbetaling i lønperioden. Afholdt afspadsering: Afspadsering som afholdes på en planlagt arbejdstid i den opsatte lønperiode. Fratrækkes afspadsering manuelt er det tidspunktet for, hvornår afspadsering er fratrukket, der er afgørende for, om timerne kommer med i lønfilen. Optjent afspadsering: Afspadsering som optjenes via en arbejdstid eller bliver tilføjet manuelt. Tilføjes afspadsering manuelt er det tidspunktet for, hvornår afspadsering er tilføjet, der er afgørende for, om timerne kommer med i lønfilen. Eks.: Lønperiode 01/01 til 31/01 På Afspadseringskontoen ser beholdningen således ud: Saldo pr 31/12 15:30 Der er tilført den 21/01 08:30 Der er i januar brugt - 07:15 Konto i alt pr 31/1 16:45 I klargør løn ser tallene således ud: Side 14 af 86 TimePlan Software A/S

15 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Bemærk at der i lønfilen bruges 100-dele LØNARTER TIL FLEXTID For medarbejdere der er tilknyttet flextid, kan der opsættes lønarter for følgende: Flextids saldo: Viser saldoen på Flex den sidste dag i lønperioden. Flextids saldo positiv: o Hvis flexsaldoen er positiv, vil værdien komme her. o Hvis flex saldo er 0 eller negativ, vil der her blive sendt et 0 Nulværdierne vil ikke blive vist i godkendelses billedet, men vil blive skrevet i lønfilen. TimePlan Software A/S Side 15 af 86

16 MANUAL VERSION 7 Flextids saldo negativ: o Hvis flexsaldoen er negativ, vil værdien komme her. o Hvis flex saldo er 0 eller positiv, vil der her blive sendt et 0 Nulværdierne vil ikke blive vist i godkendelses billedet, men vil blive skrevet i lønfilen. Udbetalt Flextimer: Viser hvor mange flextimer der er sendt til udbetaling i lønperioden. Flex standard betaling: Antal timer bestemt fra overenskomsten der standard udbetales fra medarbejderens flexsaldo. LØNARTER TIL SH KONTO For medarbejdere der er tilknyttet SH konto, kan der opsættes lønarter for følgende: SH konto saldo: Viser saldoen på SH kontoen den sidste dag i lønperioden. SH konto Udbetalt: Viser hvor mange timer fra SH saldoen der er sendt til udbetaling i lønperioden. LÅNTE OG UDLÅNTE FAKTISKE/NORM TIMER Når en medarbejder er udlånt til en anden afdeling, er det muligt at få eksporteret antallet af henholdsvis lånte/udlånte faktiske timer og lånte/udlånte norm timer, ved dannelse af løngrundlaget. Dette foretages ved at tilknytte lønkoder for henholdsvis lånte og udlånte timer. Lånte og udlånte timer kan deles op på månedslønnede og timelønnede. Side 16 af 86 TimePlan Software A/S

17 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Er ovennævnte opsat vil timer komme med under Godkendelsesbilledet i Klargør løn, og når omkostninger beregnes, indsættes der værdier for lånte og udlånte timer. VARIABLE LØNARTER OVERENSKOMST Alle tillægstyper, der er oprettet under de aktuelle overenskomster, vil være tilgængelige efter ovennævnte faste lønarter på den overenskomst, hvor de er oprettet. Er et tillæg ikke tilgængelig på en overenskomst, vil feltet under overenskomsten blive udfyldt med gråt. LØNARTER FOR FUNKTIONSLØN Er der oprettet lønparametre til funktionsløn, vil man kunne sætte lønarter på disse. LØNARTER FOR FERIE Der kan sættes lønarter for Ferie og feriefri kan fra Administration > Lønkørsler. Det kan opsættes for overført ferie, både for dage og timer. Der kan sættes lønarter på med og uden løn og det kan splittes ud på kalender år. Hvis ferieåret krydser årsskiftet, deles ferie op ved årsskiftet således at man kan se hvilket år ferien er afholdt i > 31.12: Dette gælder for både Ferietimer og feriedage med og uden løn > 30.04: Dette gælder for både Ferietimer og feriedage med og uden løn. TimePlan Software A/S Side 17 af 86

18 MANUAL VERSION 7 Er der overført feriedage eller timer bruges disse først og kan sendes på egen lønart. Overf. feriedage brugt: Overf. ferietimer brugt: VARIABLE LØNARTER FRAVÆR Alle fraværstyper, der er oprettet under Administration > Fraværstyper, vil blive vist efter de variable lønarter fra overenskomsten. For hvert oprettet fravær er der 3 muligheder for eksport. Her et eksempel hvor der er oprettet fraværstypen Sygdom. Den første linje indeholder kun teksten. Sygdom: Antal timer og minutter der er registreret sygdom. Sygdom med arb. tid: De antal timer og minutter medarbejderen skulle have været på arbejde. Sygdom hele dage: Antal hele dage der er registreret sygdom. Der kan ikke bruges samme lønkode for eksport på forskellige måder (i dage og med arb. Tid*) Side 18 af 86 TimePlan Software A/S

19 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER FORMAT (EKSPORTFIL) Klik på knappen Format (eksportfil) under Administration > Lønkørsler > Kodeopsætninger og følgende skærmbillede vises: I dette skærmbillede opsættes selve lønfilen: Hvad skal filen hedde? Hvilket format skal filen have? Hvor skal lønfilen gemmes? Hvilke oplysninger skal medtages? I den øverste del af billedet opsættes formatet for filen. Eksport navn: Filens navn. Eksportfilformat: Det format eksportfilen dannes i. Der kan vælges mellem: Kommasepareret fil En fastlængde fil Webservice Der skal vælges et af ovenstående formater, for at man kan komme videre med at opsætte filen. TimePlan Software A/S Side 19 af 86

20 MANUAL VERSION 7 Eksporter data fra: Vælg hvilket kartotek i TimePlan, der skal eksporteres data fra. Der kan vælges mellem følgende: Medarbejderdata Medarbejder historik Planeksport Fravaer Brugerdata Afdelingsnr Afdelingsbudget Logfiler Bemandingsdata Løngrundlag Løngrundlag Multidata Erhverv Proløn Stamoplysninger (kommer kun frem hvis man har valgt Webservice) Proløn - Løntransaktioner (kommer kun frem hvis man har valgt Webservice) Der er to måder at opsætte løneksporter på, som Webservice eller som direkte Fileksport: Når der er tale om en løneksport vælges: Løngrundlag. Eksport fil: Tryk på knappen til højre for feltet, og skærmbilledet Filudvælgelse vises: Ved filudvælgelse er der tre forskellige muligheder: Normal: Fil placeres på lokalt drev eller netværkssti. WWW: WWW anvendes til at overføre filer fra Pc'ens harddisk til et Web Site. Der anvendes HTTP protokol (port 80). Ftp: Ftp bruges til at overføre filer fra Pc'ens harddisk til en FTP server: Der anvendes FTP protokol (port 21). Marker Ftp og følgende skærmbillede vises: Overfør via autokørsel Betyder at brugere der ikke har direkte adgang til det sted hvor filerne skal gemmes, kan udføre eksporter fra Administration > Eksporter, og som autokørslerne så vil hente og køre. Side 20 af 86 TimePlan Software A/S

21 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Remote filnavn: Fil, set fra ftp main directory. Der hvor filen skal hentes fra. Opdeling af fil: Hvordan filen eventuelt skal opdeles. Opdel per afdelingstype: Herfra kan vælges de afdelings der er oprettet fra Administration > Valideringstabeller. Filen opdeles efter den valgte afdelingstype. Afdelingen med den valgte type samt under afdelinger kommer med i dennes fil. I filnavnet vil {DEPNUM%} blive erstattet af afdelingsnavnet. Opdel i timelønnede og månedslønnede: Filen opdeles efter timelønnede og månedslønnede. I filnavnet vil {PAYKIND%} blive erstattet af et H for timelønnede og et M for månedslønnede. Test forbindelse: Tester om der kan skabes forbindelse til host. Hvis Test download er markeret, testes også om filen kan hentes fra server. Firewall: Anvendes der firewall skal dette sættes op, med typer, brugernavn og password. Proxy: Anvendes der Proxy skal opsætningen for denne oprettes, før adgang til filen kan etableres. Host: Servernavn eller IP adresse på ftp server. Kan ikke vælges hvis der er valgt autogenerer host. Autogenerer host: Host generer automatisk servernavn ud fra afdelings id. Afdelings id skal være på minimum fire cifre, for at det kan bruges til auto generering af host. IP-adressen bygges op på følgende måde IP1.afdnr.afdnr.IP4. IP1 og IP4 opsættes i TimePlan.ini i sektionen autohost. Er denne ikke opsat skrives følgende sidst i ini-filen [Autohost] IP1= IP4= 1. "afdnr" tager de første tre cifre i afdelingsnummeret. 2. "afdnr" tager de næste to cifre i afdelingsnummeret, hvis der er mere end 4 cifre. Er der kun fire cifre benyttes det 4. ciffer. TimePlan Software A/S Side 21 af 86

