Bilag A: Katalog med diagrammer og estimater fra dybdeanalysen
|
|
- Randi Alma Therkildsen
- 5 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Bilag A: Katalog med diagrammer og estimater fra dybdeanalysen Bilag til Drejebog for implementering af RPAprocesser udarbejde i Analyse af mulighederne for øget automatisering af administrative arbejdsgange i kommunerne 2. Maj 2018
2 Læsevejledning Dette dokument indeholder et katalog med AS IS diagrammer og estimater af de processer, som er dybdeanalyseret Der er i analysen dybdeanalyseret 17 processer. De fremgår af overblikket til højre. 12 processer har et selvstændigt tilstrækkeligt tidsbesparende potentiale for automatisering med RPA. Der er udarbejdet Proces Design Dokumenter, som udgør konkrete automatiserings-manualer, for disse 12 processer. De er markeret med grøn farve i overblikket til højre. Der er udarbejdet en drejebog, som beskriver, hvordan Proces Design Dokumenterne kan bruges, når kommunerne skal automatisere de konkrete processer. Dette katalog supplerer drejebogen for implementering af processerne og de udarbejdede Proces Design Dokumenter. Formålet med kataloget er at vise de centrale empiriske resultater fra dybdeanalysen af processerne på en måde, som er nemmere at overskue end de mange siders Proces Design Dokumenter med detaljerede beskrivelser. I kataloget fremgår hver analyserede proces af to sider. Her fremgår: 1. AS IS diagrammer fra dybdeanalysen på den konkrete proces med konsulenternes markering af, hvor der er potentiale for automatisering. TO BE diagrammer af de automatiserede processer fremgår af de enkelte Proces Design Dokumenter. 2. De forudsætninger for estimering, som vi har modtaget ved analysekommunen og gennem validering. 3. Opmærksomhedspunkter i form af potentielle barrierer eller andre forudsætninger for automatiseringen. Sidst i dette dokument er der en beskrivelse af, hvordan de konkrete processer er udvalgt til analyse. 2 De 17 dybdeanalyserede processer (selvstændigt positivt potentiale er fremhævet med grøn farve. DF = Digital First) Økonomi Tilbagevendende betalinger af mobil og bredbånd (9 + 10) - DF Tjek af kontanthjælpsmodtagere i forhold til henstand med betaling (13) Bogføring af indtægter fra hovedkonto (enkeltposteringsniveau, daglig) (17 A) Bogføring af indtægter fra specifikke konti (17 B) Afstemning Bank overfor regnskab (sumniveau, månedlig) (19) Sortering af infologs (batch) (26) Godkendelse og betaling af faktura ved match mellem ordre og fakturabeløb (59 A) - DF Godkendelse og betaling af faktura ved mangl. match mellem ordre og fakturabeløb (59 B) Løn og personaleadministration Oprettelse/ændring af faste løntillæg (32) Barselsrefusion + Sygedagpengerefusion ( ) Ansøgt afskedigelse ( ) Bogføring og afstemning: håndtering af fejl (46) Tillidsrepræsentantsrefusion (51) Ajourføring af stamdata i kontoplan (55) Indhentning af børne- og straffeattester (56) Udtræk af lønsystemet: kontrol af uddata (58 A) Udtræk af lønsystemet: erindring om pension (58 B)
3 Indikatorforklaring til diagrammer Følgende indikatorer er anvendt på diagrammerne i kataloget og i Projekt Design Dokumenterne til at angive, hvor der er konkrete automatiseringspotentialer De røde markeringer i procestegningerne viser RPA potentiale. De gule er opmærksomhedspunkter, som kan være af forskellig karakter. De er uddybet på slidet efter procestegningen. Sorte trekanter indikere dele der ikke kan automatiseres. 3
4 Analyserede Økonomiprocesser
5 Dybdeanalyse overblik - økonomi Økonomi Nr Proces Analyseret i: Valideret af: Pos. Øk. potentiale Tilbagevendende betalinger af mobil og bredbånd: Vedrører automatisering af betalinger af regninger for mobiltelefoner og bredbånd til kommunens medarbejdere. (Digital First) AL AL, ES, HA, HI, WS Ja 13 Tjek af kontanthjælpsmodtagere i forhold til henstand med betaling: Dette vedrører automatisering af kvartalsvise tjek af om borgere, der har tilbagebetalingspligtig gæld til kommunen, har opnået en indkomst, som muliggør fast opkrævning af gælden AA AL, ES, HI, AA, WS Ja 17A 17B Bogføring af indtægter fra hovedkonto (enkeltposteringsniveau, daglig): Dette vedrører bogføring af indtægter på kommunens hovedkonto, heri fordeling på de relevante under-konti. Processen vedrører alle typer betalinger, som indgår på kommunens hovedkonto. Bogføring af indtægter fra specifikke konti: Dette vedrører bogføring af indtægter på en konkret underkonto, her beskrevet ift. en døgnboks konto og lufthavn konto ES AL Ja ES AL, ES Ja 19 Afstemning Bank overfor regnskab (sumniveau, månedlig): Processen handler om en månedlig afstemning af indtægter på konti fra bank ift. bogføring, dvs. kontroltjek af om indtægter er bogført korrekt på sumniveau. 26 Sortering af infologs (batch): Processen vedrører sortering af data om gæld opkrævet fra borgere til. Disse data er leveret fra SKAT i en batch-kørsel. De enkelte transaktioner skal efterfølgende tjekkes mhp. bogføring og evt. tilbagebetaling. (OBS: ikke relevant for KMD brugere)) 55 Ajourføring af stamdata i kontoplan: Processen handler om automatisering af vedligeholdelse af stamdata i kontoplan pba. ØIM s orienteringsskrivelse, som kommer 3-4 gange årligt AL AL, ES, HA, HI Nej AA AL, ES, HI, WS Ja HI AL, ES Ja 59A Godkendelse og betaling af faktura ved match mellem ordre og fakturabeløb: Processen 59 A handler om automatisering af betaling af regninger, hvor fakturabeløb matcher indkøbsordre. Denne automatisering kan typisk også løses via tilkøbsmoduler til økonomisystemer (Digital First). ES Ja 5 59B Godkendelse og betaling af faktura ved manglende match mellem ordre og fakturabeløb: Processen 59 B handler om automatisering af identifikation af differencer i fakturaer, hvor fakturabeløb IKKE matcher indkøbsordre. Forkortelser af kommuner: AA: Aalborg, ES: Esbjerg, HA: Haderslev, HI: Hillerød, AL: Albertslund ES AL, ES, HA Nej
6 Proces : Tilbagevendende betalinger af mobil og bredbånd Processen handler om automatisering af tilbagevendende betalinger. I det analyserede tilfælde drejer det sig om bredbånds- og mobiltelefonbetalinger for hele analysekommunen. Processen startede ud som to separate processer: Masseindbetalinger og stående betalinger. Det viste sig, at processerne omfattede samme procestin, hvorfor processen kun blev analyseret ved den første analysekommune og derefter valideret ved analysekommune 2. Betaling af bredbånd og mobilregninger kan også automatiseres ved hjælp af betalingsplaner (autobogføring), og er derfor markeret med blå trekanter som et Digital First potentiale. RPA løsninger (røde trekanter) kan ydermere holde data op mod andre systemer for f.eks. at tjekke medarbejderens organisatoriske tilknytningsforhold. 6
7 Proces : Tilbagevendende betalinger af mobil og bredbånd Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB. afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser Min 5 min. Max 25 min gange i 2017 i analyse kommunen 15*2497/60 = 624 timer årligt % Gns. 87 % = (Opus og evt. Excel) Gns. 15 min Dvs. 542,8 timer årligt Forudsætninger og yderligere bemærkninger: Ingen barrierer for automatisering er identificeret. Der er et Digital First potentiale i form af autobogføring. I KMD tilkøbsmodulet koster en betalingsplan 9 kr. stykket. Der er et yderligere potentiale for RPA (end ved autobogføring) ved, at man her kan opdatere Excel ark med ønskede konteringsoplysninger for bedre oversigt. Derudover kan man med RPA kontrollere medarbejderes organisatoriske tilknytningsforhold - hvor er de placeret i organisationen, og er de stadig ansatte. Hvis ikke kan den sende en mail til leder om, at de skal forholde sig til fakturaen og om abonnementet for denne medarbejder evt. skal opsiges. Det er en forudsætning herfor, at det organisatoriske tilknytningsforhold kan slås op i et system eller i en liste, samt at der er en tabel for artskontoer og PSP elementer, der skal anvendes for fakturaer med bestemte kendetegn. 7
8 Proces 13: Tjek af kontanthjælpsmodtagere i forhold til henstand med betaling Processen handler om at tjekke om kontanthjælpsmodtagere har opnået en indtægt, hvormed de skal betale en gæld til kommunen tilbage. Borger slås op i e-indkomst, borger slås op i KMD sag og evt. tilbagebetalingsbeløbet beregnes ud fra en tabel over indkomstniveau. Hvis der kan tilbagebetales gæld, oprettes en betalingsaftale i Prisme, og der udsendes et brev. Indkomstniveau tjekkes løbende hvert kvartal. Hvis ikke højt nok, tjekkes det igen næste kvartal. 8
