PROJEKTPLAN 1: DEFINITIONSFASEN. Start dato Slut dato

Transkript

1 PROJEKTPLAN 3. november : DEFINITIONSFASEN Titel på projekt: PS Innovationsindsats i 2016 og 2017 Projekt-ejer Psykiatri- og Socialledelsen Start dato Slut dato Projektleder Organisering Lars Riise Styregruppe Lisbeth Damgaard Lars Riise Styregruppen afholder månedlige prioriteringsmøder med innovationsteamet, hvor der prioriteres hvilke innovationsprocesser der skal arbejdes med indenfor de strategiske indsatsområder. Administrationschef Helle Odde Poulsen har halvårlige møder med styregruppen med strategiske drøftelser og orientering. Ledelsesmæssig ansvarlig for innovationsteamet Lars Riise Medlemmer af innovationsteamet Maiken Holm Nors (tovholder, HR-afdelingen) Anne Kathrine Astorp (Kvalitetsafdelingen) Innovationsteamet tilrettelægger og udfører innovationsprocesser indenfor strategiske indsatsområder. Relevante projektledere og sagsbehandlere i PS administrationen bidrager efter behov og aftale med viden indenfor det valgte fokusområde. Aftageren af et innovationsforløb kan være projektledere og ledere i psykiatrien, socialområdet eller administrationen. Inddragelse af ledere, projektledere, sagsbehandlere i administrationen og medarbejdere i afdelinger og specialområder sker efter aftale med aftageren. Forløbet planlægges og forberedes i samarbejde med aftageren, og efter endt innovationsproces er det aftageren som arbejder videre med resultatet af forløbet. Opdragsgiver Psykiatri- og Socialledelsen Side 1 af 11

2 Baggrund Historikken Regional beslutning om innovation i hvert driftsområde Direktionen udsendte i 2013 Den fremtidige organisering af arbejdet med innovation i Region Midtjylland. Psykiatri- og Socialledelsen besluttede som konsekvens heraf, at innovationsindsatsen skulle forankres i et tværgående innovationsteam med HR som tovholder og repræsentation fra fire kontorer i PS-administrationen. Afvikling af innovationscamps Psykiatri- og Socialledelsen ønskede at der skulle etableres tværgående innovationsforløb for at styrke evnen til at udvikle fælles løsninger på fælles problemer, og innovationscamps var midlet til at lave forløbene. Innovationscampen defineres som en dag, hvor medarbejdere fra organisationen med afsæt i innovationsmetoder undersøger en problemstilling, og på baggrund heraf udvikler prøvehandlinger på fælles problemer. Deltagerne på campen har mandat til at igangsætte prøvehandlingerne efter campen. Der har siden efteråret 2013 været afviklet tre innovationscamps med temaerne: Overbelægning i Risskov, Afbud og udeblivelser og Sygefravær. Hertil kommer en innovationscamp om Behandlingspakker i psykiatrien som MidtLab har afviklet, og hvor innovationsteamet sammen med psykiatriplan har været aktivt deltagende. Behov for at revidere innovationsindsatsen Der er i sommeren 2015 lavet en redegørelse for gennemførelse af innovationscamps og resultaterne heraf. Det er usikkert hvor vidt ressourcetrækket til at lave innovationscamps står mål med de udviklede løsninger. Udgangspunktet for den nuværende innovationsindsats er, at der laves innovationscamps indenfor de prioriterede indsatsområder, og der er behov for at skabe en bedre integration af hvordan innovationsmetoder kan bruges til at understøtte medarbejderes og lederes forbedringsindsatser. Ændringer i den regionale innovationsindsats Den regionale indsats for innovationsarbejdet (MidtLab) skal arbejde på en væsentlig lavere bevilling fra Det betyder blandt andet, at medarbejdere og ledere i Psykiatri og Social ikke kan være sikre på, at de redskabsbetonede innovationsceller fremadrettet udbydes, hvor de via introduktion til innovationsmetoder blev klædt på til at arbejde med innovation, som del af sit daglige arbejde. En revideret innovationsindsats bør derfor både muliggøre at: - innovationsprocesserne bidrager til fremdrift og forbedring af strategiske indsatser ved at udvikle forslag til løsninger på problemstillinger - der kan vælges de nødvendige og tilstrækkelige metoder til at lave tilpassede innovationsløsninger, som imødekommer de konkrete behov fra psykiatrien, socialområdet og administrationen - ledernes og medarbejdernes opfindsomhed skal understøttes ved hjælp af introduktion til innovationsmetoder således, at de bliver i stand til at (med)skabe og afprøve smarte løsninger til konkrete problemstillinger Nuværende erfaringer med at lave tilpassede innovationsforløb Innovationsteamet har siden årsskiftet haft dialog med ledergruppen i administrationen om, hvordan innovationsforløb kan være en del af de strategiske indsatser i Psykiatri og Social. I samarbejde med LMU og afdelinger i Administrationen har innovationsteamet også afviklet flere kortere processer (fra en halv time til en dag), hvor der enten er blevet udviklet prøvehandlinger eller været en introduktion af innovationsmetoder til medarbejderne. Holdningen til at arbejde med innovationsmetoder i Psykiatri og Socialadministrationen har flyttet sig fra at være isolerede forløb til at innovationsmetoder kan integreres i opgaveløsningen. Eksempelvis bruges Side 2 af 11

