Vejledning i teknisk opsætning af Ph.D. afhandlinger. Fremgangsmåde:

Transkript

1 Vejledning i teknisk opsætning af Ph.D. afhandlinger. Denne vejledning skal anvendes, hvis du ønsker at få din Ph.D. afhandling publiceret gennem Dansk Cardiologisk Selskab. Vejledningen er relativ simpel at bruge, da den er baseret på Word. Vi forudsætter at du kan arbejde med Word på alm. brugerniveau, men skulle der opstå problemer eller specialtilfælde kan du kontakte Dansk Cardiologisk Selskabs redaktør, for en umiddelbar diskussion og evt. løsning. Se nederst i denne vejledning for kontaktmuligheder. Fremgangsmåde: Følgende oplysninger skal foreligge, når du sende en afhandling til DCS. 1) Aftale og underskriftsside. Skemaet downloades fra DCS hjemmeside, hvor du under: Forskning finder menupunktet: Tryk af afhandling. På denne side hentes skemaet: Samarbejdsaftale, hvorpå du skal skrive de faktuelle oplysninger om dit Ph.D. projekt, idet du udfylder rubrikkerne. Det er bl.a. om titel, dit navn, oplysninger om hvortil bøgerne skal sendes, tidspunkt for forsvar, og til hvem regningen skal sendes. Er det dig personligt, der skal betale for publiceringen af Ph.D. afhandlingen, skal du som den eneste skrive under. Er der et fond eller andet på afdelingen, der hjælper dig med betaling, skal den økonomisk ansvarlige prof. / ovl. også skrive under. 2) Masterskabelonen. Filen downloades fra DCS hjemmeside, samme sted som aftale og underskriftssiden. Skabelonen skal bruges som ramme for din afhandling. Din Wordfil, der blev indsendt til Universitetet, indsættes i skabelonen efter retningslinjer beskrevet nedenfor. 3) Publicerede tidsskriftartikler Udover Wordfilen skal du lave en pdf kopi - side for side - af dine trykte artikler, der indgår i Ph. D afhandlingen altså en kopier af de særtryk, du har fået fra tidsskrifterne. Hvis du endnu ikke har modtaget særtryk, men alene har en pdf. fil fra forlaget, er det denne fil du skal bruge. Også her er der nedenstående en vejledning i fremgangsmåden. 4) Hvad skal så indsendes? Til DCS sekretariat indsendes - som papirbrev - den udfyldte aftale og underskriftsside. Endvidere indsendes aftale og underskriftsiden som elektronisk kopi til DCS@dadlnet.dk, sammen med den færdigt udfyldte masterskabelon, og elektroniske kopier af dine publicerede artikler. Du skal sikre dig at du giver tilstrækkelige personlige oplysninger om dig selv i denne mail. Du vil i løbet af få dage efter DCS modtager dette, få en kvittering for modtagelse af det indsendte materiale.

2 Typografier: Der er udarbejdet et sæt typografier som indgår i masterskabelonen. Dette for du kan opnå et ensartet og roligt helhedsindtryk af den trykte version. Der er ligeledes nogle regler om, hvordan tabeller og illustrationer skal håndteres, dette beskrives i detaljer nedenfor. Vi vil bede dig om ikke at lave et blandingsprodukt af dine egne forslag til typografier og masterskabelonens valg af typografier. Det rolige ensartede billede af den færdige afhandling er målet for dette samarbejde. Side for side vejledning. Omslaget: Omslaget laves af DCS forlaget, ud fra de oplysninger du har givet til aftale og underskriftssiden. Der er her plads til nederst på forsiden at tilføje afdeling, institution eller laboratorium. Skal der et logo fra afdelingen, skal dette medsendes i en kvalitet der svarer til den for illustrationer gældende. Forside og ryg samt bagside vil få et udseende svarende til nedenstående eksempel:

3 Side 1: Med udgangspunkt i masterskabelonen udfyldes standardoplysningerne om afhandlingen. Sikre at det er en Ph.D afhandling (og ikke en disputats (Dissertation)), titlen på afhandlingen og dit navn. Andet skal der ikke stå på denne side. Side 2: Her er standardoplysninger om dine vejledere, og navne på de officielle opponenter der har bedømt din afhandling. Endvidere sted og dato for det mundtlige forsvar. Disse sidste oplysninger skrives ind i skabelonen. Oplysningerne kan variere fra Universitet til Universitet. Side 3: 1) Preface (forord med taksigelser). Om typografi til denne side se vejledning om side 5. Side 3 er der hvor du omtaler hele processen med at skrive afhandlingen og om de personer der har hjulpet dig. Der kan være meget eller der kan være lidt. Men husk at takke de

