Fælles løsninger på det administrative område

Transkript

1 Fælles løsninger på det administrative område Fokus, Fornyelse og Fremdrift i 2019

2 1 Fælles løsninger på det administrative område Region Nordjylland på vej mod 2019 I Region Nordjylland er der rigtig mange ting, der går godt og rigtig mange ting der lykkes for os. Vi behandler og helbreder flere patienter end nogensinde før. Vi udreder hurtigt og sikrer dermed, at de nordjyske borgere oplever en kort periode med usikkerhed på deres diagnose. Vi har afkortet ventetiden til operation markant. Vi er blevet hurtigere til at få vores kræftpatienter gennem deres forløb. Og ikke mindst så melder de nordjyske patienter og borgere generelt om høj tilfredshed i deres møde med vores hospitaler og tilbud. I Specialsektoren er der tryk på vores udviklingsarbejde for at være kommunernes foretrukne leverandør og for at kunne levere den rigtige indsats til vores borgere, således de opnår størst mulig mestring af eget liv hvilket bl.a. den nye organisering i Specialsektoren skal bidrage til. I Regional Udvikling leverer vi til trods for forårets benspænd på erhvervsudviklingsområdet sikre ydelser indenfor vores brede pallette af opgaver, der skal styrke udviklingen af vores nordjyske landsdel. Aktuelt kan nævnes vores succes med at få den regionale togdrift på skinner og det veloverståede kulturmøde på Mors. Vi står også i en situation her midt i hvor nye politiske vinde vejrer, hvor nye økonomiske krav gør sig gældende, og hvor vi samtidig oplever nye efterspørgsler fra vores patienter og borgere i takt med bl.a. nye digitale muligheder. I hovedlinjer handler den aktuelle situation om: Vores nye rolle som Det udadvendte hospital. Hvor vi i endnu højere grad skal behandle i borgerens eget hjem, og hvor vi i endnu højere grad skal samarbejde med hinanden og med kommuner og praksis om at tage fælles, samlet ansvar. Klyngesamarbejde, Nærhedsfinansiering, Praksisstrategi og Det nære, sammenhængende sundhedsvæsen er nogle af nøgleordene i den sammenhæng. Politiske signaler om en udvikling i retning af flere fælles løsninger og yderligere effektivisering af vores driftsområder som fx løn, regnskab og IT-drift. Den digitale transformation, der skal bringe sundhed hjem til borgerne og spare vores patienter for tid på veje og i venteværelser. En transformation, der kræver at vi tænker digitale løsninger ind i stort set alt, vi gør. Og som kræver, at vi vender vores tankesæt fra, at det er patienterne, der kommer til sundhedsvæsnet til det omvendte. Sundhedsvæsenet er ikke matrikelbundet. En drift, der oplever pres i form af flere patienter og flere behandlinger. Og hvor det er vigtigt med en professionel administrativ støtte, så tid og kræfter kan rettes mod den patient- og borgernære kerneopgave. Nytænkning af vores rolle indenfor Regional Udvikling, når bl.a. erhvervsudviklingsopgaven pr. 1. januar 2019 overgår til stat og kommuner. Politisk krav om en administrativ besparelse på 12 mio. kr. i Dertil kommer, at vi har et Folketing med et højaktuelt fokus på bedre sammenhæng for patienterne. Et fokus, der forventeligt vil stille nye krav til vores udviklings-, omstillings- og måske endda innovationsevne, og som det vigtigt for os at være gearet bedst muligt til. Fra egen kant har vi desuden gjort os overvejelser om vores kvalitets- og forbedringsarbejde, da vi i Udvidet Strategisk Sundhedsledelse gravede os ned i disse felter sidste vinter/forår. Vi fik bl.a. slået fast, at de nationale mål og vores strategiske fokusområder er det fælles omdrejningspunkt for såvel forbedrings- som kvalitetsarbejdet. Og vi hørte en efterspørgsel fra virksomhederne på en mere agil Side 2 af 8