22 MANUAL VERSION 7 De første tre cifre i afdelingsnummeret må ikke være større end 255 for at der kan autogenereres en host. Eksempel: IP1=150 IP4=22 Afdelingsnummeret er Dette giver følgende IP-adresse Passiv overførelse: Her er det klient computeren der etablere den forbindelse, som filen sendes over. Brugernavn: Angiv bruger med rettigheder til ftp server. Kan være anonymous, hvis serveren tillader dette. Password: Password for brugernavn. Nogle ftp servere med anonymous adgang kræver brugerens adresse som password. Filopsætninger: Fil kodning: Her defineres hvilke karaktersæt der skal bruges. Om det er DOS (OEM karaktersæt). Windows (ANSI karaktersæt) Valgt som default. UniCode (UCS-2LE; UCS-2BE eller UTF8). Skilletegn: Her vælges hvilke skilletegn, som ønske anvendt mellem de forskellige data. Feltindpak: Det er muligt at pakke data ind i form af f.eks., således, at de data og tegn, som anvendes indenfor anførselstegnene, ikke kommer i konflikt med tegnene i f.eks. en kommasepareret fil. SDF Fil: SDF fil betyder System Data Format. Hvis lønsystemet, som skal modtage lønfilen bruger denne filtype, er der mulighed for at vinge af her. XSLT-transformering: Giver bedre mulighed for at bestemme filens layout ved at opsætte eksporten som en simpel XML fil. XML-filens header og footer indsættes ved at skrive i fast start og slutlinje. Filens datafelter skal derefter indkapsles vha. a scripts sådan at de sammen med header og footer danner et XML-layout. Ved at klikke på.. får man ved hjælp af XSLT transformering mulighed for at tilpasse data opsætning for det endelige resultat, på anden vis end normal fileksport. Eksempelvis vil en normal fileksport være opbygget på dato, her har man mulighed for at bygge den op per medarbejder. Fast startlinje i filen: Her kan sættes en tekst som altid skal stå i starten af filen. Side 22 af 86 TimePlan Software A/S

23 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Fast slutlinje i filen: Her kan sættes en tekst som altid skal stå til sidst i filen Feltopsætninger: Datoformat: Det format datoen vises med. Her skal man være opmærksom på, hvilke tegn der bruges i eksportfilen, således at tegn i dato og løndata ikke blandes sammen. Ved klik på knappen til højre vises følgende menu: Tidsformat: Her vælges det tidsformat, timer vil blive gemt som i eksportfilen. Overordnet kan der vælges mellem Decimal (minutter konverteres til et decimaltal 1/100) og Tid (timer og minutter). Ved klik på knappen til højre vises følgende menu: For 8 timer og 30 minutter vil følgende valg resultere i: tt.dd tt,dd - 08,50 ttdd tt.mm ttmm tt:mm - 08:30 mmmm Talformat: Herfra vælges hvordan tallene skal håndteres i forbindelse med eksporten. Decimaltegn: Her vælges hvilket tegn der skal bruges ved decimal adskillelse Decimaler: Hvor mange decimaler skal tallet kunne indeholde Tusindseparator: Her vælges hvilket tegn der skal bruges som separator ved tusind. TimePlan Software A/S Side 23 af 86

24 MANUAL VERSION 7 Negativ fortegn i samme felt: Betyder at der kan sættes minus i samme felt som tallet. Indholdsdetaljer: Herfra vælges om filen skal være den aktive løneksport og, hvorledes indholdet af skal vises i filen. Aktiv Løneksport: Der kan kun være en eksportopsætning, der er aktiv for dannelse af filer ved eksport af løndata. Når eksportopsætning skal anvendes ved dannelse af lønfiler, markeres her. Gem til difference : Markeres såfremt filen skal bruges til at kunne bruges til at lave en difference fil ud fra. Når dette er markeret på lønfilen, vil alt der sendes til løn blive gemt til fremtidige differencekørsler. Det vil kun være muligt at køre difference løn på filer hvorpå dette er valgt. Opdel lønsfilens data således: Ikke opdelt: Betyder at der sendes en linje per medarbejder, med en linje per lønart der sendes ud i filen. Pr. Dag: Betyder at der sendes en linje per dag, per lønart. Side 24 af 86 TimePlan Software A/S

25 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Pr Måned: Betyder at der sendes en linje per medarbejder, splittet ud per måned hvori alt er talt sammen, med en linje per lønart der sendes ud i filen. Inkluder slettede poster efter lønlåst som nulposter: Betyder at skulle der være blevet slettet arbejdstider ved hjælp af lønlås redigering, vil disse blive vist i filen som en linje hvor der på lønarten vil stå 0. Eksporter sum af lønarter på tværs af afdelinger (virker kun hvis afdelinger ikke indgår): Betyder at ligger der arbejdstider i andre afdelinger vil disse blive lagt sammen på tværs af afdelingerne, hvis felter afdelingsnr ikke er en del af filopsættet. Med afdelingsnummer i filen Uden afdelingsnummer i filen TimePlan Software A/S Side 25 af 86

26 MANUAL VERSION 7 Fraværsstart/slut erstattes med overlappende arbejdstiders startdato: Betyder at hvis en arbejdstid har sluttid senere end sluttiden på et fravær, vil fraværet altid gå til arbejdstidens sluttid. Fraværsblokke skal eksporteres i perioder: (Vises når eksporten er valgt at skulle deles per dag eller måned.), Fraværsblokkene kører på perioden uanset om der er valgt per dag eller måned. Fravær opdeles i hele dage og delvis fravær: (Vises når eksporten er valgt at skulle deles per dag eller måned.) Viser fraværsblokken for den periode filen køres for, selv om filen ellers er sat til at skulle opdeles per dag eller måned. Konter altid fravær på primær afdeling: Betyder at alt fravær på medarbejderne vil blive konteret på deres primære afdeling. Er sat som default. Fjernes markering vil fraværet blive eksporteret på den afdeling medarbejderen har arbejdstid. OPSÆTNING AF FIL INDHOLD I den nederste venstre del af billedet vises en oversigt over alle tilgængelige felter, lønarter, tillæg og datoer. Disse udgør de oplysninger, det er muligt at medtage i lønfilen. Tilgængelige felter: Her vises alle felter fra det valgte kartotek (Eksporter data fra). For at vælge feltet holdes knappen for venstreklik nede mens feltet trækkes over under Valgte felter. Når et felt er valgt, markeres dette med et rød flueben. Et felt kan evt. indgå i eksportfilen flere gange. En eksport fil skal ALTID starte med en blok, der derfor trækkes over til valgte felter som det første i opbygningen af eksportfilen. LØNGRUNDLAG FASTE FELTER Disse felter er standard for systemet, og vil være tilgængelige for alle, ved valg af dataeksport fra løngrundlag vil følgende bl.a. blive vist. Blok: Feltet bruges som en adskiller Frit: Feltet kan indsætte flere gange i filen (tomt felt), og anvendes til at indsætte en fast værdi, så den svarer til felterne i det eksterne lønsystem. Fortegn: Feltet bruges til at angive hvilket fortegn, et lønartsfelt skal have. Når fortegn er flyttet over under valgte felter, højre klikkes i feltet kontrol og der vælges feltkontrol > Fortegn. Er der under feltopsætninger valgt Negativt fortegn i samme felt, kommer der ikke noget i feltet fortegn AfdelingsNr: Nummeret på den afdeling den enkelte oplysning vedrører. AfdelingsNr (primær): Nummeret på Medarbejderens primære afdeling den enkelte oplysning vedrører. Afdelingsnavn: Navnet på den afdeling den enkelte oplysning vedrører. Afdelingsnavn (Primær): Navnet på medarbejderens primære afdeling. ID/Personalenr.: Svarer reelt til ID-feltet på den enkelte medarbejders stamkort. Initialer: Medarbejderens initialer. Normtimer / Uge: Medarbejderne normtimer per uge iflg. deres stamkort. Side 26 af 86 TimePlan Software A/S

