Produktintroduktion. Telefon: Internet:

Transkript

1 Produktintroduktion ISO-Ware A/S Aabogade Århus Danmark CVR: Telefon: Internet: Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Velkommen til ISOWARE 1

2 Indhold Velkommen til ISOWARE 3 Business Proces Management... 3 Startsiden 4 Foretrukne processer... 5 Processer, der afventer min godkendelse... 5 Rapportsøgninger... 5 Hurtig links... 5 Mine opgaver... 6 Startproces... 6 Introduktion til processer 7 Hvad er en proces?... 7 De forskellige procestyper... 8 Procesoversigt... 8 Swimlane... 9 Projektoversigt Turtle Tekstdokument Uploadet fil Eksternt link Livscyklus for en proces Links imellem processer Anvendelse af processer 15 Godkendelse af proces Kopier proces Opret ny version af en godkendt proces Review af processer Procesnotater Linkoversigt Proceslisten Prædefinerede søgninger i proceslisten Opret en søgning i proceslisten Rapporter 22 Om rapporter Rapportoversigter og søgninger Visning af rapportdetaljer i oversigter (Læsefane) Opret en rapport Rediger en Rapport Lukning af en rapport Rapport Statistik - et fordelingsdiagram på basis af en rapportsøgning Eksporter en rapportsøgning til et regneark Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Velkommen til ISOWARE 2

3 Projekter 27 Oversigt over projekter Opret projekt Opret projekt baseret på en proces Opret projektopgave Rediger projektopgave Upload fil til projektopgave Registrer tidsforbrug på en projektopgave Vis tidsforbrug for et projekt Velkommen til ISOWARE ISOWARE er et ledelsessystem, som anvendes til opbygge, vise og styre organisationens processer. ISOWARE understøtter bla. Excellence Modellen, BPM, TQM og ISO organisationens procesmodel. Business Proces Management Business Proces Management procesorienteret ledelse har dramatisk effekt på en virksomheds forretning og effektivitet. Det giver organisationen evnen til at effektivisere driften og derigennem spare tid, spare penge og levere reel ( LEAN) effekt. ROI return on investment er klar. I mange år er der investeret i teknologi. Mange virksomheder oplever dog at teknologien ikke kan stå alene. Uden effektivisering af processerne omkring teknologi anvendelsen, nås ikke de optimale resultater. Opfyldelse af kundekrav. Forbedret kunde service. Produkt til marked processen. Reducering af produktions og håndteringsomkostninger. Alle elementer der kræver en effektiv procesplanlægning. Procesorienteret ledelse med ISOWARE indeholder dels en software del, der gør proceslægning og visning enkel og intuitiv. Det giver en bred dækning af organisationens processer med en enkel tilgang, der gør udviklingen af processerne enkel og håndterbar. En organisations processer er altid under udvikling og forbedring. En organisations processer hænger sammen og er afhængige af hinanden. Et proces flow må inddrage forskellige organisationer eller forskellige dele af en organisation. Processer virker i samspil med systemer og personer. Personerne kan være ansatte, partnere, kunder, leverandører og andre. Uafhængige undersøgelser (Indercai Mondiale) har undersøgt effekten af procesorienteret ledelse af virksomheden og har fundet følgende tilbagemeldinger fra de undersøgte virksomheder: 100% oplever forbedret produktivitet 95% oplever forbedret kundeservice 82% oplever reducerede produktions omkostninger 82% oplever hurtigere gennemløbshastighed. ISOWARE er udviklet med henblik på at give virksomheden organisationen fordelen ved procesorienteret ledelse. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Velkommen til ISOWARE 3

4 Proceslægning er grafisk baseret og giver en intuitiv forståelse af processernes sammenhæng og funktion. For medarbejderne betyder det at man kan finde hvad man søger, i den korrekte version, straks og med få klik med musen. ISOWARE anvender Scalable Vector Graphics (SVG), til visning af grafik. Det indebærer at visningen er tydelig og skarp uanset skærmstørrelse, og indebærer samtidig at den grafik, der skal vises via inter eller intranet, optager meget begrænset plads. Trafikken belastes langt mindre end ved visning af grafik via billedfiler. Startsiden Startsiden vises når der logges på systemet og er brugerens indgang til ISOWARE. Startsiden indeholder genveje til de mest anvendte funktioner i ISOWARE. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Startsiden 4