3 innovationsmetoder i kvalitetsafdelingens arbejde med, at synliggøre implementerings- og forbedringsprocesser på afsnitsniveau. Dette gøres blandt andet ved, at systematisere processerne samt udarbejde metoderedskaber, hvor der indgår innovationsmetoder. En justeret indsats vedrørende innovation beskrives i projektrammen nedenfor. Formål Formålet med projektet er: - Udvikle og fokusere innovationsindsatsen efter fyrtårnsmodellerne og andre prioriterede indsatser i Psykiatri og Social, således at den bidrager til at løse aktuelle problemstillinger indenfor de prioriterede indsatser. Delformål: - Innovationsprocesser skal bidrage til fremdrift og forbedring af strategiske indsatser ved at udvikle forslag til løsninger på problemstillinger - Der skal vælges de nødvendige og tilstrækkelige metoder til at lave tilpassede innovationsløsninger, som imødekommer de konkrete behov fra psykiatrien, socialområdet og administrationen. - Ledernes og medarbejdernes opfindsomhed skal understøttes ved hjælp af introduktion til innovationsmetoder således, at de bliver i stand til at (med)skabe og afprøve smarte løsninger til konkrete problemstillinger Succeskriterier (Når projektet er færdigt har vi ) 1. Innovationsprocesser der bidrager til fremdrift og forbedring af strategiske indsatser ved at udvikle forslag til løsninger på komplekse problemstillinger - Gennemført minimum 10 innovationsprocesser årligt indenfor udvalgte strategiske indsatsområder i samarbejde med relevante samarbejdspartnere - På hver gennemført innovationsproces skal der være udviklet minimum et løsningsforslag til den konkrete problemstilling - Ved udløbet af 2017 er der opsamlet erfaringer fra involverede parter om, hvilken konkret forskel det har gjort at arbejde med innovationsmetoder. 2. For at lave tilpassede innovationsløsninger skal der vælges de nødvendige og tilstrækkelige metoder. - De gennemførte innovationsprocesser varierer i varierende omfang afhængig af opgaven fra korte processer på få timer til længere forløb. - Ved udløbet af 2017 er der udarbejdet et katalog over hvordan de anvendte innovationsmetoder er blevet procesfaciliteret, således at erfaringen opsamles og anvendes fremadrettet. Ved at samle eksempler på hvordan metoderne er blevet procesfaciliteret kan innovationsteamet reducere tiden der bruges at designe processer og viden kan nemmere deles med medarbejdere, som selv ønsker at lave innovationsprocesser. 3. Understøttet ledernes og medarbejdernes opfindsomhed ved hjælp af introduktion af innovationsmetoder således, at de bliver i stand til at (med)skabe smarte løsninger til konkrete problemstillinger Side 3 af 11