27 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Normtal måned: Antal timer medarbejderen er ansat til per måned, udregnet efter normtallet/uge. Medarb ansatdato: Dato for ansættelse iflg. stamkortet. Medarb afskeddato. Dato for medarbejderens afsked, hvis der er nogen, iflg. stamkortet. Medarb overenskomst: Medarbejderens tilknyttede overenskomst. Medarb Medarbejderens iflg. Stamkortet. Medarb kortnummer: Medarbejderesn kortnummer iflg. stamkortet. Medarb andet. Information i feltet andet på stamkortet. Medarb C/O navn: Medarbejderens evt. C/O navn. Medarb Fax: Medarbejderens Fax iflg. Stamkortet Medarb anden konto: Medarbejderens anden konto iflg. Stamkortet Reg. nr: Bankens registreringsnummer der er tilknyttet medarbejderen. Kontonr: Det Bank kontonummer der er tilknyttet medarbejderen. Lønkode: Lønkoden for den enkelte medarbejder som angivet på medarbejderens stamkort. Lønart: Medfører at der udtrækkes oplysninger fra de valgte lønarter. Uden valg af dette felt vil der ikke blive trukket oplysninger ud om de enkelte lønarter. Lønart antal: Antallet af de respektive lønarter. Fravær: Herfra vælges hvordan fravær skal komme med ud, hvis der skal med i lønfilen. Eksporteres fravær på baggrund af løngrundlag, kan man udover fraværstid bland andet også eksportere: Faktiske antal dage Faktiske antal dage/timer per slutdato Fravær på hverdage Fraværsdage/timer med løn Fraværsprocent Fraværs dagsgennemsnit Startdato: Første dato i den givne lønkørsel. Slutdato: Sidste dato i den givne lønkørsel. Lønlåst: Angiver om data i filen er lønlåst. Lønlås brudt: Angiver om posten har været lønlåst redigeret. Hvis der er oprettet Tillæg vil følgende faste felt vises: Lønarts beløb: Her eksporteres beløbet og ikke antallet at enheder tildelt medarbejderen. Det er muligt at eksportere såvel Lønarts antal og Beløb på oprettede Tillæg. LØNGRUNDLAG VARIABLE FELTER. Alle oprettede lønkoder vil fremgå i forlængelse af de faste felter. TimePlan Software A/S Side 27 af 86

28 MANUAL VERSION 7 Valgte felter: Her vises de felter, der ønskes eksporteret eller ønskes vist i godkendelsen for eksporten. For at få et felt med i Valgte felter skal dette trækkes herover. Marker et felt med musen og træk det over. En eksportopsætning skal altid starte med en Blok. Skal et felt eller Blok fjernes fra Valgte felter, dobbeltklikkes der på feltet og denne bekræftelsesdialog fremkommer: Højreklikkes der på et felt kommer følgende valgmuligheder: Herfra kan feltet fjernes, eller der kan vælges at feltet ikke skal indgå i lønfilen, men skal vises i godkendelsesbilledet. Hvis feltet skal tilknyttes en konverteringstabel (f.eks. Afdelings nr.) dobbeltklikkes udfor feltet i rubrikken Konvertering, og der vælges hvilen type konvertering, der skal på feltet. Der er mulighed for at flytte rundt på rækkefølgen under valgte felter. Hold venstre musetast nede og træk op eller ned på det felt i rækkefølgende, som valgte felt skal stå over. KONVERTERINGER Konverteringer anvendes til at matche eksterne og interne feltværdier korrekt sammen. Problemet kan være, at værdier og navne er forskellige fra TimePlan til lønsystemet. Afdelinger har f.eks. et andet nummersystem, overenskomster hedder ikke det samme eller stillingsbetegnelser er f.eks. et tal i de data, der skal eksporteres fra TimePlan. Knappen konvertering findes på værktøjslinjen til opsætning af eksport/import eller ved at dobbelt klikke i feltet konvertering ud for feltet under egenskaber. OPRET KONVERTERINGSTABEL Klik på knappen Konverteringer > Ny og følgende skærmbillede vises: Side 28 af 86 TimePlan Software A/S

29 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Navn: Indtast et sigende navn for den konverteringstabel, der skal oprettes. Tabellen kan efter oprettelse bruges i alle import og eksport kørsler Tabel indhold: Her vælges hvilken tabel i TimePlan, den aktuelle konvertering skal gælde for Externe data: I felterne ud fra indholdet i TimePlan's database, indtastes værdier som ønskes eksporteret for det aktuelle felt, Eksempelvis Afdelingsnavn i TimePlan: 203, konverteres til Afdelingsnavn i lønsystemer Butik Roskilde. Intern default: Anvendes ved import af data Extern default: Hvis der under Extern default indtastes en værdi, vil denne blive anvendt på alle poster, som ikke får tilført en værdi fra konverteringstabellen. Hvis der ikke opsættes konverteringstabeller, vil den værdi, der står i TimePlan's tabeller, blive eksporteret. Klik Ok og Luk. Bemærk: Der kan oprettes et ubegrænset antal konverteringer ud fra samme tabel i TimePlan, og konverteringerne aktiveres pr. felt, der ønskes eksporteret til. FASTLÆNGDE FIL Er der valgt Fastlængde fil kan alle felter opsættes ved at dobbeltklikke i et af felterne Start, Bredde, Juster, Fyld og Værdi, herefter vises menuen: TimePlan Software A/S Side 29 af 86

30 MANUAL VERSION 7 Start: Den position feltet skal starte på i filen. Bredde: Antal karakter på streng/feltet, feltets længde. Justering: Feltets justering (højre/venstre) Fyld karakter: Den karakter der fyldes op med, hvis feltværdien fylder mindre end feltets længde ( 0 /space(mellemrum) ) Fast Værdi: En eventuel defaultværdi for feltet Beskrivelse: En valgfri beskrivelse af feltet Feltnavn WS:Inaktivt felt der anvendes i forbindelse med filformatet WebService der anvendes til det danske Proløn. Avanceret: Herfra kan der opsættes script for feltet. AUTOKØRSEL Betyder at filerne kan eksporteres på et bestemt tidspunkt. En aktiv løneksport må aldrig have denne facilitet aktiveret. OVERSKRIV FIL Under opsætning af Format (eksportfil) kan der markeres, om de data der produceres, skal tilføjes evt. eksisterende record i filen, eller om den eksisterende fil skal overskrives: Side 30 af 86 TimePlan Software A/S

31 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER KRYPTERET FIL Eksporterer filen som krypteret, når selve eksporten er udført, skal der skrives et Password til filen For at kunne åbne filen igen, skal filen åbnes gennem et program, der kan læse den krypterede fil igen. TimePlan anvender 3DES 128 bit for at kryptere. FRAVÆRSINTERVAL OG -KODE MED I LØNFIL I en lønfil kan der eksporteres datointerval for fravær samt en fraværskode for det aktuelle fravær. Fraværskoder indsættes som en konvertering. Opret en konverteringsliste hvor de ønskede koder indsættes. Eksempel: Indsæt herefter denne konvertering til feltet Fræværskoder i filopsætningen som vist nedenfor ved at højreklikke i feltet Konvertering ud for fraværskode, markere den ønskede konvertering og derefter klikke på Vælg. TimePlan Software A/S Side 31 af 86

32 MANUAL VERSION 7 Fraværsinterval. Som tilgængelige felter kan der vælges Fravær Lønkoder. Lønkoder, som er tilknyttet en fraværsart, vil ses når feltets træstruktur foldes ud : Side 32 af 86 TimePlan Software A/S

33 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Fravær Lønkoder og underliggende felter kan flyttes til Valgte felter. Samtidig kan dato for fraværs første og sidste dag samt fraværskode medtages i filen. Eksporten vil indeholde datointervallet for hvert fravær. Eksempel: En medarbejder har ferie fra til og ferie igen fra til Dannes der en lønfil for perioden til , og der ikke er markeret i Lav lønfil pr. dag, vil der blive dannet 2 record i filen, hver med angivelse af ovennævnte datointerval. Bemærk at lønfilen kan opdeles i Blokke. Det betyder, at samme fil kan indeholde forskellige opsætninger. Denne funktionalitet anvendes ofte, når datointerval medsendes i en lønfil. Se under modulet Eksport. TimePlan Software A/S Side 33 af 86

34 MANUAL VERSION 7 LØNEKSPORT MED WEBSERVICE TIL PROLØN Der findes to overførsler til ProLøn via Webservice løn transaktioner og stamdata oplysninger, der henholdsvis overfører beregnet løndata og ændringer på medarbejders stamkort. Opsætning af overførsel Opsætningen af overførsel sker efter samme princip som en alm. Fil eksport under Administration > Eksporter, dog med nogle få undtagelser. OPSÆTNING AF STAMDATA TIL PROLØN VIA WEBSERVICE For at opsætte eksport vælges der i Eksportfilformat Webservice og i Eksporter data fra ProLøn Stamoplysninger I venstre side findes opsætningen for adgang til ProLøn: Firmanummer: Her indtastes firmanummer som udleveres af ProLøn (dette nummer som også anvendes til login i ProLøns eget system) Password: Her indtastes password som udleveres af ProLøn (dette password som også anvendes til login i ProLøns eget system) Vigtigt: Hvis password ændres i ProLøn, skal det også ændres i eksporterne i TimePlan. Værdierne er påkrævet for at anvende overførsel via Webservice. Side 34 af 86 TimePlan Software A/S

