Redegørelse på baggrund af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings decisionsskrivelse 27/2 2018

Transkript

1 Redegørelse på baggrund af Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings decisionsskrivelse 27/ Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) har i decisionsskrivelse 27/ anmodet Odense Kommune om en særskilt redegørelse for: 1. Status på opfølgningen på de bemærkninger og anbefalinger, som revisor er fremkommet med på baggrund af revision af Status på de initiativer og foranstaltninger, som byrådet gav tilslutning til iværksættelse af, på mødet den 21/ Aktuel status på udmøntningen af de forskellige initiativer forvaltningen har iværksat. Odense kommune, Beskæftigelse- og Socialforvaltningen giver nedenfor overblik over revisionsbemærkningerne for 2016 og 2017, herunder status og beskrivelse for at belyse de tre ovenstående punkter. Odense Kommunes revisionsbemærkninger 2016 og 2017 Odense kommunen, Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har i 2016 og 2017 fået revisionsbemærkninger. Af besøgsrapporten for 2017 fra Odense Kommunes revision, EY, (1/2 2018) fremgår det, at de tre revisionsbemærkninger fra 2016 videreføres. Endvidere vil Beskæftigelses- og Socialforvaltningen få yderligere fire revisionsbemærkninger på beskæftigelsesområdet i Besøgsrapporten er efter aftale sendt til STAR den 6/ og vedlægges (BILAG 1). Beskæftigelses- og Socialforvaltningen Ydelse og Økonomi Tolderlundsvej Odense C Tlf csax@odense.dk DATO 20. marts 2018 REF. CSAX Revisionsbemærkningerne er oplistet herunder. Revisionsbemærkning fra 2016 (jf. fremsendte besøgsrapport til STAR): A. Revisionsbemærkningen vedrører kontant- og uddannelseshjælp, og kan henføres til manglende rettighed i samtaler og tilbud samt manglende stillingtagen til læse/skrive/regnetest. Bemærkningen videreføres, dog uden den manglende stillingtagen til læse/skrive/regnetest. B. Revisionsbemærkningen vedrører sygedagpengeområdet, og kan henføres til manglende rettidighed i forbindelse med 1. samtale. Bemærkningen videreføres, med en lidt anden ordlyd, nemlig manglende rettidighed i samtaler, manglende personlige samtaler, fejl i anvendelsen af forlængelsesbestemmelserne og manglende løbende stillingtagen til kontakten med arbejdsgiveren. C. Revisionsbemærkningen vedrører forsikrede ledige, og kan henføres til manglende rettidighed i forbindelse med 1. samtale. Bemærkningen videreføres, men en lidt anden ordlyd, nemlig manglende rettidige samtaler, hvor bemærkningen sidst år var rettet mod 1. samtalen. Revisionsbemærkninger 2017 (jf. fremsendte besøgsrapport til STAR): A. Revisionsbemærkningen vedrører jobafklaringsforløb, og kan henføres til manglende rettidighed mellem sygedagpengeophør og møde i det rehabiliterende team, hvor kommunen ikke har kunnet overholde fristen på 4 uger, samt manglende rettidighed i samtaler. B. Revisionsbemærkningen vedrører ressourceforløb, og kan henføres til manglende rettidighed i samtaler samt manglende periodeangivelse i forbindelse med iværksættelse af ressourceforløbet. Bilag 2 - Redegørelse STAR 1/6