5 Foretrukne processer I venstre side af startsiden vises en liste over de processer, som er tilføjet til Foretrukne processer. Listen vises kun til brugere, der som min. har brugerrollen Proceslæser. Listen indeholder links til de processer, som er tilføjet med funktionen Tilføj proces til Foretrukne processer. Processerne kan fjernes fra denne liste ved at klikke på Fjern ud for den proces der ønskes fjernet Processer, der afventer min godkendelse I venstre side af startsiden vises en liste over de processer, som afventer brugerens godkendelse. Listen vises kun til brugere, der som min har brugerrollen Procesforfatter. Dette er links til de processer, som er sendt til godkendelse med funktionen Send proces til godkendelse og hvor brugeren er valgt som godkender af processen. Rapportsøgninger I venstre side af startsiden vises en liste over de rapportsøgninger, som brugeren har adgang til. Listen vises kun til brugere, der som min. har brugerrollen Rapportlæser. Hurtig links I venstre side af startsiden vises en liste med hurtig links til at oprette rapporter. Der er et link for hver rapportskabelon, som findes i organisationen. Når man anvender et af disse links, springes det første trin i rapportoprettelsen over, så man Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Startsiden 5

6 ikke skal vælge organisation (Brugerens tilhørsorganisation vælges automatisk) og skabelon. Listen vises kun til brugere, der som min. har brugerrollen Rapportforfatter. Mine opgaver I venstre side af startsiden vises en liste over de projektopgaver, som brugeren er ansvarlig for. Listen vises kun til brugere, der som min. har brugerrollen Projektlæser. Opgaven åbnes ved at klikke på den i listen. Startproces I højre side af startsiden vises den proces, som er valgt af organisationsadministratoren som startproces. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Startsiden 6

7 Introduktion til processer Hvad er en proces? En Proces er en række af begivenheder, der fører fra et Input til et Output: Input Proces Afvigelse Rapportering Output Forbedring af proces Input kan f.eks. være kundeønsker, styklister eller produkter, som skal viderebehandles. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August

8 Processen definerer de trin der skal gennemgås for at behandle det givne Input på den korrekte måde. F.eks er en kerneproces i en virksomhed en proces der starter ved kundeønsker og slutter ved kundetilfredshed. Det vil sige den række af aktiviteter der fører til at virksomheden kan fakturere kunden for en ydelse eller et produkt. Output kan f.eks. være et dokument, en vare eller en faktura. Under udførelsen af en Proces kan der opstå en Afvigelse. Det kan f.eks. være, at der konstateres en fejl på et produkt. Denne afvigelse fører til en Rapportering af fejlen. Rapporteringen behandles og vi får et nyt output: Forslag til Forbedring af processen, så fejlen ikke opstår igen. ISOWARE har et avanceret rapporteringsmodul, som understøtter alle former for rapportering. Se mere i afsnittet Rapporter De forskellige procestyper Procesoversigt Procesoversigten er tænkt som systemets forside og viser f.eks. kerneprocesser som en kraftig pil fra venstre mod højre. Nedenunder vises støtteprocesser og ovenfor ledelsesprocesser eller ledelsesopgaver. En kerneproces kan opdeles allerede på forsiden i delelementer - f.eks. salg, produktion og levering svarende til 3 elementer i opfyldelsen af kundens ønsker. I Procesoversigten kan der fra hvert enkelt element linkes til en anden proces, som viser et mere detaljeret billede af det pågældende trin. Procesoversigten er udviklet med udgangspunkt i ISO organisationens ( ISO9001 procesdiagram.: ISOWARE procesoversigten ser således ud: ISO organisationens procesdiagram Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Introduktion til processer 8

9 Swimlane Eksempel på en procesoversigt Swimlanes er en særlig form for flow charts, som også bærer betegnelsen Cross Functional Flowchart. Flowet - eller processen er som regel altid oppe fra og ned og uden brug af tilbageløb - at vælge baglæns - d.v.s. opad. Processen følges nedad trin for trin - aktivitet for aktivitet. I toppen af hver kolonne er angivet hvem aktøren i denne kolonne er. Tilsammen udgør aktørerne deltagerne i processen. Man angiver typisk aktører som funktioner og ikke som personer. En aktør kan deltage i en proces enten som ansvarlig for aktivitetens udførelse, som deltagende eller som den aktør der skal informeres. Der er to typer Swimlanes i systemet: Standard Swimlane Her er der mulighed for at skrive en kort tekst i den figur der angiver aktør deltagelsen i den enkelte aktivitet. Denne type af swimlanes anvendes især til overordnede processer (Hvad gør vi!), hvor der fra aktørdeltagelsen kan linkes til næste niveau af beskrivelsen - f.eks. en Standard Swimlane. Der kan også linkes fra tekstbeskrivelsen i højre kolonne. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Introduktion til processer 9