4 - Årligt givet introduktion til minimum 25 ledere og medarbejdere om, hvordan de kan bruge innovationskort til at arbejde med innovationsprocesser, udvikling og opfindsomhed. Det kan eksempelvis være til et møde, en kortere præsentation eller en halv/hel temadag. - Fået minimum 3 henvendelser fra ledere og medarbejdere med forslag til emner, hvor innovationsmetoder kan bruges til at arbejde med de strategiske indsatser i Psykiatri og Social Psykiatri- og Socialledelsen får en redegørelse for status på projektet efter udgangen af år På baggrund af denne udarbejdes der i efteråret 2017 en ny projektplan gældende fra år Forudsætninger For at projektet kan gennemføres skal følgende rammer være gældende: Der nedsættes den beskrevne styregruppe, som prioriterer, hvilke innovationsopgaver, der skal arbejdes med. Der vælges opgaver, som er i overensstemmelse med de prioriterede indsatsområder og opgaven skal afstemmes med de ressourcer, der er til rådighed til at løse den. Innovationsteamet skal tage kontakt til ledere og projektledere, som arbejder med prioriterede indsatsområder for at informere dem om muligheden for at arbejde med innovationsmetoder. Det har til formål at skabe viden om hvordan innovationsmetoder og forløb kan bidrage til opgaveløsningen, samt skabe en efterspørgsel på de ydelser som teamet kan levere. Ledere og projektledere kan tilkendegive et ønske til innovationsteamet om at få lavet en innovationsproces, hvorefter styregruppen vælger de opgaver, der skal arbejdes med. Innovationsteamet faciliterer innovationsprocesserne mens fagpersoner fra andre afdelinger i administrationen inddrages, efter aftale mellem projektleder og de enkelte afdelingsledere, til at bidrage med viden til at løse opgaven. Når der er lavet en aftale med en projektleder eller leder omkring at lave et innovationsforløb identificeres de relevante samarbejdspartnere i fællesskab. Der vurderes sammen med projektlederen eller lederen hvem der skal inddrages og under hvilke (tidsmæssige) rammer. Det er vigtigt at der er et tæt samarbejde med relevante samarbejdspartnere for at få tilstrækkelig viden, levere et bedre produkt og skabe ejerskab til de løsninger som udvikles. Innovationsmetoder vælges ud fra hensynet til den enkelte opgave og de dertil afsatte ressourcer. Fokus på proces og leverancer, hvor der er rum til at afprøve løsninger på problemstillinger. Der opsamles erfaringer om hvad der virker, og i tilfælde hvor det er relevant, ikke virker. Til hver innovationsproces skal der laves en forventningsafstemning med leder eller projektlederen om, at de skal være positivt indstillet overfor at afprøve de udviklede løsninger. Innovationsteamet har til opgave at formidle, at fordelen ved at arbejde med eksempelvis prøvehandlinger er, at der kan indsamles erfaringer med at ændre praksis i et afgrænset område, hvor kun prøvehandlinger med positiv effekt beholdes. Afgrænsning For at sikre en lokal forankring af innovationsprocesserne og eventuelt udviklede prøvehandlinger tilhører produktet af forløbet aftageren, som kan være projektledere og ledere i psykiatrien, socialområder eller administrationen. Aftageren er ansvarlig for, at der arbejdes videre med produktet af innovationsprocesserne. Har aftageren brug for vejledning og sparring til at arbejde videre med innovationsprocessen, og eventuelle prøvehandlinger, supporterer innovationsteamet efter behov Side 4 af 11