2 C. Revisionsbemærkningen vedrører fleksjob, og kan henføres til manglende beskrivelse af udviklingsmuligheder jf. 70 stk. 2 i forbindelse med bevilling af minifleksjob samt manglende fremsendelse af bevillingsskrivelser. D. Revisionsbemærkningen vedrører ydelsesområdet en samlet bemærkning vedrørende flere forskellige og generelle fejl og mangler. Ydelsesområdet var i revisionsberetningen for 2016 et opmærksomhedspunkt. Generelle og væsentlige fejl og mangler vedrørende en række ydelsesområder og sagsbehandlingsskridt. Fejlene fortsat henføres til manglede journalføring og derudover manglende økonomisk opfølgning, manglende behandling af adviser med deraf evt. manglende modregning i udbetaling af ydelse og manglende opkrævning af fejlagtigt udbetalte sociale ydelser. Status og beskrivelse af udfordringer Beskæftigelses- og Socialforvaltningen er enige i de beskrevne forhold i decisionsskrivelsen af 27/ Forvaltningen har løbende i eget ledelsestilsyn konstateret de beskrevne udfordringer, herunder også seneste status i Besøgsrapport fra EY af 1/ Det faglige ledelsestilsyn i forvaltningen har skabt en løbende transparens omkring driftsstatus i forhold til lovmedholdelighed og sagskvalitet. Besøgsrapporten er således ikke overraskende for Beskæftigelses- og Socialforvaltningen. Omlægning af beskæftigelsesindsatsen og ophør af frikommunestatus Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har været udfordret de seneste år. Forvaltningen har derfor løbende iværksat handlinger, herunder opnormeringer. Dette for i første omgang at øge fagligheden i sagsbehandlingen med fokus på lovmedholdelighed. Opnormeringerne er også sket på grund af at forvaltningens frikommuneforsøg er udløbet. Samtidig har Beskæftigelses- og Socialforvaltningen været igennem en gennemgribende omlægning af forvaltningens drift med fokus på flere samtaler og mere målrettet virksomhedsindsats. Beskæftigelses- og Socialforvaltningen må erkende, at de friheder vi har haft under frikommuneforsøgene, og som ikke længere er gældende, har udfordret driften, også set i lyset af at få omlægningen hen imod den virksomhedsrettede indsats implementeret. I forhold til at opnå lovmedholdelighed og sikre retssikkerheden er status pt., at Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har overblik over udfordringerne dokumenteret i mængder for manglende rettidighed for samtaler og tilbud. Omfanget af udfordringen gør, at forvaltningen ikke kan sætte en forventelig slutdato på, hvornår forvaltningen er endeligt i mål med lovmedholdeligheden og rettidigheden i kontaktforløbet og tilbud. 2/6

3 Beskæftigelses- og Socialforvaltningen beskriver nedenfor den proces, herunder de politiske beslutninger gennem de seneste år, der er truffet i forhold til at få skabt en bæredygtig administration af beskæftigelseslovgivningen, der sikrer en virksomhedsrettet tilgang og samtalen som omdrejningspunktet for indsatsen til gavn for den enkelte borger. Arbejdet i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har siden 2016 baseret sig på den beskæftigelsespolitik, som Odense Byråd vedtog i januar Her slår Odense Byråd tydeligt fast, at vi skal gøre det, som virker. Det betyder også, at forvaltningen ikke skal være bange for at stoppe det, som ikke virker. Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har derfor gennemgået en større turn around, som kan deles op i tre faser. 1. Fokus på én kerneopgave 2. En organisering omkring kerneopgaven 3. Indsatsomlægning til en målrettet jobindsats AD1: Fokus på kerneopgaven handler om, at alle de tiltag, der iværksættes i forvaltningen, skal have det overordnede formål, at få borgerne i job eller uddannelse. Dette gælder også for medarbejderne, der er beskæftiget på det sociale område i forvaltningen. Det betyder bl.a. af en medarbejder på misbrugsområdet ikke alene kan fokusere på misbrugsbehandlingen, men også skal arbejde for at bringe borgeren tættere på uddannelse eller job. AD2: I forlængelse af den entydige fokusering på kerneopgaven, gennemførte forvaltningen i 2015 en gennemgribende organisationsændring, hvor organiseringen ikke længere tog hensyn til de respektive fagområder. Organiseringens formål er i stedet at organisere medarbejderne og driften ud fra en fødekædetankegang. Det betyder, at medarbejdere med forskellig faglig baggrund og lovgrundlag blev samlet omkring dels de unge, de jobparate og endelig de borgere over 30 år, der ikke er arbejdsmarkedsparate samt de sociale indsatser. I forbindelse med reorganiseringen blev der konverteret 30 stillinger fra administration og støttefunktioner til borgernære stillinger. Formålet med denne konvertering var Øget lovmedholdelighed Lavere sagsbehandlingstider og sagstal pr. medarbejder Flere ressourcer til virksomhedsindsatsen Beskæftigelses- og Socialforvaltningen evaluerede effekten af denne konvertering i foråret 2016 og vurderede dengang, at konverteringen af de 30 årsværk havde øget lovmedholdeligheden, men at man fortsat var udfordret. Sagsbehandlingstiden var generelt faldende, ligesom antallet af sager pr. sagsbehandler generelt også var faldende. Der var dog fortsat udfordringer med et højt arbejdspres på flere sagsbehandlerområder i forvaltningen, og der var i den forbindelse også dialog med Arbejdstilsynet, som udstedte påbud. Den samlede konklusion af konverteringen, som blev præsenteret for Beskæftigelses- og Socialudvalget den 24/ var således, at de tilførte årsværk gjorde en væsentlig forskel og havde medført en bedre sagsbehandling, herunder åbnet mulighed for at opprioritere fagligheden blandt forvaltningens ansatte. Dog var forvaltningens udfordringer med et stigende sagspres og en stadig mere kompleks lovgivning, der inviterer til flere samtaler med borgeren, ikke løst. 3/6