10 Eksempel på Standard Swimlane Avanceret Swimlane Der kan vælges flere forskellige figurer i swimlanen - Proces, Data, Information, Dokument, Reference, Ja/Nej m.v. Det er frit hvilke figurer der skal stå på hver linie. Når man har indsat sine figurer skal man selv indsætte pile mellem figurerne. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Introduktion til processer 10

11 Projektoversigt Eksempel på Avanceret Swimlane Denne type procesbeskrivelse er i formen project layout. Den består af opgave beskrivelser og mellemliggende gates. Hver beskrivelse kan blive fulgt med forklarende tekst og der kan skabes links i både beskrivelsen og i teksten. Tekstfeltet kan indeholde flere links. Turtle Eksempel på Projektoversigt Denne type procesvisning er mindre flow chart og mere en samlet oversigt over hvad der indgår i en proces. Input og output. Hvem kan agere, hvad gør man, hvordan gør man og hvilke målinger hører til processen. Et effektivt billede og effektivt overblik over en proces. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Introduktion til processer 11

12 Tekstdokument Et Dokument er en ren tekstbeskrivelse af den proces, vejledning eller instruks som ønskes vist. Der er mulighed for at indlægge et link videre fra dokumentet. Tekst kan også kopieres ind fra andre tekstdokumenter. Teksteditoren er en HTML editor og har begrænsede editeringsmuligheder. Se teksteditorens menu for vejledning og hjælp. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Introduktion til processer 12

13 Uploadet fil Eksempel på Tekstdokument under oprettelse Der kan uploades filer, f.eks. billeder, Worddokumenter og PDF-dokumenter til systemet. Filerne bliver gemt i databasen og indgår som en proces i versionsstyringen. Man kan anvende et eksisterende dokument eller danne et nyt dokument, som gemmes på harddisken. Når dokumentet har den form man ønsker kan dokumentet eller filen uploades til systemet. Eksternt link Eksempel på Uploadet fil Et eksternt link anvendes til at linke til eksterne resourcer, som f.eks. en webadresse eller en fil på et netværksdrev. Eksterne links kan også anvendes til at linke til interne ISOWARE resourcer. F.eks. er det muligt at oprette et eksternt link i en proces, som leder til oprettelsen af en bestemt rapport. Hvis en sti til et dokument eller en webadresse ændres skal linket alene vedligeholdes et sted og via proceslisten har man altid overblik over hvilke links man har aktivt i systemet. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Introduktion til processer 13

14 Eksempel på et Eksternt link under oprettelse Livscyklus for en proces En proces kan optræde i systemet i fire stadier, som håndteres af den indbyggede versionsstyring: Godkendelse afvist Proces indsættes påny Udkast Afventer godkendelse Godkendt Udgået Når en ny proces oprettes starter den altid med at have status Udkast og dens version sættes til 1. I denne fase kan processen redigeres frit af brugere, som har de nødvendige rettigheder. Efter endt redigering sendes udkastet til godkendelse hos en eller flere personer. Processen skifter nu status til Afventer godkendelse. I denne fase kan processen ikke redigeres. Hvis en af godkenderne afviser at godkende processen, skifter processen status tilbage til Udkast. Når alle godkendere har godkendt processen, skifter den status til Godkendt. Det er nu ikke længere muligt at redigere i processen. Processen kan nu skifte status til Udgået på to måder. 1. Der oprettes en ny version af processen og den nye version godkendes. Processen, som skifter status til udgået i dette scenarie kan aldrig vende tilbage til godkendt status. 2. En procesadministrator skifter processens status til Udgået. I dette scenarie er det muligt for en procesadministrator at skifte processens status tilbage til godkendt. Ved normalt brug vises altid den godkendte version. Hvis man ønsker se en en komplet versionsoversigt findes denne i proceslisten ved at klikke på + tegnet udfor den aktuelle proces. Dette er dog kun muligt, hvis man har tilladelse dertil. Et nyt udkast til en proces kan altid oprettes på baggrund af en godkendt proces. Det nye udkast tildeles næste nummer i versionsrækken. Der anvendes versionsstyring på alle procestyper. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Introduktion til processer 14