9 Proces 13: Tjek af kontanthjælpsmodtagere i forhold til henstand med betaling Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet) Antal system licenser 20 min. pr proces gange pr år (Proces udføres hvert kvartal - på borgere, dvs. 4 gange pr borger) 20 * 8700 / 60 = 2900 timer årligt 80 % = 2320 timer årligt 11 1 (Prisme) Antal systemer: 3 (E-indkomst, KMD sag og Prisme) Forudsætninger: Det er en forudsætning for automatisering af processen, at robotten kan slå op i e-indkomst og KMD sag via anvendelse af medarbejdersignatur. Digitaliseringsstyrelsen har undersøgt muligheden for anvendelse af "Robot" certifikater ved NemLog in. Dette er i dag muligt ved først at oprette et virksomheds-log-in, som kan anskaffes via NETS for kr. for en tre-årig licens. I tilknytning til virksomheds log-in købes såkaldte funktionscertifikater, som softwarerobotter kan anvende. Disse koster 250 kr. for en tre-årig licens. Det er dog den offentlige tjenesteudbyder som skal understøtte muligheden for at benytte et virksomheds log-in, fx. skat.dk understøtter muligheden for virksomheds log-in. Vedrørende muligheden for at anvende virksomheds login til e-indkomstregistreret har Digitaliseringsstyrelsen gennem dialog med SKAT fået afklaret, at der er adgang til registret for softwarerobotter. SKAT beretter af nogle allerede har tilknyttet ikke fysiske brugere altså softwarerobotter i registret. Det kan hertil anføres, at den nye fællesoffentlige referencearkitektur for brugerstyring indbefatter brugerstyring af forskellige roller, herunder funktionscertifikater. Referencearkitekturen omfatter også rollen som leverandør af brugerstyringstjenester i forhold til offentlige tjenester med både offentlige og private leverandører, samt private virksomheders mulighed for at anvende bruger- og rolledata og login-systemer. 9
10 Proces 17A: Bogføring af indtægter fra hovedkonto (enkeltposteringsniveau, daglig) Proces 17 blev i analysen afgrænset til at handle om bogføring af indtægter på bankkonti. Dette vedrører indbetalinger af indbetalingskort samt bankoverførsler fra personer, faglige organisationer, mv. Processen handlede om at automatisere både sorteringen af indtægterne efter kendte kendetegn samt automatisering af dele af bogføring i økonomisystem baseret på de kendte kendetegn. 10
11 Proces 17A: Bogføring af indtægter fra hovedkonto (enkeltposteringsniveau, daglig) Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser Min 2,5-3 timer pr dag, Maks: 8 timer Gns. = 5,5 timer pr dag Dagligt (225 effektive arbejdsdage pr år) 5,5 * 225 = 1237,5 timer årligt 50 % = 618,75 timer årligt 10 2 (Prisme & Excel) Bemærkninger: Manuelle beslutningsnedslag kan anvendes som en måde at håndtere forskellige beslutningsveje. Det kan fx være ved fakturaer, hvor robotten ikke kan identificere nogle præ-definerede kendetegn. Det kan også anvendes som en måde at håndtere at organisationen kan have behov for at kontrollere, at bogføringen sker på de rette poster. Afledt potentiale: Afstemning på andre konti. 11
12 Proces 17B: Afledt potentiale af 17A - Bogføring af indtægter fra specifikke konti Processen handler om bogføring af indtægter fra konti vedr. lufthavn og døgnboks. 12
13 Proces 17B: Afledt potentiale af 17A - Bogføring af indtægter fra specifikke konti Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser 45 min. 5 dage om ugen i 52 uger 45*5*52 = min. / 60 = 195 timer om året 77 % = 152 timer om året (Prisme & Excel) Forudsætninger: Det er en forudsætning, at robotten kan logge ind i banken. Login form i banken sker i dag via fysisk nøglegenerator. Det er en forudsætning, at der findes et digitalt input (f.eks. vha. nøglefiler). Nogle banker understøtter opsætning af kanaler for integration. Alternativt kan der anvendes robot certifikater, nøglefiler eller filer leveret af banken på en FTP server. 13
14 Proces 19: Afstemning Bank overfor regnskab (sumniveau, månedlig) Processen handler om en månedlig afstemning af indtægter på konti fra bank ift. bogføring. Det er således et kontroltjek om indtægter er bogført korrekt i den daglige praksis ved at sammenligne indtægter og bogføringer på sumniveau. Fejlretning indgår ikke i scopet for automatiseringen. 14
15 Proces 19: Afstemning Bank overfor regnskab (sumniveau, månedlig) Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces, afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser Min 5 min Max 30 min Gns. 17,5 min Månedligt 12 * 17,5 / 60 3,5 timer årligt 70 % = 2,45 timer årligt 19 2 (Opus og Excel) Antal systemer: 3 (Bank, Opus og Excel) Forudsætninger: Der er markeret følgende opmærksomhedspunkter i procesdiagrammet på forrige side: Det er en forudsætning, at robotten kan logge ind i netbank med medarbejdersignatur, eller på anden måde tilgå den nødvendige data. Nogle banker understøtter opsætning af kanaler for integration. Alternativt kan der anvendes robot certifikater, nøglefiler eller filer leveret af banken på en FTP server. Der skal opsættes konkrete regler for, hvordan robotten skal identificere differencer (f.eks. træk en bevægelse fra i det regneark med højst sumværdi og tjek om sumværdien matcher. Gentag 3 gange. Ellers træk sumværdi for hele dagen igen og læg i stedet en bevægelse til det regneark med lavest sumværdi og tjek om sumværdierne matcher. Gentag 3 gange. Hvis værdierne stadig ikke matcher, send arket til manuel behandling). Retning af fejl indgik ikke i selve analysen, da fageksperten vurderede, at det var for kompliceret. Skal retning af fejl indgå i scopet, skal dette punkt brydes ned og defineres i entydige regler for, at robotten kan håndtere det. 15
16 Proces 26: Sortering af infologs (batch) Processen handler om at sortere daglig batchkørsel fra SKAT om borgergæld, som er indkrævet via skatten. Sorteringen sker ud fra hvilke typer linjer, der skal ageres på. Der er 14 forskellige status, der skal sorteres på hver status skal igennem et særskilt sagsbehandlingsforløb, som ikke indgår her. 16
17 Proces 26: Sortering af infologs (batch) Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces, afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser Estimerat i analysen: Min 10 minutter Max 120 min. Dagligt (dvs. 225 effektive arbejdsdage på et år) 15*225 = 3375 min / 60 = 56 timer årligt 100 % = 56 timer årligt 2 1 (Prisme) Eftersendt estimat: 15 min Forudsætninger: Der er afsøgt, at der kan skabes digitalt input fra leverandør Udvidet potentiale Processen har et udvidet potentiale ift. at håndtere sagsbehandling og typiske fejl i de enkelte 14 processer. Et andet udvidet potentiale er sortering af andre typer batchjobs. I tidligere gennemført arbejde indgår en proces, som omhandlede monitorering af status og fejl på op til 250 batchjobs. 17
18 Proces 55: Ajourføring af stamdata i kontoplan Processen handler om at ajourføre ny kontoplan fra staten ift. økonomisystem. Processen handler primært om sortering af, hvilke ændringer der er lavet, sortering på områder og ekspedering til videre sagsbehandling. Der er et potentiale ift. at udvide scopet til at identificere handlingsmuligheder, som leveres til manuel behandling. 18
19 Proces 55: Ajourføring af stamdata i kontoplan Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser Sortering og identificering: 2 timer pr konsulent 10 konsulenter Dvs. 20 timer pr kvartal = 80 timer pr år 4 gange om året 224 timer 80 % = 179,2 timer årligt 25 1 (Opus) Assisteret sagsbehandling udregnet for 1 medarb: 2 timer (50 % af tiden) 70 timer (50 % af tiden) for en person = 144 timer om året Forudsætninger/andre bemærkninger: Kræver data i nyt format fra staten, hvorfor der også er en del opmærksomhedspunkter. ØIM har siden bekræftet at digitale data er på vej. Der er antaget et stort potentiale blot i sorteringen af dokumentet, så budgetkonsulenterne ikke skal lede efter ændringerne, der er relevant for dem, i den lange skrivelse. Der kan imidlertid være et afledt potentiale ved at automatisere yderligere dele af processen, heri den mere simple regelbaserede sagsbehandling. 19
20 Scope Proces 59A: Godkendelse og betaling af faktura ved match mellem ordre og fakturabeløb + 59 B: Godkendelse og betaling af faktura ved manglende match mellem ordre og fakturabeløb Processen handler om at godkende og bogføre betalinger af fakturaer med ordrenummer på i de tilfælde, hvor indkøbsordre matcher faktura, og hvor der er konteringsoplysninger påført ordren. Vi vurderer at der er mulighed for at automatisere med Digital First potentiale (blå trekanter). Det samme kan automatiseres ved RPA. RPA potentialet indikeret med røde og gule trekanter viser et yderligere automatiseringspotentiale, som ikke kan håndteres via Digital First. Potentialet ligger i at identificere differencer og håndtere dem baseret på input fra fageksperter. 20