4 organisationer / fonde der har støttet projektet økonomisk med løn eller anden hjælp. Dette er ret vigtigt. Husk at afslutte med navn og dato, evt. alene måned / år. 2) Husk sidefod. Her skal du også gå ned i sidefod for at indsætte afhandlingsnavn. Bemærk, at lange titler kan skubbe sidetallet i sidefoden udenfor marginen, sikre at dette ikke sker. Side 4: 1) Table of Contents (indholdsfortegnelse) Indholdsfortegnelsen indsætter / generer du efter at alt materialet er indsat i skabelonen. Der er senere i denne tekst en vejledning i at genere indholdsfortegnelse. Vær opmærksom på, at indholdsfortegnelsen ikke bør fylder mere end en spalte, når al tekst er inde. Tag evt. nogle underafsnit væk fra indholdsfortegnelsen. 2) List of Papers Her angiver du titlen og forfattere på dine artikler, samt tidsskrift, årstal, vol, og side. Tillige angives om artiklen er accepteret og trykt, eller accepteret, eller blot indsendt til pågældende tidsskrift. 3) Abbreviations (Forkortelser) 4) Sidefod, hvor du skriver dit navn. Side 5 og følgende sider: 1) På side 5 indsætter du første kapitel af din tekstfil, der ofte har overskriften Introduction. Teksten formateres automatisk til to spalter, men husk at få den latinske mumletekst slettet. Her får du for første gang brug for de typografier der anvendes. Ved at markere overskriften til kapitlet og trykke crtl+1, får du automatisk den rette typografi til en overskrift. Marker efterfølgende den alm. tekst og tryk crtl+shift+n og du får den rette typografi til den ordinære tekst. Har du en niveau 2 overskrift i kapitlet, får denne overskrift den rette typografi med crtl+2. Har du et tredje niveau af overskrifter i ét kapitel, anvendes crtl+3 til dette niveau. Husk at den alm. tekst altid skal have typografi crtl+shift+n. Når kapitlet er slut, skal du trykke sideskift, for derved altid at starter et nyt kapitel på en ny side. (sideskift finder du i fanebladet indsæt helt til venstre). 2) Næste kapitel indsættes på lignende vis og det fortsætter til hele afhandlingen er indsat. 3) Praktisk råd 1 Vær opmærksom på at siderne er fyldte, men ikke overfyldt. Hvis du retter i en sidens mængde af ord, ved enten at trykke enter eller delete forskubbes hele teksten op og ned. Dette kan du undgå ved, med rigtige valg, at sætte en sideskift kommando ind. På den måde har du mere styr over siderne. 4) Praktisk råd 2 Tryk med mellemrum på vis alle symbolet, der sider i afsnitsfanen øverst til højre. Det er den knap i Word der viser afsnitsmærker og andre skjulte formateringssymboler. Det er den letteste måde at opdage fejlagtige tvungne linjeskrift, som man ofte kommer til at lave. Det ideelle er, at der altid er automatisk linjeskift, derved får man det bedste resultat. Illustrationer: Til illustrationer (flowdiagrammer, kurver, søjlediagrammer, histologiske billeder, ekkobilleder mm.), anvendes jpeg. filer. Billedfiler af høj kvalitet er kravet for at det efterfølgende