4 AD 3: I forbindelse med budgetprocessen for Odense Kommunes Budget 2017 blev det besluttet, på mødet i Beskæftigelses-og Socialudvalget den 30/8 2016, at der i Budget 2017 blev afsat midler til 20 ekstra medarbejdere på myndighedsområdet. Og den 22/ vedtager Odense Byråd en omlægning af beskæftigelsesindsatsen (BILAG 2). For at opnå den bedste effekt for de odenseanske ledige, blev der således omprioriteret midler fra mindre effektive aktiveringsindsatser, som i stedet skulle anvendes til afholdelse af flere jobrettede samtaler med de ledige samt en forbedret virksomhedsrettet indsats. Helt konkret blev det besluttet at omlægge for 48,4 mio. kr. hvoraf de 27, 8 mio. kr. skulle finansiere flere medarbejdere til myndighedsområdet (flere samtaler) og 20,6 mio. kr. til nye effektive beskæftigelsesindsatser, hvoraf de 14 mio. kr. blev øremærket til en øget virksomhedsrettet indsats. Arbejdet med den konkrete udmøntning af omlægningen foregik i hele Forvaltningen skulle afskedige knap 300 medarbejdere, der var ansat i de aktiveringsprojekter, der skulle lukkes. Der skulle herudover ansættes omkring 100 nye medarbejdere. I november måned var alle de nye medarbejdere ansat og de opsagte medarbejdere stoppet. Sideløbende med de faser i forvaltningens turn around har Beskæftigelses- og Socialforvaltningen arbejdet med at forbedre sagskvaliteten i det daglige arbejde. Status og opfølgning på bemærkninger og anbefalinger på baggrund af revision 2016 og byrådsbehandling af 21/ I januar 2017 ansætter Beskæftigelses- og Socialforvaltningen en intern revisor og der implementeres et nyt koncept for ledelsestilsyn i hele forvaltningen. Der henvises til vedlagte arbejdsgang for det faglige tilsyn (BILAG 3) samt beskrivelsen i Besøgsrapport af 1/ (BILAG 1). Beskæftigelses- og Socialforvaltningen udarbejdede ligeledes en systematisk opfølgning på handlingerne i forbindelse med revisionsbemærkningerne for 2016, herunder via en månedlig temarevision bygget op omkring bemærkningerne. De iværksatte handlinger fremgår af (BILAG 4), tids- og leveranceplan (BILAG 5) og opfølgningen på handlingerne (BILAG 6). I foråret 2017 udviklede forvaltningen en samtalemodel. Formålet med samtalemodellen er at have en model, der kan beregne, hvor mange samtaler hver afdeling skal afholde for at være lovmedholdelige. Ligeledes har modellen beregnet, hvor mange rådgivere det forudsætter. Modellen blev i foråret 2017 anvendt som input til hvilke afdelinger, der skulle tilføres ressourcer, og hvor mange ressourcer de enkelte afdelinger skulle tilføres for at være lovmedholdelige. Modellen skal samtidig bruges som input til løbende vurderinger af, om der, pga. ændringer i antallet af borgere i de forskellige målgrupper, ændringer i lovgivning mv., er afdelinger, der mangler ressourcer, eller om der er grundlag for at flytte ressourcer mellem afdelingerne. I modellen indgår det lovpligtige samtaleforløb (det vil f.eks. sige jobsamtalerne for de forsikrede ledige og opfølgningssamtalerne for sygedagpengemodtagerne) og samtalerne i relation til rehabiliteringsteam. 4/6

