Udvalget for Familie og Børn Ekstraordinært beslutningsreferat

Transkript

1 Udvalget for Familie og Børn Ekstraordinært beslutningsreferat af møde den 27. juni 2012 kl i Udvalgsværelset

2 Medlemmer Trine S. Torp (F) formand Kirsten A. Lauritsen (A) næstformand Bertil Nyenstad (A) Verner Jensen (A) Jens Tusgaard (O) Hanne Kjær Knudsen (V) Steen Hasselriis (V) Øvrige deltagere Finn Gaarskjær, vicekommunaldirektør Jan Dehn, chef Lena Søgaard, chef Claus Herbert, chef Jonna Lybech Bay, udvalgssekretær

3 Indholdsfortegnelse Åbent referat 338 Godkendelse af dagsorden 1 Sager til behandling 339 Budgetrevision pr. 31. maj Udvalget for Familie og Børn Håndtering af underretninger og kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen på 4 familieområdet 341 Underskriftsark 7

4 338 Godkendelse af dagsorden 27. juni 2012 Åbent referat Beslutning: Udvalget for Familie og Børn, den 27. juni 2012, Punkt 338 Dagsordnen godkendt. Fraværende med afbud: Steen Hasselriis (V) Side 1

5 339 Budgetrevision pr. 31. maj Udvalget for Familie og Børn Sagsnr.: 2012/ juni 2012 Åbent referat Behandling Sagens kerne Ifølge mål- og rammestyringskonceptet i Halsnæs Kommune udarbejdes der en budgetrevision pr. 31. maj. Budgetrevisionen har dels til formål at danne grundlag for en eventuel tillægsbevilling, dvs. en eventuel op- eller nedjustering af budgetposter med tilførende finansiering, som godkendes af Byrådet i august måned. Budgetrevisionen tjener herudover som grundlag for de tekniske justeringer af basisbudgettet for det kommende budgetår. Indstilling Direktionen indstiller at udvalget for Familie og Børn, overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler: at budgetrevisionen pr. 31. maj 2012 godkendes at tværgående budgetomplaceringer mellem udvalg godkendes at der på politikområde Familie og Børn meddeles en negativ tillægsbevilling på kr. at der meddeles en negativ tillægsbevilling til rådighedsbeløb på kr., da projekt IT i skolerne er afsluttet, og budgettet tilføres kassebeholdningen. at der meddeles en anlægsbevilling på kr. til solcelleanlæg på Familiehuset, finansieret ved låntagning. Beslutning: Udvalget for Familie og Børn, den 27. juni 2012, Punkt 339 Udvalget for Familie og Børn anbefaler overfor Økonomiudvalget og Byrådet, at budgetrevisionen pr. 31. maj 2012 godkendes at tværgående budgetomplaceringer mellem udvalg godkendes at der på politikområde Familie og Børn meddeles en negativ tillægsbevilling på kr. at der meddeles en negativ tillægsbevilling til rådighedsbeløb på kr., da projekt IT i skolerne er afsluttet, og budgettet tilføres kassebeholdningen. at der meddeles en anlægsbevilling på kr. til solcelleanlæg på Familiehuset. Økonomidudvalget tager stilling til hvorvidt denne anlægsbevilling skal finansieres ved låntagning. at der på politikområdet Administration meddeles en positiv tillægsbevilling på kr. til dækning af omkostninger i 2012 ved opnormering af familieafdelingen jfr. udvalgets indstilling herom Fraværende med afbud: Steen Hasselriis (V) Sagsfremstilling Opfølgning på budget indeholder en oversigt med budget, forbrug og forventet regnskab på udvalgets områder, samt en forklaring af de enkelte tillægsbevillinger. Der rapporteres om et forventet mindreforbrug på 1,2 mio. kr. På anlæg rapporteres om en negativ bevilling på 1,1 mio. kr. Lov- og plangrundlag Koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune. Konsekvenser Ingen Høring, dialog og formidling Budgetrevisionen er udarbejdet på grundlag af et samarbejde mellem Økonomi og Indkøb og Områderne. Side 2

6 Økonomi og afledt drift For udvalgsområdet som helhed er der tale om et netto mindreforbrug på kr. Beløbet indgår i den samlede behandling af budgetrevisionen i Økonomiudvalget. Lånefinansieringen til solcelleanlæg på Familiehuset er medtaget under Økonomiudvalget. Det forudsættes at der ved økonomiudvalgets behandling af den samlede budgetrevision for samtlige udvalg fortsat sikres balance i kommunens budget for Bilag Budgetrevision pr. 31. maj 2012 Nøgletalsrapport maj, juni og juli 2012 Tværgående budgetomplaceringer--budgetrevision efter direktionsmøde Tillægsbevillinger - budgetrevision pr, 31. maj fordelt på udvalg og politikområder efter direktionsmøde 14.6 Anlæg- Budgetrevisione pr efter dirktionsmøde Side 3