15 Links imellem processer Der kan oprettes links mellem processer, som tillader, at brugeren kan gå fra en proces til en anden med et enkelt klik. Proces 1 Link Link Proces 2 Proces 3 Link Link Link Proces 4 Proces 5 For at sikre imod døde links kan der kun linkes fra en aktivitet til en proces der foreligger i en godkendt version. Dette kan dog ændres ved at tillade links til processer med status Udkast. Anvendelse af processer Godkendelse af proces En proces skal godkendes, før det er muligt at linke til den fra andre processer. En godkendelse af en proces medfører desuden, at denne version af processen ikke længere kan redigeres. Det er heller ikke muligt efterfølgende at slette processen. Det er kun muligt at godkende en proces, som har status Udkast. Hvis en proces afventer din godkendelse vil det fremgå af din personlige startside. Alternativt kan du se hvilke processer der afventer din godkendelse ved at vælge den indbyggede søgning Personlige/Afventer min godkendelse. Denne søgning kan vælges i proceslisten. Åbn den ønskede proces, enten via din startside eller via proceslisten. Sorteringen af proceslisten kan ændres vha. pilene øverst. Klik på Godkend i værktøjslinjen for at godkende processen Eller Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Anvendelse af processer 15

16 Klik på Afvis godkendelse i værktøjslinjen for at afvise processen. Husk at indtaste en sigende begrundelse for at afvise godkendelsen. Hvis du valgte at godkende processen får den nu status som Godkendt, medmindre der er flere personer, som skal godkende processen. I så fald registreres din godkendelse og dette kan ses ved at klikke på Godkendelsesstatus i værktøjslinjen. Hvis du valgte at afvise processen, skifter processen status til Udkast. Den indtastede begrundelse for afvisningen kan ses i processens notater. Kopier proces Man kan oprette en ny proces ved at kopiere en eksisterende godkendt proces. Vælg Processer i hovedmenuen. Hvis ikke proceslisten vises, klik på Procesliste i værktøjslinjen Klik på den ønskede proces i listen. Klik på Kopier i værktøjslinjen. Vælg hvilken organisation processen skal kopieres til fra rullelisten Organisation Vælg en procesejer fra rullelisten Procesejer Indtast en begrundelse for oprettelsen af den nye version. Klik på Kopier proces Der oprettes nu en ny version af processen, som tildeles næste nummer i versionsrækkefølgen. Den nye version har status Udkast og kan derfor redigeres. Opret ny version af en godkendt proces Hvis du har ændringer som skal foretages i en godkendt proces, skal du først oprette en ny version af processen. Der kan kun oprettes nye versioner af godkendte processer. Vælg Processer i hovedmenuen. Hvis ikke proceslisten vises, klik på Procesliste i værktøjslinjen Lokaliser den ønskede proces. Sorteringen af proceslisten kan ændres vha. pilene øverst. Klik på den ønskede proces. Klik på Opret ny version i værktøjslinjen. Indtast en begrundelse for oprettelsen af den nye version. Klik på Opret ny version Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Anvendelse af processer 16

17 Der oprettes nu en ny version af processen, som tildeles næste nummer i versionsrækkefølgen. Den nye version har status som Udkast og kan derfor redigeres. Når de ønskede ændringer er udført, kan den nye version godkendes. Herefter vil den gamle godkendte version få status som Udgået og vil udgå fra listen over processer, som der kan linkes til. Review af processer Processer bør reviewes med jævne mellemrum for at sikre, at de er tidssvarende og fortsat indeholder den korrekte beskrivelse af virksomhedens processer. Det er derfor i ISOWARE muligt at markere, at et review af en godkendt proces har fundet sted. Det indsatte kan efterfølgende ses i processens notater, så eventuelle auditører kan verificere, at processen har gennemgået et review. Procesmodulet kan derudover opsættes til at notificere procesejere, når der ikke har været aktivitet på en proces i en bestemt periode. Et review tæller som en aktivitet og vil derfor blive opfattet af systemet, som en forlængelse af fristen for hvornår en procesejer skal notificeres. Vælg Processer i hovedmenuen. Hvis ikke proceslisten vises, klik på Procesliste i værktøjslinjen Lokaliser den ønskede proces. Sorteringen af proceslisten kan ændres vha. pilene øverst. Klik på den den proces der skal reviewes Klik på Indsæt review i værktøjslinjen Klik på knappen OK for at indsætte reviewet Reviewet indsættes nu og kan ses i processens notater ved at klikke på Noter i værktøjslinjen: Procesnotater Hver gang en proces skifter status, oprettes der et notat, som beskriver ændringen. Ved hjælp af disse notater er det muligt at se hvem der har lavet ændringer, hvornår de er lavet, samt en beskrivelse af ændringerne. Vælg Processer i hovedmenuen. Hvis ikke proceslisten vises, klik på Procesliste i værktøjslinjen Klik på den ønskede proces i listen. Klik på Noter i værktøjslinjen for at se processens notater: Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Anvendelse af processer 17