21 Proces 59A: Godkendelse og betaling af faktura ved match mellem ordre og fakturabeløb Procesestimater: Estimeringerne vedrører del af processen, som man enten kan automatisere med RPA eller Digital First (59 A). Det handler om automatisk godkendelse og bogføring af fakturaer, hvor ordre matcher fakturabeløb. Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser Digital First potentiale: 0.5 min per proces indkøbsordrer årligt * 0,5 / 60 = 187,5 timer årligt 90 % = 168,75 timer årligt 11 1 (Prisme) Forudsætninger: Ingen barrierer for automatisering er identificeret. Det kan overvejes at overveje evt. behov for manuel varegodkendelse ved ordrer over et vist beløb eller af en vist type forventet håndteret gennem et manuelt beslutningspunkt, hvorefter resten af robot-processen kan fortsætte, forudsat den manuelle varegodkendelse. Dette kan være et element i at håndtere evt. bekymringer i organisationen. 21
22 Proces 59B: Godkendelse og betaling af faktura ved manglende match mellem ordre og fakturabeløb TO-BE Under analysen af 59 A, blev der identificeret et behov for nemt at gennemskue differencer på ordrer i de tilfælde, hvor der ikke er match mellem ordre og fakturabeløb. Det er ofte tidskrævende at finde årsagen til det manglende match, da differencer kun vises på sum-niveau. Derfor skal regningerne skal minutiøst gennemgås mhp. at: Identificere differencer Håndtere differencer, så indkøbsordre og faktura matcher og kan bogføres TO-BE af del proces om RPA potentialet identifikation af differencer 22
23 Proces 59B: Godkendelse og betaling af faktura ved manglende match mellem ordre og fakturabeløb Procesestimater: Vedrører kun den del af processen, som handler om at identificere differencer og håndtere dem (59B). Bemærk, at estimatet indeholder tidsforbruget for samtlige typer/antal medarbejdere, som udfører opgaven. Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). ) Antal system licenser indkøbsordrer og et skøn på en difference på 5 %. Det tager 2 min. at identificere differencen 5 % = *2 = 2250 min / 60 = 37,5 timer årligt 90 % = 33,75 timer årligt 11 1 (Opus) Forudsætninger: Ingen barrierer for automatisering er identificeret. Potentialet ligger i identificering af differencer, retning og godkendelse (til bogføring). Her skal anvendes attended automation, hvor robotten præsenterer fageksperten for differencen og beder om input til videre behandling / beslutningsvej. 23
24 Analyserede HR & Personaleadministrations -processer
25 Dybdeanalyse overblik HR og Personaleadministration HR og Personaleadministration Nr Proces Analyseret i: Valideret af: Pos. øk.poteniale 32 Oprettelse/ændring af faste løntillæg: Processen vedrører automatisering af dele af processen med at foretage ændringer i en medarbejders lønsammensætning (f.eks. i form af en ny funktionsløn, kvalifikations løn, et engangslederlag, ny lønsammensætning ved timetalsændring etc.) OBS: kun relevant for KMD kommuner AL AL, ES, HA, HI, AA, WS Ja Barselsrefusion + Sygedagpengerefusion: Processen handler om automatisering af processen med at bogføre refusion fra barsel eller sygedagpenge, så beløbet indgår som en indtægt på den organisatoriske enhed, medarbejderen tilhører. Her sker bogføringen via lønsystemet. AA AL, ES, HI, WS Ja Ansøgt afskedigelse: Processen handler om at håndtere ansøgt afskedigelse, heri stop af løn og afslutning af medarbejderen ES/HA ES, HA Nej 46 Bogføring og afstemning: håndtering af fejl: Processen handler om automatisering af kontrol og fejlretning af løn, der er forkert posteret. HA ES, HI Ja 51 Tillidsrepræsentantsrefusion: Processen handler om automatisering af opkrævning af refusion fra fagforbund, når en tillidsrepræsentant har deltaget i refusionsberettigede kurser. AA AL, ES, HI, WS Ja 56 Indhentning af børne og straffeattester: Processen handler om automatisering af indhentning af børne- eller straffeattester ved nyansættelser, hvor det er påkrævet. HI AL, ES, AA, WS Ja 58A 58B Udtræk af lønsystemet: kontrol af uddata: Handler om kontrol af uddata fra lønsystemet mhp. at identificere væsentlige forskelle mellem seneste og tidligere udbetalte lønninger mhp. at finde fejl Udtræk af lønsystemet: erindring om pension: Processen handler om at kontrollere uddata fra lønsystemet mhp. at tjekke, om der skal startes pension på medarbejdere, som i en periode har været lønnet uden pension ES ES, HA, HI Nej ES ES nej Forkortelser af kommuner: AA: Aalborg, ES: Esbjerg, HA: Haderslev, HI: Hillerød, AL: Albertslund 25
26 Scope Proces 32: Oprettelse/ændring af faste løntillæg Processen handler om indberetning af lønændringer, når en medarbejder skal have ændret i sin løn (faste tillæg). Ændringer kan vedrøre timetal, lønændring eller andre ændringer. Automatiseringen vedrører en automatisering af mage manuelle klik pba. faste regler. 26
27 Proces 32: Oprettelse/ændring af faste løntillæg Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser 5 min 10 min. Gns. 7,5 min 2172 i * 7,5 / 60 = 271,5 timer årligt 80 % = 217,2 timer årligt 7 1 (Opus) Forudsætninger: Der er ikke identificeret nogle barrierer for automatisering af processen. Yderligere potentialer: Der kan for nogle være et yderligere potentiale i form af automatisering af forhandlingsdelen. 27
28 Proces : Barselsrefusion + Sygedagpengerefusion Processen handler om at bogføre refusioner vedrørende medarbejdere på sygedagpenge og barsel. I dette tilfælde bogføres det via lønsystemet mhp. at kunne trække fyldestgørige rapporter via lønsystemet. 28
29 Proces : Barselsrefusion + Sygedagpengerefusion Proces estimater: Estimaterne er udarbejdet som del af det tidligere arbejde i KL regi. Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser 1 minut 40 sekunder på hver proces I alt en besparelse på 300 timer årligt på sygedagpenge refusioner og 100 timer årligt på barselsdagpenge refusioner Total 400 timer årligt 95 % = 380 timer årligt 20 2 (Prisme & Excel) Antal systemer: 4 (Prisme, Excel, Silkeborg Data og Nexus) Forudsætninger/yderligere bemærkninger: Import til SD kan koste en del, såfremt det ikke indgår i kontrakten. Dette skal afsøges af den enkelte kommune. Der er yderligere potentiale for at automatisere afstemning efter bogføringen er gennemført. 29
30 Proces : Ansøgt afskedigelse Processen handler om at håndtere ansøgt afskedigelse, heri stop af løn og afslutning af medarbejderen. 30
31 Proces : Ansøgt afskedigelse Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser 2,5 min 1512 fratrædelser i * 2,5 / 60 = 63 timer per år 50 % = 31,5 timer årligt 8 1 (Opus) Forudsætninger: Der er ikke identificeret nogle barrierer for automatisering af processen. 31
32 Proces 46: Bogføring og afstemning: håndtering af fejl Processen handler om håndtering af fejl i bogføring og afstemning. Løn modtager en fejlliste fra økonomi en gang om måneden over bevægelser, der er forkert posteret. Den skal kontrolleres, rettes og bogføres. Første del af processen handler om at sortere fejllisten, så den fordeles til de relevante lønkonsulenter. Anden del handler om at rette og bogføre fejlen. 32
33 Proces 46: Bogføring og afstemning: håndtering af fejl Procesestimater: Tid anvendt per proces - Haderslev Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser 13 lønkonsulenter bruger 1 time hver. Derudover anvendes 1 time på sortering. Månedligt 14*12 = 168 timer årligt 80 % = 134,4 timer årligt 8 1 (Excel) Antal systemer: 2 (SD & excel) Total 14 timer Forudsætninger: Der er en forudsætning, at der er nogle attended points, hvor robotten får besked på, hvordan den skal håndtere den resterende arbejdsgang. Det er også en forudsætning, at der er digitale data til understøttelse af processen. F.eks. Opslagstabeller for de forskellige ændringstyper og ønskede handlingsmønstre. 33
34 Proces 51: Tillidsrepræsentantsrefusion Processen handler om at automatisere og fakturere refusion for tillidsrepræsentanter, der har været på kursus. Automatiseringen handler også om bogføring af indtægter på de korrekte konti over lønsystemet. 34
