Alle henvendelser vedrørende tilbuddet skal ske skriftligt via til: og skal mærkes: Nordals Ferieresort.

Transkript

1 TIL PRÆKVALIFICEREDE TEAMS Den Revideret, den Revideret, den Nordals Ferieresort - Tilbudsbetingelser I fortsættelse af meddelelse om prækvalifikation, december 2015 inviterer Sønderborg Kommune tilbudsgiver til at afgive tilbud på udarbejdelse af masterplan og feasibility study for Nordals Ferieresort. 1. Generelle forhold Ordregiver er: Sønderborg Kommune, Rådhustorvet 10, 6400 Sønderborg Tilbudsgivere er: 1. Henning Larsen Architects 2. White arkitekter A/S 3. AECOM Kontaktperson for dette tilbud er: Markeds- og områdeleder Jørn Plauborg Ingeniørfirmaet SlothMøller A/S Møllegade 56 DK-6500 Sønderborg Alle henvendelser vedrørende tilbuddet skal ske skriftligt via til: jp@sloth-moller.dk og skal mærkes: Nordals Ferieresort. Under nedenstående punkt 2 beskrives, hvorledes man forholder sig mht. spørgsmål i forbindelse med tilbudsskrivningen. Tilbudsprocessen kan forventes at følge nedenstående tidsplan: Upload af udbudsmateriale på Sønderborg kommunes hjemmeside på link: kl. 10:00 til ca. 14:30 Informationsmøde med besigtigelse, se særskilt program Frist for fremsættelse af spørgsmål Frist for indlevering af tilbud, kl. 16: Tilbudsgiver inviteres til individuel præsentation af tilbuddet over for Visionsgruppen for Nordals. Tid og sted oplyses senere Forventet tidspunkt for indgåelse af kontrakt Side 1 af 5

2 2. Tilbudsmaterialet Det samlede tilbudsmateriale uploadet på omstående link består af: Materiale i forbindelse med prækvalifikation: - Opgavebeskrivelse, jf. notat af 20. oktober 2015 om konsulentydelser Nordals Ferieresort (offentliggjort i forbindelse med prækvalifikation) - Dokumenter, der i forbindelse med indhentning af anmodninger om prækvalifikation, tidligere er offentliggjort på Sønderborg Kommunes hjemmeside for udbud. Udbudsmateriale, foreløbigt bestående af følgende 11 dokumenter: - Program for informationsmøde den 21. januar, Nærværende dokument Nordals ferieresort tilbudsbetingelser, revideret Skrivelse af 9. november 2015 fra Erhvervs- og Vækstministeriet med principiel dispensation som forsøgsprojekt inden kyst- og naturturisme. - Naturstyrelsens dispensation af 15. december Nordals ferieresort, beskrivelse af eksisterende forhold i resortområdet - Pejleplan og terrænkoter - Fotos i terræn - Kort til fotos i terræn - Aftaleformular - Tilbudsliste - Øhavsmuseets udtalelse - Spørgsmål og svar (spørgsmål i forlængelse af informationsmødet den og modtaget spørgsmål i af ). Der er foretaget en indledende geoteknisk undersøgelse af et havområde på op til 100 m fra kystlinjen. Denne offentliggøres på Sønderborg kommunes hjemmeside den 22. januar Der pågår en kortlægning af bund- og strømforhold ved kystområdet (en hydraulisk vurdering). Såfremt den bliver færdig inden tilbudsfristens udløb, offentliggøres den på Sønderborg kommunes hjemmeside og varsling til prækvalificerede teams via mail. Slides fra indlæggene på informationsmødet den 21. januar 2016 vil blive uploaded senest 2. februar Spørgsmål til tilbudsmaterialet herunder anmodninger om yderligere oplysninger skal stilles skriftligt via jp@sloth-moller.dk til: Markeds- og områdeleder Jørn Plauborg Ingeniørfirmaet SlothMøller A/S Møllegade 56 DK-6500 Sønderborg Spørgsmål skal mærkes Spørgsmål Nordals Ferieresort. Mundtlige henvendelser vil af hensyn til Sønderborg Kommunes forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive sendt til samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form. Eventuelle spørgsmål skal være fremsendt senest 15. februar 2016 kl for at blive besvaret. I tilfælde af, at Sønderborg Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer i tilbudsmaterialet og/eller supplere oplysningerne i tilbudsmaterialet vil meddelelse herom blive givet skriftligt til samtlige tilbudsgivere i form af rettelsesblade. 3. Rådgivningsaftale Rådgivningsaftale indgås på baggrund af det kontraktudkast, der er vedlagt tilbudsmaterialet. Side 2 af 5