5 indenfor de tidsmæssige rammer, der er afsat. Projektet omfatter ikke: Teknologisk innovation. Denne opgave ligger hos PS teknologicenter Introduktion til innovationsmetoder er ikke en del af ledere og medarbejderes introduktionsprogram Leverancer Leverance: Informere ledere og projektledere, som arbejder med prioriterede indsatsområder, om muligheden for at få tilført viden og tidsmæssige ressourcer fra innovationsteamet til at gennemføre en innovationsproces, hvor der udvikles løsninger på konkrete problemstillinger. Metode: Innovationsteamet tager kontakt til ledere og projektledere, som arbejder med prioriterede indsatsområder for at informere dem om muligheden for at arbejde med innovationsmetoder. Det har til formål at skabe viden om hvordan innovationsmetoder og forløb kan bidrage til opgaveløsningen, samt skabe en efterspørgsel på de ydelser som teamet kan levere. Leverance: Årligt gennemføre 10 innovationsprocesser i samarbejde med driften og relevante samarbejdspartnere, hvor der udvikles løsninger på problemstillinger Metode: Facilitere at der skabes en fælles forståelse for hvad problemet er og hvordan det kan løses. Leverance: Opsamle viden fra involverede parter omkring den konkrete forskel, det har gjort at arbejde med innovationsmetoder Metode: Tage kontakt til de relevante involverede parter (typisk ledere eller projektledere). Viden opsamles i et dokument, der har til formål at skabe overblik for igangsatte aktiviteter og effekten heraf. Formålet er at samle erfaringer om, hvad der virker, og i tilfælde hvor det er relevant, ikke virker. Efter behov videreformidles den opsamlede viden til ledelsesniveauet, hvor der vil være særligt fokus på de succesfulde erfaringer. Leverance: Udarbejde et katalog over, hvordan de anvendte innovationsmetoder er blevet procesfaciliteret Metode: Viden opsamles i et dokument, således erfaringen opsamles og anvendes fremadrettet Leverance: Årligt givet introduktion til minimum 25 ledere og medarbejdere om, hvordan de kan bruge innovationskort til at arbejde med innovationsprocesser, udvikling og opfindsomhed. Metode: Udbredelse af viden kan eksempelvis gøres ved en kort introduktion på en time, et par timer eller en enkelt dag. Leverance: Udbrede information i Psykiatri og Social omkring hvorledes en (eller flere) innovationsprocesser har bidraget til at levere gode resultater på en kompleks problemstilling Metode: Der udarbejdes en artikel, poster eller andet informationsmateriale omkring den gode fortælling. Formidlingen kan ske via nyhedsbrev, intranet, PS bladet eller andre relevante platforme. Det kan også være relevante at dele den gode historie i andre relevante regionale medier. Side 5 af 11

6 Påvirkning på afdelinger/områder Beskriv hvilken effekt gennemførelsen af projektet vil have på de respektive afdelinger i PS, samt hvornår afdelingerne/områderne forventes (omtrentligt) at blive påvirket i projektperioden. Påvirkningen skal være relateret til projektets formål. Afdeling/område Påvirkning/forandring Tidsrum (i projektperioden, ved implementering, ved drift?) Afdelingerne i psykiatrien Bidrage med ressourcer fra PS innovationsteam til at løse problemstillinger indenfor prioriterede indsatsområder Ressourcer som afdelingen normalt selv ville have brugt på opgaveløsningen bruges til dels på samarbejdet med PS innovationsteamet Innovationsmetoder vil blive betragtet som en alternativ måde til at arbejde med problemstillinger i den daglige opgaveløsning Specialområderne Bidrage med ressourcer fra PS innovationsteam til at løse problemstillinger indenfor prioriterede indsatsområder Ressourcer som området / afdelingen normalt selv ville have brugt på opgaveløsningen bruges til dels på samarbejdet med PS innovationsteamet Innovationsmetoder vil blive betragtet som en alternativ måde til at arbejde med problemstillinger i den daglige opgaveløsning Afdelingerne i PS Administrationen Bidrage med ressourcer fra PS innovationsteam til at løse problemstillinger indenfor prioriterede indsatsområder Ressourcer som afdelingen normalt selv ville have brugt på opgaveløsningen bruges til dels på samarbejdet med PS innovationsteamet Innovationsmetoder vil blive betragtet som en alternativ måde til at arbejde med problemstillinger i den daglige opgaveløsning Side 6 af 11