35 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER URL-adresse: Internet adresse for placering af Webservice. Denne bør ikke ændres medmindre det er på foranledning af TimePlan eller ProLøn. Valgte felter: Træk felter fra tilgængelige felter over således at man angiver, hvilke felter der skal danne grundlag for overførsel. Feltegenskab: For hvert felt der ligger i valgte felter, skal der angives den tilhørende post i ProLøn. Det gøres ved at højre klikke på et felt f.eks. lønkode og vælge Setup felt. Skærmbilledet for opsætning af feltet vises. Klik ved Feltnavn og WS hvorfra der vælges det felt i ProLøn, som modsvarer feltet i TimePlan. Her er det felt MedarbejderNr i ProLøn der linkes sammen med Lønkode feltet i TimePlan. Der kan ligeledes tilknyttes en konverteringstabel til et felt, som ved en alm. Fileksport For at bruge eksporten i TimePlan, vælges denne under Administration > Globale indstillinger > Stamdata > Ændrede medarbejder. Bemærk også, at hvis eksporten udføres fra vinduet Administration > Eksporter så kan det kun gøres af en bruger, der er administrator. Der advares, hvis man udfører eksporten direkte, da stamdata på ALLE medarbejdere overføres direkte til ProLøn uden mulighed for at fortryde. Hvis der under udførsel af eksport f.eks. vi ovenstående direkte kørsel eller ved opdatering af lønsystem opstår fejl i overførsel, er det under Administration > Eksporter> Funktioner > Log muligt at se, hvad årsagen er. Der kan f.eks. stå: Server was unable to process request : Den valgte afdeling findes ikke. Dette angiver, at medarbejder med lønkode tilhører en afdeling, der ikke er oprettet i ProLøn. Foretag derfor den nødvendige rettelse i ProLøn og overfør igen. TimePlan Software A/S Side 35 af 86

36 MANUAL VERSION 7 OPSÆTNING AF LØNTRANSAKTIONER TIL PROLØN VIA WEBSERVICE For at opsætte eksport vælges der i Eksportfilformat Webservice og i Eksporter data fra ProLøn Løntransaktioner I venstre side findes opsætning for adgang til ProLøn: Firmanummer: Her indtastes firmanummer som udleveres af ProLøn (dette nummer som også anvendes til login i ProLøns eget system) Password: Her indtastes password som udleveres af ProLøn (dette password som også anvendes til login i ProLøns eget system) Vigtigt: Hvis password ændres i ProLøn, skal det også ændres i eksporterne i TimePlan. Værdierne er påkrævet for at anvende overførsel via Webservice. URL-adresse: Internet adresse for placering af Webservice, denne bør ikke ændres medmindre det er på foranledning af TimePlan eller ProLøn. Klargøring til løn nulstil for: Disse indstillinger angiver hvilke aflønningsformer i ProLøn, der skal nulstilles inden løntransaktionerne overføres til ProLøn, såfremt man ønsker at nulstille ved overførsel. Der spørges, når data ønskes overført. Valgte felter: Træk felter fra tilgængelige felter over, således at man angiver hvilke felter, der skal danne grundlag for overførsel. Feltegenskab: For hvert felt der ligger i valgte felter, skal der angives den tilhørende post i ProLøn. Det gøres ved at højre klikke på et felt f.eks. lønkode og vælge Setup felt. Side 36 af 86 TimePlan Software A/S

37 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Skærmbilledet for opsætning af feltet vises, og her vælges det felt i ProLøn, der modsvarer feltet i TimePlan. Her er det felt MedarbejderNr i ProLøn, der linkes sammen med Lønkode feltet i TimePlan. Der kan ligeledes tilknyttes en konverteringstabel til et felt, som ved en alm. fileksport. For at bruge eksporten i TimePlan, vælges denne under Administration > Lønkørsler > Kodeopsætninger ud for knappen Format (eksportfil). Bemærk også at hvis eksporten udføres fra vinduet Administration > Eksporter kan det kun gøres af en bruger der er administrator. Der advares, hvis man udfører eksporten direkte, da løntransaktioner overføres direkte til ProLøn Hvis der under udførsel af eksport, f.eks. vi ovenstående direkte kørsel eller ved lønkørsel, opstår fejl i overførsel, er det under Administration > Eksporter > Funktioner > Log mulig at se hvad årsagen er. Der kan f.eks. stå: Server was unable to process request : Lønart (1996) Sats skal ligge mellem 0,00 g 300,00) Dette angiver, at medarbejder med lønkode har en løntransaktion med lønart 1996 der ikke overholder opsætning i ProLøn. Dette kan skyldes, at der enten er forkert opsætning i TimePlan på lønarten eller at opsætning skal ændres i ProLøn. Ret problemet og kør overførsel igen. Når alle transaktioner er valideret spørges der om der skal foretages en klargøring inden overførsel. Hvis der svares ja, vil alle eksisterende løntransaktioner nulstilles for de angivne aflønningsformer i opsætningen. Det er derfor vigtigt, at alle lønarter, der overføres til ProLøn fra TimePlan er sat til at blive slettet ved klargøring, da man ellers kan risikere at få dobbelt linjer i ProLøn. Skal der køres separat løn for en eller flere afdelinger, skal der kun svares ja til klargøring ved første overførsel til ProLøn, da man ellers sletter det, der allerede er overført. Når løntransaktioner er valideret og overført til ProLøn er alle medarbejdere, der har løntransaktioner, sat til at blive kørt løn på i ProLøn, hvorefter selve lønkørslen i ProLøn kan foretages. TimePlan Software A/S Side 37 af 86

38 MANUAL VERSION 7 FELTER SOM KUN ØNSKES VIST I GODKENDELSESBILLEDET Det er muligt at medtage felter i opsætningen af en lønfil, som ønskes vist i Godkendelsesbilledet, men som ikke skal medtages i selve eksportfilen. Når et felt er flyttet til Valgte felter, kan dette markeres, og med højre klik kan man vælge om feltet skal med i eksportfilen. Hvis et felt er fravalgt til lønfilen vises dette nedtonet. OPSÆTNING AF FORTEGN FOR UDVALGTE FELTER Der oprettes et felt af typen Fortegn, som kan placeres efter eget ønske i eksportfilen. Herefter kan man for udvalgte felter udvælge netop dette felt til angivelse af fortegn for værdien i det udvalgte felt. I løneksport opsætningen indsættes kolonner til fortegn. Side 38 af 86 TimePlan Software A/S

39 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Herefter højre klikkes på f.eks. Lønart antal i Kontrol kolonnen, og der vælges Feltkontrol > Definer fortegn. Her angives streng for hhv. positivt eller negativt fortegn samt udvælgelse af fortegnskolonnen, (hvis der er flere). Kolonnens indeks ses i forhold til den aktuelle blok. Der kan kun vælges fortegn kolonner i samme blok som kolonnen, man ønsker fortegn for. OPSÆTNING AF SEPARAT PLACERING AF FORTEGN Der kan defineres fortegn for følgende felter: Lønart beløb og antal. Fortegnets placering defineres ved højre klik på kontrol-kolonnen ud for lønart beløb eller antal. TimePlan Software A/S Side 39 af 86

40 MANUAL VERSION 7 Er feltet fortegn ikke flyttet over i blokken fås følgende fejlmeddelelse: Der er ingen fortegnskolonne i denne blok OPSÆTNING AF FORTEGN I EKSPORTFIL I Klargør Løn i eksportopsætning gives mulighed for, at markering af om negativt fortegn skal medtages i eksportfilen Der gives mulighed for at eksportere negativt felt som bl.a. kan forekomme på Afspadseringssaldoen. Eksempel: Side 40 af 86 TimePlan Software A/S

41 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER 01,1234,10,-2300,,kont, ,1234,10,- 2300,,kont, DIFFERENCEKØRSEL Det er muligt fra lønkørsler at lave differencekørsler, evt. på ændringer i lønlåst data. Da en sådan fil oftest er opbygget på samme måde som selve lønfilen, er det muligt ved oprettelse at vælge data i lønfilen skal gemmes til differencer. Eksporten udføres ved at vælge Administration > Lønkørsler > Funktioner > Differencekørsel, og der vil i filen blive vist de ændringer der er sket efter lønlåst periode. Klikkes der på knappen Eksporter, sendes difference filen til den stiangivelse der er angivet i eksportfilen. Kun differencerne vil blive vist i filen. PRINT I FORBINDELSE MED LØNEKSPORT Der kan vises og udskrives omkostninger i Klargør løn. Knappen Udskriv vil være synlig i både Godkendelsesbilledet og under Se omkostninger. TimePlan Software A/S Side 41 af 86