35 Proces 51: Tillidsrepræsentantsrefusion Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser min per proces. 518 indberetninger decentralt timer gns. 190 timer. 80 % = 248 timer årligt 11 2 (Prisme og Excel) timer anvendt i det centrale lønkontor = = 310 timer årligt Forudsætninger: Det er en forudsætning, at data kommer ind i et computerlæsbart og struktureret format (at blanketten bliver anvendt) samt, at der laves en digital udløser. Aalborg arbejder på, at få udviklet en kommando i SD Vagtplan, som skal udløse processen. 35
36 Scope Proces 56: Indhentning af børne og straffeattester Processen handler om automatisere indhentning og behandling af børne- og straffeattester ved ansættelsen af medarbejdere. 36
37 Proces 56: Indhentning af børne og straffeattester Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser 6-8 min per proces. Gns. 7 min om året 7*1700/60 = 198 timer årligt 90 % = 178,5 timer årligt 11 1 ( /office licens) Antal systemer: 2 (Politiets hjemmeside og ) Forudsætninger: Der er ikke identificeret nogle barrierer for automatisering af processen. Det er en forudsætning at den decentrale leder forespørger en børne/straffeattest via. en ansættelsesblanket. Det kan f.eks. være via en Ditmerflex blanket, som også kan inkludere en digital signatur og dermed sikre, at det kun er de rette medarbejdere, der kan forespørge en sådan blanket. På den måde, kan man allerede fra start sikre, at der er hjemmel for forespørgslen. Her angives også begrundelse for indhentningen. Desuden er det en forudsætning, at robotten kan få et robot certifikat eller lignende, til at tilgå politiets hjemmeside. Måden robotten vil identificere om der er noget på en straffeattest, er ved at bruge OCR. Her kigger robotten på, at der altid står samme formulering, når den er tom. Skulle denne formulering ændres, bliver de sendt til manuel behandling. 37
38 Proces 58A: Udtræk af lønsystemet: kontrol af uddata Udtræk af løndata viste sig at indeholde mange underprocesser med potentiale for automatisering. Der er her fokus på at identificere væsentlige forskelle mellem seneste og tidligere udbetalte lønninger mhp. at finde fejl. Processen blev analyseret i to kommuner. Processen var nærmest ens ved de to kommuner. Den ene kommune havde i forvejen optimeret processen ved L-opslag, som automatisk udfyldte ansvarlige medarbejdere for de forskellige afdelingskoder. 38
39 Proces 58A: Udtræk af lønsystemet: kontrol af uddata Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser Hver proces tager mellem 5-10 minutter Gns. 7,5 min. 132 gange årligt (11 gange om måneden) 132*7,5/60= 16,5 time årligt 100 % = 16,5 time årligt 11 1 (Excel/office licens) Antal systemer: 3 (Nexus, Silkeborg Data og Excel) Forudsætninger: Der er ikke identificeret nogle barrierer for automatisering af processen. 39
40 Proces 58B: Udtræk af lønsystemet: erindring om pension Processen handler om at kontrollere uddata fra lønsystemet mhp. at tjekke, om der skal startes pension på medarbejdere, som i en periode har været lønnet uden pension. Dette sker ved at tjekke uddata fra lønsystemet. 40
41 Proces 58B: Udtræk af lønsystemet: erindring om pension Procesestimater: Tid anvendt per proces Hyppighed (volumen) Anvendt tid pr år (tid anvendt pr proces x hyppighed) Forventet tid sparet i % Antal steps i processen (interfaces. NB afspejler proces kompleksitet. Ikke nødvendigvis et én til én forhold mellem aktiviteter i procesdiagrammet). Antal system licenser 5 10 min per proces. Gns. = 7,5 min 990 min per år 132 gange årligt (11 gange om måneden) 132*7,5/60= 16,5 time årligt 100 % = 16,5 time årligt 9 1 (Excel/Office licens) Antal systemer: 2 (Silkeborg Data og Excel) Forudsætninger: Der er ikke identificeret nogle barrierer for automatisering af processen. 41
42 Om udvælgelse og analyse af processer i projektet
43 Screening og udvælgelse af processer til dybdeanalyse I analysen er processer med potentialet for automatisering identificeret gennem et fokuseret screeningsforløb med fem analysekommuner Udvælgelsen af processer er foregået på baggrund af Devoteams landkort for henholdsvist Økonomiområdet og HR og Personaleadministration området. Landkortene tilsammen indeholder 248 processer. Heraf blev 54 processer prioriteret til screening ved en workshop afholdt med repræsentanter fra de 5 medvirkende kommuner. Prioriteringen er baseret på de anvendte screeningsparametre og Devoteams erfaring. På workshoppen blev yderligere 4 processer fundet. På baggrund af en prioritering blev 28 processer valgt til screening fordelt på de to områder. Udvælgelsen foregik ved en prioriteringsøvelse med workshopdeltagerne. I alt blev 24 processer screenet. Nogle blev slået sammen undervejs eller fraprioriteret efter drøftelser. Ud fra screeningen blev 16 processer på et arbejdsgruppemøde (AGM2) valgt til dybdeanalyse hos kommunerne. Undervejs i analyserne kom en proces til, så der blev analyseret 17 processer. Heraf havde 12 processer et positivt økonomisk potentiale. Der er lavet Proces Design Dokumenter for de 12 processer med mest potentiale. KL s tidligere arbejde Følgende processer overlevede udvælgelse: Fra bruttoliste: Ø: 7 & HR: 12 Fra prioriteret liste: Ø: 3 & HR: 7 Følgende processer overlevede screening: Fra bruttoliste: Ø: 3 & HR: 3 Fra prioriteret liste: Ø: 1 & HR: 2 43
44 Sådan blev processerne screenet for potentiale 1. Screening De udvalgte processer blev screenet på en række parametre, der sondrer mellem implementérbarhed og gevinst-potentiale Screeningsparametrene er nøje udvalgt ud fra de typiske omkostnings- og gevinstdriverne ved RPA. De er fordelt på to akser: Implementérbarhed vurderer hvor godt processen er egnet til robot automatisering igennem 3 primære parametre med underparametre: Data Proces System Gevinstpotentialet viser forretningseffekten af en given robotautomatisering. Også her vurderes potentiale i forhold til tre parametre med underparametre: Løfte kvalitet og service Reducere omkostninger Overførbarhed 44
45 Dybdeanalyse og validering af analyseresultater De prioriterede processer er dybdeanalyseret ved udvalgte kommuner gennem observation, diagrammering og estimering. Resultaterne er dernæst valideret ved de andre kommuner Formålet med dybdeanalyserne var at analysere hvordan processerne udføres AS-IS og på baggrund af dette, identificere potentialer for automatisering ved RPA eller bedre brug af kernesystemer. I dybdeanalysen blev informationer indhentet til at udfylde et Proces Design Dokument. Devoteam har dokumenteret dette på de processer, der viste sig at have et økonomisk potentiale for automatisering. Alle processer blev analyseret hos kommuner efter følgende trin: 1. Observation: Deltagere har demonstreret, hvordan processen udføres i dag. Det indebar konkret visning af brug af it-systemer og diverse arbejdsredskaber (fx Excel-ark mv.). 2. Diagrammering: Processen blev dokumenteret skriftligt og efterfølgende diagrammeret af Devoteam. Diagrammet illustrerer de konkrete sagsskridt, systemer og opmærksomhedspunkter i forhold til automatiseringen. Områder med RPA og Digital First potentiale i processen markeres. 3. Estimering + øvrige informationer: Med udgangspunkt i Proces Design Dokumentet spurgte konsulenterne til øvrige informationer om processen. Det inkluderer bl.a. input til vurdering af kvalitativt forretningspotentiale og barrierer. 45 I analysen var der fokus på, at validere at de analyserede processer og resultaterne herfra er så genanvendelige som muligt på tværs af kommuner. Overførbarheden mellem kommuner vil variere fra proces til proces afhængigt af systemforskelligheder og forskellig tilrettelæggelse af arbejdsgange. Selv om der er vurderet, at mange kommuner formentlig vil have en proces, der i høj grad ligner den analyserede proces, kan det forventes, at processen skal tilpasses den enkelte kommune ved implementering. Resultaterne af dybdeanalyserne af processer blev undervejs valideret gennem tre trin: 1. Der blev indsamlet så mange data til validering som muligt gennem dybdeanalyserne. 2. På workshop 3 i projektet blev resultaterne fra dybdeanalysen præsenteret med fokus på drøftelse af sammenlignelighed af processerne på tværs af kommuner. 3. Der blev endelig gennemført en skriftlig høring af processerne I valideringen med de fem analysekommuner var der fokus på at spørge til om de validerende kommuner har en tilsvarende proces, eller om noget ved processen stikker helt ud i forhold til, hvordan arbejdsgangene og opgaverne ser ud ved dem selv,. Som grundlag for valideringen blev der sendt diagrammer over AS IS tegninger ud til de fem analysekommuner. Desuden blev analysekommunernes rå estimater sendt ud sammen. Dette er tilsvarende de informationer, som indgår i dette katalog.