18 Klik på Vis Proces i værktøjslinjen for at vende tilbage til procesvisningen Linkoversigt I vinduet Linkoversigt er det muligt, at se hvilke processer der linker til en proces, samt hvilke processer en proces linker til. Vælg Processer i hovedmenuen. Hvis ikke proceslisten vises, klik på Procesliste i værktøjslinjen Klik på den ønskede proces i listen. Klik på Linkoversigt i værktøjslinjen for at oversigten Klik på Vis Proces i værktøjslinjen for at vende tilbage til procesvisningen Proceslisten Proceslisten er en oversigt over alle de processer, som en bruger har ret til at se. Der vises processer fra den eller de organisationer, hvor brugeren har rollen Proceslæser. Proceslisten kan således fremsøge processer på tværs af organisationer. I proceslisten anvendes der søgninger til at fremsøge de processer, som skal vises i listen. Der er dels et sæt prædefinerede søgninger og derudover kan brugeren oprette egne søgninger. Søgninger kan findes i træet i venstre kolonne og aktiveres ved at klikke på dem. Søgeresultatet vises i højre kolonne. Søgeresultatet kan sorteres ved at klikke på overskrifterne. Der sorteres på Titel som standard. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Anvendelse af processer 18

19 Prædefinerede søgninger i proceslisten Proceslisten indeholder et sæt prædefinerede søgninger, som kan ses i træet til venstre: I nedenstående tabel er der en beskrivelse af disse søgninger. Søgning Mappe Beskrivelse Alle Fremsøger alle processer, som brugeren har ret til at se. Dette er standardsøgningen Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Anvendelse af processer 19

20 i proceslisten Eksterne links Procestype Fremsøger processer af typen Ekstern link Procesoversigter Procestype Fremsøger processer af typen Procesoversigt Projektoversigter Procestype Fremsøger processer af typen Projektoversigt Swimlanes Procestype Fremsøger processer af typen Projektoversigt Tekstdokumenter Procestype Fremsøger processer af typen Projektoversigt Turtles Procestype Fremsøger processer af typen Turtle Uploadede filer Procestype Fremsøger processer af typen Uploadet fil Afventer godkendelse Processtatus Fremsøger processer, som afventer godkendelse af en eller flere personer, dvs, som har status Afventer godkendelse Godkendt Processtatus Fremsøger processer, som har status Godkendt Udgået Processtatus Fremsøger processer, som har status Udgået Udkast Processtatus Fremsøger processer, som har status Udkast Afventer min godkendelse Personlige Fremsøger processer, som afventer din godkendelse Ejes af mig Personlige Fremsøger processer, hvor du er procesejer Godkendt af mig Personlige Fremsøger processer, som du har godkendt Oprettet af mig Personlige Fremsøger processer, som du har oprettet Opret en søgning i proceslisten Vælg Processer i hovedmenuen Hvis ikke proceslisten vises, klik på Procesliste i værktøjslinjen Klik på Ny søgning i værktøjslinjen Indtast et navn til søgningen i feltet Navn Tilføj søgekriterier ved at klikke på Tilføj til liste. Der kan tilføjes et ubegrænset antal kriterier. I eksemplet oprettes en søgning, som fremsøger processer med status=udkast, version=1 og ændringsdato mellem 1/5/2010 og 31/5/2010, begge dage inkl. Kriterier kan fjernes igen ved at klikke på Fjern. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Anvendelse af processer 20

21 Klik på Gem søgning for at gemme Søgningen er nu oprettet og kan findes i mappen Mine søgninger i træet til venstre. Søgningen aktiveres ved at klikke på den. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Anvendelse af processer 21