5 Antallet af samtaler, hver afdeling skal afholde for at være lovmedholdelige, er beregnet på baggrund af lovgivningens krav, og på baggrund af hvor mange borgere de enkelte afdelinger har i sine målgrupper. For hver afdeling er der fastsat en forventning om, hvor mange samtaler hver rådgiver i gennemsnit kan holde om ugen. Antallet af samtaler pr. rådgiver er fastsat på baggrund af input fra ledere og medarbejdere i de enkelte afdelinger. I fastsættelsen af antallet af samtaler pr. rådgiver er der søgt at tage højde for at rådgivere, der arbejder med komplekse målgrupper kan holde færre samtaler ugentligt. Særligt vedr. Ydelsesområdet Særskilt i forhold til Ydelsesområdet vurderede Beskæftigelses- og Socialforvaltningen at Ydelsesområdet var i drift primo 2017 på baggrund af de beskrevne handlinger i Forvaltningen må imidlertid konstatere, at de lagte handleplaner umiddelbart har håndteret opmærksomheden fra 2016, men omfanget af oprydningsopgaverne har et større omfang end først antaget. Området er derfor tilført yderligere ressourcer i foråret Beskæftigelses og Socialforvaltningen må konstatere, at effekten på de igangsatte handlinger og initiativer gennem 2017 ikke i tilstrækkelig grad, har kunne sikre den fornødne kvalitet i sagsbehandlingen og dermed gjort, at områderne med bemærkninger fuldt ud administreres lovmedholdelig. Handleplaner, på baggrund af dokumenterede mængder, samt det faglige ledelsestilsyn, der skaber en kontinuerlig transparens omkring effekten af handlinger viser, at forvaltningen løbende kan konstatere progression, dog ikke som ønsket, da opgaven har et langt større omfang end først antaget. Forvaltningen stiller sig gerne til rådighed for en løbende dialog herom. Aktuel status 2018 Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har igangsat et stort genopretningsprojekt på hele ydelsesområdet og får hjælp til projektet af en konsulent fra EY, som er tilstede i forvaltningen 4 dagen om ugen frem til sommerferien. Kommissoriet for indsatsen er vedhæftet som bilag (BILAG 7). Der afholdes ugentlige projektgruppemøder og forvaltningens koncernledelse får en afrapportering en gang om måneden (BILAG 8). Beskæftigelses- og Socialforvaltningen i Odense Kommune fik tilsendt besøgsrapport fra kommunens revision EY den 1/ Forvaltningen afholdte møde med revisionen den 6/ Her blev det aftalt, at revisionen inden afgivelse af den endelige beretning i maj måned følger op på de iværksatte handlinger med henblik på om forvaltningen kan fremvise den ønskede effekt af handlingerne. Der er på baggrund af revisionsbemærkningerne jf. besøgsrapporten, udarbejdet en række handleplaner, som er blevet præsenteret af hvert enkelt driftsområde for direktøren den 22/ (BILAG 9, 10, 11 og 12). I handleplanerne fremgår det bl.a., at der skal foretages tre runder af temarevision inden den endelige beretning fra revisionen afgives. Denne 5/6

6 temarevision er noget udvidet i forhold til de tidligere gennemførte temarevisioner, dvs. at denne nu også indeholder revisionsbemærkningerne for Dette for at kunne dokumentere, at de handlinger og initiativer, der iværksættes for at imødegå fejl og mangler, har den ønskede effekt. De tre runder har deadline hhv. den 8/3 2018, den 3/ og den 20/ Efter hver temarevision afholdes der møde i hele ledelsesstrengen for det pågældende område. Mødets formål er at gennemgå temarevisionen og følge op på om de igangsatte handlinger er tilstrækkelige eller der skal ske justeringer af handleplanerne. Som det fremgår af denne redegørelse, er Beskæftigelses- og Socialforvaltningen fortsat i gang med 3. fase af den gennemgribende turn around. Der er mange nye medarbejdere og ledere, der skal oplæres og on-boardes. Alle medarbejdere og ledere skal lære det nye mindset, som er væsentlig anderledes end tidligere. Alle skal have en forståelse for, at samtalen er kerneindsatsen og den virksomhedsrettede indsats er midlet til at få borgerne videre. Det er rådgiverne, der har det entydige ansvar for at få lavet en samlet plan sammen med borgeren, hvor eks. også supplerende indsatser skal benyttes (eks. misbrugsbehandling). Denne turn around, som i bund og grund er en gennemgribende kulturændring tager lang tid. Beskæftigelses- og Socialforvaltningen er dog overbevist om, at målet nok skal nås. Som det fremgår af forvaltningens ledelsesinformation styringstrekanten, der gennemgås ugentligt for forvaltningens ledelse, viser at antallet af både samtaler og virksomhedsrettede indsatser stiger og vi således er på rette vej. Udviklingen i antal samtaler er gået fra ca pr. uge i januar 2016 til omkring pr. uge marts Fokus er nu at sikre, at de mange samtaler bliver afholdt rettidigt. 6/6