42 MANUAL VERSION 7 TILLÆG Herfra oprettes de tillæg det skal være muligt at tildele medarbejderne. Tillæggene kan differentieres på henholdsvis Overenskomster og Stillinger Klik på knappen Tillæg og følgende skærmbillede vises: Opret/ret tillæg: Klik på den aktuelle knap Angiv tillæggets navn og lønkoden der skal overføres til lønsystemet for det pågældende tillæg og satsen for tillægget. Side 42 af 86 TimePlan Software A/S

43 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER Der klikkes derefter på fanen Overenskomster, hvorfra der kan fravælges de overenskomster tillægget ikke skal gælde for, hvorefter der klikkes på OK. (Som standard er alle oprettede tillæg tilknyttet alle overenskomster) Skal tillægget endvidere begrænses til visse stillinger, klikkes der på fanen Stillinger og markeringen fjernes ud for de stillinger hvorpå tillægget ikke skal gælde, hvorefter der klikkes på OK (Som standard er alle oprettede tillæg tilknyttet alle Stillinger) Er alle markeret på overenskomster og stillinger, gælder det oprettede tillæg for alle overenskomster og stilling. Ellers der det kun de markerede overenskomster og stillinger det oprettede tillæg vil gælde for. For at aktivere tillægget og koden i lønkørslen, skal de oprettes i formatet for eksportfilen. Knappen Format (eksportfil) aktiveres fra fanebladet kodeopsætninger og her vælges feltet Tillæg beløb og tillægget trækkes så over på dette felt under Valgte felter, således det er aktivt. TimePlan Software A/S Side 43 af 86

44 MANUAL VERSION 7 Tillæg kan ikke slettes, hvis de er i anvendelse. De herfra oprettede tillæg kan også vælges direkte fra medarbejdernes stamkort > Variable tillæg/fradrag. SKÆRMVISNING Ved Klik på knappen Skærmvisning under Administration > Lønkørsler > Kodeopsætninger, vises de løn- og tillægskoder, der er medtaget i lønfilen. Side 44 af 86 TimePlan Software A/S

45 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - LØNKØRSLER I Visning af løn og tillægskoder i klargør løn på skærm, kan der øverst i venstre hjørne angives en header. Som header, kan der vælges: Medarbejdernavn, AfdelingsNr, Cpr Nr eller Lønkode. Der kan vinges af, om der i Godkendelsesbillede og på udskrifter, ønskes vist koder, tekst eller tekst og koder og om antallet af enheder skal vises i 100 dele minutter. I felterne til venstre kan vælges hvilke Felter, der ønskes vist i Godkendelsesbilledet. Rækkefølgen på felterne (i højre side) kan ændres ved at markere det felt, der eventuelt skal flyttes hhv. op eller ned ved hjælp af knapperne nederst til højre i billedet. VISNING AF LØN I 100 DELE MINUTTER Denne funktion gør det muligt at få vist antallet af enheder som 100 dele minutter f.eks. vil 10:45 blive vist som 10,75. Nedenstående vindue vises. Her vælges Vis minutter som 100 dele. TimePlan Software A/S Side 45 af 86

46 MANUAL VERSION 7 I Godkendelsesbilledet vil timer og minutter blive vist som nedenstående eksempel. PERIODEANGIVELSER (FANEN) Her opsættes hvilke perioder der skal køres løn for, og hvilke afdelinger og overenskomster, der skal indgå i lønkørslen. Klik på fanebladet Periodeangivelser og følgende skærmbillede vises: Side 46 af 86 TimePlan Software A/S

47 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - PERIODEANGIVELSER (FANEN) OPRET LØNPERIODE Øverst vises alle oprettede Lønperioder. Nye perioder oprettes ved at indtaste i felterne: TimePlan Software A/S Side 47 af 86

48 MANUAL VERSION 7 Periodenavn: Indtast et sigende navn for Lønperioden. Datointerval Fra/Til: Indsæt datoer for Lønperioden. Afdelinger: Marker de afdelinger kørslen skal gælde for. Overenskomster: Marker de overenskomster der skal indgå i lønkørslen. Vælg herefter at klikke Funktioner > Opret. Der er to formål med at oprette lønperioder. Det kan bruges til at huske hvilke perioder, der er kørt løn for. Fra Program > Klargør løn kan brugeren kun vælge perioder, der er oprettet i forvejen og er markeret med et flueben. Når perioden er oprettet skal der tages stilling til hvor den kan vises. Må vises på stamkort og Internet: Betyder at Timeopgørelse der danner løngrundlaget vil blive vist på medarbejderens stamkort og på Internettet ved login. Må vises i plan: Har betydning for om lønperioden kan vælges under Valgfri lønperiode i Vis Samlede omkostninger Tillad lønlås for periodens slutdato: Markeres denne mulighed vil der være muligt at lønlåse perioden før periodens slutdato. Krævet godkendelse af plan:: Herfra vælges, om planen skal være godkendt for at der kan lønlåses. Krævet godkendelse af dage:: Herfra vælges, om dagene skal være godkendt for at der kan lønlåses. Ansættelselsstatus:: Herfra vælges om det skal være alle medarbejdere, eller om det skal være medarbejdere der er ophørt i perioden (Straksafregning) Brugeren kan vælge: Side 48 af 86 TimePlan Software A/S

49 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - PERIODEANGIVELSER (FANEN) o Alle medarbejdere: Dette inkluderer alle medarbejder på nær dem der er straksafregnet. o Alle medarbejdere og Inkluder straksafregnede medarbejdere: Inkluder alle medarbejdere. o Kun ophørte medarbejdere: Medtager kun de ophørte medarbejdere i perioden på nær de ophørte medarbejdere der er straksafregnet. o Kun ophørte medarbejdere og Inkluder straksafregnede medarbejdere. Alle ophørte medarbejdere i perioden inklusiv de medarbejdere der er straksafregnet. En oprettet periode kan slettes ved at markere perioden og så vælge Funktioner > Slet. OVERSIGT Punktet Funktioner > Oversigt viser en status over de lønkørsler, som er udført fra Programmer > Klargør løn (Begrænset lønkørsel). Ved en begrænset lønkørsel (klargør løn) dannes der ingen eksportfil, men det godkendte løngrundlag gemmes internt i TimePlan's database. klik på Oversigt og følgende skærmbillede vises: Lønperioder: Vælg hvilke periode oversigten skal vises for. Oversigt: Vælg status for, hvad der skal vises. Ikke leveret Leveret Alle Flet filnavn: Angiv her sti og filnavn for Eksporterede fletdata Marker hvilke Afdelinger der skal vises oversigt for. Har alle afleveret løndata klikkes på Eksport fletdata og afdelingernes lønrapportering vil samlet blive sendt til lønfilen der eksporteres til lønsystemet. TimePlan Software A/S Side 49 af 86

50 MANUAL VERSION 7 EKSPORTER FLETDATA Når data ønskes eksporteret, klikkes der på knappen Eksporter fletdata. Alle data fra de Afdelinger, der vises i højre side, flettes nu sammen til en fil. Hvis der mangler en eller flere afdelinger, i forhold til det, der er markeret i vestre side, vil TimePlan vise følgende dialogboks: Klikkes der OK kommer der en boks frem der viser hvilke afdelinger der mangler. Klik på OK for at danne filen. Der kan altid dannes nye filer herfra. SPECIEL KØRSEL Punktet Funktioner > Speciel kørsel giver mulighed for at vælge x-antal medarbejdere til straksafregning :, som ofte bruges til at køre løn på medarbejdere der stopper i lønperioden. Når punktet aktiveres, fremkommer følgende skærmbillede: Side 50 af 86 TimePlan Software A/S

51 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - PERIODEANGIVELSER (FANEN) Vælges feltet Straks afregning fremkommer følgende spørgsmål: Hvis der her vælges Ja, er det ikke muligt at køre lønkørsel på disse medarbejdere igen. Hvis perioden ikke er lønlåst, vil TimePlan låse den angivne lønperiode. For at vende tilbage til normal kørsel vælg Funktioner > Normal kørsel LØNLÅSNING AF EN ENKELT MEDARBEJDER ELLER OVERENSKOMST. Under Klargør løn kan man vælge at lave en speciel kørsel for en enkelt medarbejder eller overenskomst. Det vil sige at hvis der er ansat en medarbejder på 14 dages løn kan man køre løn for denne ene medarbejder uden at alle medarbejdere i afdelingen bliver lønlåst. Under Klargør løn vælges Funktioner > Spec. kørsel. TimePlan Software A/S Side 51 af 86