22 Rapporter Om rapporter Rapportmodulet i ISOWARE gør medarbejdere i stand til at oprette rapporter angående for eksempel afvigelser, hændelser eller forbedringsideer. ISOWARE rapporter kræver et minimum af information. Som standard skal en rapportopretter angive information for følgende felter: Rapportskabelon (Rapporttype) Overskrift Ansvarlig Felterne Overskrift og Ansvarlig kan dog deaktiveres i rapportskabelonen, hvis disse ikke ønskes. Alt øvrig information afhænger helt af hvilken skabelon der er valgt. Eksempel på felter, som kan være relevante: Problem beskrivelse/årsag/forbedring/løsning/imødegåelse/tidsramme for afklaring. Rapportfelter kan være: Tekstfelter, hvor der er fri indtastning af tekst. Numeriske felter, hvor der kun kan indtastes et tal Datofelter, hvor der kun kan indtastes en dato Valgfelter, hvor der skal vælges mellem mulighederne, i form af Drop Down felter, Radio button felter, eller Lister. Desuden tillader modulet oprettelse af noter til en rapport, upload af filer til en specifik rapport, samt lukning og genåbning af rapporter. Rapportskabeloner skal oprettes af en bruger som har rollen Systemadministrator eller Organisationsadministrator. Rapportoversigter og søgninger I rapportmodulet findes der fire oversigter, som altid er tilgængelige, i menuen til venstre: Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Rapporter 22

23 Oversigt Alle rapporter Åbne rapporter Lukkede rapporter Mine rapporter Oversigterne åbnes ved at klikke på dem i menuen til venstre. Forklaring Når en oversigt er åbnet kan den sorteres ved at klikke på kolonneoverskrifterne i listen. Indeholder samtlige rapporter, som brugeren har ret til at se Indeholder alle åbne rapporter, som brugeren har ret til at se Indeholder alle lukkede rapporter, som brugeren har ret til at se Indeholder alle de rapporter, som brugeren har oprettet eller er ansvarlig for Rapporter åbnes ved at dobbeltklikke på den ønskede rapport. Ud over de faste oversigter kan man etablere sine egne oversigter. Dette gøres ved at oprette søgninger, hvor man selv bestemmer hvilke kriterier der skal være opfyldt, for at en rapport vises i den pågældende oversigt. Søgningerne kan etableres med et vilkårligt antal søgekriterier,. Man kan f.eks. oprette en søgning, som finder åbne rapporter, som man er ansvarlig for og som er oprettet indenfor et bestemt datointerval. Søgningerne kan oprettes som globale søgninger, eller, som personlige søgninger (Mine søgninger). Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Rapporter 23

24 Globale søgninger er tilgængelige for alle brugere med brugerrollen Rapportlæser, i den organisation, hvor søgningen oprettes. Mine søgninger er personlige og er udelukkende tilgængelige for den bruger, der har oprettet dem. Søgningerne findes og aktiveres ved at klikke på folderne i menuen til venstre: Visning af rapportdetaljer i oversigter (Læsefane) Ved at klikke på Læsefane til/fra symbolet i værktøjslinjen, kan man aktivere en læsefane i højre side af skærmen. Derved får man mulighed for at læse rapporter, samtidig med at man har fuld adgang til oversigten. Vær venligst opmærksom på, at oversigten ændrer udseende, når læsefanen er aktiveret, i det der vises færre kolonner. Opret en rapport For at oprette en rapport, skal man have brugerrollen Rapportforfatter. Sådan gør du: Klik på Rapporter i hovedmenuen Klik på Opret ny rapport ikonet Vælg en organisation i feltet Vælg organisation Klik på en af de tilgængelige skabeloner under Vælg skabelon Udfyld rapporten med relevant information, felter markeret med * skal udfyldes Klik på Opret rapport for at gemme rapporten Hvis den bagvedliggende skabelon er indstillet til Trinvis oprettelse vil rapportens næste trin blive vist i redigeringstilstand. Ellers vil rapporten blive vist i læsningtilstand. Rediger en Rapport For at redigere en rapport, skal man have brugerrollen Rapportforfatter. Rapporter kan redigeres på to måder: Man kan redigere alle felter på en gang eller man kan redigere et enkelt felt ad gangen. Sådan redigeres alle felter på en gang: Klik på Rapporter i hovedmenuen Lokaliser den ønskede rapport i listen, anvend evt. søgningerne til venstre til at finde den ønskede rapport Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Rapporter 24