7 340 Håndtering af underretninger og kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen på familieområdet Sagsnr.: 2012/ juni 2012 Åbent referat Behandling Sagens kerne Der fremlægges en plan for opfølgning på KLs henvendelse til kommunerne om håndtering af underretninger, samt en hertil hørende plan for kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen (sagsbehandlingen) på familieområdet. Indstilling Direktionen indstiller, -at Udvalget for Familie og Børn anbefaler overfor Økonomiudvalg og Byråd, at planen for håndtering af underretninger og kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen på familieområdet tiltrædes....-at Udvalget for Familie og Børn anbefaler overfor Økonomiudvalg og Byråd at spørgsmålet om opnormering af Familieafdelingen med to sagsbehandlere gennem omprioritering inden for rammen drøftes som et led i budgetforhandlingerne for jf. ønskeforslaget. Beslutning:Udvalget for Familie og Børn, den 20. juni 2012, Punkt 336 Sagen udsættes til det ekstraordinære møde den 26. juni Beslutning: Udvalget for Familie og Børn, den 27. juni 2012, Punkt 340 Udvalget for Familie og Børn anbefaler overfor Økonomiudvalg og Byråd, at planen for håndtering af underretninger og kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen på familieområdet tiltrædes, at opnormering af Familieafdelingen med to sagsbehandlere gennem omprioritering inden for rammen gennemføres hurtigst muligt og indarbejdes som grundlag i budget Fraværende med afbud: Steen Hasselriis (V) Sagsfremstilling Samtlige kommuner har medio maj modtaget et borgmesterbrev fra KL samt notatet "12 opmærksomhedspunkter for kommunernes håndtering af underretninger på børne- og ungeområdet". KL peger på, at kommunerne kritiseres for sin opgaveløsning i de tunge børnesager og at systematik og overblik i sagerne er en forudsætning for god sagsbehandling. Endvidere anbefaler KL, at hver kommun efterser sine retningslinier for håndtering af underretninger, ligesom KL fremhæver, at ministeren allerede nu har foreslået, at den enkelte kommune opretter en central enhed, der skal håndtere alle underretninger. Indstillingen beskriver hvilken opfølgning på KLs henvendelse forvaltningen anbefaler. Håndtering af og opfølgning på underretninger Halsnæsmodellen, som blev lanceret i 2009, er en vejledning om bekymringsbørn til fagfolk, der arbejder med børn og unge. Den danner grundlag for en fælles faglig forståelse af signaler på overgreb og mistrivsel og indeholder retningslinier for modtagelse af og opfølgning på underretninger. Halsnæsmodellen er imidlertid ikke blevet løbende ajourført (fx i forlængelse af Barnets Reform og indførelsen af DUBU og ICS), og en nylig analyse internt i Familieafdelingen har afdækket, at retningslinierne følges i for begrænset omfang. Området for Familie og Børn har prioriteret i 2011 at øge det tidligt forebyggende samarbejde med skoler og institutioner på "førsags niveau" gennem udvidede specialcentermøder og udvidede kontaktmøder, men tiden er kommet til også at forny, opdatere og re-implementere Halsnæsmodellen. Med afsæt i KLs 12 opmærksomhedspunkter indgår følgende i en plan for håndtering af underretninger. Etablering af en enhed til håndtering af underretninger i Familieafdelingen, under forudsætning af at en opnormering tiltrædes Fornyelse, opdatering og re-implementering af Halsnæsmodellen i samarbejde med Side 4