5 er muligt at trykke billedet. Dette opnås let ved at du gør følgende: du har billedet enten som et skarpt foto eller et kvalitetsprint på hvidt papir. Du scanner billedet i en kvalitet på mindst 300 dpi, hvilket kan indstilles på de fleste scannere. Det resulterende billede kan gengives mindre end originalen, men ikke den anden vej. Et lille originalt billede, kan ikke blive forstørret op i afhandlingen. Det betyder, at planlægges et billede i afhandlingen at fylde en side, skal originalen være mindst 18 cm. bred. Det ideelle er, at du som udgangspunkt altid har en illustration på 18 cm. Det er ikke altid muligt, som eks.vis logo, men udgangsmaterialet til illustrationer skal være så stort og så klart i stregerne som muligt. Scanning med 300 dpi giver så et tilfredsstillende resultat. Billedfilernes placering i teksten angives ved at sætte filen ind på det sted, hvor du finder det korrekt i relation til teksten. Tænk dog på at et billede ikke skal afbryde en sætning, eller et kort afsnit. Husk at skrive Figur nummer over billedet, og med crtl+alt+4 får du den korrekte typografi til figurnummer, når den er markeret. Anden tekst ved en figur, som eks. vis forklaringer, gives typografi efter markering med ctrl+alt+5. Har du problemer med farver i figurer, må vi tale om dette. Der tænkes her ikke på smarte kulørte figurer, men alene det forhold at et histologisk billede eller EKKO billede kan kræve farver for forståelsens skyld. Er dette tilfældet så kontakt redaktøren. Tabeller Word er et vanskeligt program at bruge, i forbindelse med tabeller der har et givet design. Det gælder specielt docx. versionen. Masterskabelonen har en standardtabel, der ser således ud: Tabel 1: Tabeloverskrift [Tabelrubrik ctrl + alt + 8] Maio [Tabeltekst] Ut erspe Veliquatqui Runt [Tabeltekst] x x Excea [ ctrl + alt + 9] x Ibus x x Orio x x x I denne tabel kan man øge antallet af søjler eller rækker efter valg, med sædvanlig teknik. Derpå indsættes skrives - indholdet af enheder og data fra originaltabellen. Ved store tabeller er det et dobbeltarbejde, og tillige behæftet med risiko for fejl. Det logiske ville være at kopiere og sætte ind i tabellen, men sådan går det ikke i Word. Word formateringen i den originale tabel slår igennem og tvangsfjerne skabelonens tabel. Vi vil derfor anbefale at du til mindre tabeller bruger Masterskabelonens layout, og indskriver tekst og tal i denne master. Du kan her se topografikoderne som til tabeloverskrift er ctrl+alt+8 og til teksten og tallene i tabellen ctrl+alt+9. Som alternativ til DCS skabelonens tabel, anbefales at du går til Indsæt og Tabeller og til Hurtige tabeller og vælger med underoverskrift 1 Denne tabel er dog i farver, som

6 skal rettes til sort/grå, og yderligere er tabellen meget bred i design, og kan med fordel rettes ind til noget, der kan være i en spalte (ca. 9 cm). Det skønnes at denne tabeltype i sit enkle design kan tilfredsstille de flestes krav om en tabel med stor tydelighed. På samme måde som for DCS skabelonen skal overskrifter rettes til tabeloverskrift ctrl+alt+8 og til teksten og tallene i tabellen ctrl+alt+9 i denne nye tabeltype. Artiklerne Foreligger dine artikler i trykt form fra et af tidsskrifterne, skal du medsende artiklen som en kopi i pdf format. Dette opnås ved at scanne artiklen, med mindst 300 dpi, side for side hold styr på sider og kopier! og vær sikke på at artiklen står pænt lige på kopien. Scanning er ikke det samme som fotokopiering! Har du din artikel i pdf format fra tidsskriftet, kan denne version bruges, når du til os indsender denne pdf fil, med tydeligt markering af artiklens placering som nummer i din række. Dette skal indgå i filnavnet. Er en eller flere af dine artikler stadig i manuskriptform, skal du bruge samme teknik som ovenfor ved opsætningen selve afhandlingen Hertil bruger du DCS masterskabelonen og teknikken er som for selve afhandlingen. Der er indledende faste rubrikker i skabelonen du skal fjerne, før det ligner en artikel fra et tidsskrift, som eks. de indledende bemærkninger om bedømmer, indholdsfortegnelse og forkortelser. Brug sund fornuft, så vil det lykkes. Brud på opsætning i spalter. Almindeligvis er der ikke brug for at ændre spalteformatet, tabeller og figurer bliver sjældent bedre af at blive sat stor op. Men har du brug for at indsætte en figur eller tabel, der fylder en hel side, eller i det mindste har brug for hele sidens bredde, uanset højden, gør du følgende: Figurer 1) Når du har cursoren på det korrekte sted i spalteteksten, går du i sidelayout, sideopsætning, skift, ned til fortløbende sektionsskift og så ok: herved ophæves spalteformatet. Du går derpå til kolonner og trykker på én kolonne. Du indsætter nu din figur, husk at midterstille figuren. Overskriften på figurerne får du ensartet ved at markere overskrift og trykke ctlr+alt+4, er der en forklarende undertekst til figuren anvendes ctlr+alt+5 2) Når du skal genoptage spalteformatet placeres cursoren der hvor du vil starte. Du går i sidelayout, sideopsætning, skift og fortløbende sektionsskift og trykker OK. Derpå til kolonner og trykker OK for to kolonner, her i DK kaldet vi det spalter. Du er nu tilbage til den oprindelige formatering. Tabeller 1) Når du har cursoren på det korrekte sted i teksten, går du i sidelayout, sideopsætning, skift, ned til fortløbende sektionsskift og så ok: herved ophæves spaltefor-