3 understøttelse og facilitering på opgaverne fra fælles hold ligesom vi fik pejlinger på mulige potentialer og synergier ved at se kvalitets- og forbedringsarbejdet i sammenhæng med regionens udviklings- og procesarbejde i bredere forstand. Endelig har vi i dag en situation i vores administrative organisation, hvor vi har friholdt en række lederstillinger fra genopslag, og vi har en konstituering på vores store HR-område. Desuden gælder der pt et ansættelsesstop. Alt sammen noget, vi har gjort, for at sikre os mest mulig fleksibilitet til at tegne de mere varige linjer i lyset af alt det nye, vi nu står overfor. Fokus, fornyelse og fremdrift anno 2019 Som region er det vores opgave at forholde os til og agere på det nye, vi står overfor. Det gør vi med udgangspunkt i redskaberne fra Fokus, Fornyelse og Fremdrift, som vi gennem de seneste år har haft gavn af. Det sker indenfor tre overskrifter: 1. Stærkere samarbejde på tværs og flere fælles løsninger Vi skaber et fælles resultatcenter i regionen, hvor vi samler, professionaliserer, digitaliserer, effektiviserer og finder fælles løsninger for vores driftsfunktioner indenfor løn, regnskab, praksisafregning, bogføring, indkøb og kørsel. Vi lægger vores centrale lager samt servicefunktionerne ind under Aalborg UH organiseret sammen med beslægtede funktioner, hvor det er meningsfuldt. Vi trækker Regional Udvikling tættere på sundhedsområdet på områder med opgavesammenfald, så vi kan udbrede den store ekspertise og ressourcerne herfra til i højere grad også at være målrettet vores strategiske fokusområder på sundhedsområdet. Vi laver enklere indgange for virksomhederne, når de har brug for hjælp til drifts- eller udviklingsopgaver fra fælles hold. Vi etablerer fælles funktioner for henholdsvis kommunikation og presse Vi fortsætter og udvikler tiltag for vores ledere og medarbejdere, der ansporer til samarbejde, indblik i samarbejdspartnerens situation og gensidig læring. 2. Styrket forbedrings- og datadrevet arbejdsform med fokus på digitalisering, analyse, udvikling og innovation Vi styrker og udvikler vores forbedringsarbejde ved at samle det med regionens øvrige kompetencer til understøttelse og facilitering af processer og med et stærkt fokus på at procesoptimere. Enheden refererer til Udvidet Strategisk Sundhedsledelse, og dens omdrejningspunkt er de nationale mål og vores strategiske fokusområder. Vi styrker og udvikler vores BI-enhed. Det sker ved at berige enheden med analyseekspertise fra Regional Udvikling, HR, Sundhedsplanlægning og Kvalitet. Udover som i dag - at stille data til rådighed for datadrevet ledelse, får enheden en fornyet opgave i at levere analyser og prognoser og på den baggrund identificere områder med mulighed for forbedringer og potentialerealisering. Omdrejningspunktet for enheden er ligeledes de nationale mål og vores strategiske fokusområder. Side 3 af 8

4 Vi opretter en pulje til Sundhedsinnovation i Regional Udvikling og arbejder på at iværksætte en governance for et bredere samarbejde omkring sundhedsinnovation mellem egne enheder såvel som med eksterne samarbejdspartnere. Vi styrker vores fokus på digitalisering som et centralt redskab i næsten hver en udvikling, vi gennemgår. Med fokus på dels at bringe sundhedsydelserne tættere på de nordjyske borgere og dels at opnå mere effektive processer og opgaveløsning. 3. Slankere administration færre ledere Vi reducerer antallet af ledere på det administrative område: Vi reducerer antallet af afdelinger fra fem til tre og reducerer dermed med to afdelingsdirektørstillinger Vi lader Anlæg og Ejendomme være en permanent del af NAU uden genopslag af den ledige stilling som kontorchef Vi integrerer kommunesamarbejdet som en permanent del af henholdsvis sundhedsplanlægning og praksis uden genopslag af den ledige stilling som kontorchef Vi reducerer udgifterne på det administrative område. Side 4 af 8

5 2 Organisatoriske linjer Region Nordjyllands administrative organisation De ændringer, vi iværksætter med Flere fælles løsninger på det administrative område, giver en administrativ organisation, som illustreres i vores organisationscirkel: Yderst har vi vores virksomheder, som hver især leverer regionens kerneydelser til vores borgere og patienter samt driftsydelser til regionens øvrige arbejdspladser. Inderst har vi regionens øverste ledelse i form af Regionsrådet og Direktionen sammen med de fire stabe, der refererer direkte ind i Direktionen. I ringen mellem Regionsråd/Direktionen og virksomhederne har vi vores afdelinger i Fællesadministrationen. Afdelingerne understøtter virksomhederne administrativt i deres udvikling og opgavevaretagelse, ligesom de bistår Regionsråd og Direktionen med beslutningsoplæg og efterfølgende implementering af beslutninger. Side 5 af 8