25 Dobbeltklik på den ønskede rapport i listen Rapporten åbnes nu i et nyt vindue i læsningstilstand Klik på Rediger knappen for at sætte rapporten i redigeringstilstand Indsæt de ønskede ændringer og klik på Gem ændringer for at gemme Hvis den bagvedliggende skabelon er indstillet til Trinvis oprettelse kan man, udover at klikke på Gem ændringer for blot at gemme sine ændringer, klikke på Næste trin for at gå videre til næste trin i rapporten. Vær venligst opmærksom på, at når der klikkes på Næste trin, skal alle felter, som er markeret med * være udfyldt, før rapporten tillader, at man går til næste trin. Sådan redigeres et enkelt felt: Klik på Rapporter i hovedmenuen Lokaliser den ønskede rapport i listen, anvend evt. søgningerne til venstre til at finde den ønskede rapport Dobbeltklik på den ønskede rapport i listen Rapporten åbnes nu i et nyt vindue i læsningstilstand Hold musen hen over det felt, som skal redigeres Klik på Rediger knappen til højre for feltet Indsæt de ønskede ændringer og klik på Opdater for at gemme ændringerne Lukning af en rapport Når en rapport er blevet lukket, kan den ikke længere redigeres. En rapport kan først lukkes, når alle felter, der har tilknyttet reglen Input krævet er udfyldt. For at lukke en rapport, skal man have enten brugerrollen Rapportforfatter eller Rapportadministrator. Hvilken rolle der kræves, afhænger af rapportskabelonens indstillinger Sådan gør du: Klik på Rapporter i hovedmenuen Lokaliser den ønskede rapport i listen, anvend evt. søgningerne til venstre til at finde den ønskede rapport Dobbeltklik på den ønskede rapport i listen Rapporten åbnes nu i et nyt vindue i læsningstilstand Klik på Rediger knappen for at sætte rapporten i redigeringstilstand Klik på Luk rapport knappenopret rapportsøgning For at oprette en rapportsøgning, skal man have brugerrollen Rapportlæser Sådan gør du: Klik på Rapporter i hovedmenuen Klik på Ny søgning symbolet i værktøjslinjen Rapport Statistik - et fordelingsdiagram på basis af en rapportsøgning Resultatet af en rapportsøgning kan danne grundlag for et fordelingsdiagram. Der kan oprettes følgende diagramtyper: Diagramtype Udseende Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Rapporter 25

26 Bar Pareto Pie Sådan gør du: Klik på Rapporter i hovedmenuen Klik på den søgning, hvis resultat skal danne grundlag for et fordelingsdiagram, i søgefolderne til venstre Klik på Opret diagram symbolet i værktøjslinjen eller højreklik på folderen og vælg Opret diagram Eksporter en rapportsøgning til et regneark Resultatet af en rapportsøgning kan eksporteres til Microsoft Excel, hvis man ønsker at viderebehandle de fremsøgte data i et regneark. For at eksportere en søgning, skal man have brugerrollen Rapportlæser Sådan gør du: Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Rapporter 26

27 Klik på Rapporter i hovedmenuen Klik på den søgning, som skal eksporteres, i søgefolderne til venstre Klik på Eksporter til Excel symbolet i værktøjslinjen eller højreklik på folderen og vælg Eksporter til Excel Dette vil danne en Excel fil, som kan gemmes lokalt, således, at man kan viderebehandle søgeresultatet Projekter ISOWARE indeholder mulighed for at oprette projekter i det indbyggede projektmodul. Der kan oprettes projekter, som baseres på en proces, projekter baseret på egne indtastninger, eller en kombination af begge. Følgende procestyper kan anvendes til at oprette et projekt: Standard Swimlane og Projektoversigt Oversigt over projekter Klik på Projekter i hovedmenuen for at se en liste over projekter:. Projektlisten er en oversigt over alle de projekter, som en bruger har ret til at se. Der vises projekter fra den eller de organisationer, hvor brugeren har rollen Projektlæser. Projektlisten kan således fremsøge projekter på tværs af organisationer. I Projektlisten findes der et sæt prædefinerede søgninger til at fremsøge de projekter, som skal vises i listen. Søgningerne kan findes i træet i venstre kolonne og aktiveres ved at klikke på dem. Søgeresultatet vises i højre kolonne. Søgeresultatet kan sorteres ved at klikke på overskrifterne. Der sorteres på Titel som standard. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Projekter 27

28 Klik på et af projekterne i listen for at se en detaljevisning af projektet. Opgaverne i et projekt kan ses i oversigten ved at klikke på + tegnet ud for projektet. Fremdrift I kolonnen Fremdrift kan man se hvordan det går med projektet: En eller flere opgaver har en overskredet deadline. En eller flere opgaver har en Udførsels %, som er lav i forhold til den resterende tid på opgaven. Fremdrift er OK Søgninger Alle Viser en liste med alle projekter, som du har ret til at se. Ikke påbegyndt Viser en liste med de projekter, som har status Ikke påbegyndt Igang Viser en liste med de projekter, som har status Igang Afventer Viser en liste med de projekter, som har status Afventer Afsluttet Viser en liste med de projekter, som har status Afsluttet Mine opgaver viser en samlet liste over alle projektopgaver, som du er ansvarlig for. Opret projekt Klik på Projekter i hovedmenuen Klik på Nyt projekt i værktøjslinjen Vælg en organisation fra rullelisten Organisation Vælg en kunde fra rullelisten Kunde Vælg en status fra rullelisten Status Vælg en projekttype fra rullelisten Projekttype Vælg evt. en proces, som projektet skal baseres på, i rullelisten Proces Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Projekter 28