52 MANUAL VERSION 7 Man kan så vælge en bestemt overenskomst eller medarbejder. Side 52 af 86 TimePlan Software A/S

53 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - PERIODEANGIVELSER (FANEN) I Planlægningsbilledet vil medarbejderen fremstå som lønlåst (lilla farve), mens resten af planen fortsat kun er godkendt (grøn farve). EKSPORTER En lønfil kan dannes direkte ved at vælge Funktioner > Eksporter. Dog skal perioden være Godkendt i Planlægningsbilledet (Grøn baggrundsfarve). Hertil er der dog to undtagelser: 1. Hvis der på den aktuelle periode er valgt at Planen ikke skal være godkendt. Opsat fra fanen Periodeangivelser > Højreklik på perioden > Krævet godkendelse af plan > Planen skal ikke være godkendt. 2. Hvis der i afdelingen IKKE er nogen tilknyttede medarbejdere (primære eller sekundære) i perioden mellem sidste godkendte dato og til og med dato der lønlåses til, sættes sidste godkendte dato til den dato der lønlåses til. Hvis IKKE der er nogen medarbejdere i afdelingen, kontrolleres der ligeledes for om der er arbejdstider i periodens dato interval (udlånt / flyttede medarbejdere de såkaldte 'grønne medarbejdere'). Findes der medarbejdere (udlånt/flyttede) eller arbejdstider vil man få en advarsel om at afdelingen ikke er godkendt. Filen dannes ud fra det opsatte design og med filnavn, som angivet under Format. PERIODE FREM I TID Der kan vælges om der man lønlåses frem i tid, ved på lønperioden at angive at denne må lønlåses før periodens slutdato. TimePlan Software A/S Side 53 af 86

54 MANUAL VERSION 7 Under Administration > Lønkørsler kan der opsættes perioder frem i tiden og disse kan herefter vælges under Administration > Eksporter. Perioder frem i tid kan udføres på to måder. 1. Der kan vælges ved oprettelse af periode at tillade at der kan lønlåses før periodens sluttid. Betyder at mulighed kan vælges under Program > Klargør løn 2. Der kan vælges at disse tilfælde kan udføres fra Administration > Eksport >Udfør Eksport. Under Administration > Eksport kan der udføres en "speciel Lønkørsel". Når løneksporten er opsat markeres denne og der klikkes på Udfør Eksport. Herefter fremkommer følgende skærmbillede: Det er muligt at se, hvordan lønkørslen ser ud med de ændringer, der er i planen for en given periode også frem i tid. Periode her 01/ / Planlægningsbilledet behøver ikke at være godkendt: Fra Eksport kan opsættes forskellige varianter af lønkørsler efter behov og ønske. Det er ikke muligt fra Eksport at godkende (lønlåse) en lønkørsel. Tallene kan kun eksporteres til en fil. Ved aktivering af Fanebladet Godkendelsesbilledet vises oversigt over den valgte lønkørsel. Side 54 af 86 TimePlan Software A/S

55 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - PERIODEANGIVELSER (FANEN) Klik på knappen Eksporter for at udføre eksporten. SORTERING UNDER LØNKØRSLER I Lønkørsler vises den seneste lønperiode altid øverst. Der kan sorteres på felterne: Navn, Fra- og Til feltet Navn: Under Navn er det muligt for brugere med adgang til ubegrænset lønkørsel under Administration > Lønkørsler, at vinge en/flere lønperiode(r) af. Dette har betydning, når Klargør Løn tilgås fra Program. Den/de lønperiode(r) der er vinget af under Administration > Lønkørsler vil kunne ses i Program > Klargør løn. TimePlan Software A/S Side 55 af 86

56 MANUAL VERSION 7 TILLÆGSANGIVELSER (FANEN) Er der oprettet Tillæg under Kodeopsætning, kan der under dette faneblad tilknyttes individuelle tillæg pr. medarbejder. Ved valg af Afdelinger vises de medarbejdere, som har den valgte afdeling som primær afdeling. Herudover vises de tillæg, der i forvejen er oprettet på de enkelte medarbejdere for den pågældende lønperiode. Tillæggene kan også være oprettet fra medarbejdernes stamkort ved at vælge Variable tillæg/fradrag Side 56 af 86 TimePlan Software A/S

57 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - TILLÆGSANGIVELSER (FANEN) OPRET TILLÆG / RET TILLÆG Marker øverst den medarbejder, som tillægget skal gælde for. TimePlan Software A/S Side 57 af 86

58 MANUAL VERSION 7 Vælg knappen Opret tillæg- eller Ret tillæg. Udbetalingsdag: Dagen hvor tillægget skal udbetales. Der kan ikke vælges en dag, der er lønlåst. Beløbet vises i godkendelsesbilledet, hvis tillægskoden er defineret og medtaget i eksportformatet. Tillæg: I dialogboksen vises de tillæg, der er oprettet under tillægskoder. Udbetalingsafdelinger: Hvilke afdelinger skal afholde udgiften ved tillægget Fast tillæg: Ved afkrydsning i denne boks, vil tillægget blive medtaget hver måned. Antal: Her angives det antal enheder, der skal udbetales. Stk pris: Er opsat ved oprettelse af tillægstypen Samlet beløb: Viser totalen for tillægget. Tillægsnote: Eventuel note til tillægget skrives her. Bemærk: Der kan ikke rettes i et personligt tillæg, hvis udbetalingsdatoen indgår i en lønlåst periode. Slet tillæg: Er der oprettet et forkert tillæg, og dette endnu ikke er godkendt til udbetaling, kan det markeres og slettes ved at trykke på knappen Slet tillæg Tillægsoversigt: Marker nederst en medarbejder der skal have tillæg i perioden. Ved valg af knappen Oversigt, vises en specifikation af den enkelte medarbejders tillæg. Herfra er det også muligt at oprette og rette medarbejderens tillæg. Side 58 af 86 TimePlan Software A/S

59 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - TILLÆGSANGIVELSER (FANEN) Stop tillæg: Hvis udbetaling af et fast tillæg ønskes stoppet, markeres tillægget, hvorefter der trykkes på stop tillæg. Den valgte dato er den dato, hvor tillægget blev udbetalt sidste gang Opret tillægskode: Herfra er det muligt at oprette et manglende tillæg. På samme måde som tillæggene blev oprettet fra Administration > Lønkørsler > Kodeopsætninger > Tillæg. TimePlan Software A/S Side 59 af 86

60 MANUAL VERSION 7 GODKENDELSESBILLEDE (FANEN) I Godkendelsesbilledet kan man se en specifikation af løngrundlaget. De lønkoder og tekster der vises, er opsat under Kodeopsætninger, Skærmvisning. Lønfilen kan indeholde flere oplysninger end der vises på skærmen. Godkendelsesbilledet anvendes altid, når der køres Klargør løn (Begrænset løn). Ved højre klik på en medarbejder i Godkendelsesbilledet er det muligt at få vist stamkortet eller timeopgørelsen fra dette vindue, eller at gemme hele visningen som en csv fil. Side 60 af 86 TimePlan Software A/S

61 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE SE SPECIFIKATION FOR LØNGRUNDLAG Marker en medarbejder højre klik og vælg Vis timeopgørelse. Følgende skærmbillede vises: Alle registrerede tider og beregninger for medarbejderens lønperiode er nu tilgængelige. DAGSPECIFIKATION FOR LØNGRUNDLAG Dobbeltklik på en medarbejder og følgende skærmbillede vises, hvis det er sat op under Administration > Udskrifts design > Dagspecifikation. Der anvendes den dagsspecification der er sat til default. TimePlan Software A/S Side 61 af 86

62 MANUAL VERSION 7 For at komme tilbage til godkendelsesbilledet, klikkes der på knappen Lønkørsel. Hvad der vises afhænger af hvad der er markeret under Administration > Udskrifts design > Dagspecifikation > default. Side 62 af 86 TimePlan Software A/S

63 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Se mere om dagsspecifikation i afsnittet Udskriftsdesign UDSKRIV MEDARB. Vælg Funktioner > Udskriv medarb. og følgende skærmbillede vises: TimePlan Software A/S Side 63 af 86

64 MANUAL VERSION 7 Herfra kan den ønskede specifikation for de markerede medarbejdere udskrives samlet. SE OMKOSTNINGER Klik på knappen Se Omkostninger, og følgende skærmbillede vises: Her vises lønomkostninger for den valgte periode. Er der indsat Budgetteret og Faktisk omsætning, vises disse ligeledes, og lønprocenten for perioden beregnes. UDSKRIV Herfra kan udskrives en oversigt af det viste skærmbillede. Side 64 af 86 TimePlan Software A/S

65 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Det er muligt, fra Administration > Globale indstillinger > Stamdata > Klargør løn, at vælge om der skal medtages tekst og plads for underskrift. SE SPECIFIKATION AF FRAVÆR I GODKENDELSESBILLEDET Det er muligt at se fraværsspecifikation på den enkelte medarbejder direkte i Godkendelsesbilledet. Marker en medarbejder: Hvis medarbejderen har fravær i perioden, vises dette nederst i skærmbilledet: TimePlan Software A/S Side 65 af 86