46 De deltagende kommuner i analysearbejdet De deltagende analysekommuner repræsenterer en variation i størrelse og systemer. Esbjerg Indbyggere: Haderslev Indbyggere: Aalborg Indbyggere: Albertslund Indbyggere: Hillerød Indbyggere: Medarbejdere: Medarbejdere: Medarbejdere: Medarbejdere: Medarbejdere: Adm. Medarbejdere: 734 Systemer: SD Løn og Fujitsu Prisme Adm. Medarbejdere: 362 Systemer: SD Løn og Fujitsu Prisme Adm. Medarbejdere: Systemer: SD Løn og Fujitsu Prisme Adm. Medarbejdere: 226 Systemer: KMD OPUS på både løn og økonomi Adm. Medarbejdere: 311 Systemer: KMD OPUS på både løn og økonomi (men på vej i udbud)
Drejebog for implementering af RPA-processer for økonomi og HR og personaleadministration
Drejebog for implementering af RPA-processer for økonomi og HR og personaleadministration En del af Analyse af muligheder for øget automatisering i kommuner udarbejdet af Devoteam for KL, Finansministeriet
Læs mereRPA-automatisering af administrative arbejdsgange Digitaliseringstræf 29.5
RPA-automatisering af administrative arbejdsgange Digitaliseringstræf 29.5 Lise Astrup Frandsen Per Eeg Replace with Customer Logo Hovedkonklusioner fra analysen Der er både et kvalitativt og et økonomisk
Læs mereProces Design Dokumenter for RPAautomatisering. Processer inden for HR, økonomi & personale administration
Proces Design Dokumenter for RPAautomatisering - Processer inden for HR, økonomi & personale administration Indhold 1.0 Procesbeskrivelse af Tilbagevendende betalinger af mobil og bredbånd... 5 1.1 Introduktion
Læs mereErfaringer fra Aalborg Kommunes Lønkontor
RPA Erfaringer fra Aalborg Kommunes Lønkontor Hvorfor begynde at drøfte RPA? Baggrund for at kigge på RPA Manuelle og trivielle arbejdsgange er det nødvendigt i 2018? Vi har i mange år gjort arbejdsgange
Læs mereDigitalisering af bogføring
Digitalisering af bogføring Baggrund Nordfyns Kommune har digitaliseret bogføringen gennem brug af automatisk bogføring (betalingsplaner), hvor det blev vurderet, at der var digitaliseringsgevinster. Kommunen
Læs mereEG s RPA koncept. Køreplan for RPA udvikling - fra ide til robot
EG s RPA koncept Køreplan for RPA udvikling - fra ide til robot Forskellige behov forskellige ydelser Nyudvikling Formål: At levere en ny robot til et egnet område hos en kunde Fra formøde over diagrammering
Læs mereCONTINIA COLLECTION MANAGEMENT FACTSHEET TIL MICROSOFT DYNAMICS NAV
FACTSHEET TIL MICROSOFT DYNAMICS NAV Med Continia Collection Management samler du markedets førende opkrævningsstandarder i én enkelt løsning. Du kan herved udføre elektronisk fakturering med enten Betalingsservice,
Læs mereProcesser med potentiale til automatisering med Robotics Process Automation (RPA).
Processer med potentiale til automatisering med Robotics Process Automation (RPA). Procesområde Overordnet beskrivelse til anvendelse af RPA Potentiale ved effektivisering 1 Samlet CKB Fritid og CPM Vand
Læs mereProcesser med potentiale til automatisering med Robotics Process Automation (RPA).
Processer med potentiale til automatisering med Robotics Process Automation (RPA). Procesområde Overordnet beskrivelse til anvendelse af RPA Potentiale ved effektivisering 1 Samlet CKB Fritid og CPM Vand
Læs mereAutomatisering af manuelle processer Dybdescreeningworkshop Slides til workshop 2 Oktober 2017
Automatisering af manuelle processer Dybdescreeningworkshop Slides til workshop 2 Oktober 2017 Output Værktøj Indhold Screeningsprocessen Oversigt over forløb 1. Forberedelse 2. Ledelsesworkshop 3. Dybdescreening
Læs mereAutomatisering af manuelle processer Dybdescreeningworkshop Slides til workshop 1 Oktober 2017
Automatisering af manuelle processer Dybdescreeningworkshop Slides til workshop 1 Oktober 2017 Indhold Værktøj Output Screeningsprocessen Oversigt over forløb 1. Forberedelse 2. Ledelsesworkshop 3. Dybdescreening
Læs mereAUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER
AUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER Søren Frederik Bregenov (sfb@kl.dk), KL IT-branchen den 23. juni 2017 Baggrund - Mange års systematisk digitalisering af de kommunale opgaveområder men fortsat flere
Læs mereEffektiv opkrævning. Til Microsoft Dynamics NAV. www.continia.dk
Effektiv opkrævning Udfør fakturering og opkrævning på 40 forskellige måder i det meste af Nordeuropa; blandt andet OIO fakturering, eksternt printservice, PBS Betalings- Service, PBS LeverandørServce,
Læs mereVejledning til screeningsværktøj. Projekt: Automatisering af manuelle processer
Vejledning til screeningsværktøj Projekt: Automatisering af manuelle processer Version pr. 2. oktober 2017 1 Introduktion Som en del af det fælleskommunale projekt Automatisering af manuelle processer
Læs mereDen samlede erhvervsløsning i næste generation af NemID og NemLog-in3
Notat 21. februar 2017 Den samlede erhvervsløsning i næste generation af NemID og NemLog-in3 Dette notat giver en overordnet konceptuel fremstilling af, hvordan erhvervsområdet forventes håndteret samlet
Læs mereProfessionel håndtering af klinikregnskab
Professionel håndtering af klinikregnskab Kom godt i gang med TDfinans. Dette introduktionshæfte beskriver, hvordan du nemt og hurtigt kommer i gang med at bruge TDfinans, og hvordan du løser de daglige
Læs mereMamut Stellar Banking
Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking understøtter betalinger på en overskuelig måde, og det er muligt at fratrække evt kreditnotaer fra en Saldobetaling før den gennemføres. Dermed får man automatisk
Læs mereHvorfor skal du vælge TempNet?