8 Dagtilbuds- og Skoleområdet Etablering af en "stafetlog" (en lille skriftlig fil), som sikrer fælles faglig forståelse af signaler på overgreb og mistrivsel, målrettet samarbejde med institutioner og skoler, samt dokumentation for samarbejdet på førsags niveau Etablering af et administrationsgrundlag for modtagelse af, kvittering for og opfølgning på underretninger Årlig afrapportering til Udvalget for Familie og Børn om underretningernes antal, karakter, fordeling mv. Fortsat anvendelse af KMD Nomadeværktøjet, som Halsnæs Kommune har været med til at udvikle, og som sikrer opfølgning på familier med mange flytninger Kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen Sagsbehandlerne i Halsnæs Kommune prioriterer at gribe akut og handlekraftigt ind, når situationerne tilsiger det. Det er vigtigt og det er en kvalitet vi skal fastholde. Der er imidlertid basis for at løfte den anden dimension i sagsbehandlerarbejdet, som er den formelle myndighedsudøvelse. Arbejdspres, vakante stillinger over en længere periode, flere lederskift, implementering af ny lovgivning, omlægning til distriktsorganisering, indførelse af ny it og nyt sagsbehandlersystem (DUBU), prioritering af efteruddannelse af eksisterende ansatte og udfordringer med at rekruttere uddannet personale over de seneste år har til sammen betydet, fx at fristoverholdelse, håndtering af og opfølgning på underretninger, journalførings-kvaliteten, kvaliteten i de børnefaglige undersøgelser og handleplaner, inddragelse af børn og forældre samt sikring af om beslutninger effektueres, halter. Vi kan i Halsnæs genfinde en række af de problemer som Ankestyrelsens praksisundersøgelser af alle kommuner og kulegravninger af enkelt-kommuners sagsbehandling har påpeget. Kvalitetsløft i myndighedsudøvelsen kan helt principielt løftes uafhængigt af antallet af medarbejdere. Men det vurderes ledelsesmæssigt samlet set, at en opnormering er en nødvendig forudsætning for at løfte kvaliteten i myndighedsudøvelsen til et mere tilfredsstillende niveau. Kvalitetssikringen skal tage fat i følgende: Fristoverholdelse, kvalitetsudvikling af børnefaglige undersøgelser, handleplaner, børnesamtaler, journalføring, inddragelse af børn og forældre, sikring af at beslutninger effektueres samt systematiske revurderinger af og opfølgninger på iværksatte foranstaltninger. Fortsat implementering og udvikling i anvendelsen af DUBU (herunder ICS) Etablering af et mere samlet administrations- og styringsgrundlag, som - sammen med serviceloven med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger mv. - sikrer bedre systematik og opfølgning i sagsbehandlingen. Udvikling af et fast struktureret og systematisk ledelsestilsyn, således at grundlaget for den ledelsesmæssige opfølgning forbedres. Arbejdspres i Familieafdelingen Arbejdspresset i afdelingen kan måles dels på antal underretninger, dels på antal sager pr. medarbejder. Antallet af underretninger er steget fra 74 i 2007 til forventet 260 i Underretninger afstedkommer råd og vejledning og ofte også udarbejdelse af 50 børnefaglige undersøgelser, handleplaner, foranstaltninger mv. Det kræver altså sagsbehandlertid. Antallet af sager pr. medarbejder bør ifølge de vejledende sagstal være ca familier med sociale problemer pr. sagsbehandler og ca sager med handicappede børn pr. sagsbehandler. Antal sager pr. medarbejder er pt. ca sociale sager pr. medarbejder og handicapsager pr. medarbejder. Omregnes overvægten i sager til stillinger er afdelingen således underbemandet med 3 stillinger pt. Bemandingen i Familieafdelingens sagsbehandlergruppe er ikke aktivitetsstyret, og der har derfor været en voksende opgavemængde uden tilførsel af ressourcer. En række andre kommuner har opnormeret sagsbehandlergruppen som følge af øgede underretninger, og nogle kommuner normerer automatisk op og ned afhængigt af arbejdspresset i sagsbehandlergrupperne. Opnormering imødegår således at helt basalt arbejdspres. Såfremt det ønskes kan Halsnæs Kommune også indføre en aktivitetsstyring af bemandingen i afdelingen. Planen til håndtering af underretninger og kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen vil blive iværksat i forlængelse af den politiske behandling. Fremdriften i planen vil afhænge af hvilken beslutning der træffes. Lov- og plangrundlag Opgaverne løses i henhold til serviceloven med tilhørende bekendtgørelser og vejledninger. Konsekvenser En tiltrædelse af indstillingen skaber grundlag for forbedret håndtering af og opfølgning på underretninger, samt grundlag for kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen på Side 5

9 familieområdet. Høring, dialog og formidling Håndtering af og opfølgning på underretninger skal udvikles i samarbejde med medarbejderne i Området for Familie og Børn, i samarbejde med skoler og institutioner og i samarbejde med øvrige relevante forvaltningskolleger. Den konkrete kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen i Familieafdelingen, herunder oprettelse af en modtagelsesfunktion ift underretninger, samt udarbejdelse af administrations- og styringsgrundlag og fornyet ledelsestilsyn, skal ske i samarbejde mellem medarbejdere og ledelse i Familieafdelingen. Økonomi og afledt drift Der er udarbejdet et ønskeforslag til brug for budgetforhandlingerne for , hvor det foreslåes, at der gennem omprioritering tilvejebringes ressourcer til ansættelse af to sagsbehandlere (vedlagt). Det indstilles, at beslutningen om opnormering enten træffes nu, eller indgår i budgetforhandlingerne. Opnormeringen er dels et led i en kvalitetssikring, dels et udtryk for "godt købmandsskab", idet forventningen er, at en bedre bemanding kan medvirke til at reducere presset på foranstaltningsbudgettet. Bilag Ønskeforslag Forebyggende råd og vejledning samt kvalitetssikring af myndighedsudøvelsen. Borgmesterbrev - KL. 12 opmærksomhedspunkter for kommunernes håndtering af under-retninger på børne- og ungeområdet. Side 6

10 341 Underskriftsark 27. juni 2012 Åbent referat Protokollen godkendt Trine S. Torp (F) formand Kirsten A. Lauritsen (A) næstformand Bertil Nyenstad (A) Verner Jensen (A) Steen Hasselriis (V) Hanne Kjær Knudsen (V) Jens Tusgaard (O) Side 7