66 MANUAL VERSION 7 Hvis der under Globale indstillinger > Generelle indstillinger er markeret, at der ved udskrift af lønspecifikation, også skal udskrives en specifikation af fravær for medarbejderne, vil der blive udskrevet en separat side med en samlet fraværsoversigt, som indeholder alt fravær pr. medarbejder i lønperioden. Udskriften indeholder: Afd. Nr./ Cpr. Nr. / Initialer / og lønkode og følgende specifikation: Fraværsnavn / Lønart / Fra dato / Til dato / Hverdage / Timer med løn / Timer i alt Hverdage er alle dage, der ikke er markeret som Helligdage i kalenderen for afdelingen. Timer i alt er det antal arbejdstimer, der indgår på den aktuelle fraværsregistrering. GODKEND Godkendelse af det viste løngrundlag foretages ved at klikke på knappen Godkend Ovennævnte dialogboks fremkommer. Når der Klikkes Ja vises følgende dialogboks: Svares der Ja her, vil alle data, til og med datoen hvortil løngrundlaget godkendes, blive låst og når kørslen er færdig vises følgende dialogboks, hvorfra man kan se hvilke afdelinger af de valgte lønnen er kørt for, og hvilke den eventuelt ikke er kørt for. Side 66 af 86 TimePlan Software A/S

67 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Afdeling er lønlåst: Betyder at afdelingens data er blevet leveret til løn. Der mangler at blive godkendt dage i tidsregistrering: Betyder at afdelingen ikke er blevet lønlåst, da der mangler at blive godkendt dage i de viste afdelinger. Afdelingernes data er ikke blevet leveret til løn. Afdelingens status er ikke godkendt: Betyder at afdelings planstatus ikke er godkendt. (Planen er ikke grøn). Afdelingernes data er ikke blevet leveret til løn. Valgte medarbejdere er godkendt: Betyder at de medarbejdere der er blevet valgt, er godkendt. Rettelser kan kun foretages efterfølgende ved at aktivere lønlås redigering. VALG AF RÆKKEFØLGE I VISNING AF LØN OG TILLÆGSKODER I KLARGØR LØN PÅ SKÆRM. Det er muligt selv at vælge hvilken rækkefølge der skal vises i lønkørslen, for at vælge klikkes der Kodeopsætninger > Skærmvisning. Her vælges hvilke felter der skal vises på skærmen for Godkendelsesbilledet (Se Omkostninger følger Godkendelsesbilledet). TimePlan Software A/S Side 67 af 86

68 MANUAL VERSION 7 Der vil altid være en Header (kolonneoverskrift) og herefter følger de faste felter og andre felter. For at aktivere dette vælges Ok. Denne opsætning gemmes til senere brug. Herfra vælges også om minutter skal vises som 100-dele eller 60-dele. VIS SAMLEDE OMKOSTNINGER Vis samlede omkostninger i plan kan beregne omkostninger, som var det lønkørsel. Dette opsættes under Administration > Globale Indstillinger > Planlægning > Samlede lønomkostninger > Medtag lønkørselsperioder (Beregninger som under klargør løn) Side 68 af 86 TimePlan Software A/S

69 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Hvis man vil have lønomkostning i vis samlede omkostninger, skal man sætte kryds i Medtag lønkørselsperioder Hvis der sættes kryds i Aktiver ved tilgang af planbillede vil Vis samlede omkostninger blive vist, ved skift af afdeling på de rettighedsprofiler der vælges under Vælg rettighedsprofiler. Der vil blive vist den aktuelle lønperiode Der kan vælges et valgfrit datointerval til beregning af omkostninger, hvis der sættes kryds i denne kan der bruge valgfri datointerval til beregning af omkostninger som lønomkostninger. Omsætning og timer beregnes for hele måneden på baggrund af kørslens til dato: Markeres her, betyder det at omsætning og timer bliver beregnet for hele måneden på baggrund af kørslens til dato. Vælges flere lønperioder, beregnes omsætning og timer kun for den måned som til dato står i. Markering af denne funktion forudsætter at der er markeret i ovenstående punkt. Der kan vælges valgfri datointerval i vis lønomkostninger. Hvis man vil have fokus på f.eks. sygdom, kan der ved valg af et fravær, eksempelvis sygdom måles på denne. Dette gælder også for den almindelig Vis samlede omkostning Under Administration > Lønkørsler markeres en eller flere lønperioder, som må vises i Vis samlede omkostninger. Det gøres ved at markere en lønperiode, højre klikke og herefter vælge om lønperioden må vises i plan eller ej TimePlan Software A/S Side 69 af 86

70 MANUAL VERSION 7 I Vis samlede omkostninger i planbilledet er der efter disse opsætninger to ekstra muligheder under beregninger Indeværende lønperiode. En lønperioden som er indenfor dags dato. Hvis der ikke er nogen, vil der stå, at der ingen lønperiode er. Valgfri lønperiode. Er de perioder, som er valgt i klargør løn Lønperioder er de perioder, som er valgt under klargør løn. Vælg datointerval bliver vist, hvis denne er opsat i Globale indstillinger. Her vist som valgfri lønperiode Side 70 af 86 TimePlan Software A/S

71 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Her vist som valgfri datointerval Eventuel forskel mellem de to billeder er udelukkende den, at omkostninger under lønperiode, beregnes som i klargør løn, hvor den anden beregnes som normalt. Ved valg af lønperioder vil alle data være til stede. Derimod vil der for andre beregninger kun være det, som er opsat ifølge nøgletal. Forklaringer: Timer viser hvor mange timer, der er beregnet for den enkelte beregning % af timeforbrug viser, hvor stor andel timer udgør af faktisk timer Beløb viser, hvad omkostningen er for timerne TimePlan Software A/S Side 71 af 86

72 MANUAL VERSION 7 Specifikationer. Her kan følgende blive vist Mertid Overarbejde for arbejdstid (Ikke periodetider) Sygetimer Planlægningsfejl. Her kan følgende vises: De gule tælleværker. Viser hvor mange undertimer der er i OK-planperiode. De røde tælleværker. Viser hvor mange overtimer, der er planlagt i overenskomstperioden. Overarbejde. De enkelte overarbejdstillæg som udløses af uge- og periodetider. Detaljebilledet Specifikation af Løn kr. Detaljebilledet kan vise visse detaljer for valgte periode. Side 72 af 86 TimePlan Software A/S

73 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Fraværsbilledet: Fraværsbilledet viser totale fraværsomkostninger indenfor den valgte periode. TIMEOPGØRELSEN Mertimerne vises automatisk i timeopgørelsen. Er der timer udover medarbejderens normtimer (deltidsansatte), men under overenskomstens max, vil der ved periodens afslutning vises en linje, der fortæller hvor mange mertimer, der er i perioden. Eksempel: Her ses et udsnit af en timeopgørelse for en medarbejder med periode på 16 uger. Overenskomstens periodemaks er 592 timer. Medarbejderen har dog kun haft 269 timer, men er ansat til 20 timer pr uge, hvilket svarer til 320 timer på 16 uger. Medarbejderen har en brudt TimePlan Software A/S Side 73 af 86

74 MANUAL VERSION 7 periode og får derved en personlig periodenorm på 268 timer. Periodens mertimer er dermed 269 minus 268 timer. Dvs. 1 time mere end normtimerne lyder på. AUTOMATISK UDBETALING AF MERTIMER Eksempel: En medarbejder er ansat som månedslønnet på en overenskomst med et 16 ugers max på 592 timer. Medarbejderens normtimer er på 30 timer ugentligt, hvilket vil sige 480 timer på en 16 ugers periode. Der er mulighed for, efter aftale med medarbejderen, at planlægge yderligere 112 timer udover kontrakttimerne, men disse timer skal efterfølgende afregnes med udbetaling af mertid som 1/1 timer. Er der på denne medarbejder i en 16 ugers periode planlagt 521 timer, er der altså 41 mertimer (periode), som vil fremgå af timeropgørelse og ved løneksport. LØNEKSPORT Ved løneksport skal der, for at få mertimerne med i lønfilen, oprettes en ny lønkode på de overenskomster, hvor oplysningen skal udtrækkes. Eksempel: (Lønkode 135 er her benyttet til lønarten Mertimer (periode)) OVERTIDSTILLÆG TIL AFSPADSERING Overtidstillæg er de tillæg, der udløses, hvis en medarbejder har flere timer end det er tilladt ifølge overenskomsten. F.eks. er der i Danmark typisk max grænser på 45 timer pr. uge og 592 timer pr. 16 uger. Overskrides disse grænser, udløser TimePlan overtidstillæg for de overskridende timer. Tillæggene kan typisk være opsat således, at de første 3 timer udløser 50 % tillæg, og de efterfølgende timer udløser 100 %. Det er disse tillæg, der nu kan udløses/konverteres til afspadsering i stedet for at de udbetales. Overførsel af % tillæg til afspadsering udløses ikke løbende, og vil derfor ikke straks kunne ses på medarbejderens afspadseringskonto. Afspadseringen udløses nemlig kun i forbindelse med lønlås, dvs. typisk en gang om måneden. For at det skal kunne lade sig gøre, skal der foretages nogle få opsætninger på overenskomsterne: Side 74 af 86 TimePlan Software A/S