TempNet Hvorfor skal du vælge TempNet? Cloud-løsning TempNet er cloud-baseret løsning. Det betyder du kan bruge systemet på alle dine enheder, samt alle data er realtime alle steder i systemet. Software
Læs mereVELFÆRDSUDVIKLING GENNEM NY TEKNOLOGI. Oplæg for KS Norge 20. september 2018 v. Frederik Nordentoft Andersen & Søren Frederik Bregenov-Beyer
VELFÆRDSUDVIKLING GENNEM NY TEKNOLOGI Oplæg for KS Norge 20. september 2018 v. Frederik Nordentoft Andersen & Søren Frederik Bregenov-Beyer INDSÆT EMNE INDSÆT TITEL Agenda Velfærdsudfordringer og teknologisk
Læs mereFACTSHEET CONTINIA PAYMENT MANAGEMENT
FACTSHEET Mange virksomheder håndterer stadig bogholderi og betalinger i to forskellige programmer, hvilket medfører at betalingsoplysninger ofte indtastes 2-3 gange inden de er bogført, betalt og afstemt.
Læs mereRS Standard. Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde
RS Standard Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde 1 RS Standard Spar penge - gør brug af vores erfaringer med hvad der virker! Benyt dig af vores standardiserede bogføringspakke RS Standard. RS
Læs mereDigitalisering af straffeattester
Digitalisering af straffeattester Baggrund Når kommunerne skal ansætte nye medarbejdere, skal der indhentes straffeattester, og hvis medarbejderne skal arbejde med børn og unge, skal der samtidig indhentes
Læs mereStartpakke**: kr. 1.500,- Licens: kr. 0,-
Kontingentsystem med ClubPeople ClubPeople tilbyder nu klubberne et integreret kontingentsystem. Kontingentsystemet sikrer, at du som klubansvarlig kan få overblik over dine medlemmers betalinger og restancer.
Læs mereBank Management / Bankafstemning. Bankafstemning. Et kort overblik over funktioner: Bankafstemning. Opret afstemningskonti
Bank Management / Bankafstemning Ideen bag modulet er, at du importerer alle dine transaktioner fra din bank, og så forbliver disse transaktioner i Uniconta, på samme måde som alle andre transaktioner.
Læs mereDigitalisering af bogføring af sociale regninger
Digitalisering af bogføring af sociale regninger Baggrund Rudersdal Kommune har implementeret en digital løsning til match og bogføring af regninger på det sociale område. Rudersdal Kommune besluttede
Læs mereFølgende skal opsættes inden igangsætning:
Import af fakturaer fra leverandør Det er muligt at modtage faktura fra udvalgte leverandør elektronisk dvs. at leverandørens faktura indlæses i DSM og herfra er det muligt at varemodtage og bogføre fakturaen.
Læs mereLønområdet tast kun én gang
Lønområdet tast kun én gang Skal I i udbud med jeres lønsystem? Kig på jeres arbejdsgange og hent gevinsten hjem Arbejdsgangsbanken og KLK En genvej til effektivisering på lønområdet En undersøgelse fra
Læs mereDigital Bogføring i Stackss (demo) Brugervejledning, Stackss
Denne vejledning viser dig, hvordan du bruger løsningen Digital Bogføring (Bilagsscanning) i Stackss. Bemærk, vejledningen er henvendt til demo-versionen. Digital Bogføring i Stackss (demo) Når du logger
Læs mereKursus i EkspresLøn. De syv menupunkter, vi skal bruge i dette kursus, er markeret med rød ring. Tryk..virksomheder i øverste højre hjørne.
Kursus i EkspresLøn EkspresLøn startes ved at dobbelt-klikke på EkspresLøn-ikonet på skrivebordet:, eller vælge Start Programmer EkspresLøn. Når programmet startes første gang fremkommer dette vindue:
Læs mereØkonomi- og personaleadministration. HMU 22. maj 2017
Økonomi- og personaleadministration HMU 22. maj 2017 Foranalyse af økonomiservice og personaleadministration FORMÅL Projektet er en foranalyse, der skal undersøge potentialet ved at effektivisere en række
Læs mereXKØBING KOMMUNE ØKONOMI OG REGNSKAB SAMT LØN OG PERSONALEADMINISTRATION. Administrativ organisering, august 2017
XKØBING KOMMUNE ØKONOMI OG REGNSKAB SAMT LØN OG PERSONALEADMINISTRATION Administrativ organisering, august 2017 Metode Centraliseringsgrad Hvis alle kommunens opgaver er placeret på institutionsniveau
Læs mereUdbetaling via finanskladde
Udbetaling via finanskladde Åbn Finans-modulet Vælg Finanskladde under Kladder Du kan afgrænse om du ønsker, at se: Alle, Åbne eller bogførte kladder Du kan afgrænse om du kun ønsker at se de kladder du
Læs mereSelene brugervejledning
Selene brugervejledning F2 : Åbner en oversigt med data for det aktive felt. F3: Gemmer data i det aktive vindue Salgsordre : Bruges til oprettelse af Ordre/Arbejdskort/Fakrura Debitor: Debitorregister,
Læs mereBENCHMARK ANALYSE. The Continia Way to Pay!
BENCHMARK ANALYSE The Continia Way to Pay! Baseret på løsninger i mere end 3.500 aktive Microsoft Dynamics NAV licenser fra Continia Software ligger mere end 20 års erfaring og arbejde i at finjustere
Læs mereIndhold 1. Introduktion Hovedmenu Brugere Oprettelse af brugere enkeltvis Oprettelse af flere brugere
Superbrugerguide Indhold 1. Introduktion... 1 1.1 Hovedmenu... 2 2. Brugere... 3 2.1 Oprettelse af brugere enkeltvis... 3 2.2 Oprettelse af flere brugere... 3 2.3 Sletning og suspendering af brugere...
Læs mereDrejebog for implementering af RPA-processer på Teknik og Miljøområdet
Drejebog for implementering af RPA-processer på Teknik og Miljøområdet En del af Analyse af potentiale for automatisering i kommuner, del 2, udarbejdet af Devoteam for KL, Finansministeriet og Digitaliseringsstyrelsen
Læs mereI gang med Danske Bank Webservice afløseren for API
Quickguide I gang med Danske Bank Webservice afløseren for API Januar 2019 Introduktion Når skolerne i dag indlæser kontoudtog fra Danske Bank i forbindelse med bankkontoafstemning sker dette typisk ved
Læs mereIndlæsning af tilskud fra UVM
Indlæsning af tilskud fra UVM Brugervejledning version 1.0 Side 1 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Download bogføringskladde fra brevportalen... 3 Gem regneark på din arbejdsplads... 3 Bearbejdning
Læs mereVITAS Digital ansøgning
Hvis du har fundet en virksomhed, som gerne vil ansætte dig i enten løntilskud, i en praktikplads eller som voksenlærling, kan du komme hurtigt i gang og sætte fart på sagsbehandlingen, ved at bede virksomheden
Læs mereDen digitale vej til fremtidens velfærd
Den digitale vej til fremtidens velfærd V. Ulla Larney, Erhvervsstyrelsen Midtjysk Erhvervsakademi 21/8-2013 Danmark i front med digitalisering Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi 2011-2015 Ansøgninger,
Læs mereEDI indkøb med parkering
Modulet på følgende måde: 1. Filen med EDI-faktura indlæses dagligt. Vælg GENNEMFAKT og herefter 3-Postering EDI/xml-faktura Indsæt dags dato, og start med at sige NEJ til postering så udskrives blot en
Læs mereAfslutning af Løn år 2007
Afslutning af Løn år 2007 Det følgende er en punkt for punkt vejledning i afslutning af år 2007 i TransSoft Lønmodul. Læs hele vejledningen igennem før årets sidste lønkørsel påbegyndes. Vejledningen skal
Læs mereWWW.LOGOSCONSULT.DK LOGOS CONSULT BOGSHOP. Microsoft Dynamics NAV 2013 TIPS & TRICKS - VIDEN OM DYNAMICS NAV! 1. udgave
WWW.LOGOSCONSULT.DK Microsoft Dynamics NAV 2013 TIPS & TRICKS LOGOS CONSULT BOGSHOP - VIDEN OM DYNAMICS NAV! 1. udgave Standardkladder og Gentagelseskladder I Microsoft Dynamics NAV bruges Standardkladden
Læs mereBENCHMARK ANALYSE. The Continia Way to Pay!