7 matet. Du går derpå til kolonner og trykker på én kolonne. Du indsætter nu din midtstillede tabel. Overskriften på tabellerne får du ensartet ved at markere overskrift og trykke ctlr+alt+6, er der en forklarende undertekst til figuren anvendes ctlr+alt+7 2) Når du skal genoptage spalteformatet placeres cursoren der hvor du vil starte. Du går i sidelayout, sideopsætning, skift og fortløbende sektionsskift og trykker OK. Derpå til kolonner og trykker OK for to kolonner. Du er nu tilbage til den oprindelige formatering. Referencer Kapiteloverskriften Referencer gives typografi ved at markere ctrl+1. Listen af referencer gives typografi med ctlr+alt+3 der er en lidt mindre skrifttype end brødteksten. Se referencerne igennem, der kan opstå mystiske henvisninger, hvis der ved en fejl er brugt tvunget linjeskift. Det rettes nemt. Table of Contents Når al tekst er sat på plads kan Word genere en automatisk indholdsfortegnelse, men det er til tider lettere at lave denne selv, ved at skrive de få hovedpunkter, du vil have med i indholdsfortegnelsen. Den automatiske genereres ved at du sætter cursoren på side 4 spalte 1, der hvor du vil have indholdsfortegnelse. Du går til fanebladet Referencer og derpå til indholdsfortegnelse og til indsæt indholdsfortegnelse et nyt faneblad dukker op, og her går du til indstillinger og trykker OK. Her kommer en mulighed for at vælge niveau til indholdsfortegnelsen. Du starter med at slette tal ud for overskrift et og to + andre forud indsatte tal, der skulle være i din version af Word, hele rækken skal være uden tal. Du går længere ned i valgmulighederne og udfor Rubrik 1 indsættes et 1 tal, og udfor Rubrik 2 et 2 tal. Du trykker OK og kommer tilbage til fanebladet, hvor du i Tabulatorfyldetegn vælger ingen. På ny tryk OK og du er tilbage til side 4. Klik på indholdsfortegnelse og Word genererer din indholdsfortegnelse. Vær dog opmærksom på om sidehenvisning til dine artikler kommer med. Er dette ikke tilfældet må du tilføje dem manuelt. Korrektur Du får en korrekturudgave af teksten, når den er klar. Du har nu 3 døgn til at reagere på dette. Kan du rette direkte i en pdf fil med programmet Adobe Acrobat er det den letteste måde at tilføje bemærkninger i korrekturen. Alternativt må du rette i hånden, i den printede tekst, og derpå scanne rettelserne ind og sende denne fil tilbage. Vær opmærksom på tydelige rettelser. Der er meget stramme tidbånd, når en opgave skal printes, så overhold tidsfrister. Det hører til god samarbejdspraksis, at sende en mail der siger: Det er OK at trykke, med underskrift, når du har modtaget afhandlingen retur efter korrekturrettelser.

8 Resume af Typografier / formater Normal: almindelig tekst ctrl + shift + n Rubrik1: til overskrifter niveau 1 ctrl + 1 Rubrik2: til overskrifter niveau 2 ctrl + 2 Rubrik3: til overskrifter niveau 3 ctrl + 3 og følgende niveauer anvendes også til alle overskrifter på side 2. Rubrik 1 indholdsfortegnelse: kun til overskriftene på siden med indholdsfortegnelsen (se side 4 i skabelonen) Figurrubrik: til figuroverskrifter ctrl + alt + 4 Billedtekst: til billed-/figurtekster ctrl + alt + 5 Tabelrubrik: til tabeloverskrifter ctrl + alt + 6 Tabeltekst: til teksten i tabeller ctrl + alt + 7 Reference: til reference/litteraturliste ctrl + alt + 3 Fodnotetekst: til fodnoter er en indbygget typografi Tekstbokse og tabeller Tekstbokse er formateret med en lys grå fyldfarve uden ramme (streg). I tabeller anvendes samme lysegrå farve til at fremhæve med. Sammenfatning Det er dit ansvar at teksten, billederne og illustrationerne er korrekte og at alt er med. Er afhandlingen først trykt, er der ikke nogen fortrydelsesret. I redaktionen i DCS tror vi, at processen med trykning forløber uden problemer, og at du bliver glad og stolt over resultatet. Du kan ved problemer spørge om hjælp hos kolleger, der har været igennem processen. Du kan også kontakt redaktøren på Cardiologisk Forum på nedenstående adresse, med angivelse af problemstilling, afsluttet med navn, mailadresse og telefonnummer. Du vil få svar meget hurtigt. Med håb om et godt samarbejde om trykning af afhandlingen Redaktør Cardiologisk Forum videbaek@dadlnet.dk