29 Vælg en startdato for projektet i feltet Påbegyndes d. Vælg en slutdato for projektet i feltet Færdiggøres d. Vælg en projektansvarlig i rullelisten Ansvarlig Klik på knappen Opret projekt for at oprette projektet Opret projekt baseret på en proces Under oprettelse af et nyt projekt kan der vælges en proces i rullelisten Proces, som projektet skal baseres på. Følgende procestyper kan anvendes: Standard Swimlane og Projektoversigt. En proces skal have status Godkendt før den kan anvendes som basis for et projekt. Projekt baseret på Standard Swimlane Hvis du har valgt en Swimlane i rullelisten Proces, under oprettelsen at et projekt, åbnes vinduet Tilknyt brugere til procesaktører: Her skal du tilknytte brugere til aktørerne i processen. Klik på knappen Opret opgaver for at oprette opgaverne i projektet Der oprettes nu en opgave i projektet for hver aktivitet, som er defineret i Swimlane processens aktørkolonner. Den ansvarlige for opgaven bliver den bruger, der svarer til den aktør i processen, som aktiviteten tilhører. Projekt baseret på Projektoversigt Hvis du har valgt en Projektoversigt i rullelisten Proces, under oprettelsen at et projekt, åbnes vinduet Indsæt ansvarlig på opgaver: Vælg en ansvarlig bruger for hver opgave i projektoversigten. Klik på knappen Opret opgaver for at oprette opgaverne i projektet Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Projekter 29

30 Opret projektopgave Klik på Projekter i hovedmenuen Klik på det projekt i oversigten, som opgaven skal oprettes i Klik på knappen Opret opgave Vælg en opgaveansvarlig i rullelisten Ansvarlig Vælg en opgaveprioritet i rullelisten Prioritet Vælg en opgavestatus i rullelisten Status Vælg en udførselsprocent i rullelisten Udført % Vælg en startdato for opgaven i feltet Påbegyndes d. Vælg en slutdato for opgaven i feltet Færdiggøres d. Indsæt et estimat for tidsforbruget i feltet Estimeret tidsforbrug Indsæt en opgavetitel i feltet Titel Indsæt en opgavebeskrivelse i feltet Beskrivelse Klik op knappen Opret opgave Rediger projektopgave Klik på Projekter i hovedmenuen Klik på det projekt i oversigten, som opgaven skal redigeres i Klik på den opgave, som skal redigeres, i opgavelisten Klik på knappen Rediger opgave Udfør de ønskede ændringer Klik på knappen Gem ændringer for at gemme Upload fil til projektopgave Klik på Projekter i hovedmenuen Klik på det projekt i oversigten, som indeholder den opgave, der skal uploades en fil til Klik på den opgave, der skal uploades en fil til, i opgavelisten Klik på knappen Upload fil Klik på knappen Gennemse for at vælge den fil der skal uploades til opgaven Indtast en titel til filen i feltet Titel Klik på knappen Upload fil for at uploade filen Den uploadede fil vises nu i sektionen Filer i opgavevinduet. Filen kan slettes igen ved at klikke på Slet knappen. Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Projekter 30

31 Registrer tidsforbrug på en projektopgave Klik på Projekter i hovedmenuen Klik på det projekt i oversigten, som indeholder den opgave, som der skal registreres tidsforbrug på Klik på den opgave, som der skal registreres tidsforbrug på, i opgavelisten Klik på knappen Registrer tidsforbrug Indtast timeantal og bemærkninger til registreringen Klik på knappen OK for at indsætte registreringen Vis tidsforbrug for et projekt Klik på Projekter i hovedmenuen Klik på det projekt i oversigten, som du vil se tidsforbruget for Klik på Vis registreringer i værktøjslinjen Dette åbner vinduet registreringer: Listen kan filtreres på dato ved at vælge en Fra og Til dato og herefter klikke på knappen Opdater Produktintroduktion ISOWARE - ISO-Ware A/S August 2012 Projekter 31