BENCHMARK ANALYSE The Continia Way to Pay! Baseret på mere end 3.000 aktive Microsoft Dynamics NAV licenser med Continia Payment Management ligger mere end 20 års erfaring og arbejde i at finjustere alt
Læs mereRedskab til hjælp med budgetlægningen for SAPA projektet i kommunerne
Redskab til hjælp med budgetlægningen for SAPA projektet i kommunerne Til: SAPA kontaktperson / Monopolbrudsansvarlig og KOMBIT kontaktperson i kommunen Instruktion til brug af SAPA Budgetstøtte redskabet
Læs mereI gang med Danske Bank Webservice afløseren for API
Quickguide I gang med Danske Bank Webservice afløseren for API Juni 2019-2. udgave Introduktion Når skolerne i dag indlæser kontoudtog fra Danske Bank i forbindelse med bankkontoafstemning sker dette typisk
Læs mereAT BENYTTE VALUTA BETYDER... 2 VALUTAKODER... 2 VALUTAKURSER...
Valuta Du kan fakturere og bogføre i fremmed valuta og få det omregnet til regnskabets grundvaluta. I alle posteringsoversigter vises både beløbet i valuta og beløbet i regnskabets grundvaluta (standardvaluta).
Læs mereDer skal være mulighed for, at maden til skolens interne til møder? Ja, kan rekvireres
Dato Spørgsmål Henvisning Svar fra Aalborg Kommune 12/3-15 Hvad forstås ved forplejning Krav 1 Der skal være mulighed for, at maden til skolens interne til møder? møder kan købes i skoleboden. Derudover
Læs mereØ90 Online - sådan - Kasseregistrering
Ø90 Online - sådan - Kasseregistrering DLBR Ø90 Online Kasseregistrering Her beskrives hvordan du anvender kasseregistrering og de tilknyttede faciliteter til din løbende bogføring i Ø90 Online. Redigeret
Læs mereAUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER DEN KOMMUNALE CASE
AUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER DEN KOMMUNALE CASE Rigsarkivet konference den 7. november 2018 Søren Frederik Bregenov, KL Om KL KL blev dannet i 1970 KL er en frivillig forening Alle 98 kommuner
Læs mereArkitekturrapport: Standard for indbetalinger
Arkitekturrapport: Standard for indbetalinger Denne orienteringsrapport udarbejdes for it-projekter med effekt på den fælleskommunale rammearkitektur. Rapporten ejes af projektets it-arkitekt. Det er projektlederens
Læs meree-conomic integrations manual version: 2.0 Minuba e-conomic Integrationsmanual Side 1 af 14
.0 Minuba e-conomic Integrationsmanual Side 1 af 14 .0 INTEGRATION OVERSIGT (STANDARD OPSÆTNING) Her er en kort gennemgang af integrationens workflow ved en standard opsætning: Funktion Fra Til Info Eksport
Læs mereRCS Tidsregistering. Læs mere på næste side 1/6. 3 gode grunde til at vælge RCS Tidsregistrering: 1.
RCS Tidsregistering RCS Tidsregistrering er værktøjet til håndtering af medarbejdernes Komme/Gå og Job/Tid registreringer. Systemet samler alle facetter af Komme/Gå og Job/Tidregistreringerne i et enkelt
Læs mereHandler du med udlandet?
Handler du med udlandet? Fakta om momspakken Sidste år vedtog EU et direktiv, den såkaldte Momspakke, som fra 1. januar i år har ændret den måde, din virksomhed skal håndtere og rapportere moms, hvis I
Læs mereDer findes i Axapta en ret fleksibel afstemningsfunktion. For at kunne anvende den skal den først aktiveres og så skal der også lige sættes lidt op.
Bankafstemning Der findes i Axapta en ret fleksibel afstemningsfunktion. For at kunne anvende den skal den først aktiveres og så skal der også lige sættes lidt op. Aktivering af bankafstemning For at aktivere
Læs mereIntegrationen Mamut Stellar- og Mamut ServiceSuite. Vejledning version 2.0
Integrationen - og Mamut ServiceSuite Vejledning version 2.0 Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Generel Systemopsætning... 3 Vare eksport... 3 Ordreimport og Import af priser... 4 Opret aftale... 4
Læs mereNEMID MED ROBOTTER. Muligheder samt en anbefaling til at løse NemID-opgaver med robotter
NEMID MED ROBOTTER Muligheder samt en anbefaling til at løse NemID-opgaver med robotter 1 En softwarerobot må ikke handle på vegne af et menneske med vedkommendes NemID. Men hvilke andre muligheder er
Læs mereVersion: 1.0 Udarbejdet: Okt. 2013 Udarbejdet af: Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen
Anbefalinger om brug af Digital Post for store virksomheder, administratorer/advokater (fx ejendomsadministratorer) og virksomheder med mange p- enheder Version: 1.0 Udarbejdet: Okt. 2013 Udarbejdet af:
Læs mereUdvalgte funktioner for Pancomp Clean online løsning januar 2018
Udvalgte funktioner for Pancomp Clean online løsning januar 2018 1 Adgang til arbejdstegninger og andre dokumenter 2 Medarbejderens aktiviteter. Periode kan vælges. GPS Koordinator dokumenterer yderligere
Læs mereFormål med IndFak. Staten skal have ét system til håndtering af indkøb og fakturaer Procesbesparelser ved at automatisere arbejdsgange og kontroller
Inspirationsdag Uni-C 4/6-2012 Formål med IndFak Staten skal have ét system til håndtering af indkøb og fakturaer Procesbesparelser ved at automatisere arbejdsgange og kontroller Ind: Mål om at der i stor
Læs mereBarselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering
Side 1 af 32 Barselsforløb i SLS/HR-Løn Vejledning til indrapportering I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan du indrapporterer et barselsforløb i SLS/HR-Løn OBS BEMÆRK I denne vejledning henvises
Læs mereNyheder til version 2013-3
Nyheder til version 2013-3 En stærk brancheløsning fra Inventio.IT 1 Indledning... 3 2 C5 2012 SP 2 Nyheder... 3 2.1 Generelle revisor nyheder i C5... 3 3 C5 online Integration (fra version 2013)... 3
Læs mereTlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899
Firmaordninger I firmaoversigten kan du holde styr på dit kundekartotek samt disses bookinger. Der kan desuden oprettes andre firmaer end dit eget. Herved kan der udbydes særlige ydelser på med egne arbejdstider.
Læs mereIndlæs og bearbejd fakturaer Elektroniske fakturaer fra Grene skal indlæses før man kan arbejde med dem.
Import af fakturaer fra Grene Indlæs og bearbejd fakturaer Elektroniske fakturaer fra Grene skal indlæses før man kan arbejde med dem. Der klikkes på Køb Ordrebehandling Periodiske aktiviteter Indlæs Integrationsfaktura.
Læs mereHjælp til SpeedADMIN. Betaling 1 / 22
Hjælp til SpeedADMIN Betaling 1 / 22 Indhold Indhold... 2 Betalingsdelen... 3 Hvordan?... 4 Genererer man en betalingsfil... 4 Sender jeg FI-kort... 6 Redigerer jeg en påligning.... 7 Laver jeg en manuel
Læs mereNyt fakturamatch d. 9. maj
Nyt fakturamatch d. 9. maj Fakturamatch med katalogvarer og Fakturamatch med fritekstbestillinger 1 Nyt fakturamatch Nuværende fakturaløsning: Fakturaerne ender i Gatewayen, fordi systemet ikke ved, hvordan
Læs mereOrdre Faktura match i IndFak
Ordre Faktura match i IndFak Indhold 1. Formål... 2 2. Standardopsætning... 2 2.1. Opsætning af matchtolerancer... 2 3. Varemodtagelse på ordren... 2 3.1. Varemodtagelse på ordre... 2 3.2. Tjek varemodtagelse
Læs mereAfdeling: Planlægning og Udvikling Udarbejdet af: Journal nr.: 16/ Dato: 7. maj 2016 Telefon:
Afdeling: Planlægning og Udvikling Udarbejdet af: Journal nr.: 16/16392 E-mail: Mette.Nygaard@rsyd.dk Dato: 7. maj 2016 Telefon: 2159 8303 Notat Praksis for udsendelse af indkaldelser af børn under 15
Læs mereDen nye Jyske Netbank Erhverv hvad er forskellen?