75 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Tillæggene, der udløses ved overtid, skal opsættes på overenskomsten, så der er opsat, hvor stor en del af overtiden, der skal afspadseres. I eksemplet her afspadseres der 90 minutter for hver times overtid. (Det modsvarer, at der gives 50 % ekstra i løn). Da tillæggene kan anvendes til både ulempetid, overarbejde og overtid er det ikke nok at opsætte det her. På overtidsreglen skal der således også angives, at tillæggene skal afspadseres i stedet for at de udbetales. TimePlan Software A/S Side 75 af 86

76 MANUAL VERSION 7 Når disse opsætninger er sat op, vil overtiden blive konverteret til afspadsering i forbindelse med lønlås. Lønlås kan udføres på to måder: Lås kan udføres via Program > Lønlås Lås udføres altid i forbindelse med godkendelse af løn. (Kræver at modulet løneksport er aktiveret). Side 76 af 86 TimePlan Software A/S

77 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE På medarbejderens stamkort vil man efterfølgende på afspadseringsfanebladet kunne se den eventuelle afspadsering, der er overført i forbindelse med lønlås. Posteringen bliver vist i første linje. Som note til posteringen skrives om det er dag-, uge-, eller periodeovertid. UNDERSKRIFT PÅ TIMEOPGØRELSE I KLARGØR LØN Det er muligt at få kvitteringslinjer på timeopgørelse, når denne dannes fra Klargør Løn. Under Stamdata > Globale Indstillinger > Stamdata > Klargør løn vælges: Medtag kvitteringslinjer på timeopgørelse, når denne dannes under Klargør løn. TimePlan Software A/S Side 77 af 86

78 MANUAL VERSION 7 VISNING AF LØNOMKOSTNINGER I LØNKØRSEL For at få lønbelastningen med i total, skal der knyttes en lønkode til Normal timer. Det kan gøres på følgende måde: Vælg Administration > Lønkørsler > kodeopsætninger > Lønkoder. Her opsættes kode for normal løn: Opret en Lønkode som ikke skal bruges i løneksporten, f.eks Dummy. Gå ind i overenskomstkoder: Side 78 af 86 TimePlan Software A/S

79 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - GODKENDELSESBILLEDE (FANE Vælg overenskomst, vælg normal timer og vælg den lønkode som er oprettet til Normtimer og klik ret. Herved vil tallene passe. EKSPORT AF GODKEND OG OMKOSTNINGSBILLEDET I KLARGØR LØN Godkend- og Omkostningsbilledet i Klargør løn kan gemmes som en CSV fil. Dvs. at man kan åbne det i et regneark. I Godkendelsesbilledet højre klikkes og vælges Gem som CSV. Vælg det drev og den mappe hvor filen skal gemmes. I nedenstående eksempel er filen åbnet i et Excel regneark. Der kan nu arbejdes videre med tallene. TimePlan Software A/S Side 79 af 86

80 MANUAL VERSION 7 På samme måde kan data fra Omkostningsbilledet gemmes som en CSV fil. I nedenstående eksempel er tallene overført til er Excel regneark. Side 80 af 86 TimePlan Software A/S

81 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - KLARGØR LØN KLARGØR LØN Herfra er det kun muligt at køre en allerede opsat og frigivet lønkørsel begrænset lønkørsel. Denne begrænsning vil typisk blive anvendt, hvis en bruger kun har rettigheder til at afvikle lønkørslen, men ikke har rettigheder til at opsætte en lønkørsel (afdelingschef, butikschef, distriktschef osv.). En bruger, der kun har adgang til begrænset lønkørsel, ser kun de afdelinger brugeren har adgang til. Har en bruger adgang til både lønkørsler og Klargør løn, skal vinduet til lønkørsler lukkes før vedkommende gå til Klargør løn. Klargør løn findes via Program > Klargør Løn SE OG UDSKRIV TIDLIGERE LØNBEREGNINGER Under Klargør løn, Begrænset lønkørsel, er det muligt at se tidligere godkendte løngrundlag. Dette gælder for brugere med rettigheden til at Køre begrænset lønkørsel, og også for brugere med rettigheden til at Køre fuld lønkørsel Når en bruger med rettigheden til at Må køre begrænset lønkørsel vælger en lønperiode, som tidligere er Godkendt, vises følgende: Her kan der klikkes Ja, og den tidligere godkendte beregning vil blive hentet og vist: TimePlan Software A/S Side 81 af 86

82 MANUAL VERSION 7 Her har brugeren samme muligheder for print og skærmvisning, som da lønperioden blev godkendt. Når en bruger med rettigheden til at Køre fuld lønkørsel tilgår en lønperiode fra Program > Klargør Løn og perioden tidligere er Godkendt, vises følgende: LØNFORDELING Afdelinger, der har godkendt løngrundlaget, via Klargør løn, Begrænset lønkørsel, vil få vist resultatet af omkostningerne, der er godkendt løn for, samt budgetteret og faktisk omsætning vist i et oversigtbillede. Resultatet kan udskrives derfra. Vælg Program > Lønfordeling. For at punktet lønfordeling er aktivt, skal brugerens rettighedsprofil være sat til at Må se lønfordeling (Administrator kan dog se alt). Brugerens rettighedsprofil skal have punktet Må se lønfordeling under Lønbudget markeret: Side 82 af 86 TimePlan Software A/S

83 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - KLARGØR LØN Når Program > Lønfordeling vælges vises følgende skærmbillede: I billedet vises resultaterne af den valgte Lønperiode med totaler for de enkelte lønarter. Værdierne er det, der tidligere er godkendt af en bruger under Klargør løn. Vælg afdelinger automatisk: Er dette valgt vises alle afdelinger, som har gennemført Begrænset lønkørsel for den valgte periode, og som den aktuelle bruger har adgang til at se. Vælges dette felt ikke, vil Knappen Vælg afdelinger blive aktiv, og brugeren kan selv bestemme, hvilke afdelinger der ønskes vist i oversigtbilledet. TimePlan Software A/S Side 83 af 86

84 MANUAL VERSION 7 Medtag ikke nul værdier: Er denne markeret, vil alle kolonner uden tal blive fjernet fra oversigtsbilledet. Summeringer: Under summeringer kan man sammenlægge flere lønarter til en kolonne. Eksempelvis hvis man ønsker at se alle løntillæg samlet, kan nedennævnte opsætning foretages: I oversigtbilledet vises en kolonne, hvor værdien af de valgte lønarter er talt sammen: Side 84 af 86 TimePlan Software A/S

85 FILEKSPORT TIL LØNSYSTEM - KLARGØR LØN - - Fysisk tilstede; 7 Ansættelsesstatus; 48 Arbejdsdage i løn fil; 11 Autokørsel; 19; 29 Automatisk beregning ved afdelingsskift; 3 Automatisk udbetaling af mertimer; 73 begrænset lønkørsel; 1 CSV fil.; 78 Datoformat; 22 difference; 23 Differencekørsel; 40 Eksporter; 52 Eksportfil; 18 Extern data; 28 Extern default; 28 Faktiske timer; 7 Faktiske timer netto; 8 Faste Lønarter; 7 Fastlængde fil; 18 Fastlængde fil - opsætning; 28 Felter som kun ønskes vist i Godkendelsesbilledet; 37 Feltindpak; 21 Format (Eksportfil); 18 fortegn i eksportfil; 39 Ftp; 19 Godkendelsesbillede; 59 individuelle lønsystemer; 1 Intern default; 28 Klargør løn; 80 Kommasepareret fil; 18 Konvertere; 27 Konvertering; 27 Kryptering; 30 Krævet godkendelse af dage; 48 Krævet godkendelse af plan; 48 Løn timer; 8 Lønart; 26 Lønarter Overenskomst; 15 Lønarter afspadsering; 13 Lønarter Ferie; 16 Lønarter Fravær; 16 Lønarter Funktionsløn; 15 Lønarter Lånte/udlånte timer; 15 Lønarter over/undertid; 13 Lønarter overarbejdstimer; 12 Lønarter Reduktionstid; 10 Løneksport; 1; 23 Lønfordeling; 81 Løngrundlag; 26 Lønkoder; 6 Lønlås før periodeslut; 48 Lønlåsning af en enkelt medarbejder eller overenskomst; 51 Lønperiode vises på stamkort og Internet; 48 Lønperiode vises under Vis samlede omkostninger; 48 Netto timer i løn fil; 9 Normal timer; 7 Normal timer uden korrektion; 8 TimePlan Software A/S Side 85 af 86