6 Den blå farve i organisationscirklen signalerer sundhed, den grønne regional udvikling, den orange specialområdet og den grå funktioner, der understøtter de øvrige. De ændringer, vi nu gennemfører på de organisatoriske linjer, angår: Regional Udvikling, der tilpasses bortfaldet af erhvervsudvikling og får en ny og aktiv rolle på sundhedsområdet i forhold til sundhedsinnovation og øvrige konkrete udviklingsopgaver Resultatcentret, der opstår som en ny virksomhed som en samling af regionens administrative driftsopgaver Centrallager og servicefunktioner i Regionshuset, der bliver en del af Aalborg UH Fællesadministrationen, hvor fem afdelinger bliver til tre og stabene tættest på direktionen justeres Tre fælles afdelinger og fire stabe Fællesadministrationen vil fremover bestå af tre afdelinger og fire stabe, som har til opgave at understøtte og fascilitere udviklingen og opgavevaretagelsen i virksomhederne og at samarbejde om det. Direktørerne for de tre afdelinger er samlet i Afdelingsdirektørgruppen, som spiller en koordinerende rolle og har til opgave at sikre gode muligheder for et velfungerende samarbejde både internt i Fællesadministrationen og i forhold til virksomhederne. Afdelingsdirektørerne tager således et fælles ansvar for de samlede administrative opgaver i regionen. Regionens økonomidirektør er formand for Afdelingsdirektørgruppen. Vi ønsker at lette virksomhedernes adgang til støtte fra afdelingerne i Fællesadministrationen. Derfor får hver afdeling til opgave at etablere én indgang, som virksomhederne kan benytte, når de har brug for hjælp til udviklingsopgaver. Med afsæt i behovet sammensætter den enkelte afdeling det rette tilbud om bistand og med involvering af de øvrige afdelinger, hvis opgaven tilsiger det. De tre afdelinger i Fællesadministrationen er pr. 1 november 2018 sammensat således: Mennesker og Organisation Mariane Therkelsen Patientforløb og Økonomi Eva Sejersdal Digitalisering og IT Klaus Larsen Kvalitet og Forretningsprocesser Personalejura, forhandling og arbejdsmiljø Uddannelse, læring og ledelse Kommunikation 1 afdelingsdirektør 4 kontorchefer BI og analyse Økonomi Sundhedsplanlægning Praksis og NordKap 1 afdelingsdirektør 4 kontorchefer Strategisk digitalisering IT-drift National og tværregional IT IT-administration og styring 1 afdelingsdirektør 4 kontorchefer Side 6 af 8

7 Mennesker og Organisation - tryk på regionens udviklings- og proceskræfter I Mennesker og Organisation samler vi vores kræfter til udviklingsstøtte og procesoptimering i en ny, fælles udviklingsenhed Kvalitet og Forretningsprocesser. Enheden faciliterer, ansporer og supporterer virksomhederne i deres kvalitets-, forbedrings- og udviklingsprocesser ved at stille procesredskaber, viden, systemer og data til rådighed i tæt samarbejde med BI og Analyse samt med kompetencerne indenfor bl.a. ledelse og arbejdsmiljø, der også er en del af den samlede afdeling. Fagligt er Kvalitet og Forretningsprocesser sammensat af vores udviklingskræfter indenfor forbedring, kvalitet/patientinddragelse samt arbejdstilrettelæggelse og overenskomster. Kvalitet og Forretningsprocesser er organisatorisk forankret i Udvidet Strategisk Sundhedsledelse, som fastlægger rammerne for enhedens opgaver og prioriteringer og følger op på fremdriften med udgangspunkt i de nationale mål og regionens strategiske fokusområder. Enheden arbejder agilt og dynamisk i overensstemmelse med de aktuelle behov, virksomhederne oplever. Kvalitet og Forretningsprocesser bistår - sammen med øvrige kontorer i afdelingen - desuden Fællesadministrationens øvrige afdelinger i deres tilrettelæggelse af gode og ubureaukratiske processer i forbindelse med større udviklingsopgaver. Mennesker og Organisation rummer derudover de HR-relaterede opgaver indenfor personalejura, lønforhandlinger, arbejdsmiljø, MED, uddannelse, læring, ledelse, kompetenceudvikling og rekruttering, som findes i HR i dag. Kommunikation er også en væsentlig del af Mennesker og Organisation. Ved at knytte HR-opgaver og Kommunikation tættere sammen er der nogle meningsfyldte opgavefællesskaber og synergier. Det gælder fx på rekrutteringsområdet i forhold til fx uddannelse, on-boarding og employer branding. Og det gælder i forhold til regionens aktuelle, øgede fokus på strategisk ledelseskommunikation. Derudover vil vi samle kommunikationsfunktioner på tværs af hospitaler og Fællesadministration i en fælles kommunikationsfunktion (jf. afsnit om kommunikation og presse senere i dette notat). I forbindelse med etablering af Mennesker og Organisation er det oplagt at afsøge muligheden for at samle de eksisterende tværgående mødefora på tværs af områderne. Effektuering af de organisatoriske ændringer Med afsæt i de beskrevne linjer, har de ansvarlige direktører og stabschefer ansvar for at fastlægge den endelige organisering af deres respektive områder i samarbejde med hinanden, deres ledergrupper, medarbejdere og MED-udvalg. Og med drøftelse og afstemning med os i Direktionen. Tilpasning af MED-organisationen er ligeledes en del af denne opgave, ligesom den endelig navngivning af Resultatcentret er det. Det hele sker frem mod den 1. november 2018, hvor vi effektuerer de nye linjer. Dog kører den nærmere afdækning og beslutning vedr. samlingen af henholdsvis kommunikationsog presseopgaver henover efteråret med en bagkant, så de kan effektueres senest med indgangen til det nye år. Indgangen til det nye år er ligeledes deadline for tilpasning af HR-systemer, økonomisystem o.l. Vi tilstræber derefter at gennemføre en fysisk rokade internt i Regionshuset i overensstemmelse med de nye organisatoriske linjer i løbet af det første kvartal af Side 7 af 8

8 Fælles løsninger på det administrative område Politisk sekretariat Niels Bohrs Vej Aalborg Øst 3. oktober 2018