Den nye Jyske Netbank Erhverv hvad er forskellen? Velkommen til din nye Jyske Netbank Erhverv. Nedenfor er en beskrivelse af de mest markante ændringer i forhold til den gamle Jyske Netbank Erhverv. Forsiden
Læs mereQuickguide til IDEP.web Industriens salg af varer
Quickguide til IDEP.web Industriens salg af varer Januar 2019 Denne guide beskriver kort, hvordan du kan indtaste data manuelt til Industriens salg af varer i IDEP.web. Hvis du har mange linjer, kan du
Læs mereSkolepenge og Indbetalinger
Skolepenge og Indbetalinger Afstemning af abonnementskørsel... 3 Abonnementskørsel... 5 Fil til PBS og/eller faktura sendes med posten.... 7 Basisløsning:... 7 Totalløsning fil til PBS... 9 Afsendelse
Læs mereAS-IS BRUGERREJSE // Bent - Personligt tillæg til tandbehandling
! AS-IS BRUGERREJSE // Bent - Personligt tillæg til tandbehandling PROCES FØR UNDER SITUATION / HANDLING Bent er folkepensionist og bor alene med sine to døtre på 12 og 15 år. Han har ikke det store økonomiske
Læs mereVejledning for KOMHEN 2015
Vejledning for KOMHEN 2015 Senest opdateret 23. september 2015 Indsamling af data for selvbetjening Da der er konstateret problemer med Det fællesoffentlige tællerscript, leverer KL kun data for en række
Læs mereFredensborg Kommune VI BYGGER FREMTIDEN
Fredensborg Kommune VI BYGGER FREMTIDEN Den 20. februar 2017 tænker vi, at integrationen til KMD Opus skal sættes op. Vi skriver derfor til KMD og spørger - - - Hva koster det. Skidt med listepriser. Hvad
Læs mereIndkøbs workshop. Implementering af indkøbsdelen i IndFak2
Indkøbs workshop Implementering af indkøbsdelen i IndFak2 Novemberr 2015 MÅLGRUPPE Medarbejdere i jeres Institution som har kendskab til indkøbsaftaler, indkøbsprocesser og kontering, som i praksis skal
Læs mereNyheder og vejledninger Årsafslutning
Nyheder og vejledninger 30. august 2016 Indhold Nyheder og vejledning til... 2 Generelt... 3 Tilføjet nyt installationsscript... 3 Virksomheds regnskaber... 3 Opdatering af XBRL... 3 Tilføjet tjekboks
Læs mere1 KY-kontering 26.11.2013
1 KY-kontering... 2 1.1 Bevilling... 3 1.1.1 Attributter... 3 1.2 Økonomisk effektueringsplan... 3 1.2.1 Attributter... 4 1.3 Bevilget ydelse... 5 1.3.1 Attributter... 5 1.4 Bevillingsmodtager... 5 1.5
Læs mere3.9 Bogføring og afstemning af løn
Løn og Personalegoder Forlaget Andersen 3.9 Bogføring og afstemning af løn Af Executive Director Maria Jespersen, EY maria.jespersen@dk.ey.com Indhold Denne artikel har følgende indhold: 1. Lovgivning
Læs mereNorddjurs Kommunes fælles drejebog for implementering af organisationsændring/flytning af medarbejder.
Norddjurs Kommunes fælles drejebog for implementering af organisationsændring/flytning af medarbejder. Økonomisk sekretariat og It- og digitaliseringsafdelingen har med direktionens godkendelse, nedsat
Læs mereSIMU-Bank. Overførsler
SIMU-Bank SIMU bank er de danske SIMU-virksomheders bankforbindelse. Samtidig er SIMU-Bank også Nationalbank, med tæt kontakt til de øvrige landes Nationalbanker. Her finder du en vejledning og alle funktioner
Læs mereTILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem
3456.78 123456 TILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem 30. juli 2015 Indhold Indledning Side 3 Sådan kommer du i gang Side 4 Oprette nye varer Side 5 Ændre eksisterende
Læs mereProjekt administrativ forenkling - status på de 62 delprojekter, maj 2009
forenkling - status på de 62 delprojekter, maj 2009 Samarbejde og rollefordeling Organisering Kommunikation & information Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser (1) Tydeliggørelse
Læs mereHente tabeller til Excel fra ØS LDV
Tips og tricks Gennemgang af: Hente tabeller til Excel fra ØS LDV Brevfletning med Word Ændre på parametre i rapporterne Fjern dimensioner der ikke bruges i rapporterne Brug af Subscriptions Excel funktioner
Læs mereBrugermanual. Til Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel
Brugermanual Til Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel Brugermanual til Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel 1. Indledning Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel findes på
Læs mereNyt fakturamatch d. 9. maj
Nyt fakturamatch d. 9. maj Fakturamatch med katalogvarer og Fakturamatch med fritekstbestillinger 1 Nyt fakturamatch Nuværende fakturaløsning: Fakturaerne ender i Gatewayen, fordi systemet ikke ved, hvordan
Læs mereYDELSESREFUSION. Dialog med it-leverandører af økonomisystemer Torsdag den 27. august 2015
YDELSESREFUSION Dialog med it-leverandører af økonomisystemer Torsdag den 27. august 2015 Opgaver på de kommunale økonomisystemer fra 2016 og 2018 Fra 2016 skal kommunernes refusioner og medfinansieringer
Læs mereImport af saldobalance
1. februar 2018 Indhold 1 Import af CSV fil... 2 1.1 Oprettelse af CSV fil (tekstfil) med saldobalancen... 2 1.2 n... 4 1.3 Standard tekstimport... 4 1.4 Andre regnskabsprogrammer (SIE)... 6 2 Import fra
Læs mereVejledning og kommentarer til ny version
Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.00 Frigivelse: 30. november 2011 Med frigivelsen af denne nye hovedversion, SummaSummarum 4, følger en mængde ny funktionalitet
Læs mere%ved ikke, om GUIDE % 56 % MESTER VI HAR SPURGT OVER MESTRE. Sådan gør de bedste i byggebranchen. vælger at fakturere hver uge
MESTER GUIDE 19 VI HAR SPURGT OVER 1.000 MESTRE Sådan gør de bedste i byggebranchen 51 %ved ikke, om et projekt giver overskud, før man er i mål 56 % vælger at fakturere hver uge 85 % bruger elektronisk
Læs mereLogin og introduktion til SEI2
BRUGERVEJLEDNING 2019 Login og introduktion til SEI2 Sundhedsdatastyrelsens Elektroniske Indberetningssystem Forord Dette er en brugermanual (1. udgave), der teknisk beskriver, hvordan man logger på Sundhedsdatastyrelsens
Læs mereData import Excel Line til IDEP.web Udenrigshandel med tjenester
Data import Excel Line til IDEP.web Udenrigshandel med tjenester Januar 2019 Denne guide beskriver, hvordan man importerer Excel Line filformatet til Udenrigshandel med tjenester i IDEP.web. Formatet kan
Læs mereAfslutning af Løn år 2008
Afslutning af Løn år 2008 Det følgende er en punkt for punkt vejledning i afslutning af år 2008 i TransSoft Lønmodul. Læs hele vejledningen igennem før årets sidste lønkørsel påbegyndes. Vejledningen skal
Læs mereMicrosoft Dynamics. Fall. 16 AX Scanfak
1 Microsoft Dynamics Fall 16 AX Scanfak 1 2 - faktura management & workflow Med faktura management & workflow systemet Scanfak fra GITS kan du afhjælpe de tunge og kedelige administrative rutiner ved håndtering
Læs mereÅrsafslutning af løn år TransSoft A/S Løn & Fortolker for Microsoft Dynamics C5.
Årsafslutning af løn år 2018 TransSoft A/S Løn & Fortolker for Microsoft Dynamics C5. Det følgende er en vejledning i afslutning af lønåret 2018 i TransSoft Lønmodul. Læs hele denne vejledning igennem
Læs mereVejledning til KOMBIT KLIK
Vejledning til KOMBIT KLIK KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 0 Version Bemærkning til ændringer/justeringer Dato Ansvarlig 1.0 Første
Læs mereOnline status. Brugervejledning
Online status Brugervejledning Side 1 Om Onlinestatus Online Status har til formål at lette den årlige lageroptælling hos små og store virksomhedder. Der indtastes antal og pris på smartphone, tablet eller
Læs mereal dente vejledning Bogføring af sygesikringsafregning
Bogføring af sygesikringsafregning Når man har lavet en månedsafregning i al dente, kommer det tilgodehavende til at stå i Åbne poster på regionen i Stamdata Debitorer. Vi har lavet en vejledning, til
Læs mereÅrsafslutning af løn år 2015. TransSoft A/S Løn & Fortolker for Microsoft Dynamics C5.
Årsafslutning af løn år 2015 TransSoft A/S Løn & Fortolker for Microsoft Dynamics C5. Indholdsfortegnelse 1. Afregn særlig opsparing - dette skal laves før årets sidste lønkørsel... 2 2. Kør årets sidste
Læs mere