3 4. Udarbejdelse af tilbud Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk eller på engelsk Tilbuddet afleveres digitalt til markeds- og områdeleder Jørn Plauborg, Beløbsangivelse skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud frem til evt. kontraktstart, som forventes senest medio april Sønderborg Kommune anser ikke en aftale for indgået og konkurrencen blandt tilbudsgiverne for afsluttet, førend aftalen er underskrevet ubetinget af alle parter. 5. Tilbuddets indhold De prækvalificerede tilbudsgivere skal aflevere et tilbud, der som minimum redegør for nedenstående aktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af masterplanen: Opgaveforståelse Metodeovervejelser og tilgang til opgaven Analyser herunder ajourføring af konkurrent- og markedsanalyse, interessentanalyse og analyse af markedsvilkår for salg af boenheder samt finansieringsstrategi Design- og konceptforslag design grundlag, tekniske og funktionel tilgang samt infrastruktur inden for resortområdet og tiltag i relation til bæredygtighed Udarbejdelse af feasibility study med anlægs-, drifts- og likviditetsbudget samt risikovurdering Proces for udarbejdelse af masterplan og feasibility study Tilbudsgivers organisation kompetencer og bemanding, uddybet under nedenstående a) og b) Evt. øvrige efter tilbudsgivers valg Tilbudspris a) Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i forhold til den udbudte opgave. Beskrivelsen skal angive rollefordelingen og samarbejdet mellem de af tilbudsgiveren tilbudte nøglemedarbejdere. b) CV for rådgiverens gennemgående personer, som skal udføre opgaven i forhold til Sønderborg Kommune. Der skal vedlægges CV for rådgiverens projektansvarlige og projektlederen. Der kan maksimalt vedlægges 5 CV-er, som illustrerer de tilbudte nøglemedarbejderes kompetencer og erfaringer inden for tilsvarende projekter. CV et må max. fylde 2 A4-sider i skriftstørrelse 10. I tilbuddet beskrives tilbudsgivers tilgang til opgaven f.eks. i form af: Umiddelbare ideer til det overordnede koncept Råskitse til dispositionsplan,, Spontane skitser/beskrivelse af, hvad tilbudsgiver vil lægge vægt på for at gøre ferieboliger og glamcamping/camping attraktive Et foreløbigt udkast til disposition for masterplanrapporten. Denne beskrivelse af tilbudsgivers tilgang tilsigter at fortælle opdragsgiver, hvorledes tilbudsgiver har forstået konteksten, de landskabelige kvaliteter og udfordringen mht. indplacering af bygninger, faciliteter og anlæg. For opdragsgiver er det essentielt, at tilbud afspejler de 4 kriterier, der blev fremlagt på informationsmødet den 21. januar 2016: Attractive, Feasable, Sensible og Achievable (præsentationen uploades sammen med udbudsmaterialet). Masterplanen i endelig udgave skal indeholde en samlet præsentation af et fysisk koncept for Nordals Ferieresort, herunder overordnet greb, principper for bygningernes placering og sammenhæng, overgange og rumlige forløb samt det overordnede arkitektoniske indtryk. Side 3 af 5

4 Der foretages en perspektivering med afsæt i Hvidbogen for Nordals, og der fremlægges evt. anbefalinger mhp. at forstærke attraktiviteten og dermed driftsøkonomien fremadrettet til ændringer i sammensætning af komponenter (faciliteter, aktiviteter og/eller forretningsområder) i konceptet. For god ordens skyld meddeles at Erhvervs- og Vækstministeriet ved skrivelse af 9. november 2015 har udpeget projekt Nordals Ferieresort blandt de projekter, der får en forsøgstilladelse efter planlovens 5, stk. 1. Meddelelsen om dispensation findes på Sønderborg Kommunes hjemmeside for nærværende udbud. Desuden Naturstyrelsen skrivelse af 15. december, 2015 vedrørende en (ny) dispensation fra naturbeskyttelseslovens 15. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der under udarbejdelse af masterplanen afsættes min. 3 dage til workshops/dialog mellem klienten og rådgiveren. Det er essentielt, at rådgiver afsætter ressourcer, således at de 3 dage bidrager til kvalificering af masterplan og feasibility study. 6. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud Der er afsat kr., ekskl. moms., til hver af de tilbudsgivere, som ikke får accept af deres tilbud. Ud over dette beløb afholder Sønderborg Kommune ikke udgifter, tilbudsgiverne i øvrigt måtte have i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. 7. Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8. Tildeling af rådgivningsaftalen Kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes ved bedømmelse af de indkomne tilbud, idet forslagene bliver bedømt på deres evne til at opfylde intentioner og krav i overensstemmelse med Sønderborg Kommunes beskrivelse af Nordals Ferieresort i den ovenfor nævnte ansøgning til Naturstyrelsen. Underkriterierne vægtes således: Opgaveløsningen 70% Organisation/team 20% Honorar 10% Ved bedømmelsen vil der blive lagt vægt på, at beskrivelsen/opgaveløsningen i tilbud af masterplanudarbejdelsen, når rundt om de i konceptet anførte aktiviteter, således at det sikres, at opdragsgiver med den endelige masterplan får et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag til vurdering af projektets muligheder og fremme. Grundlaget skal også anvendes i dialoger såvel med de lokale interessenter og med statslige myndigheder som med potentielle investorer og forretningspartnere. Ved bedømmelsen vil der endvidere blive lagt vægt på, at den tilbudte organisation demonstrerer klare og logiske kompetence- og ansvarsforhold, således at god kommunikation fremmes. Ligeledes lægges der vægt på, at relevante fagområder er dækket af medarbejdere med relevant og høj kompetence og at opgavens kvalificerede udførelse er sikret i tilfælde af frafald hos enkelte personer. Den beskrevne proces skal indeholde 3 dialoger/mini-workshops med deltagelse af opdragsgiver samt i den forbindelse repræsentanter fra visionsgruppen for Nordals og medarbejdere fra Sønderborg Kommune samt evt. eksterne ressourcepersoner udpeget af opdragsgiver. Det er på forhånd fastlagt, at der i forbindelse med tilbudsvurderingen vil være en individuel præsentation af de fremsendte tilbud den 7. april Præsentationen af tilbuddet indgår som element i underkriteriet opgaveløsningen. Tidspunkt og lokalitet for denne præsentation meddeles senere. Side 4 af 5

5 9. Orientering Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidigt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Venlig hilsen Jørn Plauborg Markeds- og områdechef, Sønderborg Side 5 af 5