7 Kompetencebehov Udfyld hvilke kompetencer, der er behov for, for at kunne gennemføre projektet, samt et skøn over hvor mange dage/timer denne kompetence skal anvendes i projektet # Kompetence Kompetencebehov skøn (dage eller timer) 1 Strategisk udvikling af innovationsindsats Styregruppen afholder fast 1 møde om måneden af en halv times varighed til at prioritere innovationsindsatsen. Efter behov afsættes tid til længere møder til strategiske drøftelser med administrationschefen. 2 Facilitering af innovationsprocesser Innovationsteamets medlemmer har erhvervet grundlæggende kompetencer til at facilitere innovationsprocesser. Der er særligt brug behov for mere hands-on erfaring med at lave innovationsprocesser /3 af HR-konsulents arbejdstid 1/3 af Kvalitetkonsulents arbejdstid Tidsforbruget tilpasses øvrig opgaveløsning, hvor der i perioder op til innovationsforløb afvikles vil der blive anvendt mere tid på innovationsarbejdet, og tilsvarende der blive brugt mindre tid i andre perioder. Tilrettelæggelse af innovationsprocesser sker i samarbejde med relevante aktører, herunder ledere, projektledere, medarbejdere/sagsbehandlere i psykiatrien, socialområdet eller administrationen. Side 7 af 11

8 2: PLANLÆGNINGSFASEN Milepælsplan Milepælsplanen deler projektet op i mindre og mere håndterbare bidder og fungerer som et naturligt styringsværktøj gennem projektet. Du skal beskrive de væsentligste milepæle, du styrer efter i projektet. Milepælene skal formuleres i en form, som kan besvares med JA/NEJ (Eksempelvis: Træningsplan udarbejdet. Se eksempel i skemaet nedenfor.) Milepæl Dato Ansvarlig Status Statuskoder: Hvid= ej i gang Grøn= Følger plan Gul= Off track, men kan hentes Rød= kræver handling eller beslutning Blå=Gennemført Konkretisering af ressourcebehov Konkretiser kompetencebehovet i egentlig navngivne ressourcer, og giv et estimat over, hvor lang tid de enkelte ressourcer skal bidrage. Konkretiseringen skal sikre, at det samlede kompetencebehov, der blev angivet i definitionsfasen, bliver indfriet. # Ressource (navn, afdeling) 1 Kompetencebehov Estimat på forbrug (timer/dage) Periode Økonomi Beskriv de investeringer, der er nødvendige for at realisere projektet. Der er medtages ikke investeringer ved anvendelse af intern tid hverken i Administrationen eller i de respektive afdelinger/områder. Der skal således alene medtages investeringer i eksempelvis IT, konsulentbistand, uddannelse, materialer mv. Side 8 af 11

9 Investering i DKK Vedr. Leverandør Forfald Finansieres af Status Interessenter Beskriv de 5 vigtigste interessenter i projektet, hvordan de berøres og hvilken handling, vi tager over for dem, for at sikre en succesfuld gennemførsel af projektet. # Hvem berøres Hvordan berøres Handling Ansvar Risici/Barrierer Beskriv de 5 største risici (top-5 ting der kan forhindre os i at nå i mål) der er identificeret i projektet, samt hvilke foranstaltninger der er taget for at imødegå dem. # Risiko Foranstaltning for at imødegå Side 9 af 11

10 3: UDFØRELSESFASEN I den udførende fase skal du opdatere den løbende status i milepælsplanen angivet i planlægningsfasen, alternativt opdatere en statusrapport med fremdrift ift. milepæle. Hvilken model, der vælges, aftales med projektejer. Aktiviteter i nedlukningsfasen Beskriv hvilke aktiviteter, der skal gennemføres, for at overflytte projektet til daglig drift inden projektet helt kan afsluttes. Dette kan f.eks. være aktiviteter som overdragelse af træningsmateriale, overdragelse at teknisk support til IT-afdelingen eller lign. Aktivitet Beskrivelse Ansvarlig Side 10 af 11

11 4: EVALUERINGSFASE Beskriv hvordan projektet evalueres når det er afsluttet. Hvordan følges der op på, at projektet har nået de fastsatte succeskriterier? Hvem er ansvarlig herfor? Hvem rapporteres der til, og i hvilken form? Evaluering af projektprocessen Evaluering af projektets effekt ved afslutning Hvordan følges der op på effekten efter en periode (hvordan, hvem, hvornår) Side 11 af 11